Système centralisateur
Le système centralisateur (1825-1975)
p. 402-404
Texte intégral
1Selon Joseph Vlaemminck, le système centralisateur, appelé aussi système analytico-synthétique a parfois été attribué à Turquet de Mayerne, Simon Stévin ou Claude Boyer, mais son idée est déjà implicite chez Mathieu de la Porte et chez Edmond Degrange. B. Desarnaud de Lésignan le décrit dans sa forme presque définitive. Ce système a toujours eu la faveur des teneurs de livres et des comptables car il limite les reports au minimum. Nous le considérons comme un artefact fondé sur un malentendu comptable, qui a simplement le mérite de fonctionner, comme une usine à gaz fonctionne. Comme les autres systèmes fondés sur des journaux auxiliaires, sur le système du journal américain (Journal Grand-livre) ou sur la comptabilité par décalque, son principal mérite était de limiter les erreurs de reports de l’enregistrement chronologique (journal) à l’enregistrement analytique (grand-livre).
2Le journal légal, unique et chronologique, est remplacé par des journaux originaires (J.O.) ou divisionnaires (J.D.), en nombre variable, selon la complexité et le volume des opérations, tous tenus selon les règles que la pratique et la loi imposent à tout journal pour qu’il puisse remplir son rôle technique : enregistrer fidèlement et exhaustivement les opérations économiques et juridiques effectuées, et jouer le rôle de preuve en cas de contentieux ou de conflit. Ces journaux divisionnaires comportent des colonnes d’analyse pour faciliter la centralisation périodique des écritures. Les comptes les plus employés figurent dans les colonnes les plus à gauche des feuilles, qui peuvent être soit les débits soit les crédits, d’où une attention supplémentaire à porter aux enregistrements pour ne pas inverser les écritures. L’équivalent du journal général unique est le journal centralisateur, qui a une importance relativement faible et une utilité contestée ; il sert seulement à la récapitulation mensuelle des comptes généraux et des comptes collectifs de clients et de fournisseurs et, dans un deuxième temps, à préparer, par centralisation des écritures, les reports au grand-livre.
3Les derniers temps de son existence, dans les comptabilités centralisatrices les plus modernes des années 1970, le journal général, le grand-livre général et la balance générale, étaient remplacés par un registre centralisateur unique appelé balance carrée ; cette dernière remplace les trois documents précités : correctement tracée et utilisée, elle représente véritablement un progrès car elle facilite l’analyse globale de la comptabilité.
4Ce système permet à plusieurs aides-comptables de travailler sur la même comptabilité en se partageant les tâches. Chacun peut alors se spécialiser dans un domaine. Il permet donc, une plus grande productivité et une affectation plus rationnelle du personnel sur les activités les plus importantes. Le journal classique est divisé en journaux originaires spécialisés, créés en fonction des besoins de l’entreprise.
5Les journaux originaires qui sont créés le plus souvent sont :
- Le journal des ventes au comptant et à crédit (ou journal des clients) ;
- Le journal des achats au comptant et à crédit (ou journal des fournisseurs) ;
- Le journal de caisse recettes ;
- Le journal de caisse dépenses ;
- Le journal de banque débit ;
- Le journal de banque crédit ;
- Le journal des opérations diverses ;
- Le journal des effets à payer ;
- Le journal des effets à recevoir ;
- Le journal des salaires.
6Les journaux peuvent être aménagés. Ainsi, il est possible d’avoir un journal des achats à crédit ; dans ce cas les achats au comptant doivent être enregistrés en caisse ou en banque, etc. Comme évoqué précédemment, chaque entreprise peut adapter son « usine à gaz ».
7Le travail comptable se partage alors en deux temps :
- Tous les jours, les opérations comptables sont enregistrées dans les journaux originaires qui les concernent et seules sont immédiatement reportées au grand-livre les opérations mettant en jeu les comptes individuels de clients et de fournisseurs. Une entreprise ne peut pas se permettre d’avoir du retard dans la connaissance des soldes de ces comptes. Chaque client et chaque fournisseur se voient donc attribuer un compte individuel qui permet de suivre de manière précise les créances et les dettes, leur naissance et leur règlement ; ces comptes individuels sont regroupés dans le grand-livre auxiliaire des clients et dans le grand-livre auxiliaire des fournisseurs.
- Une fois par mois (plan comptable général, article 410-7), les opérations enregistrées dans les journaux originaires sont totalisées en colonnes, les totaux des journaux originaires sont vérifiés et ces totaux sont centralisés dans le journal général. Un relevé nominatif des clients et des fournisseurs est alors édité et une balance générale de contrôle, réalisée.
8Le défaut théorique du système centralisateur, en tant que système comptable, est que l’instrument principal d’analyse des opérations est le journal originaire et pas le compte.
Le système centralisateur et les machines comptables
9L’utilisation des positionneuses comptables à introduction frontale (front feed), du type Astra ou Olivetti, par du personnel spécialement formé, était alors la seule solution rationnelle permettant d’éditer des comptes de tiers individuels en comptabilité générale. Ils devaient comporter la raison sociale de l’entreprise et les éléments exigés par le Code de commerce. Du fait de l’enregistrement chronologique des événements comptables par comptes individuels, ces comptes présentaient l’avantage d’établir en temps réel le nouveau solde, sans que les détails qui le composaient soient mis automatiquement en évidence. Dans ce système, l’émission de relevés mensuels destinés aux clients incombait aux comptables en général, et à ceux qui travaillaient sur machine comptable en particulier. La connaissance des soldes des comptes résultait du relevé des écritures non soldées à extraire du volume des fichiers volants qui composaient le compte dans son intégralité. Les écritures soldées se reconnaissaient au pointage alphabétique effectué par écriture à l’aide des paiements utilisés pour l’extraction des comptes mouvementés à repositionner en machine.
10Le comptable relevait les écritures non-lettrées qui constituaient les détails des relevés mensuels des comptes ouverts dans le fichier des comptes volants. Les brouillons ainsi rédigés restaient à dactylographier par les comptables ou par les secrétaires. Même en raison de tous les efforts déployés, ce système présentait l’inconvénient de ne pas permettre de relancer mensuellement la totalité des comptes et ceci malgré la subdivision du travail mise en application dans ce sens. Alors que les comptables des comptabilités auxiliaires, chargés de la tenue des comptes généraux, des comptes de frais généraux et des banques tenaient à la fois le rôle de préparateurs et d’opérateurs sur machines comptables, ceux des comptabilités de tiers (clients ou fournisseurs), ne s’occupaient que de la gestion des comptes. Lorsque le volume des affaires l’exigeait, la saisie des écritures se faisait par des opérateurs affectés de manière permanente au maniement d’une machine comptable. Ils n’exerçaient alors que cette fonction.
11Tant qu’il restait une écriture non soldée par feuille de compte, ce dernier ne pouvait pas être archivé. Pour cette raison, les détails du solde d’un compte pouvaient s’étaler sur une dizaine de fiches bristol. La recherche des fiches non soldées était fastidieuse. Pour cette raison, il était pratiquement impossible de relancer mensuellement la totalité des comptes et d’un mois à l’autre, la relance était reprise à l’endroit où elle avait été laissée le mois précédent. Quand le cycle était terminé, on recommençait. Ainsi, malgré l’usage de machines coûteuses, la gestion des comptes de tiers était médiocre et sous-optimale.
12Pendant des décennies, la complexité de la gestion des comptes de tiers par machines comptables n’a pu être réduite tant dans les banques que dans les grandes organisations. L’avènement des cartes perforées et des tabulatrices, remplacées ensuite par les ordinateurs a permis de trouver des solutions plus rapides et plus efficaces afin de libérer les comptables de l’exploration peu rationnelle de fichiers importants où il était difficile de justifier chaque compte individuel. Ce travail ingrat était parfois donné aux stagiaires occasionnels, ce qui augmentait encore l’ineptie du système.
Structure d’un journal originaire par rapport à un compte classique
13Les journaux originaires sont ventilés « en largeur » avec autant de colonnes que nécessaires. Ils comportent trois parties. Une première partie est consacrée aux renseignements généraux : date, type de pièce comptable, n° de pièce ; une seconde partie sert aux comptes principaux : par exemple dans un journal de caisse débit sont créés les comptes « caisse », « rabais, remises et ristournes » ou d’« escompte » ; une dernière partie est dédiée aux comptes de contrepartie, avec des colonnes pour les comptes habituels plus une double colonne divers (sommes et comptes).
Exemple de journal originaire de caisse dépenses.
| Date | n° | Pointage | Libellés | Comptes à créditer | Comptes à débiter | ||||
| Caisse | Produits financiers | Fournisseurs | Mouvement de fonds | Divers | |||||
| Sommes | Comptes | ||||||||
14L’un des problèmes délicats du système centralisateur est qu’une opération doit parfois être enregistrée dans deux journaux à la fois ; ainsi, un virement de la banque à la caisse suppose à la fois d’utiliser le journal originaire de banque et celui de caisse.
15Pour contourner cette difficulté, il est alors utilisé des comptes de virements internes, codés 58 en classe 5 dans le plan comptable général 1999.
Bibliographie
Boyer C. (1645), Briefve méthode, et instruction, pour tenir livres de raison par parties doubles, Lyon.
Desarnaud B. (1825), Essai sur la comptabilité commerciale ou tenue de livres à parties doubles rendue facile, Paris, Renard.
Kréder A., Lebègue L. (1957), Pratique comptable, système centralisateur, Paris, Masson.
Degrange E. (1795), La tenue des livres rendue facile, Paris, Hocquart.
Porte (de la) M. (1712), La science des négocians et teneurs de livres, Paris, Libraires associés.
Auteur
-
Jean-Guy Degos
Université de Bordeaux
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