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Réinformatiser une bibliothèque

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Anna Svenbro

Partie 2. Questions techniques

Réussir la migration des données concernant les documents et les lecteurs

Alexandre Garcia und Anna Svenbro

Volltext

  • 1 Voir la contribution de Philippe Bourdenet et Anna Svenbro : « Articuler le SIGB avec d’autres sys (...)

1Qu’il s’agisse d’un changement total de système informatique documentaire ou d’une simple mise à niveau, la migration des données, c’est-à-dire le transfert des données existantes de l’ancien SID vers le nouveau dans le(s) format(s) adéquat(s), tout en préservant l’intégrité des informations qu’elles contiennent, constitue l’opération-charnière de la réinformatisation d’une bibliothèque, celle qui détermine son succès ou son échec. Cette étape est aussi l’une des principales sources de préoccupations (voire d’angoisses) pour les agents participant à ce type de chantiers. En effet, le volume des données, qu’il s’agisse de celles concernant les documents de la bibliothèque ou de celles associées aux lecteurs, et qui témoigne en outre de tout un pan de l’histoire de la bibliothèque, est souvent important. Faire passer les données de l’ancien système est également complexe car l’ancien environnement et le nouveau sont souvent hétérogènes : la migration exige donc une transformation de la structuration des données de départ ; or, cette structuration peut être plus ou moins bien documentée. Enfin, la cohérence des données doit être maintenue non seulement dans le nouveau système, mais aussi lorsque celui-ci dialogue avec d’autres applications préexistantes1.

2Pour aborder cette étape cruciale du déroulement d’une réinformatisation, il faut donc prêter un soin tout particulier à la description de son cadre opérationnel. En effet, en délimitant avec précision les enjeux de la migration, en explicitant un certain nombre de questions à se poser, que celles-ci soient préalables ou concomitantes à la migration, on pourra d’autant mieux décomposer cette étape, comprendre les procédés à l’œuvre, et dégager les différents problèmes à résoudre avec méthode et rigueur.

3On remarquera que plusieurs questions d’ordre général sont soulevées d’emblée par la migration de l’ancien système au nouveau : quelles sont les données concernées, pour quels usages, et pour quels usagers (publics et professionnels) ? Selon quel(s) processus va-t-on passer des anciennes bases aux nouvelles ? Quels seront les critères d’interopérabilité (c’est-à-dire la manière dont les données s’inséreront plus ou moins bien dans leur nouvel environnement logiciel) de ce passage ? Et enfin, comment paramétrer les divers transferts ? De ces questions générales dérivent une bonne partie des points d’attention soulevés au cours de cette contribution.

4Ainsi, le but ici est d’exposer les éléments méthodologiques incontournables de la migration des données concernant les documents et les lecteurs de l’ancien SID vers le nouveau, ainsi que les principaux pièges à éviter.

Avant la migration : les questions préalables à se poser

La question de l’usage des bases de données

5Les SID gérant les différentes tâches bibliothéconomiques reposent sur l’articulation entre des bases de données contenant les informations sur les documents et les lecteurs de la bibliothèque, des applications qui interagissent avec elles, et des interfaces graphiques destinées aux utilisateurs publics comme professionnels. Les données, et les bases qui les structurent, sont donc à la racine de l’opération de migration, et les premières questions préalables tournent autour des données, de leur nature, de leur usage et de leur présentation. Il faut tout d’abord se demander à qui s’adressent les diverses bases de données en jeu dans le SID, qui les interroge et pourquoi, ces questions valant tant du côté du public que celui des professionnels. On peut ici par exemple mentionner, fût-ce brièvement, les différences d’interrogation des bases de données au sein des bibliothèques de lecture publique et celles des bibliothèques d’enseignement supérieur et de recherche, que celles-ci se rapportant aux catalogues, aux bases de données bibliographiques, aux répertoires de périodiques et aux archives ouvertes. Les questions d’identification des publics auxquels les données sont destinées et des pratiques d’interrogation tant du côté des usagers que des professionnels sont de la première importance, car elles conditionnent la nature et la complexité des données à présenter aux usagers, et donc la manière dont les applications vont interroger les bases qui les contiennent, et celle dont les interfaces vont les présenter.

La question des données présentées aux usagers et de leur complexité

6L’identification adéquate des usages des données va permettre tout d’abord de réfléchir aux données qu’il est souhaitable d’afficher par le biais des interfaces tant publiques que professionnelles. Au cours de cette étape, il ne faut surtout pas négliger les aspects matériels de l’exploitation des collections. On peut prendre pour exemple la question de la présentation de la cotation des documents, présente dans les données d’exemplaire : celle-ci sera plus ou moins complexe, et s’appuiera sur le plan de classement de la bibliothèque qui déterminera la place de chacun d’entre eux dans l’espace physique de la bibliothèque, plus ou moins en lien avec l’indexation de son contenu intellectuel, présente dans la notice bibliographique. Il faudra donc choisir avec soin le degré de complexité que l’on voudra présenter à l’utilisateur public, afin que sa recherche bibliographique comme sa localisation du document soit aussi claire et efficace que possible.

  • 2 Voir la contribution de Catherine Storne-Sengel : « Accompagner les changements de pratique dans u (...)

7Les utilisateurs professionnels des bases de données à la racine du SID de la bibliothèque doivent faire l’objet d’une attention aussi minutieuse : la question de la manière dont ils utilisent les données se pose au quotidien dans leur travail. Comme souligné plus haut2, le choix d’un mode de présentation des données par rapport à un autre conditionne tant les relations de la bibliothèque avec son service informatique en interne et/ou avec la DSI de sa tutelle que celles avec les lecteurs (notamment par le biais des données de circulation) ; elle a des répercussions profondes sur les habitudes de travail des professionnels ainsi que sur l’équilibre de l’établissement.

Quelle qualité et quantité de données présenter ? Le silence et le bruit

8La dernière grande question préalable à se poser par rapport aux données concernant les documents et aux bases qui les structurent est d’ordre tant qualitatif que quantitatif, et concerne la pertinence des réponses proposées dans le cadre de l’interrogation des bases : quel est le niveau de pertinence acceptable et quelles restrictions présenter par rapport au nombre de résultats retournés par les interrogations ?

9En effet, les requêtes dans les bases de données peuvent retourner un ensemble plus ou moins important de réponses non-pertinentes au milieu de réponses pertinentes (on parlera alors de bruit). À l’inverse, les requêtes peuvent ne pas retourner des réponses pertinentes qui, pourtant, existent (on parlera dans ce cas de silence). Même si le bruit doit être limité en tant qu’il peut être la source d’une perte de temps pour l’usager, celui-ci est néanmoins préférable au silence : l’usager peut trier a posteriori les réponses obtenues et choisir celles qui sont pertinentes pour lui. Le bruit est également ce qui rend possible la sérendipité chez l’usager : il lui donne la capacité de tirer profit de résultats fortuits, non prévus dans ses recherches bibliographiques. Dans la réflexion sur le niveau de qualité et la quantité des données à présenter à l’usager, en BU comme en bibliothèque de lecture publique, il s’agit donc de conserver une certaine ouverture concernant les modes d’interrogation des données concernant les documents.

Des anciennes bases aux nouvelles : questions techniques

Compatibilité, portabilité, interopérabilité des données : quelques définitions préalables

10Une fois menée la réflexion préalable sur les données en elles-mêmes et les bases qui les contiennent, se pose un ensemble de questions d’ordre technique, liées au passage des anciennes bases, applications et interfaces, aux nouvelles. Dans ce domaine, il est nécessaire d’établir un certain nombre de définitions liminaires. En effet, la réussite de la migration des données de l’ancien système vers le nouveau dépendra soit de la compatibilité, soit de l’interopérabilité des formats de fichiers dans lesquels elles se présentent au départ comme à l’arrivée. Au niveau des applications et des données, leur capacité à être adaptées de l’ancien environnement vers le nouveau détermine leur niveau de portabilité. Par compatibilité, on entend la capacité d’un système ou d’une application à accepter les formats de fichier d’un autre système ou d’une autre application (dans le cas, par exemple, d’une migration des données d’un SID vers une version plus récente). Quant à l’interopérabilité, elle consiste, comme pour la compatibilité, sur la capacité des systèmes ou des applications à communiquer entre eux, mais l’interopérabilité, plutôt que de dépendre d’un ou de plusieurs acteurs en particulier, repose sur des formats et standards ouverts.

11Or, une migration des données nécessite d’avoir bien étudié le fonctionnement du SID de départ comme celui d’arrivée, leur compatibilité ou interopérabilité respectives, afin que les données soient correctement mises en correspondance lorsqu’elles passent d’un format à l’autre, et qu’elles restent par conséquent exploitables.

Nature, volume, format des données à migrer

12En effet, la réflexion sur la nature des données à migrer est importante, non seulement, comme vu plus haut, par rapport à leur usage, mais encore d’un point de vue strictement technique. L’importance technique de cette question se manifeste tout d’abord par rapport au volume des données à migrer : son importance plus ou moins grande conditionne l’attitude des fournisseurs/prestataires, qu’ils s’agissent de ceux qui s’occupent du SID de départ, ou de ceux qui éditent et/ou maintiennent le système informatique documentaire d’arrivée, vers lequel les données doivent migrer.

13Ensuite, la question des divers formats dans lesquels les données sont encodées est d’une importance capitale. On a déjà souligné plus haut la question de l’importance d’un point de vue stratégique de la réflexion sur la manière dont les données sont utilisées au sein d’un établissement. Là aussi, cette réflexion trouve un écho particulièrement important d’un point de vue technique : la manière dont les formats sont utilisés au départ pour encoder les données documents et lecteurs est une information très importante à transmettre au prestataire associé au nouvel environnement logiciel. En effet, il conviendra de bien préciser aux fournisseurs/prestataires les divers formats de données à migrer ainsi que leur utilisation : de la précision de ces informations dépendra la qualité de la mise en correspondance des données lors de la migration, élément qui conditionne en partie la réussite de celle-ci.

14Or, une migration sera réussie parce qu’on aura également bien réfléchi d’un point de vue technique à ce que l’on veut à l’arrivée et pourquoi, aux formats de données que l’on désire obtenir et utiliser au sein du nouveau système d’information documentaire, aux raisons pour lesquelles ils sont souhaités (notamment au niveau des usages), et aux moyens à mettre en œuvre pour pouvoir les utiliser.

15Point d’attention annexe mais trop souvent négligé, la question de l’encodage et du traitement des caractères (formats ISO 8859-1, UTF8, formats d’encodage des caractères non-latins, etc.) doit être abordée d’emblée. Ceux-ci ont en effet évolué en profondeur au cours des vingt dernières années. Négliger cette question et ne pas la poser d’emblée aux fournisseurs/prestataires, tant celui du SID passé que celui à venir, expose à de nombreux problèmes potentiels lors de la reprise des données.

Le nettoyage et le contrôle des anciennes bases et la question des données locales

16Pourtant, la réflexion sur la nature des données à migrer est indissociable d’un travail de nettoyage et de contrôle des anciennes bases qui les contiennent. Plus les différentes bases locales auront des données propres, plus elles seront rapides et faciles à migrer et à retraiter, et moins il y aura par conséquent de problèmes lors de leur migration vers le nouveau système. Un travail préalable conséquent sur la qualité des diverses bases de données à migrer permet de se poser de manière lucide les questions de portabilité et d’interopérabilité des données de l’ancien système documentaire vers les nouveaux outils, et de négocier avec les fournisseurs/prestataires sur des bases aussi claires que possible.

17Autre point d’attention trop souvent négligé, surtout dans le cas particulier des établissements où le catalogage se fait par le biais d’un outil national avec déchargement des données bibliographiques dans la base locale, mais où l’exemplarisation se fait toujours en local (par exemple, nombre d’établissements du périmètre de l’enseignement supérieur, qui cataloguent via WinIBW dans le Sudoc, mais exemplarisent en local via leur propre SIGB, et non via l’application Colodus de l’ABES) : il doit être impérativement tenu compte immédiatement des données locales (cas le plus emblématique : les données d’exemplaire des périodiques) et de leur portabilité dans le dialogue avec les prestataires/fournisseurs, sous peine de voir ces dernières tout simplement écrasées lors de la migration.

De l’ancien fournisseur au nouveau : négocier la migration

18Tout d’abord, il faut communiquer avec l’ancien fournisseur afin de s’assurer de la récupération de ses données dans leur intégralité et leur intégrité et ceci au format attendu par le futur prestataire (le plus souvent il s’agit du format ISO 2709 excepté pour les données locales qui sont plus spécifiques). Si nécessaire, il peut arriver de demander une prestation afin de récupérer ses données correctement. Il faut aussi connaître précisément les standards utilisés (UNIMARC, MARC 21, …). Il faut également bien appréhender la façon dont sont gérés les périodiques pour lesquels une gestion particulière (abonnements, périodicité, numéros spéciaux, etc.) est mise en place. Il faut avoir un état précis de la volumétrie du catalogue afin de contrôler le niveau quantitatif de la migration. Il peut être rassurant de faire valider par le nouveau fournisseur les formats d’export livrés par l’ancien.

De la propriété intellectuelle des données et des bases de données : bibliothèque vs fournisseur de logiciels

  • 3 LOI no 98-536 du 1er juillet 1998 portant transposition dans le Code de la propriété intellectuell (...)

19Les points d’attention évoqués dans le cours de cette contribution ne sont pas seulement d’ordre stratégique et technique : la migration des données doit également être envisagée d’un point de vue juridique dans le cadre du dialogue avec les fournisseurs/prestataires. En effet, selon le Code de la propriété intellectuelle, si la bibliothèque est propriétaire des données qu’elle produit, qu’il s’agisse des données concernant les documents ou celles concernant les lecteurs, l’éditeur de système informatique, dans le cadre d’une solution propriétaire est, lui, propriétaire du modèle conceptuel qui les contient3

20Il convient donc d’analyser avec soin les conséquences d’une telle partition entre données et bases de données au regard du droit français et européen. En effet, le fournisseur/prestataire de l’ancien logiciel peut-il estimer que celui du nouveau a ses droits d’auteurs sur le logiciel en reprenant les données contenues dans les anciennes bases, et donc en ayant accès au modèle de données du système de départ pour le migrer vers le système d’arrivée ? Or, le Code de la propriété intellectuelle introduit une exception d’interopérabilité en stipulant que « la reproduction du code du logiciel ou la traduction de la forme de ce code n'est pas soumise à l'autorisation de l'auteur lorsque la reproduction ou la traduction au sens du 1° ou du 2° de l'article L. 122-6 est indispensable pour obtenir les informations nécessaires à l'interopérabilité d'un logiciel créé de façon indépendante avec d'autres logiciels, sous réserve que soient réunies les conditions suivantes :

  • ces actes sont accomplis par la personne ayant le droit d'utiliser un exemplaire du logiciel ou pour son compte par une personne habilitée à cette fin ;
  • les informations nécessaires à l'interopérabilité n'ont pas déjà été rendues facilement et rapidement accessibles aux personnes mentionnées au 1° ci-dessus ;
  • et ces actes sont limités aux parties du logiciel d'origine nécessaires à cette interopérabilité. »4

21La prudence est par conséquent de mise, et les notions d’interopérabilité doivent être mises en avant en priorité dans le dialogue avec les fournisseurs/prestataires.

Le taux de récupération des données du fournisseur : une question de bonne volonté

22Cependant, au-delà des aspects purement juridiques, le taux de récupération des données dépend beaucoup, d’une manière générale, de la bonne volonté de l’ancien fournisseur au cours de la migration. Afin d’informer les bibliothèques sur les conditions techniques, juridiques et économiques des migrations de données et de faciliter le transfert de celles-ci dans le cadre des réinformatisations, une Charte des bonnes pratiques pour les transferts de données lors des changements de SIGB et logiciels de gestion des centres de documentation5 a été rédigée par la FULBI ainsi que d’autres associations du monde des bibliothèques et de la documentation. Cette charte émet un certain nombre de préconisations en termes de formats et de structures de fichiers, de « conditions de délai et d’information entre l’établissement utilisateur et son fournisseur de logiciel » et d’« information sur les conditions financières de ces transferts de données ».

La reprise des données, un élément-clef du basculement vers le nouveau système

23Cette série de questions et réflexions constitue le cadre au basculement des données de l’ancien SID au nouveau. Ce basculement se décompose lui-même en un certain nombre d’éléments, et comporte lui aussi des points d’attention à ne surtout pas négliger.

24On ne saurait trop souligner l’impérieuse nécessité d’avoir recours à des bases de test pour la migration : on dispose ainsi d’un entre-deux permettant non seulement d’éviter des pertes qui seraient irrémédiables lors de la migration effective, mais encore d’effectuer les ajustements et paramétrages inhérents à la vérification d’aptitude (VA), destinée à contrôler la conformité technique et fonctionnelle du SID livré sous tous ses aspects. Les bases de tests permettent le contrôle de la qualité des données et l’élaboration des spécifications de la reprise des données, le test de chaque fonctionnalité du nouveau système en effectuant autant d’itérations que nécessaire, jusqu’à atteindre le niveau de qualité permettant la validation. Lors de ce travail itératif de qualification, on effectue une série de contrôles et de vérifications pour s’assurer que les règles de spécification étaient correctes et ont fonctionné. On veillera à bien organiser le travail des testeurs et à bien mobiliser les usagers avancés pour chaque fonctionnalité. On apportera aussi un soin tout particulier au paramétrage des transferts bibliographiques et des moissonnages à partir des réservoirs bibliographiques (catalogue général de la BnF, Sudoc, dépôts OAI-PMH). L’utilisation de bases de tests permet en outre de prévoir précisément les temps d’indisponibilité du SID, le temps que la migration effective des données ait lieu. Enfin, il est recommandé de coupler ces bases de tests avec une base de formation permettant, d’une part, aux agents de l’établissement la prise en main de leur nouvel environnement de travail et de vérifier la bonne adaptation des solutions proposées aux postes de travail (notamment en termes d’accessibilité), et, d’autre part, aux usagers de se familiariser avec les nouveaux outils qui leur seront proposés lorsque la migration des données sera effective.

25Une fois la vérification d’aptitude validée, le nouveau système entre dans une période de vérification de service régulier (VSR), inaugurée par le déploiement en environnement de production, avec les données réelles, sur un ou plusieurs sites pilotes. La bibliothèque peut donc à l’issue de cette étape, mettre définitivement le nouveau SID en service.

26Les diverses remarques et points d’attention soulevés au cours de cette contribution afin de donner une feuille de route à la migration des données concernant tant les documents que les lecteurs d’une bibliothèque, ne doivent pas faire oublier que chaque migration est unique en son genre, et particulière à l’établissement qui se réinformatise. Une connaissance de fond de l’organisation du système source et des données (rendues fiables et consolidées par un travail préalable de nettoyage) est donc indispensable, et celle de l’organisation du système cible est tout à fait bienvenue, même si elle est loin d’être toujours possible. En tout état de cause, l’imprécision est le premier obstacle à une migration de données réussie. La clarté et le sens du détail sont donc de mise quant à la détermination des données de départ à migrer et leur destination, tant sur le plan technique qu’opérationnel.

Anmerkungen

1 Voir la contribution de Philippe Bourdenet et Anna Svenbro : « Articuler le SIGB avec d’autres systèmes d’information : la décisive urbanisation des systèmes d’information documentaire », p. XX.

2 Voir la contribution de Catherine Storne-Sengel : « Accompagner les changements de pratique dans un projet de réinformatisation », p. XX.

3 LOI no 98-536 du 1er juillet 1998 portant transposition dans le Code de la propriété intellectuelle de la directive 96/9/CE du Parlement européen et du Conseil, du 11 mars 1996, concernant la protection juridique des bases de données. [En ligne] < https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000573438&dateTexte=&categorieLien=id >.

4 Code de la propriété intellectuelle - Article L122-6-1. [En ligne] < https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=A47BAC4F2E9247EDDCCB9467499E8142.tpdila19v_3?idArticle=LEGIARTI000028345224&cidTexte=LEGITEXT000006069414&dateTexte=20161231&categorieLien=id&oldAction=&nbResultRech= >.

5http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/48318-charte-des-bonnes-pratiques-pour-les-transferts-de-donnees-lors-des-changements-de-sigb-et-logiciels-de-gestion-des-centres-de-documentation.pdf >.

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