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Concevoir et faire vivre un projet d'établissement en bibliothèque

 | 
Anne Morel
, 
Odile Grandet

Partie 3. Faire vivre un projet d'Établissement

Piloter, s’adapter, valoriser :

l’évaluation au service du projet d’établissement

Sandrine Bernard

Texte intégral

1Quels outils mettre en place pour adapter son fonctionnement à de nouvelles priorités et à une redéfinition de ses relations avec ses partenaires ? Comment se donner les moyens d’évoluer en phase avec un contexte politique et territorial mouvant ? En quelques mots, comment devenir une organisation plus agile ?

  • 1 Alors que le département de Maine-et-Loire comptait historiquement 364 communes et 30 EPCI, celui- (...)

2Les importantes recompositions territoriales dont le département du Maine-et-Loire1 a fait l’objet et la mise en œuvre d’un nouveau projet politique par la collectivité ont placé ces questionnements au cœur des préoccupations de la bibliothèque départementale du Maine-et-Loire, rebaptisée BiblioPôle en 2012.

3Jusqu’alors service logistique, le BiblioPôle a été amené à devenir en quelques années un animateur de la lecture publique sur son territoire. Ce changement radical d’orientations a impliqué de revoir son positionnement auprès de ses 232 bibliothèques partenaires. Plus largement, c’est toute l’organisation du travail qui a été redéfinie. L’adoption d’un fonctionnement par projet, avec une place donnée à l’évaluation, est apparue comme un moyen à la fois de mettre en œuvre ces changements, mais aussi de s’adapter à un contexte qui continue à évoluer.

Adapter son mode de travail : le fonctionnement par projet

Plusieurs chantiers, un seul projet d’établissement

4Depuis 2011, plusieurs chantiers consécutifs, parfois menés en parallèle, ont été lancés avec à chaque fois des perspectives d’évolutions importantes pour le BiblioPôle. Malgré leur formalisation dans plusieurs documents et leurs temporalités parfois différentes, ils s’articulent avec cohérence. En effet, ils s’inscrivent dans les mêmes grandes orientations, déterminées par le programme politique de la collectivité. Ils ont permis de mettre en place puis d’enrichir ce qui constitue aujourd’hui le « projet d’établissement » du BiblioPôle.

Du diagnostic au projet de service : 2011-2016

5En 2011, une première étude-diagnostic a été lancée en interne. Elle s’inscrivait dans une démarche globale d’optimisation. Elle a trouvé sa traduction dans la mise en place d’un nouvel organigramme, structuré en unités qui correspondent chacune aux principaux axes de travail identifiés dans le cadre du diagnostic : une unité « formation et information » ; une unité « offre et circuit documentaire » et une unité « innovation » dédiée en particulier à l’action culturelle et à l’offre numérique, auxquelles s’ajoute enfin une unité « administration-direction ».

  • 2 Ce projet de service donna lieu a un nouveau travail d'actualisation au printemps 2019.

6En 2016, un projet de mandature formalisant la politique du département pour les années à venir et intitulé « Anjou 2021 : réinventons l’avenir » a été adopté. Au sein du BiblioPôle, il s’est traduit par la rédaction d’un projet de service2. Se présentant sous la forme d’un document d’une trentaine de pages, il traduit à l’échelle du BiblioPôle les grandes orientations culturelles du projet de mandature. Le projet se décline en 85 actions, dont certaines génèrent des ramifications avec les autres services de la Direction culture et patrimoine (DCP) du Département, dont le BiblioPôle fait partie.

Un contrat territoire lecture : 2017-2019

  • 3 Le premier conventionnement BiblioPôle (2010-2018) a permis de collecter de nombreuses information (...)

7Un Contrat territoire-lecture (CTL) a été signé entre le Département et l’État pour les années 2017-2019. Alors que le projet de service émanait des équipes du BiblioPôle et concernait avant tout le fonctionnement interne du service, le CTL consiste à élargir la réflexion au réseau dans son ensemble et à construire avec ses partenaires un projet collectif. Démarche de territoire multifacettes, le CTL intègre donc à la fois des évolutions pour l’ensemble du réseau départemental et pour le BiblioPôle stricto sensu. Il a commencé par une année de diagnostic territorial en 2017. Réalisée par un cabinet de conseil, cette étude a permis de cartographier des données statistiques recueillies dans le cadre du conventionnement entre le Département et les collectivités3 et celles collectées lors de l’enquête annuelle sur l’activité des bibliothèques municipales et intercommunales menée par le ministère de la Culture. Celles-ci ont nourri une analyse stratégique du territoire selon ses atouts, ses faiblesses, les opportunités possibles ou les points de vigilance à prendre en compte, synthétisée dans une matrice AFOM (ou SWOT). Cette étude a permis d’associer personnels départementaux, partenaires extérieurs, institutionnels et élus à une réflexion sur le projet départemental de lecture publique. L’étude a été présentée à l’occasion d’une commission d’élus départementaux. Sur la base de ce diagnostic, le CTL se poursuit par deux années d’actions en 2018-2019.

Tableau. Analyse qualitative AFOM du territoire départemental

Atouts
  • un département bien doté en nombre d’équipements de lecture publique (276 bibliothèques)
  • un réseau s’appuyant sur la force de mobilisation des bénévoles (2 500 personnes)
  • un renforcement progressif des professionnels
  • une offre documentaire quantitativement adaptée
  • des budgets de fonctionnement intéressants sur certaines bibliothèques et certains territoires
Faiblesses
  • des équipements insuffisamment qualifiés (manque significatif de bibliothèques en B1 et B2 au profit des B3 et B4)
  • des limites liées au bénévolat (usure, qualification, implication, vision partielle voire inexistante sur les nouveaux usages, etc.)
  • un manque global de salariés, notamment dans les bourgs centres et dans les zones les plus rurales
  • une offre documentaire trop orientée vers le livre et insuffisamment diversifiée (musique, cinéma et vidéo, numérique, etc.)
  • De grandes disparités territoriales en matière de budgets
Opportunités
  • un réseau de lecture publique carrefour essentiel des politiques culturelles et sociales du département avec près d’1 200 000 « fréquentants » par an
  • une demande forte des usagers et de certains territoires pour accéder à des services culturels et développer l’accès aux outils et ressources numériques
Points de vigilance
  • une attractivité à renforcer et une requalification des bibliothèques à accompagner sur les bourgs-centres structurants et certains territoires
  • un réseau encore trop faiblement équipé et formé dans le domaine du numérique
  • des budgets à consolider

8Ce diagnostic a mis en évidence la nécessité d’adapter les modalités d’intervention du BiblioPôle auprès de ses partenaires aux nouvelles délimitations territoriales. Depuis, un nouveau mode de conventionnement avec les bibliothèques partenaires, déterminant les engagements réciproques du Département et de ses différents partenaires, a été voté le 10 décembre 2018 pour la période 2019-2021.

9Toutes ces réflexions devront nourrir le projet de schéma départemental de la lecture, qui fixera pour les années à venir les axes de travail auprès du réseau.

Repenser le collectif de travail du BiblioPôle…

10Menés avec les équipes, ces différents chantiers ont permis d'intégrer la notion de projet au sein du BiblioPôle.

11Citons, par exemple, la mise en place du projet de service du BiblioPôle qui a permis d'éprouver une méthodologie de projet associant l'ensemble des équipes. Déclinaison du projet de mandature, la démarche a été accompagnée par la collectivité : le projet a été coordonné par un chef de projet rattaché au DGS et des outils ont été mis à disposition, en particulier des modèles de tableaux de bord. Un premier document cadre listant l’ensemble des missions de chacune des unités et les actions menées par celles-ci a été rédigé par le chef de service. Cette première mouture a été discutée et amendée lors de deux séances de travail réunissant l'ensemble de l'équipe.

12Ce travail a été bénéfique sous plusieurs aspects :

  • il a d’abord permis de mettre en place un management plus interactif et participatif, avec l’organisation régulière de réunions et de moments de brainstorming. Même s’il s’est parfois heurté à une forme de questionnement, il a permis d’expliquer aux agents et aux partenaires le projet de mandature et de convaincre les agents que la mise en place d’un projet de service pouvait leur être profitable, notamment parce qu’il offrait l’occasion de valoriser certaines de leurs actions ;
  • au quotidien, il permet de disposer de documents de référence, de trames sur lesquelles prendre appui, au fur et à mesure de la mise en œuvre des actions ;
  • en formalisant l’organisation du système de travail, on se donne aussi les moyens d’agir dessus. L’élaboration de ces projets a ainsi donné une occasion de revisiter les missions du service, les moyens et les ressources qui y sont associés et d’analyser le service dans des ensembles plus globaux – notamment le département et le réseau de partenaires. Dans ce cadre, les responsabilités de chacun ont pu être mieux identifiées et des connexions avec d’autres directions du Département sont apparues.

… induit de revoir aussi la manière de travailler avec ses partenaires

  • 4 Le BiblioPôle met à disposition des « guides » pour son réseau, qui insistent notamment sur l’impo (...)

13Progressivement, ce sont des principes de pédagogie, d’écoute et de dialogue qui doivent s'imposer et aller de pair avec la méthodologie de projet. Pour un établissement dont les missions impliquent de fonctionner en interaction avec un réseau de bibliothèques, ces principes doivent être des fils directeurs en interne, mais également vis-à-vis de ses partenaires extérieurs. Par ailleurs, alors que le BiblioPôle encourage ses bibliothèques partenaires à formaliser leur PCSES4, il lui est difficile de ne pas s’engager à une forme d’exemplarité dans la méthodologie de projet.

14Concrètement, cela se traduit par un fonctionnement par projet le plus souvent possible, que ce soit dans le domaine de l’action culturelle, de la formation ou encore de la circulation documentaire et de la desserte.

15Des appels à projet départementaux sont lancés pour chacun de ces domaines. Un chef de projet est désigné par l’équipe de direction et un groupe de travail interne et/ou externe est constitué selon les domaines d'activité des agents ou des partenaires. Certains projets culturels sont devenus des « projets collaboratifs » à part entière : la plupart des étapes sont imaginées en concertation avec les partenaires, qu’il s’agisse du contenu des actions, du choix du nom ou de la conception d’un outil d’animation.

16En parallèle, des groupes de travail et des comités de sélection sont régulièrement réunis et permettent de fédérer les professionnels et les bénévoles des bibliothèques partenaires pour échanger sur un sujet, par exemple dans le domaine du numérique.

Garder un cap tout en restant souple : quelques points de vigilance et bonnes pratiques

17Instaurer un nouveau mode de fonctionnement au sein de la bibliothèque et avec ses partenaires n'est pas aisé : au fur et à mesure des projets, il faut parfois ajuster le contenu du projet et la manière de travailler ensemble.

Instaurer un partage de l’information avec ses partenaires

18Si l’on veut favoriser un mode de travail collaboratif avec ses partenaires, la diffusion de l’information et la régularité de la communication sont des points auxquels il faut être particulièrement attentif ; or on peut avoir tendance à les négliger dans le cours du fonctionnement quotidien.

19Au BiblioPôle, afin de faciliter la circulation et le partage de l’information, des réunions d’équipe ont lieu mensuellement. Les comptes rendus des réunions des projets en cours dans les différentes unités sont mutualisés. Nul ne peut ainsi ignorer les différents projets en cours, ce qui participe aussi de la vie de l’établissement et d’une gestion transparente des projets.

Prendre en compte l’élaboration et le suivi du projet dans le calendrier de travail

20Le fonctionnement participatif peut sembler chronophage, notamment quand il y a beaucoup d’actions à mener. Comme la phase de diagnostic, celle consacrée à la mise en œuvre des actions se compose de différentes étapes – co-construction, validation, communication, suivi des actions –, chacune nécessitant un investissement important des équipes.

21C’est pourquoi, lorsque l’on met en place un calendrier de réunions d’équipe et de brainstorming pour préparer une action en mode projet, il faut être attentif à bien calibrer la démarche en amont et à ne pas trop l’étirer dans le temps. En même temps, c’est cette mobilisation des équipes autour du projet qui permet d’en faire un outil de gestion et de management intéressant.

S’assurer que le projet d’établissement reste en phase avec le quotidien des équipes

22Le projet peut par ailleurs rester un peu théorique, voire éloigné des préoccupations très concrètes du quotidien. C'est pourquoi il est important, au-delà des explications données collectivement, de prendre le temps d'expliquer le projet de façon individualisée et de rassurer certains agents. Il arrive malgré tout qu’entre le début d'un projet et le moment de sa concrétisation, une forme de distorsion puisse se produire.

23C’est par exemple ce qui s’est produit quand, conformément au projet de service, le BiblioPôle est devenu le lieu d’approvisionnement des bibliothèques d’une partie du territoire, ce qui a mis fin aux tournées de bibliobus. Certains questionnements sont apparus. C’est finalement le temps de mise en pratique, le réajustement de certains aspects matériels et les échanges avec les agents qui ont permis d'avancer.

24Pour éviter certains écueils, il est donc essentiel que le projet reste souple et garde une capacité à évoluer. Pour cela, il doit être régulièrement interrogé. Concrètement, c’est l’instauration d’une évaluation régulière, collective, reposant sur des outils que les équipes peuvent s’approprier, qui permet de suivre le projet, de l’ajuster et de se donner la possibilité d’expérimenter. Cette évaluation n’intervient pas seulement en bout de chaine, quand le projet est achevé, mais tout au long du processus de mise en œuvre. Ce mécanisme d’évaluation est double : on évalue les projets en eux-mêmes, mais également la manière dont on travaille collectivement.

Un processus d’évaluation global : un projet régulièrement sondé et évalué

Connecter l’évaluation au projet d’établissement

25La formalisation d’un projet d’établissement et la mise en place d’une démarche d’évaluation sont étroitement imbriquées.

26D’un côté, comment savoir ce que l’on veut évaluer si on n’a pas au préalable clarifié ses missions et ses objectifs ? En déclinant des objectifs généraux en objectifs opérationnels, eux-mêmes déclinés en actions concrètes, la formalisation d’un projet d’établissement permet de faire le lien entre ce qui est mis en œuvre au quotidien et un projet politique. Réciproquement, l’évaluation fait partie intégrante de la démarche de projet : elle permet d’en mesurer les résultats et d’ajuster son action.

Définir des indicateurs qualitatifs et quantitatifs pour chaque action

27Alors qu’il est difficile d’évaluer précisément des orientations très générales, les effets de chacune des actions d'un même projet peuvent être mesurés sur la base de quelques indicateurs définis en amont. Si cette mesure ne constitue pas en elle-même le résultat de l’objectif assigné à l’action, elle donne néanmoins une appréciation pour savoir s’il a ou non été atteint. C’est la synthèse de ces évaluations d’actions qui permet de nourrir l’évaluation globale du projet.

28L'évaluation des actions peut se faire tout au long d'un même projet. Celle-ci repose sur des indicateurs quantitatifs « classiques » (nombre de participants, taux de satisfaction), mais aussi sur des analyses plus qualitatives. Par exemple, au BiblioPôle, quand un projet a été mené avec des partenaires, un retour écrit évaluant la qualité du partenariat, de l’organisation, les retours de leurs usagers et les prolongements éventuels de l’action leur est systématiquement demandé. Tous ces éléments sont centralisés dans des « fiches-action » :

Encadré. Des outils d’évaluation : des fiches-actions et des fiches partenaires

Des fiches « actions » et des fiches « partenaires » sont régulièrement réalisées dans le domaine de l’action culturelle et pour chacune des actions prévues par le CTL. Ces fiches, qui reprennent toutes les mêmes catégories, permettent de poser les objectifs, d’identifier clairement les étapes d’un projet, les moyens techniques, humains et financiers pour arriver au résultat escompté. Une fois réalisées, elles peuvent être réutilisées ou déclinées dans différents contextes : par exemple à l’occasion d’une réunion partenariale ou dans une note à la tutelle lors du lancement d’un évènement.

Fiche action type :

présentation de l’action : titre, date, présentation de l’action, objectifs de l’action, publics ciblés ;
organisation de l’action : partenariats, rétroplanning, moyens humains, moyens financiers ;
médiation de l’action : animations, formations, outil de médiation ;
communication : rétroplanning, supports de communication, plan de diffusion ;
évaluation : bilan qualitatif et quantitatif.

Un exemple : l'action « ciné-citoyenneté »

Depuis 2006, la bibliothèque participe au Mois du film documentaire. Les bilans successifs ont permis d’améliorer le service auprès des partenaires (bibliothèques, cinémas, centres culturels), mais aussi de perfectionner la communication globale autour du projet, ce dont témoigne l’augmentation constante du nombre de projections. Depuis 2016, la participation à cette manifestation a été connectée à l’objectif du Département de « développer la citoyenneté chez les jeunes ». C’est dans ce cadre qu’un itinéraire « ciné-citoyenneté » a été mis en place par le BiblioPôle. L’évaluation de cette action a évolué pour prendre en compte cette dimension éducative : même si la jauge de 6 classes est systématiquement atteinte, il est entendu que l'objectif quantitatif n'est pas la priorité première. Devenue le critère principal de réussite, l'implication des équipes pédagogiques et des élèves se mesure grâce aux travaux de restitution effectués par les élèves et par le biais de la fiche bilan remplie par les enseignants.

Fiche partenaire type :

description du partenaire : nom, contacts, site web, présentation ;
objectifs du partenariat : du côté BiblioPôle et du côté du partenaire ;
actions en partenariat : liste des actions menées, en cours ;
perspectives du partenariat : type, échéances ;
suivi du partenariat : date, type de suivi, rendez-vous téléphonique, réunion, relevé de conclusions, suite à donner.

Organiser le suivi et l’évaluation au quotidien

29Au BiblioPôle, l’évaluation a donc été intégrée au processus du projet. Souvent, on n’évalue les projets qu’une fois ceux-ci achevés ; or les fiches-action mises en place permettent de questionner et de suivre le projet au fur et à mesure de son déroulement. Des points réguliers organisés en interne permettent d'inscrire la pratique de l'évaluation dans l'activité courante du service. Ils procurent un cadre de travail constructif et collectif au sein de l’établissement et sont une occasion de dialoguer et d’intégrer de nouvelles idées.

30Par ailleurs, prévoir une évaluation globale du projet d'établissement à un rythme annuel semble important pour stimuler les équipes ou faire connaître aux nouveaux agents le projet d'établissement.

31Pour chaque grand projet mené avec les partenaires, un temps d’évaluation est annoncé dès le début du travail. Cette phase finale est l’occasion de dresser le bilan qualitatif et quantitatif d’une action et d’en envisager les prolongements possibles.

Focus

Les partenaires sont mis à contribution et se voient remettre une fiche bilan à compléter. Une revue de presse, des annexes avec des photos sont glissées dans ces bilans.

32Ces évaluations nécessitent un peu de temps de rédaction mais elles ajoutent, sans conteste, du crédit aux actions menées et à venir.

Communiquer sur ce que l’on fait

33L’évaluation est également un moyen de communiquer :

  • auprès de la collectivité : en adressant des bilans à sa hiérarchie, la bibliothèque s’assure de la visibilité du service et met en avant les compétences en matière d’ingénierie de ses agents.
  • auprès des partenaires : partager l’évaluation avec les partenaires est également essentiel. Pour chaque action du CTL, les bilans sont partagés avec les partenaires. Le diagnostic avait fait l’objet d’une restitution au grand public5.

34Pour être utile, le projet d’établissement doit être suffisamment souple pour évoluer en fonction des besoins de l’établissement et de son environnement. Or le projet de service ou le CTL sont des outils adaptables. Ils peuvent s’articuler avec d’autres projets, qu’il s’agisse par exemple d’autres CTL portés par des structures communales, intercommunales ou d’autres projets de direction. C’est l’inscription de ces différents projets dans un même « projet d’établissement » global qui permet d’apporter de la cohérence et du sens aux actions déployées. L’instauration d’un suivi régulier du projet est le moyen de faire émerger une culture de l’évaluation, qui permet d’interroger régulièrement la pertinence de son action et d’y apporter les ajustements nécessaires, tout en gardant le cap fixé par le projet d’établissement.

Notes

1 Alors que le département de Maine-et-Loire comptait historiquement 364 communes et 30 EPCI, celui-ci a connu la création de 34 communes nouvelles et la fusion de 30 anciens EPCI en seulement 9 territoires de coopération.

2 Ce projet de service donna lieu a un nouveau travail d'actualisation au printemps 2019.

3 Le premier conventionnement BiblioPôle (2010-2018) a permis de collecter de nombreuses informations sur les bibliothèques partenaires.

4 Le BiblioPôle met à disposition des « guides » pour son réseau, qui insistent notamment sur l’importance de poser des diagnostics et d’évaluer. C’est le cas par exemple du guide consacré aux projets de bibliothèques « création, réhabilitation, aménagements, extensions » qui met au premier plan la rédaction d’un PCSES, élément socle de la réflexion.

5 Hors-série du Petit Bleu d’octobre 2018 consacré au CTL et à la restitution du diagnostic. Bulletin diffusé à 1 000 exemplaires.

Auteur

Directrice du BiblioPôle (Maine-et-Loire).

© Presses de l’enssib, 2019

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