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Apprendre à gérer des collections patrimoniales en bibliothèque

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Dominique Coq

Partie III. Gérer un projet patrimonial

1. Mettre à niveau une bibliothèque

Carole Jacquet

Texte intégral

1La bibliothèque patrimoniale du Centre culturel irlandais (CCI) a longtemps été fermée au public. Les ressources n’étaient pas consultables en raison d’un empoussièrement conséquent des ouvrages, du degré de dégradation avancé de nombreux volumes et de l’absence de catalogue informatisé.

2Un important chantier de préservation des collections patrimoniales a été mis en œuvre entre 2006 et 2011. Le but : réhabiliter les fonds et permettre l’ouverture aux chercheurs pour la consultation.

3Mais seul-e ou presque face à un fonds patrimonial, il n’est pas évident de savoir comment s’y prendre : par où commencer ? à qui s’adresser pour des conseils, des expertises, de l’aide ? quels budgets pour quels projets ? Ce qui suit est une méthode qui s’appuie sur l’expérience de remise à niveau de la bibliothèque patrimoniale du CCI.

PAR OÙ COMMENCER ? DÉFINIR LES PHASES DU CHANTIER

4Prendre contact avec les institutions référentes (BnF, MCC, DRAC…), rencontrer des responsables de fonds patrimoniaux, des experts en restauration, conservation préventive et ingénierie documentaire est un bon début. Leur présenter les fonds, recueillir leur avis permet de :

  • dresser un premier état des lieux ;
  • définir les priorités ;
  • dessiner le contour des grandes actions à mener.

5Au CCI, le projet a été découpé comme suit :

  • signalement : conversion rétrospective du catalogue papier ;
  • remise en état : campagne de maintenance (dépoussiérage, cirage, constitution d’une base de données) et de conservation (restauration sur site et envois en ateliers extérieurs) ;
  • amélioration des conditions de conservation : audit environnemental ;
  • valorisation : numérisation, bourses de recherche, expositions, visites, publications.

6Une fois les phases de chantier définies, reste la mise en œuvre.

7La mise à niveau d’une collection nécessite des connaissances dans des domaines variés (informatique, restauration, conservation, numérisation…) et des moyens humains. Outre les deux membres de l’équipe des ressources documentaires du CCI, nos chantiers ont nécessité le renfort d’une dizaine de professionnels. Afin de contourner la difficulté que représente un grand nombre d’embauches pour une structure, il est possible d’avoir recours à des prestataires extérieurs pour des missions clés en main, le détachement d’agents et l’encadrement de travaux spécialisés. Les pôles associés de la BnF peuvent également bénéficier de l’expertise de ses différents départements.

8Tous les prestataires ont été sélectionnés selon une grille de dépouillement comparant :

  • la compréhension du projet ;
  • les prestations : planning, lieu de réalisation, assurances, respect des exigences, tests, méthodes et outils utilisés ;
  • les équipes et l’expérience de la société : CV des intervenants, nombre d’employés, chiffre d’affaires, références clients ;
  • les coûts et délais : coûts négociables, coûts fixes, modes de livraison…

SIGNALER

9L’informatisation constitue le premier volet de la mise à niveau des fonds, préalable à l’exploitation ultérieure des collections.

10La rétroconversion peut se faire en interne ou être externalisée, tout dépend :

  • des délais impartis ;
  • des moyens humains ;
  • des moyens financiers ;
  • de la qualité du fichier existant.

11À titre d'exemple, le traitement des 8 000 notices de la collection du CCI a été externalisé pour un budget de 15 000 € TTC. Le projet s’est déroulé sur neuf mois (de l’appel d’offres à la livraison). La rétroconversion a été soutenue par la BnF, dans le cadre d’une convention de pôle associé. L’équipement informatique a été subventionné par la DRAC Île-de-France.

12Le signalement des collections permet de doter la bibliothèque d’un catalogue en ligne et d’intégrer un réseau en participant à des catalogues collectifs français et étrangers (Catalogue collectif de France, English Short Title Catalogue…), ce qui contribue à la visibilité et au rayonnement des collections.

  • 1 Voir plus haut l’article de Florent Palluault : « Décrire et signaler des documents patrimoniaux : (...)

13Pour intégrer le CGM, les archives et manuscrits doivent être décrits en EAD1. Au CCI, cet encodage a été réalisé en interne : après une formation à l’EAD organisée pour les pôles associés, l’une de nos collègues a travaillé en étroite collaboration avec le référent EAD de la BnF.

14Les soutiens financiers des partenaires ne sont donc pas les seules aides disponibles : des appuis techniques de grande valeur sont aussi possibles.

15L’assistance d’un cabinet de conseil en ingénierie documentaire peut aussi être une solution pour renforcer une expertise technique ou tenir des délais serrés. Au CCI, 6 jours de prestation ont été commandés pour :

  • une relecture du cahier des charges ;
  • une aide à la validation des spécifications techniques ;
  • une aide à la correction des anomalies.

16Bien que cela ait un coût élevé, une prestation d’assistance est parfois plus simple à négocier qu’une embauche. Mais s’il est important d’obtenir des budgets et des moyens humains, il s’avère tout aussi indispensable de négocier des délais adéquats.

REMETTRE EN ÉTAT

17Après avoir signalé les collections, il faut les rendre accessibles. Le deuxième volet de mise à niveau des fonds patrimoniaux porte sur la remise en état.

Campagne de maintenance

18La campagne de maintenance peut s’articuler autour des opérations suivantes :

  • collecte des données : constat d’état, repérage des altérations et consignation dans une base de données ;
  • dépoussiérage : reliure, premiers et derniers feuillets ;
  • cirage de certaines reliures en cuir ;
  • banderolage * de reliures présentant des éléments qui risqueraient de se détacher.

19Recourir à des techniciens en préservation plutôt qu’à une entreprise de dépoussiérage est pertinent : manipulation adéquate, sensibilité aux enjeux de la conservation, capacité à repérer et décrire des dégradations en vue d’alimenter la base de données. On peut ainsi bénéficier d’un état des lieux complet du fonds, un gain de temps considérable pour une campagne de restauration ultérieure.

20Notre campagne de maintenance a été montée en collaboration avec une société de conseil en préservation des biens culturels qui a recruté et détaché trois techniciens en préservation.

2178 semaines/homme ont été consacrées à la maintenance des 8 000 volumes de la collection.

22Pour s’engager sur un calendrier de réalisation viable, les projections et objectifs quantitatifs à atteindre peuvent être établis sur la base de 6 heures de traitement effectif des collections par jour (sur les 7 heures en moyenne d’une journée de travail), afin de tenir compte du temps quotidien nécessaire à l’installation, au rangement, aux éventuelles réunions de coordination…

23L’externalisation du programme de maintenance permet de gagner en simplicité sur le plan administratif. En revanche, une prestation « clé en main » a un coût plus élevé qu’un programme avec des embauches en direct. Outre le salaire des techniciens, il faut prévoir la marge du prestataire, les journées de suivi et de coordination de ce dernier. Par ailleurs, il ne faut pas négliger la disponibilité requise en interne pour suivre le chantier : le consultant n’étant présent que ponctuellement (½ journée par semaine par exemple), le chef de projet sur site peut être très sollicité. Enfin, un programme de dépoussiérage étant répétitif et peu valorisant pour les équipes en charge, la question de la motivation est importante à prendre en compte, en offrant par exemple des salaires un peu plus élevés ou en variant les tâches.

Campagne de conservation

Petites réparations sur site – capitaliser sur les forces en présence

24Pour diversifier les activités des techniciens en préservation, tout en poursuivant la réhabilitation des fonds, une campagne de petites réparations peut leur être confiée, sous la supervision d’un restaurateur.

25Au CCI, après quelques journées de formation complémentaires, ils se sont attelés à la consolidation de coins, chants et cuirs pulvérulents, à la réparation de coiffes et mors, à la retouche de zones consolidées. La moyenne de leurs interventions n’excédait pas 40 minutes par ouvrage, uniquement sur les petits formats. Si la quantité de documents traités s’est révélée peu significative, ce programme était valorisant pour les équipes.

Restauration sur site – faire appel à des restaurateurs indépendants

26Certains ouvrages nécessitent des traitements plus poussés que de simples petites réparations. Avec du matériel et un espace dédié, on peut entreprendre certaines restaurations sur place.

27Nous avons fait appel à trois restaurateurs indépendants qui, après un audit pour définir les priorités de traitement, ont eu pour objectif de restaurer des ouvrages dans la perspective d’une consultation : rattachement de plats ou d’éléments détachés, création de nouveaux plats, renfort de coins, mors, coiffes, tranchefiles, sur tout type de formats.

28Afin de traiter un maximum d’ouvrages dans le budget et les délais impartis, nous avons décidé de ne pas restaurer l’intégralité d’un volume, mais uniquement les dégradations qui menaçaient de s’aggraver lors des manipulations. Seuls les ouvrages nécessitant moins de 2 heures de restauration étaient traités sur site ; 860 ouvrages ont été restaurés en 400 jours/homme.

Restauration en atelier extérieur – nécessaire dans certains cas

29Les documents rares, les très grands formats, les ouvrages présentant des dégradations importantes ou nécessitant une reliure de conservation seront plutôt envoyés en atelier.

30Des partenariats peuvent également être noués avec des écoles de restauration. Une quarantaine de nos ouvrages ont ainsi été restaurés à moindre coût par des élèves de l’Institut national du patrimoine (INP) et le Master de conservation-restauration de Paris I.

31Toutes filières confondues, 1 690 ouvrages ont pu être remis en état lors du chantier.

32À titre indicatif la moyenne des coûts de restauration par ouvrage s’est élevée à 590 € HT en atelier extérieur (volumes présentant des dégradations importantes, nécessitant des traitements poussés) et à 120 € HT sur site (ouvrages nécessitant des interventions légères ou de petites réparations). Dans les deux cas, le budget s’entend matériel inclus. Ces chiffres sont à considérer avec précaution, puisqu’ils correspondent au contexte particulier de notre projet : des restaurations minimalistes, au papier japonais, stabilisant uniquement les dégradations principales menaçant de s’aggraver.

33Par ailleurs, si l’on rapporte le coût de la campagne de restauration sur site au nombre d’ouvrages restaurés, on observe une différence significative du coût moyen par volume traité entre la première année de chantier (350 €) et les suivantes (120 €). Pour parvenir à une telle baisse, soit augmenter le nombre d’ouvrages traités dans le volume de jours commandés, nous avons :

  • rédigé une charte définissant les interventions à réaliser ;
  • pris en charge l’administration du chantier : photos avant et après traitement, saisies des constats et rapports, préparation des lots, rangement… ;
  • capitalisé sur l’expérience acquise par les restaurateurs ;
  • assuré un suivi du chantier via des réunions hebdomadaires.

34Un projet sur site implique souvent de coordonner différentes activités et soulève, plus largement, la question du management des équipes. Les prestations des restaurateurs indépendants sont simples à gérer du fait du contrat établi directement entre les deux parties. L’accueil de personnel détaché peut cependant s’avérer moins aisé, notamment si le suivi quotidien du chantier incombe en partie à la structure d’accueil. C’est pourquoi il est important d’établir des règles précises en amont du chantier afin de faciliter la communication entre les différents acteurs du projet et la distinction entre structure cliente et structure d’embauche.

AMÉLIORER LES CONDITIONS DE CONSERVATION

35L'environnement d'un fonds patrimonial est primordial pour sa conservation. Un audit environnemental doit porter sur trois axes d’analyses principaux :

  • climat (mesures thermo-hygrométriques, polluants gazeux...) ;
  • conditions de stockage (maintien des ouvrages, mesures d’empoussièrement...) ;
  • éclairage (mesures d’éclairement, simulation numérique des temps d’irradiation des volumes...).

36Notre audit a été confié à un cabinet de conseil en préservation des biens culturels (10 jours de prestation). Cela ne dispense pas d’une surveillance thermo-hygrométrique permanente des locaux, mais, en cas de conditions inadaptées, le rapport d’expertise peut avoir du poids pour convaincre les décideurs, alerter les tutelles et obtenir des moyens.

37Un audit peut être complété par une sécurisation des collections :

  • mise en place d’un plan d’urgence : achat de matériel, aménagement d’un local, formation des équipes ;
  • installation d’alarmes ou vidéo-surveillance ;
  • acquisition de vitrines sécurisées à l’hygrométrie contrôlée.

38Au-delà des considérations liées à la préservation des fonds, les questions relatives aux conditions de travail des équipes sont importantes à anticiper : climat, lumière, voire solitude que peuvent induire de tels projets et leur impact sur les délais. L’une des difficultés rencontrées lors du chantier a été liée à l’absence de chauffage dans notre bibliothèque datant du XVIII e siècle. Le calendrier du projet a dû être revu en conséquence, pour limiter la présence sur site des équipes au printemps et à l’été.

VALORISER

39Le dernier volet de la mise à niveau porte sur la valorisation des collections, déclinée en plusieurs axes.

Numérisation

40La numérisation permet de se constituer une vitrine, tout en facilitant le rayonnement des fonds et leur accessibilité. Définir les priorités de numérisation en fonction de son contexte : trésors rares et précieux, pièces fragiles, documents souvent consultés ou susceptibles de l’être… puis déterminer les critères de résolution, prise de vue, mode couleur ou niveaux de gris.

  • 2 Voir plus loin p. 161 et suivantes.

41Pour favoriser la visibilité des documents numérisés, multiplier les points d’entrée en les signalant dans des bibliothèques numériques : Patrimoine numérique, World Digital Library, Gallica2

Bourses de recherches

42L’attribution de bourses de recherche valorise les collections tout en améliorant la connaissance scientifique du fonds. Dans tous les cas, pensez à définir :

  • la durée et les dates de remise des travaux ;
  • les indemnités, les modalités d’hébergement et de transport ;
  • les sujets (on peut aussi laisser le soin au candidat de présenter un projet) ;
  • les livrables : mémoire, exposition, conférence…

43Effectuez la sélection selon la pertinence du sujet, la taille du corpus, la solidité du candidat, les perspectives de publications… Au CCI, des bourses de 1 000 € sont offertes pour un mois.

Expositions

44Des expositions peuvent être montées à peu de frais en s’appuyant sur la documentation produite lors des chantiers : photos avant/après, suivi des campagnes de dépoussiérage et restauration, etc. Cela constitue une mémoire des projets, valorise les équipes et donne à voir l’envers du décor au public. Également, des expositions peuvent être tirées des travaux de chercheurs-boursiers.

45Le budget nécessaire pour exposer une dizaine d’ouvrages fut de moins de 3 000 € (hors acquisition des vitrines) incluant une bourse pour l’adaptation du mémoire d’un chercheur, un habillage graphique et l’impression d’une dizaine de panneaux couleur au format A3.

Visites publiques, partenariats et communication

46Lors d’une campagne de valorisation des collections, un rôle nouveau de médiateur se dessine :

  • organisation de visites ;
  • partenariats ;
  • rédaction d’articles pour la presse professionnelle ou les listes de diffusion ;
  • création de cartes postales, marque-pages ou plaquettes de communication.

47Si plusieurs de ces actions ne nécessitent pas ou peu de budget, elles peuvent en revanche permettre d’en obtenir en sensibilisant des décideurs ou mécènes à ses projets.

48La mise à niveau d’une collection patrimoniale peut prendre plusieurs années. Il convient de prévoir des renforts humains pour tenir les délais mais également de faire preuve de polyvalence pour réussir à passer d’activités relationnelles (réunion de chantier) à des contrôles minutieux demandant calme et rigueur (rétroconversion). Un important travail de préparation, suivi et coordination est à prévoir et la maîtrise rapide du vocabulaire des différents secteurs (informatique, restauration, numérisation…) est précieuse pour dialoguer efficacement.

49Les contextes sont différents selon les institutions mais s’informer, s’entourer, aller voir ce qui se fait ailleurs permettra de nourrir une réflexion et d’adapter sa stratégie en fonction des caractéristiques des dispositifs d’aide existants.

Notes

1 Voir plus haut l’article de Florent Palluault : « Décrire et signaler des documents patrimoniaux : enjeux, formats, perspectives », pp. 123-127.

2 Voir plus loin p. 161 et suivantes.

© Presses de l’enssib, 2012

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