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Numériser et mettre en ligne

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Thierry Claerr
, 
Isabelle Westeel

Rédiger un cahier des charges de numérisation

Catherine Mocellin

Texte intégral

1Le cahier des charges doit permettre de répondre au(x) besoin(s) et objectifs de numérisation précis et quantifiés, délimités lors d’une phase d’instruction préalable à la rédaction, faisant apparaître les éléments clés du projet.

2Il formalise le cadre contractuel d’une offre concurrentielle (prix, organisation, ressources, compétences…) permettant l’évaluation technique et financière des candidats, et dans lequel le projet sera réalisé. Ces documents engageant le commanditaire doivent donc être très soigneusement rédigés.

3Quel que soit le type de marché, l’attention de ses rédacteurs devra être focalisée sur tous les points où se rencontrent d’une part les prestations du titulaire et d’autre part les tâches de la personne publique. Ils ne devront également jamais perdre de vue que toute prestation mise à la charge du titulaire doit avoir pour corollaire sa vérification, sa validation et son paiement par la personne publique. La répartition des tâches devra donc être clairement identifiée sur toute la chaîne de production.

4L’instruction préalable vise à identifier les collections à numériser, les tâches de préparation indispensables, les modalités de réalisation du projet selon les moyens humains, techniques, financiers et les objectifs de mise en ligne. Ces éléments conditionnent le type et l’étendue des prestations à demander. Il est essentiel d’abord d’expertiser les originaux à traiter, en articulant la politique de numérisation et les choix techniques aux politiques documentaires, de conservation et de communication des originaux : quel est le fonds à numériser ? Envoie-t-on des documents très dégradés que l’on ne communiquera plus ensuite, ou des ouvrages en bon état ? Une restauration est-elle nécessaire, réalisable ? Quand est-elle faite ? Certains documents sont-ils trop fragiles pour être numérisés sans dégradation importante ? Dans certains cas, il ne faudra pas hésiter à renoncer à la numérisation.

5On veillera à numériser un fonds cohérent sur le plan documentaire et, sur le plan des supports, le plus homogène possible (ou réparti en sousensembles pouvant constituer des lots dans un marché). Une expertise fine des collections détaillera le volume à traiter, le(s) support(s) et leurs caractéristiques matérielles (type, valeur particulière, formats, état de conservation, contenus, qualité d’impression, variation de densité, de contraste, logos sur les microformes…). On sera vigilant sur les difficultés posées par les originaux selon les prestations souhaitées : pour des documents reliés, le degré d’ouverture s’il est inférieur à 120 °, l’étroitesse de la marge de fond de cahier et la fragilité des reliures nécessitent parfois de dérelier les ouvrages pour permettre une prise de vue exhaustive. La reliure après numérisation ne sera, en général, pas possible du fait de la fragilité des fonds de cahier. Voici trois manières de numériser un ouvrage sur un porte livre (parmi d’autres) :

SCHÉMA. TROIS DISPOSITIONS POSSIBLES POUR LA PRISE DE VUE DES ORIGINAUX (PARMI D’AUTRES)

SCHÉMA. TROIS DISPOSITIONS POSSIBLES POUR LA PRISE DE VUE DES ORIGINAUX (PARMI D’AUTRES)

6Pour une prestation d’OCR, on signalera les caractéristiques détaillées dans la Partie I. Proposer un jeu d’images à convertir et demander aux candidats de fournir dans le délai de réponse un test de leur OCR sur ce jeu facilitent la sélection lors de l’analyse. Pour la saisie de tables des matières et d’index, on mentionnera, par exemple, l’existence éventuelle de tables multivolumes (tables décennales, annuelles…) et la manière de les traiter pour les lier à chaque volume qu’elles référencent. Cette expertise conduit à déterminer les paramètres techniques par prestation selon l’utilisation des documents numérisés et le système de gestion (archivage, mise en ligne), les contraintes sur les originaux et les précautions de manipulations.

7Une fiche d’état physique par ouvrage doit en décrire les principales caractéristiques matérielles, selon un niveau de détail suffisant pour informer les opérateurs, mais pas trop fin pour ne pas conduire le prestataire à refuser abusivement des ouvrages qui lui sembleraient trop fragiles – chaque ouvrage refusé devant être remplacé par le commanditaire pour tenir les volumes contractuels. La fiche essentielle au transfert de responsabilité sur les originaux est la base de toute réclamation auprès du prestataire en cas de dégradation. Enfin, on fixera une valeur d’assurance, globale et/ou particulière à certains originaux, qu’il est préférable de formuler sous forme de fourchette de deux valeurs.

8L’expertise permet donc de définir l’étendue du fonds à traiter, les opérations préalables sur les originaux, les règles de numérisation, la gestion des responsabilités dont, en particulier, le seuil d’acceptabilité des dégradations sur les originaux (à partir de quelle gravité de dégradation l’établissement procédera en général à une réclamation auprès du prestataire) – sachant que toute utilisation normale de documents fragiles présente un risque et que la réclamation sera faite au cas par cas.

9Les autres points clés à instruire avant la rédaction du cahier des charges sont présentés ci-dessous.

TABLEAU. PRINCIPAUX THÈMES DE L’INSTRUCTION PRÉALABLE D’UN MARCHÉ DE NUMÉRISATION p. 93

TABLEAU. PRINCIPAUX THÈMES DE L’INSTRUCTION PRÉALABLE D’UN MARCHÉ DE NUMÉRISATION p. 93

10Si le budget le permet mais que les moyens humains ou techniques manquent, on pourra demander des ressources complémentaires au prestataire (caisses et scellés, personnels, livraison d’indicateurs de suivi du projet,…) ou décider de sous-traiter tout ou partie du contrôle qualité (voir Partie I). On signalera également les points incertains à la date de la publication mais réglés lors de la phase de test ou pour cette date.

11Outre la satisfaction du besoin, le cahier des charges a vocation à permettre aux soumissionnaires de constituer une offre pertinente. Il s’agit de permettre aux candidats de comprendre finement le(s) besoin(s) pour ajuster leur offre (prix, organisation, moyens, planning…). La rédaction doit être la plus précise et complète possible et préserver l’avenir, sachant que tous les documents sont contractuels – en particulier les volumes à traiter ou les montants financiers mentionnés. On s’engagera sur les quantités et/ou les montants, mais, dans un marché à bons de commande, pour conserver une marge d’ajustement on pourra préciser ces chiffres sous forme de fourchette. On évitera également de mentionner à la fois les volumes précis et un montant financier fixe car cela fausse la mise en concurrence. Si l’on fournit des volumes à traiter, on les exprimera en pages (unité de comptage la plus simple et la seule univoque, même pour le mode texte).

12Pour préserver l’avenir et tenir compte de l’hétérogénéité des fonds, la description de ceux-ci doit avoir un niveau de détail pertinent pour ne pas conduire le candidat à gonfler ses prix face à de l’imprécision ou à ce qu’il pourrait estimer être d’une trop grande complexité. Être complet et précis mais générique garantit en cours de projet une souplesse dans les sélections. Toutefois, la responsabilité du bibliothécaire chargé des sélections est essentielle pour la tenue des délais et des volumes : elles doivent être conformes aux descriptions matérielles et aux règles de traitement données au CCTP. Organiser pour les candidats, dans le délai de réponse, une visite de collections représentatives du projet leur permet de mieux comprendre les contraintes des ouvrages et donc d’ajuster leur offre.

  • 56 Voir modèles de cahiers des charges de numérisation en ligne : ministère de la Culture et de la Com (...)

13Le plan du CCTP suit la chaîne de production, après une introduction du contexte, des objectifs du projet et une liste résumée des prestations56 En annexe du CCTP, on indiquera les données techniques fines (schémas XML, métadonnées, schémas explicatifs, etc.). Les tableaux ci-dessous détaillent les différentes parties et leurs contenus essentiels.

14On précisera dans le RPC et le BPU (voir Partie III) les spécificités du marché et ce qui est attendu des candidats. Dans le RPC, les critères de notation – en général une valeur égale pour la note technique et la note financière (50 %) – peuvent être pondérés pour insister sur les points du besoin sur lesquels les candidats sont particulièrement attendus, par exemple : 20 % de la note technique sur la cohérence de l’organisation, des équipes, de la gestion des flux, 20 % sur les outils de production et de contrôle (numériseurs, logiciels pour l’OCR et les contrôles, base de suivi de production), 10 % sur le respect des délais (justesse et réalisme du planning). On donnera également au RPC les points obligatoires dans les offres et les contraintes de délais (proposition d’un plan d’assurance qualité – PAQ –, d’un planning de réalisation…) : une bonne gestion de projet par les deux parties conditionne la réussite du marché.

15Il faut fournir suffisamment de critères d’analyse des offres, qui permettront de départager les candidats et seront repris dans le rapport d’analyse. On sera très attentif au contenu et à la formulation de ce dernier, car il peut être demandé par un candidat non retenu pour faire valoir tous les points de contestation possibles. Ce rapport devra donc permettre au commanditaire de justifier son choix en transparence, sur des points objectifs à partir des documents contractuels.

16Le BPU est nécessaire pour un marché à bons de commande. Établi par le commanditaire par type de prestation selon les caractéristiques des originaux (format, degré d’ouverture, traitement automatique ou manuel pour les microformes…), et/ou des répartitions fixées au CCTP et au CCAP, il est rempli par le candidat avec ses prix. Pour la conversion, il sera organisé selon le niveau de qualité (brut et/ou corrigé).

17Un marché à bons de commande permet d’ajuster les volumes par commande aux capacités de la bibliothèque et aux contraintes apparaissant durant le marché. Le suivi de la production est central pour respecter les engagements contractuels. La production mensuelle doit être lissée à l’aide d’un planning annuel ajusté avec le prestataire. Le CCAP précise le délai de réalisation d’un bon de commande et stipule éventuellement que ce délai est donné sur chaque bon. Les pages rejetées au contrôle doivent être relivrées dans les délais d’exécution, même en cas de renvoi des originaux ; selon la complexité du projet, ce délai doit donc être suffisamment long, mais pas trop pour éviter que de nombreux bons de commande soient en cours de réalisation en même temps. Commander un nombre de pages sans détailler les cotes des originaux sur le bon facilite le suivi administratif du marché dans la mesure où le bon peut être soldé une fois que le volume en pages commandé est validé, quels que soient les originaux concernés.

18Enfin, si aucun délai de validation n’est donné au CCAP, ceux du CCAG-FCS font foi : 2 semaines. Dans tous les cas, il faut prononcer la validation des livraisons dans les délais contractuels, sous peine de ne plus pouvoir rejeter les non-conformités, alors validées d’office. Les applications et les documents de suivi sont donc essentiels pour la réussite du marché : c’est toute la chaîne de production qui doit être organisée pour respecter chaque échéance.

Notes

56 Voir modèles de cahiers des charges de numérisation en ligne : ministère de la Culture et de la Communication. Archives de France. Écrire un cahier des charges de numérisation du patrimoine : guide technique. [En ligne] < http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1308 > (consulté le 19 février 2010).

Table des illustrations

Titre SCHÉMA. TROIS DISPOSITIONS POSSIBLES POUR LA PRISE DE VUE DES ORIGINAUX (PARMI D’AUTRES)
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Titre TABLEAU. PRINCIPAUX THÈMES DE L’INSTRUCTION PRÉALABLE D’UN MARCHÉ DE NUMÉRISATION p. 93
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© Presses de l’enssib, 2010

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