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La recherche dans les institutions patrimoniales

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Mélanie Roustan

Partie 2. Construire l’offre

Chapitre 7. La documentation numérique des collections ou l’éthique du « hacker » appliquée à l’institution

Jean-Baptiste Clais

Texte intégral

  • 1 Lors de la dernière mise en œuvre de la méthode, avec une équipe de 4 stagiaires à temps plein sur (...)

1Le musée du Louvre est en train de préparer la mise en place d’un système de documentation de comparaison numérique simple, robuste et très productif1. La présente contribution a pour objet de raconter la genèse de cet outil et les questions qu’il pose en matière de rapport à l’informatique dans nos institutions. Le périmètre d’emploi de ce système n’est pas encore parfaitement défini, mais il a été acté qu’il jouerait un rôle important dans la transition des documentations du musée, du papier vers le numérique. Ce système a la spécificité d’avoir été conçu de façon artisanale. Il ne s’agit pas d’un logiciel professionnel qui serait acheté et mis en œuvre, il s’agit d’une méthode visant à utiliser de manière optimale les outils informatiques déjà disponibles au sein des établissements, sans coût autre que la main-d’œuvre (dont l’utilisation devrait elle aussi être optimisée). Cette contribution explore la pensée qui peut sous-tendre un projet d’innovation technique dans un établissement public.

2Nous allons exposer ici comment ce projet a pu être conçu de manière à répondre à un objectif à la fois pratique, au sens où il vise à produire un dispositif fonctionnel, mais aussi idéologique, au sens où il est porteur de valeurs spécifiques qui ont des conséquences sur les choix technologiques. Ce point est la clé de notre propos. On croit souvent dans les grandes entreprises ou dans la fonction publique que l’innovation technologique est bonne et efficace en soi, que la technique est auto-suffisante. Des chercheurs ayant travaillé sur la technique ont révélé une situation nettement plus complexe. Patrice Flichy, qui a écrit un ouvrage de référence dans le domaine, a notamment mis en évidence qu’une technique ne pouvait être comprise indépendamment du contexte, que la technique et le social sont intrinsèquement liés [Flichy, 2003]. Flichy parle de « cadre de référence sociotechnique » qui guide l’individu dans son rapport à la technique. Il en explique ainsi les caractéristiques : ce cadre « permet de percevoir et de comprendre les phénomènes techniques auxquels on assiste et d’organiser son action et sa coopération avec les autres acteurs. Il est constitué d’un ensemble de savoirs, de savoir-faire et d’artefacts techniques mobilisés dans le déroulement d’une action technique. Le cadre de référence permet de structurer les interactions qu’un individu développe avec les artefacts techniques et avec les autres hommes, organise les interprétations que l’individu tient face à lui-même » [Ibid., p. 130]. Pour Flichy, l’analyse d’un processus d’innovation technique doit prendre en compte les intentions des créateurs de la technique qui sont guidées par des imaginaires. « L’étude de l’imaginaire des techniques montre que celui-ci a toujours deux fonctions : construire l’identité d’un groupe social ou d’une société et fournir des ressources qui peuvent être réinvesties dans la préparation et la mise en place de projets » [Flichy, 2001]. Pour prendre un exemple appliqué à l’organisation du travail, une entreprise qui souhaite favoriser la coopération entre ses employés va mettre à leur disposition des serveurs partagés avec beaucoup d’espace disque pour échanger des données, un système de chat interne pour discuter et accessoirement des espaces de détente communs pour la socialisation, alors qu’une entreprise qui souhaite les faire travailler de manière indépendante, leur proposera des dossiers personnels non partageables sur les serveurs, aucune solution de discussion instantanée et peu d’espace de vie commune.

  • 2 Et non des pirates contrairement à une idée largement répandue en France. Sur ce sujet, voir la pr (...)

3Bref, un choix technique répond à des choix organisationnels et idéologiques. La démarche de l’inventeur de la méthode décrite ici (et l’auteur de ces lignes) a, de la même manière, été guidée par des valeurs et des imaginaires. Plus précisément, il s’agit d’un mélange d’idéologie du service public (l’État au service des citoyens et garant du bien commun) et – ce qui fait sa spécificité – d’éléments tirés des utopies informatiques ‒ « éthique des hackers » et valeurs des « hobbyists » des débuts de l’informatique. Les « hackers » sont littéralement des « bricoleurs » de l’informatique2. À l’origine, il s’agissait de jeunes chercheurs travaillant dans les laboratoires de recherche américains au moment du développement de l’informatique dans les années 1970. Ils étaient animés par les principes fondamentaux de la science (partage de l’information, constitution d’un savoir collectif au service de tous) et par une pensée positiviste (idée que la technique, et particulièrement l’informatique, sont des moyens au service du progrès humain). Frappés par la sclérose des universités américaines (le mandarinat des professeurs d’université qui bloquaient des étudiants brillants pour des questions de pouvoir), ils promouvaient la coopération, l’évaluation des personnes en regard de leur seule contribution au bien commun et surtout l’autonomie ‒ garante de la capacité de chacun à avancer dans ses recherches. Les « hobbyists », quant à eux, étaient principalement des adolescents découvrant les premiers micro-ordinateurs grand public dans les années 1980. Leurs machines ‒ très peu puissantes car à bas coût et destinées à l’initiation ‒ ne pouvaient pas, en théorie, remplir les mêmes usages que les machines professionnelles très onéreuses. Leur démarche consistait à « bricoler » leur machine pour en tirer le maximum, afin de produire une solution simple et techniquement élégante à un problème ou besoin, à partir de ressources limitées.

4Suivant une partie de ces principes, quand cela s’est avéré nécessaire, nous avons voulu créer un outil :

  • plus efficace que ceux existants pour la recherche d’information dans notre domaine ;
  • utilisable par n’importe qui avec du matériel standard sans investissement dans de la formation ;
  • conçu de manière à ce que sa production soit autonome avec les moyens informatiques courants sans besoin complémentaire ;
  • construit de manière à pouvoir être partagé ;
  • au service d’un intérêt commun, donc dont le périmètre soit le plus large possible au-delà de nos intérêts immédiats, de nos missions à court terme ;
  • conçu pour l’avenir avec un système permettant de pérenniser les données.

5L’outil créé répondait donc à un besoin : la constitution de corpus pour l’étude des collections. En histoire de l’art, pour étudier un objet, il faut connaître son contexte historique, social, politique, technique, mais aussi et surtout artistique. Ce dernier aspect implique de connaître les objets similaires à celui que l’on étudie ou connexes (présentant le même style, sortis du même atelier, conçus par le même artiste, etc.). La comparaison des styles, formes, etc., une fois croisée avec d’autres éléments (historique de l’objet, marques, témoignages), permet d’établir des interprétations, datations, analyses, attributions.

  • 3 Nous considérons un objet à la fois comme une œuvre et une source d’information.

6Bien évidemment, plus on parvient à trouver des informations aidant à cerner l’objet et son contexte, plus les résultats seront pertinents. L’idéal est donc d’avoir accès à toutes les informations existantes pour en prendre connaissance et d’isoler celles qui peuvent nourrir notre analyse. Malheureusement, dans la très grande majorité des cas, ces informations sont dispersées dans les fonds de dizaines d’institutions, dans des centaines d’ouvrages, de cartons d’archives, de collections3.

7Pour chaque recherche, chaque chercheur devrait idéalement ouvrir page par page tous les ouvrages pouvant contenir des objets utiles, dépouiller chaque base de données, catalogue de ventes, etc. Ceci est la plupart du temps hors de portée. Le travail d’un chercheur est de savoir naviguer au sein de cette masse pour définir un champ de recherche d’information « raisonnable », où la probabilité de trouver une information utile dans la source dépouillée est élevée, et délaisse le champ du « déraisonnable », celui où l’on sait qu’il peut y avoir des informations mais dont le dépouillement systématique démultiplierait à l’excès le temps nécessaire à la recherche. C’est pour permettre au chercheur de tirer parti de ces données éparses que sont apparus les outils de documentation, inventaires de séries d’archives, inventaires de collections historiques, bases de données de collections modernes, etc. Ils permettent de chercher dans ces fonds sans aller les consulter physiquement.

  • 4 Faute de jouer sur les moyens à court terme, certains ont mis en place des processus à long terme. (...)

8La documentation des collections est l’un d’entre eux. Elle agrège la plus grande quantité possible d’objets trouvés dans des publications mais en les ordonnant dans des dossiers thématiques où les chercheurs peuvent puiser. La bibliothèque est dépouillée systématiquement au fur et à mesure de l’entrée des ouvrages et, dans l’idéal, chaque objet présent dans la bibliothèque l’est aussi dans les dossiers de comparaison, déjà trié par sujet. « Dans l’idéal » car en pratique, les méthodes actuelles ne permettent qu’un dépouillement limité, la masse à traiter étant trop importante en regard des moyens humains disponibles4.

9Ce type de documentation prend concrètement la forme de dossiers contenant des informations sur des œuvres n’appartenant pas aux collections du musée. Il s’agit généralement de fiches ou de photocopies, comprenant une photographie d’une œuvre, un texte d’accompagnement et un élément d’identification de la source. De manière classique dans les documentations papier, on photocopie la ou les pages d’un ouvrage reproduisant une œuvre intéressante, le texte qui l’accompagne et on les annote pour signaler la source puis on les intègre dans un dossier thématique. Plus rarement, on découpe et on colle sur une fiche bristol ces éléments.

10L’intérêt de ce procédé repose sur le principe de la collecte d’informations très dispersées. Un chercheur qui doit écrire sur un sujet va trouver dans les trois ou quatre ouvrages spécialisés les quelques dizaines ou centaines de pièces de référence, mais jamais l’intégralité du corpus publié. Celui-ci est dispersé aléatoirement à raison d’un ou deux éléments par ouvrage, perdus dans des centaines d’exemplaires de la bibliothèque de son établissement. Tel catalogue de vente aux enchères, tel catalogue de collection d’un musée n’ayant aucun rapport avec le sujet vont contenir un objet dont personne n’aurait soupçonné la présence.

  • 5 Ajoutons que nous avons mené dans ces bases des recherches successives sur des critères uniques tr (...)

11Ainsi, pour prendre un exemple dans notre spécialité, lorsque nous avons voulu reconstituer un corpus de cornes à poudre en ivoire mogholes, sur la centaine d’objets découverts en pratiquant un dépouillement systématique des ouvrages de deux bibliothèques spécialisées (feuilletage page par page de tous les ouvrages sur le champ) et du Web (sites d’antiquaires, de musées), seule une trentaine de pièces était présente ou signalée dans les publications spécialisées en armes islamiques ou collections d’art islamique. Le reste a été trouvé pièce par pièce via les catalogues de ventes, de collections de musées et le dépouillement systématique des bases de données de musées en ligne5.

La création du processus : le département des Arts de l’Islam du Louvre

12La méthode dont nous allons décrire la genèse est née d’un besoin identifié lors de notre nomination comme conservateur des armes et de l’Inde moghole au département des Arts de l’Islam, pour mener des recherches telles que celle-ci. De nombreux projets en cours allaient nécessiter d’écrire sur ces collections, d’évaluer les objets qui les composent et de choisir ceux à exposer. Le département ‒ récemment créé ‒ ne disposait pas encore d’une documentation de comparaison significative dans ces deux domaines, il y avait urgence à en construire une. Des systèmes de documentation existaient toutefois. Il était d’usage de glisser dans une pochette « comparaison » des photocopies de pages d’ouvrages présentant des objets très proches dans les dossiers d’œuvres. Le nombre d’objets ainsi réunis restait cependant trop limité pour que cela soit utile.

13La première contrainte rencontrée pour la mise en place de ce projet était l’absence de financement et de moyens humains. Le département étant engagé dans son chantier de réouverture et dans un « chantier des collections », il n’était pas possible d’en ouvrir un autre important sur la question documentaire. Nous avons donc créé sur le temps dégagé, une fois les autres tâches accomplies, une documentation sur les domaines dont nous avions la charge : l’Inde moghole et les armes islamiques. Faute de moyens spécifiques, il fallait travailler avec ceux mis à notre disposition : un ordinateur relativement puissant, un photocopieur-scanner et un appareil photographique. Le problème essentiel tenait à la question de la saisie textuelle et de l’indexation. Glisser des photocopies dans des dossiers permet une recherche par le thème du dossier, pas par mot-clé, ce que rend possible une base de données. Produire et ranger une photocopie prend trois minutes, remplir une fiche dans une base de données en prend vingt. Qui plus est dans une base de données, les informations sont normées, il y a des glossaires, index, utiles pour des recherches précises. Dans notre cas, il n’était pas envisageable de créer une base de données du fait du temps de saisie de chaque fiche qui renvoyait la production d’un outil opérationnel à des échéances trop lointaines. Sans parler de la constitution des index. L’option papier était aussi à exclure pour des raisons d’encombrement. Il nous fallait trouver une voie médiane conservant les avantages du papier en termes de productivité et ceux de l’informatique en termes d’accès aux données. Nous savions d’emblée que le produit ne serait pas « parfait », qu’il aurait un certain nombre de limites. Si nous étions trop perfectionnistes, l’outil ne verrait pas le jour, si nous étions trop peu organisés, il serait inutilisable. Ce dernier aspect nous échappait quelque peu à l’époque, n’étant pas formé aux métiers de la documentation.

14Ainsi dans un premier temps, nous avons testé une version « radicale » de ce processus en photographiant les pages d’ouvrages sur l’Inde moghole et les armes islamiques. Les fichiers étaient nommés au nom de l’ouvrage scanné. Les photographies étaient classées dans des dossiers thématiques. L’idée était que la photographie représentait juste un élément indiquant la présence d’un objet intéressant dans un ouvrage, pas un support documentaire en soi.

15Cela contribuait à une très forte productivité mais présentait des inconvénients majeurs. La faible qualité des images les rendait très difficiles à lire. Lorsque l’on cherchait dans la documentation des objets particuliers, la qualité de nos clichés ne permettait pas toujours de voir si l’objet reproduit correspondait à la recherche. Les fichiers produits, plutôt grossiers, contenaient des pliures, des reflets, rarement le texte d’accompagnement, juste la photographie. Il fallait donc revenir aux ouvrages pour vérifier les images, même si l’objet ne correspondait pas à notre recherche. Le processus de nommage des fichiers posait problème techniquement, notamment pour faire en sorte que, dans le dossier, le fichier de la page figurant un objet et celui de la page figurant le texte accompagnant l’objet soient bien affichés côte à côte. Le risque de perte lors du classement était considérable, sans parler de la question des textes reproduits sur plusieurs pages qui obligeaient à dupliquer trois ou quatre fois des photographies produites pour conserver ensemble des objets et leurs images. Cela posait un problème conséquent de volume de données.

16La longueur même des noms de fichiers empêchait de multiplier les sous-dossiers, les chemins d’accès sous Windows® ayant une longueur limitée. Les erreurs de manipulation de fichiers amenaient aussi à renommer par mégarde des fichiers et donc à perdre l’indication de la source. Il nous fallait donc trouver un moyen d’inscrire les informations relatives à la source dans un autre endroit du fichier. Nous avons choisi de le faire par l’ajout d’un tag dans l’image. Exactement comme sur une fiche papier on inscrit la référence bibliographique, nous le faisions dans la fiche numérique. De la sorte, le nom de la fiche n’importait plus, toutes les informations essentielles étant dans l’image.

17Le problème de la qualité et de la lisibilité de ces photographies devait être réglé. Nous avons donc changé de moyen de numérisation et opté pour des scans via le copieur du département. Cela présentait l’avantage de produire des images nettement plus plates, sans reflet, produites plus vite, les pages étant scannées par deux. Il restait toutefois une courbe liée à la reliure centrale qui nécessitait un travail assez long de retraitement de l’image (suppression des ombres pour faciliter la lecture du texte proche de la pliure). Par ailleurs, les pages étaient souvent décalées et il fallait les séparer et opérer une rotation de chaque page pour la remettre droite en vue d’un collage.

18De fait, la solution équivalait à reproduire en version numérique le processus papier de découpage–collage des informations dans une fiche unique. De la sorte, un objet correspond à un fichier. C’est ce que nous appelons la « fiche bristol numérique ».

19Les opérations consistaient donc à :

  • feuilleter un ouvrage, mettre des marque-pages ;
  • scanner les pages sélectionnées, chaque page étant envoyée par email dans notre boîte personnelle (à l’époque, avec notre matériel il n’était pas possible de faire envoyer directement les scans dans un dossier) ;
  • ouvrir chaque email et extraire les images en pièces jointes ;
  • les dupliquer une fois ;
  • garder dans le premier doublon la page gauche ;
  • garder dans le second doublon la page droite ;
  • redresser chaque image ;
  • créer une copie de sauvegarde ;
  • dupliquer chaque page le nombre de fois qu’il existe une information à prélever dedans ;
  • rassembler par copier-coller les informations concernant un objet dans un seul « bristol numérique » ;
  • modifier la taille des images ou du texte pour maintenir un ratio de taille favorisant la lisibilité de la fiche (éviter un texte énorme à côté d’une vignette) ;
  • une fois toutes les fiches produites, insérer par copier-coller une vignette contenant la référence bibliographique ;
  • classer les fiches.

20Une fois ces « bristols » produits, il fallait faciliter leur consultation. Il était certes possible d’ouvrir un à un les fichiers de chaque dossier dans l’aperçu des images Windows® lors de chaque recherche. Cela prenait toutefois un temps considérable, aussi avons-nous commencé à utiliser les possibilités d’affichage de vignettes de l’explorateur de dossier. L’idée était d’avoir un aperçu miniature de l’image contenue dans le bristol pour n’ouvrir en plein écran que celles qui pouvaient nous intéresser. Ce fonctionnement s’est avéré opérationnel à condition qu’un classement en sous-dossiers thématiques évite d’avoir à afficher plusieurs centaines de vignettes à chaque recherche. Nous avons donc créé toute une arborescence de sous-dossiers.

  • 6 Généralement le classement suit le principe pays – dynastie/période – matériau/technique puis selo (...)

21Pour créer une telle arborescence, on part d’un premier dossier que l’on ouvre. On affiche le « volet d’exploration Windows® » à gauche. Il fait apparaître l’arborescence des dossiers et sous-dossiers que l’on va créer dans le dossier maître6. Dans le centre de la fenêtre, les fiches sont affichées en mode « vignette » (grande ou petite) ou en mode « aperçu », au choix. Cela permet de les lire pour savoir où les déposer. Le classement des fiches se fait par « glisser-coller » depuis l’espace central de la fenêtre vers les dossiers visibles dans l’arborescence. Les dossiers sont nommés selon les besoins, toutefois si un ordre est nécessaire (pour des dossiers par dynastie par exemple) on fait précéder le nom du dossier d’un numéro.

22Concernant la création de fiches, à ce stade du projet, la productivité était assez faible, de l’ordre de 100 fiches par jour. Cela restait au moins trois fois supérieur à ce qu’on pouvait faire avec les moyens habituels. Intuitivement, il nous était évident que nous pouvions faire mieux. Nous l’avions découvert en appliquant le procédé au dépouillement de sites web de musées. En effet, les collections de référence dans nos domaines (Victoria & Albert Museum, British Museum, Metropolitan Museum) étaient visibles via leurs bases de données. Nous avons donc fait des captures d’écran de sites web. Le procédé de traitement était bien plus simple, de sorte que nous avons pu monter la productivité à 200/250 fiches par jour. Le gain tenait au temps très limité de captation par comparaison avec les scans et à un besoin de retraitement des fichiers beaucoup plus limité (pas de redressement, pas de doublonnage, pas de redimensionnement). La seule perte de temps tenait au besoin de copier les images de grand format par plusieurs manipulations, celles-ci s’affichant rarement en plein écran à côté du texte, mais plutôt à la demande quand on clique sur une basse définition.

23Ce choix technique pourrait surprendre. Il revient à rétroconvertir de la donnée informatique en donnée image, figée donc. Encore une fois, il s’agissait d’un principe de réalité. Idéalement, on aurait pu créer un portail de consultation partagée des collections portant sur notre domaine. Il aurait fallu convaincre 25 musées… En pratique, nous n’avions pas un centime pour financer un tel projet et jamais notre hiérarchie n’aurait autorisé un tel investissement en temps dans le contexte du chantier en cours. En revanche, il demeurait possible de faire nos captures d’écran. Ainsi, au lieu de fouiller 25 bases de données en ligne, nous pouvions consulter tous les objets publiés en ligne dans notre documentation, triés par thème. C’est limité, ce n’est ni moderne, ni idéal, mais cela existe et cela marche. C’est la première grande leçon que nous avons tirée de ce processus. Mieux vaut utiliser un outil limité mais qu’on peut créer que d’attendre indéfiniment les centaines de milliers d’euros nécessaires à la création d’un produit idéal. Nous verrons en outre plus loin que les limites de ce procédé peuvent être transcendées par un système assez simple que nous avons imaginé.

24Ce travail est resté à l’époque absolument incompris des collègues du département des Arts de l’Islam ‒ toutes générations confondues. Cela tenait à deux facteurs. Le premier était d’ordre méthodologique. Les collègues étaient particulièrement bien formés aux méthodes de bibliographie papier, ils maîtrisaient, en outre, la bibliographie de référence et les collections des autres musées dans leur domaine. Dans le contexte de ce chantier de rénovation, l’intérêt de cette documentation ne leur apparaissait donc pas nécessaire, ils étaient opérationnels pour écrire sans un outil de ce type, ce qui n’était pas notre cas.

25Le second facteur était lié à leur connaissance sectorielle de l’informatique. Ils utilisaient avant tout les bases de données et logiciels complexes en usage dans les musées depuis une vingtaine d’années et pensaient la masse de travail nécessaire à notre projet à l’aune de leur pratique de ces outils extraordinairement consommateurs de temps. En bref, notre projet leur semblait tout à fait vain et, du fait de son ambition d’exhaustivité, à la limite de la folie des grandeurs. Nonobstant, nous avons produit en une année, juste en exploitant notre temps « libre », une base de données de 12 000 objets indiens d’époque moghole et 1 800 armes islamiques. Cela nous a permis de retravailler un certain nombre de sujets, où par la seule accumulation naturelle des objets, des corpus entiers sont apparus. Nous avons aussi, bien évidemment beaucoup appris dans ces domaines par ce travail. Étant appelés à de nouvelles fonctions au musée Guimet, nous n’avons pu exploiter cette documentation et l’avons laissée au département qui ne l’a pas enrichie après notre départ. Ce point a été la seconde leçon de notre projet. Développer un outil informatique, fut-il utile, efficace, productif, simple à utiliser et le transmettre n’en garantit pas la pérennité. C’est la transmission du savoir-faire et surtout la création d’un réseau d’utilisateurs motivés qui permettent ce genre de projet à dépasser son créateur. En faire la démonstration et le mettre à disposition sur un serveur du musée est tout simplement insuffisant.

Musée Guimet : poursuite du projet

26À notre arrivée à Guimet en janvier 2010, la même configuration s’est reproduite. Il n’existait pas de documentation de comparaison dans la section Chine que nous avons intégrée. La connaissance poussée de la bibliographie par nos collègues les dispensait de la création d’un tel outil dont l’absence de personnel de documentation rendait de toute manière impossible la création. Là aussi, les équipes avaient eu des expériences difficiles avec les bases de données, Guimet utilisant le logiciel Micro-musée connu pour son caractère peu ergonomique et archaïque. La section avait cependant créé une excellente base de données en ligne sur la collection Grandidier, cœur de la collection de céramiques du musée. Ce projet – une réussite rare – avait néanmoins été très consommateur de temps. Le chef de la section Chine de l’époque, surpris par les chiffres de productivité que nous annoncions, comprit l’intérêt de l’outil après une démonstration de la documentation sur l’Inde moghole et nous encouragea à produire un dispositif analogue sur la Chine.

27Fort de notre expérience au musée du Louvre, nous avons alors voulu optimiser le processus. Nous avons recherché un matériel permettant de scanner les documents sans plis et droits et qu’on puisse brancher directement sur l’ordinateur. De la sorte, nous économisions le temps de transfert des fichiers par email (les fichiers étant envoyés sur notre disque dur), une partie du travail de duplicata, de redressement et de retouche d’image. Des échanges fructueux avec la collègue de la bibliothèque nous confrontèrent à la question du format de fichier, jusqu’alors sans conséquence à nos yeux faute d’avoir été formés aux métiers de la documentation. Certains formats d’image, notamment le JPEG, se dégradent à chaque ouverture. Il était donc nécessaire de choisir un format d’archivage sans pertes, en l’occurrence le TIF.

28Une autre question se posa, celle des sources. Notre première documentation comprenait des extraits de tous les ouvrages – des centaines d’ouvrages – de la bibliothèque du département des Arts de l’Islam du musée du Louvre. En démarrant le travail sur ceux du musée Guimet, nous risquions de scanner des ouvrages déjà traités. Nous avons donc créé une liste Excel des volumes dépouillés pour la nouvelle documentation afin d’éviter de nouvelles opérations sur le même ouvrage.

29Nous avons aussi bénéficié d’une version plus à jour du logiciel de traitement d’images qui nous a permis d’augmenter la productivité lors des « copier-coller ».

30Avec l’appui de la direction du musée, nous avons recruté une équipe de stagiaires à temps plein sur deux mois : nous avons engagé des étudiants en art chinois désireux de se former l’œil ‒ tout comme nous d’ailleurs. Ainsi a été produite, en plusieurs phases sur un an, une base de 35 000 objets à partir du dépouillement de plusieurs séries d’ouvrages de référence sur la céramique chinoise et des bases de données des grands musées d’art chinois. Cette documentation a, quant à elle, suscité plus d’intérêt de la part des collègues. Cela tenait au fait que nous avons non seulement réalisé une démonstration globale du procédé, mais aussi, au cas par cas, fait des recherches dans cette documentation pour les collègues et extrait très vite des données qui leur ont été utiles.

31Le musée Guimet ne disposait pas, dans un premier temps, d’assez d’espace sur ses serveurs pour héberger les 45 gigas de données sur un serveur partagé. Faute de cela, nous avions à l’époque proposé d’en faire des copies à tous. Les postes des personnels de Guimet ne disposaient pas non plus d’espace disque suffisant. Nous avons donc donné accès aux données en mettant à leur disposition un disque dur externe personnel quand ils en faisaient la demande.

32Le problème de la localisation des données (sur notre poste ou sur le disque dur prêté) était un frein au développement de l’utilisation de cette documentation. La nouvelle orientation de l’établissement liée au changement de présidence signa la fin du projet qui durant cette phase avait gagné en productivité (200 fiches par jour par personne pour les scans), en durabilité (prise en compte du format de fichier et des questions de gestion de sauvegardes) et en facilité de consultation.

33L’apprentissage le plus essentiel tiré de ce moment du projet a été la pédagogie nécessaire à son acceptation. Nous avons dû nous confronter à une grande hétérogénéité de rapports à l’informatique parmi nos collègues. Nous pensions, avant d’arriver à Guimet, que l’intérêt du projet était évident au seul énoncé des chiffres de productivité et c’était une erreur. La capacité à projeter la réalité informatique d’après des mots et des chiffres est très variable d’un individu à l’autre, la manière même d'utiliser la documentation aussi. Si le projet a suscité de l’intérêt, c’est parce que nous avons effectué des démonstrations personnalisées. Sans cela, il serait resté nébuleux. Avec l’accord de la nouvelle direction, nous avons renommé cet outil « base pARTage », et déposé les données sur un espace serveur récemment libéré, avec pour espoir qu’elles soient enrichies et que le processus déboucherait sur une documentation commune à l’ensemble des sections du musée.

Aboutissement du projet au Louvre

34Suite à cette expérience, nous avons eu l’opportunité de retourner au musée du Louvre, au sein de la Direction de la recherche et des collections cette fois, pour tester l’implantation du système à l’ensemble du musée. Le projet était de nature exploratoire. Il n’était pas question d’imposer le système, mais au contraire d’en faire la démonstration et de mettre la méthode à disposition des départements qui en feraient la demande.

35De nouvelles possibilités techniques avaient amélioré différents aspects du procédé, il fallait donc réévaluer la productivité. Il était aussi important de s’assurer que la méthode pourrait correspondre aux besoins des départements qui se posaient tous la question, en termes certes différents, du passage du papier au numérique. Nous avons alors cherché un projet pilote pour présenter une démonstration aux départements : le service des acquisitions a indiqué qu’il avait besoin d’un instrument de suivi du marché de l’art. Un test a été mené pendant tout le mois d’octobre 2014. Le but principal était de déterminer s’il était possible de scanner et convertir en fiches d’objet individuelles l’ensemble des catalogues de ventes parvenant au service des acquisitions, dans un délai de deux à trois jours à compter de l’arrivée de chaque catalogue (afin de mettre les fiches à disposition sur un serveur pour la veille des acquisitions par les départements). Le second objectif était d’étalonner à nouveau la productivité de la méthode. Plusieurs possibilités techniques (mise en ligne sur serveur, indexation automatique) devaient en outre être testées. Les résultats de ce test sont les plus à jour concernant notre méthode. Avec une équipe de quatre stagiaires sur un mois, 16 391 fiches ont été produites en 464 heures de travail (en dehors de notre propre temps de travail) soit une moyenne de 35 fiches à l’heure. Il nous a été possible ‒ après rodage de l’équipe ‒ de traiter en deux à trois jours les arrivages importants de catalogues et de les mettre sur le serveur. Nous avons étudié tous les catalogues réceptionnés dans le mois ainsi que des catalogues en ligne (ventes espagnoles, italiennes, allemandes) soit un total de 52 catalogues de vente. Nous avons eu du temps pour le traitement rétrospectif. Sur l’ensemble de la production, 10 104 fiches sont issues des catalogues de vente du mois d’octobre et 6 287 du rétrospectif. Notons que le mois a été assez « creux » et qu’un mois normal, les arrivages auraient généré 4/5e des fiches.

36La productivité – sur une base de 35 heures pleines – a été l’équivalent de 245 fiches par jour et par personne. Elle a été minorée par des ajustements techniques et méthodologiques lors de la mise en route du projet. Nos mesures sur les dernières semaines, lorsque l’équipe a été plus rodée, ont montré qu’elle pourrait sans difficulté monter à un niveau de l’ordre de 450 fiches par personne et par jour en rythme de croisière. Ce projet a aussi été l’occasion de mener un test de productivité de classement, processus que nous n’avions jamais chronométré auparavant. Le classement des fiches d’objets s’est fait à un rythme moyen d’un millier de fiches classées par jour avec des variations selon les départements. Le classement des fiches de peintures et arts graphiques s’est avéré plus long (300 fiches classées par jour) du fait de la nécessité de créer des dossiers au nom des artistes. Une fois les dossiers créés, le classement a été beaucoup plus rapide, de l’ordre de 600/700 fiches par jour.

37Autre point, nous avons imaginé une solution permettant à une personne qui consulte des dossiers de voir toutes les fiches contenues dans les sous-dossiers quand elle veut faire une recherche large. La manipulation est extrêmement simple. Il suffit, en étant à la racine du dossier, de taper un point dans la case de recherche Windows®, chaque fichier contenant un point, celui qui précède son extension. Ainsi, on gagne un temps précieux lorsque l’on veut s’éviter d’ouvrir des dizaines de sous-dossiers. Nous avons en outre pu mettre au point une technique permettant une indexation automatique des fiches. Le principe est là encore extrêmement simple, il s’agit de faire lire chaque fiche par un logiciel contenant un système de reconnaissance de caractères qui injecte le produit de sa lecture dans le champ « commentaire » des propriétés du fichier. Ainsi, chaque mot présent dans la fiche peut être trouvé via une recherche dans la case « rechercher » de l’explorateur. La recherche est limitée au sens où il s’agit d’une indexation « faible », les fiches n’étant pas indexées manuellement : la désignation, les mots-clés sont ceux présents dans la fiche et dans la langue d’origine. Il faut donc faire des recherches en plusieurs langues. Toutefois, Windows® traite le chemin d’accès comme une donnée d’indexation. De la sorte, une fiche contenant peu de mots, mettons par exemple un tableau non identifié contenant juste le mot « paysage », apparaîtra dans une recherche selon son classement. Admettons que le documentaliste l’ait identifié comme hollandais, il sera classé dans Peinture – Hollande – anonyme – paysage. Chacun de ces mots permettra de le trouver. Ce mode de recherche est utile, mais le système se révèle particulièrement efficace, c’est pour les noms propres, de lieux, de personnes.

38Une présentation de l’outil aux chefs de départements du Louvre a donné lieu à des retours positifs, l’outil semblant prometteur à leurs yeux pour le passage du papier au numérique dans leurs documentations. À l’heure où nous écrivons ces lignes, le projet est en phase de structuration, les modalités d’implantation dans les départements restant à définir. C’est certainement la recherche par mot-clé qui a le plus convaincu nos interlocuteurs : en effet grâce à elle, le système passait d’une simple transposition ‒ certes très productive ‒ des dossiers papier en numérique à un outil indexé, chose impossible avec le papier. De plus, cette indexation se faisait sans intervention humaine. L’autre élément qui s’est avéré décisif a été la question du classement. Nous avons pris soin pour notre démonstration de reproduire autant que possible dans notre classement numérique l’organisation des dossiers papiers des départements. L’un des soucis majeurs que pose en effet l’informatisation d’un outil dans une conservation est que généralement elle impose aux équipes de revoir leurs classements, leurs indexations. Il faut alors penser différemment pour l’alimenter et le consulter. Avec notre système, la documentation numérique peut suivre le classement papier. Ainsi, les équipes peuvent continuer de travailler avec un processus d’adaptation minimal.

39C’est un autre enseignement majeur de ce projet. Il est infiniment plus simple de convaincre des utilisateurs potentiels d’adopter un outil quand celui-ci capitalise sur les savoirs et savoir-faire des équipes, plutôt que de leur imposer de repenser leur manière de faire et, surtout passer pour pertes et profits, le travail accompli. Cet aspect humain est généralement peu pris en compte. Les personnels publics, comme tout un chacun, ont des affects, sont attachés à leurs activités, ils s’y sont investis pendant des années, pour certains des décennies. Ne pas prendre en considération cette dimension au motif de la supériorité technique supposée d’un projet clef-en-main est un mauvais calcul. Ajoutons enfin, concernant l’avenir de notre système, que plusieurs projets complémentaires sont en cours d’étude pour en améliorer l’efficacité.

40Concernant le dépouillement des bases de données en ligne, nous envisageons de faire produire des « aspirateurs » qui, à date fixe, passeront sur chaque grande base de données de musées et en capteront le contenu de manière automatique pour le convertir en fiches de notre format. À chaque nouveau dépouillement, un tag spécifique sera attribué aux fiches. Il permettra de les retrouver et de les effacer en masse lors de la capture suivante. Ainsi, il sera possible de mettre à jour notre documentation. La programmation d’un tel système n’est guère coûteuse, mais dissuasive pour les petites collections (quelques dizaines de fiches) où une capture manuelle reste plus intéressante.

41Nous allons en outre travailler sur la question de la recherche avancée dans notre documentation. Il existe des moteurs de recherche de données analogue à celui de Google qui pourraient nous autoriser à faire des recherches multilingues ou multicritères dans la documentation de manière plus efficace que le moteur interne de Windows®.

L’informatique en musée : des outils à repenser

42Tout au long du processus, nous avons été confrontés à une vision récurrente chez nos collègues : l’informatisation du travail serait coûteuse en argent et en temps et constituerait certes un idéal, mais hors de portée. Il convient de s’interroger sur cette vision aux antipodes de notre approche positiviste, « hacker », qui veut que l’on puisse faire avancer le partage des informations et faciliter le travail de chacun par l’informatique. À notre sens, cela provient du fait qu’il existe une forte dissonance entre les besoins réels des institutions muséales et les produits proposés par les entreprises spécialisées qui y répondent.

43Depuis leur apparition, les sociétés informatiques ont dû choisir entre deux modèles de rentabilité pour leurs produits. D’un côté, un modèle basé sur la vaste diffusion d’un produit simple de mise en œuvre où le profit repose sur le nombre de licences vendu, de l’autre un modèle basé sur la complexité d’un produit qui conduit à vendre de la maintenance et des services associés. Les sociétés informatiques dédiées aux musées ont toujours fonctionné suivant le second modèle, considérant, à tort ou à raison, que la taille restreinte du marché ne permettait pas de développer un outil à forte diffusion. L’autre élément tenait à ce que très souvent les demandes formulées par les établissements ne prenaient pas en compte les réalités informatiques. La première d’entre elles est que plus un outil est simple, plus il est facile à développer, à alimenter, moins il buggue, moins il requiert de maintenance et de mises à jour et plus il est facile d’en migrer le contenu vers un support concurrent.

44Bref, pour prendre une image, renoncer à 10 % de nos demandes ‒ les détails, les développements spécifiques ‒ amène à économiser 90 % du coût. Ce principe n’apparaît pas à la majorité des équipes de conservation des musées, qui ne pratiquent l’informatique que dans un cadre bureautique. Elles demandent donc des solutions sur mesure, sans comprendre que de la sorte ils sont pieds et poings liés à leurs prestataires. Ces derniers ont beau jeu de proposer des solutions adaptées dans chaque détail, sachant pertinemment ce qu’ils vont y gagner. L’effet pervers de ce fonctionnement, outre le coût déraisonnable pour l’État, est que cela donne naissance à des logiciels qui sont certes « parfaits », mais extrêmement consommateurs en temps lors de leur alimentation par les équipes de conservation. Cela induit le rapport spécifique à l’informatique que nous décrivions plus haut. On considère généralement ces outils comme très pratiques dans l’absolu, mais inabordables du point de vue des établissements en termes de ressources humaines ou financières pour des projets de grande ampleur. On les utilise donc le plus souvent pour des petits projets, mais le plus rarement possible à grande échelle.

45Sans occulter les projets menés avec succès dans certains musées, on peut remarquer que le seul domaine où les opérations d’information ou de numérisation sont majoritairement des succès est celui des bibliothèques et archives. Faut-il en être surpris quand on sait à quel point ces métiers ont pris à bras-le-corps la question du numérique et, surtout, ont massivement intégré des initiations à cette technologie dans les cursus de formation ?

46Ainsi pour nous, la question est bien celle de la diffusion dans le milieu des musées d’une connaissance de l’informatique et si possible d’un peu de l’état d’esprit de « hacker » ou « hobbyist » que nous décrivions en introduction. C’est la généralisation de cette approche que nous prônons pour l’informatique documentaire dans la fonction publique : voir ce que l’on peut obtenir en exploitant les outils à notre disposition, avant de se lancer dans des projets de développement ou d’achat. Il y a un très grand gisement de productivité dans nos établissements dans le simple apprentissage des possibilités avancées des logiciels bureautiques existants.

Références bibliographiques

47Flichy Patrice, L’imaginaire d’Internet, Paris, La Découverte, 2001 (coll. Sciences et société).

48Flichy Patrice, L'innovation technique, récents développements en sciences sociales. Vers une nouvelle théorie de l'innovation, nouv. éd., Paris, La Découverte, 2003 (coll. Sciences et société).

49Levy Steven, Hackers heroes of the computer revolution, New York, New York Anchor Press/Doubleday, 1984.

Notes

1 Lors de la dernière mise en œuvre de la méthode, avec une équipe de 4 stagiaires à temps plein sur un mois (octobre 2014), nous avons produit 16 000 fiches classées dans 1 400 dossiers et sous-dossiers.

2 Et non des pirates contrairement à une idée largement répandue en France. Sur ce sujet, voir la préface de Steven Levy à son ouvrage [1984].

3 Nous considérons un objet à la fois comme une œuvre et une source d’information.

4 Faute de jouer sur les moyens à court terme, certains ont mis en place des processus à long terme. C’est le cas du département des Peintures du Louvre qui a créé dans les années 1970 un outil papier qui est aujourd’hui mondialement admiré pour la richesse de son contenu. Il occupe aujourd’hui des milliers de boîtes d’archives et des centaines de mètres linéaires et a été, à bien des égards, un modèle pour nous.

5 Ajoutons que nous avons mené dans ces bases des recherches successives sur des critères uniques très larges tels que « ivoire », « corne », « Inde » pour éviter de passer à côté d’objets mal identifiés ou mal indexés. Le vocabulaire descriptif des objets est en général très mal normé. Ainsi, pour nos cornes coexistent en français les expressions : « pulvérin », « corne à pulvérin », « corne à poudre », « flasque à poudre », les mêmes variations pouvant être observées en anglais. Les attributions géographiques étaient aussi fluctuantes : Inde, Rajasthan, Iran, Allemagne…

6 Généralement le classement suit le principe pays – dynastie/période – matériau/technique puis selon la pertinence, style ou forme de l’objet ou dossier par artiste.

© Presses de l’enssib, 2016

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