1Le marché public est une étape incontournable lors de la réalisation d’un nouveau projet. Faire jouer la concurrence c'est a priori réaliser des économies, c'est aussi mieux appréhender le contexte économique et en tirer parti. Une composante essentielle de la réussite du projet est que les professionnels des bibliothèques soient associés à leur mise en œuvre, afin d’éclairer les personnels administratifs sur les exigences qui leur sont propres. La rédaction des pièces du marché, et notamment le cahier des clauses techniques particulières (CCTP)*, puis l’analyse des offres, doivent être un travail d’équipe et nécessite des échanges larges. Et du temps…

2Responsable administrative et financière à la bibliothèque municipale de Bordeaux, j’ai dû ces dernières années rédiger de nombreux marchés liés à la création de nouvelles bibliothèques. Ma vision de l’exercice s’est modifiée : plutôt que de considérer cela comme une charge, j’ai finalement tiré profit de ces expériences. En travaillant ces dossiers stratégiques avec eux, j’ai appris à mieux connaître mes collègues, mais aussi à comprendre leur logique professionnelle, et à avoir une autre approche de leur métier. Nous avons œuvré dans une confiance réciproque, ce qui nous a permis d’obtenir des résultats qui correspondaient tout à fait à nos attentes. Alors courage, le jeu en vaut bien la chandelle ! Il nécessite une bonne organisation et un peu de méthodologie. Cela débute par le choix de la bonne procédure et le montage d’un rétro-planning des opérations, car entre la rédaction du CCTP et l’installation des sièges et des rayonnages, il peut y avoir quelques aléas !

Choix de la procédure et calendrier

3En fonction du montant total des dépenses, chaque type de procédure induit des formalités de publicité différentes.

Le calendrier

4Selon le type de procédure engagée, les délais de publicité peuvent varier de 15 à 52 jours.

5Passé ce délai, il faut analyser les offres et établir un rapport (8 à 15 jours). Dans le cas d’une procédure d’appel d’offres (AO), il faudra présenter ce rapport à la commission d’appel d’offres (CAO, attention à la fréquence des réunions) qui se prononcera sur les propositions de choix, qui devront être validées par le conseil municipal. Puis le marché sera notifié aux prestataires retenus. Pour une procédure adaptée, nul besoin de l’avis de la CAO ou du conseil municipal, chaque collectivité est libre de fixer ses conditions.

Monter un marché public avec les bibliothécaires : un gage de réussite

6Le CCTP décrit toutes nos exigences et doit être minutieusement travaillé. C’est pour moi l’étape clé de la procédure, celle à laquelle on doit consacrer un maximum de temps et de réflexion. L’idéal est que les bibliothécaires soient associés au projet dès sa conception. Ils sont, avec leur équipe, les plus aptes à connaître et analyser les besoins du public, et à les retranscrire dans le futur équipement. Leur collaboration est indispensable pour aboutir à un projet adapté aux réalités du secteur géographique dans lequel il est implanté, et rationnel tant pour ceux qui vont y travailler que pour les lecteurs. Cela peut représenter une vraie bataille avec sa collectivité, mais c'est un gage de réussite. C’est en rédigeant ce cahier des charges le plus finement possible que l’usager trouvera des espaces bien pensés et adaptés à ses envies, ses besoins, et qu’il s'appropriera le lieu.

Les critères de sélection

7Il va falloir analyser et comparer plusieurs offres, et déterminer laquelle correspond le mieux à ses moyens financiers et aspirations. Pour être en mesure d'argumenter les choix aux élus ou aux concurrents éliminés, il faut s’appuyer sur des éléments concrets et non contestables en cas de recours. Ces critères d'analyse et leur pondération doivent obligatoirement figurer dans le règlement intérieur de la consultation dans le cas d’un AO. Ils seront également bien précieux dans les autres cas. En général, deux catégories de critères sont au minimum retenues : le prix et la qualité technique.

8Astuce

9Il sera plus aisé de comparer les prix à l'aide d'une fiche de simulation, complétée par un bordereau de prix unitaire. Un mémoire technique incluant des questions d'ordre général sur le prestataire et des questions précises sur les conditions de livraison, d'organisation de l’installation, les possibilités de réassort, permettra d'évaluer la qualité technique de chaque soumissionnaire.

L'analyse des offres

10À ce stade, il est encore indispensable d'associer les équipes, car ce sont elles qui feront vivre le projet et il leur sera plus facile de s'investir dans une structure dont elles auront choisi (dans une certaine limite) l'environnement. Du moins connaîtront-elles les raisons de ces choix.

11Comment procéder et par où commencer lorsqu’on se retrouve avec moult dossiers plus ou moins volumineux ?

12Mon expérience et surtout celle des « acheteurs » rattachés au service de la direction de la commande et des achats publics de la ville de Bordeaux, m'a conduite à utiliser systématiquement une grille d'analyse, qui reprend chaque critère et sous-critère définis dans le règlement de consultation. On a ainsi d'un seul coup d’œil les points forts et les points faibles de chaque proposition, et il sera plus aisé d'attribuer une note à chacun.