Version classiqueVersion mobile

Réinformatiser une bibliothèque

 | 
Anna Svenbro

Partie 1. Questions de méthode

Identifier des sources de financement : le cas de la médiathèque de Roubaix

Esther De Climmer

Texte intégral

1Informatisée pour la première fois en 1993, la médiathèque de Roubaix a connu en 2014 sa deuxième réinformatisation. Dans les deux cas, l’opération était rendue obligatoire en raison de la disparition annoncée du logiciel. Dans le premier, il était racheté par une société qui en annonçait la suppression. Dans le second, la médiathèque n’avait pas l’assurance de la poursuite du développement et de la maintenance du logiciel par le prestataire.

2Ainsi, dans les deux cas, la médiathèque n’a pas vraiment eu le choix du calendrier. Pour autant, le programme de cette seconde réinformatisation s’est d’emblée voulu ambitieux et a pris en compte l’avancée des technologies, l’évolution des produits, l’intégration du SIGB dans un portail documentaire* enrichi. Aussi la médiathèque s’est tôt mise en ordre de marche pour rechercher et convaincre les financeurs du caractère obligatoire et coûteux de l’opération. Ce retour d’expérience du point de vue d’une bibliothèque de lecture publique est donc l’occasion de dégager certains points de repère et points d’attention s’agissant du financement d’une réinformatisation.

Le financeur « naturel » principal : la ville ou l’université

3C’est évidemment auprès de la ville de Roubaix que la médiathèque a dans un premier temps fait remonter le besoin. Elle profitait de la nécessaire réinformatisation pour faire valoir l’intérêt de remettre à plat la configuration de l’offre informatique et numérique de l’équipement dans un pré-programme qu’il fallait chiffrer et pour lequel il convenait d’identifier des sources de financement extérieur.

4Concrètement, la rédaction du plan informatique annuel demandée à chaque service de la ville par la direction des systèmes informatiques (DSI) lui donnait l’occasion de faire connaître officiellement le besoin et le cas échéant de l’inclure dans la construction du budget primitif de la ville.

5Le plan informatique, soumis dans un premier temps à l’arbitrage des directeurs généraux lesquels indiquent des ordres de priorité en fonction de l’urgence et du coût des dossiers de leurs services, est ensuite présenté par la direction des schémas informatiques (DSI) à un comité d’arbitrage, composé du directeur général des services (DGS), de l'élu thématique ayant en charge l'informatique, des directeurs généraux des finances et des ressources humaines. Ce comité d’arbitrage valide, invalide ou remet à plus tard la mise en œuvre des opérations. La collectivité dans ce cadre peut alors construire prévisionnellement son budget pour l’année suivante. D’où une première étape : chiffrer le coût de la réinformatisation.

6Dans le cas d’une BU, l’interlocuteur « naturel », a fortiori depuis la loi relative aux libertés et responsabilités des universités (LRU) en 2007 et la loi relative à l’enseignement supérieur et la recherche de 2013, sera son université de rattachement, qui est désormais l’échelon de premier niveau où se pratiquent les arbitrages budgétaires et la ventilation des crédits. Là aussi, la DSI, le DGS, les services des affaires financières et des ressources humaines sont des acteurs incontournables.

Réinformatiser une bibliothèque – une opération budgétairement importante

Comment en estimer le coût ?

  • 1 Les questions de montage de marchés publics et de rédaction de cahier des charges seront abordées p (...)
  • 2 Ainsi a fonctionné le modèle roubaisien.

7Le chiffrage d’une telle opération, adaptée à la bibliothèque qui la met en œuvre, suppose l’élaboration d’un cahier des charges « sommaire »1. Chaque établissement, chaque collectivité, en fonction de ses moyens humains, techniques, financiers, peut s’appuyer pour sa rédaction sur le personnel spécialisé de la bibliothèque, ou encore sur le référent de la bibliothèque à la DSI, idéalement sur les deux2 ou encore sur un consultant extérieur.

8Ce cahier des charges présente l’équipement (organisation professionnelle, services, matériels, logiciels), ses indicateurs généraux d’activité (nombre de notices au catalogue, nombre d’inscrits, nombre de transactions…) et les fonctionnalités nouvelles correspondant au projet de service en lien avec le nouveau SIGB (par ex. RFID [pour Radio Frequency Identification], portail…).

9Il est envoyé informellement à quelques fournisseurs lesquels soumettent des devis dont les montants peuvent varier du simple au double (c’est ce qui est arrivé à Roubaix). Ces estimations peuvent être affinées sur la base de critères qualitatifs, notamment à partir de l’étude réalisée tous les ans par Tosca consultants auprès d’une cinquantaine de fournisseurs de logiciels de bibliothèque, dont les résultats sont consultables sur le site de Tosca consultants3.

10L’enveloppe consacrée à l’opération par la collectivité sera ensuite calculée en fonction de la moyenne des chiffrages obtenus et des financements escomptés.

Encadré. Les coûts induits

Il convient pour un chiffrage au plus proche, de ne pas omettre d’éventuels coûts induits par cette opération qui ne sont pas toujours identifiables à ce stade, comme la maintenance, le câblage électrique et/ou informatique et/ou téléphonique, le parc de matériel éventuellement à changer, le mobilier et dans le cas d’une opération couplée avec la mise en place de la technologie RFID, l’encodage, les étiquettes RFID pour les documents voire pour les cartes d’usagers. En effet, ces coûts induits (par exemple le mobilier ou le câblage) ne relèvent pas nécessairement du budget de l’un ou de l’autre service (bibliothèque ou service informatique) et peuvent se répercuter sur leur budget. Ces coûts induits peuvent également donner lieu à des arbitrages douloureux comme calculer le temps gagné par l’automatisation des prêts et des retours pour en déduire la suppression d’un ou de plusieurs postes, comme ce fut le cas à Roubaix.

Sur quels financements extérieurs compter ?

Les bibliothèques universitaires

11Dans le cas de la réinformatisation d’une BU, l’État est le premier partenaire extérieur, notamment par le biais des contrats d’établissement* quadriennaux4. Les régions sont également des partenaires importants, notamment par le biais des schémas régionaux d’enseignement supérieur et de recherche* (SRESR)5, et, dans une moindre mesure, surtout pour les investissements d’équipement en infrastructures numériques, les contrats de plan État-Région* (CPER)6.

Les bibliothèques municipales et/ou intercommunales

12Dans le cas de l’informatisation ou de la réinformatisation d’une BM, intercommunale ou d’un réseau de bibliothèques municipales ou intercommunales, l’État est là aussi le premier et principal interlocuteur.

  • 7 Voir à ce sujet la circulaire DLL 6 n°85-47 du 1er août 1985 signée par Jean Gattégno, directeur du (...)

13Le département prend le relais de la collectivité pour le financement en investissement de ce type d’opération, en lien étroit avec la BDP qui instruit les dossiers, en principe pour des communes de moins de 10 000 habitants7. En réalité, chaque département se fixe des règles qui lui sont propres, selon le principe de la libre administration des collectivités territoriales. Certaines régions peuvent, à la marge, également apporter leur concours. Quoi qu’il en soit, le taux de financement global encadré ne pourra dépasser un certain seuil, autrement dit, ne pourra jamais couvrir l’intégralité de la dépense.

Le concours particulier Bibliothèques – Dotation générale de décentralisation

14L’État est représenté en région par le conseiller pour le livre et la lecture* au sein de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC). Ce dernier, au-delà de son rôle de conseil auprès des professionnels du livre, met en œuvre le dispositif d’aide de l’État qui permet de soutenir un certain nombre de projets comme la construction, l’aménagement, l’équipement (mobilier, matériel), la création de services qui utilisent l’informatique, la numérisation des collections, l’informatisation et le renouvellement d’une informatisation…

15L’aide de l’État prend la forme d’un concours particulier de la dotation générale de décentralisation* (DGD).

16Le concours particulier est un dispositif d’accompagnement financier des communes et des départements au profit des bibliothèques publiques.

17Les lois de décentralisation, dont les textes relatifs aux bibliothèques ont été régulièrement révisés depuis leur mise en œuvre, confirmaient en 1983 la compétence des communes et des départements sur les bibliothèques publiques de leur territoire et inscrivaient dès 1986 les crédits qui leur étaient auparavant consacrés par l’État (investissement et fonctionnement) au sein de la DGD sous la forme d’un concours particulier.

18En 2006, la réforme de la DGD pour les bibliothèques crée un concours unique, regroupant dans une seule enveloppe toutes les aides à l’investissement destinées aux BM et aux BDP auparavant réparties en trois parts. Le nouveau concours, concentré sur l’aide à l’investissement, comprend désormais deux fractions :

  • une première fraction dédiée aux projets courants de construction et d’équipement des BM et des BDP dont la gestion est déconcentrée au niveau régional ;
  • une seconde fraction, plafonnée à 15 % du montant du concours particulier, pour des projets susceptibles d’exercer un rayonnement départemental, régional, voire national.

19Ces dispositions réglementaires sont encore révisées en 2010 puis en 2012, afin d’assurer une meilleure prise en compte de l’évolution des pratiques culturelles, des techniques et des nouveaux besoins qui se font jour dans les bibliothèques et ainsi améliorer l’attribution des crédits, lesquels pourront couvrir à partir de 2012 des dépenses de fonctionnement non pérennes nécessaires au démarrage d’une opération.

20Les taux de financement sont fixés dans chaque région par les préfets de région, sur proposition et en fonction des critères définis par le conseiller pour le livre et la lecture, pour la première fraction. Ces taux peuvent ainsi varier d’une région à une autre et selon le niveau de la prestation.

21L’attribution des crédits de la seconde fraction est décidée au niveau central sur la base de dossiers relayés au Service livre et lecture (SLL) par les conseillers en région et donne lieu à un accord conjoint du ministre de l'Intérieur et du ministre de la Culture.

22C’est la seconde fraction, à travers le dispositif Bibliothèques numériques de référence* (BNR) qui a permis à la médiathèque de Roubaix de faire financer sa réinformatisation, étant entendu que le dossier présenté était autrement plus ambitieux.

Les bibliothèques numériques de référence

23Lancé dans le cadre des 14 propositions pour le développement de la lecture par le ministre de la Culture en mars 2010, le programme Bibliothèques numériques de référence dont la finalité est « d’aider les grandes collectivités françaises à se doter de bibliothèques numériques de haut niveau, capables de proposer aux usagers des collections et des services numériques de premier plan »8, prévoyait au départ de ne distinguer que 5 bibliothèques. Mais le niveau de soutien financier du dispositif lequel peut atteindre 50 à 80 % du montant HT des opérations, son caractère pluriannuel et son adaptabilité aux projets, ont immédiatement suscité l’intérêt des collectivités et de leurs bibliothèques.

24L’arrivée de ce nouveau dispositif coïncidait pour la médiathèque de Roubaix à l’impérieuse nécessité de s’engager sans tarder dans une réinformatisation. Il allait lui donner les moyens d’envisager au-delà de cette seule opération technique, une qualification de son écosystème informatique et numérique au service de l’objectif visé par le dispositif BNR et enfin lui permettre de convaincre la municipalité de s’engager dans ce programme coûteux.

Le programme BNR à Roubaix, de la conception à la mise en œuvre

  • 9 La médiathèque n’en avait simplement pas les moyens. Cela dit, les frais d’études peuvent être fina (...)

25La construction du dossier BNR n’a pas fait l’objet à Roubaix d’une consultation extérieure9. Tout le programme a été élaboré conjointement par la direction de la médiathèque et le service informatique de la ville. Le conseiller pour le livre et la lecture en Nord-Pas de Calais a apporté son aide et son précieux soutien.

26Le dossier comprenait deux volets principaux dont la mise en œuvre allait s’échelonner sur 4 ans (2012-2015) :

  • un ambitieux programme technique reposant sur la modernisation de toutes les composantes de son SID (remplacement du SIGB, mise en place d’un SI des archives10, qualification de l’offre de ressources et de services numériques, refonte de la bibliothèque numérique de Roubaix11, automatisation des prêts et des retours au moyen de la RFID, mise en œuvre d’un portail donnant accès aux contenus possédés et produits par la médiathèque et les archives municipales) ;
  • un programme de réaménagement du rez-de-chaussée de la médiathèque le faisant passer de 160 m² ouverts au public à 1 200 m² et visant à transformer entièrement l’image et l’accueil de la médiathèque.

27La construction budgétaire d’un si vaste programme n’est pas allée sans son lot de difficultés :

  • la première, comme précisé supra, est relative au chiffrage de chaque élément du programme – chiffrage à un moment t et donc susceptible de varier dans le cadre d’une opération qui se déploie sur 4 années ;
  • la deuxième était liée au calendrier du programme : il s’agissait de faire voter un budget pluriannuel global pour des opérations relativement imbriquées à deux ans d’une échéance élective importante ;
  • la troisième provenait de l’interdépendance forte des différents volets de l’opération12.

28En 2015, la mise en œuvre du programme BNR à Roubaix est arrivée à son terme. Grâce à un chiffrage précis et une anticipation adéquate des difficultés, et enfin l’accompagnement de la ville comme de l’État, les différentes étapes se sont succédé sans trop de surprises ni d’échecs. Et la réinformatisation est passée, s’est bien passée et a été bien financée !

Notes

1 Les questions de montage de marchés publics et de rédaction de cahier des charges seront abordées plus précisément dans les contributions d’Emmanuelle Asselin : « Préparer un marché public de réinformatisation : des études préalables à l’analyse des réponses », p. XX ; « Rédiger un cahier des charges adapté à la mise en œuvre d’une réinformatisation », p. XX.

2 Ainsi a fonctionné le modèle roubaisien.

3http://www.toscaconsultants.fr/logiciel.htm >.

4 Contrats de quatre ans liant les établissements d’enseignement supérieur et de recherche à l’État.

5 Code de l'éducation – Article L214-2.

6https://fr.wikipedia.org/wiki/Contrat_de_plan_%C3%89tat-r%C3%A9gion >.

7 Voir à ce sujet la circulaire DLL 6 n°85-47 du 1er août 1985 signée par Jean Gattégno, directeur du livre et de la lecture de 1981 à 1989. [En ligne] < http://www.adbdp.asso.fr/index.php/les-bdp/presentation-histoire/103-circulaire-dll-6-n-85-47-du-1er-aout-1985 >.

8http://www.culturecommunication.gouv.fr/Politiques-ministerielles/Livre-et-Lecture/Bibliotheques/Numerique-et-bibliotheques/Les-Bibliotheques-numeriques-de-reference >.

9 La médiathèque n’en avait simplement pas les moyens. Cela dit, les frais d’études peuvent être financés dans ce cadre, si toutefois le programme défini lors de l’étude est mis en œuvre.

10 Les archives municipales relèvent hiérarchiquement et scientifiquement de la médiathèque.

11www.bn-r.fr >.

12 La mise en œuvre de la RFID (garantie de la nouvelle image de la médiathèque dans le cadre des travaux d’aménagement), couplée à une réinformatisation, elle-même s’adossant sur un nouveau portail permettant l’interrogation de toutes les bases de données de la médiathèque et des archives.

Auteur

Directrice de la médiathèque et des archives municipales de Roubaix

© Presses de l’enssib, 2017

Conditions d’utilisation : http://www.openedition.org/6540

Rechercher dans OpenEdition Search

Vous allez être redirigé vers OpenEdition Search