1« Le grand livre se nomme ainsi, parce qu’il est le plus grand volume de tous ceux dont un négociant se sert. On le prend ordinairement grand et large, afin d’y pouvoir mettre chaque article en une seule ligne. On le nomme encore extrait parce qu’on y met par extrait tous les articles du journal. On l’appelle aussi livre de raison parce qu’il rend raison de toutes les affaires. » Des trois variantes terminologiques énoncées et expliquées par Mathieu de la Porte (1704), seule la première s’est véritablement imposée. Extrait était certainement trop imprécis et si l’expression livre de raison, issue de liber rationis ou liber rationum, signifiait effectivement livre de comptes, elle ne fut bientôt plus utilisée que pour désigner le registre dans lequel le père de famille consignait aussi bien les événements de la vie familiale que les détails de la gestion de son patrimoine. Quant aux dimensions du volume, on choisissait généralement des in-folio et les historiens qui ont eu à manipuler d’anciens grands livres savent que le qualificatif n’était guère usurpé ; pour autant, le journal était souvent de la même taille !

2Tous deux, journal et grand livre, forment un couple indissociable, au fondement de la comptabilité en partie double ou en partie simple (encore dite en débit et crédit). Libro grande, libro maggiore, maestro, libro debitori e creditori, quaderno en Italie, libro mayor en Espagne, hautpbuch en Allemagne, ledger en Grande-Bretagne, le grand livre est un registre regroupant l’ensemble des comptes en débit et crédit ouverts au sein d’une comptabilité. Chaque compte occupe deux pages se faisant face : le doit ou débit est sur la page de gauche tandis que l’avoir ou crédit est sur celle de droite ; les deux pages reçoivent le même numéro. Lorsque l’une des deux est remplie, le teneur de livres reporte le solde du compte à la première page vide qui se présente, après y avoir inscrit le nom du compte et les mots doit et avoir. Il arrive aussi, lorsque les relations avec certains partenaires sont relativement restreintes ou que l’entreprise est de faible dimension, qu’une même double page soit partagée entre plusieurs comptes. À l’inverse, les grandes entreprises peuvent avoir plusieurs grands livres, regroupant chacun des familles de comptes différentes. Au XVIII^e siècle, il est encore fréquent que des négociants ne clôturent pas leurs comptes de manière régulière mais attendent simplement d’avoir complètement rempli leur grand livre (ou leur journal) pour procéder à cette clôture et ouvrir un nouvel ensemble de registres. Seules quelques sociétés de capitaux commencent à clôturer leurs comptes et à changer de grand livre et de journal chaque année, une pratique qui se généralise progressivement au siècle suivant. Les couples de registres successifs sont désignés par les lettres de l’alphabet : journal A, grand livre A, journal B, grand livre B… on utilise plus tard des millésimes.

3Le grand livre doit être accompagné d’un alphabet ou répertoire, autrement dit d’un index alphabétique des comptes avec indication des numéros des folios où ils se trouvent. En général, il y a une page pour chaque lettre et les intitulés des comptes y sont portés au fur et à mesure de leur ouverture, de même que les numéros de folios, lesquels sont mis à jour à chaque fois qu’un compte occupe une double page supplémentaire. Ces numéros figurent également en regard des écritures portées au journal, ce qui permet, si besoin est, de retrouver les comptes mouvementés par une écriture donnée. De façon symétrique, tout débit ou crédit d’un compte fait mention de la date à laquelle l’opération correspondante a été enregistrée au journal.

4Le transport ou rapport (on dit aujourd’hui report) des articles du journal au grand livre se fait de la façon suivante :

• dans la tenue des livres en partie simple, on indique simplement, après avoir précisé la date de l’opération, la raison pour laquelle le compte est débité ou crédité ;
• dans l’hypothèse de la partie double, outre ces deux mêmes éléments, on indique, selon que le compte est débité ou crédité, quel est ou quels sont le ou les comptes crédités ou débités en contrepartie, en précisant le ou les numéros de folios correspondants ; dans le cas d’un débit, la formule est « (doit) à tel compte pour telle raison » et dans le cas d’un crédit, « (avoir) par tel compte pour telle raison ».

5L’expression grand livre fait toujours partie du vocabulaire de la comptabilité et a conservé son sens, même si l’informatisation a depuis longtemps éliminé tout lien avec une quelconque dimension physique. Historiquement, elle a eu d’autres emplois en dehors du strict domaine de la comptabilité en partie double ou en partie simple, notamment dans le secteur des finances de l’État avec le grand livre de la dette publique.

Sources

6La Porte (de) M. (1704), La science des négocians et teneurs de livres, Paris, G. Cavelier.