1D’une manière générale, un rapport d’activité est un document plus ou moins synthétique retraçant et analysant pour une période donnée l’activité d’une structure.

2Pour les bibliothèques universitaires, c’est une obligation réglementaire inscrite dans l’article 7 du décret 2011-996 du 23 août 2011 stipulant que : « [Le directeur] présente au conseil d’administration de l’université ou de l’établissement de rattachement, un rapport annuel sur la politique documentaire du service ».

3Cela ne vous fait pas rêver ? En bien, nous non plus ! C’est pourquoi nous avons choisi, après deux rapports classiques produits dans la douleur, de revisiter l’exercice tant sur le fond que sur la forme. Et l’opportunité s’est présentée avec la réalisation du projet de service.

À l’origine du rapport d’activité : le projet de service

4Dès l’année universitaire 2014-2015, la Direction du SCD de l’université de Saint-Étienne décide de travailler à l’élaboration de son projet de service. La raison en est double. Depuis 2011, le SCD est dans une dynamique de développements et de changements importants. Au fil des années, les projets s’enchaînent à un rythme très soutenu : rénovation du réseau documentaire dans le cadre des projets immobiliers conduits par l’université, réinformatisation du réseau des bibliothèques d’enseignement supérieur stéphanoises, extension des horaires d’ouverture dans les bibliothèques universitaires, élargissement de l’offre de services, développement de nouvelles activités comme l’animation culturelle, mise en œuvre de plans d’action pour l’amélioration de la qualité de service dans toutes les bibliothèques, réorganisation en profondeur du SCD. Après cette période intense d’activité, la nécessité d’inscrire les projets en cours et à venir dans une démarche cohérente, davantage construite et plus coordonnée, reposant sur un calendrier échelonné, s’impose. D’autant que la perspective du prochain contrat quinquennal 2016-2020 se profile. Le moment est donc opportun pour se lancer dans une entreprise qui va mobiliser l’équipe de direction du SCD pendant une année.

5Dès le départ, le parti pris retenu est d’élaborer un projet de service sur la base d’une démarche stratégique qui a pour but, dans les années à venir, de faire « bouger les lignes ». Afin de renforcer le positionnement du SCD au sein de l’université, il est également décidé de conférer une dimension politique à ce travail de réflexion, avec un ancrage fort dans l’université. Le projet est soumis au Président qui l’accueille avec intérêt et le valide rapidement. En outre, il propose de constituer un comité de pilotage avec la vice-présidente Formation, le vice-président Recherche, le DGS et toute l’équipe de direction du SCD, afin de nourrir la réflexion et d’articuler le projet du SCD avec le projet global de l’établissement. Les grandes étapes de la démarche stratégique sont posées et font, à chaque comité, l’objet d’une validation : définition des ambitions qui constitueront l’horizon à atteindre pour les 5 années à venir, identification des cadres d’action dans lesquels sont construites des stratégies de développement pour élaborer un plan d’action avec des axes structurants.

Un plan d’action stratégique avec l’université

6Quatre ambitions sont retenues :

7Première ambition : être un acteur clé de la réussite étudiante. Avec des bibliothèques universitaires de plus en plus fréquentées, et perçues par les étudiants comme des environnements structurants et propices à l’étude, le SCD doit être un acteur incontournable de la réussite étudiante dans une université où le taux de boursiers est supérieur à la moyenne nationale.

8Deuxième ambition : être un soutien actif à la recherche. Au-delà de l’offre numérique et des services traditionnels proposés, le SCD entend renforcer et personnaliser une offre de services en direction des chercheurs.

9Troisième ambition : proposer un accueil et des services de qualité à des coûts maîtrisés. La qualité de service rendu à l’usager est un enjeu majeur qu’il convient de travailler selon une démarche d’amélioration permanente, dans un contexte récurrent de tension budgétaire.

10Dernière ambition : faire du SCD un acteur-clé de la vie culturelle à l’université. Pour ce faire, le SCD construit avec la communauté universitaire une programmation culturelle basée sur la transmission et la valorisation des savoirs scientifiques produits par l’université.

11De la réflexion émergent trois axes structurants. Ils constituent le socle du plan d’action avec :

• le renforcement de la médiation, sous quelque forme que ce soit, auprès des usagers ;
• le développement de la pédagogie et du numérique, avec notamment des expériences innovantes ;
• l’évolution vers des bibliothèques de type troisième lieu, avec l’amélioration de l’existant et des projets de création de nouveaux équipements.

12Le plan d’action prévoit aussi des actions d’accompagnement nécessaires à la réussite du projet de service dans le domaine du pilotage, des ressources humaines et de la communication externe.

13Dans ce cadre, la rédaction d’un rapport d’activité s’est imposée comme une pièce maîtresse du projet de service, comme une action stratégique à la croisée de plusieurs enjeux autour du pilotage et de l’évaluation, du management avec l’implication des équipes, de la communication auprès des tutelles, des professionnels et plus largement des communautés d’usagers.

14Après deux rapports produits en 2010 et 2011 puis une éclipse de 5 années où la priorité a été donnée à l’action elle-même plutôt qu’à sa narration, la question du rapport d’activité est revenue en force. En 2016, nous avons choisi de faire le bilan des années 2011-2015. Elles avaient été extrêmement riches en termes de projets, de réalisations et d’évolution des services, avec des indicateurs d’activité à la hausse et un bilan très positif. Or, nous n’en avions pas rendu compte. Nous avons décidé de revoir complètement notre approche du rapport d’activité et avons choisi de l’inscrire dans une démarche sur 5 ans, en lien avec le contrat quinquennal suivant. Résultat, nous sommes partis sur deux rapports : un rapport quinquennal et un rapport annuel.

Forme(s) et graphisme du rapport d’activité : des choix stratégiques

15La question de la forme que nous allions donner au rapport d’activité s’est posée de façon prioritaire, et ce à deux niveaux :

• au sens du modèle selon lequel nous allions le réaliser et le décliner ;
• au sens plastique du terme : ses contours, son apparence.

16Émanation du projet de service, nous avons opté pour un parti pris tranché et assumé en faisant du rapport d’activité un document de communication à part entière que nous avons voulu esthétique, attractif et facilement identifiable. Afin de garder une ligne graphique cohérente, nous avons travaillé pour tous les supports avec le même graphiste, qui avait œuvré pour notre guide du lecteur.

Rapport d’action quinquennal

17Concernant le rapport d’activité quinquennal, le choix s’est fixé sur une synthèse très visuelle mettant en avant les moments forts des 5 années du contrat quinquennal, mais avec très peu de rédactionnel. Pour ce modèle, nous avons décidé de sortir du cadre, au sens propre comme figuré, en proposant non pas un rapport d’activité mais une « carte d’activité », un « objet » qui se plie et se déplie, se laisse découvrir et mise sur un visuel coloré et attrayant. En son centre, une frise temporelle qui retrace les moments forts du contrat quinquennal pour le SCD. Seule partie rédigée, l’introduction de la directrice apparaît au dos de la carte lorsqu’elle est pliée1.

Illustration 1. Le rapport d’activité quinquennal : une carte d'activité

18Réalisée fin 2016, cette carte a été envoyée en même temps que les vœux de fin d’année. Sa forme se prêtait bien à une diffusion postale et a suscité de nombreuses réactions positives, des tutelles comme des bibliothécaires.

Rapport d’activité annuel

19Pour ce qui est du rapport d’activité annuel, le modèle adopté est plus classique dans sa forme, avec le choix du format A4. La maquette est la même pendant les 5 années du contrat. Des couleurs vives en couverture ont été volontairement choisies afin de faire ressortir les documents et les rendre très visibles. Deux versions sont publiées :

• une version courte de 4 pages, nommée Digest, reprenant les chiffres clés, les projets phares et mettant l’année suivante en perspective. Pour ce document, nous avons été très inspirés par le travail mené par la bibliothèque municipale de Dunkerque, qui a réalisé dès 2015 une plaquette de son rapport d’activité optant pour une ligne graphique pop et colorée ;
• une version « longue » d’une trentaine de pages, colorée, aérée, où tout est fait pour faciliter la lecture et la rendre agréable :
  • un sommaire clair ;
  • une page de synthèse au début de chaque partie principale ;
  • un résumé au début de chaque sous-partie ;
  • quelques chiffres clés mis en exergue grâce à des pictos ;
  • l’interdiction absolue de jargonner ;
  • la mise en valeur de l’humain (sous forme d’ébauche dans le rapport 2016, avec une page intitulée « 2016 épinglée par les bibliothécaires » et une autre dédiée aux verbatims d’étudiants, de façon plus structurée à partir du rapport d’activité 2017 avec des portraits de bibliothécaires, d’étudiants et d’enseignants-chercheurs)2.

Illustrations 2 et 3. Les couvertures du rapport d’activité et du Digest 2016

Un rapport d’activité en mode projet

20Pour le rapport d’activité quinquennal, la directrice et son adjointe ont travaillé seules sur le projet, les délais impartis ne permettant pas un travail plus collaboratif.

21À l’inverse, pour le rapport d’activité annuel, nous avons élaboré une méthode en 4 temps, formant un calendrier cyclique qui se répète chaque année et permet d’impliquer les équipes.

22L’objectif est clair : passer d’une logique administrative à une logique projet et faire du rapport d’activité un élément essentiel dans la vie du SCD.

Un travail collectif à 4 temps

Étape 1 : définir les objectifs stratégiques

23Ce fut le travail de l’équipe de direction, mené en deux étapes.

24Dans un premier temps, la restitution détaillée du stage Enssib « Valoriser l'activité de la bibliothèque à travers le rapport d'activité » qu’avait suivi l’adjointe à la directrice du SCD a favorisé l’acquisition d’une culture commune autour des problématiques liées aux rapports d’activité.

25Dans un second temps, trois ateliers ont donné le cadre d’une réflexion commune :

• objectifs, attentes et cibles du rapport d’activité. Il s’agissait de répondre aux questions suivantes : quels publics ciblons-nous ? Qu’attendent-ils de notre rapport d’activité ? Que souhaitons-nous leur dire par ce biais ? Le tout en mode brainstorming avec post-it ;
• contenu du rapport d’activité : élaboration du sommaire. Travail en deux sous-groupes. Chaque groupe travaille 10 minutes. Puis on tourne (un animateur reste à chaque table) et on enrichit le travail du groupe précédent pendant 10 minutes Restitution en grand groupe pour fixer les thèmes.
• rétroplanning : sur le principe d’un parcours utilisateur, avec un cheminement qui aura une logique temporelle, on dessine le circuit projet du rapport d’activité en précisant pour chaque étape la mission concernée, les acteurs associés et le calendrier (à quel moment, pour quelle durée ?).

Étape 2 : associer les équipes

26Comment impliquer les équipes sans leur imposer un travail supplémentaire de rédaction, souvent peu attractif ? Nous sollicitons nos collègues de trois façons :

• l’ensemble des agents est consulté au moment de la réunion de rentrée du SCD, en septembre. Les équipes sont invitées à renseigner sur un mur d’expression les thématiques phares de l’année en cours et les projets qu’ils souhaiteraient voir à l’honneur dans le rapport d’activité. Cela permet de compléter le premier travail sur le sommaire du rapport d’activité, mené par l’équipe de direction en juillet ;
• sur la base du volontariat, les agents peuvent participer à des groupes de travail ponctuels ciblés sur la personnalisation du rapport d’activité : comment mettre en œuvre le storytelling et donner de la chair à ce document ? ;
• enfin, chaque année, une douzaine d’agents voient leur portrait à l’honneur dans le rapport d’activité. Chaque portrait est rattaché à une thématique précise du rapport et permet de montrer l’humain derrière les chiffres.

Illustrations 4 et 5. Portraits de bibliothécaires

Étape 3 : rédiger puis diffuser

27Concernant la rédaction, nous voulions trouver un équilibre entre investissement, charge de travail et retour sur investissement. Pour ce faire, nous invitons les membres de l’équipe de direction à déposer tout au long de l’année, dans des dossiers dédiés, les documents qui pourront servir de base à la rédaction du rapport d’activité. Le principe est de pouvoir réutiliser tout ce qui peut l’être, les données récoltées comme les documents rédigés pour d’autres occasions.

28La rédaction même est dévolue à la directrice et à son adjointe, à partir de la matière rédactionnelle produite par les membres de l’équipe de direction et leurs équipes.

29Pour la mise en forme, une feuille de style produite par le graphiste est réutilisée chaque année. Le logiciel InDesign est utilisé et maîtrisé en interne, permettant de générer de façon autonome le fichier final.

30La version béta du rapport est soumise à la relecture attentive de l’équipe de direction et de l’ensemble des agents du SCD, puis présentée aux membres du Conseil documentaire.

31Une fois la version finale obtenue, nous nous attachons à diffuser le rapport d’activité de façon numérique et sous format papier, mais aussi et surtout à le médiatiser autant que faire se peut.

Étape 4 : évaluer pour s’améliorer

32L’évaluation s’effectue à deux niveaux :

• en interne, avec le recueil des remarques des agents du SCD à l’occasion de la réunion de rentrée de septembre ou via une enquête en ligne ;
• en externe, avec le projet pour 2019 d’une sollicitation de la tutelle et des conseils de faculté pour mesurer la façon dont est perçu ce rapport d’activité et l’améliorer encore.

Médiatiser le rapport d’activité et apporter de la valeur ajoutée

33La médiation du rapport d’activité est la plupart du temps négligée ou reste, à tout le moins, limitée. Après avoir fait l’objet dans le meilleur des cas d’un mailing, il risque fort de terminer sa courte vie dans un coin du site web du SCD. En regard de l’investissement que cette entreprise exige, il nous a paru indispensable d’échapper à ce triste scenario et de faire du rapport activité un véritable outil de promotion du SCD, intégré à la démarche globale du projet de service.

Le rapport d’activité répond à un double objectif

34Premier objectif : faire connaître et promouvoir l’activité des bibliothèques universitaires de Saint-Étienne et de Roanne. Les moyens consentis par les universités aux bibliothèques étant conséquents, il est légitime de rendre compte de l’activité des bibliothèques universitaires auprès de l’ensemble des usagers, de fournir un bilan et de mettre à disposition des données d’activité.

35Deuxième objectif : améliorer l’image des bibliothèques universitaires et leur notoriété. Nous avons choisi de changer de paradigme et de « sortir du cadre » en montrant délibérément une image positive du SCD à travers ses réalisations, son savoir-faire, son professionnalisme et son dynamisme, sa capacité et son souci d’offrir un service de qualité, sa capacité à créer et innover.

36Voulu et conçu comme un outil d’information et de communication, le rapport d’activité a été intégré progressivement à la stratégie globale de la communication externe du SCD et fait l’objet depuis 2017 d’un plan spécifique de communication, qui mobilise la directrice et l’équipe de direction dans la durée. Première année de médiatisation en 2017, le rapport d’activité a fait l’objet d’une présentation au Conseil documentaire du mois de juin et à la Commission de formation de septembre. Des exemplaires papier ont été envoyés à l’équipe présidentielle, aux directeurs de composantes et aux directeurs administratifs. L’annonce de la mise en ligne du rapport sur le site web du SCD a fait l’objet d’un e-mail envoyé à toute l’université.

37En 2018, nous avons décidé de médiatiser davantage le rapport en intégrant de nouvelles cibles et en intervenant dans le maximum d’instances entre mars et octobre : conseils de faculté, réunions des directeurs et responsables administratifs, conférence de rentrée des élus étudiants. La diffusion débute désormais dès le mois de mars avec une présentation au Conseil documentaire. En parallèle, chaque membre de l’équipe présidentielle continue à recevoir un tirage papier. Et désormais, chaque agent du SCD en reçoit aussi un exemplaire.

38Invitée permanente dans la quasi-totalité des conseils de faculté, la directrice du SCD a proposé d’y faire une brève intervention pour présenter le rapport d’activité. Tous les directeurs de composantes ont répondu favorablement à cette demande. Une courte présentation avec diaporama est assurée, accompagnée d’une diffusion des rapports d’activité (version longue et courte) en format papier. À cette occasion, un focus spécifique est rédigé afin de mettre en exergue les informations et données chiffrées qui concernent plus spécifiquement chaque composante et les disciplines qui lui sont rattachées. L’expérience en cours est prometteuse car elle suscite un temps d’échange et de dialogue avec les étudiants et les enseignants.

39Du côté professionnel, le rapport est déposé dans la bibliothèque numérique de l’Enssib et sur le site web de l’Association des directeurs et personnels de direction des bibliothèques universitaires et de la documentation (ADBU), tandis qu’un mailing en direction des professionnels – agences, organismes de formation et collègues de l’université de Lyon – est effectué.

Le rapport d’activité en perspective

40Œuvre collective, le rapport d’activité est devenu un exercice qui a perdu son caractère fastidieux. Grâce à un protocole de travail précis et étalé dans le temps, la charge de travail désormais partagée s’avère beaucoup plus légère. Conçu dans une logique d’amélioration permanente, c’est un support de communication attractif qui met en exergue l’humain, valorise le travail des équipes et constitue une carte de visite auprès des tutelles et des publics.

41Intégré au projet de service qui se déroule sur 5 ans, le rapport d’activité en assure une scansion annuelle et permet d’en mesurer régulièrement les progrès et les avancées. Il est l’émanation et la traduction matérielle, concrète, de ce projet. Il s’avère être un outil au potentiel particulièrement riche, à condition de l’inscrire dans une démarche construite de médiatisation. Avec un projet d’établissement entendant faire « bouger les lignes », nous avons voulu également faire « bouger les lignes » dans l’exercice obligé du rapport d’activité, qui est désormais devenu pour nous une activité créatrice, porteuse de sens, source de dialogue et d’échanges avec tous.