La dématérialisation au cœur du notariat
p. 81-85
Texte intégral
1La dématérialisation est aujourd’hui au cœur de nos études. Elle a commencé avec la généralisation de l’utilisation de la messagerie électronique comme mode de communication interne bien entendu, mais également comme mode de communication avec nos clients et nos partenaires, pour plus de rapidité. La plupart des administrations que nous sollicitons pour obtenir les pièces nécessaires à la constitution des dossiers ont la possibilité aujourd’hui de nous retourner ces pièces par voie dématérialisée : les mairies pour les états civils, les services de publicité foncière pour les extraits cadastraux et les états hypothécaires par exemple.
2Les deux innovations illustrant la dématérialisation au sein des offices notariaux concernent la dématérialisation des échanges avec les conservations des hypothèques et la dématérialisation des actes.
1. Dématérialisation des échanges entre les offices notariaux et les services de publicité foncière : « Télé@ctes »
3Dématérialiser les échanges entre les offices notariaux et les conservations des hypothèques pour les réquisitions hypothécaires et les publications d’actes, telle a été l’ambition du projet Télé@ctes, né de la volonté du Conseil supérieur du notariat et de la direction générale des impôts d’établir des échanges dématérialisés.
4Depuis mai 2006, les offices notariaux peuvent effectuer des réquisitions hypothécaires dématérialisées et, depuis octobre 2007, ils peuvent également mettre à jour, par voie informatique, le fichier de la conservation des hypothèques.
5Bien entendu, certains prérequis étaient nécessaires : avoir un abonnement au réseau REAL, avoir un équipement informatique adapté, se doter d’un logiciel de rédaction d’actes labellisé, obtenir l’autorisation de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
6Mais, une fois ces prérequis mis en place, une fois les notaires et les collaborateurs formés à ces procédures, l’intérêt a été réel : accélérer et simplifier les démarches, limiter les multiples saisies et les éventuelles erreurs pouvant s’y rattacher, éviter les refus et rejets des dépôts, voilà les avantages de Télé@ctes.
7Télé@ctes permet aujourd’hui de dématérialiser les échanges entre les notaires et les conservations des hypothèques, mais également les échanges financiers correspondants.
1.1. Téléréquisitions
8À partir du logiciel de rédaction d’actes, le collaborateur prépare sa demande d’état hypothécaire. Le coût de l’opération et les instructions de virement sont automatiquement transmis au logiciel de comptabilité, qui émet un virement à la Caisse des dépôts et consignations. Une fois le paiement validé, le collaborateur peut envoyer avec sa clé REAL sa demande à la conservation des hypothèques et recevra sa réponse de façon dématérialisée dans un délai réduit.
1.2. Télépublications
9Pour le dépôt de l’acte, le collaborateur prépare les données nécessaires à sa publication. Le notaire valide ensuite le dépôt informatiquement, en apposant sa signature électronique à l’aide de sa clé REAL. Les instructions de virement sont automatiquement transférées au logiciel de comptabilité et effectuées avec la clé REAL. Le formaliste valide, envoie le dépôt et reçoit un message de prise en charge.
10Après publication, l’office reçoit les mentions de publication par voie dématérialisée. Ces mentions sont automatiquement intégrées dans l’acte pour apparaître dans la copie authentique destinée au client. La mise en place de Télé@ctes a permis, outre de limiter les erreurs, de réduire considérablement le délai entre la signature de l’acte et son dépôt à la conservation des hypothèques et donc les délais de publication et d’envoi du titre au client.
2. Dématérialisation des actes : l’acte authentique sur support électronique (AASE)
11À la différence de l’acte papier, l’acte authentique électronique est entièrement dématérialisé, de sa rédaction à son archivage. Il est authentifié par la signature électronique sécurisée du notaire.
12Cette procédure, hautement garantie, assure efficacité et sécurité dans le plus grand respect des exigences de l’authenticité. Le notariat est la première profession dotée d’une signature atteignant un tel niveau de sécurité.
2.1. Le dispositif
13L’acte authentique électronique est un projet innovant de la profession garantissant la sécurité et l’authenticité, cœur du métier du notariat.
14Bien évidemment, comme pour Télé@ctes, sa mise en place a nécessité une mise à jour technique : clé REAL, logiciel de rédaction d’actes agréé, poste informatique récent et performant, abonnement REAL performant, scanner pour la numérisation des annexes, écran de visualisation pour les clients, écran tactile pour recevoir les signatures.
2.2. La cérémonie de signature
15La préparation de la cérémonie de signature nécessite une forte implication du clerc rédacteur. En effet, l’ensemble des annexes doit être scanné et rattaché à l’AASE. Si ce travail a pu paraître fastidieux au démarrage du projet, la dématérialisation des échanges entre l’office et les administrations permet d’obtenir la plupart des annexes sous fichier PDF, qui n’a plus qu’à être rattaché à l’acte.
16Le rendez-vous de signature se déroule dans une salle dotée d’un écran sur lequel les clients visualisent l’acte dont il leur est donné lecture. Si des modifications sont nécessaires, elles peuvent être réalisées par le notaire en direct sous les yeux des clients. Après lecture de l’acte, les clients apposent leur signature manuscrite via l’écran tactile. Là où il fallait auparavant parapher chaque page de l’acte et signer chaque annexe, seules deux signatures sont apposées : l’une sur l’acte, l’autre à la fin des pièces annexes. La date et le lieu de signature sont complétés pour chaque signataire. Il est tout à fait possible, comme pour un acte papier, de recevoir l’acte à plusieurs dates au fur et à mesure des comparutions ou en plusieurs lieux.
17Le notaire authentifie ensuite l’acte par sa signature électronique sécurisée, activée par la saisie du code confidentiel de sa clé REAL.
18Après authentification, l’acte est transféré au minutier central électronique (MICEN) et y est conservé sur une période de 75 ans, jusqu’à leur transfert aux archives départementales. La preuve de son dépôt est retournée immédiatement à l’office par voie dématérialisée. L’office peut à tout moment accéder au MICEN pour visualiser et éventuellement éditer une copie de l’acte archivé.
2.3. Sécurité
19La sécurité des AASE a bien entendu fait partie des préoccupations de la profession dès le début du projet. La confidentialité des données est assurée par un chiffrement/rechiffrement régulier. L’accès au MICEN est sécurisé par une authentification des notaires et des collaborateurs via la clé REAL. L’office ne peut accéder qu’à ses minutes et seuls un notaire ou un collaborateur authentifié et autorisé accèdent aux services du MICEN.
20La sécurisation de l’archivage est, elle, assurée par une stratégie de réplications à différents niveaux (stockage des minutes dans différents lieux, sur différents types de supports actualisés en temps réel).
21Les valeurs ajoutées de l’AASE sont multiples : un gain d’efficacité pour une meilleure organisation de l’office, un gain de temps lors du rendez-vous de signature, une plus grande disponibilité lors du rendez-vous pour délivrer du conseil au client, une sécurité absolue au niveau des échanges et de la conservation des actes, un gain de place et de recherche, un très bon accueil par le client qui apprécie la convivialité de la cérémonie de signature.
22Pour le client, la qualité juridique et le savoir-faire notarial sont toujours au rendez-vous, rien ne change. Le support est simplement différent. Le papier disparaît pour être remplacé par un fichier informatique comportant les mêmes garanties de sécurité, de conservation et de disponibilité.
Auteur
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Capucine Lesault
Notaire
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