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(Ré)aménager une bibliothèque

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Christine Soulas

Partie 3. De l’infiniment petit à l’infiniment complexe

LILLIAD Learning center Innovation : LILLIAD, de l’idée au concret

Laurent Matejko

Texte intégral

  • 1 Voir la contribution de Julien Roche : « L’aménagement d’un troisième lieu dans l’université », p.  (...)

1LILLIAD Learning center Innovation offre à ses publics des ambiances de travail variées, dans des cadres formels ou délibérément informels. Cette notion d’ambiance de travail a été le fil conducteur de l’aménagement du Learning center. Elle s’est imposée à nous au cours des phases préalables à la démarche de programmation, de par les influences et idées collectées au cours de visites d’autres établissements, et au travers des enquêtes menées auprès de nos publics depuis 20081. Ce matériau a été la base de la programmation et des choix daménagements dont il est question ici.

Programmation architecturale et fonctionnelle

2La programmation architecturale et fonctionnelle de LILLIAD a été assurée par le cabinet Aubry & Guiguet (Paris) entre 2008 et 2011, puis complétée par un bureau d’études mandaté par la maîtrise d’ouvrage, la région Nord-Pas-de-Calais. Elle définit les performances du futur bâtiment sous tous points de vue : liens fonctionnels entre espaces, nombre de places, performances thermiques, acoustiques, lumineuses, etc. Environ 40 paramètres décrivent chaque espace. Dès cette étape, les équipements mobiliers et techniques font partie de la réflexion et se répartissent en trois catégories :

  • les « équipements techniques » comme la signalétique dynamique, la sonorisation des espaces, les éventuels planchers techniques, les occultations (stores ou autres dispositifs) qui sont normalement traités dans le projet architectural ;
  • les mobiliers « intégrés », tels que les banques d’accueil, les rayonnages mobiles (« compactus ») ou fixes des magasins, les équipements sanitaires, les placards intégrés, les sièges fixes dans les amphithéâtres, les bars avec évier ou encore les boucles magnétiques. Ce sont des équipements attachés au bâti et souvent compris dans le coût d’objectif du bâtiment ;
  • les équipements « rapportés », en général mobiles : chaises et fauteuils, rayonnages des espaces publics, mobiliers des espaces internes, écrans et vidéo-projecteurs, matériels informatiques… Cette catégorie est souvent traitée comme l’équipement en tant que tel, indépendamment du bâtiment et justifie des budgets d’investissement conséquents. Pour LILLIAD, ces équipements étaient de la responsabilité de l’université donc de l’équipe projet.

3Or, si la troisième catégorie est évidente, les deux premières contribuent à l’aménagement et aux ambiances du bâtiment. Il est indispensable que le maître d’ouvrage anticipe leur fonctionnement en rapport avec le projet de service, tout particulièrement les mobiliers destinés à l’accueil. Les catégories 1 et 2 sont à traiter dès la phase conception car leurs caractéristiques seront définies dans les cahiers des charges des appels d’offres (AO) « travaux » que passera la maîtrise d’ouvrage. Même si l’AO ne définit pas tout, il grave dans le marbre des limites de prestations et fige des choix de fonctionnement.

4Enfin, la continuité de style et d’ergonomie entre les différentes catégories d’équipement est primordiale. Dans le cas de LILLIAD, le dialogue permanent entre les différents acteurs a permis d’approfondir ces questions.

Schéma fonctionnel issu du programme

Schéma fonctionnel issu du programme

Source : Cabinet Aubry et Guiguet, Paris.

Programmation des mobiliers : une affaire de professionnels

  • 2 AMO mobiliers : Anne Amichaud, d’Atelier Concept Déco (Bourges), durée totale de la prestation : 2  (...)

5Les dimensions de LILLIAD et son ambition architecturale justifient à elles seules l’attention portée aux achats de mobiliers. Rapidement, la nécessité de recourir aux services d’une assistance à maîtrise d’ouvrage mobiliers2 (AMO mobiliers) assurée par un architecte d’intérieur ayant une expérience en équipement de bibliothèque et une compétence en conception de mobiliers sur-mesure s’est fait ressentir.

Détail des quatre missions assurées par notre AMO

Mission 1 : la programmation des agencements mobiliers et équipements

6Elle a pour but de définir à la fois les quantitatifs et les caractéristiques des mobiliers : niveaux de gammes, matières, éventail chromatique, certifications, choix du sur-mesure. Cette programmation prend fin en mars 2015 avec la production d’un cahier d’ambiances illustré de 31 pages présentant des propositions de styles, des modèles, des gammes de mobiliers et des éventails de coloris. Le document est alors présenté aux architectes de LILLIAD qui doivent assurer contractuellement une mission de conseil sur le choix du mobilier. Rassurés par la cohérence des propositions de l’équipe projet LILLIAD et de l’AMO avec le projet architectural à tous niveaux, notamment avec les mobiliers intégrés telles les banques d’accueil et les couleurs des murs et des sols, les architectes valident immédiatement notre proposition.

Mission 2 : l’implantation sur plan des mobiliers et équipements, définition des interfaces techniques entre ces derniers et les travaux du bâtiment et adéquation programme/projet

7Étant donné l’avancement du chantier, cette deuxième mission a été menée en même temps que la première. Outre la production d’un budget estimatif, elle a pour but principal de garantir une bonne articulation et interaction entre les agencements du mobilier avec les paramètres techniques du bâtiment. Élément particulièrement important dans un projet où nombre de mobiliers sont connectés : tous les rayonnages sont rétro-éclairés (et raccordés au réseau téléphonique pour certains), toutes les places de travail sont équipées d’une prise électrique et d’une prise réseau RJ45.

8Les mobiliers professionnels de la cafétéria de LILLIAD étaient également à la charge de l’université, d’où la nécessité de positionner et estimer les matériels des bars, arrière-bar, annexe, et lieu de stockage des denrées avant même la désignation du prestataire. La problématique était identique pour la partie événementielle de LILLIAD.

9À cette étape, le travail sur plan est primordial, et le suivi des contraintes de chantier a été un point saillant. L’AMO mobiliers et l’équipe projet LILLIAD ont rencontré à de nombreuses reprises la MOA-MOE et les entreprises responsables des lots « réseaux » (courants forts et faibles, plomberie, ventilation-chauffage-rafraichissement). Tout ceci sous le regard du bureau de contrôle responsable des questions de sécurité, afin notamment de « caler » les mobiliers connectés en respectant les distances de sécurité dans les circulations. La mission 2 a pris fin début juin 2015 avec la validation par les autorités universitaires d’un document stratégique : un tableau de 41 pages listant tous les mobiliers, espace par espace, concluant sur un budget estimatif de 1,74 million € TTC. C’est sur cette base que les appels d’offres sont lancés.

Mission 3 : assistance aux consultations et choix des fournisseurs

10Il s’agit ici d’organiser et réaliser les AO, pour un projet dont la complexité est bien réelle avec l’ambition de créer des ambiances de travail différentes, variées et complémentaires.

11Après validation des tableaux récapitulatifs des mobiliers et des implantations, l’AMO propose un allotissement propre à garantir la réussite du marché. Dans ce cas, ce ne sont pas moins de 17 lots qui ont été rédigés avec pour chacun d’entre eux un cahier des charges spécifique.

Encadré. Tableau récapitulatif des 17 lots mobiliers

Lot 1 : mobilier de bureau

Lot 2 : siège de travail et visiteur

Lot 3 : rayonnage de stockage

Lot 4 : mobiliers sur mesure

Lot 5 : mobilier de cafétéria

Lot 6 : mobilier de direction

Lot 7 : mobilier de collectivité

Lot 8 : mobilier de bibliothèque

Lot 9 : mobilier et matériel d’exposition

Lot 10 : banquettes modulables

Lot 11 : fauteuils, tables basses et luminaires

Lot 12 : fauteuils sonorisés

Lot 13 : tables filantes sur-mesure

Lot 14 : chaises contemporaines et chariots

Lot 15 : mobilier d’extérieur

Lot 16 : équipement de cuisine

Lot 17 : claustras vitrées sur-mesure

12Toute la procédure d’AO a été menée conjointement avec le service Marchés publics de l’université, l’AMO mobilier et le chef de projet de LILLIAD, de même pour la relecture des cahiers des charges ou l’analyse des offres avant d’être soumise à la validation de la Commission d’appel d’offres (CAO).

13L’AMO est garante du résultat des AO, qui doivent être, le cas échéant, relancés jusqu’à ce qu’ils soient fructueux.

  • 3 Il faut noter que, dans tous les AO mobiliers, le facteur prix ne représentait que 35 % de la note (...)

14Pour le mobilier de bibliothèques, nous souhaitions une adéquation parfaite aux besoins exprimés ce qui justifiait la création d’un lot spécifique. Or, nous étions « frustrés » de lancer un AO sans pouvoir tester et comparer les systèmes de fixation des étagères, les accessoires, la qualité des matériaux du mobilier manipulé quotidiennement par les agents de LILLIAD. Sur proposition de notre AMO, nous avons donc organisé un show-room* pour ce lot, qui nous a permis en cours d’AO d’associer les équipes au choix de leur outil de travail, en plus des critères habituels (prix3, service après-vente, délais de fabrication et installation, certifications, gestion du chantier de montage, etc.)

Encadré. Organiser un show-room pour tester du mobilier

Le show-room a eu lieu sur une journée et a mis en concurrence 5 fournisseurs. Pour concourir, les exposants avaient obligation de nous présenter trois types de mobiliers (un rayonnage de bibliothèque double face avec éclairage LED, une table de consultation avec une lampe individuelle, et une tour à périodiques) conformes au cahier des charges, à savoir les dimensions, la forme, les fonctionnalités et la couleur. Les futurs utilisateurs ont rempli des formulaires d’évaluation anonymes qui ont argumenté l’analyse des offres.

15L’ensemble des AO mobiliers a été lancé à partir du 4 juillet 2015 et la dernière attribution de lot a eu lieu le 16 mars 2016, ouvrant la voie à l’étape suivante.

Mission 4 : assistance aux livraisons, installations et réceptions des mobiliers et équipements

16La dernière mission de notre AMO consiste à confirmer avec les entreprises retenues le calendrier de fabrication, de livraison et de montage des mobiliers. Des détails restent à régler avec les titulaires sur les plans quantitatifs et qualitatifs. Pour les lots sur-mesure, des adaptations seront nécessaires jusqu’à la fin.

17Quasiment tous les mobiliers de LILLIAD ont été livrés et montés en mai-juin-juillet 2016, avec de rares dépassements de délais ou de finitions jusqu’à début octobre (soit après l’ouverture au public). Parmi les aléas, nous nous rendons compte en cours de montage que les tables hautes des salles de travail en groupe sont justement trop hautes pour les sièges dessinateurs, ce qui a nécessité une réduction de 5 cm des pieds.

Focus

L’AMO joue un rôle, décisif avec les entreprises, d’intermédiaire professionnellement reconnu, pour dénouer tous les points de complication… potentiellement nombreux !

Gérer l’imprévu

18Voici quelques événements particuliers qui ont marqué le projet LILLIAD.

Les interactions avec le chantier

19La gestion du chantier a beaucoup d’impacts sur l’implantation définitive des mobiliers, notamment ceux connectés. En effet, l’alimentation électrique, en réseau dans les espaces publics, dépendait du percement des dalles dans le bâtiment existant. En fonction de l’avancée de ce travail, des contraintes sont apparues qui ont nécessité à plusieurs reprises la modification des plans des rayonnages et des tables de consultation, tout en respectant les normes de circulation.

20Autre exemple, des cloisons ont été déplacées à l’instigation de la MOE ou des coffrages de chauffage ont « doublé de volume » dans certains bureaux. Ce qui explique la date de lancement de nos AO, en plein juillet : jusqu’à cette période, il y avait trop d’incertitude sur les implantations définitives, donc sur les quantitatifs.

21En revanche, publier un appel d’offres en pleine période estivale limite le nombre de réponses pertinentes de candidats expérimentés et spécialisés.

Un partenaire en cours de projet : la cafétéria

22La gestion de notre cafétéria (le « 3,14 ») a été confiée au CROUS sous le régime de la délégation d’espace public. Ceci impliquait de préparer l’exploitation de ce service de façon très pluraliste avec la MOA-MOE (qui avait déjà passé ses AO travaux, incluant les réseaux), l’équipe projet LILLIAD assistée de son AMO mobiliers, et le fournisseur de matériels de restauration (recruté à l’occasion de l’AO mobiliers). Nous avons donc étudié avec le CROUS une offre spécifique à LILLIAD, adaptée aux temps de la journée, qui nous a permis d’adapter les matériels à la charge de l’université dans les contraintes du bâtiment. Cette coordination a permis d’atteindre nos buts avec une carte des consommations qui contribue au succès du lieu.

Les limites de prestation

23Celles-ci pourraient faire l’objet d’un ouvrage entier. Dans notre cas, elles ont surtout posé problème du fait du découpage millimétré des prestations assumées par la MOA-MOE en matière de courants forts et courants faibles. Ainsi, le schéma général prévoyait que les boîtiers de prises installés sur nos tables de consultation soient fournis par la MOA-MOE, ainsi que les arrivées de réseaux et les connexions finales, sauf dans les salles de travail en groupe de 10 et 20 places, bien que les boîtiers soient les mêmes et les réseaux « sortis » également par les mêmes entreprises. Finalement, les connexions ont été assurées par un prestataire mandaté par l’université. De plus, malgré les nombreuses réunions avec toutes les parties et des cahiers des charges précis, nous n’avons pu anticiper totalement les difficultés de finition (passages de câbles dans nos pieds de table, goulottes de protection des branchements des lampes de table), d’ultimes problèmes d’implantation ou de phasage. Là aussi, nous avons eu recours à des prestations complémentaires sur le budget propre de l’université.

24D’une manière plus générale, les problèmes de limites de prestation sont à anticiper là où des corps de métiers différents sont amenés à travailler ensemble, ou lorsque des prestations à coordonner sont commandées par des donneurs d’ordres différents (en l’espèce, bâtiment/mobiliers, ou encore bâtiment/équipements « voix-données-images »).

Le cas particulier de la salle d’innovation pédagogique

25À l’opposé d’une salle de cours classique, l’usage de la « Salle Y » est réservé à des enseignants ayant répondu à un appel à projets. La programmation de cet espace d’expérimentation de nouvelles pratiques pédagogiques, tant du point de vue des mobiliers que des équipements informatiques, a ainsi été traitée à part en partenariat avec les laboratoires de sciences de l’éducation.

26Dans cette optique, le mobilier (tables et chaises) est complètement amovible et pliable afin de permettre une recomposition rapide de l’espace. Des tableaux mobiles aux surfaces « écrivables » et magnétiques ont été réalisés sur mesure pour permettre à la fois de recloisonner la salle et libérer l’expression des utilisateurs. Ces mobiliers associés à un équipement informatique performant (vidéo-projecteurs, caméras, tablettes, imprimantes 3D, etc.) font de la salle Y un espace répondant aux désirs de la communauté universitaire.

27Après 6 mois d’exploitation, nous savons que LILLIAD est vraiment le tiers-lieu que nous souhaitions pour l’université. Au terme d’un parcours de près de dix ans, nourri d’influences et de compétences multiples, qui ont été autant de rencontres fécondes, LILLIAD est aujourd’hui un lieu populaire à l’université. « Populaire » à la fois par son caractère inclusif, et par sa haute fréquentation. « LILLIAD, c’est la seule bibliothèque où les étudiants font des selfies » dixit une observatrice. La gloire vous dis-je !

Fiche Technique. Projet LILLIAD

Maîtrise d’ouvrage Conseil régional des Hauts-de-France
Maîtrise d’œuvre Auer Weber, Munich
Programmiste Marc Aubry, Cabinet Aubry & Guiguet, Paris
AMO mobiliers (architecte d’intérieur) Anne Amichaud, Atelier Concept déco, Bourges
Surface brute : 12 600 m² - Surface utile : 8 800 m² - Surface utile ouverte au public : 5 000 m²

Notes

1 Voir la contribution de Julien Roche : « L’aménagement d’un troisième lieu dans l’université », p. XX.

2 AMO mobiliers : Anne Amichaud, d’Atelier Concept Déco (Bourges), durée totale de la prestation : 2 ans, coût de la prestation : environ 100 000 € TTC.

3 Il faut noter que, dans tous les AO mobiliers, le facteur prix ne représentait que 35 % de la note finale.

Table des illustrations

Titre Schéma fonctionnel issu du programme
Crédits Source : Cabinet Aubry et Guiguet, Paris.
URL http://books.openedition.org/pressesenssib/docannexe/image/8311/img-1.jpg
Fichier image/jpeg, 3,3M

Auteur

Responsable du département Accueil, chef de projet LILLIAD Learning center Innovation (Lille)

© Presses de l’enssib, 2017

Licence OpenEdition Books

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