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Réinformatiser une bibliothèque

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Anna Svenbro

Partie 1. Questions de méthode

Préparer un marché public de réinformatisation :

des études préalables à l’analyse des réponses

Emmanuelle Asselin

Texte intégral

  • 1 Voir la contribution de Valérie Bertrand et Sonia Bouis : « Gérer les différentes applications au (...)

1La réinformatisation d’une bibliothèque ‒ on entend par bibliothèque une structure seule ou un réseau d’équipements ‒ est une opération de plus en plus complexe. En effet, il faut répondre aux attentes très variées et mouvantes des publics, liées notamment à l’omniprésence du numérique dans le quotidien de chacun. On observe également depuis plusieurs années, une tendance à la mise en réseau de bibliothèques et médiathèques dans le cadre d’intercommunalité ou d’autres regroupements, impliquant la définition d’un projet commun et un partage des outils informatiques. En outre, le marché des logiciels de gestion de bibliothèque, après avoir joué la carte du « tout intégré », s’oriente vers un système d’information composé de différentes briques logicielles s’articulant les unes aux autres1. On note également le développement d’une offre de logiciels en mode SaaS (pour Software as a service) qui propose le logiciel « en tant que service », accessible en ligne et sur abonnement, et de l’hébergement externalisé des briques du SI. Le développement des solutions libres ou open source contribue également à modifier le marché des SIGB.

Élaborer un marché public de réinformatisation : quatre phases principales

  • 2 Voir également la contribution de Jean-Paul Gaschignard : « Des premières réflexions au dossier de (...)

2L’élaboration d’un marché public de réinformatisation de bibliothèque place le projet à la croisée des chemins, et comporte quatre phases principales qui se découpent elles-mêmes en plusieurs étapes. Ces phases sont plus ou moins développées selon l’ampleur du projet, la taille du ou des équipements et le nombre de briques du SI à implanter ou à renouveler2.

3Le schéma ci-dessous illustre les phases et leur enchaînement.

  • 3 NB : la première phase est traitée dans la contribution de Jean-Paul Gaschignard, op. cit.

Schéma 1. Les phases et étapes de l’élaboration d’un marché public de réinformatisation de bibliothèque3

Schéma 1. Les phases et étapes de l’élaboration d’un marché public de réinformatisation de bibliothèque3

Les acteurs du projet : maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre

4Avant d’aborder les différentes phases de l’élaboration d’un marché de réinformatisation de bibliothèque, les acteurs du projet et leur rôle respectif doivent être évoqués.

5Il faut tout d’abord distinguer la maîtrise d’ouvrage de la maîtrise d’œuvre.

6La Chambre syndicale des sociétés de services et d’ingénierie informatique définit les missions et les rôles du maître d’ouvrage (MOA) et du maître d’œuvre (MOE).

Tableau 1. Missions de la maîtrise d’ouvrage et de la maîtrise d’œuvre

Missions du MOA Missions du MOE
Désigner le président (ou le responsable) du comité de coordination (ou de projet, technique…).Définir le but du projet, les objectifs à atteindre.Préciser un délai de mise en service opérationnel du système, ou des applications.Rassembler les éléments de connaissance afférents au projet.Anticiper les conséquences de la mise en place du système sur l'organisation.Assurer le financement des investissements initiaux et ultérieurement des frais de fonctionnement.Indiquer les exigences de qualité.Lancer les appels d'offres.Mettre en place une procédure et des moyens disponibles pour fournir aux candidats toutes informations utiles.Fixer les règles de dépouillement des offres.Arrêter un choix et signifier l'accord au candidat retenu. Accepter le contrat.Mettre en place les différentes instances qui participeront au projet, notamment le comité technique de suivi.Préciser les rôles et attributions des personnels qui seront au contact avec les fournisseurs, leurs limites par rapport aux attributions du maître d'œuvre.Donner l’accord sur les grandes options : techniques, fonctionnelles, structurelles et opérationnelles.Gérer les ressources humaines qui collaboreront à la réalisation du projet.Assurer la disponibilité des moyens nécessaires au développement du projet.Ne pas laisser perdurer des incompréhensions ou des divergences sur l'exécution du projet.Réagir aux évolutions : réglementaires, techniques, économiques ou autres.Élaborer les jeux d'essais.Réceptionner les fournitures et émettre les éventuelles réserves.Donner les compléments de formation aux personnels.Imaginer les conséquences de défaillance et mettre en place les parades adaptées.Honorer les factures présentées dans les conditions convenues.Établir un inventaire des améliorations possibles et éventuellement les faire réaliser dans le cadre d'un avenant.D'une façon générale respecter et faire respecter les obligations contractuelles, favoriser et maintenir le dialogue avec le maître d'œuvre. Élaborer une offre globale qui :
  • soulève de possibles interrogations ;
  • propose des solutions techniques ;
  • donne les évaluations financières ;
  • indique les délais prévisionnels ;
  • fait état des éléments contractuels.
Accepter la mission définie dans un contrat établi entre les parties.Définir précisément les moyens humains et techniques nécessaires à la réalisation des travaux.Constituer et assurer la direction technique des différentes équipes.Exercer son devoir de conseil et de mise en garde.Élaborer ou faire élaborer puis avaliser les spécifications du projet.Effectuer ou faire effectuer les développements et rédiger la documentation technique afférente.Contrôler, coordonner et valider les productions et services des éventuels sous-traitants.Surveiller l'état d'avancement du projet, en assurer la conduite au travers des rapports et indicateurs nécessaires.En liaison avec le maître d'ouvrage, convoquer et animer les divers comités de pilotage et de suivi mis conjointement en place.Définir les éléments communs de l'assurance qualité.Signaler toutes causes susceptibles d'avoir des incidences sur le bon déroulement du projet.Soumettre les avenants au contrat qui permet les régularisations nécessaires.Assurer la cohérence, la coordination et l'intégration entre les différentes fournitures prévues.Préparer la recette et la validation du projet et constater d'un commun accord la réalisation totale, ou partielle, du contrat.Rassembler les éléments de facturation et les émettre selon l'échéancier prévu.Envisager d'éventuelles suites au projet.

Chambre syndicale des sociétés de service et d'ingénierie

7Cette définition permet de distinguer précisément les rôles des différents acteurs du projet de réinformatisation :

  • la maîtrise d’ouvrage est portée par la bibliothèque ;
  • la maîtrise d’œuvre est assurée par la DSI ou le service informatique.

8Une assistance à maîtrise d’ouvrage* (AMOA) peut être confiée à un cabinet d’études extérieur pour tout ou partie du projet.

9À noter que le ou les fournisseur(s) du SI peu(ven)t se voir confier une mission d’assistance à maîtrise d’œuvre dans le cadre de la mise en œuvre du marché de réinformatisation.

10Pour garantir la réussite du projet, les responsabilités et les charges de travail sont réparties sur plusieurs acteurs et instances :

  • un chef de projet représentant la maîtrise d’ouvrage, très concrètement une personne de l’équipe de la bibliothèque. Un chef de projet supplémentaire représentant de la maîtrise d’œuvre ‒ de la DSI ou du service informatique ‒ doit également être présent ;
  • une instance de projet (nommé groupe de projet, comité technique…) réunissant des représentants de la bibliothèque, de la DSI et le cas échéant du service des marchés ou tout autre acteur dont la présence est jugée pertinente selon les points abordés lors des réunions de travail. Cette instance de projet se réunit à périodicité régulière et participe à toutes les phases et étapes du projet de ré informatisation, des études préalables aux opérations de vérification du système d’information. Elle rend compte de ses travaux à l’instance de pilotage ;
  • une instance de pilotage, qui peut être composée d’élus, d’un représentant de l’instance de projet, du directeur de la bibliothèque et du DSI. Cette instance, se réunit aux points clés du projet, modifie le cas échéant et valide les orientations proposées par l’instance de projet.

Une démarche participative lors des trois étapes de réinformatisation

11Une démarche participative associant les équipes de la bibliothèque est intéressante à mettre en place lors de trois étapes des travaux de réinformatisation :

  1. définition des fonctionnalités du futur SI par des groupes d’utilisateurs constitués en fonction de thèmes (catalogage, portail, circulation, etc.) ;
  2. dépouillement des offres : les groupes analysent les fonctionnalités en fonction des travaux qu’ils ont menés à l’étape précédente ;
  3. recettes du SI : les groupes participent aux tests du SI lors des opérations légales de vérification4.

12Cette démarche permet aux agents de s’emparer du projet et participe grandement à sa réussite.

L’élaboration du dossier de consultation des entreprises* (DCE) : trois étapes

  • 5 Ibid.

13On peut découper l’élaboration du DCE en trois étapes principales5.

Étape 1 : l’étude de définition du projet

  • 6 Voir le schéma 1 et la contribution de Jean-Paul Gaschignard, op. cit.

14Cette étape a pour objectif de reformuler, de compléter et d’approfondir les éléments réunis par l’instance de projet lors de la phase consacrée aux études préalables du projet6 et validés par l’instance de pilotage.

  • 7 Voir la contribution d’Alexandre Garcia et Anna Svenbro : « Réussir la migration des données conce (...)

15L’instance de pilotage a notamment statué sur les briques du système d’information concernées par l’opération de réinformatisation7.

16À cette occasion, trois types de travaux sont conduits par l’instance de projet. La définition détaillée du projet est représentée par les briques du schéma ci-dessous.

Schéma 2. Définition du projet

Schéma 2. Définition du projet

Tosca consultants

17L’évaluation des coûts du projet sera précisée lors de la phase consacrée aux études préalables, en distinguant les investissements et les coûts de fonctionnement.

18L’évaluation des investissements tient compte :

  • des coûts de renouvellement voire d’enrichissement du SI de la bibliothèque, incluant le cas échéant le matériel (serveurs, périphérie [postes, imprimantes, douchettes, platines RFID, etc.], automates de prêt et de retour, etc.) ;
  • des progiciels et logiciels afférents ;
  • des prestations associées (formation, installation, assistance au projet, etc.), les formations préparatoires à la réinformatisation sont également évaluées (Unimarc, Rameau, rédaction pour un site web, etc.) ;
  • des coûts liés aux opérations de communication (design du site web, carte lecteur, etc.) ;
  • de la mise à niveau des collections.

19L’évaluation des coûts de fonctionnement porte sur :

  • les coûts d’assistance et de maintenance du SI ;
  • les offres de solution en mode SaaS ou bien d’hébergement externalisé le cas échéant.

20Le fonctionnement tient également compte des renforts humains, des abonnements aux ressources numériques…

21Des fournisseurs de progiciels et logiciels peuvent être contactés à cette occasion pour des demandes de chiffrage. Une grande vigilance quant aux estimations fournies dans ce cadre est de mise.

  • 8 Voir la contribution suivante : « Rédiger un cahier des charges adapté à la mise en œuvre d’une ré (...)

22Vient ensuite la collecte de tous les éléments nécessaires à la constitution du DCE, notamment des informations détenues par les fournisseurs en place (SIGB, portail, etc.). Les résultats de cette étape doivent être validés par l’instance de pilotage avant le lancement des travaux de rédaction du DCE8.

Étape 2 : la définition du montage du marché

  • 9 Voir l’encadré ci-dessous.

23L’instance de projet, accompagnée par le service des marchés ou de la commande publique définit le montage du marché (type de consultation, allotissement, marché à tranches, accord-cadre, etc.)9. À cette occasion, il peut être décidé de lancer successivement plusieurs marchés, permettant une montée en charge progressive du système d’information et une articulation optimale des différentes briques.

  • 10 À distinguer des marchés de travaux et de fournitures. La législation prévoit trois types d’objet (...)

24À noter que l’évolution observée du marché des logiciels de gestion de bibliothèque vers une offre en mode SaaS et/ou en open source, fait glisser les procédures vers des marchés de services10.

25On peut, par exemple, articuler les marchés de cette façon :

  • première opération : renouvellement du système de gestion de bibliothèque et du portail incluant un Online Public Access Catalog* (OPAC) de nouvelle génération ;
  • deuxième opération : acquisition des outils de gestion et de contrôle de la consultation d’Internet dans les murs de la bibliothèque et des services afférents (accès wifi, impressions, etc.) ;
  • troisième opération : acquisition d’un gestionnaire de bibliothèque numérique.

26Cette étape est également l’occasion de définir et hiérarchiser les critères de choix du marché. Il faut y être extrêmement attentif car ils vont permettre à la fois d’orienter le choix de la solution et de justifier le choix des instances de décision auprès des fournisseurs non retenus.

27Un ensemble de quatre critères de choix semble pertinent, avec une pondération adaptée selon les orientations et marges de manœuvre que la collectivité souhaite donner aux personnes en charge de l’analyse des offres et du choix des outils. Nous conseillons de privilégier la valeur technique au prix et au coût d’utilisation (redevances annuelles de maintenance, de suivi téléphonique et d’hébergement le cas échéant). Par valeur technique, on entend notamment le champ fonctionnel et l’adaptation à l’architecture technique existante. La qualité et la complétude de la reprise des données peuvent également être un critère de choix, ainsi que le respect des délais d’exécution.

Encadré. Marchés publics : trois différents types de procédure

Selon le montant estimé du projet et le type de marché (travaux, fourniture, services), trois types de procédure sont envisageables.

1. Procédure négociée sans publicité ni mise en concurrence : montants inférieurs à 25 000 euros HT. préalable :
2. Marchés à procédure adaptée (MAPA) : montants inférieurs au seuil communautaire :135 000 euros HT pour les marchés de fournitures et de services de l’État et de ses établissements publics ; 209 000 euros HT pour les marchés de fournitures et de services des collectivités territoriales et de leurs établissements publics.*
3. Marchés selon une procédure formalisée : 3.1 appel d’offres :appel d’offres ouvert : tous les candidats remettent une offre ; appel d’offres restreint : seuls les candidats sélectionnés à l’issue de la phase d’analyse des candidatures remettent une offre. 3.2 procédure concurrentielle avec négociation ; 3.3 dialogue compétitif.

Ce type de procédure, relativement souple, permet la négociation avec les soumissionnaires. Certaines modalités sont également allégées (publicité [dispense pour les marchés inférieurs à 25 000 euros HT, publicité adaptée jusqu’à 90 000 euros HT…], délais de réponse, documents contractuels, etc.).

La rédaction d’un cahier des charges est néanmoins une condition nécessaire à la réussite du projet de réinformatisation.

Ces deux dernières procédures peuvent être utilisées notamment lorsque le besoin ne peut être satisfait sans adapter des solutions immédiatement disponibles, lorsqu’une négociation est nécessaire en raison de la nature, de la complexité ou du montage juridico-financier ou des risques attachés au marché public, lorsque le besoin ne peut être défini de manière suffisamment précise.

Différentes techniques d’achat peuvent s’appliquer aux marchés.

Marché à tranches optionnelles

Un marché peut être subdivisé en plusieurs tranches dans le cas où le pouvoir adjudicateur n’est pas certain d’être en mesure d’assurer la conduite de l’ensemble des tranches du projet pour différents motifs (incertitudes liées au contexte, aux moyens financiers, humains, techniques, etc.). La première tranche est ferme, la ou les autres tranches est/sont optionnelle(s), la collectivité les affermit ou non selon des conditions stipulées dans les pièces administratives du marché.

Marché alloti

Le marché est séparé en plusieurs unités distinctes appelées lots. Ces lots peuvent être, bien sûr, attribués à des fournisseurs différents.

Accord-cadre

Enfin l’accord-cadre recouvre les anciens marchés à bons de commande (ce sont les accords-cadres à bons de commande) et les accords-cadres à marchés subséquents appliqués lorsque le contrat ne permet pas de fixer immédiatement toutes les modalités contractuelles, ce qui donne à la personne publique quelques marges de manœuvre en cas d’incertitude sur les quantités à commander (licences, journées de formation, etc.).

* Montants constatés le 6 janvier 2017.

Notes

1 Voir la contribution de Valérie Bertrand et Sonia Bouis : « Gérer les différentes applications au sein du système », p. XX.

2 Voir également la contribution de Jean-Paul Gaschignard : « Des premières réflexions au dossier de préfiguration : analyse des besoins et choix des orientations », p. XX, consacrée aux étapes de la démarche projet.

3 NB : la première phase est traitée dans la contribution de Jean-Paul Gaschignard, op. cit.

4 La rédaction du cahier des charges traité dans la contribution suivante constitue la troisième étape : voir « Rédiger un cahier des charges adapté à la mise en œuvre d’une réinformatisation », p. XX.

5 Ibid.

6 Voir le schéma 1 et la contribution de Jean-Paul Gaschignard, op. cit.

7 Voir la contribution d’Alexandre Garcia et Anna Svenbro : « Réussir la migration des données concernant les documents et les lecteurs », p. XX, qui présente les principales briques d’un SI de bibliothèque.

8 Voir la contribution suivante : « Rédiger un cahier des charges adapté à la mise en œuvre d’une réinformatisation », p. XX.

9 Voir l’encadré ci-dessous.

10 À distinguer des marchés de travaux et de fournitures. La législation prévoit trois types d’objet pour les marchés : les travaux, les fournitures (achat, location…) et les services. Certaines règles diffèrent selon la qualification du besoin (source : Bulletin officiel des annonces de marchés publics).

Table des illustrations

Titre Schéma 1. Les phases et étapes de l’élaboration d’un marché public de réinformatisation de bibliothèque3
URL http://books.openedition.org/pressesenssib/docannexe/image/6618/img-1.jpg
Fichier image/jpeg, 281k
Titre Schéma 2. Définition du projet
Crédits Tosca consultants
URL http://books.openedition.org/pressesenssib/docannexe/image/6618/img-2.jpg
Fichier image/jpeg, 374k

© Presses de l’enssib, 2017

Conditions d’utilisation : http://www.openedition.org/6540

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