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Produire des contenus documentaires en ligne

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Christelle Di Pietro

Partie 1. Exploiter les collections et repenser les accès en ligne

Valoriser les périodiques en SHS : le modèle collaboratif de sign@l

Carole Tilbian

Texte intégral

Une tradition documentaire revisitée

1Conçu dans le but de valoriser les contenus de périodiques en sciences humaines et sociales (SHS), Sign@l décrit et donne accès à des unités documentaires de trois niveaux : des sommaires de revues ; une sélection d'articles issus de ces revues, indexés voire résumés ; une présentation sommaire des revues.

2En mars 2014, Sign@l propose plus de 17 000 sommaires issus de 280 revues différentes et référence plus de 70 000 articles indexés issus de 72 revues.

3Douze établissements, bibliothèques ou centres de documentation de l'enseignement supérieur majoritairement, ainsi que deux des principaux portails de revues en SHS, participent à l'enrichissement de la base.

Sign@l, une base récente, un long passé : 1983-2011

4Officiellement lancé en 2011, Sign@l est le fruit de vingt années d'efforts pour développer la visibilité et l'usage des collections de périodiques en SHS. Conscients que les revues scientifiques sont un des piliers des collections universitaires en SHS, les documentalistes de l'Institut d'études politiques (IEP) de Lyon ont multiplié les initiatives pour aider leurs usagers à exploiter efficacement le contenu de ces ressources. Contrairement à ce qui se pratiquait souvent dans le milieu universitaire, Sciences Po Lyon a toujours prêté ses revues imprimées. Mais comme elles n'étaient pas en libre accès, un travail de signalement et de dépouillement a également été développé.

5L'aventure Sign@l remonte ainsi à 1983, année de création d'un Fichier de références bibliographiques d'informations politiques, économiques et sociales, intitulé Fripes. Produit documentaire assez traditionnel, ce fichier proposait des notices bibliographiques d'articles de revues en SHS (une vingtaine pour commencer), enrichies d'une indexation sujet mais également d'un résumé. Différents acteurs documentaires de la région Rhône-Alpes participaient initialement à l'alimentation de ce fichier que l'IEP de Lyon finira par maintenir et enrichir seul jusqu'à la fin des années 2000. Fripes contient alors les références de plus de 65 000 articles, issus de 93 revues.

6En 1998, les documentalistes de l'IEP constatent que les périodiques qui ne sont pas dépouillés sont nettement moins empruntés que ceux qui le sont. Face à l'impossibilité d'inclure les quelque 300 titres de la collection dans Fripes, ils décident de créer une base de sommaires, Somrev. Pendant quelques années, Sciences Po Lyon saisit les sommaires de revues dans une base accessible sur Internet, à la disposition de l'ensemble de la communauté universitaire. En 2005, Somrev passe en mode collaboratif. Entre 1998 et 2008, cette seconde base grossit jusqu'à proposer près de 98 000 sommaires issus de 111 revues différentes.

7Après dix ans de coexistence, compte tenu de la convergence du travail conduit dans l'une et l'autre base, Fripes et Somrev fusionnent.

Sign@l, un modèle collaboratif durable

8L’une des originalités notables de Sign@l tient à sa dimension collaborative.

9Le modèle de mutualisation remonte à Fripes. En 1983, les veilles partagées à l'échelle locale et impliquant des partenaires institutionnels aussi variés que la Chambre de commerce et d'industrie de Lyon, la Bibliothèque municipale de Lyon, le conseil général, les services de la Préfecture et des structures universitaires sont assez rares…

10Si l'IEP de Lyon met en place Somrev seul, il voit les premiers partenaires le rejoindre assez spontanément : utilisateurs de la base, ils proposent de participer à son enrichissement.

Structuration du réseau de partenaires

11Le développement du réseau de partenaires répond à une double logique, à la fois géographique et institutionnelle. La proximité géographique constitue un atout majeur : sur les douze partenaires actuels de Sign@l, six sont des structures rhônalpines. La forte représentation des différents instituts d'études politiques de province au sein du réseau s'explique par la convergence des cursus et des abonnements souscrits.

12L’organisation d’une journée d’étude sur le signalement de contenus de périodiques à Lyon en 2008 a par ailleurs eu un effet sensible sur l’accroissement du nombre de partenaires (5 nouveaux partenaires dans l'année qui suit).

13Les partenariats restent toutefois informels puisque contrairement à ce qui sera décidé pour d'autres projets, aucune convention ne lie les acteurs de Sign@l. Chaque partenaire a le choix du corpus sur lequel il travaille. Si Sciences Po Lyon reste le pilote unique de la base et de ses développements, c'est bien le réseau qui est valorisé dans les actions de sensibilisation au projet. Cette dimension partenariale lui confère une légitimité plus grande, notamment lorsqu'il s'agit de demander des subventions. Il faut souligner que Somrev puis Sign@l ont toujours bénéficié d'un soutien marqué de la Région Rhône-Alpes grâce à des subventions consacrées aux aspects techniques du projet (serveurs, maintenance, développements informatiques).

Le modèle collaboratif : quelle organisation et quelle infrastructure ?

14Sign@l a été conçu comme un outil de production collaborative. La base doit permettre aux partenaires de saisir directement les sommaires de « leurs » revues sur le serveur de production. Sciences Po Lyon assure la coordination et le pilotage du projet et prend à sa charge :

  • les coûts des développements informatiques : l'hébergement, l'administration et la maintenance de l'infrastructure informatique ;
  • la gestion des utilisateurs et de leurs droits ;
  • la définition des règles de saisie et le contrôle des données ;
  • la formation et l'accompagnement des partenaires ;
  • l'indexation des articles.

15Pour permettre au réseau de partenaires de communiquer facilement, une liste de diffusion a été mise en place.

16Travailler en collaboration suppose enfin de partager des outils communs. Le développement des partenariats a ainsi été à l'origine d'importantes évolutions dans la structure même de la base et dans les modes de production proposés.

L'évolution des outils, l'évolution des métiers

17Sign@l est intéressant en tant que produit mais également en tant que projet inscrit dans la durée. Il témoigne des importantes mutations qui ont touché les métiers de la documentation et des bibliothèques depuis le début des années 1980.

18L'histoire de Sign@l brasse tous les formats de collecte, de diffusion, de partage, de structuration des données bibliographiques, qui se sont succédé en trente ans. Fripes commence avec des notices bibliographiques au format papier, assez vite diffusées par Minitel et dès 1993 sur Internet. Fripes, Somrev puis Sign@l, marquent le passage d'un modèle de données plutôt simple à l'intégration de nouvelles normes de structuration, d'échange et de diffusion : mise en place d'un schéma d'échange en XML, création d'une interface php/MySQL, interopérabilité avec un moissonneur OAI-PMH…

19La mise en place de Sign@l a donc supposé une veille active et une appropriation rapide des évolutions techniques notamment. La présence de documentalistes au profil informatique documentaire marqué au sein de l'IEP de Lyon a contribué au développement de ces bases. Le recours à un prestataire informatique extérieur reste toutefois nécessaire.

Évolution des outils, impact sur les contenus

20Les évolutions opérées dans la structuration des données ont eu des répercussions directes sur le contenu même de la base.

21En effet, la mise en place d'imports automatisés via l'OAI-PMH a rendu possible l'intégration en masse des données issues des portails en SHS (un premier partenariat avec Persée dès 2007 puis avec Cairn en 2009). Ce moissonnage OAI s'est traduit par un accroissement rapide du nombre de titres couverts mais il a également permis d'accéder à l'antériorité des sommaires de plusieurs revues. En 2014, les deux portails fournissent les sommaires de 25 % de l'ensemble des revues.

22De la même façon, la mise en place du schéma d'échange XML autorise des échanges de données avec d'autres structures productrices (base de sommaires de l'ENS-LSH en 2006).

23La récupération automatique a également eu un impact sur la nature du travail documentaire ; deux modes d'enrichissement de la base coexistent donc : saisie manuelle traditionnelle ou import que le professionnel doit contrôler et dont il doit corriger les résultats. Sciences Po Lyon assure seul cette tâche de contrôle qualité.

Sign@l, diffusion et accès

24Depuis l'origine, l'objectif du travail fourni par le service documentaire de Sciences Po Lyon, qu'il s'agisse de dépouillement ou de signalement, a été de valoriser auprès du public le contenu des périodiques. Les données produites dans Somrev, Fripes, puis Sign@l ont toujours été diffusées le plus largement possible, via une interface Web librement consultable par tous. Le fichier Fripes avait été accessible sur le Serveur universitaire national de l’information scientifique et technique (SUNIST) et sur Minitel !

25Les développements apportés au fil des ans visent tous à rendre la recherche plus facile mais également plus efficace, en essayant notamment de donner non seulement accès à la référence mais également au document primaire.

Une prise en main aisée

26Parmi les fonctionnalités ajoutées dans l'interface de consultation, l'une concerne la recherche « sujet ». Nous savons tous que l’utilisation d’un langage structuré pour l'indexation peut poser problème auprès d’un public non initié (la majorité du public donc). Une fonctionnalité de complétion automatique a été développée : la saisie de quelques lettres suffit à faire apparaître dans un menu déroulant les mots du thésaurus comprenant cette chaîne de caractères.

27Par ailleurs, afin d'optimiser la recherche bibliographique, Sign@l est devenu compatible avec le logiciel libre de gestion de références bibliographiques Zotero dès 2011.

28Enfin, les utilisateurs peuvent suivre l'enrichissement de la base en s'abonnant aux flux RSS.

29Les évolutions techniques visent également à permettre aux partenaires de personnaliser les interfaces de production et de consultation. Depuis 2011, les partenaires peuvent ajouter sur la page d'une revue un lien direct vers la notice de la revue dans le catalogue local ; chaque partenaire peut en outre indiquer quelles revues il détient, permettant ainsi à son public de limiter ses recherches avec ce critère.

L'accès au document primaire

30L'un des enjeux des dernières années a été d'enrichir les notices bibliographiques traditionnelles en fournissant dès que possible des données d'accès : accès au texte intégral libre ou restreint ; lien vers Mir@bel (voir infra) pour chaque notice de revue. Il faut noter que dans 36 % des cas, Sign@l permet un rebond vers le texte intégral en ligne.

Mir@bel

31Le projet Mutualisation d'informations sur les revues et leurs accès dans les bases en ligne (Mir@bel) prolonge assez logiquement Sign@l. Initiée en 2009 par trois établissements pilotes, Sciences Po Lyon et deux de ses partenaires historiques dans Sign@l, Sciences Po Grenoble et la Bibliothèque Diderot de Lyon, la base de connaissances Mir@bel recense les informations sur les modalités d'accès en ligne au contenu des revues, notamment des revues francophones en SHS. Mir@bel décrit pour une revue donnée ses différents types d'accès en ligne : texte intégral en libre accès ou sur abonnement ; accès à des sommaires, à des résumés… Depuis son lancement, Mir@bel a rencontré une adhésion forte. En 2012, une nouvelle interface de Mir@bel a vu le jour. Début 2014, vingt-quatre partenaires – dont huit sont également dans Sign@l – mutualisent la veille dans Mir@bel : ils suivent 483 revues ; le moissonnage des portails couvre 1 085 revues.

Encadré. L’interface Web publique de Sign@l

L’interface Web publique de Sign@l permet de consulter l’intégralité des sommaires d’une revue ou de lancer une recherche plein texte sur le titre, le résumé ou l’auteur. Quatre modes de recherche sont proposés pour les articles : titre de la revue ; titre et/ou auteur de l’article ; date ; mots-clés. Ces derniers proviennent d’un thésaurus hiérarchisé qui compte près de 2 500 entrées, structurées autour de quatre catégories de descripteurs (personnes ; organismes et organisations ; lieux ; matière).

Pour en savoir plus sur Sign@l : < http://doc.sciencespo-lyon.fr/​Signal/​ >

Animer le réseau : 2011-2014

32Mobilisé par Mir@bel mais également par une restructuration des espaces et des services, Sciences Po Lyon a consacré un temps réduit à Sign@l depuis 2011. Un seul partenaire a rejoint le réseau. Le partenariat avec le troisième portail de référence en SHS, Revues.org, pourrait se concrétiser en 2014.

33Afin de redynamiser le réseau, Sciences Po Lyon va organiser à l’automne 2014 une réunion de tous les partenaires Sign@l. Cette rencontre sera l'occasion de définir un plan d'action pour les années suivantes. Au cours de l'année 2014, il importera également de lancer une enquête sur l'usage de la base au sein des différents établissements partenaires.

Quelques pistes à creuser

34Parmi les évolutions possibles de la base, deux problématiques vont surgir. Tout d'abord, se pose la question du périmètre de Sign@l : développement du moissonnage, nouveaux partenaires, ouverture aux contenus étrangers. Sur ce dernier point, on peut légitimement se demander si la richesse inexploitée de certaines revues académiques, anglophones notamment, justifie à l'heure même où le basculement vers le tout électronique se répand, que nous envisagions de saisir ou de récupérer des sommaires en langue étrangère, en anglais notamment. Faut-il tenter d'indexer certains articles issus de ces revues étrangères ? Concernant l'indexation, ensuite, on peut s'interroger sur le mode de fonctionnement actuel : faut-il maintenir le thésaurus existant, conçu, enrichi et utilisé à Lyon uniquement ? À cela s'ajoute quelques améliorations en attente devant faciliter encore et toujours l'accès au contenu des revues.

35Héritier d'une activité documentaire traditionnelle, le dépouillement de périodiques, Sign@l fait partie des rares produits documentaires, né d'une initiative locale, reposant sur un modèle collaboratif, qui réussit à durer, en s'adaptant aux évolutions techniques, en intégrant les attentes nouvelles des publics tout en garantissant un libre usage des données produites dans une conjoncture qui fait la part belle aux initiatives payantes.

© Presses de l’enssib, 2014

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