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(Ré)aménager une bibliothèque

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Christine Soulas

Partie 1. Quels usages et pour quel public ?

Rénovation, extension, aménagements :

émergence d’une Ruche à l’université de Poitiers

Aurélie Hilt

Texte intégral

1La Ruche1 est un espace de travail collaboratif situé dans les locaux de la BU de Lettres et langues de l'université de Poitiers. Depuis son ouverture en janvier 2016, elle accompagne les usagers par la mise à disposition de matériels et de services orientés vers le numérique et en lien avec les méthodes de pédagogie active.

Modernisation des BU : démarche qualité et évaluation

Un projet universitaire

2L'université de Poitiers et le service commun de la documentation (SCD) se sont engagés depuis quelques années dans un projet global de modernisation et d'adaptation des services et des espaces des BU.

3L'université de Poitiers est une université pluridisciplinaire qui compte environ 26 000 étudiants. Elle est éclatée géographiquement sur trois départements, le campus principal se situant à Poitiers. Le SCD connaît aussi cette dispersion géographique avec notamment beaucoup de BU dans un périmètre resserré sur le campus : Droit, Lettres, Sciences, Médecine, médiathèque de l'École supérieure du professorat et de l’éducation (ESPE), ainsi que des bibliothèques d'unité de formation et de recherche (UFR) ou de laboratoires.

  • 2 Loi pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes hand (...)

4Les bibliothèques situées sur le campus occupent des bâtiments vieillissants et problématiques à plusieurs niveaux : certains locaux sont inadaptés, comme la BU de Médecine qui ne possède pas suffisamment de mètres carrés, ou vétustes comme la BU Lettres qui rencontre des problèmes d'isolation thermique. Une partie des bâtiments ne respecte pas les normes d'accessibilités2 pour les personnes en situation de handicap et plusieurs BU rencontrent des problèmes de stockage des collections (manque de place ou silos ne répondant pas aux normes de conservation et de sécurité).

5Depuis plusieurs années, le SCD tente d'adapter les espaces des BU à l'évolution des pratiques et des besoins des usagers. Dès les années 2000, d'importantes opérations immobilières ont eu lieu : ce fut le cas avec la rénovation de la BU Sciences campus en 2003, la création de la BU Sciences Futuroscope en 2005 et l'ouverture en 2011 de la BU Michel Foucault (BU de sciences humaines et arts) en centre-ville.

6Avant 2010, l'université et le SCD ont travaillé à un projet de construction de Learning Center mais ce projet a été réorienté par la nouvelle équipe présidentielle élue en 2012 vers un plan de rénovation des BU, dans le cadre d'une politique d'amélioration du cadre de vie des étudiants.

  • 3 Voir ci-après : Enquêtes, observations des pratiques, groupes de réflexion.

7Dès 2014, plusieurs opérations immobilières ont été réalisées dans les BU de Poitiers afin de répondre aux demandes exprimées des usagers, entre autres, au travers de l'enquête Libqual + réalisée en 20133 : la BU Médecine a bénéficié d'une extension des espaces dédiés au public et des salles de travail en groupes supplémentaires ont été créées en BU Sciences.

8C'est également à cette période qu'il a été décidé de rénover, en plusieurs phases, le bâtiment A2, qui abritait jusqu'alors les sections de droit, économie, gestion et de lettres et langues.

9Ce bâtiment est un des plus anciens bâtiments du SCD : il est ouvert au public depuis 1971. C'est aussi le plus grand puisqu'il occupe une superficie d’environ 9 800 m², dont 3 000 m² alloués au public, qu'il possède 15 km linéaires de magasins et proposait, avant sa rénovation, plus de 550 places assises. C'est la bibliothèque la plus riche en collections (elle abrite le service du Fonds ancien) et la plus fréquentée.

10La première phase de rénovation de ce bâtiment a débuté par la salle de droit-économie-gestion dont les collections ont été transférées de juillet 2014 à janvier 2015 dans l'ancienne bibliothèque d'UFR, désormais intégrée au SCD. Libérant ainsi un espace de près de 900 m², la question s'est posée du devenir de cette salle et des fonctions qu'elle pouvait assurer. Le travail de réflexion par les équipes du SCD donnera naissance à la Ruche.

L’aménagement des espaces : une préoccupation centrale pour les usagers

Enquêtes, observations des pratiques, groupes de réflexion

11L'objectif du SCD a été dès le départ de proposer un espace et des services en adéquation avec les besoins des étudiants, de prendre en compte l’évolution des pratiques pédagogiques et d'adapter l'espace aux nouvelles méthodes d'apprentissage. Le nouvel espace créé devait desservir l'ensemble de la communauté universitaire et ne pas se limiter à une coloration disciplinaire imposée par la majorité des collections présentes dans le bâtiment.

  • 4 Voir la contribution de Frédéric Brodkom, « Évaluer les attentes et perceptions : l’outil Libqual + (...)

12L'enquête Libqual, réalisée fin 2013 par le SCD, a servi de point d'appui pour affermir le projet qui était en train de germer dans nos esprits. Cette enquête de public proposée par l’Association of Research Libraries (ARL) nommée Libqual + (pour Library and Quality) se propose de mesurer la qualité des services offerts par les BU en recueillant le taux de satisfaction des usagers4. Les 27 questions posées interrogent trois axes : la relation à l’usager, l’accès à l’information, la bibliothèque comme lieu.

13Les résultats de cette enquête ont permis de pointer les insuffisances de nos services et de conforter globalement le diagnostic porté par l'équipe de direction du SCD sur l'état des BU : problèmes structurels de la BU Lettres, manque général de salles de travail de groupes, manque de places en BU Médecine.

14D'une manière générale, il a été constaté que l'environnement et l'aménagement des espaces faisaient partie des préoccupations principales des usagers. Le manque de salles de travail de groupe et la vétusté de certains bâtiments ont été largement pointés. Les étudiants souhaitaient aussi pouvoir disposer d'espaces de travail individuel et d’un environnement général propice à l’étude et à l’apprentissage.

15Dans le processus d'étude des besoins, l'observation des pratiques de travail des étudiants in situ nous a permis de prendre en compte l'évolution des méthodes d'apprentissages : une partie des étudiants aime travailler dans des lieux non silencieux, seuls ou à plusieurs. Ils recherchent des espaces agréables et chauffés. Leurs positions de travail varient en fonction de la journée et de leurs activités pédagogiques. Ils apprécient les lieux confortables permettant de boire ou grignoter, avec des prises électriques à proximité pour recharger les divers matériels qu'ils possèdent (téléphone, ordinateur portable, etc.). Ils ont en permanence besoin de se connecter à Internet et ils agrémentent de plus en plus leurs travaux universitaires de contenus multimédias (photos, vidéos).

16Un important travail de réflexion a été organisé en interne avec l'ensemble du personnel du SCD. L'objectif était de proposer des réponses aux demandes exprimées dans l'enquête Libqual ou recueillies au quotidien par les équipes et de définir précisément ce que nous pouvions, en tant que bibliothécaires, apporter à nos usagers comme nouveaux services.

17Un groupe de travail a été constitué dès septembre 2014. Il était piloté par le directeur adjoint du SCD et la bibliothécaire chargée du projet. Il s'est rapidement divisé en sous-groupes de travail thématiques sur l'accueil, l'action culturelle, la médiation, les services numériques et la formation du personnel.

18Un des objectifs de départ du projet étant la prise en compte des nouvelles pratiques pédagogiques expérimentées à l'université, un groupe de travail « usagers » s'est constitué avec des enseignants représentants les composantes de l'université afin de repérer leurs besoins en termes d'espaces et d'outils de travail.

19Ces diverses réflexions nous ont amenés à définir l'espace que nous envisagions de créer en ces termes : « Espace privilégié adapté à la diversité des pratiques des usagers (en premier lieu les étudiants). Ils pourront y être accompagnés surtout par les équipes du SCD. Les priorités visées sont les apprentissages info-documentaires, en particulier la maîtrise effective des ressources numériques, et la pratique de modes de travail différents (collaboration, coopération, projet, production) », et nous ont permis de dégager les objectifs suivants :

  • adapter les espaces de travail à la diversité des pratiques et aux nouvelles attentes des usagers : travail sur projet, travail collaboratif, travail connecté sur des outils numériques ;
  • offrir un espace de travail convivial et modulable ;
  • mettre à disposition des ressources numériques (matériels, documentation, ressources pédagogiques, logiciels) adaptées aux publics pour favoriser leurs apprentissages et leur réussite ;
  • développer les compétences informationnelles par un accompagnement actif assuré par les professionnels de la documentation et la mise à disposition d'outils numériques ;
  • accompagner la mise en place de nouvelles pratiques pédagogiques en travaillant en lien avec les composantes pédagogiques de l'établissement ;
  • être un lieu de découverte, d'apprentissage et d'expérimentation autour du travail collaboratif et des outils numériques ;
  • valoriser les productions des étudiants et des enseignants-chercheurs de l'université : travaux de recherche, travaux étudiants, productions numériques et audiovisuelles ;
  • faciliter l'intégration et l'inclusion des personnes en situation de handicap par une mise en accessibilité des locaux et la mise en place d'une offre de services adaptée.

Aménager un espace sans collection : un défi à relever

20L’accompagnement des étudiants dans leurs pratiques numériques étant un des points phare du projet, la formation du personnel a pris une place conséquente dans la réflexion globale. Ainsi, un travail d'accompagnement au changement des pratiques a été initié par le groupe de travail sur la formation des personnels, dirigé par le correspondant formation du SCD.

21Afin de continuer à mesurer les besoins des usagers après l’ouverture de la salle au public, un groupe d'étudiants du Master 2 Information-Communication, spécialité Documentation et Bibliothèques (esDoc, année 2015-2016) a mené une enquête en février 2016 sur les besoins documentaires des usagers : étudier une offre documentaire pertinente en adéquation avec l'espace et ses services. Leur étude a abouti à la commande d'ebooks en management, gestion de projet, mise en page, technique de prise de vue et de vidéo.

22Les usagers ont pu participer au choix du nom de la salle. Un appel à idées a été organisé à l'été 2015 à l'aide d'un mur de post-it, de bulletins et via un hashtag sur le compte Twitter du SCD. Après des propositions aussi variées que « la mort du livre et de la culture française », « Le gouffre de Helm » ou encore « Le bosquet du savoir » et « BiblioLab », la « Ruche » a été proposée plusieurs fois faisant référence à la structure alvéolaire en béton du bâtiment et au côté collaboratif et bourdonnant de l'espace. C'est cette proposition qui a été retenue par le président de l'université.

Évaluer pour réaménager dans le futur

23Au cours du travail préparatoire, l'évaluation de la Ruche a été inscrite dès le départ dans les actions à mener afin de conforter notre démarche, de la réorienter au besoin, et surtout de s’assurer du degré de satisfaction des étudiants.

24Le laboratoire Technologies numériques pour l’éducation (TECHNÉ)5 de l'université de Poitiers a été missionné par le projet Idéfi-Paré6, financeur d’une partie du matériel et du mobilier de la Ruche, afin d'enquêter sur les usages : profil des fréquentants, appropriation des lieux, activités des usagers et utilisation du matériel.

Travaux de rénovation : les grandes étapes

25Les travaux de rénovation ont été dirigés conjointement par un architecte (Escal’Architecture) et par la Direction de la logistique et du patrimoine immobilier (DLPI) de l'université, en collaboration avec les porteurs de projet au SCD.

26La phase d'étude avant-projet a permis au SCD de formuler ses attentes sur le nouvel espace : en plus d'une rénovation thermique et phonique de la salle, nous avons demandé la construction de 13 salles fermées de 4 à 12 places destinées à accueillir les groupes ainsi qu'une salle de formation de 15 places. Nous avons insisté pour que la salle soit équipée de nombreuses prises électriques et réseaux et qu’elle soit renforcée en émissions wi-fi.

27Les travaux ont eu lieu en site occupé de mars 2015 à janvier 2016 : ils ont concerné l'ancienne salle de droit, destinée à devenir La Ruche, mais aussi une partie des magasins afin de rendre la bibliothèque accessible aux personnes à mobilité réduite par la création de toilettes au rez-de-chaussée et d'un ascenseur public desservant tous les étages.

Aménagement : types d’espaces, mobiliers, couleurs et signalétique

  • 7 Espace 3C de la bibliothèque de l’École de technologie supérieure (ETS) à Montréal : < https://www. (...)

28Pour nous aider à concevoir l'aménagement de la salle, nous nous sommes appuyés sur l'exemple d'autres bibliothèques et structures de travail collaboratif en France et à l'étranger7. Nous avons également participé à des journées d'étude et à des stages de formation continue sur les nouveaux usages, les nouvelles pratiques pédagogiques et l'aménagement des espaces.

  • 8 Guide 2014 « Espaces d’apprentissage actif : connaissances, application et solution » du fabricant (...)

29Nous avons par la suite travaillé avec des fournisseurs de mobiliers spécialistes de l'aménagement et nous nous sommes inspirés de l'étude d'un fabricant de mobilier de bureau8 sur les postures de travail des étudiants pour dégager et aménager plusieurs zones de travail dans un même lieu. En effet, cette étude souligne comment la position du corps a des impacts sur les méthodes d'apprentissage. La bibliothèque étant un lieu d'apprentissage informel, l'idéal est donc d'offrir divers espaces correspondant aux multiples besoins des usagers.

30Trois types d’espaces, répondant à la fois aux demandes des usagers exprimées lors de l'enquête Libqual et aux diverses situations d'apprentissage identifiées dans les études, ont émergé :

  • un espace de travail collaboratif ouvert, adaptable et polyvalent, permettant d'accueillir des événements et de favoriser les échanges ;
  • des salles de travail de groupe équipées de mobiliers divers et d'outils de collaboration ;
  • un espace de travail individuel.

31Une concertation entre l'architecte d'intérieur du fournisseur de mobilier et l'architecte en charge du projet a permis de sélectionner une gamme de couleurs sobres et agréables se mariant avec les teintes de la salle rénovée.

32Une signalétique comportant un zonage des espaces induit les règles d’usage : la Ruche étant dédiée au travail collaboratif, il est vivement recommandé aux usagers de parler, d'utiliser leurs outils de communication et de ne pas hésiter à venir travailler avec de quoi boire et grignoter.

33Pour des raisons budgétaires, l'aménagement de la Ruche a eu lieu en deux temps : l'espace de travail collaboratif et une partie des salles de travail en groupe ont été équipés en décembre 2015, avant l'ouverture au public. L'espace de travail individuel et les salles de travail de groupe ont été aménagés en décembre 2016.

Les espaces et les services

34Nous avons aussi choisi de proposer des assises différentes dans tous les espaces de la salle afin de répondre aux souhaits des étudiants et aux nouvelles pratiques de travail. Nous avons opté pour du mobilier moderne, modulable et confortable, particulièrement adapté au travail collaboratif et favorisant la créativité, le dialogue ou la concentration.

35Sur 900 mètres carrés, la Ruche propose donc différents espaces et services :

  • un point presse/actualités doté de chauffeuses et tables basses ;
  • un espace collaboratif ouvert proposant des tables hautes et normales, des salons, des fauteuils cloisonnés9 et des modules semi-fermés10 ;
  • 3 postes de consultation vidéo ;
  • un point d'accueil et prêt de matériel ;
  • 13 salles de travail en groupe de 4 à 12 places proposant des tables hautes et normales, des salons, une salle équipée d'un vidéoprojecteur interactif et de chaises sur roulettes avec tablettes et une salle équipée d'une table connectée à deux écrans pour du partage de contenu11 ;
  • un espace de travail individuel identifié par la présence d'une table filante sous les fenêtres, de tables avec séparation centrale et de modules cloisonnés pour une personne ;
  • une salle informatique et de formation équipée de 15 ordinateurs pourvus de divers logiciels (suite bureautique, logiciels de traitement d'image, de montage vidéo, outils de réalisation de présentation, etc.).

36La Ruche prête du matériel sur place ou à domicile pour permettre aux étudiants de réaliser des productions universitaires ou tout simplement pour leur fournir des supports numériques en dépannage, à découvrir ou comme véritable soutien à leurs études. Les usagers peuvent donc emprunter des liseuses, des tablettes, des ordinateurs portables, des clés USB, des disques durs externes, des pointeurs lasers, des caméras pédagogiques, des enregistreurs audio numériques, des appareils photo-vidéos avec trépied et kit de prise de son, des caméras GoPro®, etc., ce qui a nécessité l’acquisition de mobilier de rangement adéquat.

37Du matériel est également mis à disposition sur place : des tableaux blancs fixes et mobiles, des kits feutres et brosses, des vidéoprojecteurs, des feuilles collantes électrostatiques, des chargeurs de téléphone portable, des câbles réseaux.

38La Ruche dispose d’un mur de projection utilisable pour valoriser les productions audiovisuelles des étudiants et accueillir des manifestations culturelles et scientifiques (conférences, présentations, etc.).

39En complément de cette offre, le personnel du SCD intervient auprès des usagers pour les accompagner dans la prise en main des outils, que ce soit au travers d’ateliers de formation ou de rendez-vous avec les bibliothécaires. Les services et espaces de la Ruche visent aussi les composantes pédagogiques et les autres services de l'université, en leur proposant l'utilisation des espaces, le prêt de matériel et une collaboration pour construire de nouveaux services.

40Depuis son ouverture en janvier 2016, la Ruche semble avoir accompli sa mission : les usagers, une partie des enseignants et des personnels de l’université ont complètement adhéré à l'espace et aux services proposés.

41Au début de la réflexion sur le projet, le souhait du SCD était que cet espace serve de lieu d’expérimentation de services innovants, ou du moins différents des services « classiques » proposés en bibliothèque. Le but était aussi d’essaimer ce concept aux autres BU du campus, en fonction des besoins des usagers et des possibilités offertes par les lieux.

42Là encore, la Ruche a tenu ses promesses : plusieurs services ont été mis en place dans d’autres BU comme le système de réservation de salle de travail en groupe, et un service spécifique pour les personnes en situation de handicap, avec entre autres la mise en place de référents par section, est en train de se développer.

43La Ruche continue l’évaluation de ses services et des usages qu’elle suscite. De nouvelles enquêtes seront programmées ces prochaines années. Elles nous permettront de mesurer la satisfaction de nos publics à l’aune de ce nouvel espace, nous aideront à découvrir d’autres besoins et à proposer des améliorations ou de nouveaux services.

Fiche technique. La Ruche - BU Lettres et langues (Poitiers)

Maîtrise d’œuvre* : Escal'Architecture en partenariat avec Aire Architecture.

Mobilier : Marcireau.

Surface : 897 m².

Notes

1http://scd.univ-poitiers.fr/a-votre-service/la-ruche/la-ruche-1618851.kjsp >.

2 Loi pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées du 11 février 2005 : La loi handicap définit les moyens de la participation des personnes handicapées à la vie de la cité. Dans le domaine de l’accessibilité, elle crée l’obligation de mise en accessibilité des bâtiments dans un délai maximum de 10 ans (2005-2015) et depuis l’Agenda d’accessibilité programmée (Ad’AP), elle permet à tout gestionnaire/propriétaire d’établissement recevant du public (ERP) de poursuivre ou de réaliser l’accessibilité de son établissement après le 1er janvier 2015.

3 Voir ci-après : Enquêtes, observations des pratiques, groupes de réflexion.

4 Voir la contribution de Frédéric Brodkom, « Évaluer les attentes et perceptions : l’outil Libqual +, ses avantages et ses limites », in Cécile Touitou (dir.), Évaluer la bibliothèque par les mesures d’impacts, Villeurbanne, Presses de l’enssib, 2016 (coll. La Boîte à outils ; 37), pp. 119-125.

5http://techne.labo.univ-poitiers.fr/ >.

6 Idéfi-Paré : aide de l’État gérée par l’Agence nationale de la recherche (ANR) au titre du programme Investissements d'avenir. [En ligne] < http://pare.univ-poitiers.fr/idefi-pare-le-projet-l-equipe/le-projet/ >.

7 Espace 3C de la bibliothèque de l’École de technologie supérieure (ETS) à Montréal : < https://www.economiesocialemontreal.net/nouvelles/article/le-premier-espace-3c-concu-par-espaces-temps-inaugure-a-la-bibliotheque-de-lecole-de-technologie-superieure/ >.

8 Guide 2014 « Espaces d’apprentissage actif : connaissances, application et solution » du fabricant Steelcase.

9 Cwtch d’OrangeBox < http://www.orangebox.com/product_range/soft_seating/upholstery_systems_cwtch >.

10 Toguna de Bene < http://bene.com/fr/mobilier-et-concepts/mobilier-de-bureau/parcs-toguna-fr/ >.

11 Médiascape de Steelcase < https://www.steelcase.com/eu-fr/produits/collaboration/mediascape/ >.

Auteur

Responsable de la Ruche, service commun de la documentation (Poitiers)

© Presses de l’enssib, 2017

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