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(Ré)aménager une bibliothèque

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Christine Soulas

Partie 2. Les élus, le programmiste et le bibliothécaire

Le marché public : un outil d’aide à la décision

Corine Grenier

Texte intégral

1Le marché public est une étape incontournable lors de la réalisation d’un nouveau projet. Faire jouer la concurrence c'est a priori réaliser des économies, c'est aussi mieux appréhender le contexte économique et en tirer parti. Une composante essentielle de la réussite du projet est que les professionnels des bibliothèques soient associés à leur mise en œuvre, afin d’éclairer les personnels administratifs sur les exigences qui leur sont propres. La rédaction des pièces du marché, et notamment le cahier des clauses techniques particulières (CCTP)*, puis l’analyse des offres, doivent être un travail d’équipe et nécessite des échanges larges. Et du temps…

2Responsable administrative et financière à la bibliothèque municipale de Bordeaux, j’ai dû ces dernières années rédiger de nombreux marchés liés à la création de nouvelles bibliothèques. Ma vision de l’exercice s’est modifiée : plutôt que de considérer cela comme une charge, j’ai finalement tiré profit de ces expériences. En travaillant ces dossiers stratégiques avec eux, j’ai appris à mieux connaître mes collègues, mais aussi à comprendre leur logique professionnelle, et à avoir une autre approche de leur métier. Nous avons œuvré dans une confiance réciproque, ce qui nous a permis d’obtenir des résultats qui correspondaient tout à fait à nos attentes. Alors courage, le jeu en vaut bien la chandelle ! Il nécessite une bonne organisation et un peu de méthodologie. Cela débute par le choix de la bonne procédure et le montage d’un rétro-planning des opérations, car entre la rédaction du CCTP et l’installation des sièges et des rayonnages, il peut y avoir quelques aléas !

Choix de la procédure et calendrier

3En fonction du montant total des dépenses, chaque type de procédure induit des formalités de publicité différentes.

Encadré. Règles des marchés publics

Seuils et formalités de publicité (les montants sont valables pour les collectivités territoriales) :

• au-dessous de 25 000 € HT, il n’y a pas de procédure particulière ;
• pour des montants compris entre 25 000 et 209 000 € HT, les marchés peuvent être passés selon une procédure adaptée, définie à l’article 28 du Code des marchés publics ;
• pour des montants compris entre 25 000 et 90 000 € HT, le pouvoir adjudicateur choisit librement les modalités de publicité adaptées en fonction des caractéristiques du marché (article 40) ;
• pour les achats d’un montant compris entre 25 000 € HT et 209 000 € HT, le pouvoir adjudicateur est tenu de publier un avis d’appel public à la concurrence soit dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics, soit dans un journal habilité à recevoir des annonces légales ;
• pour les achats d’un montant égal ou supérieur à 209 000 € HT, la procédure d’appel d’offres est obligatoire. Pour les modalités de l’appel d’offres, se référer à l’article 57 du Code des marchés publics. La publicité est faite par publication d’un avis d’appel public à la concurrence dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics et au Journal officiel de l’Union européenne.

Le calendrier

4Selon le type de procédure engagée, les délais de publicité peuvent varier de 15 à 52 jours.

5Passé ce délai, il faut analyser les offres et établir un rapport (8 à 15 jours). Dans le cas d’une procédure d’appel d’offres (AO), il faudra présenter ce rapport à la commission d’appel d’offres (CAO, attention à la fréquence des réunions) qui se prononcera sur les propositions de choix, qui devront être validées par le conseil municipal. Puis le marché sera notifié aux prestataires retenus. Pour une procédure adaptée, nul besoin de l’avis de la CAO ou du conseil municipal, chaque collectivité est libre de fixer ses conditions.

Monter un marché public avec les bibliothécaires : un gage de réussite

6Le CCTP décrit toutes nos exigences et doit être minutieusement travaillé. C’est pour moi l’étape clé de la procédure, celle à laquelle on doit consacrer un maximum de temps et de réflexion. L’idéal est que les bibliothécaires soient associés au projet dès sa conception. Ils sont, avec leur équipe, les plus aptes à connaître et analyser les besoins du public, et à les retranscrire dans le futur équipement. Leur collaboration est indispensable pour aboutir à un projet adapté aux réalités du secteur géographique dans lequel il est implanté, et rationnel tant pour ceux qui vont y travailler que pour les lecteurs. Cela peut représenter une vraie bataille avec sa collectivité, mais c'est un gage de réussite. C’est en rédigeant ce cahier des charges le plus finement possible que l’usager trouvera des espaces bien pensés et adaptés à ses envies, ses besoins, et qu’il s'appropriera le lieu.

Focus

Ce document doit être rédigé en termes clairs (surtout pas de jargon de bibliothécaire !). II doit être réaliste et réalisable et ne pas imposer aux fournisseurs potentiels des clauses qu’ils ne pourraient pas tenir, ni contenir de contraintes trop strictes qui limiteraient la concurrence.

Astuce

Dès la conception du projet, et bien en amont de la mise en œuvre du marché, il est possible de prendre des contacts avec plusieurs prestataires potentiels (benchmarking*).

Encadré. La rédaction du CCTP : une étape clé

Montant : dans le cadre d’un marché à procédure adaptée (MAPA), un montant maximum doit être indiqué. Dans le cas d’un AO, on peut aussi mentionner lot par lot à titre indicatif la limite du budget alloué, ce qui orientera le fournisseur dans le choix des gammes.

Allotissement : la division du marché en lots (rayonnages, sièges et accessoires, mobilier sur mesure, etc.) permet d'ouvrir à une plus large diversité de fournisseurs et obtenir des offres plus pertinentes.

Contexte de l’opération : il ne faut pas hésiter à faire une description détaillée des locaux, joindre des plans, des esquisses, qui faciliteront la compréhension du projet. Ces documents seront annexés au CCTP, et devront, pour une meilleure lecture, être numérotés. Pour les espaces intérieurs, l’usage futur et l’ambiance souhaitée doivent être précisés. L’aménagement de certains espaces pourra être imposé (en volumes, hauteur de rayonnages, etc.), pour d’autres on pourra laisser le libre choix au prestataire en ne lui indiquant que des contraintes d’ordre plus général.

Les collections seront détaillées en volume, thèmes et répartition par espace.

Prescriptions techniques générales et propres à chaque lot : là encore il convient d'être très précis pour ce qui concerne les contraintes du lieu, les matériaux constitutifs, les revêtements des sièges, les tonalités souhaitées… mais toujours suffisamment ouvert pour laisser jouer la concurrence.

Attention au choix des matériaux, qui devront être faciles d'entretien et adaptés aux usages et aux publics.

Demande d'échantillons. Il ne faut pas hésiter à demander des échantillons afin de juger de la qualité des matériaux (surtout pour les revêtements des sièges) ainsi que les gammes de coloris. Il est aussi possible de demander un dépôt de rayonnages, bacs, voire sièges, mais attention, il faut pouvoir disposer d'un espace dédié ! Tout cela est à préciser dans le règlement de consultation.

Les critères de sélection

7Il va falloir analyser et comparer plusieurs offres, et déterminer laquelle correspond le mieux à ses moyens financiers et aspirations. Pour être en mesure d'argumenter les choix aux élus ou aux concurrents éliminés, il faut s’appuyer sur des éléments concrets et non contestables en cas de recours. Ces critères d'analyse et leur pondération doivent obligatoirement figurer dans le règlement intérieur de la consultation dans le cas d’un AO. Ils seront également bien précieux dans les autres cas. En général, deux catégories de critères sont au minimum retenues : le prix et la qualité technique.

8Astuce

9Il sera plus aisé de comparer les prix à l'aide d'une fiche de simulation, complétée par un bordereau de prix unitaire. Un mémoire technique incluant des questions d'ordre général sur le prestataire et des questions précises sur les conditions de livraison, d'organisation de l’installation, les possibilités de réassort, permettra d'évaluer la qualité technique de chaque soumissionnaire.

L'analyse des offres

10À ce stade, il est encore indispensable d'associer les équipes, car ce sont elles qui feront vivre le projet et il leur sera plus facile de s'investir dans une structure dont elles auront choisi (dans une certaine limite) l'environnement. Du moins connaîtront-elles les raisons de ces choix.

11Comment procéder et par où commencer lorsqu’on se retrouve avec moult dossiers plus ou moins volumineux ?

12Mon expérience et surtout celle des « acheteurs » rattachés au service de la direction de la commande et des achats publics de la ville de Bordeaux, m'a conduite à utiliser systématiquement une grille d'analyse, qui reprend chaque critère et sous-critère définis dans le règlement de consultation. On a ainsi d'un seul coup d’œil les points forts et les points faibles de chaque proposition, et il sera plus aisé d'attribuer une note à chacun.

Auteur

Responsable administratif et financier, Bibliothèque municipale (Bordeaux)

© Presses de l’enssib, 2017

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