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Réinformatiser une bibliothèque

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Anna Svenbro

Partie 2. Questions techniques

Prospecter : quel avenir pour l’informatique documentaire ?

Sandrine Berthier

Texte intégral

  • 1 Karen Coyle, “The Future of Library Systems, Seen From the Past”, Journal of Academic Librarianshi (...)
  • 2 Les études successives de Marshall Breeding constituent un appui important à l'ensemble de cette c (...)

1S'essayer à deviner l'avenir de l'informatique, documentaire ou générale, est un exercice délicat : d'autres s'y sont déjà essayés1 avec plus ou moins de bonheur. Il est très difficile de prévoir des évolutions quand les changements techniques sont aussi rapides. Toutefois, en limitant ses prétentions à un avenir proche, il est possible de discerner des grandes tendances à la fois dans les usages et dans la structure des marchés de systèmes informatiques à destination des bibliothèques2.

  • 3 Outre la gestion des collections physiques et numériques, les bibliothèques peuvent également util (...)

2L'usage de l'informatique dans le monde documentaire a beaucoup évolué : ce qu'on appelle encore la révolution numérique est désormais passé dans les usages et nombre de fonctions assurées dans les bibliothèques passent par les outils informatiques3. Il est probable que les outils utilisés par les bibliothèques pour l'ensemble de leurs missions continueront à se multiplier.

3Il ne sera donc question ici que d'un aspect particulier : l'informatique documentaire constituée par les outils de gestion et de mise à disposition des collections des bibliothèques. L'analyse portera essentiellement sur deux types d'outils : les systèmes de gestion de bibliothèque (SGB) et les interfaces publiques qui y sont associées. Est entendu par SGB tout outil permettant la gestion et le suivi des collections quel qu'en soit le support : seront donc abordés sous cet angle à la fois le traditionnel SIGB ainsi que les fonctions de gestion de la documentation électronique de type système de gestion de ressources électroniques (en anglais, Electronic Resources Management System, ERMS). Par interface publique, on entend tout outil de mise à disposition des collections, aussi bien les catalogues publics et leurs comptes lecteurs que les outils de découverte et toutes les interfaces de mise à disposition de la documentation électronique.

4Longtemps maître outil de la bibliothèque, le SIGB, souvent accompagné de son OPAC, constitue la brique de fondation de l'informatique documentaire. Ce binôme avait pour ambition de gérer tout le cycle de vie des collections, de leur sélection pour acquisition à la mise à disposition des usagers. Peu à peu, cet outil s’est vu grignoté par l’adjonction de nouveaux outils pour gérer de nouvelles problématiques. La question qui se pose aujourd’hui à une bibliothèque qui se réinformatise est donc celle du périmètre qu’elle veut couvrir. L’évolution des outils peut permettre de répondre en partie à cette question. En analysant d’abord les périmètres couverts par les différents outils et les prétentions des éditeurs, puis la structure des données et services gérés par les bibliothèques, et enfin la qualité des interfaces professionnelles et publiques, cet essai de prospective tente d'établir un niveau raisonnable d'attente à avoir par rapport aux outils.

Gérer toutes les collections : dans l'attente de l'intégration papier-électronique

  • 4 Pour le marché français, on pourra se référer à l'enquête annuelle de Tosca consultants pour estim (...)
  • 5 Une forte attente existe concernant ces systèmes de nouvelle génération. Le projet SGBm en France (...)

5Entamer aujourd'hui un projet de réinformatisation, ce n'est plus seulement se poser la question du SGB et de la gestion des collections imprimées. La problématique de la gestion de l'électronique doit également être prise en compte. La place des ressources numériques et leur typologie sont très variables d'une bibliothèque à l'autre, et par conséquent, il existe déjà plusieurs types d'outils pour répondre à ces besoins4. Les outils actuels sont encore très fortement typés selon les supports. Le SIGB traditionnel reste peu pratique pour la gestion de grandes collections numériques. Une brique est parfois venue s'ajouter à lui pour cette gestion : le système de gestion de ressources électroniques (ERMS). L'avenir de cette association ne semble toutefois pas forcément aller de soi : dans les structures n'ayant que peu de ressources électroniques à gérer, l'ERMS s'avère souvent être un outil trop lourd et peu adapté. Dans celles qui en ont beaucoup au contraire, les gérer dans un outil distinct devient peu efficace : le monde universitaire s'interroge ainsi largement sur la possibilité de s'orienter vers des outils uniques, dits SGB de nouvelle génération, qui traitent tous les supports5.

6Deux positions émergent dans le domaine de la gestion de l'électronique chez les bibliothécaires : d'une part, une volonté d'intégration dans l'outil principal de ce pan des collections ; d'autre part, l'importance attachée à leur exploitation par le public. De ce fait, la constante qui va sans doute dominer au cours des années à venir concerne la mise en place de bases de connaissance et d’index centraux. Les premiers viennent en appui de la gestion des ressources électroniques par les professionnels : elles comportent des informations de description de bouquets permettant de connaître les compositions et les périodes de couverture ainsi qu’éventuellement des éléments de licence. Les seconds fournissent aux outils publics les descriptions détaillées des contenus de ces bouquets au niveau article/chapitre. Couplés à un résolveur de liens, ces deux outils permettent de fournir une découverte étendue des ressources électroniques et un accès simplifié à celles souscrites par la bibliothèque. La juxtaposition d'une base de données bibliographiques, gérée et alimentée par les professionnels des bibliothèques, et d'une base de connaissance, fournie par un tiers (éditeur ou fournisseur de logiciel) et adaptée seulement par les professionnels, constitue sans doute l'évolution principale des années en cours. L'avenir des outils proposés aux bibliothèques se jouera sans doute sur la capacité à intégrer et à faire interagir ces deux ensembles de données, en particulier au sein des index de recherche des outils de découverte.

Des fonctionnalités de base qui restent un pilier majeur de l'informatique documentaire

  • 6 On peut citer l'exemple de Cognos intégré à son outil Aleph par la société Ex-Libris.
  • 7 En français, informatique décisionnelle.
  • 8 Ce type d’échange permet notamment de dématérialiser les relations aux fournisseurs par l’envoi él (...)

7En termes de fonctionnalités, les évolutions en cours ne sont sans doute pas aussi marquées qu'en ce qui concerne les données. De façon assez traditionnelle, les SGB continuent de proposer des outils de suivi des acquisitions, de catalogage et d'identification physique des exemplaires, de gestion et de suivi des abonnements aux périodiques, de circulation des documents. Quelques modules des SIGB ont toutefois connu des évolutions notables au cours des dernières années qui ne sont sans doute pas terminées : la production d'indicateurs et de statistiques ainsi que l'ouverture à des systèmes tiers en sont les plus notables exemples. Exploiter les données des systèmes a longtemps été l'affaire d'experts, capables d'interroger en langage de requête (SQL) la base de données. Les éditeurs travaillent désormais sur la production de rapports automatiques plus simples et l'intégration d'outils de reporting* au SIGB : bien qu'encore minoritaires6, ils constituent sans doute une évolution amenée à durer. Outre l’intégration native de ces outils, une demande d’ouverture des données pour une exploitation par des outils de business intelligence7 propres aux établissements accompagne ce mouvement. Ce type de démarche illustre l'autre position forte des évolutions attendues qui concerne l'ouverture des systèmes. Si traditionnellement les SIGB sont généralement capables de communiquer avec les automates de prêts ou les systèmes de gestion de scolarité dans les universités, de nouvelles fonctions de ce type font leur apparition, tels que la gestion en EDI8 des commandes. Par ailleurs, les systèmes les plus récents proposent des bibliothèques d'API permettant d'agir sur le système depuis des applications tierces.

La gestion de l'électronique

8Pour ce qui est de la gestion de l'électronique, les fonctionnalités sont encore assez récentes et on peut encore difficilement parler d'évolutions et de tendances. Les ERMS offrent normalement les moyens de suivre les bouquets d'abonnement aussi bien que les achats au titre en y associant un suivi budgétaire et de licences. Les attentes sont fortes au niveau de la gestion des contenus des bouquets ainsi que du suivi des licences, domaines où les normes peinent encore à se mettre en place9. Par ailleurs, l'attente forte des bibliothèques cumulant des collections dans tous les supports concerne la possibilité d'utiliser des outils capables de mettre en rapport les deux collections imprimée et numérique.

  • 10 On parle d’interopérabilité pour définir la capacité de systèmes différents à communiquer entre eu (...)

9En ce qui concerne les fonctionnalités, deux grands axes se dessinent pour l'avenir de l'informatique documentaire. L'existence de deux bases d'information (la base de données bibliographiques et la base de connaissance électronique) laisse espérer des évolutions permettant soit leur fusion soit leur intégration dans des processus plus homogènes. Par ailleurs, la complexité des SI en général peut permettre d'espérer un accroissement des dispositifs d'interopérabilité10 des systèmes et des données.

Déléguer la gestion des données non-documentaires

  • 11 Sur le partage des données bibliographiques, voir la contribution de Jean Bernon : « Lier les base (...)
  • 12 C'est le cas notamment des offres PMB et Kentika qui incluent des interfaces web prêtes à l'emploi (...)

10La question de l'interopérabilité peut également se poser sous un autre angle : celui du périmètre des données gérées directement par les bibliothèques. Le fonctionnement actuel des SID repose largement sur la duplication de données issues de systèmes tiers : répertoires d'utilisateurs, budget et surtout notices bibliographiques et d'autorités issues de sources externes11. La question du périmètre de la réinformatisation est aussi celle des données sur lesquelles on souhaite agir. En demandant davantage d'ouverture aux systèmes, on ouvre la possibilité d'exploiter les données d'un autre outil, sans risque, donc d'erreur de copie ou de désynchronisation des bases. Dans cette perspective, l'informatique documentaire évolue non seulement techniquement (API, Webservices) mais aussi dans sa conception. On passe doucement d'une informatique documentaire conçue comme un tout indépendant, un SIGB unique et capable de tout gérer, à une informatique documentaire conçue comme une brique d'un système plus vaste, dialoguant donc avec d'autres outils. C'est particulièrement net dans le monde universitaire. C'est sans doute moins vrai pour des structures de petite ou moyenne taille qui sont moins dépendantes de structures plus larges. La tendance pour les outils à destination de ces bibliothèques est donc le maintien d'un service tout-en-un allant de la gestion à la mise à disposition et permettant parfois même la gestion du portail documentaire12. Il est difficile de définir un avenir unique pour l'informatique documentaire : le marché se sépare de plus en plus en deux branches selon le public-cible. Ce choix d'interfaçage ou d'intégration fait partie des éléments de distinction les plus marquants.

Hébergement et cloud-computing*

  • 13 On peut citer PMB, Koha qui ont très vite offert des solutions hébergées ou encore récemment la mi (...)
  • 14 On parle alors de SaaS (Software as a Service). En mode hébergé, chaque client hébergé par le pres (...)

11Un petit point technique sur les évolutions récentes est également nécessaire. Avec l'extension du réseau Internet et la baisse des coûts de stockage des données, de nombreux éditeurs proposent désormais des versions hébergées de leurs systèmes. Cette tendance, qui a débuté pour les SIGB à destination des petites structures13, répondait d'abord à un besoin de ces dernières qui n'ont souvent ni l'infrastructure ni le personnel nécessaires à la gestion de serveurs et à l'administration des systèmes. Les professionnels comme les utilisateurs finaux se connectent à l'outil par le biais d'un simple navigateur et les charges de maintenance et de mise à jour sont entièrement assumées par le prestataire. C'est une tendance qui tend à se confirmer voire à s'élargir. À l'image de nombreux services informatiques, les éditeurs de SGB proposent désormais des services d'hébergement, y compris pour de plus grosses structures, voire la mise à disposition de plates-formes de services14. Ce passage progressif au mode logiciel comme un service (SaaS) traduit à la fois une continuité de la volonté de partage des données et des infrastructures (plus facile dans un système unique) et un désir de se défaire petit à petit de la gestion purement informatique des systèmes documentaires. Les plates-formes proposées récemment par les grands éditeurs et les projets en cours des autres acteurs du monde académique montrent une inclination assez forte du marché à s'orienter vers ce type de solution.

Un effort d'ergonomie : l'évolution des interfaces

  • 15 Ce changement ne concerne pas que les SGB, dans le monde universitaire, les interfaces des applica (...)

12Les évolutions les plus visibles de ces dernières années concernent les interfaces, professionnelles comme publiques. Très liées aux technologies du Web, ces dernières vont vraisemblablement poursuivre leurs mutations dans les années à venir. En ce qui concerne les interfaces professionnelles, le passage progressif du client installé sur un poste à un accès distantvia un navigateur web constitue un premier changement dans les habitudes15. Le besoin toujours présent et exprimé pour la gestion professionnelle est celui du profilage par type d'usage. La finesse de paramétrage des accès et des interfaces est un souci récurrent des administrateurs. La personnalisation, individuelle, de cet espace de travail professionnel est également mise en avant par les prestataires : les outils de nouvelle génération proposent désormais des tableaux de bord où chaque utilisateur peut agencer, ajouter et supprimer un certain nombre de widgets*. Une autre évolution fréquente concerne l'aide, mise à disposition de façon contextuelle, intégrée aux outils.

13Toutefois, comme pour l'ouverture des systèmes, on distingue deux axes un peu différents selon les types et tailles de bibliothèques. Dans les systèmes à destination des petites structures, on note un axe très marqué à la simplification des interfaces, à l'utilisation notamment de formulaires de saisie, à la limitation des paramétrages visibles ; cet axe est moins net dans les systèmes universitaires. À l'inverse, le besoin très fort de paramétrage des grandes structures a fait émerger une nouvelle demande face à laquelle encore peu de systèmes répondent complètement : la possibilité d'implémenter des circuits de traitement dans le système. Si des circuits de validation commencent à apparaître, l'utilisation de moteur de règles métier n'est pas encore apparue dans le domaine documentaire ; c'est peut-être une évolution possible.

14Du côté des interfaces publiques, on a connu des évolutions nombreuses depuis l'OPAC jusqu'à l’outil de découverte. La problématique de l'exposition efficace des ressources disponibles pose toujours question : on rejoint là la question de l'électronique et de son accès. La mise à disposition de ressources numériques a rendu floue la barrière entre signalement et mise à disposition du document et pose la question du niveau de description. Peu à peu, les catalogues (au sens large), autrefois outils de localisation d'ouvrages, sont devenus des outils de recherche bibliographique et d'accès à l'information. Par ailleurs, la concurrence avec les moteurs de recherche de l'Internet interroge sur la place et l'usage des catalogues. Il devient aujourd'hui difficile de faire un pari sur l'avenir de ces outils.

  • 16 Cory Lown, Tito Sierra, and Josh Boyer, “How Users Search the Library from a Single Search Box”, C (...)
  • 17 On notera toutefois qu'aucun ne s'est encore départi complètement d'une interface de recherche ava (...)
  • 18 Par exemple l'intégration du Sudoc à Google.

15On peut toutefois identifier quelques orientations intéressantes. D'une part, une certaine simplification des interfaces, sur le modèle de la boîte de recherche unique16, a atteint la quasi-totalité des OPAC proposés sur le marché aujourd'hui17. Parallèlement, un outil unifié de recherche dans plusieurs sources est proposé : les technologies ont évolué et le passage de la recherche fédérée à un outil de recherche sur index unifié est désormais à peu près consommé. Toutefois, l'outil de découverte ne fait pas l'unanimité : d'une part, en travaillant sur un index généralement propriété du fournisseur, sa maîtrise par l'établissement n'est pas totale, d'autre part, il génère souvent, pour l'utilisateur, beaucoup de bruit dans la recherche. Enfin, l'intégration de certains outils aux moteurs de recherche18 pose la question de la pertinence de ces outils. Si la pertinence d'un outil de localisation ne fait aucun doute pour la documentation imprimée, les modalités d'accès à l'électronique posent encore largement question.

  • 19 En termes d'accessibilité par exemple, les sites de bibliothèques ont encore de gros efforts à fai (...)
  • 20 Aaron Tay, “How should academic library websites change in an open access world?”, Musings about l (...)

16Les évolutions de cet outil d'accès semblent particulièrement liées aux questionnements sur la construction globale des sites web des bibliothèques et de leur identité numérique. Peut-être plus que le seul catalogue, c'est cette fenêtre des bibliothèques sur le Web qui sera amenée à changer. Structurellement d'abord, via l'intégration dans d'autres outils et dans le Web de données, graphiquement ensuite, la question de l'ergonomie du Web et l'accessibilité sont encore peu prises en compte dans la constitution des sites de bibliothèques et constituent des axes d'évolutions majeurs19. Ensuite, le site web pose la question de ce que les bibliothèques souhaitent valoriser, et la mise en avant de leur politique de services prend une place de plus en plus importante20.

17Les portails documentaires ont un temps essayé de répondre à ces attentes. L'évolution des catalogues de bibliothèques va sans doute prendre deux axes : d'abord une plus grande intégration dans les outils généralistes du Web pour une dissémination de l'information et ensuite un renforcement sur les sites propres de la valorisation des services en ligne et sur place.

Perspectives : réintégrer les systèmes ?

18L'informatique documentaire évolue de concert avec les progrès techniques de l'informatique en général et des technologies du Web en particulier. Si le nombre d'outils utilisés en bibliothèque ne va sans doute pas aller en diminuant, il répond aussi à un accroissement des missions. En ce qui concerne la gestion des collections, les grandes tendances vont dans le sens d'une certaine ré-intégration des systèmes, permettant d'harmoniser des circuits encore très séparés de gestion des collections imprimées et électroniques.

  • 21 C'est finalement une tendance assez forte des progiciels métiers en général qui sont progressiveme (...)

19Une certaine standardisation des outils à destination des grandes structures laisse présager un passage progressif à des plates-formes de services paramétrables de façon très fine21. L'ouverture progressive des systèmes augure d'une interpénétration plus forte avec les autres outils des SI et une prolongation de la logique de partage qui prévaut déjà largement dans nos métiers. Parallèlement, la poursuite de l'informatisation pour les structures de petite taille laisse encore une large place à des systèmes simples et clés en main, utilisables par des utilisateurs non-professionnels mais pourtant performants. Le marché reste de ce fait assez nettement divisé en deux secteurs en fonction de la cible visée, les systèmes à destination des structures les plus petites étant souvent produits par des entreprises à vocation nationale, tandis que le marché des gros systèmes s'internationalise et tend à perdre des acteurs.

20Il faut rester raisonnable sur nos attentes vis-à-vis des SGB quels qu'ils soient. Les périmètres fonctionnels n'ont que très peu changé et ne semblent pas en passe de le faire : il est donc primordial de définir le périmètre exact de ces besoins et d'identifier les briques qui auront à travailler ensemble.

21Enfin, pour ce qui concerne les interfaces publiques, la maîtrise totale des données semble à la fois illusoire et contre-productive dans un univers informationnel connecté. Les outils des bibliothèques sauront, du moins espérons-le, s'intégrer de plus en plus à la sphère Internet pour disséminer l'information tout en mettant en valeur les services les plus spécifiques qu'offrent les bibliothèques.

Notes

1 Karen Coyle, “The Future of Library Systems, Seen From the Past”, Journal of Academic Librarianship, v. 33, n.  1, January 2007, pp. 138-140.

2 Les études successives de Marshall Breeding constituent un appui important à l'ensemble de cette contribution. Pour 2014, voir Marshall Breeding, “Library Systems Report 2014: Competition and strategic cooperation”, American Libraries, v. 45, n.  5, April 2014, pp. 21-33.

3 Outre la gestion des collections physiques et numériques, les bibliothèques peuvent également utiliser des outils de type GED, de guichets d'assistance ou d'échange avec les usagers, d'un site web géré par un CMS, de divers outils permettant la création de tutoriels, d'expositions virtuelles, parfois de PAO pour ses outils de communication…

4 Pour le marché français, on pourra se référer à l'enquête annuelle de Tosca consultants pour estimer l'offre disponible. [En ligne] < http://www.toscaconsultants.fr/logiciel.htm >.

5 Une forte attente existe concernant ces systèmes de nouvelle génération. Le projet SGBm en France en est l'illustration. Attention toutefois aux risques de désillusion. Yongming Wang and Trevor A. Dawes, “The Next Generation Integrated Library System: A Promise Fulfilled”, Information Technology and Libraries, September 2012, pp. 76-84.

6 On peut citer l'exemple de Cognos intégré à son outil Aleph par la société Ex-Libris.

7 En français, informatique décisionnelle.

8 Ce type d’échange permet notamment de dématérialiser les relations aux fournisseurs par l’envoi électronique de bons de commande et la réception des factures afférentes.

9 Citons le groupe NISO sur Onix-PL pour les licences notamment : < http://www.niso.org/workrooms/onixpl >.

10 On parle d’interopérabilité pour définir la capacité de systèmes différents à communiquer entre eux sans intervention manuelle via des protocoles documentés et des formats d’échange normalisé.

11 Sur le partage des données bibliographiques, voir la contribution de Jean Bernon : « Lier les bases locales aux catalogues fédérés », pp. XX.

12 C'est le cas notamment des offres PMB et Kentika qui incluent des interfaces web prêtes à l'emploi avec un petit CMS permettant d’éditer des contenus. On peut également citer l'offre couplée Paprika-Sezhame de Decalog qui offre des services similaires.

13 On peut citer PMB, Koha qui ont très vite offert des solutions hébergées ou encore récemment la mise en place de Waterbear < http://waterbear.info/ > sur ce modèle.

14 On parle alors de SaaS (Software as a Service). En mode hébergé, chaque client hébergé par le prestataire dispose d'une installation complète du système, dans le mode SaaS, il y a une installation unique dans laquelle chaque client dispose d'une instance qui lui est propre.

15 Ce changement ne concerne pas que les SGB, dans le monde universitaire, les interfaces des applications de l'ABES ont également pris cette orientation avec notamment Colodus, Star, Step ou IdRef.

16 Cory Lown, Tito Sierra, and Josh Boyer, “How Users Search the Library from a Single Search Box”, College & Research Libraries, n. 321, May 2013, pp. 227-241.

17 On notera toutefois qu'aucun ne s'est encore départi complètement d'une interface de recherche avancée, accessible dans un second temps.

18 Par exemple l'intégration du Sudoc à Google.

19 En termes d'accessibilité par exemple, les sites de bibliothèques ont encore de gros efforts à faire. L'enquête réalisée dans ce domaine < http://www.bibliothequesaccessibles.fr/ > souligne bien le lien entre l'accessibilité et la lisibilité pour tous les sites web.

20 Aaron Tay, “How should academic library websites change in an open access world?”, Musings about librarianship, 25 October 2014. [En ligne] <http://musingsaboutlibrarianship.blogspot.fr/2014/10/how-should-academic-library-websites.html#.VMy3g2MRTEU >.

21 C'est finalement une tendance assez forte des progiciels métiers en général qui sont progressivement passés du sur-mesure pour chaque entreprise à l'implémentation personnalisée de solutions généralistes (SAP en est un exemple).

Auteur

Responsable du système d'information documentaire, université de Bordeaux

© Presses de l’enssib, 2017

Conditions d’utilisation : http://www.openedition.org/6540

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