1Après une période où le SIGB, pièce centrale de l’informatique documentaire, assurait la gestion des collections des bibliothèques, avec un module OPAC pour l’exposition des données sur un site web ou un portail dédié, on assiste à un véritable éclatement du système en un ensemble de briques plus ou moins interconnectées, visant à prendre en compte les nouvelles missions des bibliothèques, la gestion de nouvelles ressources et leur présence sur le Web.

Foisonnement et mutation de l’offre

2Ces dernières années, on constate un véritable foisonnement des offres de logiciels d’informatique documentaire, comme le montre l’Enquête annuelle sur le marché français des logiciels métier destinés aux bibliothèques de Tosca consultants1 qui recense 36 fournisseurs pour 129 produits en 2014.

3Dans ce contexte, on note la présence d’un nombre important de logiciels libres (autour de 20 % des produits proposés) facteur de dynamisme du marché.

4La diversité de l’offre s’explique par la mutation déjà en cours depuis de nombreuses années dans le panorama documentaire. Les bibliothèques sont confrontées à la massification de la documentation électronique : les SIGB traditionnels ne sont plus du tout adaptés aux différentes étapes de gestion de cette documentation (aspects des licences et des accès par exemple), de nouveaux logiciels prennent donc le relais. Les méthodes d’acquisition par exemple, se transforment de plus en plus, les achats se font par lots ou bouquets, ou selon des méthodes quasi automatisées : Patron Driven Acquisition2 (PDA) par exemple.

5La gestion et la valorisation de données diverses nécessitent souvent des applications dédiées : thèses, archives ouvertes, données de la recherche, archives numérisées par exemple.

6Dans le même temps, on constate une concentration de l’offre sur quelques fournisseurs qui proposent de véritables suites documentaires avec des variantes : les fournisseurs historiques de SIGB se mettent à développer les briques de gestion des collections électroniques en back office, et des outils d’exposition plus adaptés aux demandes des usagers. Les fournisseurs de bases de données construisent une offre basée sur la gestion et l’accès aux ressources électroniques et enrichissent petit à petit leur offre.

Typologie des logiciels proposés

7Si l’on reprend partiellement la typologie des logiciels métier3 destinés aux bibliothèques par Tosca consultants on notera les outils suivants.

Des outils de gestion

• Les systèmes de gestion de bibliothèque qui comportent en général au moins quatre modules : acquisition, périodiques, circulation et catalogage.
• Les Electronic Resource Manager (ERM) : ces outils, apparus il y a une dizaine d’années, permettent de gérer la documentation électronique et notamment les problèmes spécifiques à leur acquisition (phases de test, nouvelles modalités d’achat, etc.) mais aussi les problèmes liés aux conditions de leur utilisation et les données administratives correspondantes (par exemple, contrats, clauses concernant les accès, etc.).

Des outils de consultation de bases de références

• Les OPAC qui, d’outils de localisation, sont devenus des outils de recherche bibliographique qui peuvent être vendus séparément des SIGB et dont les derniers développements prennent en compte de nouvelles fonctionnalités liées au Web 2.0* (commentaires de lecteurs, mise en ligne de taxonomies construites par les usagers, suggestion de ressources, etc.) et permettent des tris par facette des résultats.
• Les modules de recherche fédérée : ils permettent d’interroger de manière synchrone plusieurs bases en même temps, souvent de dé-doublonner et d’afficher les résultats de l’interrogation de manière unifiée. Le moteur de recherche fédéré interroge les bases via des connecteurs, selon différents protocoles (les plus courants étant Z39.50*, SRU*, SRW*).
• Les listes « A à Z » : ce sont des outils qui permettent de consulter les ressources électroniques auxquelles les bibliothèques sont abonnées, et notamment les périodiques (avec une granularité titre), avec des possibilités de recherche assez limitées, la consultation par titre ou mot du titre étant souvent la seule pertinente. Ce sont cependant les premiers outils qui ont permis l’exposition des ressources en ligne au sein d’un seul logiciel. Ils tendent à élargir les possibilités de recherche aux ebooks, mais avec des interfaces datées, tant du côté de l’administration que de celui de l’interrogation4.
• Les outils de découverte : basés sur des processus de recherche asynchrone ils s’appuient sur un index centralisé* de métadonnées et une base de connaissance pour permettre aux usagers d’effectuer une recherche sur un maximum de ressources de la bibliothèque (outre les collections papier et en ligne, les collections numérisées, les archives ouvertes notamment), mais aussi sur des ressources d’autres institutions d’où leur nom. Ils permettent notamment des interrogations de bases d’articles de périodiques ou de chapitres d’ebooks.
• Les résolveurs de liens* : ce sont des outils qui permettent de faire le lien entre les références d’une ressource (à partir d’une base de données bibliographique en ligne, d’un catalogue ou d’un moteur de recherche) et le texte intégral de cette ressource lorsque l’institution a pris un abonnement permettant cet accès.
• Les proxys ou reverse-proxys qui permettent l’accès distant des utilisateurs aux ressources en ligne auxquelles les bibliothèques sont abonnées, via une authentification Single Sign On – Central Authentification Service (SSO CAS)5 souvent appuyée sur l’annuaire de l’université.

Des outils de gestion de bases de documents primaires

• On peut faire référence ici aux outils de GED utilisés en bibliothèque pour la gestion du workflow des thèses, des mémoires ou des documents pédagogiques ou patrimoniaux.

Des outils d'aide à la publication de contenu

• Les Content Management System (CMS) sont des logiciels de gestion de contenu qui permettent de gérer de manière collaborative et dynamique les pages d’un site web.

8La plupart de ces logiciels existent dans des versions libres qui peuvent être implémentées et connectées avec les autres briques du SI. À côté des suites complètes proposées par les fournisseurs, certains établissements ont plutôt misé sur une construction de briques hétérogènes avec des logiciels adaptés à chaque besoin, mais interrogeables via une interface unique.

La gestion des différentes applications : les points de vigilance

9Les points sur lesquels porter son attention sont :

• la capacité à faire dialoguer entre eux des outils proposés par des fournisseurs concurrents (voir les formats supportés et les protocoles d’échange des données) afin d’éviter les re-saisies. Par exemple, la possibilité de remonter les données du SIGB dans l’outil de découverte et selon quel protocole, périodicité des mises à jour, possibilité de jouer sur l’affichage des résultats, possibilité d’afficher la disponibilité des documents en temps réel. De la même manière, si l’on souhaite installer un ERM, les possibilités d’échanges avec le SIGB sont à regarder car les retours d’expérience à ce sujet ne sont pas probants ;
• la complétude de la base de connaissance des outils proposés, l’existence d’une ou plusieurs bases de connaissance dans les « suites » commercialisées ;
• la qualité des métadonnées fournies par les outils ;
• l’actualisation des données par les fournisseurs de logiciels documentaires par rapport aux éditeurs de contenu pour éviter un décalage ;
• pour l’affichage des résultats de recherche, l’ergonomie d’affichage, l’existence de filtre par facettes, leur complétude et les index sur lesquels elles reposent ;
• les problèmes de propriété des données, de leur possible exposition sur le Web ;
• la prise en compte de l’évolution des normes et formats ;
• le langage d’indexation des outils ;
• l’existence d’un module de statistiques respectant les recommandations en vigueur ;
• la souplesse des outils et la possibilité de paramétrage par les utilisateurs (existence d’API), la réactivité et la qualité du support.

Les questions techniques à se poser

10Pour communiquer entre elles, les différentes applications ont besoin d'un langage commun, il faut donc s'appuyer sur des normes, des formats d'échanges et des protocoles de communication. Pour se retrouver dans la jungle des acronymes, voici une petite revue des techniques les plus utilisées.

L'échange et la récupération de données au format MARC : ISO2709, Z3950, SRU/SRW

11Pour l'échange des notices bibliographiques au format MARC (pour Machine Readable Cataloging), le format qui existe depuis plus de 40 ans, et qui est toujours prépondérant dans les imports et exports de données, est décrit dans la norme ISO2709. Elle reprend les zones MARC et les enregistre dans un fichier interprétable par des logiciels. De nombreux éditeurs de ressources électroniques proposent une fourniture de ce type de fichier pour intégrer les notices descriptives de leur offre dans le logiciel de gestion. Il faut toutefois être attentif à deux points pour être sûr de récupérer des données exploitables : le format MARC utilisé (les zones UNIMARC et MARC21 n'étant pas identiques) et l'encodage des caractères sous peine d'obtenir des caractères accentués non reconnus dans un système.

12Pour interroger et afficher des données de notices MARC, le protocole Z39-50 a été beaucoup utilisé au début des années 2000, notamment pour les catalogues collectifs. Ce protocole permet d'identifier des zones MARC à aller interroger dans un catalogue et celles à transmettre dans les résultats envoyés, en ajoutant les options de tri, de troncature, etc. Celles-ci peuvent ensuite être concaténées avec des résultats issus d'autres catalogues. Les interrogations et retours sont immédiats mais des problèmes de temps de réponse sont fréquemment rencontrés.

13Les technologies du Web ayant fortement évolué depuis 15 ans, de nouveaux formats et de nouvelles normes dérivées de ces deux dernières sont apparus. Les formats MARC ne correspondent plus aux techniques informatiques actuelles et sont sans doute amenés à disparaître mais c'est toujours le format de la quasi-totalité des catalogues de bibliothèques, une transition est donc nécessaire.

14Un format incontournable depuis l'apparition du Web est XML (pour Extensible Markup Language)*. Le format XML définit une structure générale de document qui va ensuite être précisé dans une « grammaire ». Ce format est très intéressant car il y a de grandes possibilités de transformer les documents XML pour les exprimer avec une autre grammaire. Il est aussi compatible avec les autres technologies du Web et peut permettre aux données bibliographiques d'être exploitées par d'autres applications.

15Pour extraire les données de nos catalogues, plusieurs formats de description bibliographiques ont été proposés, dont le MARC XML qui exprime la structure du MARC21.

16De la même façon, le protocole Z39-50 a été traduit au format XML dans le protocole SRU/SRW.

L'échange et récupération des données au format XML : trois formats de métadonnées, OAI-PMH et OPDS

17Il existe une multitude de formats de description en XML, en voici seulement 3 qui semblent intéressants à connaître dans le domaine des bibliothèques :

• le format Dublin Core (DC) : opérationnel dans plusieurs domaines et pour plusieurs types de documents, il contient seulement les éléments basiques. C'est donc l'un des plus utilisés car il repose sur un socle commun minimal de description ;
• L'EAD (pour Encoded Archival Description) : il s'est imposé comme modèle de description des manuscrits et documents d'archives ;
• La recommandation Thèses électroniques françaises (TEF) : format utilisé par l'ABES pour la description des thèses électroniques qui comprend des éléments de gestion, notamment relatifs aux autorisations de diffusion.

18Devant la complexité du paramétrage du protocole Z39-50 et les lenteurs des catalogues l'utilisant, d'autres solutions ont été explorées pour agréger des données de catalogues. Le protocole OAI-PMH* est devenu une référence dans ce domaine. Il est basé sur les standards XML et s'appuie sur un moissonnage des métadonnées pour les récupérer dans une même base. C'est un système asynchrone car il n'interroge pas les catalogues en temps réel mais copie des métadonnées qui sont ensuite stockées dans une même base.

19L’édition électronique a également vu émerger des besoins d’échange de métadonnées et une spécification s’est développée pour les catalogues de livres électroniques : OPDS. Elle est basée sur le principe de syndication de données XML, comme les flux RSS (ATOM)6. Un serveur contient des métadonnées de descriptions bibliographiques, de définitions du format technique du fichier et d’acquisition ou de prêt. Il est ensuite possible de rechercher dans ces métadonnées et de les afficher avec un client adéquat (logiciel de lecture et de gestion de ebooks par exemple). Le portail documentaire Bokeh7 utilise par exemple ce standard pour donner accès au catalogue de certains éditeurs.

20Les données au format XML sont utilisées dans les outils de découverte pour récupérer les données avant de les ré-indexer. Toutefois, pour pouvoir donner accès à des informations en temps réel sur la situation d'un exemplaire ou des données concernant des usagers, d'autres méthodes sont nécessaires et c'est pour cela qu'il est utile d'utiliser des Webservices.

Les webservices et les standards du Web (OpenURL/URI)

21Les Webservices permettent à des applications de dialoguer par l'échange de données XML. Il existe là encore des normes et des formats informatiques que nous ne détaillerons pas ici (SOAP, REST, etc.).

22Des API utilisant ces Webservices sont développées par les fournisseurs pour récupérer les informations nécessaires.

23Quelques recommandations existent dans le domaine des bibliothèques notamment ILS Discovery Interfaces (ILS-DI), qui est utile pour récupérer les informations de disponibilité d'un exemplaire, les données de circulation.

24D'autres recommandations reposant sur les standards du Web sont devenues essentielles dans la communication entre les différentes applications : l'openURL et l'Uniform Resource Identifier (URI).

25L'openURL est une norme qui va permettre de signaler les droits d’accès à des ressources électroniques. Elle repose sur le protocole HTTP et sur l'analyse des URL. Dans l'URL d'accès à la ressource, des éléments bibliographiques sont ajoutés qui permettent de l'identifier de manière unique. Ensuite, le domaine de l'URL (par exemple < www.domaine.org >) permet de renvoyer à un résolveur de liens qui signale si la bibliothèque possède un abonnement donnant accès à cette ressource. Le résolveur de liens s'appuie sur une base de connaissance qui stocke tous les abonnements de la bibliothèque et les URL d'accès aux bases de données.

26Un autre standard qui va être capital pour la communication entre les systèmes est l'URI. Il a pour but d'identifier une ressource sur Internet. Cet identifiant va permettre de pointer vers d'autres ressources de manière sûre et de pouvoir récupérer des données dans cette ressource. C'est une base pour obtenir des applications mashup, c'est-à-dire des applications composées de données issues de différentes sources.

Les contenus enrichis et le Web de données

27De plus en plus de catalogues de bibliothèques proposent des catalogues aux contenus enrichis*, c’est-à-dire qu’ils complètent les descriptions bibliographiques par des contenus extérieurs qui ne sont pas dans les notices des documents et qui ne sont pas stockées dans leur base. Un des exemples les plus connus est celui des vignettes de couverture de documents qui sont affichées à la volée. Il est aussi possible d’ajouter un résumé (issu de Google books par exemple), des avis sur des ouvrages (par exemple, Koha intègre un module pour récupérer les avis sur < babelio.com >) ou des vidéos.

28Les contenus enrichis sont un des piliers du modèle du Web de données, puisque celui-ci utilise les URI qui définissent des ressources permettant de lier les informations. Ainsi, la BnF propose < data.bnf.fr >, un pivot entre différentes ressources. La logique de ce portail est d’exposer au mieux les données des différents catalogues de la BnF dans des standards du Web en les reliant entre eux. Les informations présentes sont complétées par des données externes (de la base dbpedia par exemple).

29On voit que les standards évoluent avec un souci d’interopérabilité des données et d’échanges entre les applications. Cela n’est pas toujours aussi aisé qu’il y paraît mais l’utilisation de standards ouverts facilite grandement les échanges entre les briques applicatives d’un même système documentaire. Cela permet également de compléter des données issues de bases de la bibliothèque par des données de bases extérieures exposées sur le Web.

Retour d’expérience des bibliothèques de l’université Lyon 3

Faire évoluer notre SIGB pour inclure les ressources en ligne

30Nous avons choisi de faire évoluer notre système d’information documentaire par étapes. Un pas néanmoins important a été franchi avec la réinformatisation avec le SIGB Koha en 2010 qui nous a permis de mettre en place un outil que l’on maîtrise bien et que l’on peut adapter à nos besoins pour le back-office et aux besoins des usagers en ce qui concerne l’OPAC. Nous sommes passés sur un modèle full web, avec intégration de fonctionnalités du Web 2.0 pour l’OPAC : intégration des couvertures des documents, possibilité de constitution de listes, de suggestion et prolongation des prêts en ligne, accès au dossier lecteur dans l’intranet de l’université via des Webservices, etc.

31Nous intégrons dans le catalogue le maximum de notices de livres numériques, il y en a à l’heure actuelle 19 500 dont 3 500 viennent du Sudoc. Pour les ouvrages dont on ne peut pas récupérer les notices via le Sudoc, les éditeurs sont contactés directement pour la fourniture des notices ou leur exposition via un serveur OAI.

32Nous signalons également dans notre catalogue les thèses de l’université (papier et en ligne), nous les mettons en ligne au format PDF sans portail dédié.

Des briques disparates

33Il n’y a pas de répertoire d’archives ouvertes local à Lyon 3 mais un dépôt des publications des chercheurs dans HAL avec une vue Lyon 3. Cette brique de notre système est interrogeable via le portail HAL, il n’y a pas de récupération des données dans un outil d’interrogation unifié pour l’instant.

34Pour le signalement des périodiques en ligne, nous avons adopté une liste A à Z mais avons détourné le fonctionnement classique en chargeant les notices des périodiques papier pour en faire un catalogue des périodiques sur les deux supports. Avec le changement de liste cette année, nous avons choisi un outil qui donne accès également à des ebooks ce qui vient perturber la logique du signalement en place jusqu’alors. Nous nous retrouvons donc avec des ebooks signalés dans deux outils avec un recouvrement important mais incomplet.

35Nous avons mis en place un résolveur de liens afin de favoriser la navigation entre les différentes bases de données, cependant, nous nous rendons compte que la multitude des briques documentaires accessibles via notre site web complexifie grandement la recherche de ressources.

36Nous avons envisagé de charger l’ensemble des périodiques en ligne dans le SIGB à partir de notre liste A à Z, le SIGB devenant, via l’OPAC, l’outil le plus complet pour interroger nos ressources puisqu’il aurait ainsi donné accès à l’ensemble de la documentation papier, aux thèses en ligne, aux ebooks et aux revues en ligne. Nous n’avons pas mis en œuvre ce projet qui risquait de charger le SIGB (plus de 60 000 notices) et qui nécessitait une quasi-automatisation si on voulait avoir des données à jour.

Vers une « unification » des accès à nos ressources

37À ce jour, nous avons finalement chargé l'ensemble des métadonnées des périodiques en ligne et des ebooks dans le SIGB. Nous avons également souscrit un abonnement à un outil de découverte.

38Nous avons donc un SID dont l’interrogation est éclatée en plusieurs briques, qui se recoupent partiellement. La suite logique de la construction de notre SID sera celle de l’implémentation d’un outil de découverte pour avoir un point unique d’accès à l’ensemble de nos ressources, afin de pouvoir également interroger des articles de périodiques et des chapitres d’ebooks (avec le problème maintes fois évoqué du signalement des ressources françaises, notamment juridiques).

39En interne, nous n’avons pas implémenté d’ERM pour l’instant. Nous attendons avec intérêt les avancées du projet de SGBm et l’implémentation en France de solutions intégrées qui ont pour l’instant du mal à s’implanter.

40Les nouvelles missions qui se profilent pour les bibliothèques de l’enseignement supérieur ‒ la gestion de l’accès aux ressources pédagogiques ; la gestion des données de la recherche (dont les données brutes) ‒ nécessiteront sans doute l’implémentation de nouveaux outils.