1Must est un réseau national de professionnels de l’information et de la documentation œuvrant dans le champ des musées, du patrimoine et de la culture scientifiques, techniques et industriels1. Créé en 2008, à l’initiative d’une poignée de professionnels désireux de travailler ensemble pour travailler mieux, le réseau Must s’est construit dans une démarche collaborative et respectueuse de la diversité de ses membres. Confronté à la nécessité de légitimer son action, il est devenu par la suite, sous l’impulsion de l’Office de coopération et d’information muséales (Ocim), un réseau institutionnel regroupant près de 250 membres dont huit au sein de son comité de pilotage2.

2Comme tous les réseaux, Must s’inscrit dans une logique de mutualisation. Dans un champ de la culture frappé de plein fouet par les difficultés budgétaires, la perspective d’une mutualisation dans son acception strictement rationnelle et économique, faire autant avec moins de ressources, aurait pu prévaloir à la construction du réseau. Pourtant, même si l’argument économique n’est pas écarté, la mutualisation au sein de Must revêt d’autres aspects. En suivant comme modèle de référence l’intelligence collective, dont l’un des principes veut que « la valeur du tout est supérieure au simple cumul des contributions individuelles »3, la mutualisation est perçue comme une nécessité déontologique devant aboutir à la mise en place d’une dynamique de co-construction et d’expertise commune pour faire plus avec autant de ressources.

3En s’appuyant sur l’expérience du réseau Must, et sans prétention d’exhaustivité, cette contribution s’efforcera de proposer des réponses à certains questionnements clés inhérents à la mise en place de pratiques de mutualisation au sein d’un réseau national : comment créer les conditions d’une mutualisation réussie ? Comment s’organiser pour créer puis pérenniser un dispositif de mutualisation ? Quels facteurs faut-il prendre en compte pour garantir la réussite du travailler ensemble et du mettre en commun ? Comment peut se concrétiser une mutualisation pour faire plus avec autant ?

Créer les conditions de la mutualisation

L’humain et la confiance avant tout

4Lorsque Must s’est constitué, il a fallu trouver une articulation entre la mise en place de règles implicites basées sur des valeurs humaines fortes (transparence, ouverture d’esprit, etc.), et la mise en place plus fonctionnelle de règles explicites liées à l’organisation du groupe constitué (conventionnement et charte). Cet équilibre a nécessité un important travail d’animation, de coordination et de médiation au quotidien mais a permis au fil du temps d’instaurer de la confiance, facteur clé de succès pour travailler en réseau et envisager des processus de mutualisation. Cette confiance a engendré un sentiment de bien-être individuel et collectif favorisant l’expression et l’implication de chacun, faisant ainsi entrer le réseau dans une réelle démarche collaborative. Ne l’oublions pas : un réseau, c’est avant tout des hommes et des femmes4.

Se donner le temps

5Apprendre à travailler ensemble demande du temps. Pourtant, les institutions, soumises à des impératifs stratégiques et économiques, ne laissent que très peu de temps pour créer les conditions propices à la mise en place d’initiatives de co-construction et de mutualisation. Il est donc impératif de savoir articuler au mieux les temps humain et institutionnel. Pour y parvenir, le mieux est probablement de donner une longueur d’avance au temps humain. Les 18 premiers mois d’existence du réseau Must ont été placés sous le signe des échanges, de la convivialité et de la découverte mutuelle. Bien que non productive du point de vue des réalisations, cette période informelle a permis de créer de la cohésion et un état d’esprit propice au développement d’un futur réseau national. Pour se faire, les membres ont travaillé en sous-marin, acceptant de dégager du temps pour cette initiative qui, bien qu’effectuée en toute transparence, ne bénéficiait pas encore d’une reconnaissance institutionnelle.

Procéder par induction

6Par définition, induction et déduction désignent deux procédures de raisonnements différents5. Si la déduction correspond au processus qui permet de conclure une affirmation à partir d’hypothèses, l’induction permet de partir de faits observés, de cas singuliers et de situations de terrains pour penser un cadre plus général. C’est cette logique qui a prévalu à la constitution de Must : une volonté des professionnels de s’appuyer sur leurs vécus et leurs expériences pour élaborer un projet collectif plus général. En partant de la base, du quotidien, les professionnel.le.s du réseau se sont forgé une volonté commune de faire face à des situations réelles et concrètes. En procédant ainsi, de manière pragmatique, l’idée de travailler ensemble et de mutualiser prend tout sens.

Expliciter le dénominateur commun

7Collaborer et mettre en place un travail en réseau entre professionnel.le.s au sein d’un même champ d’activité est souvent perçu comme une initiative rationnelle et pertinente. Pourtant, quand il faut énoncer concrètement l’intérêt et les objectifs d’un projet collectif, nous remarquons rapidement que tout le monde ne parle pas le même langage. Ressentir l’évidence est une chose, l’expliciter en est une autre. Pour passer de l’un à l’autre, les membres du réseau Must ont initié une démarche d’observation collective dont l’objectif était de répondre à des questions en apparence simples : dans quels contextes évoluons-nous ? Qui sommes-nous, institutionnellement et professionnellement ? Pour quels publics travaillons-nous ? Comment travaillons-nous, et pourquoi ? Quelle valeur ajoutée un travail en réseau pourrait-il apporter ? Pour répondre à ces questions, il a été nécessaire d’établir un langage commun, ce qui a impliqué un important travail de définition. Une fois cette étape fondatrice franchie, tout s’est décanté. L’observation collective a abouti à la réalisation d’un document synthétisant le dénominateur commun et spécifiant l’objet et les objectifs du travail en réseau. Les processus de mutualisation pouvaient débuter.

Mutualiser en réseau, comment s’organiser ?

Une animation forte

8Dans le cadre d’un réseau national, comme Must, la fonction animation se doit d’être forte et incarnée par un animateur, ne serait-ce que pour la représentation politique. Il n’y a bien évidemment pas de modèle prédéfini caractérisant une bonne animation, mais la littérature existante présente l’avantage de donner des clés pour se questionner sur les différents styles pouvant être adoptés. L’animation est une compétence pouvant se travailler et se peaufiner. Animer, c’est tour à tour endosser les rôles de coordinateur, révélateur, médiateur, relais, représentant et moteur. Animer, c’est également fédérer les parties prenantes autour d’objectifs communs, impulser une dynamique de travail, créer un esprit de corps, assurer la cohésion du groupe et mettre en place les conditions pour développer des valeurs et une culture commune. Pour que tout cela fonctionne, l’animateur doit obligatoirement être légitimé par le groupe dans ses prérogatives.

Un appui institutionnel indispensable

9La mise en place d’un réseau national ne peut pas s’envisager sans un appui institutionnel adapté. Vouloir travailler ensemble ne suffit pas, il faut pouvoir le faire. Si le facteur humain est primordial pour la réussite d’un réseau, l’implication institutionnelle l’est tout autant, surtout si l’un des objectifs est de mettre en place des processus de mutualisation qui impacteront inévitablement les stratégies des différentes parties prenantes.

10L’appui institutionnel permet au réseau de se développer en se basant sur un modèle économique viable, condition sine qua non à la pérennisation des activités. Cet appui passe par la mise à disposition des ressources nécessaires à son bon fonctionnement (humaines, matérielles, financières et en temps)6. Dans le cadre du réseau Must chaque institution membre s’est engagée, en signant une convention de partenariat, à dégager du temps à ses équipes et à fournir au cas par cas les budgets nécessaires pour la bonne avancée des travaux. Toutefois, le socle du modèle économique repose principalement sur une institution porteuse, l’Ocim, qui, pour répondre à sa mission de centre de ressources national finance la majeure partie des coûts de fonctionnement, notamment en ce qui concerne l’animation et le portage de projets. Cela démontre l’importance d’avoir une structure pilote sur laquelle le réseau peut s’appuyer, et interroge également sur la viabilité du modèle sur le long terme.

11L’appui institutionnel passe également par l’objectivation et la légitimation du travail réalisé collectivement au sein de chaque structure. Concrètement, la réussite du travailler ensemble est conditionnée par la compréhension, l’acceptation et l’intégration de la stratégie réseau au sein de la stratégie générale de chaque institution.

Des règles de fonctionnement explicites et acceptées

12Un réseau qui souhaite porter des projets de mutualisation doit se doter d’un ensemble de règles de fonctionnement explicites et collectivement acceptées. Ces règles permettent au groupe de fonctionner, servent de référence en cas de désaccord, mais surtout participent indirectement à la cohésion du groupe. Ces règles doivent être univoques, applicatives et cohérentes avec les objectifs portés en commun. Concrètement, elles doivent apporter un cadre à des aspects aussi divers que les droits et devoirs de chacun, les processus décisionnels, la propriété intellectuelle, mais également à l’organisation du travail dans sa globalité. Dans le cadre des travaux menés par Must, l’ensemble des règles de fonctionnement ont été compilées au sein de deux documents de référence : la charte qui regroupe des règles d’ordre déontologique, et la convention qui rassemble des règles d’ordre plus contractuel.

Une organisation du travail adaptée aux objectifs

13Must s’est développé en s’appuyant sur les principes du travail collaboratif et des modes d’organisation qui en découlent. Le travail collaboratif ne relève pas d’une répartition a priori des rôles. La collaboration s’entend en fait par une situation de travail collectif où les tâches et objectifs sont communs. Tous les membres du groupe travaillent sur les mêmes points, partageant ainsi collectivement la responsabilité. Cette volonté de travailler de manière horizontale, comme le conceptualise le libertarien Eric S. Raymond7 avec son organisation dite bazar, rencontre toutefois certaines limites. La vérité du quotidien impose inévitablement d’instaurer une part de verticalité dans l’organisation du travail et ses circuits de décision. Le fonctionnement en mode projet, qui constitue aussi une composante du réseau Must, n’est pas sans convoquer à son tour l’arbitrage décisionnel. Cette organisation verticale repose néanmoins sur les compétences plutôt que sur le grade. Au final, l’objectif est de multiplier les interactions autour d’objectifs partagés pour construire des connaissances. La mutualisation dans son acception intelligence collective prend ici tout son sens : chacun apporte une pierre à l’édifice, suggère des modifications sur le travail de l’autre, explique son point de vue et contribue ainsi à l’élaboration d’un travail inattendu, voire innovant.

14Ce mode de travail collectif engage une communication régulière entre les membres du groupe et une connaissance précise de la progression de l’action collective. Il est donc nécessaire de prévoir des temps et des espaces de travail adaptés. Même si l’organisation du travail a bien évolué grâce au développement des technologies numériques, réduisant les distances et instaurant de nouveaux temps réels8, le maintien de sessions de travail en présentiel reste indispensable. Ces temps de rencontre en pointillé peuvent ensuite être complétés par un travail en continu avec la mise en place d’outils numériques de travail collaboratif. Bien utilisé, ce type de plate-forme favorise la mutualisation, l’organisation logistique, la fluidité des échanges d’informations, l’animation et la coordination.

Faire plus avec autant : deux exemples de mutualisation au sein du réseau Must

La fabrique numérique : un laboratoire pour mutualiser l'expertise

15Must est un réseau national dont les membres sont géographiquement éclatés sur les territoires. Si la volonté de travailler en présentiel reste une priorité, le quotidien passe par un travail à distance. Dans le cadre de sa démarche de mutualisation de l'expertise, Must a donc mis en place une plate-forme numérique d’échanges appelée Fabrique numérique. Elle a été développée à partir d’une solution open source et gratuite ‒ Agora Project ‒ qui compile tous les outils organisationnels permettant de faciliter un travail en réseau. Cette solution offre également tous les outils pour développer un réseau social professionnel en ligne indispensable pour créer les conditions de l’échange, du partage, de la co-construction et de la mutualisation.

16Les membres ont notamment la possibilité d’interagir via un système simple, mais efficace, de forums, partageant leurs questionnements, leurs pratiques, leurs expériences et leurs réflexions en s’enrichissant mutuellement des commentaires et des réponses des autres membres. Notons que l’accès privatif à la plate-forme via un système de login et de mot de passe offre une plus grande liberté d’expression aux membres, qui n’hésite pas à partager leurs difficultés. Notons également qu’une animation au quotidien de cette plate-forme est indispensable pour la faire vivre.

17La Fabrique numérique est également un espace permettant de rassembler et mutualiser les compétences des membres au service des projets portés par le collectif : construire une interface de recherche fédérée9, préparer une journée professionnelle thématique, organiser une veille partagée, rédiger une publication collective, façonner divers outils de communication ou utiliser les réseaux sociaux.

Un premier pas vers la veille mutualisée

18La première problématique qui a émergé des échanges entre les membres du réseau Must a été la question de la veille. Conscients de la nécessité de collecter les informations stratégiques pour le bon développement de leurs activités malgré un système de contraintes très fort (manque de temps, compétences à actualiser, etc.), les membres ont vu dans le fonctionnement en réseau une opportunité de rationaliser cette activité en la mutualisant.

19Pour étudier la faisabilité d’une telle démarche, un questionnaire a été mis en place. Son objectif était d’une part de recueillir les attentes des membres du réseau en termes de veille, et d’autre part d’évaluer l’implication que chacun pourrait mettre au service du collectif sur ce projet. Le choix a ensuite été fait de travailler sur une problématique transversale « la veille sur la veille ». Une dynamique projet, mêlant travail en présentiel et travail sur la Fabrique numérique, a été mise en place. Étape par étape (analyse des besoins, analyse de l’existant, sourcing, définition des mots-clés, etc.) les membres ont co-construit un dispositif de « veille sur la veille ». De manière opérationnelle, le choix a été fait de créer un réservoir commun d’informations qui s’appuie sur le logiciel Inoreader10 et sur les services IFTTT11. La procédure de veille est en grande partie automatisée, mais elle requiert tout de même un minimum de modération, qui est assurée par un groupe projet.

20Ce retour d’expérience sur la mise en place de pratiques de mutualisation, en s’appuyant sur les principes de l’intelligence collective, permet de dégager des éléments de méthodologie facilement transposables à la mise en place de démarches similaires dans d’autres contextes. Si chaque situation est spécifique, les points clés abordés dans cet contribution doivent faire systématiquement l’objet d’une attention particulière. La mutualisation est une véritable opportunité mais elle ne s’improvise pas. Les professionnels désireux de travailler ensemble et de mettre en commun au service des publics doivent composer avec une multitude de facteurs dont la majorité est difficilement maîtrisable ; c’est pourquoi ils doivent créer les conditions adéquates pour se donner toutes les chances de réussir.