Version classiqueVersion mobile
OpenEdition Books

Où va le travail à l’ère du numérique ?

 | 
Anne-France Saint Laurent-Kogan
, 
Jean-Luc Metzger

Troisième partie. Lire et écrire au travail à l’ère du numérique

Chapitre III-1. Le document au croisement des points de vue disciplinaires

Brigitte Guyot, Isabelle Le Bis, Frédéric Moatty, Françoise Rouard et Béatrice Vacher

Texte intégral

PRÉSENTATION

1Le collectif de travail est étudié dans cette partie sous un angle particulier et largement méconnu : à travers les représentations et les pratiques autour du document dans l’activité, quels qu’en soient les acteurs ou le support, numérisé ou non. En effet, lorsqu’il est question de technologies d’information et de communication, le terme information prend une connotation qui reste vague, volatile, voire immatérielle et entre en tension avec celui de communication, qui pose des problèmes similaires. C’est pourquoi de nombreuses recherches privilégient aujourd’hui des approches matérielles notamment autour du « document numérique » compte tenu des multiples enjeux juridiques, socio-économiques ou politiques qui se nouent autour du document. Partir du document, le prendre comme un observable, qu’il soit papier ou électronique, c’est ouvrir en quelque sorte la boîte noire pour revenir à plusieurs points fondamentaux : tout d’abord, regarder les choses en train de se faire tout en considérant la façon dont le document a cristallisé des négociations et des décisions, identifié des accords, des divergences et des conflits, qu’il a censurés, euphémisés ou mis en relief. C’est entrer dans la vie des acteurs, parfois des auteurs, au travail et plus particulièrement dans la partie consacrée au travail d’écriture, de lecture ou de rangement. Cette trace matérielle est une clé pour accéder à des processus souvent invisibles et permet également de suivre de près la vie des collectifs, en tant que cristallisation de leurs représentations et de leurs dynamiques internes en liaison avec d’autres collectifs internes ou externes à l’entreprise.

2S’intéresser au document aujourd’hui pour penser le collectif de travail c’est marquer l’importance de l’écrit au travail dans des situations largement équipées par les TIC. Qu’il s’agisse de la diffusion des procédures, de la multiplication des contrôles et des traces ou encore de l’écrit considéré comme outil de travail ou produit du travail. L’entrée par l’objet modeste et souvent négligé que constitue le document (et les activités auxquelles il donne lieu) se révèle féconde dans la mesure où ce dernier est à la fois la trace, le jeu et l’enjeu de relations individuelles et collectives de nature professionnelle au sein d’organisations variées. C’est dire combien nous prolongeons ici un point déjà mis en évidence dans la première partie de cet ouvrage, à savoir la constitution de collectifs dans l’action autour de valeurs ou de projets. Nous complétons, de même, la seconde partie qui met en valeur un autre point structurant des organisations, celui de l’apprentissage quotidien et sans cesse remis en cause, qui ne rencontre pas toujours la reconnaissance institutionnelle.

3Les deux premières parties ayant rappelé la co-construction du social et du technique, les TIC appuyant les changements sans les déterminer, nous n’avons pas, contrairement à de nombreuses approches, focalisé d’emblée notre attention sur le support technique de la communication. Nous sommes partis du fait qu’au travail, ce que certains appellent la « révolution numérique » n’a bouleversé qu’à la marge la cartographie des professions existantes. Si de nouveaux emplois liés à l’informatique sont apparus (informaticien, opératrice de saisie, webmestre, etc.), dans la majorité des cas, les professions existantes se sont approprié les TIC et, en s’en emparant, ont fait évoluer leur métier. En revanche, cette appropriation a conduit à une diversification et à une spécialisation des compétences, tout en remettant en jeu les frontières entre les métiers, notamment pour les spécialistes de l’information. C’est ce repositionnement des métiers qui a transformé les relations tant au sein des collectifs de travail, que dans leurs relations avec les autres collectifs et les organisations.

4Les concepts élaborés ici pour analyser le document en général (forme, statut, enjeux) sont également opératoires pour le document électronique, car il faut pouvoir analyser ensemble les normes sociales, langagières et culturelles qui régissent son usage selon les configurations organisationnelles. On ne peut séparer la question du document électronique de celle de l’évolution du document dans sa globalité, pour la relier aux activités des acteurs, à leur appropriation des outils, à leurs pratiques innovantes et de détournement. L’approche par le document donne alors à voir la place relative des TIC, la redéfinition des frontières du collectif, le lien entre collectif de travail et document (production, lecture, circuits).

1. POINTS DE VUE DISCIPLINAIRES SUR LE STATUT DU DOCUMENT

5Une telle approche nécessite de mobiliser plusieurs disciplines. Linguistique, sociologie, sciences de gestion, de l’information et de la communication, ont analysé les évolutions de la place de l'écrit au travail, avec l'apport d’autres disciplines comme l’ergonomie, l’histoire ou l’anthropologie. Nous proposons ici un inventaire des travaux qui nous semblent les plus pertinents pour cette approche.

1.1 La dimension langagière du travail

6Analyser l’univers du travail sous l’angle du langage, tel est le propos des chercheurs réunis dans le réseau interdisciplinaire Langage et Travail du CNRS. Ils se sont donné pour objectif la description des pratiques et des systèmes langagiers et communicationnels (écrits, oraux et graphiques) comme moyen d’appréhender l’activité de travail des opérateurs au sein des organisations. Plus généralement, leurs travaux se sont intéressés au lien entre communication, cognition et action au travail [Borzeix et Fraenkel, 2001b], ainsi qu’à l’activité de langage au travail [Boutet et Gardin, 2001] au sein d’ » agencements organisationnels » [Girin, 1995]. Ils ont ainsi pu montrer que cette relation ne va pas de soi : si la parole soutient l’activité, elle peut aussi la gêner, et peut constituer l’activité elle-même [Teiger, 1995]. L’écriture au travail est un objet d’étude qui a bénéficié de l’interdisciplinarité – la linguistique, l’ergonomie, la sociologie, les sciences de la gestion et les sciences de l’information et de la communication –, ainsi que de la combinaison d’approches microscopique et macroscopique.

7Le passage de l’oral à l’écrit se traduit aujourd’hui par une « mise à l’écrit » généralisée dans le monde professionnel, qui peut conduire à une insécurité ou à une exclusion sur le marché du travail. Par rapport à l’oral, l’écrit assume des fonctions spécifiques au regard du temps, il rend visible et inscrit dans la durée, il fait autorité en tant que trace, c’est un support d’enregistrement et de mémoire, un outil de coordination des temps et des acteurs.

8Dans le champ « langage et travail », la montée de l’écrit au travail a conduit des chercheurs de différentes disciplines à s’interroger sur l’écrit dans sa relation avec l’oral [Grosjean et Lacoste 1998 ; Rouard, 2001], sur la mise en place de la traçabilité [Fraenkel, 1995], la fonction prescriptive de l’écrit [Moatty, 2001], la formalisation des procédures [Pène, 1996], les normes de qualités [Cochoy et al., 1998 ], la preuve [Vacher, 2001], les usages professionnels des écrits électroniques [Bailly et al., 2002] ou sur les temps de l’écrit [Moatty et al., 2004]. Dans l’ensemble, ces travaux ont surtout abordé le document, de manière indirecte, à travers la question de la montée de l’écrit au travail liée aux nouvelles formes d’organisation, à la diffusion des TIC et à la place croissante des services.

9Plus récemment, une approche interdisciplinaire (linguistique, ergonomie et sociologie) a combiné une double perspective micro et macro d'analyse des documents et des pratiques outillées de lecture et d’écriture [Moatty, Rouard, Teiger, 2004]. Le niveau d’analyse micro s'intéresse à l'enjeu, au contenu, à la forme, au statut et à la circulation des documents, ainsi qu’aux rapports sociaux et aux interactions gestuelles, verbales ou scripturales nécessaires pour travailler. Le niveau macro procède par comparaison et vise à constituer une cartographie des usages de différents types de documents.

1.2 Linguistique

10Plusieurs domaines de la linguistique sont utiles pour étudier l'écriture, la lecture et leurs outils : les parties de la linguistique générale (morphologie, syntaxe et lexique) auxquelles il faut rajouter la sémiologie, la stylistique, la pragmatique et la sociolinguistique.

11La linguistique s'intéresse à l’écriture comme forme de pratique discursive de sujets situés. Pour étudier le discours, la linguistique distingue les formes écrites et orales, les deux langues écrites et orales, l'écrit n'étant pas une simple transcription de l'oral [Catach, 1998] et s'intéresse à la construction du sens à travers les systèmes graphiques et à travers la mise en mots. Pour décrire « la part langagière du travail », « les linguistes du travail » [Boutet, Gardin, 2001] se sont forgé des concepts et des outils, dans la tradition sociolinguistique, notamment les notions de « métissage » [Labov, 1978], de contact entre sémiotiques (oral, écrit et iconique), de « contexte » dans l'opposition « code restreint »/ » code élaboré » [Bernstein, 1975], de « dialogie » et de « genres » [Bakhtine, 1997] pour décrire la circulation des paroles et des écrits dans les organisations.

12La linguistique apporte une double approche : une attention particulière à la matérialité des énoncés comme élément de l'interprétation et une approche globale de l'entreprise comme univers documentaire. Dans cette perspective, chaque salarié est considéré comme vivant dans l’univers graphique et rédactionnel de son entreprise, univers dont il doit connaître les règles sous peine de sanction ou de rejet. Il puise dans cet univers formel des écrits-modèles ou des écrits-types, des règles et des consignes d’écriture et de lecture, des façons de dire et d’écrire canoniques. Ce réservoir de formes documentaires lui permet d’intégrer, de se former, voire de se conformer aux modèles qui structurent les écrits de l’entreprise ou de s’en distancier [Rouard, 1995]. Par ailleurs, il existe une division du travail d'écriture, repérable dans les traces d'intervention des différents acteurs du document, rédacteur, auteur, signataire [Fraenkel, 1995] et assistant à l'écriture. La division sociale du travail d’écriture est très ancienne, et s'inscrit plus généralement à l'intérieur des relations complexes existant entre les systèmes d’écriture, les systèmes sociaux et les systèmes de normes, propres à chaque aire culturelle.

13L'écriture est une technique, apparue en Mésopotamie, et l’art d’écrire un métier, réservé à des professionnels et la lecture est indissociable de l'écriture [Bottéro, 1987]. Les outils, bien avant le numérique, ont transformé les métiers d’écriture et de lecture, comme le montre l'existence de professions de lecteurs professionnels, journalistes, bibliothécaires et documentalistes, par exemple. Dans le genre écrit et ses matérialités, nous sommes passés du livre-bible, manuscrit ou imprimé au document traité. Quant aux outils informatiques, ils ont plus spécifiquement modifié les pratiques documentaires, par exemple dans le passage de « l’écrit personnel, (telles) les notes pour soi », au « document partagé » [Guyot,2002]. Deux choses paraissent particulièrement importantes : le rapport à la norme, d'une part, et l'outillage, d'autre part, à travers les formats et les règles formelles d’écriture. Ainsi le processus d'écriture s'est normalisé grâce à la machine à écrire [Delmas, 1995], puis grâce à l'ordinateur, alors que la graphie des caractères avait été normalisée avec l’apparition de l'imprimé. Cet équipement technique de l'écrit contribue à sa diffusion, à son accessibilité et à des effets en retour sur la standardisation des documents [Reverdy, 1999]. Les activités liées à la lecture ont également été transformées, puisque l’on est passé de l’idée de lecture à l’idée de traitement sous sa forme d’indexation, de catégorisation et de mémorisation. Par ailleurs, l’histoire de l’écrit montre combien le découpage culturel et la hiérarchie des écrits évoluent.

14Une histoire de l'écrit au travail reste, cependant, à entreprendre, dans ses relations à l'histoire de l'écrit lettré, selon plusieurs axes, dont celui de sa légitimité, la reconnaissance des écrits passant par la légitimité des supports. De ce point de vue, il y a une différence entre, d'une part, l'écrit intermédiaire, auquel correspond souvent le document et, d'autre part, le livre, support légitime par excellence.

1.3 Sociologie

15La sociologie ne s’intéresse pas au document en lui-même, mais aux usages, aux pratiques et aux rapports sociaux qui se tissent autour de lui, de son format, de son statut et de sa circulation ou qui s’inscrivent dans sa matérialité. Aussi plusieurs sous-champs spécialisés de la sociologie peuvent être mobilisés pour analyser le document dans une approche multidisciplinaire.

16Une première approche, celle de la sociologie de la culture [Bourdieu et Passeron, 1964], s’intéresse à divers types de documents selon leur légitimité culturelle, notamment le livre et les imprimés, cette approche s’intéresse également aux pratiques d’écriture et de lecture qui sont associées à ce type de document selon les catégories d’auteurs ou de lecteurs, professionnels ou profanes par exemple, dans différents milieux sociaux. On peut mentionner dans le même cadre les travaux issus de la sociologie de l’éducation et ceux portant sur des professions culturelles dans le champ de l’édition ou du journalisme par exemple.

17La sociologie de la communication, des médias ou de la réception peut s’intéresser au document en tant que medium et support politique, technique ou culturel de la communication [Beaud et al., 1999] et la sociologie des usages [Jouët, 2000] peut aborder les usages qui se développent tant pour négocier le contenu matériel du document que son statut, sa circulation ou sa réception.

18La sociologie des sciences et des techniques, ainsi que l’anthropologie et l’histoire, montrent que les évolutions des supports (passage de l’oral à l’écrit, imprimé, informatique) et des pratiques d’inscription sont liées au développement cognitif des sciences et des techniques ([Goody, 1979] ; [Eisenstein, 1991]), tandis que pour les contenus, le discours scientifique est caractérisé par l’existence de technologies d’exposition littéraires [Shapin, 1985].

19Les travaux sociologiques interactionnistes et ethnométhodologiques ont proposé une vision de l’action pratique dans laquelle le langage tient une place centrale pour définir la situation et son contexte, s’y adapter et pour forger le processus d’interprétation ([Garfinkel, 1967] ; [Goffman, 1987]). Pour cette approche, les dispositifs de représentation jouent un rôle central, les plans d’action servant de ressources pour l’ « action située » et la coordination entre les personnes [Suchman, 1987]. La place des objets dans l’action conduit ainsi à s’intéresser aux objets techniques et à leurs utilisateurs [Akrich, 1993], et aux formes de représentation de l’information [Conein et Thévenot, 1997]. Les documents en tant qu’objets informationnels peuvent ainsi être vus comme des « artefacts cognitifs » [Norman, 1993] ou des « objets intermédiaires » permettant la médiation et la coordination dans des collectifs [Vinck, 1999].

20Enfin, pour la sociologie du travail, la dimension langagière des activités de travail a longtemps constitué un angle mort [Borzeix, 2001], et le lien entre le dire et le faire a surtout été étudié pour critiquer l’interdiction de « la parole ouvrière » dans le mode de production taylorien, ainsi que l’exclusion des ouvriers de l’accès au langage [Zarifian, 1996]. Sur le marché des « échanges linguistiques » [Bourdieu, 1982], la sociologie du travail s’intéresse à la dimension langagière à travers les interactions verbales et analyse le langage comme action, en contexte social, selon le cadre et la situation. Grâce aux apports d’autres disciplines, notamment la linguistique et l’ergonomie, l’analyse de la dimension langagière des activités de travail s’est enrichie [Demazière et Dubar, 1997], elle n’est plus simple extraction de contenu, le langage n’étant pas un simple véhicule des messages [Borzeix, 2001]. Selon l’objet des recherches, il faut s’intéresser par exemple aux conditions sociales d’énonciation ou de réception, au statut des locuteurs, à la dimension pragmatique, aux usages et rapports sociaux dans des environnements de travail marqués par des nouvelles formes d’organisation et d’innovation technologiques, qui imposent une place croissante aux activités de langage, notamment dans ses dimensions cognitives ou collectives.

1.4 Sciences de gestion

21En sciences de gestion, plusieurs courants ont étudié la façon dont les éléments concrets et quotidiens du travail, comme peut l’être le document, structurent l’organisation de façon beaucoup plus puissante que les grands principes. Tout d’abord, pour le courant dit de l’action organisée ou des outils de gestion [Berry, 1983] ; [Moisdon, 1997] ; [David, Hatchuel et Laufer, 2000], le document considéré sous ses dimensions à la fois matérielles et symboliques, peut être un simple indicateur, un modèle ou encore une procédure imposant des règles. Alors que, pour la volonté managériale, ces instruments sont supposés n’être que des auxiliaires dociles, ce courant montre qu’ils structurent les situations et engendrent des comportements échappant à l’intention des acteurs. Ainsi, dans Une technologie invisible, Michel Berry nous incite à réinterroger les raisons pour lesquelles on nie encore trop souvent « qu’en première approximation, c’est l’intendance qui commande » ([Berry, 1983], p. 9). Dès lors, pour « déjouer les pièges », les chercheurs en sciences de gestion sont invités à s’intéresser aux instruments ou aux documents et pas seulement aux volontés affichées.

22Un deuxième courant est celui appelé l’interactionnisme en gestion. Dans cette perspective, J. March s’est intéressé à la marge de manœuvre qui permet d’éviter les conflits dans les organisations (slack organisationnel). Il reconnaît le travail prosaïque indispensable à l’efficacité de l’organisation : « Nos discours sophistiqués sur les limites de l’efficacité nous font oublier que les organisations ne peuvent fonctionner que si des tâches très ordinaires sont effectuées correctement et de manière routinière », ([March, 1991], p. 45). Les outils et procédures, astuces et savoir-vivre quotidiens, ainsi que le soin régulier de l’ennemi commun à combattre sont les principaux facteurs d’efficacité de l’organisation. En d’autres termes, l’aspect prosaïque de cette dernière est plus important à prendre en considération que l’héroïsme, fictif, des leaders, même si cette fiction mérite d’être entretenue pour conserver la motivation des troupes. On retrouve cette même idée chez K. Weick et K. Roberts [Weick et Roberts, 1993] à travers ce qu’ils nomment la vigilance mutuelle (heedfull interrelating) qui consiste en une attention portée à l’action des uns et des autres, jusque dans le moindre détail. Les auteurs montrent que cette vigilance de tous est facteur « d’intelligence collective » et ainsi de performance. W. Orlikowski [Orlikowski, 1996] ou encore M. Poole et G. de Sanctis [Poole et Sanctis, 1992] reprennent ce point de vue sur les situations pratiques pour étudier les changements dans les organisations en faisant également référence au structurationnisme [Giddens, 1987].

23Un troisième courant étudie les spécificités culturelles à travers le management au quotidien [d’Iribarne et al, 1998] : les questions interculturelles sont simplement posées à travers les problèmes ordinaires de communication et d’information. S. Chevrier [Chevrier, 1998] illustre par exemple les différences de conception de la qualité entre « le solide » – vue de l’ingénieur suisse – et « l’ingénieux » – vue par l’ingénieur français – à travers les différents sens que prend la signature d’une procédure selon l’origine des acteurs. Cette approche souligne que, selon les appartenances culturelles, la procédure peut être un engagement à respecter la règle ou une simple formalité dont on peut se débarrasser de façon astucieuse.

24Enfin, mais la liste n’est pas exhaustive, la question du processus d’acquisition des connaissances dans l’organisation (knowing, selon Duguid, Brown, Kogut) qui met l’accent sur la situation et sur l’interaction dans la construction et la reconstruction permanente d’un savoir collectif. Les objets de coordination, souvent sous forme documentaire (planning, méthodes de travail, contrats, etc.), y acquièrent une dimension particulière, parce qu’ils sont considérés comme porteurs de savoir et non comme de simples outils.

25Tous ces courants des sciences de gestion ont pour point commun le souci du détail et la centration sur la situation, pour rendre compte de la vie des organisations. Si leurs travaux ne sont pas, en principe, normatifs, ils dépassent néanmoins la seule volonté de comprendre les phénomènes étudiés. Ces derniers sont en effet systématiquement remis dans leur contexte et inscrits dans des réflexions théoriques généralisantes, pour donner aux praticiens et aux lecteurs des leviers d’action. Un autre point commun est l’importance dévolue au terrain, le plus souvent par une approche anthropologique parfois complétée par une étude historique et / ou statistique. Ces points ne sont toutefois pas spécifiques des sciences de gestion, puisqu’on les retrouve en sociologie, en sciences de l’information et de la communication, ainsi qu’en linguistique.

26En revanche, ils s’opposent (il s’agit de complémentarité presque parfaite) aux courants centrés sur les évolutions majeures des organisations en fonction de facteurs économiques, techniques ou sociaux et qui n’explorent généralement pas la complexité des terrains dont ils disposent. Les travaux sur le rôle des TIC dans les organisations n’abordent par exemple qu’exceptionnellement les considérations prosaïques des tâches correspondantes. Le document, quand il est mentionné, est assimilé à l’écrit électronique dont on décrit les transformations et les particularités. De même, les travaux sur la gestion des connaissances s’intéressent principalement à la connaissance (« knowledge ») en opposition au « knowing », présenté plus haut, en précisant en quoi la connaissance ou le savoir se différencient de l’information (par une certaine appropriation, intégration).

1.5 Sciences de l’information et de la communication

27Dans cette discipline, nous retiendrons ici quatre approches, laissant de côté de nombreux travaux, par ailleurs fort intéressants, qui portent sur la question des interfaces de recherche d’information et sur l’ingénierie des connaissances (sous son versant intelligence artificielle et modélisation de la structuration documentaire).

28Une première approche appréhende l’objet document comme une surface plurielle où se donnent à voir plusieurs niveaux : en tant que surface de publication, il exprime le point de vue d’un ou de plusieurs acteurs. La notion d’auteur comme « médiatisation de soi » est inhérente à la notion de document, et s’analyse alors comme un lieu d’expression d’une intention mise en œuvre formellement et sémantiquement à travers un processus éditorial qui tend à se transformer sous l’effet des technologies. Cette surface d’inscription intentionnelle s’organise selon un cadre qui n’est pas uniquement formel mais qui en conjugue plusieurs. La notion de média informatisé, ou d’écrit d’écran, signale la conjonction de plusieurs « modes d’existence » ([Jeanneret,2000] ; [Souchier, 1996]) : morphologique (dans une cohabitation de formes) ; politique (il inscrit un poids institutionnel) ; social (il inscrit des relations) ; cognitif (il induit et crée des représentations) ; technique (tout ce qui a trait à l’écriture, au codage, au découpage en unités d’information), et, ajoutons-nous, documentaire (pour en faciliter l’accès). Cette juxtaposition de modes conditionne l’activité interprétative de lecture, qui va au-delà du repérage et de la navigation, générant une charge cognitive analysée par des études d’usages devant écran ([Boullier et al., 2003] ; [Jeanneret, 2001]).

29La seconde approche étudie le document en situation et en action, parlant alors de document-métier ou de « document pour l’action » [Zacklad, 2004] et analyse son lien avec le travail. Il apparaît comme un support « intermédiaire » pour faire avancer l’activité et pour se coordonner [Vinck, 1999]. Cela rejoint les travaux des chercheurs de Langage et travail [Borzeix, 2001], comme en témoignent les études sur les pratiques d’écriture [Delcambre, 1997] ou d’annotation de textes [Zacklad, 2004]. Mobilisé dans les pratiques professionnelles, le document occasionne une activité d’information personnelle de production, de recherche et de manipulations au poids grandissant [Guyot, 2001]. Qu’elle soit distribuée entre tous les acteurs ou qu’elle reste personnelle [Vacher, 2006], cette activité documentaire donne également lieu à une fonction collective identifiée et basée sur une activité de service réalisée au profit d’individus ou de collectifs (médiation documentaire).

30Un document est alors étudié comme un objet « chargé d’organisation ». Le considérer comme une surface de légitimation pose, de façon centrale, la question de son statut et du processus de mise en statut et en circulation. Une organisation étant entendue comme un ensemble de moyens tenus ensemble par des règles et des objectifs, l’accent est mis ici sur l’action organisante, encadrée par des dispositifs et des collectifs régis ou articulés par des règles. C’est porter attention aux cadres institutionnels qui formatent la production et la circulation de documents.

31Tout d’abord, en tant qu’ils sont « pris » dans un collectif, on voit se dessiner de nombreuses formes de collectifs aux granularités différenciées : ceux qui les produisent ou les utilisent peuvent être fermés (ils produisent pour leur propre compte), ouverts ou globaux (l’institution dans sa totalité ou un regroupement d’institutions). De ce point de vue, un document apparaît clairement comme faisant partie et étant pris dans un système d’information, pouvant se définir comme étant ce que l’organisation décide de gérer et de faire circuler de façon rationnelle, que ce soit par le biais d’une démarche qualité ou de dispositifs dévolus à la gestion documentaire, à la gestion de l’activité elle-même (plates-formes de workflow, Intranet) ou encore à la gestion des connaissances produites et possédées en interne (Durampart ; Lépine ; Bouillon ; Vaujany).

32Ce regard organisationnel conduit à une définition forte du document : un texte ne devient un document qu’en acquérant ce statut à travers un processus de formalisation, de chargement, et de légitimation mettant en jeu différents acteurs [Peyrelong, 2002]. En le suivant dans ses parcours, en analysant la façon dont il est engagé dans l’action, comment il est produit et utilisé dans les collectifs et circule entre eux, il donne à voir les choix de l’organisation et, partant, les formes organisationnelles.

33Enfin, un groupe pluridisciplinaire regroupant des chercheurs appartenant aux sciences de l’ingénieur et aux sciences sociales ([Pedauque, 2003] ; [Salaün et Charlet, 2004]) a travaillé la définition du document numérique, en distinguant plusieurs dimensions : forme matérielle « vue », codée et pouvant faire l’objet de traitements et de calculs ; signe (connaissances organisées en texte pour être « lu ») ; et medium dans un système d’échanges pour amplifier son audience (correspondant au « su », [Pedauque, 2006]). Une telle distinction permet de prendre en compte, de façon fine, les évolutions tant sociales que liées à la numérisation. Cette conception nous paraît d’autant plus fructueuse qu’elle considère les usages du document dans leur univers socio-organisationnel, c’est-à-dire contraints par les conditions de production et d’échanges au sein d’une collectivité. Dans ce sens, les recherches du groupe Pédauque nous paraissent particulièrement pertinentes lorsqu’il constate une re-documentarisation de la société (appuyée sur l’exigence d’une réflexivité de la part des acteurs et des institutions), comprenant la coexistence d’une sphère privée (« pour soi ») en cours de publicisation, d’une sphère collective (« pour nous, vous ») et d’une sphère publique (pour « on ») ([Pedauque, 2006], p 8) en cours de redistribution, conduisant ainsi à un rééquilibrage des fonctions d’auteur/producteur.

1.6 Diplomatique : branche historique de l’étude des formes documentaires

34Enfin, nous voudrions rappeler que l’étude du document comme révélateur de l’activité est aussi au cœur de l’intérêt quotidien des historiens et archivistes. Ces derniers classent, traitent, inventorient et surtout critiquent les documents : sont-ils vrais, sontils faux, s’agit-il d’un original, d’une copie, d’un brouillon, qui s’en sert, pour quoi faire, pourquoi l’a-t-on conservé ? Toutes ces questions constituent les fondements d’une discipline qu’on nomme diplomatique, critique des formes et du contexte de production des documents, qui exige que l’on s’intéresse au sens, voire au bon sens. Tout comme la diplomatique des documents médiévaux, puis celle des documents modernes, s’est construite au fur et à mesure des besoins et des progrès de nos connaissances organisationnelles sur le passé, la diplomatique de l’ère numérique est en cours d’invention.

35Félix Gaffiot traduit le terme latin documentum par « exemple, modèle, leçon, enseignement, démonstration », dont le Moyen Âge occidental retiendra essentiellement le dernier sens, en l’infléchissant vers la notion de preuve [Niermeyer, 1976]. Par métonymie, l’objet (le support) désigne désormais le contenu. Or c’est bien ce contenu, le sens, qui nous fait porter attention à un document. C’est d’ailleurs tout l’objet du travail d’Y. Jeanneret [Jeanneret, 2001] que de mettre l’accent sur cet aspect sémiotique. Par exemple, le Trésor des chartes des rois de France comporte peu de dossiers complets révélant une activité de pouvoir (ABS de l’histoire de France, 1986), alors même que la France a connu, au tournant des XIVe et XVe siècles, une période de grande instabilité (roi fou, guerres, Traité de Troyes où le roi Charles VI renie son fils au profit du roi d’Angleterre, etc.). On a pourtant jugé utile de conserver un dossier relatif à une demande de réparation, suite à la séquestration de la propre fille de Charles VI par Henry IV de Lancastre, roi d’Angleterre. Ce dossier possède ainsi plusieurs versions de documents en cours d’élaboration, avec des indications (dites mentions dorsales) sur l’usage qu’il convient de faire de tel ou tel parchemin dans des circonstances précises.

36Ces mentions dorsales nous renvoient très précisément à la notion d’écrit « pour soi » (voir le chapitre III.2 de cette partie). Ce qui est « montrable » et acquiert un caractère officiel est nettement différencié de ce qui est « pour soi ». Ces mêmes mentions dorsales qui précisent la destination d’un document (pour soi / pour autrui) nous donnent aussi une vision plus nette d’une activité que l’on devine, de manière très floue, que l’on projette aussi. La diplomatique est ici un révélateur de la diplomatie, tout comme la question documentaire du Labo (voir le chapitre III.4) nous entraîne dans la résolution de questions stratégiques : il y a six siècles, comme aujourd’hui, il est crucial de choisir les documents à conserver et de préciser leur usage. Le dossier ainsi constitué, conservé, illustre encore la composante textum, ou tissage, chargée de sens, l’imbrication des sphères publiques et privées : les instructions aux ambassadeurs et les pouvoirs officiels qu’ils peuvent montrer illustrent le passage entre mondes, tout comme le brevet illustre le passage du monde scientifique au monde économique et juridique (voir chapitre III.3).

2. PRÉSENTATION DES TEXTES ET CHOIX DES TERRAINS

37Si l’apparition des écrits électroniques a tout d’abord été « absorbée » dans des usages prédéfinis, liés à l’héritage des écrits papier, elle a cependant remis en cause, au-delà du choix du support, les usages et les enjeux du document. Les usages des TIC nous amènent à reposer des questions fondamentales : la genèse du document, son contexte, sa circulation, son statut, les relations que nouent les acteurs autour de lui et de ses enjeux, qui peuvent laisser ou non une trace matérielle. Les usages du document sont en effet situés, ils s’inscrivent dans des logiques individuelles et collectives, articulées simultanément aux organisations formelles et informelles du travail (cf. partie II). Les transformations récentes des formes d’usages des documents accompagnent donc celles des collectifs de travail qu’elles contribuent aussi à remodeler, notamment en redéfinissant leurs frontières (cf. partie I).

38Plutôt que de nous intéresser directement aux redéfinitions du document liées à l’apparition du numérique, il nous a semblé préférable de privilégier les observations de terrain et l’analyse des usages, dans la mesure où la technologie ne détermine pas mécaniquement les évolutions. Les textes présentés ici ont été construits dans une perspective multidisciplinaire et ont en commun de s’intéresser à ce qui « fait travail » autour du document et non à son contenu. Nous avons choisi trois approches :

(1) Les usages et leur variété, qui démontrent l’importance – dans l’activité de travail – d’une masse d’écrits intermédiaires, comme les « écrits outils » et les « écrits pour soi », utiles pour les personnes et les collectifs, mais souvent peu légitimes (ch III.2) ;
(2) Les transformations du document, à travers une activité productive qui lui donne forme et statut, engage plusieurs métiers, et les positionnent dans ce processus éditorial, donnant à voir des formes organisationnelles (ch III.3).
(3) Les activités générées autour du document (ranger, mettre en forme, reproduire, retrouver, etc.), qui sont un point de vue riche de l’organisation, par ce qu’elles ont de structurant pour les relations entre les personnes au travail (ch III.4).

39Le statut et les enjeux du document sont donc déclinés autour de plusieurs thématiques complémentaires. Avec l’extension des usages du document au travail, l’activité documentaire du profane est mise à jour et les experts professionnels du document, n’ayant plus le monopole de sa définition, doivent la négocier. Plusieurs éléments, comme la volonté d’accumulation et de transmissibilité des savoirs, la rationalisation des activités d’écriture, la formalisation des organisations, contribuent à faire apparaître au grand jour une masse d’écrits jusque-là restés invisibles. L’inventaire des écrits au travail s’élargit, et fait apparaître la variété des usages et révèle l’importance d’une masse d’écrits intermédiaires, différents des écrits finalisés qui étaient le cœur des documents « documentalisables » et « documentalisés » par les documentalistes. La circulation des écrits entre plusieurs mondes professionnels révèle des transformations de leur contenu et met en évidence les processus éditoriaux spécifiques qui les régissent. Le document est ainsi soumis à différents états et à différents acteurs au cours de son existence, il acquiert en quelque sorte ses lettres de noblesse, réservées jusqu’alors aux écrits littéraires et à leurs biffures.

40Nous avons axé nos réflexions sur la complémentarité des approches disciplinaires concernant le document et l’activité : lecture, production, échanges, commentaires, circulation, etc. Comme un document est mis en circulation, il est transformé, en général dans une anticipation d’usage. C’est insister sur la réflexivité de plus en plus fréquemment exigée de tous les salariés, qui sont tour à tour auteurs, producteurs et lecteurs. Ils sont également gestionnaires de documents, aux côtés de dispositifs spécialisés dans le traitement et la gestion documentaire. Cela nous amène naturellement à analyser la répartition de tous ces rôles et les tensions qui s’expriment dans ces redistributions. Celles-ci donnent à voir des collectifs aux granularités différenciées, et des alliances entre eux. C’est insister sur le fait qu’un document résulte et occasionne des stratégies au sein des collectifs et recompose des fonctions et même des métiers.

41Au-delà des résultats factuels présentés ici, le regard adopté conduit à déplacer le questionnement sur le document. Il affirme que ce dernier doit être sorti de l’espace et de l’imaginaire documentaires (longtemps exclusivement cantonnés au monde de la documentation), qu’il est nécessaire d’ouvrir sa définition autour d’une masse d’écrits différenciés selon leur légitimité et leur visibilité. Les pratiques documentaires et les différents collectifs qui y participent donnent à voir des frontières organisationnelles spécifiques, qui révèlent d’autres frontières que celles d’un organigramme. C’est, in fine, vouloir dépasser l’analyse stricte du document et des TIC, pour analyser les technologies intellectuelles et étudier la division du travail intellectuel.

Auteurs

Archiviste-paléographe, responsable des ressources documentaires, École Nationale de la Santé Publique.

Maître de conférences en Sciences de l’Information et de la communication, École des Mines, chercheure associée au LVIC-GERS5C, Université Aix-Marseille III Paul Cezanne.

© Presses des Mines, 2007

Conditions d’utilisation : http://www.openedition.org/6540