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Réinformatiser une bibliothèque

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Anna Svenbro

Partie 1. Questions de méthode

Rédiger un cahier des charges adapté à la mise en œuvre d’une réinformatisation

Emmanuelle Asselin

Texte intégral

Des questions essentielles : pour qui et pourquoi ?

Pour qui rédiger un cahier des charges ?

1Le cahier des charges s’adresse à deux types d’acteurs de la réinformatisation d’une bibliothèque :

  1. le cahier des charges permet aux fournisseurs potentiels de connaître le contexte dans lequel ils doivent opérer, de comprendre les besoins de la collectivité aussi bien en termes bibliothéconomiques, qu’informatiques et en matière de prestations de services ;
  2. le cahier des charges permet à la collectivité (bibliothèque, service informatique, service des marchés, service communication, etc.) de préparer le choix et de sélectionner les futurs outils informatiques et enfin d’avoir un cadre précis pour le suivi de l’exécution du marché.

Pourquoi rédiger un cahier des charges ?

  • 1 La réforme de la commande publique appliquée depuis le 1er avril 2016 vise à moderniser et à simpli (...)

2Le cahier des charges endosse plusieurs rôles dont les deux premiers sont signifiés par le décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 appliqué depuis le 1er avril 2016, abrogeant l’ancien Code des marchés publics1 :

  • il permet de répondre à l’obligation de définition du besoin signifiée par le Code des marchés publics ;
  • il est indispensable à la mise en concurrence signifiée par le Code des marchés publics ;
  • il va également faciliter le dépouillement des offres et donc le choix de la solution ;
  • il est nécessaire au suivi du projet lors de la phase de réalisation.

3Pour cela, le cahier des charges doit intégrer des cadres de réponse traitant à la fois du domaine fonctionnel et des domaines techniques et organisationnels. Ces cadres de réponse obligent les fournisseurs à répondre à des questions précises. Ces questions sont fermées (la réponse est oui ou non) ou bien ouvertes, laissant ainsi le soumissionnaire s’exprimer. À noter que ce type de questions est plus délicat à analyser. Les cadres de réponse permettent d’organiser la réponse des fournisseurs selon une présentation semblable, facilitant ainsi le dépouillement des offres.

4Afin de garantir la réussite du projet, il est conseillé, lors de la rédaction du cahier des charges, d’insérer des clauses imposant aux fournisseurs un engagement de résultats pour la reprise des données existantes (taux de reprise et qualité de la reprise des données existantes), pour les temps de réponse les plus sensibles (opération de prêt, retour, consultation du catalogue, etc.). Il est également conseillé de demander un engagement de moyens concernant les équipes dédiées au suivi du projet, à la formation, à l’assistance, etc. On demandera les CV de l’équipe pressentie pour prendre en charge le projet.

Le cahier des charges et du dossier de consultation des entreprises (DCE)

Encadré. Les trois types de pièces du cahier des charges et du dossier de consultation des entreprises

Ces pièces peuvent varier selon la forme du marché. En effet, les pièces listées ci-dessous sont nécessairement présentes lors d’une procédure formalisée (de type appel d’offres, procédure concurrentielle avec négociation ou dialogue compétitif). Elles peuvent être moins nombreuses dans le cas d’un MAPA, marché inférieur aux seuils de procédure formalisée. À noter que la rédaction d’un cahier des charges dans le cadre d’une procédure adaptée n’est pas rendue obligatoire par le décret du 25 mars 2016 mais est fortement recommandée.

Les pièces générales :

• le décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics appliqué depuis le 1er avril 2016 ;
• le cahier des clauses administratives générales (CCAG)* applicable aux technologies de l’information de la communication.

Les pièces dites administratives :

• l’avis d’appel public à concurrence ;
• le règlement de la consultation : c’est un document dans lequel sont stipulés les modalités de réponse et les critères de jugement des offres. On y indique dans le cas d’une procédure adaptée les modalités de négociation et de choix des candidatures. Ce document n’est pas obligatoire si toutes les informations nécessaires mentionnées ci-dessus sont indiquées dans l’avis d’appel public à la concurrence ;
• l’acte d’engagement complété le cas échéant d’une décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) qui détaille les prix du marché et/ou d’un bordereau des prix unitaires (BPU) ;
• et le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), obligatoire en procédure formalisée, complète le CCAG et encadre le marché en définissant les points suivants : forme (marché alloti, à tranches, etc.), procédure de consultation (appels d’offres ouverts, etc.) ; résultats attendus, engagements du soumissionnaire ; organisation des opérations d’admission provisoire associées à la vérification d’aptitude (VA) et d’admission définitive associées à la vérification des services réguliers (VSR) ; pénalités en cas d’indisponibilité du système ;modalités de paiement ; droits acquis par la collectivité ; accès aux programmes sources.

Ces pièces rédigées en règle générale par le service des marchés du pouvoir adjudicateur sont complétées par les pièces techniques :

• le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), obligatoire en procédure formalisée, qui est généralement complété de cadres de réponse qui portent sur les fonctionnalités mais aussi sur des aspects techniques, organisationnels, etc. Le CCTP doit aborder les points suivants :description de l’existant (collectivité, bibliothèque et service informatique) permettant aux fournisseurs d’inscrire le projet dans un cadre ;présentation du projet de réinformatisation énonçant les objectifs attendus, les caractéristiques, décrivant le système cible, l’articulation entre les briques le composant, le cadre technique, détaillant l’usage prévu du système, la reprise des fichiers, etc. ;description de l’objet du marché. C’est dans ce chapitre que les fournisseurs potentiels trouvent les éléments leur permettant d’élaborer leur offre : progiciels et logiciels (type d’outils, nombre de licences, etc.), prestations associées (formation, suivi du projet, reprise des données, etc.).
• Les cadres de réponse permettent de poser des questions précises et détaillées aux fournisseurs. C’est dans ce type de document que sont détaillées les fonctionnalités des différentes briques du SI de la bibliothèque. Les agents peuvent être sollicités à cette étape dans le but de participer à l’élaboration des questions sur les fonctions des futurs outils.

À noter que le CCP peut réunir le CCAP et le CCTP.

* Voir la page du portail de l’Économie et des Finances du Gouvernement qui donne accès aux différentes versions du CCAG selon le type de marchés concerné : < http://www.economie.gouv.fr/​daj/​Cahiers-des-Clauses-Administratives-Generales >.

5Le schéma ci-dessous illustre les différentes pièces composant le cahier des charges et le DCE.

Composition du dossier de consultation des entreprises et du cahier des charges

Dossier de consultation des entreprises Publicité : avis d’appel public à concurrence
Règlement de la consultation
Cahier des charges Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publicsActe d’engagementCahier des clauses administratives générales (CCAG) - Techniques de l’information et de la communicationCahier des clauses administratives particulières (CCAP)Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et ses cadres de réponse

Tosca consultants

L’analyse des offres et le choix de la solution

6Le service des marchés reçoit les offres et en vérifie la conformité avant de les confier à l’instance de projet pour analyse.

7Le nombre de réponses à une opération de réinformatisation de bibliothèque peut être relativement important. Le dépouillement et l’analyse des offres s’avèrent être des opérations très minutieuses, demandant du temps et de l’organisation.

8L’instance de projet est toujours la cheville ouvrière de ces opérations. Il est également intéressant de réunir à nouveau les groupes thématiques ayant participé à la rédaction du cadre de réponse portant sur les fonctionnalités afin qu’ils analysent les réponses des fournisseurs.

9Après avoir effectué un premier survol des offres, l’instance de projet, assistée des groupes thématiques, commence l'analyse des offres complètes et conformes. Pour se faire, l’instance de projet s’appuie sur différents documents :

  • document d’analyse synthétisant les points saillants de chacune des offres : capacités du fournisseur à répondre aux attentes (structure de la société, qualité et évolutivité des fonctionnalités des outils, de l’architecture technique, des prestations de services et notamment de la reprise des données, etc.). Sur la base de ce travail d’analyse, une liste de questions peut être envoyée au fournisseur afin qu’il précise la teneur de son offre. Les fournisseurs peuvent également être reçus pour des présentations de leur solution. Ces auditions doivent être prévues lors de la rédaction du règlement de consultation. Elles sont parfaitement encadrées pour assurer l’équité de la mise en concurrence. Il est préférable de fournir un scénario des points à vérifier lors de ces démonstrations. Les réponses apportées par les fournisseurs doivent être précisées par écrit ;
  • grille de classement des offres : ce document permet d’attribuer à chacune des offres une note établie selon les critères de jugement des offres définis dans le règlement de la consultation ;
  • rapport de choix et présentation à l’instance ad hoc (comité de pilotage, commission d’appel d’offres…).

10Avant la notification du marché au fournisseur, le décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 permet d’effectuer une mise au point du marché afin d’intégrer les précisions données par la société lors des réponses aux questions posées par le pouvoir adjudicateur.

La mise en œuvre du projet

11Une fois le marché notifié au(x) fournisseur(s) retenu(s), la phase de mise en œuvre du projet démarre, sollicitant les mêmes instances de projet et de pilotage pour le suivi du projet et du marché.

12Il nous faut distinguer le suivi du projet du suivi du marché.

Le suivi du projet

13Suivre un projet est une démarche pragmatique qui consiste à contrôler un certain nombre d’opérations afin d’obtenir les résultats définis dans les phases précédentes, dans les délais prévus et avec les moyens affectés à l’opération.

14En voici les principales composantes :

  • le suivi des délais du projet en fonction du phasage et du calendrier définis préalablement ;
  • le contrôle des coûts du projet ;
  • le contrôle de la qualité du système, des fournitures et des prestations associées ;
  • le contrôle de la bonne exécution des différentes activités du projet, notamment la formation des usagers, leur information, la documentation, la reprise des fichiers, etc.

Le suivi du marché

  • 2 Voir le tableau Missions de la maîtrise d’ouvrage et de la maîtrise d’œuvre p. XX dans la contribut (...)

15Le suivi du marché s’intègre dans la phase plus globale de suivi du projet. Pour le bon déroulement de cette phase, il important de bien connaître les obligations respectives de la personne publique et du fournisseur, décrites dans le marché. Il est également essentiel de connaître les obligations du maître d’ouvrage et du maître d’œuvre2.

16La démarche est similaire, s’y ajoutent les éléments suivants :

  • les obligations contractuelles de la personne publique doivent être correctement exécutées : fourniture des moyens et des conditions d’exécution auxquelles le titulaire du marché a droit (matériels, lignes de communication…) ;
  • la préparation des décisions du responsable du marché, notamment l’exécution des opérations d’admission provisoire et définitive.

17La composition du marché est illustrée par le schéma ci-dessous.

Composition du marché

Marché Cahier des charges Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publicsActe d’engagement complété + certificatsCahier des clauses administratives générales (CCAG) - Techniques de l’information et de la communicationCahier des clauses administratives particulières (CCAP)Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et ses cadres de réponse complétés
Proposition du soumissionnaire retenu

Tosca consultants

18Afin de suivre au mieux le marché, nous conseillons des réunions de suivi entre l’instance de projet et le fournisseur retenu à périodicité régulière. Ces réunions permettent de faire le point sur les prestations et d’en organiser la bonne exécution.

19Les points suivants doivent être examinés attentivement lors de ces réunions :

  • la validation du contenu des programmes de formation et l’organisation des sessions de formation. Il en va de même pour les prestations nécessitant un engagement de moyens du fournisseur : paramétrage et assistance au paramétrage, assistance au démarrage, etc. ;
  • la validation des différentes étapes de la reprise des données existantes ;
  • les mises à jour du calendrier du marché ;
  • la mise à jour du marché le cas échéant (modification des délais d’exécution par exemple) ;
  • l’organisation des opérations d’admission provisoire et définitive.

20Certains points de décision contractuels peuvent être associés à des paiements. Ce sont notamment :

  • l’admission provisoire associée à la vérification d’aptitude ;
  • l'admission définitive associée à la vérification de service régulier.

Les procédures d’admission

21Les procédures d’admission sont définies par le CCAP qui reprend les clauses définies au chapitre 5 du CCAG-TIC et les modifie le cas échéant (les dérogations concernent essentiellement la durée des procédures de vérification).

22Ces procédures d’admission sont exécutées en deux temps :

  • La procédure d’admission provisoire, associée à la vérification d’aptitude, est exécutée lorsque tous les progiciels, logiciels et prestations de reprise des données ont été livrés et mis en ordre de marche. À noter que la mise en ordre de marche est signifiée par un procès-verbal communiqué par le titulaire du marché à la collectivité. Pratiquement, il faut vérifier que les progiciels et logiciels fournis ainsi que les prestations sont bien complets et conformes aux termes du marché. Des fiches ou des cahiers spécifiques à chaque opération de contrôle sont utilisés.

23Il faut donc tester les fonctionnalités du système fourni en se basant sur le cadre de réponse et les réponses du fournisseur. À cette occasion, les groupes thématiques peuvent être réunis de nouveau afin de procéder aux tests.Les temps de réponse font également l’objet de tests. Une simulation de la montée en charge peut être effectuée.

24Les prestations de reprise des données sont également contrôlées : complétude et qualité de la reprise.

25À l’issue de ces opérations de vérification et au regard des non-conformités observées, le responsable du marché établit un procès-verbal de :

  • réception : les prestations sont conformes au cahier des charges ;
  • ajournement ou rejet : le titulaire doit mettre au point les prestations ayant motivé la décision d’ajournement, qu’il doit présenter sous un nouveau délai. Ces prestations font alors l’objet de nouveau test de complétude et conformité ;
  • réfaction : les prestations ne sont pas conformes mais peuvent être « reçues avec une réfaction de prix proportionnelle à l’importance des imperfections constatées ».

26Dans le cas où la réception est positive, les opérations d’admission définitive sont engagées et les paiements associés sont effectués.

  • L’admission définitive, associée à la vérification de service régulier, porte principalement sur le contrôle du taux de disponibilité, des temps de réponse et de l’absence de défaut.

27À l’issue des opérations de vérification, un procès-verbal est établi selon les dispositions exposées ci-dessus.

28Dans le cas d’une réception positive, le paiement du solde du marché est effectué et peut démarrer le marché de maintenance.

29Réinformatiser une bibliothèque est une opération complexe qui nécessite la mobilisation tout au long du projet d’une instance en charge de la coordination, de l’articulation et du suivi de l’ensemble des acteurs et des opérations menées.

Notes

1 La réforme de la commande publique appliquée depuis le 1er avril 2016 vise à moderniser et à simplifier le cadre de la commande publique et transpose en droit interne les directives européennes en la matière. L’élaboration du code de la commande publique d’ici 2019 devrait en achever la réforme.

2 Voir le tableau Missions de la maîtrise d’ouvrage et de la maîtrise d’œuvre p. XX dans la contribution « Préparer un marché public de réinformatisation : des études préalables à l’analyse des réponses », p. XX.

© Presses de l’enssib, 2017

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