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L’information dans les organisations : dynamique et complexité

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Christiane Volant

Session C. Les usagers : comportements, besoins et pratiques

Les pratiques d’accès à l’information professionnelle : le cas des chargés d’études économiques et des analystes

Eric Thivant

Abstract

The aim of this research paper is to deal with the Information Seeking and Use problem in a professional context and understand how activity can influence practices, by taking as examples, the economical studies. We analyse the relationship between the situational approach, described by Cheuk, the work environment complexity (with social, technological and personal aspects), and the information seeking and use strategies. We have interviewed six economists, with a questionnaire and the SICIA (Situation, Complexity and Information Access) method. The SICAI method is a qualitative approach, which underlines the relationship between situations, professional contexts and strategies. Both methods allow to better understand how investors find out what they need for their job. We complete our analysis by interviewing analysts from financial institutions. Thus, findings similarities between discourse, this study demonstrates that the activity and also the professional context (here the financial context) can directly influence practices.

Full text

INTRODUCTION

1Cette étude a pour objectif d’identifier les pratiques d’accès à l’information dans un contexte professionnel. Au cœur du nouveau courant de recherche « orienté acteur », qui « s’attache à observer non pas l’acteur, mais l’information qu’il recherche et utilise » (Henneron, Metzger, Polity, 1997), nous voulons démontrer que l’activité peut influencer plus ou moins directement les pratiques d’accès à l’information. La principale hypothèse est que les acteurs sont fortement contraints par leurs activités professionnelles : « le processus dans lequel les personnes sont engagées est fortement contraint par l’activité professionnelle de ces personnes » (Cote, 1997).

2L’activité est une construction sociale et économique, une dynamique complexe qui est soumise à nombreuses contraintes comme le temps et l’expérience (novice, expert). S’inspirant de la notion de « cadres » (Goffman, 2001), l’activité s’appuie aussi sur la coopération et la coordination pour modifier les pratiques d’accès à l’information (Järvelin, Wilson, 2003) (Pejtersen, Fidel, 1998). Le contexte professionnel est donc premier et les besoins informationnels en découlent, en dépit de Dervin (1997, p. 731).

3La base théorique et méthodologique des pratiques d’accès à l’information étant établie, avec 72 théories et modèles explicatifs recensés (Wilson, 1999), (Fisher, Erdelez, Mckechnie, 2005), nous nous devons d’intégrer aussi dans l’analyse de l’activité professionnelle, l’activité informationnelle au sens large. « L’activité d’information recouvre à la fois la manière dont un individu agence pour son compte informations et documents et mobilise des ressources disponibles dans des dispositifs et à travers des outils de plus en plus nombreux » (Guyot, Collmayer, Peyrelong, 2004). Cela signifie qu’il faut prendre en compte aussi la façon dont l’acteur organise l’information, ses documents et comment il mobilise les ressources disponibles. Pour Guyot (Guyot, 2001), les acteurs sont « des producteurs, des gestionnaires et des utilisateurs d’information » dans leurs activités professionnelles. Ainsi nous pouvons dire que l’activité informationnelle est une activité située.

I. DESCRIPTION DES ACTIVITÉS D’ANALYSES ÉCONOMIQUES ET FINANCIÈRES

4Les activités d’analyses économiques et financières sont des activités de conception d’enquêtes de terrain qualitatives et quantitatives, de recherche et d’utilisation de statistiques, de rédaction de rapports et d’études. Trois principaux organismes nous ont intéressés :

LES ÉTUDES ÉCONOMIQUES DE LA BANQUE DE FRANCE

5La Banque de France, fait partie depuis 1998, du système européen des banques centrales, institué par l’article 8 du traité de la communauté européenne instituant une Banque Centrale Européenne (BCE). La Banque de France s’occupe de la politique monétaire (avec la fabrication des billets et des pièces), du surendettement des ménages, de la comptabilité de l’État et des missions « entreprise » et « conjoncture ». La mission « conjoncture » est au cœur de notre étude car elle consiste à suivre l’évolution de l’économie pour mener à bien la politique monétaire de la Banque Centrale Européenne et aussi celle « entreprises ».

6La Banque de France réalise périodiquement des études économiques en fonction des secteurs d’activités régionaux des différentes succursales concernées. À cette fin, des entretiens qualitatifs auprès de chefs d’entreprises sont menés pour connaître leurs positions par rapport à la situation économique, puis des études quantitatives confirment ces opinions afin de produire des rapports de conjoncture détaillés (cas du produit documentaire « tendances régionales »).

LES ÉTUDES ÉCONOMIQUES DE L’INSEE (INSTITUT NATIONAL DE LA STATISTIQUE ET DES ÉTUDES ÉCONOMIQUES)

7L’Institut National de la Statistique et des Études Économiques (INSEE) réalise des études sur l’économie générale (conjoncture, grands équilibres économiques et financiers), le système productif (situation financière des entreprises), la situation démographique et sociale (naissances, migrations, salaires, emplois, retraites), l’organisation spatiale (localisation des hommes et des activités, échanges entre territoires). L’INSEE possède dans chaque grande région une antenne spécifique. Il y a vingt-quatre directions régionales, plus trois services régionaux en Guadeloupe, Guyane, et Martinique. Au sein de chaque antenne, se trouvent deux services de documentation, l’un interne pour le personnel et un autre externe, pour le grand public.

8L’INSEE rédige près de 320 publications par an avec des publications nationales (INSEE Première, Économie et Statistique, Bulletin Mensuel de Statistique), des publications régionales (Référence Pays de la Loire, Économie Lorraine, etc.), livres (France Portrait Social, Tableaux de l’Économie Française, etc.) et des cdroms (Annuaire Statistique de la France, L’Europe dans tous ses États, La France et ses régions, etc..). Enfin l’INSEE propose aussi des outils tel qu’ALISSE (Accès en Ligne aux Statistiques Structurelles d’Entreprises) et SIRENE (Système Informatique pour le Répertoire des Entreprises et des Établissements).

LES ÉTUDES ÉCONOMIQUES DE LA COMMUNAUTÉ URBAINE DU GRAND LYON

9Les chargés d’études économiques de l’Observatoire Partenarial Lyonnais en Économie (OPALE), organisme partenarial de la Communauté Urbaine du Grand Lyon, analysent la situation économique locale et réalisent des diagnostics sectoriels sur ces communes. Ils sont chargés de réaliser des synthèses documentaires sur des secteurs d’activités donnés pour les décideurs en s’appuyant sur les trois procédures suivantes :

  • Suivi des indicateurs économiques : le suivi des indicateurs économiques dépend essentiellement de l’utilisation des bases de données.

  • Réalisation d’entretiens avec des chefs d’entreprises et des branches professionnelles.

  • Réalisation d’études à la demande, spécifiques sur un secteur donné, comme la chimie ou la mode :

10En d’autres termes, les pratiques de recherche d’information des chargés d’études sont globales, multi thématiques et multisectorielles. Mais elles sont ciblées en même temps. Pour certains dossiers, on fait même un travail complémentaire. Il s’agit donc d’une matrice croisée entre les secteurs d’activité et les acteurs économiques. À partir de cela, les chargés d’études produisent une information globale, mais pas conjoncturelle.

II. HYPOTHÈSES ET DÉMARCHES POUR DÉTERMINER LES PRATIQUES DE RECHERCHE

HYPOTHÈSES ET PRÉSUPPOSÉS DE DÉPART

11Travailleurs du savoir, les chargés d’études économiques et / ou les analystes financiers recherchent, recoupent l’information économique et financière pour rédiger des rapports de synthèse, que l’on qualifie de produit documentaire, concernant un pays, une région ou un secteur industriel. Pour simplifier, leur travail est assez similaire à celui des concepteurs de produits ou de services.

12Notre hypothèse première est que l’activité de recherche des chargés d’études ou des analystes occupe une part importante de la tâche de rédaction de ce rapport. Nous devons donc analyser cette activité à la lumière des stratégies et des pratiques des acteurs. Cela signifierait alors une certaine homogénéisation des pratiques.

13En deuxième hypothèse, nous pensons que ces études utilisent largement le même environnement économique et financier. C’est-à-dire que nous sommes enclins à croire à une certaine homogénéisation des moyens employés. La Banque de France et l’INSEE vont utiliser certaines sources d’informations identiques, certains périodiques économiques similaires, sans parler des échanges entre productions respectives.

14Mais dans le même temps, nous devons accepter l’idée que leurs travaux n’ont pas la même finalité. Ils font connaître une situation pour permettre l’action, ils ne peuvent pas agir directement sur cette situation et qu’à ce titre il y a là spécificité des sources d’informations utilisées. Ceci pourrait constituer notre troisième hypothèse, c’est-à-dire la prise en compte de la spécificité des lieux d’information du fait du métier, pour expliquer les pratiques de recherche d’information.

LE DÉROULEMENT DE L’ENQUÊTE

15Afin de démontrer notre hypothèse sur l’activité, c’est-à-dire que l’activité influence directement les pratiques d’accès à l’information, nous prenons comme exemple les activités d’analyses économiques et financières. Nous nous sommes donc intéressés aux chargés d’études économiques c’est-à-dire aux économistes et à certains analystes financiers qui produisent des rapports économiques et/ou financiers. Ils proviennent soit d’institutions ou d’administration publiques (Banque de France, Institut National de la Statistique et des Études Économiques, Observatoire Partenarial Lyonnais en Économie), soit d’entreprises privées (Centre d’Informations sur l’Épargne et le Crédit).

16L’analyse quantitative se révélant difficile d’interprétation, nous avons mené des entretiens qualitatifs, qui se déroulaient en deux étapes, c’est-à-dire que nous rencontrions d’abord les responsables du service documentation pour préparer les entretiens, puis ensuite nous interrogions les chargés d’études économiques sur leurs pratiques de recherche d’information et les différentes situations auxquelles ils étaient confrontés.

  1. Un premier questionnaire, composé de vingt-six questions générales, a été élaboré afin de mieux découvrir leurs activités et voir les outils technologiques utilisés.

  2. Un second questionnaire a suivi, plus original, provenant de la méthode SICAI (situation, complexité et accès à l’information) décrite ci-dessous.

LA MÉTHODE SICAI (SITUATION, COMPLEXITÉ ET ACCÈS À L’INFORMATION)

17Cette démarche utilise l’approche « Sense-Making » de Dervin (2003), et tient compte des dernières conclusions de Cheuk Wai-Yi (1999) et Miwa (2003). Cette approche met en parallèle les situations d’accès à l’information vécues par les professionnels avec les moyens et les stratégies utilisées par ces derniers. Les stratégies de recherche sont pour nous l’équivalent à des actions chez Kuhlthau (1996). Pour résumer, nous proposons aux interrogés d’expliquer leurs démarches d’accès à l’information dans leurs environnements de travail avec le tableau ci-dessous :

Relations entre situation, niveau de complexité et stratégies de recherche d’information.

III. LES PRATIQUES DE RECHERCHE DES CHARGÉS D’ÉTUDES ÉCONOMIQUES

18Pour analyser les pratiques de recherche des chargés d’études économiques de ces trois instituts (banque de France, INSEE et OPALE), nous avons utilisé un questionnaire et le dispositif SICAI.

UNE SITUATION NOUVELLE

19Les chargés d’études économiques travaillent plutôt dans un environnement technique et social complexe : Comme nous le confie les chargé d’études de l’établissement n° 1 « Nous aurons tendance à aller vers sidéral, Internet et le téléphone » et « nous interrogeons plutôt l’INSEE ». Et que leurs stratégies d’accès à l’information sont complexes. Ils vont avoir tendance à rechercher des moyens disponibles : « Nous allons rechercher des moyens existants dans un premier temps ». Ils n’excluent pas d’utiliser aussi de nouveaux moyens : « Il est exceptionnel que l’on fasse appel à eux (CCI). » et certaines fois d’utiliser des repères.

20Tendance confirmée par les chargés d’études de l’établissement n° 3, qui nous confient : « La recherche d’information va donc dépendre des fournisseurs de données, des bases de données, telles que les grandes institutions : l’INSEE, l’ASSEDIC, l’URSSAF, la Chambre de Commerce et d’Industrie. Il y a aussi la Coface et la S.R.L., qui donnent les bilans des entreprises. » Et les stratégies employées sont concentrées sur les moyens : « Le système de recherche d’informations existe depuis dix ou quinze ans. Nous nous appuyons dessus. Sauf pour les recherches ponctuelles où nous avons besoin d’autres éléments. »

21Un chargé d’études de l’établissement n° 2 nous explique brièvement la démarche suivie en fonction des impératifs. Il utilise un environnement social simple pour débuter la recherche. Là encore, cela peut dépendre du caractère de nouveauté. « Si je trouve une personne qui peut me renseigner. Je pense que je commence par-là. Typiquement si c’est un thème que quelqu’un a déjà abordé, avant de me lancer dans des recherches papier, électronique et ainsi de suite, je vais voir la personne. » Le chargé d’études utilise des techniques de repérage appropriées à sa recherche.

UNE SITUATION TRANSITOIRE

22Dans cette situation transitoire, les chargés d’études se retrouvent d’abord comme dans une situation nouvelle, avec un environnement technique complexe. « Je travaille sur toutes sortes de supports. » (Chargé d’études de l’établissement n° 1) Mais au fur et à mesure de l’avancée de sa réflexion, il se focalise sur un type prépondérant de support qu’il connaît déjà. « Je regarde tous les sites internet. » En revanche concernant les stratégies d’accès, il a déjà ses repères dans son (cyber-) espace. « La page de la Banque de France [...] est très riche. » Et par-là, il semble s’orienter vers une stratégie de recherche structurée. Mais nous ne sommes pas dans le cadre d’une veille car « pas tous les matins ».

23Notre chargé d’études de l’établissement n° 2 en revanche se lance d’abord dans une recherche d’information simple en s’appuyant sur des ressources papier, puis plus tard sur des ressources en provenance d’Internet. « On va mettre en place une veille car on est en amont. » Le chargé d’études met en place un dispositif de veille tous azimuts pour chercher de l’information. Mais comme il nous confie, il commence aussi à recouper l’information progressivement.

24Le chargé d’études de l’établissement n° 3 rencontre des situations de confirmation d’idées. L’environnement social est complexe lors du choix de l’idée : « Nous avons différents contacts, non seulement auprès des entreprises, mais aussi des syndicats, des institutions. Nous devons donc identifier les bonnes personnes. » Et le chargé d’études que nous avons interrogé semble opter pour une stratégie de recherche structurée ou non aléatoire. « Nous ciblons un sujet et essayons de tout trouver, nous nous arrêtons à un moment donné car il faut bien. Mais on ne se bloque pas. »

UNE SITUATION CONDUITE PAR LES FAITS

25Ici les chargés d’études interrogent différents décideurs pour connaître leurs positions sur la situation économique. La tâche est plutôt difficile. Comme l’indique les chargés d’études de l’établissement n° 1, il faut faire un tri parmi toutes les opinions exprimées : « Si c’est de l’hôtellerie de montagne ou de proximité, nous n’aurons pas le même son de cloche », car il faut définir la tendance c’est-à-dire suivre les discours, tout en utilisant des stratégies de sélection de l’information. « La tendance peut varier en fonction du type d’établissement contacté, petite ou grande structure, si une petite structure a eu des problèmes ce mois-ci, ce n’est pas l’état général sur l’économie, c’est très particulier. » Il faut filtrer le discours des interviewés. Et il faut recouper l’information. « Il peut y avoir renforcement, vérification, recoupage. Ils (les correspondants) vont avoir tendance à redire ce qu’il y a dans les tests. » L’environnement technique est loin d’être simple (jeu subtil entre les discours des correspondants et le discours de la presse). Il faut être au courant des débats dans la presse pour poser les bonnes questions : « Est-ce que l’évolution de l’or a une influence sur le cours des bijoux, sur les produits ? », donc l’environnement social et personnel est complexe.

26Un chargé d’études de l’établissement n° 2 se lance aussi dans une recherche d’information différente, suivant les cas rencontrés au départ. C’est-à-dire que selon le déroulement de la situation initiale, cette situation peut devenir plus ou moins complexe. « On va avoir une consolidation de l’information qu’on vient de voir. Ça dépend de la technique que l’on utilise. » Notre chargé d’études a tendance à se trouver confronté à un environnement social complexe (sauf cas simple décrit ci-dessus). Et il sélectionne son information.

27Concernant le chargé d’études de l’établissement n° 3, il s’agit là encore de savoir si les opinions et les lectures recueillies convergent (environnement social complexe). Et s’il y a des idées à rejeter, alors notre chargé d’études redéfinira sa problématique. En résumé, notre chargé d’études trie les idées, fait des sélections (stratégie de sélection d’information). La situation de finalisation des idées est l’un des moments clés lors de la recherche : « Sur proposition, il faut faire valider nos études et nos validations. Nous cherchons toujours le compromis. » Dans un tel cadre, le chargé d’études se trouve dans un environnement personnel de travail complexe, car il doit réaliser des travaux sur plusieurs fronts. En outre, il vérifie l’information de façon quotidienne (stratégie de vérification) : « Nous vérifions les informations concernant les bases de données, elles sont souvent fausses (problème dans la saisie des données ou obsolescence). Nous faisons souvent la somme des choses et comparons ces derniers chiffres (chiffre d’affaires ou revenu). »

UNE SITUATION PROBLÉMATIQUE

28La rédaction est une situation généralement problématique. Dans le cas des chargés d’études de l’établissement n° 1, il faut généraliser les propos des personnes interrogées pour faire apparaître la tendance. « Nous rédigeons le test pour être imprégné par le contexte. Et puis ensuite [nous téléphonons aux correspondants] pour recouper les informations. [...] En principe, il y a plusieurs sociétés sur un secteur donné. » Il y a des contraintes techniques complexes. « par exemple, pour le commerce de détails ou l’hôtellerie, cinquante tests doivent être rédigés en six lignes. » D’autre part, des contraintes personnelles de travail sont pressantes. « Il faut être vigilant dans ce que l’on va faire ou dire dans la tendance. » Les stratégies de vérification sont davantage utilisées. « Concernant cette situation nous allons faire des recoupages d’information, des vérifications d’information, des recherches dans l’avant test l’info-lyon ». Les chargés d’études recherchent de la reconnaissance auprès de leurs collègues et s’assurent du bien fondé de leurs analyses. Ils utiliseront donc des stratégies de renforcement d’information.

29Concernant la situation problématique, un chargé d’études de l’établissement n° 2 considère son environnement personnel comme complexe. Car il mène plusieurs recherches en même temps. « On va faire des apprentissages, on va trouver des contradictions et rechercher dans les sources pour se servir de base pour des recherches futures. » Nous sommes typiquement dans une étape de vérification et de capitalisation des connaissances. « Dans le processus de vérification effectivement, on peut mettre en place un deuxième processus en parallèle. Mais il ne faut plus modifier l’information que l’on cherche à vérifier. Après on arrive au même niveau de réflexion, si les informations sont différentes alors on peut se poser pas mal de questions. Par contre si elles sont identiques ou similaires, alors là, on peut envisager la fin avec tout ce que cela signifie. » Les stratégies de vérification de l’information et de renforcement d’opinion sont présentes. Nous avons ici deux processus de vérification en parallèle qui s’additionnent.

30Notre chargé d’études de l’établissement n° 3 met en lumière les recherches menées. « Nous devons faire régulièrement des restitutions écrites, mais aussi orales. Nous nous adressons à un groupe pour restituer les travaux et conclusions. Nous allons bientôt organiser des colloques et soumettre à débat nos analyses. En attendant, nous exposons nos travaux à nos responsables. » C’est une situation dans laquelle l’environnement personnel et social est complexe. Et la stratégie est celle de « la capitalisation de l’information », du renforcement d’idées auprès des collègues et de vérification.

UNE SITUATION DÉCISIVE

31Pour le cas des chargés d’études de l’établissement n° 1, c’est la dernière étape avant la publication de la note conjoncturelle « tendance régionale ». « Nous lisons et relisons, il faut compter les virgules et tout doit être réapprouvé par la direction de la publication, plus avis du directeur régional avant l’application chez l’imprimeur. Il faut bien tout vérifier. Nous allons plutôt avoir tendance à utiliser des stratégies de vérification. ». Il s’agit bien d’un environnement social complexe où la coopération est présente. Par la suite, les chargés d’études feront de la veille sur ces thèmes.

32Dans l’établissement n° 2, un chargé d’études recherche des informations supplémentaires pour présenter le projet et assurer son suivi. Il met en place une stratégie de veille (5) et de stratégie de recherche structurée ou non aléatoire (3). « L’étude est finie. On va la montrer pour les relectures. Je continue de pointer sur le domaine et la veille, on peut tomber par hasard sur une information qui a trait à la problématique que l’on vient d’achever. » L’environnement dans lequel se situe notre chargé d’études est un environnement social complexe.

33Le chargé d’études de l’établissement n° 3 ne décide souvent pas. Il peut cependant rechercher des approbations. « Mais notre mission possède un caractère pré- opérationnel par rapport à ce que l’on fait. Une fois, notre rapport fini, on va vers l’élu et on lui propose un dossier : Voilà ce que l’on défend. En d’autres mots, on fait les constats. Nous ne recherchons pas la reconnaissance d’approbation. La recherche d’approbation est réalisée par les techniciens, qui doivent convaincre les élus. » Donc nous sommes dans un environnement social complexe, ce que veulent faire les élus de ces études n’est pas toujours clair et il faut surveiller les dossiers déjà traités. « Nous devons donc avoir des informations micros, conjoncturelles, pour comprendre la macro économique. C’est donc une recherche d’information complexe tout le temps. »

CONCLUSION

34Comme conclusion à cette section, vous trouverez ci-dessous les stratégies de recherche des chargés d’études et des analystes financiers, qui semblent assez identiques.

Co : Complexité, RUI : Recherche et Utilisation de l’Information.

35En effet, les chargés d’études et analystes financiers semblent procéder de même pour leurs recherches du moins des cas précis, comme dans une situation nouvelle, problématique ou décisive. Le plus difficile à définir étant les situations transitoires ou conduites par les faits, qui utilisent des stratégies de recherche différentes, en fonction des habitudes et pratiques. Encore que cela peut aussi provenir des moyens et des ressources disponibles pour effectuer leurs tâches. Ce qui apparaît plus nettement, c’est qu’il existe une certaine homogénéisation des pratiques de recherche de ces acteurs. Notre hypothèse première semble être démontrée. L’activité de recherche pour l’élaboration des documents de référence, aussi bien chez les chargés d’études que chez les analystes, est importante et les stratégies mises en œuvre pour rédiger ces rapports sont assez proches. Ceci souligne la nécessité de mener des analyses sur l’activité informationnelle des acteurs au sens large.

36En second lieu, il nous apparaît évident à la lecture de ce tableau que ces acteurs, chargés d’études et analystes, utilisent largement le même environnement et des moyens similaires pour faire face à certaines situations évoquées ci-dessus. Par conséquent la seconde hypothèse sur l’homogénéisation des moyens employés semble aussi se vérifier. Encore que vu le faible nombre d’entretiens réalisés, il vaudrait mieux somme toute, ne pas faire de conclusions trop hâtives.

37En dernier lieu, ces rapports financiers et ces études économiques n’ont pas tous la même finalité. Donc l’élaboration de ces documents ne sera pas tout à fait identique puisque les objectifs finaux diffèrent, comme nous avons pu le voir ci-dessus. En effet, des spécificités propres à ces produits documentaires doivent être reconnues, l’objectif des analyses financières est différent d’une étude économique sectorielle et régionale. Cela expliquerait par exemple pourquoi les analystes ont tendance, dans une situation conduite par les faits, à utiliser des stratégies différentes, telles que la stratégie de recherche structurée et de recoupage d’information, de celles des chargés d’études qui ont plus de temps pour réagir, sélection d’information et recoupage ensuite de ces dernières, avec possibilité de vérification. Reste que cette étude doit être affinée et validée sur un échantillon plus large couvrant les différents segments de l’activité financière. C’est ce que nous nous sommes assignés comme objectif dans la poursuite de nos travaux.

38L’auteur remercie vivement le Professeur Laïd Bouzidi, directeur de SICOMOR pour l’aide apportée.

Bibliography

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Caption Relations entre situation, niveau de complexité et stratégies de recherche d’information.
URL http://books.openedition.org/pufr/docannexe/image/723/img-1.jpg
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Caption Co : Complexité, RUI : Recherche et Utilisation de l’Information.
URL http://books.openedition.org/pufr/docannexe/image/723/img-2.jpg
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Author

Docteur en Sciences de l’information et de la Communication Équipe Sicomor, Centre de Recherche MAGELLAN, IAE, Université Jean Moulin, Lyon III

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