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Numériser et mettre en ligne

 | 
Thierry Claerr
, 
Isabelle Westeel

Mémento

Thierry Claerr et Isabelle Westeel

Texte intégral

1Le montage d’un projet de numérisation est délimité par l’état de l’art, les contraintes liées aux originaux à traiter, les objectifs de la numérisation, l’usage futur des fichiers et la situation de l’établissement (moyens budgétaires, humains, logistiques, positionnement par rapport à sa tutelle et au service informatique, niveau de compétences techniques). C’est un travail transversal avec plusieurs services, nécessitant une connaissance fine des aspects techniques de l’image numérique et des compétences en gestion de projet. Ce mémento récapitule successivement les principales étapes d’un projet de numérisation et celles de la gestion de projet.

LES TROIS PRINCIPALES ÉTAPES

A. LA NUMÉRISATION

  • Sélection intellectuelle du corpus (intérêt, homogénéité, complémentarité avec d’autres corpus, caractère « unique » des documents, nécessités de préservation des documents…)
  • Étude des publics potentiels
  • Analyse juridique
  • Analyse du contexte institutionnel (moyens techniques, moyens humains disponibles, nécessité de formations)
  • Recherche de partenariats extérieurs
  • Analyse financière
  • Formalisation des objectifs/Validation du projet (délibération, conseil scientifique…)
  • Planification du projet (ressources financières, matérielles et humaines)
  • Sélection matérielle/Récolement/préparation du corpus
  • Signalement/Catalogage des documents
  • Rédaction du cahier des charges
  • Numérisation/Suivi de la chaîne de production
  • Suivi de la numérisation (contrôle qualité des images et des métadonnées)
  • Retour des documents en magasin
  • Stockage et conservation des supports informatiques (cédéroms, disques durs…)
  • Migration des fichiers informatiques dans un système de stockage (sauvegarde/archivage)

B. LES MÉTADONNÉES

  • Complétude du signalement/catalogage avant numérisation
  • Choix des formats de métadonnées (privilégier des formats ouverts et normalisés)
  • Élaboration d’un « guide pratique » d’application des formats
  • Élaboration de métadonnées descriptives, administratives et de structure

C. LA BIBLIOTHÈQUE NUMÉRIQUE EN LIGNE

  • Définition des besoins pour la mise en ligne
  • Validation du projet
  • Cadre de travail (mode projet : chef de projet, comité de suivi, planification…)
  • Rédaction du cahier des charges GED (cahier de fonctionnalités et de services)
  • Choix d’une solution logicielle
  • Mise en place du flux documentaire (migration, alimentation du système…)
  • Mise en place du flux éditorial par un comité de suivi : publication, valorisation, scénarisation…
  • Interopérabilité (OAI, SRU/SRW…)
  • Référencement du site sur les moteurs de recherche
  • Dissémination sur le Web (APIs, widgets…), sur les terminaux mobiles
  • Mise en production/Mise en ligne
  • Communication
  • Documentation validée du projet
  • Évaluation des usages
  • Évolution du système (possibilités de scalabilité, de flexibilité…)

2Ces différentes étapes doivent correspondre aux logiques, aux missions et à la taille des établissements :

  • pour la conservation : les fichiers correspondant à la numérisation de quelques manuscrits pourront être conservés correctement sur des CD. Par contre on pourra penser à un système de stockage/archivage plus élaboré si on se lance dans la numérisation des collections de presse.
  • pour la mise en ligne : les objectifs peuvent également être gradués depuis la valorisation de quelques documents par l’intermédiaire d’un « produit multimédia » jusqu’à l’empilement quantitatif et qualitatif d’un corpus dans une bibliothèque numérique.

LA GESTION DE PROJET

3Un projet est un ensemble d’activités qui sont prises en charge, dans un délai donné et dans les limites de ressources imparties, par des personnes qui y sont affectées dans le but d’atteindre des objectifs définis (norme AFNOR Z 67-100-1).

LE CADRE D’UN PROJET

  • Nomination d’un chef de projet (qui peut être formalisée sous la forme d’une lettre de mission) ; le chef de projet supervise l’ensemble du programme du début à la fin
  • Mise en place d’un comité de pilotage (lieu décisionnel, validation des différentes étapes) et d’une équipe projet
  • Étude préalable, veille et benchmarking (comparaison avec des projets similaires mis en place dans d’autres établissements)
  • Mise en place d’un calendrier de projet (suivi des objectifs et des tâches). La technique du diagramme de Gantt permet de modéliser la planification des tâches (installation par un tableur, MS Project ou autres logiciels)
  • Définition des rôles et responsabilités de chacun au sein de l’équipe projet
  • Suivi du projet
  • Information de la direction et communication auprès des agents de l’établissement
  • Évaluation et suivi des risques
    • Périodes de l’année moins propices à la production
    • Mauvaise coordination entre les différents plannings de réalisation
    • Disponibilité des équipes de travail
    • Départ d’un membre de l’équipe et son remplacement
    • Avoir toujours un plan B et une solution de repli
  • Rédaction de la synthèse à la fin du projet pour passage à une autre équipe, capitalisation des connaissances, montée en compétences des équipes et modélisation éventuelle.

LES CONDITIONS DE RÉUSSITE

  • Validation politique du projet
  • Inscription du projet dans le projet de l’établissement ou dans le projet de service (priorité et positionnement du projet par rapport aux autres missions)
  • Inscription du projet dans le schéma directeur informatique
  • Soutien du projet par la direction de l’établissement
  • Collaboration avec le service informatique, le service des marchés, le service juridique
  • Mise en place d’un plan de formation
  • Liens avec la politique documentaire
  • Suivi en mode projet
  • Information institutionnelle sur l’avancée du projet
  • Prise en compte de la « culture numérique » de l’établissement
  • Gestion du changement : « les collaborateurs ne peuvent accepter un changement que s’ils comprennent ce qui ne changera pas »

EN GUISE DE CONCLUSION

4Un projet de numérisation :

  • s’inscrit dans un contexte scientifique, politique, administratif, juridique et financier précis dont il faut au préalable délimiter les contours,
  • fait appel à des compétences variées tout en impliquant un nécessaire travail en équipe et en partenariat avec d’autres services et institutions.
  • représente un investissement financier et humain de toute une équipe sur plusieurs mois, des budgets complémentaires en matériel pour l’exploitation et la maintenance, une coordination et un contrôle constants sur le long terme.

5« Les bibliothèques numériques sont des organisations qui offrent des ressources, y compris en personnel, pour sélectionner, structurer, offrir un accès intellectuel, distribuer et conserver l’intégrité de documents sous une forme numérique »

6IFLA. Digital libraries : definition, issues and challenges, mars 1998.

© Presses de l’enssib, 2010

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