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Réinformatiser une bibliothèque

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Anna Svenbro

Partie 1. Questions de méthode

Informatiser pour créer le réseau : le SIGB outil d’un projet fédérateur dans l’agglomération de Saint-Brieuc

Albane Lejeune

Texte intégral

1Depuis juin 2014, les Côtes-d’Armor sont dotées d’un nouveau réseau de lecture publique intercommunal, baptisé Les Médiathèques de la Baie. Coordonnées par Saint-Brieuc Agglomération, les 14 communes du territoire ont effectivement choisi de fédérer leurs équipements. Les bibliothèques d’Hillion, La Méaugon, Langueux, Plédran, Plérin, Ploufragan, Pordic, Saint-Brieuc, Saint-Donan, Saint-Julien, Trégueux, Tréméloir, Trémuson et Yffiniac n’ont jamais été aussi proches !

  • 1 Est ici mentionné le projet dans son environnement de 2014. Depuis lors, sous l'impulsion des fusi (...)
  • 2 Sont notamment harmonisées les conditions d’inscription (sauf les tarifs) et les conditions de prê (...)

2Par ce nouveau projet de service public partagé par 15 collectivités1, les 120 000 habitants de l’agglomération se voient proposer une offre grandement élargie. Tout usager peut désormais, grâce à une carte unique, bénéficier des collections et des services de chaque bibliothèque selon des conditions progressivement harmonisées2.

3Deux ans après l’entrée en fonctionnement du réseau, le bilan est déjà très positif, tant du point de vue des élus, des bibliothécaires que des usagers. Et si tout cela ne tenait qu’à un élément, fondateur du réseau : la mise en œuvre d’un SIGB commun ?

Tableau 1. Chiffres-clés du réseau de lecture publique intercommunal : les médiathèques de la Baie

  • 90 professionnels et 40 bénévoles ;
  • 16 bibliothèques dont 3 non informatisées et 2 équipées en RFID ;
  • 5 fournisseurs de SIGB différents (Agate, Aloès, Horizon, MicroBib et Orphée) ;
  • marché d’investissement : 418 000 € HT, incluant SIGB, portail, logiciel de gestion des accès Internet et matériels informatiques ;
  • financement : 40 % par la DRAC, 30 % par l’agglomération, 30 % par les communes.

De l’idée première au marché public

La genèse : 2009-2010

4L’idée de mise en réseau des bibliothèques de l’agglomération a germé du côté des professionnels, afin d’améliorer le service rendu à la population par une plus grande complémentarité des sites.

5C’est en 2009 que l’idée se concrétise : les SIGB de plusieurs bibliothèques dont celles de Saint-Brieuc devenus obsolètes devaient être remplacés. Or, un changement de SIGB est coûteux en budget et en capital-temps. À une période où le contexte économique des collectivités est déjà contraint, la perspective d’une mutualisation de moyens est opportune.

6Fin 2010, la communauté d’agglomération se dote d’une compétence de développement culturel d’intérêt communautaire incluant un volet « Lecture publique ». Cette compétence aux contours très larges lui permet de cordonner la réflexion de réinformatisation, tout en laissant aux communes l’entière tutelle de leurs bibliothèques. C’est ce premier projet qui est nativement ou devient vite l’argument de leur mise en réseau.

La définition du projet : 2011-2012

7L’agglomération fait appel en 2011 à un cabinet, Tosca consultants, qui réalise une étude de préfiguration de la mise en réseau ‒ informatique ‒ des bibliothèques. Cette étude objective les enjeux et modalités de ce projet au regard de la particularité du mode de gouvernance et des disparités qui existent entre les structures en matière d’objectifs, d’offres (locaux, collections, services) et de moyens (humains, financiers, techniques).

8Les enjeux de cette mise en réseau sont pluriels. Côté publics, il s’agit de reconquérir les usagers et en particulier les 15-35 ans, de lutter contre la fracture numérique* et de définir les bibliothèques comme lieux de référence pour l’accès public à Internet. Côté institutions, il s’agit d’inscrire le projet dans une logique de territoire* pour veiller à l’équité territoriale, mutualiser les outils, fédérer les énergies et faciliter l’accès des publics.

  • 3 230 postes informatiques avec les périphériques associés (postes professionnels, postes publics d’ (...)
  • 4 En conformité avec le Référentiel général d’accessibilité* pour les administrations (niveau AA) in (...)

9Afin de mener à bien ces ambitions, est défini un plan d’actions échelonné sur trois ans dont la réinformatisation est le point nodal. C’est en effet de cette action fondatrice, permettant de constituer le cœur d’un système informatique commun, que dépend la suite du projet : installation de nouveaux matériels3, mise en ligne d’un portail documentaire complet <mediathequesdelabaie.fr> entièrement accessible numériquement4 et doté d’une offre étendue de ressources numériques (livres, vidéo à la demande, musique, presse, cours accessible en autoformation, soutien scolaire, espace dédié aux enfants, etc.) et d’un logiciel de gestion des accès publics à Internet.

Le financement du projet : 2012

  • 5 Nombre de postes informatiques dans la bibliothèque et/ou nombre d’habitants de la commune selon l (...)

10À l’issue de l’étude de préfiguration, les communes se sont pleinement engagées dans cette mise en réseau informatique, leur implication unanime étant la condition sine qua non de la viabilité de l’entreprise. Elle s’est traduite par leur investissement financier, calculé d’après des clés de répartition territoriale5 pour les communes et d’après une base fixe pour l’agglomération qui s’inscrit comme co-financeur durable de l’action du réseau. La DRAC Bretagne, encourageant les regroupements de bibliothèques à l’échelle intercommunale, s’est également portée soutien financier et technique de ce projet.

11À des fins de coordination technique, Saint-Brieuc Agglomération crée en 2012 un poste de bibliothécaire intercommunal (à temps plein), subventionné par la Région Bretagne, au sein de son service culturel. Les compétences mobilisées se complètent courant 2013 avec l’intégration de deux techniciens informatiques (à mi-temps) dont l’un mis à disposition par la ville centre, permettant de constituer la cellule de coordination du projet.

La passation du marché : 2012-2013

12L’agglomération fait de nouveau appel en 2012 à une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) pour accompagner les bibliothèques dans la rédaction du marché qui porte, d’une part, sur la mise en œuvre d’un système informatique complet, full web et en mode totalement hébergé et, d’autre part, sur la maintenance et l’hébergement des solutions fournies.

13Le marché n’est pas alloti mais est scindé en une tranche ferme comprenant toute la partie professionnelle puis deux tranches conditionnelles dont la principale porte sur la partie publique pour ce qui est de l’investissement, auquel s’ajoute le marché complémentaire de maintenance et d’hébergement pour ce qui est du fonctionnement.

14Après consultation, 4 entreprises se sont portées candidates. L’analyse des offres est réalisée par les bibliothécaires notamment coordonnés par une collègue de Saint-Brieuc mis à disposition de l’agglomération. Elle permet de retenir la société C3RB Informatique avec laquelle la collaboration s’est engagée en septembre 2013, sur une durée prévisionnelle de 2,5 ans pour la réalisation de l’ensemble des prestations.

Tableau 2. Chiffres-clés du chantier de réinformatisation

  • 1,5 an de chantier de réinformatisation ;
  • logiciel Orphée.net en mode hébergé ;
  • 160 acteurs impliqués : élus, bibliothécaires, informaticiens, services administratifs, etc. ;
  • 10 groupes de travail inter-établissements : Usagers, Catalogue, Administration du logiciel, Automates, Portail-OPAC, Ressources numériques, Communication, Formations, etc. ;
  • 60 jours de formation au SIGB ;
  • 7 réunions de pilotage, de suivi ou de travail en moyenne par mois.

De l’informatique documentaire à la définition d’une politique de services

L’organisation du chantier : 1er semestre 2013

15Afin d’organiser la concertation, un schéma de gouvernance a été établi pour formaliser le circuit d’information tout au long du projet et définir les missions et périmètres d’action de chaque niveau d’acteurs tout en mettant en lumière leurs interactions.

16La phase décisionnelle du projet est portée par un comité de pilotage qui réunit, deux à trois fois par an, les élus Culture des 15 collectivités, assurant le lien avec leur exécutif respectif.

17La phase de validation technique est organisée autour d’un comité technique réunissant chaque mois les responsables des bibliothèques dont l’objectif est d’examiner les propositions et de faire le lien avec les services de leur collectivité.

18La phase opérationnelle est scindée en deux branches : Bibliothèque et Informatique. Chacune s’appuie, au niveau communal, sur un référent dont le rôle est de coordonner les opérations techniques sur le terrain. Ce sont d’abord ces référents qui bénéficient des formations au SIGB pendant les 6 premiers mois du chantier afin de devenir les administrateurs du système.

19Outre le groupe des référents qui se rencontrent régulièrement, sont mis en place, pour la partie Bibliothèque, des groupes de travail qui réunissent, à un rythme variable selon les thèmes, des bibliothécaires de plusieurs structures dont le but est d’élaborer des propositions concrètes visant à mener à bien un double chantier : la création d’une base de données commune, d’une part, et la définition de modalités communes de services aux publics, d’autre part, avec tout ce que cela implique d’harmonisation des pratiques.

20À l’intersection de ces instances, la cellule de coordination de l’agglomération a en charge l’encadrement des prestations, les relations avec la société, la planification des opérations techniques au niveau du réseau et est garante du partage de l’information.

21Instance parallèle essentielle dans le suivi du marché, un comité de suivi réunit quasi-mensuellement le prestataire, l’AMOA, la cellule de coordination et les responsables des deux plus grandes bibliothèques, chefs de projet à l’origine du réseau.

La réinformatisation : 2013-2014

Les 13 bibliothèques déjà informatisées (septembre 2013-juin 2014)

22Le chantier de réinformatisation s’est déroulé en deux temps : le travail sur la partie Catalogue (notices et exemplaires) puis le travail sur la partie Adhérents et Transactions, selon des modalités semblables.

Encadré. Réinformatiser des bibliothèques : 7 étapes clés

Étape n° 1 : définition, par le groupe des référents Bibliothèque, d’une arborescence de données commune au regard du fonctionnement du logiciel.

Catalogue : qualification des exemplaires (sections, localisations, supports, etc.) et organisation du regroupement des collections (codes statistiques…).

Adhérents : définition des termes d’inscription (tarif, durée d’adhésion, éléments statistiques comme les catégories socioprofessionnelles, etc.) et des droits de prêt ouverts par catégorie d’adhérents.

Étape n° 2 : définition, par chaque bibliothèque, des modalités de conversion de sa base au regard de la nouvelle arborescence créée.

Catalogue et Adhérents : création de règles de conversion pour chaque zone de l’ancien logiciel.

Étape n° 3 : définition, par le groupe Catalogue en lien avec les référents, des modalités de fusion des données pour aboutir à une base unique homogénéisée.

Catalogue : établissement des règles de fusion puis de régénération des notices par grand ensemble documentaire (livres de fiction Jeunesse, fonds Patrimoine, etc.), en choisissant de conserver en bloc les notices d’une bibliothèque ou en spécifiant champ par champ les informations à conserver.

Adhérents et Transactions : établissement des règles de dédoublonnage des adhérents et de leurs transactions en cours, d’après les droits et dates d’échéance des abonnements.

Étape n° 4 : dans chaque bibliothèque, réalisation de tests sur deux bases successives pour la partie Catalogue puis, une fois validée, sur deux bases successives pour la partie Adhérents et Transactions.

Étape n° 5 : dans chaque bibliothèque, réalisation de tests sur deux bases successives complètes pour derniers ajustements à apporter aux programmes de traitement. C’est à cette étape que la conformité de la reprise des fichiers et de la mise à niveau du catalogue est attestée.

Étape n° 6 : basculement simultané de toutes les bibliothèques vers le nouveau SIGB. Cette étape a nécessité une fermeture totale des sites pendant deux semaines pour laisser à la société le temps nécessaire de traitements et permettre aux bibliothécaires d’être formés à l’utilisation du SIGB et du catalogue en ligne.

Étape n° 7 : entrée en production simultanée du SIGB dans toutes les bibliothèques, avec derniers correctifs informatiques ou manuels.

Les trois bibliothèques non encore informatisées (janvier-juin 2014)

23Le chantier d’informatisation des trois plus petites bibliothèques du réseau, exclusivement animées par des bénévoles, s’est déroulé sur un temps plus resserré. Après l’installation d’un poste informatique équipé d’une douchette et relié à Internet, les bénévoles, avec l’appui de la cellule de coordination, ont pu entamer les opérations de pré-catalogage.

Encadré. Informatiser des bibliothèques : 4 étapes clés

Étape n° 1 : formalisation de l’organisation de la bibliothèque (plan de classement, de cotation, etc.) et adoption d’une terminologie pour la qualification des exemplaires, d’après l’arborescence des données définie par les référents.

Étape n° 2 : après équipement, enregistrement des documents par grand type documentaire sur une plate-forme spécifique mise à disposition par le prestataire, un fichier est créé (par exemple, romans Adultes). Les informations de localisation et de statistiques sur la collection, valables pour tous les titres saisis, sont complétées, puis chaque document est enregistré via son ISBN et son code-barres.

Étape n° 3 : récupération des fichiers de pré-catalogage par le prestataire, trois semaines avant le basculement. Au moment de la fusion des SIGB, grâce à leur ISBN, les documents pré-catalogués sont rattachés aux notices déjà présentes dans le réseau ou à des notices importées de la Bibliothèque nationale de France (BnF). Ils sont automatiquement exemplarisés grâce aux informations saisies en pré-catalogage. À ce stade, les bénévoles ont pu suivre une journée de formation aux principales fonctionnalités du logiciel dans l’interface simplifiée qui leur est proposée.

Étape n° 4 : entrée en production du SIGB dans toutes les bibliothèques du réseau, avec lancement, pour ces trois sites, de la création des comptes Adhérents et reprise progressive des documents pour lesquels la fusion n’a pas fonctionné, soit environ 15 % du fonds de chaque bibliothèque.

Les chantiers connexes : septembre 2013-octobre 2014

24En parallèle des opérations de réinformatisation, plusieurs chantiers ont été menés pour aboutir à l’organisation d’un réseau de services dont :

  • dès 2012 : mise en place d’un plan de formation Réseau avec le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT) sur des domaines complémentaires du projet (par exemple formation RAMEAU, plusieurs sites indexant jusqu’alors en Blanc-Montmayeur).
  • d’octobre 2013 à mars 2014 : définition d’une identité pour le réseau, via l’adoption d’une dénomination et d’une charte graphique spécifique.
  • de novembre 2013 à mai 2014 : travail d’harmonisation des pratiques internes (guide du catalogage, gestion des inscriptions, dépouillement des périodiques, etc.) et travail d’harmonisation des règles de fonctionnement publiques (conditions d’inscription, conditions de prêt, etc.) jusqu’à l’adoption d’un règlement intérieur commun.
  • de janvier à juin 2014 : création d’un catalogue en ligne transitoire pour garantir la continuité de service pour les bibliothèques qui disposaient déjà d’une interface web.
  • de février à septembre 2014 : engagement dans la communication autour du réseau (presse locale, bulletins des collectivités, flyers, etc.).
  • de mai à juin 2014 : animation inter-établissements de mises en situation d’accueil avec les nouvelles règles du réseau.

25À ces chantiers s’ajoutent ceux de la partie Informatique, tels que l’organisation de l’accès au SIGB full web (gestion des utilisateurs, nom de domaine, certificat de sécurité, déclarations Commission nationale de l’informatique et des libertés* [CNIL], etc.), et celle du déploiement simultané des matériels avant l’entrée en production du logiciel.

Tableau 3. Chiffres-clés (à 6 mois)

  • 590 000 documents ;
  • 19 000 inscrits actifs ;
  • 480 000 prêts ;
  • 14 % des usagers circulant entre les bibliothèques ;
  • marché de fonctionnement : 23 000 € HT pour la maintenance et l’hébergement annuels du système informatique complet.

Du suivi du réseau à la mise en perspective

La fin du chantier (juillet 2014-janvier 2015)

26Après la mise en ordre de marche du SIGB, les opérations de vérification et d’admission des prestations de réinformatisation ont occupé les acteurs du projet pendant au moins 6 mois. Elles ne font finalement qu’encadrer les démarches de suivi du SIGB qui commencent. La prise en main de l’outil par les utilisateurs aidant à ajuster les derniers paramétrages, ce n’est qu’ensuite que le temps de suivi se lisse, à plusieurs mois du basculement.

27En parallèle de ces opérations de suivi du logiciel, ces premiers mois de vie du réseau permettent de confronter à la pratique les règles de fonctionnement internes et publiques définies pendant les mois préparatoires. Le suivi de ce chantier parallèle est également conséquent mais essentiel pour apporter les révisions nécessaires à leur pleine adéquation avec la réalité du terrain.

Les premiers enseignements de l’informatisation

28L’adoption d’un nouveau SIGB à l’occasion de la mise en réseau de 16 sites est un très gros chantier, à la fois individuellement et collectivement. C’est d’autant plus vrai que le chantier est double pour définir, le SIGB n’étant qu’un outil, une politique de services en réseau. Toutes les équipes ont été très mobilisées. Une entreprise de mutualisation apporte certes des gains de temps (traitement documentaire, inscription des usagers, suivi du SIGB, rapport du SLL, etc.) et des gains économiques (investissements, coûts de maintenance et d’hébergement, temps humain, etc.) mais ils se mesurent sur le long terme, délai qui est, au premier abord, souvent difficilement entendable pour des tutelles.

29L’alimentation du circuit d’information doit, en ce sens, se faire en temps réel à tous les niveaux. Un projet de ce type est opaque pour des non-initiés et transparent pour les publics, s’il n’a pas de traduction tangible comme la mise en œuvre d’un fonctionnement nouveau.

Focus

Médiatiser le projet est donc indispensable auprès des hiérarchies, des élus, des partenaires et des habitants pour faire connaître l’investissement engagé (humain, financier, philosophique, etc.).

30Une réinformatisation assortie d’une mise en réseau est bien un véritable outil managérial au service de la construction d’un nouvel établissement, à la fois multiple et unique. Mais elle ne doit pas être l’instrument d’un nivellement de l’identité de chaque lieu : ce sont ces identités fédérées qui font la complémentarité des bibliothèques et c’est précisément ce qui appelle l’intérêt des publics. L’équilibre est donc sans cesse à trouver, dans le consensus, entre homogénéisation et individuation.

Les perspectives

31La mise en réseau des bibliothèques a contribué à l’essor d’une nouvelle dynamique de lecture publique sur le territoire. Signe révélateur, depuis 2010, six communes ont développé des projets de construction ou de réhabilitation de leurs bibliothèques. En attendant que le réseau n’évolue vers une configuration intégrée, les usagers se déplacent déjà entre les sites. Est-ce la conséquence de l’état d’esprit de réseau que les bibliothécaires ont développé chemin faisant ?

32Grâce au système informatique commun, même si le catalogue est composite du fait de la fusion de 11 bases et d’une régénération partielle, les complémentarités se précisent au niveau des acquisitions, du renseignement à l’usager ou des statistiques d’activités qui ne peuvent plus être pensés qu’individuellement. D’autres zones de convergence se dessinent, dépassant l’informatique documentaire, notamment en termes d’horaires d’ouverture à la demande même des décideurs. Le « réflexe Réseau » s’acquiert donc progressivement à tous niveaux.

33Le projet de réinformatisation a été un excellent point de départ pour la mise en réseau des bibliothèques de l’agglomération de Saint-Brieuc. La technique est ici mise au service d’un projet qui va bien au-delà du simple fait informatique. L’adoption d’un SIGB commun inscrit également dans le temps les liens entre les structures. C’est donc un gage de sécurité et de pérennité pour le réseau, quand bien même il resterait difficile de faire concorder, sur tous les sujets, une pluralité de politiques – d’établissement, de collectivité, de territoire – pour tout ou partie différentes.

34Outre les réalisations déjà programmées dans le cadre du marché, les perspectives ouvertes par ce premier chantier sont multiples : valoriser sous un autre jour les collections en présentiel et en ligne, organiser la circulation documentaire entre les bibliothèques, élargir le catalogue à d’autres structures, tisser de nouveaux partenariats, agrandir encore le réseau sous l’impulsion des fusions d’établissements publics de coopération intercommunale… Voilà bien tout l’élan, accaparant mais passionnant, qu’apporte ce projet. À force d’opérations techniques, on en oublierait presque les destinataires de cette grande (r)évolution ! Sans nul doute, il s’agit bien d’intéresser à la culture, sous toutes ses formes, des publics toujours plus nombreux et plus diversifiés !

Notes

1 Est ici mentionné le projet dans son environnement de 2014. Depuis lors, sous l'impulsion des fusions de communes ou d'établissements publics de coopération intercommunale, la communauté d'agglomération a beaucoup évolué : au 1er janvier 2017, Saint-Brieuc Armor Agglomération fédère 32 communes et une population de 151 000 habitants.

2 Sont notamment harmonisées les conditions d’inscription (sauf les tarifs) et les conditions de prêt.

3 230 postes informatiques avec les périphériques associés (postes professionnels, postes publics d’accès à Internet, d’autoformation ou adaptés aux déficients visuels), 6 automates de prêt RFID ou électromagnétiques, des douchettes et assistants digitaux de récolement, etc.

4 En conformité avec le Référentiel général d’accessibilité* pour les administrations (niveau AA) introduit par la loi du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées.

5 Nombre de postes informatiques dans la bibliothèque et/ou nombre d’habitants de la commune selon les postes de dépenses concernés.

© Presses de l’enssib, 2017

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