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Mener un projet international

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Raphaëlle Bats

Partie III. Trouver les bons partenaires : tutelles, grandes bibliothèques, associations

7. Contribuer à intégrer des collègues étrangers aux travaux des associations et réseaux internationaux

Pascal Sanz

Texte intégral

1Le Comité français IFLA (CFI) a commencé en 1997 à attribuer des bourses, tout d’abord à des bibliothécaires français pour leur donner la possibilité de participer au congrès annuel de l’IFLA. Conscient de la nécessité de soutenir le multilinguisme et de favoriser la diversité des approches professionnelles dans une organisation internationale où, non seulement, la langue anglaise est prépondérante, mais encore très imprégnée de la bibliothéconomie anglo-saxonne, le CFI a, dès 1999, décidé d’étendre son action aux bibliothécaires des pays étrangers francophones en développement. En 2009, le CFI a engagé une démarche d’élargissement de son champ d’action, afin de devenir un outil commun au service des bibliothèques françaises et de leurs associations pour mener et valoriser leurs actions internationales. Cette démarche s’est traduite, en juin 2010, par l’adoption de nouveaux statuts et d’une nouvelle dénomination : le CFI est devenu le Comité français international – bibliothèques et documentation (Cfibd). Parmi les objectifs, désormais plus diversifiés, du Cfibd, celui de favoriser la participation de professionnels de l’information français et étrangers francophones aux activités d’organismes internationaux a été maintenu. C’est l’expérience pratique de l’envoi dans des congrès internationaux de quelque 350 professionnels en 15 ans, dont 43 % d’étrangers originaires de pays francophones en développement que nous nous proposons de faire partager dans ce bref article.

LA SÉLECTION DES BÉNÉFICIAIRES

2Si le champ de recrutement des professionnels susceptibles d’être invités à participer à une telle conférence est large et concerne plusieurs organismes, a fortiori dans plusieurs pays, il est souhaitable d’identifier des bibliothécaires ou documentalistes hautement motivés ayant reçu une formation professionnelle, exerçant dans un organisme connu. À cette fin, il est recommandé de lancer un appel à candidature exigeant des candidats de faire la preuve de leurs titres universitaires et professionnels (copies de diplômes), de fournir une attestation de leur employeur certifiant qu’ils exercent des fonctions bibliothéconomiques ou documentaires, afin d’écarter les candidatures de personnes n’ayant qu’une relation lointaine, voire inexistante avec le monde des bibliothèques. Afin de départager les candidats éligibles, il est utile de leur demander de joindre à leur dossier une lettre de motivation qui fera apparaître, pour chaque candidat, son degré de connaissance de l’organisme qui organise la conférence, ses centres d’intérêt particuliers dans une telle manifestation, le bénéfice professionnel qu’il compte en retirer, la façon dont il imagine faire profiter de cet apport ses collègues, son établissement, l’association professionnelle à laquelle il appartient. Pour sélectionner les candidats, d’autres critères peuvent se combiner avec ceux évoqués ci-dessus. Par exemple :

  • avoir proposé une communication et qu’elle ait été retenue ;
  • avoir proposé une présentation par affiche (« poster ») et qu’elle ait été retenue ;
  • pour les candidats ayant déjà participé à une telle conférence, avoir été élu ou nommé dans une des structures professionnelles de l’organisation ;
  • une péréquation entre représentants de différents types d’établissements et entre différents pays du champ de recrutement.

3Il est important que ces différents critères, à l’aune desquels les dossiers de candidature vont être examinés, soient connus des candidats, donc soient publics. Ils doivent figurer dans l’appel à candidatures ou être aisément accessibles, par exemple sur le site Internet de l’organisme qui a lancé l’appel à candidatures.

4Une des difficultés à résoudre dans ce choix des bénéficiaires de l’aide consiste à trouver un équilibre entre les candidats ayant déjà reçu une ou plusieurs bourse(s) précédemment – car il faut du temps pour s’engager dans le travail réel et les réseaux d’une organisation internationale – et de nouveaux candidats de qualité, afin de renouveler et étendre le « vivier » des collègues étrangers francophones participant à ces réseaux. À l’issue de cette sélection, il est suggéré d’établir une liste principale des futurs bénéficiaires de l’aide, assortie d’une liste complémentaire dans laquelle puiser dans le cas, non rare, où certains des collègues sélectionnés en liste principale se trouveraient empêchés d’effectuer le voyage (visa non obtenu, problème de santé, événement politique imprévu dans leur pays, etc.).

LA NATURE DE LA PRESTATION DÉLIVRÉE : DÉMARCHES, COÛTS, VISAS, RÉUNIONS

5Les bibliothécaires et documentalistes étrangers issus des pays en développement ont, sauf exceptions, des revenus beaucoup plus faibles que leurs homologues français et rencontrent toutes sortes de difficultés pour organiser leur propre voyage. C’est pourquoi il est préférable de leur offrir une prestation globale, dans laquelle l’organisme attribuant l’aide s’occupe de tous les aspects de cette organisation.

6La plupart des conférences internationales pratiquent un tarif réduit pour les inscriptions précoces (prises avant une certaine date = early bird registrations), par rapport au prix de l’inscription à plein tarif. Il est donc judicieux d’avoir effectué la sélection des bénéficiaires sensiblement avant cette date, afin d’effectuer une économie sur le montant global des inscriptions.

7Chaque bénéficiaire doit accomplir lui-même les démarches, parfois longues, pour obtenir le visa de séjour dans le pays où aura lieu la conférence. Une lettre de l’organisme attribuant l’aide, indiquant qu’il est invité à cette conférence et que ses frais de voyage et de séjour sont pris en charge, l’aidera grandement à obtenir ce visa. À titre indicatif, le coût moyen d’un visa pour un pays européen s’élève actuellement à environ 60 €. Une prise en charge de ce coût est, évidemment, bienvenue. Le plus simple est de rembourser le boursier de cette dépense, sur présentation d’un justificatif, lorsqu’il arrivera sur le lieu de la conférence.

8On doit, bien entendu, permettre à chaque bénéficiaire d’exprimer ses souhaits s’agissant des jours et horaires de voyage. Il peut souhaiter faire une escale dans un autre pays ou une autre ville, ou encore prolonger son séjour : cela est possible étant entendu que les frais d’extension de parcours et/ou de séjour seront à sa charge. Une fois ces souhaits recueillis, le partage, éventuel, entre les parties d’itinéraire et de séjour qui seront pris en charge par l’organisme dispensant l’aide, d’une part et le bénéficiaire lui-même, d’autre part, doit être établi par écrit (un échange de courriels peut suffire). L’organisme délivrant l’aide peut alors procéder à la pré-réservation des billets d’avion et autres moyens de transport pour l’aller et le retour. Il en informe le bénéficiaire. Celui-ci ayant donné par écrit son accord définitif, il doit être clair que les caractéristiques du voyage ne devront plus être modifiées, afin d’éviter les surcoûts dus aux changements de réservations. Les différents billets peuvent être alors confirmés et payés.

9On recherchera un hôtel 2 ou 3 étoiles, ou une résidence universitaire d’un niveau de confort analogue, à distance raisonnable du lieu où se déroulera le congrès, relié facilement à celui-ci par les transports publics. Le petitdéjeuner doit être inclus. Les dépenses qui demeureront à la charge des bénéficiaires de l’aide (en général : communications téléphoniques, boissons et repas pris individuellement) doivent leur être clairement notifiées. La réservation des chambres doit être confirmée par écrit (courriel ou fax) par l’hôtel ou la résidence. Selon les établissements et les pays, soit une partie seulement du montant de l’ensemble des séjours réservés est payable à l’avance, soit la totalité. Il est très souhaitable qu’un responsable de l’organisme ayant organisé ce séjour réside au même endroit que les bénéficiaires pour régler sur place les éventuels problèmes inattendus (ils sont fréquents). Il est, en tout cas, indispensable qu’un responsable dispose d’un moyen de paiement (en général, carte de crédit avec un montant de dépenses autorisé suffisant) pour régler le solde à payer – souvent dès le début du séjour – et les dépenses imprévues.

  • 30 Le Cfibd souscrit ces assurances auprès d’Inter Mutuelles Assistance, via la MAIF.

10Il faut assurer les bénéficiaires pour toute la durée de leur mission. Une assurance individuelle doit être prise pour chacun d’entre eux, couvrant l’assistance médicale (consultations, soins, hospitalisation) et le rapatriement en cas de besoin30.

  • 31 À titre indicatif, le Cfibd octroye un per diem de 40 euros par jour (valeur 2011) aux boursiers é (...)

11Le poids, dans les revenus des collègues des pays en développement, des frais de séjour (repas, boissons, frais divers) dans une grande ville étrangère est sensiblement plus lourd que pour un congressiste originaire d’un pays développé. Il est donc appréciable de pouvoir donner à ces collègues une allocation forfaitaire journalière (per diem) qui les aidera à couvrir leurs frais31.

PENDANT ET APRÈS LA CONFÉRENCE

  • 32 Le congrès annuel de l’IFLA comporte, en 2011, 219 réunions, au cours desquelles auront été pronon (...)

12Se repérer dans une grande conférence internationale pour en retirer le meilleur bénéfice possible n’est pas évident32, surtout si l’on pratique une telle manifestation pour la première fois. Voilà pourquoi le Cfibd organise systématiquement, au début de la conférence, une réunion spécifique à l’intention des collègues français et étrangers à qui il a permis d’y participer. Il s’agit de délivrer certains conseils sur la façon de choisir les sessions auxquelles on va participer en fonction de l’importance des sujets abordés, de ses propres centres d’intérêt, de la présence ou non de l’interprétation simultanée.

13Au-delà, il s’agit de témoigner de la façon de procéder pour devenir actif dans une association internationale : comment proposer une communication, comment participer à une des structures professionnelles de l’organisation, à un groupe de travail par courriels, etc. Sont prévus également des échanges sur les moyens de répercuter ensuite l’information professionnelle recueillie au cours de la conférence. Cette réunion est aussi, bien entendu, l’occasion pour les boursiers étrangers et français de faire connaissance entre eux et de commencer à tisser des liens professionnels. Toute forme de tutorat prolongeant ce type de réunion ne peut qu’être utile.

14Enfin, chaque boursier rédigera à l’issue de la conférence un rapport où il soulignera quels en ont été les faits marquants et les principaux acquis, à charge pour l’organisme octroyant les aides de rendre accessibles ces rapports afin que tous en bénéficient : de nos jours, la mise en ligne de ceux-ci sur un site Web ou sur un blog est le moyen le plus adéquat. Mais il importe tout autant que chaque bibliothécaire ou documentaliste ayant eu la possibilité de participer à une telle manifestation internationale, trouve les voies les plus appropriées pour transmettre dans son pays ce qu’il en a retenu : articles dans une revue, réunions professionnelles, interventions dans des actions de formation, blog personnel, etc.

15Permettre à des bibliothécaires, du nord comme du sud, de participer à des colloques, conférences et congrès internationaux dans le domaine des bibliothèques, de la documentation et des sciences de l’information, c’est non seulement contribuer à leur formation professionnelle continue au plus haut niveau, mais encore leur donner la possibilité d’élargir leur horizon professionnel, de placer leur pratique quotidienne dans la perspective des principales problématiques, des grandes tendances des innovations dans notre champ professionnel et, à certaines conditions, de contribuer eux-mêmes aux avancées de l’expérimentation pratique et de la réflexion théorique nécessaire à l’évolution de nos métiers.

Notes

30 Le Cfibd souscrit ces assurances auprès d’Inter Mutuelles Assistance, via la MAIF.

31 À titre indicatif, le Cfibd octroye un per diem de 40 euros par jour (valeur 2011) aux boursiers étrangers qu’il prend en charge pour participer au congrès de l’IFLA.

32 Le congrès annuel de l’IFLA comporte, en 2011, 219 réunions, au cours desquelles auront été prononcées quelque 600 communications.

Auteur

© Presses de l’enssib, 2011

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