1L’une des démarches en Sciences de l’information, et plus particulièrement dans le champ de la communication organisationnelle, consiste à s’appuyer sur les productions de documents pour étudier les formes que prend un collectif [Guyot, 2006]. C’est également considérer que toute activité de travail comporte une activité d’information : la produire, la rechercher, ou encore la classer. Nous nous intéresserons tout spécialement ici à l’activité productive d’un document. Ce dernier résulte d’un processus éditorial qui engage plusieurs acteurs, donnant ainsi, de fait, à voir l’organisation. Nous voulons comprendre l’activité réelle des acteurs à travers l’un des outils qu’ils mobilisent.

2La recherche dont nous rendons compte ici résulte d’un travail pluridisciplinaire ayant pour thématique la relation entre le document et l’organisation, forme particulière de collectif [Holzhem et Labiche, 2005]. De fait, s’intéresser à cette relation rend centrale la question du statut et des formes. Le choix de regarder l’activité de production documentaire laissera temporairement de côté d’autres dimensions, notamment la façon dont les acteurs s’en servent dans leur travail, en tant que ressource mobilisable dans l’action.

3Nous avons analysé deux activités. La première consiste à rédiger ou à finaliser, selon des règles très strictes, un texte qui deviendra un brevet d’invention : le document constitue ici à la fois une matière première à transformer et son résultat. La seconde est celle d’une assistante sociale recevant un demandeur de RMI au cours duquel elle remplit, avec lui, un formulaire, lequel apparaît comme un de ses outils de travail : l’activité d’écriture est centrale dans ce qui ne constitue pourtant qu’une partie, qu’un moment, de ses autres activités.

1. TERRAIN ET MÉTHODOLOGIE

4Partant du principe qu’un document prend sa source, et donc son sens premier, dans une activité qui permet de le comprendre et vice versa, nous nous sommes concentrés sur ce que nous avons appelé l’activité éditoriale que nous définissons comme le processus par lequel une ou plusieurs personnes mettent en forme et en circulation un écrit, selon une intention et en suivant un certain nombre de règles plus ou moins formalisées. Ce sont elles qui signalent, entre autre, la présence de l’organisation. Parler d’éditorialisation, c’est s’attacher aux documents écrits pour d’autres que soi (à la différence de l’approche plus large de F. Rouard et F. Moatty qui prennent en compte toutes les formes documentaires, cf. Chap III.2).

5L’activité d’un ingénieur brevet est centrée sur un travail d’écriture qui consiste à rédiger et à mettre en forme un document, réalisé par un inventeur, portant le nom de mémoire technique, et à le transformer afin de le rendre recevable de sorte qu’il assure une protection à son inventeur. Ce travail de transformation d’un texte initial en un document final donne lieu à une demande de brevet qui en garde les marques. Cela se réalise à travers une procédure et des circuits que nous allons décrire. À première vue, un brevet se présente comme un document clairement défini et délimité : son statut lui est donné par le fonctionnement et le code de la propriété intellectuelle, et son dépôt assurera à son auteur une protection juridique vis-à-vis de ses concurrents.

6Il en va de même pour le formulaire que remplit une assistante sociale en vue de préparer la décision d’une commission qui attribuera, ou non, le RMI à un demandeur. Cette demande est inscrite et traduite dans une forme conventionnelle qui rend compte de la situation de la personne, pour « faire valoir ce que de droit ». À des degrés divers, ces deux documents s’insèrent dans une politique publique identifiée et réglementée, et leur forme finale paraît stable et unique. Mais l’étude du processus de production va montrer une situation beaucoup plus complexe.

7La méthodologie a été la suivante : nous avons couplé une analyse sociolinguistique des documents avec des entretiens auprès de leurs scripteurs. Concrètement, pour le brevet, nous avons analysé le contenu du mémoire technique document source qui initie le processus de recevabilité et de mise en recevabilité et celui de la demande brevet résultant de ce travail de ré-écriture. Les entretiens portaient sur l’activité scripturale des principaux acteurs impliqués : un ingénieur auteur du mémoire technique travaillant dans un centre important de recherche industrielle, et quatre ingénieurs brevet, qui transforment un texte scientifique en un texte juridique, au sein d’un cabinet de propriété industrielle prestataire.

8Pour ce qui est du formulaire RMI, son analyse a été suivie de l’observation de quatre assistantes sociales en situation de face-à-face avec un demandeur de RMI.

9Ces entretiens ont ensuite été soumis à une analyse linguistique puis complétés en interrogeant les assistantes sociales sur l’ensemble de leur activité.

2. DEUX ACTIVITÉS ÉDITORIALES

10L’idée originelle était d’approfondir la notion de document-métier fréquemment utilisée pour désigner les documents mobilisés ou produits dans le cadre du travail. Nous nous sommes rapidement aperçus qu’il fallait dépasser le terme de métier, entendu comme un ensemble de savoirs et savoir-faire reconnus par une profession ou par ceux qui l’exercent, pour considérer l’activité proprement dite. En effet, plusieurs métiers collaborent en général dans une activité, par exemple commerciaux et assistantes du siège se coordonnent tout en intervenant depuis leur place et avec des moyens propres. Il serait déjà plus juste de parler de document-activité ou même de document-organisation, pour signifier le lien étroit qu’il possède avec l’action organisée fixée par une exigence de résultat. C’est dire qu’un document résulte à la fois d’une intention première, d’une stratégie, et qu’il donne lieu à des actions particulières de la part des acteurs pour le produire ou s’en saisir. Nous lions donc fortement acteur / action et document.

2.1 Le brevet, fruit d’un long processus éditorial

11Le processus éditorial propre à la propriété industrielle mobilise un certain nombre d’acteurs dans des procédures et une temporalité très strictes. Lorsqu’une entreprise (acteur 1) décide de déposer un brevet, elle produit un premier livrable, le mémoire technique, en général réalisé par l’inventeur (la plupart du temps ingénieur ou technicien) (acteur 2). Il lui faut ensuite vérifier, par une recherche d’antériorité si sa proposition peut effectivement être protégeable, en la comparant avec d’autres publications se rapprochant de son thème. Cela initie une recherche documentaire sur les brevets déjà déposés dans le même domaine, pour évaluer la spécificité et la nouveauté du procédé. Cette tâche est en général confiée à un ingénieur-brevet (acteur 3) d’une société spécialisée, qui va positionner le texte dans un ensemble puis le transformer en une demande de brevet. Son rôle est de juger de sa recevabilité, puis de défendre la proposition du demandeur en mettant en valeur les points de nouveauté et donc la spécificité de la demande. Le texte a une forme conventionnelle : définition du thème, problématique, revendications (synthèse mettant en valeur les apports de l’invention présentée). Cette demande de brevet est ensuite déposée auprès de l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI, acteur 4) et c’est la date de dépôt qui lui assurera une protection. À ce stade, c’est donc la date, et non la forme du document, qui lui donne son statut.

12Mais le processus est loin d’être terminé. Il faut maintenant, dans un délai de 18 mois, faire examiner cette demande auprès de l’Organisme Européen des Brevets (OEB, acteur 5). Il s’ensuit toute une série d’allers et retours par courrier entre les examinateurs et l’ingénieur-brevet en charge du dossier : les premiers peuvent demander au second de préciser ou de modifier un point, en fonction d’une proximité trop grande avec d’autres brevets équivalents, ou faire clarifier la mise en œuvre d’un procédé. L’ensemble de ces échanges alimente un dossier de procédure interrogeable sur une banque de données, car les données publiées pendant la procédure de délivrance du brevet européen, mais aussi les informations post-délivrance durant la phase nationale, sont publiques. De même, le Registre européen des brevets en ligne (acteur 6) permet aux utilisateurs de suivre pas à pas les demandes de brevet, depuis leur première publication jusqu’à leur délivrance. Il contient aussi des informations sur les procédures d’opposition et de recours en instance. Ces sources d’information précieuses sont consultées principalement par les industriels (acteur 1) et les avocats (acteur 7) ou un cabinet de propriété industrielle (acteur 8). Ce dernier a pour vocation de « conseiller, assister ou représenter (le déposant) en vue de l’obtention, du maintien, de l’exploitation ou de la défense des droits de propriété industrielle » (INPI). Il agit d’abord comme intermédiaire puis comme avocat pour le compte d’une société cliente. De l’avis des ingénieurs rédacteurs, la compétence rédactionnelle ne s’acquiert que par l’expérience, en général au bout de cinq années de pratique. La numérisation actuelle de cette chaîne de dépôt ne remet aucunement en cause cette activité d’écriture préalable de la demande brevet, incontournable pour s’inscrire dans les formes juridiques en vigueur. Ce travail de formulation / reformulation d’un texte scientifique ou technique en une forme juridico-industrielle est toujours nécessaire. La complexité vient du nombre d’acteurs, personnes physiques aussi bien que morales, de leurs ajustements réciproques selon des règles bien établies en fonction de leurs stratégies et points de vue respectifs.

13Relevons le fait qu’un brevet ne prend son sens qu’une fois mis en relation avec d’autres textes aux statuts divers : autre brevet potentiellement concurrent, courrier disponible sur le registre. Cela n’est pas sans évoquer la figure de la controverse [Latour 1989] : il s’agit en effet de bâtir autour de l’invention des murs tellement épais qu’elle deviendra inattaquable, en faisant migrer un texte originel vers une forme juridique telle que le milieu industriel puisse s’en saisir ou le contester. Voilà pourquoi nous parlerons d’exportation portée par un processus d’explicitation.

2.2 Le formulaire RMI

14C’est prioritairement un support pour faire avancer la tâche et assurer la continuité d’un processus collectif. La forme du collectif est ici organisationnelle et se rend visible à plusieurs niveaux : à travers la politique publique d’aide aux personnes en difficulté, puis dans l’ensemble des procédures mises en place pour l’appliquer. De là dépendent la forme et le statut du formulaire de demande : il a vocation à être renseigné par le demandeur, mais c’est souvent l’assistante sociale qui le remplit avec lui ou à sa place. L’intervention de cette dernière demeure invisible, seule la signature du demandeur étant apposée. L’organisation a préalablement défini les rubriques à renseigner mais sans y indiquer les critères et les conditions de qualification d’ayant droit. L’assistante sociale a toute la liberté d’en informer ou non le demandeur. La présence organisationnelle se perçoit également dans le circuit qu’emprunte le formulaire une fois rempli, première étape du processus d’attribution. De multiples acteurs se succèdent pour le remplir puis l’utiliser : CAF, ANPE et autres collaborent selon leurs rôles spécifiques. Le formulaire agit comme porteur de la demande et déclencheur d’actions.

15L’entretien est là pour sélectionner les éléments pertinents pour instruire le dossier (constitué de plusieurs fiches, de liaison ou statistique). Le formulaire n’est qu’un élément pour l’assistante sociale qui cherche à comprendre la personne, à lever les ambiguïtés et à donner une idée claire de la situation du demandeur pour le mettre en conformité avec le format exigé par l’administration. L’entretien fournit de nombreuses autres indications qui permettront ultérieurement à l’assistante sociale de suivre et d’aider la personne dans ses démarches, mais toutes ne seront pas reportées sur le formulaire.

16Cette activité donne alors lieu à des écrits personnels : annotations, fiches, cahiers personnels servent de supports de mémoire pour garder la trace de la relation. L’assistante sociale regroupe dans des dossiers tous les documents qu’elle juge utiles à son travail. Cette documentation personnelle, textes réglementaires sur l’aide sociale ou articles juridiques, constitue une aide pour son travail qui, rappelons le, dépasse largement les entretiens avec les demandeurs de RMI. Il lui faut alors gérer ces documents (les sélectionner, les classer, les retrouver) qu’elle mobilise dans la tâche du moment. À côté du processus institutionnel qui met en action plusieurs services et organismes et qui fonctionne avec des documents hautement formalisés dans une problématique d’écriture pour autrui, il y a place pour de nombreux écrits individuels, écrits pour soi qui servent autant à travailler qu’à maintenir les compétences du professionnel.

17Comparé à la richesse de l’entretien, un formulaire en est une réduction, en même temps qu’il ne donne aucune indication sur la stratégie de l’assistante sociale qui peut mettre en valeur un élément plutôt qu’un autre [Weller 1994]. C’est en l’interrogeant sur son activité générale que se remarque une tension entre la demande organisationnelle (réaliser un acte administratif en sélectionnant les éléments susceptibles d’attribuer des droits) et le cœur de son métier qui consiste à suivre, écouter et assister une personne en difficulté, ce qui exige de bien connaître ses conditions de vie, de logement et son niveau de formation.

18L’étude d’un document-formulaire consiste à démêler les fils institutionnels et professionnels qui le créent, l’agencent et le font circuler. Sa place s’avère (au moins) double : au sein du processus administratif, il agit comme un intermédiaire en transportant la situation d’un individu auprès d’une instance de décision ; dans l’activité d’une assistante sociale, il constitue un support d’action, un réducteur qui filtre les caractéristiques soumises à décision selon des critères mis en rubriques explicites qui à la fois facilitent et encadrent le travail. Ce type de document s’avère à la fois une ressource pour travailler et un vecteur de coordination pour fluidifier le travail coopératif.

3. ACTEURS, ÉCRITS ET ORGANISATION

19Ces deux terrains montrent à l’évidence la nécessité de revenir sur plusieurs notions considérées comme allant de soi, en particulier celle d’auteur, et celle de forme organisationnelle.

3.1 Acteur, auteur, scripteur

20La notion d’auteur, longtemps matérialisée par une signature, s’avère, en contexte, extrêmement fluctuante, voire ambivalente : dans le cas du RMI, par delà l’unique signature reconnue, celle du demandeur, comment qualifier le rôle joué par l’assistante sociale qui remplit pourtant le plus souvent le formulaire ? Comment qualifier alors celui qui fournit à ce scripteur qui les mettra en forme, les éléments qui vont figurer dans le texte final ? L’auteur est-il celui qui donne le contenu, la matière, ou (et) celui qui le met en forme puis en mouvement ? Pour ce qui est du brevet, document non signé mais pourtant fortement identifié et authentifié, le travail d’auteur ne revient pas non plus simplement à son rédacteur. Lui aussi s’efface, alors même qu’il garde une responsabilité (puisque c’est lui qui le défendra devant les instances lors d’une contestation toujours possible). Si on élargit encore cette situation fréquente dans le monde des entreprises, que dire de tous ceux qui n’écrivent pas mais qui relisent et ceux qui, au final, valident un document ou encore ceux qui mettent sur une plate-forme Intranet un texte qu’ils n’ont pas écrit ? On voit bien qu’il faut séparer le travail d’auteur en tant que scripteur de la signature, qui relève du statut du document.

21Mais alors, si ce ne sont pas des auteurs, sont-ils pour autant éditeurs ? Éditer, c’est contribuer à produire un texte, à le rendre compréhensible et surtout diffusable, disponible à tout le moins : au travail d’écriture et de mise en forme classique s’ajoutent, dorénavant, la création d’un format et d’une structure documentaire ou plus simplement des opérations de sélection d’un texte.

22Force est de constater la transformation du modèle éditorial classique qui sépare nettement le rôle d’écriture et celui de mise en forme et en circulation / exploitation : un webmestre, par exemple, assure les deux fonctions quand il rédige et publie sur un site web interne ; mais il n’est qu’éditeur quand il effectue des reformatages ou prend des décisions de publier. Un chef de service écrit rarement lui-même tout en engageant sa responsabilité ou celle de son département avec des textes écrits sous son contrôle ou par délégation.

23Les deux processus éditoriaux étudiés apparaissent fortement distribués auprès d’acteurs appartenant à des contextes différents, chacun assurant une partie, ou la totalité de cette co-production par interaction. Cet empilement d’interventions fait éclater la conception de l’auteur comme unique producteur du contenu. Il faudrait plutôt parler de figure d’auteur, comme celui qui prend la responsabilité de l’ensemble de ces interventions : c’est le cabinet brevet représenté par l’ingénieur-brevet, ou le Rmiste qui, en signant, accepte l’information qu’un autre a portée pour lui.

24Regardons maintenant ce processus d’éditorialisation comme un service. L’assistante sociale et l’ingénieur travaillent pour le compte d’un tiers : ici le Rmiste et l’inventeur. Ces derniers sont les bénéficiaires mais ils participent activement en apportant les renseignements nécessaires dont les premiers ont besoin pour produire [Gadrey et Zarifian 2002], [Bancel-Charensol et Jougleux,1997]. Ils en constituent la ressource principale, et leur matière première sera ensuite transformée et formatée par le prestataire. On retrouve ce type de co-construction chez les spécialistes ou les experts détenteurs d’un savoir métier que d’autres rendront disponible.

25On voit alors que de telles responsabilités auctoriale et éditoriale se répartissent différemment en fonction du degré de participation et d’implication demandée aux acteurs, et selon leur situation et des injonctions organisationnelles. Mais comme la surface du document livre rarement la totalité du processus qui lui a donné naissance, il s’avère incontournable de faire parler les acteurs sur leur représentation ainsi que sur leur participation au processus éditorial.

3.2 Relation entre statut et forme

26Étudier de près un document donne à voir la façon dont une organisation lui fixe un statut. C’est dire que le document entretient un rapport avec, d’une part, l’action organisée, et, d’autre part, une valeur d’usage, et cela au cœur d’un jeu complexe où se mêlent règles et stratégies.

27Le premier signe est donnée par la source, matérialisée par la signature d’une personne ou la mention de responsabilité d’un collectif ; son statut rejaillit alors immédiatement sur celui du document. Le statut se lit aussi dans l’indication du circuit (« à faire circuler, retour à ») ayant valeur prescriptive pour une action donnée et avec un degré d’obligation. Dans nos deux exemples, le statut est donné dès l’origine dans un jeu où se mêlent confiance et obligation d’usage.

28Mais ce statut peut également s’acquérir progressivement à travers la circulation, c’est-à-dire dans les façons dont d’autres acteurs s’en emparent (valeur d’usage). Voyons maintenant la relation étroite qui lie statut et forme, dans des discontinuités et des variations temporelles. Le principe fondateur d’un formulaire, comme on le voit dans l’exemple du formulaire RMI, réside dans sa stabilité, indispensable pour établir des comparaisons. Chaque situation spécifique est formulée selon les mêmes critères que matérialisent les rubriques à remplir, les cases à cocher ou les instructions mentionnées à sa surface. Le statut est amplifié par la forme accompagnée de règles d’usage (mention de son circuit) qui le situent à l’intérieur d’un processus. Ici, forme et statut coïncident.

29La situation est différente avec le brevet, car son statut est donné avant même que le texte soit rédigé ou en tout cas avant toute stabilisation de sa forme. L’intitulé statique de « brevet » tient peu compte de l’évolution formelle qu’il va subir au fil du temps.

30La demande brevet qui en est la forme originelle possède son statut définitif dès son dépôt, tandis que sa forme, quoique respectant une forme générique imposée, est loin d’être stabilisée : un certain nombre de reformulations seront effectuées sous la pression des examinateurs ou en fonction de la stratégie du demandeur qui peut, par exemple, modifier le nom de l’auteur ou étendre le domaine de protection. On voit alors que ce qu’on appelle brevet est en réalité une répartition, une distribution entre plusieurs documents ajoutés au fil du temps, avec des textes secondaires qui rendent compte de l’état des controverses et des stratégies. Ils peuvent parfois même devenir prioritaires parce qu’ils modifient la position, et donc le statut du brevet, jusqu’à rendre celui-ci inutilisable sans eux. Qu’est-ce alors que ce document, sinon une liasse, une collection de textes qui lui donnent sens ? Il y a donc une dialectique entre forme et statut, entre stabilité et variabilité en fonction des stratégies de ceux qui le produisent, de ceux qui interviennent en amont et de ceux qui s’en saisissent en aval.

31Parfois aussi, le statut fluctue ou s’établit en fonction de l’usage, c’est-à-dire de la façon dont un acteur l’insère dans son activité : un brevet est perçu comme un document scientifique pour un technicien, un document stratégique pour un industriel soucieux d’acheter le procédé, et ainsi de suite. Une partie de son statut correspond donc à l’attente d’un utilisateur, qui l’exploitera selon sa propre action. D’où l’importance de repérer la place qu’il occupe dans le processus éditorial, mais aussi dans l’organisation, comme nous allons le voir plus loin.

32L’activité productive consiste donc à mettre en visibilité sinon en concordance, intention, statut et usage tant sur le plan individuel que collectif. Le formulaire RMI traduit et répond à une attente organisationnelle forte et explicite, outil de travail qui conditionne un financement. Le brevet, lui, reste beaucoup plus ouvert, du fait qu’il intègre, dans sa formulation même et dans son entourage de documents, des usages potentiels beaucoup plus larges et hétérogènes et, surtout, plus incertains (les intérêts peuvent fluctuer dans le temps et selon les stratégies).

33D’où l’importance de considérer la présence, le poids vis-à-vis d’un document en relation à d’autres : nous avons vu que les documents qui complètent le brevet lui donnent une partie de son sens. Il en va de même pour tous les documents personnels, plus ou moins invisibles et transitoires, qui s’avèrent tout aussi indispensables pour faire progresser l’activité d’attribution du RMI, comme l’indiquent les assistantes sociales. Donner au seul document final le statut officiel, légitimité organisationnelle, c’est repousser dans l’ombre des documents au statut moindre ou moins clair : documents personnels de travail généralement associés à la sphère personnelle privée ou estampillés d’internes à usage restreint, pourtant tout aussi nécessaires à l’action. La démarche de records management vise à les doter d’une légitimité, notamment en les intégrant à un processus collectif de partage d’information.

4. DES FORMES ORGANISATIONNELLES MULTIPLES

34Le statut d’un document nous place au cœur d’une organisation, entendue ici de façon large comme un ensemble de moyens structurés et orientés vers un but. C’est le considérer alors comme l’un des supports de cette construction organisationnelle, notamment pour faire tenir ensemble les différents éléments.

35Au cours de cette étude, nous avons rencontré des collectifs de nature et de granularités bien différentes : un centre de recherche, sous-système d’une entreprise importante, se découpe en équipes spécialisées. À un niveau encore plus fin, chaque chercheur a ses propres habitudes de travail, sa façon de mobiliser des ressources et de se coordonner. À ce référentiel personnel s’ajoute un référentiel propre au métier ainsi qu’un troisième qui encadre directement l’action de la personne par des règles propres à l’organisation. Selon le point que l’on choisit d’observer, les rapports à l’écriture et à la lecture s’avèrent tout à fait spécifiques [Moatty et Rouard, 2003]. Ainsi un ingénieur brevet combine au moins deux métiers, celui de scientifique doublé d’une formation à la propriété industrielle, et se coordonne avec un chercheur poursuivant un but scientifique mais contraint de s’insérer dans des règles juridiques, et ainsi de suite. Plusieurs formes organisationnelles se dessinent au cours du processus productif.

36Nommer l’appartenance institutionnelle des acteurs qui y sont engagés ne suffit pas à rendre compte de la réalité organisationnelle, en grande part définie par leur activité et leurs responsabilités. Les limites de l’approche organisationnelle propre à la sociologie du travail ou des organisations et même des sciences de gestion se font ici sentir. Les découpages des collectifs en collectif de travail, groupes, communautés de pratiques, ou comme chez les gestionnaires, en niveaux emboîtés, micro, méso ou macro, sont insuffisants pour comprendre leur articulation et leur dynamique, les phénomènes d’alliance ou de tension.

37C’est pourquoi nous nous sommes appuyés sur ces objets circulants que sont les documents pour mettre à jour ce qui se passe dans cet « entre » et de qualifier ces rapports entretenus par ces divers collectifs ou niveaux. De la même manière il fallait dépasser une réflexion en termes de relations de pouvoir, d’efficacité ou de contrôle, en s’appuyant sur les pratiques professionnelles elles-mêmes, les relations fonctionnelles engagées dans ces interactions documentaires. En abordant la question du langage dans une organisation, Girin avait indiqué combien celui-ci est localisé, comment il explicite ce qui reste souvent partagé dans un groupe restreint [Girin, 2001], faisant écho à la place des écrits non seulement dans un lieu, mais dans des espaces plus larges [Fraenkel, 2001].

38L’étude de l’activité, et plus particulièrement celle d’écriture, nous a conforté dans le fait qu’elle constitue à la fois une expression qui s’origine « quelque part », en même temps qu’elle amorce une sortie, une exportation [Guyot et Normand, 2005] vers un ailleurs qu’il faut alors pouvoir qualifier. D’où notre amorce d’une géographie de l’information, étude de la dynamique engagée autour de l’information sous l’effet d’intérêts conjoints ou divergents, voulant articuler l’apport sociologique des collectifs (qui n’aborde pas de front la question de l’organisation) et l’approche organisationnelle éminemment soucieuse des régulations nécessaires pour faire tenir ensemble des éléments hétérogènes [Reynaud, 1989].

4.1 L’information circule entre localités

39Cela revient à penser le document comme médiateur entre plusieurs contextes. Les deux documents étudiés ici transportent les valeurs ou les ordres depuis le point où ils ont été conçus avant d’être mis à l’épreuve vers un ou plusieurs autres points lorsqu’ils s’en saisissent. Il leur faut donc, en quelque sorte, s’y préparer. Brevet ou formulaire apparaissent comme des matrices de compréhension suffisamment génériques pour que plusieurs localités ou points distants puissent les exploiter avec un minimum d’énergie cognitive. Les éléments qui ne passeraient pas ailleurs sont supprimés. Le travail éditorial se définit alors comme une projection vers un horizon d’interprétation, plus ou moins large et lointain, vers des personnes proches, connues mais pouvant aussi être anonymes, pouvant être amenées à utiliser le document.

40L’éditorialisation joue sur la syntaxe, le vocabulaire, le niveau (d’expertise, de technicité, de généralité), le style (normes d’écriture, longueur, formulation) pour rendre un document compréhensible par d’autres publics que son auteur et ses proches. Elle anticipe ses usages possibles et, ainsi transformé, le document agit à distance et porte, exporte son ordre. C’est prendre en compte le fait que plus la distance entre la localité de production et celle de son exploitation grandit, et plus ce travail devient indispensable et critique. Nous rejoignons ici Thévenot et ses trois régimes d’engagement qui expriment le degré de formalisation nécessaire pour justifier son action [Thévenot 2006].

41Cela complète l’étude des collectifs de travail et les distinctions en niveaux en y ajoutant une dimension informationnelle pour expliquer leurs relations avec l’extérieur. Le terme de localité déclare fondamentale la géométrie variable d’un groupe en fonction des objectifs qu’il poursuit. Cela oblige à le décrire par les façons dont il s’agence avec d’autres par le biais de l’information, que ce soit une personne, un service, un collectif élargi, un groupe-projet, ou l’organisation toute entière vue alors comme un regroupement de localités aux objectifs communs ou divergents. Chaque localité a une position et des liens de distance avec d’autres, des jeux de relations, hiérarchiques, fonctionnelles, d’alliances, de négociations et d’ajustements qui se traduisent par des productions et des échanges de documents. Ainsi apparaît une surface de déploiement spécifique, dans les façons dont elle se dit à elle-même et à autrui.

42C’est intégrer au contexte propre aux linguistes [Normand 2005] le contexte social et organisationnel de sa production ET de son exploitation. Cela ouvre, du même coup, la notion de sous-système, à la fois autonome et totalement dépendant de l’ensemble. Chaque localité écrit, signe, produit et utilise des informations produites ailleurs ou en son sein. Dans ces échanges, ses membres partagent implicitement du sens, un certain vocabulaire, des valeurs et des règles qui lui sont propres. De même que la notion de configuration [Élias 1987] suggère leur stabilisation le temps d’une action, de même ici, chacun « reprend ses billes » lorsqu’il s’engage dans une autre action.

43En même temps, tout en étant arrimée à une situation et à l’action qu’elle engage, une localité œuvre à l’intérieur d’un système de valeurs et de règles qu’elle n’a pas elle-même toujours forgé et qui la dépasse et la contraint. Pour l’exprimer nous avons recouru à la notion de monde, cet environnement agissant comme un cadre dans lequel une localité s’insère. Décider d’y entrer, c’est accepter les règles de chacun d’eux [Boltanski et Chiapello, 1999]. Le monde de la propriété industrielle, par exemple, se caractérise par un fonctionnement juridique dont les règles assurent la protection de l’innovation, règles auxquelles les localités émargent lorsqu’elles veulent en tirer parti. C’est ainsi que le document brevet assure le passage d’un monde à l’autre, du monde scientifique (caractérisé notamment, par une communication et un contrôle par les pairs) au monde juridique dans lequel la controverse est reine puis au monde industriel appuyé sur une stratégie économique. Le document inscrit et porte en lui le poids de ces trois mondes. D’une autre façon, la politique d’aide sociale inclut des organismes qui, quoique de nature et de fonctionnement différents, ont en commun de venir en aide aux personnes en difficulté : ils adhèrent à certaines valeurs, telles que l’écoute et un traitement égalitaire. Cette notion permet de rendre compte des couplages organisationnels qui s’effectuent le temps d’une action pour un acteur ou une localité.

5. LE DOCUMENT-ACTION

44Précisons alors quelques résultats théoriques et méthodologiques. Ils complètent les définitions proposées par Pédauque en montrant l’intense dynamique qui entoure, régit un document ou qu’il occasionne [Pédauque, 2003]. Tout en occasionnant une activité de traitement, il s’insère dans l’activité d’un acteur ou d’un collectif dans une problématique de communication organisationnelle [Kolmayer et Peyrelong, 1999]. De ce point de vue, un document n’est pas un donné mais il advient organisationnellement. Un texte acquiert le statut de document dès lors qu’il est adressé à quelqu’un, de façon restreinte ou large. Il stabilise une situation et, tout en apportant/transportant l’ordre organisationnel de sa localité, il indique sa position vis-à-vis d’autres localités. Cette dimension d’objet exportable, appropriable dans d’autres situations le dote de facettes dépendant des intentions qui l’entourent. Ainsi, dans l’activité d’un chercheur, le brevet intervient comme soutien à la réflexion, il peut aussi servir de preuve lorsqu’il s’agit de défendre une innovation, ou encore de matière première pour une activité rédactionnelle.

45On comprend alors mieux la place d’un document-métier en situation, en focalisant l’analyse sur l’action, rejoignant d’autres études qui couplent sociologie et sciences de l’information [Zacklad, 2004]. Cet artefact apparaît comme triplement construit : techniquement (selon des règles formelles et des conventions d’écriture), socialement (dans les séries d’interactions nécessaires pour le produire ainsi que dans l’anticipation d’usages) et organisationnellement (car inscrivant les contraintes particulières d’une localité-organisation). Cette chaîne d’interventions confère au document un statut, une usabilité plus ou moins explicite et plus ou moins consensuelle. Il agit comme passeur d’ordres, cognitif, social et institutionnel, porteur de prescriptions attachées à son statut ; révélateur, enfin, des initiatives, risques et responsabilités prises par les acteurs autour de lui.

46La part médiatrice d’un document s’élabore dans un processus où les acteurs interviennent selon des régimes d’engagement différenciés. On pourrait reprendre les propos tenus sur l’écrit d’écran comme surface d’action, appelant et inscrivant de multiples interventions d’écriture, de validation, de lecture, de validation et de manipulation [Souchier et al., 2003] dans un dispositif réglementé. Il y a ceux qui ont conçu le formulaire, ceux qui le remplissent, ceux qui le subissent, ceux qui l’examinent.

47Sur le plan méthodologique, cette approche par le document [Guyot, 2001], [Peyrelong, 2002] combine une analyse de surface pour y déceler ce que l’organisation dit de la circulation de l’information (qui s’adresse à qui, qui définit quoi) avec une approche par l’activité [Barbier 2003] qui montre cet objet positionné dans la chaîne de travail et dans une appartenance organisationnelle. Cette attention aux conditions de production et de communication donne à voir les façons de s’organiser et, in fine, révèle l’organisation sous deux versants, celui de l’action organisée et celui de la structure organisationnelle.

CONCLUSION

48L’activité d’éditorialisation, intimement liée à l’activité de travail, prend des formes plus larges qu’auctoriales : remplir un formulaire, apposer une signature, annoter, valider ou donner une autorisation, constituent des engagements qui relèvent d’un certain management de l’information dont on voit qu’il concerne dorénavant tous les acteurs et pas seulement l’encadrement. Ce travail commence dès qu’un acteur tient compte de l’existence l’autre, de sa situation, et non plus seulement de la sienne propre.

49Il pourrait sembler étonnant qu’au moment où le document numérique suscite de nombreux travaux, cette étude s’en tienne à des documents encore sur support papier. On aura compris qu’une compréhension plus fine des implications rédactionnelles et de leur place dans un système de règles et d’ajustements entre localités, peut être extrapolée sur d’autres supports.

50Ce processus d’écriture n’est pas exempt de paradoxes : les pré-formatages réalisés en amont, censés faciliter la sélection des informations et leur exploitation, constituent un coût d’investissement pour l’organisation. En même temps, de nombreux documents échappent aux dispositifs formalisés et continuent d’être gérés dans des systèmes personnels adaptés à leur propriétaire mais leur occasionnant un travail conséquent pour le maintenir, travail que l’organisation prend rarement en compte. Cela donne à voir les limites des dispositifs collectifs rigides et justifie d’autant plus de se concentrer sur cette part invisible du travail, en étudiant, alors, par-delà les façons dont les individus s’organisent, comment s’effectuent les transferts vers des plateformes collectives.