1Ce mémento récapitule de la façon la plus synthétique possible les différentes étapes décrites ou illustrées dans les chapitres qui précèdent. Il ne se substitue pas à leurs enseignements et est volontairement sobre : chaque établissement tiendra compte de ses spécificités architecturales, documentaires et de publics pour l’adapter de la façon la plus adéquate.

Prendre la mesure de l’espace

2Étude préalable des collections proposées en libre accès

• Identifier des unités de masses homogènes en termes de contenus intellectuels et d’usages : donner la priorité aux contenus, indépendamment de leur disposition matérielle actuelle. Par exemple, une discipline en bibliothèque universitaire, un thème en bibliothèque publique. On peut, si nécessaire, segmenter en utilisant l’indexation des notices (et non les cotes existantes) ;
• Vérifier la volumétrie de ces unités : notamment leur volumétrie utile (une fois le désherbage opéré).

3Étude préalable des espaces et de leur capacité documentaire

4On tiendra compte des espaces d’usages – espaces de consultation, espaces de travail seul ou en groupes, zones de circulation dédiées aux documents à forts flux d’emprunt – en même temps que bien sûr de la surface nécessaire au stockage documentaire.

5À noter : les bibliothèques contemporaines connaissent un développement important des espaces réservés à des usages multiples, amoindrissant d’autant le stockage documentaire en libre accès.

6Autant que possible, associer les utilisateurs

• Soit en enquêtant auprès d’eux sur les rapprochements physiques de contenus qu’ils jugent nécessaires ou préférables ;
• Soit en analysant les remontées d’observation des usagers auprès des agents de service public.

7Construire les ensembles documentaires

8Construire architecturalement des ensembles documentaires associant éventuellement plusieurs « unités de contenus », en consultant les utilisateurs, de façon à rendre adéquats les segments de collections et les espaces disponibles (par exemple : les contraintes architecturales avaient conduit la bibliothèque universitaire de sciences de Lyon 1 à devoir regrouper la paléontologie soit avec la biologie soit avec la géologie : c’est le questionnement auprès des chercheurs qui a conduit à la deuxième option, compte tenu des apparentements forts de ces deux disciplines). Articuler les ensembles en imaginant les circulations entre espaces.

Élaborer le manuel de cotation

9Constituer un groupe de travail et désigner un chef de projet

10Pointer les cotes existantes et leur couverture documentaire par extraction informatique

11▫ Repérer les cotes « isolées » et les lister.

12Faire le choix d’une classification de base

• En reprenant la classification déjà adoptée ;
• En décidant d’adopter une nouvelle classification.

13La classification adoptée doit répondre à deux exigences :

• Adéquation de la classification choisie aux contenus documentaires classés (par exemple NLM en médecine, mais pas hors de cette discipline) ;
• Garantie d’une maintenance continue.

14Préciser les règles de base

• Longueur maximale des indices utilisables ;
• Nombre de documents minimal (10 ?) et maximal (100 ?) pour chaque indice (étant entendu que des dérogations interviennent dès que la 2^e ligne de la cote est signifiante : par exemple les noms d’auteurs en littérature).

15Répartir le travail préparatoire entre les membres du groupe de travail (par classes ou par unités de contenus)

16Choisir les règles de cotation

17Se concerter lorsqu’il faut faire le choix d’adopter des règles de cotation éloignées de la classification de base (par exemple corpus d’auteurs, regroupement de l’histoire et de la géographie, etc.). En acter précisément :

• Les champs d’application et leurs limites ;
• Les modes de construction des cotes ainsi élaborées ;
• Les autres règles communes, issues des débats.

18Réviser les indices

19Réviser l’ensemble des indices ainsi produits, pour éventuellement en simplifier certains (par exemple éviter un trop grand nombre de « trous » dans le déroulé décimal des indices produits). La liste finale doit être validée par le chef de projet.

20Construire le manuel proprement dit avec trois colonnes

• L’indice retenu ;
• Son explicitation en termes de contenu ;
• Des observations sur les regroupements ou renvois opérés, et sur les éventuelles modalités particulières de construction des cotes.

21Construire l’index du manuel de cotation

22En multipliant les entrées afin d’envisager le maximum de libellés : par exemple, pour delphinidés, penser aussi à des entrées comme dauphin, marsouin, orque…

23Mettre en œuvre l’édition et la diffusion du manuel au sein des équipes par voie imprimée et/ou électronique

Mettre en œuvre le plan de classement97

24Prévoir le matériel nécessaire

• Titreuse, film de protection de la cote ;
• Un espace de travail suffisant pour les manipulations.

25Prévoir la rotation lisible des espaces de classement

26▫ Avant et après chaque étape de recotation, en veillant à éviter tout mélange entre documents traités et non traités.

27Tester une table de correspondance aussi précise que possible

• Entre un certain nombre d’anciens indices et les nouvelles cotes ;
• Mettre de côté les cas litigieux, à traiter livre en mains.

28Évaluer précisément la charge du travail à accomplir par les différents acteurs

• Temps d’élaboration de la table de correspondance ;
• Temps de modification des indices pour les cas litigieux (en analysant le test cité plus haut) ;
• Temps de routine quotidienne par l’informatique pour sortir la liste des cotes à traiter et pour opérer un basculement des cotes dans la base d’exemplaires (si cette opération n’est pas possible informatiquement, évaluer le temps de modification des cotes d’exemplaires dans la base) ;
• Temps de recotation matérielle ;
• Temps de reclassement.

29Cette analyse permet d’établir un plan de charge réparti entre les différents acteurs : informatique (traitement automatisé des cotes), bibliothécaires (table de correspondance, traitement des documents aux indices litigieux), magasiniers, adjoints du patrimoine ou vacataires (recotation matérielle et reclassement).

30Établir complètement la table de correspondance entre anciennes cotes et nouvelles cotes

31Élaborer un programme

32Si possible, élaborer un programme de basculement automatique des cotes anciennes aux cotes nouvelles, tranche quotidienne par tranche quotidienne (rappel : si cette opération n’est pas possible informatiquement, évaluer le temps de modification des cotes d’exemplaires dans la base). Importer les nouvelles cotes dans la titreuse. Procéder au rondage* (recotation matérielle). On peut en profiter pour mettre de côté les menues réparations à effectuer.

33Tester le basculement des cotes

34S’il existe un programme informatique de basculement des cotes, tester chaque matin dans la base bibliographique la réussite du basculement des cotes.

35Effectuer les menues réparations repérées la veille.

36Pour les cas litigieux, procéder à la recotation livre en main

• Décider de la nouvelle cote dans le cadre strict du manuel de cotation et la reporter au crayon sur le volume ;
• Transformer la cote dans la base des exemplaires ;
• Procéder enfin à la recotation matérielle.

Rendre lisible le plan de classement

37Revoir l’ensemble de la signalétique en rendant les libellés le plus explicites possible pour les publics

• Signalétique générale : désignation des grands ensembles documentaires ;
• Signalétique des blocs d’étagères (au-dessus de celles-ci ou en tête de rayonnages) ;
• Signalétique fine des étagères.

38Établir des plans de salle permettant de repérer dans l’espace les différents contenus

39Ces plans de salle doivent être affichés et peuvent aussi être communiqués aux lecteurs pour guider leurs itinéraires.

40Établir un index inverse communicable au public sous forme imprimée ou électronique

41C’est ni plus ni moins que l’index du manuel de cotation, agrémenté d’explications visant à améliorer la lisibilité (par exemple, après les deux colonnes libellé et cote, prévoir une colonne libellé de l’ensemble documentaire tel qu’exprimé dans la signalétique). Cet index peut être intégré au catalogue en établissant une table de correspondance entre des libellés et les cotes concernées.

Maintenir le plan de classement dans le temps

42Mettre en place une cellule de maintenance du plan de classement

43De préférence sous la responsabilité du chef de projet qui a conduit l’élaboration de ce dernier.

44Définir la mission de la cellule

45Cette cellule a la charge de collecter les questions d’évolution du plan et de les arbitrer. Il est préférable de ne pas arbitrer au coup par coup, mais de rassembler un nombre suffisant de points à modifier, pour opérer toutes les modifications d’un coup.

46Éditer un nouveau plan de classement

47À l’issue des modifications, une nouvelle édition du plan de classement doit être produite, et les notes de version publiées.

48Noter les changements des collections

49Lors de la parution d’une nouvelle édition, les responsables de collections doivent veiller à répercuter les changements sur les collections existantes.

50Noter les réactions des publics

51Veiller à recueillir les observations des publics, afin de tenir compte de leurs hésitations, surprises, interrogations, lorsqu’ils sont à la recherche de documents.