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Mettre en œuvre un plan de classement

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Bertrand Calenge

Partie III : La mise en œuvre du plan de classement

2. Mettre en œuvre le plan de classement du SCD Lyon 2

Nathalie Falgon-Defay

Texte intégral

1Le plan de classement utilisé actuellement au SCD Lyon 2 est le résultat d’une large réflexion sur les modalités de la mise en espaces des collections. Cette réflexion, à la fois sur le fond et la forme, passait par une valorisation des collections dans leur contenu, une amélioration de la lisibilité des espaces et une meilleure appropriation des collections par le lecteur. La problématique du classement des ouvrages était au cœur de cette réflexion.

2En janvier 2002, la direction du SCD Lyon 2 a lancé un travail d’étude sur le rangement des ouvrages en libre accès qui était alors très insatisfaisant tant pour les usagers que pour le personnel. Du côté des usagers, les questions d’orientation révélaient un sentiment de confusion et la recherche d’ouvrages dans les rayonnages paraissait particulièrement compliquée. Du côté du personnel, le système de cotation, devenu trop complexe au fil des années, rendait le rangement des livres très difficile et très long, et ne permettait plus de véritable gestion des collections. Il était donc devenu nécessaire d’améliorer l’accès aux documents, à travers un plan de classement renouvelé. Suite au changement de direction du SCD, au printemps 2003, le projet de simplification du plan de classement, alors issu de la classification CDU, a évolué vers la mise en œuvre d’une liste d’autorité de cotes* et s’est trouvé au centre d’un ensemble de chantiers ayant pour même objectif de faciliter l’accès aux documents.

LA PRÉPARATION DU PROJET

3La préparation du projet, parce qu’elle était une phase décisive, fut particulièrement longue : il s’agissait d’envisager tous les aspects, à la fois pour la création de la liste d’autorité de cotes, mais également pour la mise en œuvre pratique du chantier. Cette phase préparatoire se déroula en quatre étapes. Un groupe de travail fut tout d’abord constitué afin d’associer l’ensemble du personnel au projet. Étape incontournable d’où découlaient toutes les autres, le bilan de l’existant permit ensuite de mettre rapidement en évidence le pivot des différentes solutions proposées : la mise en place d’une liste de cotes validées. C’est autour de cette solution commune que s’articulaient les deux scénarios pratiques qui furent soumis à la direction du SCD et qui furent enfin développés dans leurs aspects les plus concrets, puis expérimentés à travers une série de chantiers-tests.

PREMIÈRE ÉTAPE : LA CONSTITUTION D’UN GROUPE DE TRAVAIL

Le groupe de travail

4Formé dès le début de la mission, le groupe Cotation avait pour objectif de collaborer au dossier d’étude et à l’élaboration des propositions de scénarios. Il se réunissait deux fois par mois, et de façon plus ponctuelle lorsqu’une décision devait être prise après étude d’un point particulier.

5Les huit personnes choisies représentaient toutes les catégories de personnel titulaire, ce qui permettait de mêler les compétences, de prendre en compte tous les aspects du problème et d’envisager le point de vue de chaque service. Il était composé d’un bibliothécaire, de trois conservateurs, de deux bibliothécaires adjoints spécialisés et de deux magasiniers. À l’intérieur même de ce groupe, les rôles n’étaient pas définis, à l’exception de celui de responsable de projet. Tous les autres membres avaient été choisis en fonction de leur expertise dans un domaine donné et de leurs fonctions dans l’établissement : acquisitions, gestion des commandes, catalogage, renseignement bibliographique ou encore service du prêt/retour.

ENCADRÉ 1. COMPOSITION DU GROUPE DE TRAVAIL

Personnel

Service

Profil de poste

Expertise

1 conservateur

Structuration des espaces doc.

Responsable du service « Structuration des espaces documentaires », membre de l’équipe de direction

Encadrement général du projet

1 bibliothécaire

Structuration des espaces doc.

Chargé de la conduite du projet

1 BAS

Circuit du doc.

Responsable du catalogage

Cotation : procédures d’enregistrement dans le Sudoc et le SIGB

1 BAS

Service des usagers

Responsable du planning des plages de service public

Service de référence : renseignement au public, orientation des usagers

1 magasinier

Service des usagers

Prêt / Retour

Circulation des documents : contacts avec le public en rayons et avec l’équipe de reclassement des ouvrages

1 magasinier

Services des usagers

Équipement des documents

Responsable de l’équipement externe des ouvrages

1 conservateur

Politique doc.

Responsable du service des acquisitions et du catalogue

Circuit du livre

1 conservateur

Politique doc.

Responsable d’un secteur disciplinaire

Acquisitions : choix des cotes et utilisation de la liste de cotes comme outils de gestion de collection

6Il faut par ailleurs préciser que le projet a été mené sans changement organisationnel dans l’établissement : les différents intervenants ayant conservé leurs fonctions d’origine et ayant dû y adjoindre celles désignées par le projet. Cette difficulté à jongler en permanence entre les tâches quotidiennes, les chantiers parallèles, les urgences à traiter et le suivi du projet de recotation s’est avérée particulièrement difficile, voire très contraignante pour le personnel.

Le responsable du dossier

7Le chef de projet assumait les différents rôles ordinairement prévus pour l’équipe-projet, à savoir :

  • la communication externe et interne, entre le groupe de travail et l’équipe de direction et avec le personnel du SCD ;

  • la prévision du budget et le suivi des réunions (comptes rendus de réunion, suivi des phases) ;

  • la préparation des points discutés au sein du groupe de travail ;

  • le travail technique préparatoire dans l’élaboration de la liste de cotes validées ;

  • la mobilisation du personnel autour du projet.

Une absence de comité de pilotage

8La fonction de comité de pilotage était conjointement assumée par le groupe de travail et par la direction du SCD : les différentes étapes du projet étaient successivement validées.

9Cette absence de véritable comité de pilotage a cependant été compensée par une série de présentations du chantier à la présidence de l’Université, aux représentants des enseignants et des étudiants, lors des commissions scientifiques consultatives et du conseil de la documentation.

DEUXIÈME ÉTAPE : LA CONSTITUTION D’UN DOSSIER D’AIDE À LA DÉCISION

L’analyse de l’existant

10Un état des lieux du classement des ouvrages en libre accès a été dressé à partir d’une analyse de la cotation discipline par discipline.

  • 47 La syntaxe de la cote c’est-à-dire les règles d’application de la CDU.

11Le service informatique a tout d’abord extrait du catalogue informatique la liste de tous les indices CDU attribués, avec le nombre de volumes correspondant à chaque indice. À partir de cette liste, plusieurs points ont été étudiés : le nombre de volumes par indice ainsi que la syntaxe*47 et la longueur des cotes. Une fiche-bilan récapitulant tous ces points a été établie pour chaque discipline, en suivant l’ordre des classes CDU (0 = Généralités, 100 = Philosophie, 200 = Religions, etc.) et transmise à son acquéreur. Cette fiche-bilan devait être envisagée comme une « photographie » de la répartition du fonds (nombre de cotes, nombre de volumes, particularités du fonds, contraintes dans la cotation…), du dernier désherbage, de la politique d’acquisition suivie et des perspectives d’évolution du secteur.

12Une synthèse de l’état général de la cotation a été établie à partir de ces fiches-bilan, ce qui a permis de mettre en avant deux problèmes généraux : un système de classement trop complexe et une dispersion des fonds. Malgré quelques tentatives isolées de simplification dans certains secteurs, la cotation avait progressivement dérivé vers de l’indexation : les indices décrivaient ainsi de manière précise le contenu de l’ouvrage (travail d’indexation) et ne visaient pas à lui attribuer une place physique dans les rayonnages (travail de cotation). Les subtilités du système de classification CDU avaient été déclinées à l’envi, sans qu’aucune nécessité de clarté et de simplicité pour l’usager ne soit prise en compte.

EXEMPLES DE COTATION COMPLEXE
301.18:159.97 FOU Psychothérapie de groupe
970/980=60"15" CON La conquête de l’Amérique espagnole et la question du droit
159.97-053.2 DUC Histoire de la psychiatrie de l’enfant

13La longueur et la complexité des indices rendaient la cote illisible et incompréhensible pour l’usager, qui restait indifférent à leur signification. Les rayonnages étaient, de fait, en désordre permanent, d’une part parce que les usagers ne comprenant pas la logique des cotes ne pouvaient remettre en rayons les livres consultés, d’autre part parce que le rangement de ces mêmes livres nécessitait beaucoup de temps pour le personnel. Parallèlement, les lecteurs étaient souvent désemparés lorsqu’il s’agissait de retrouver un livre à partir de sa cote de rangement. Bon nombre de recherches d’ouvrage en rayons échouaient et les lecteurs quittaient la bibliothèque, faute d’avoir trouvé ce qu’ils y cherchaient. Pour preuve, le nombre d’ouvrages jamais prêtés depuis les huit dernières années s’élevait à plus de 36 000, représentant 30 % du fonds en libre accès, un fait qui n’était sans doute pas sans rapport avec la cotation. Parallèlement, le personnel non titulaire (vacataires, CES, contractuels, moniteurs) rencontrait également de réelles difficultés dans la compréhension et l’utilisation de ces cotes.

14Autre problème mis en évidence par cette étude du classement : la dispersion des fonds. La moitié des indices ne s’appliquait qu’à un seul volume (5 745 indices = 5 745 volumes), tout en ne représentant que 5 % de la totalité du fonds en libre accès de la bibliothèque (5 745 volumes sur une totalité de 117 932 volumes). Le nombre d’indices était donc beaucoup trop important : les collections manquaient de visibilité et de cohérence. Par ailleurs, certains titres comportaient 2 cotes : une cote par sujet et une cote par collection. Enfin, certains sujets étaient « éclatés » entre plusieurs disciplines par l’attribution de cotes différentes et étaient donc rangés en des endroits différents de la bibliothèque.

EXEMPLE SUR LES OUVRAGES SUR L’HISTOIRE DE LA TÉLÉVISION

EXEMPLE SUR LES OUVRAGES SUR L’HISTOIRE DE LA TÉLÉVISION
  • 48 La bibliothèque d’Arts et Lettres appliquait une version adaptée de la CDU, de même que la biblioth (...)

15Autre problème mis en évidence par cette étude : selon le domaine, la version de la classification CDU utilisée pouvait diverger. En effet, ce système de classification avait fait l’objet de plusieurs éditions qui coexistaient à la bibliothèque universitaire. Par ailleurs d’autres systèmes de classement48 étaient parallèlement employés, ce qui nuisait à la cohérence générale de présentation des collections du SCD.

GRAPHIQUE. RÉPARTITION DES COTES À LA BU DE BRON

GRAPHIQUE. RÉPARTITION DES COTES À LA BU DE BRON

Les propositions de scénario

  • 49 Cette solution comportait un volet technique puisque les indices seraient enregistrés et bloqués da (...)

16L’analyse fine de l’état de la cotation a permis d’élaborer rapidement deux scénarios permettant d’améliorer le rangement des ouvrages en accès libre. Les propositions de scénario se sont articulées autour d’une solution commune : la mise en place d’une liste de cotes validées ou liste d’autorité de cotes. Cette solution devait faciliter à la fois la gestion matérielle et la gestion intellectuelle des collections. Désormais, seuls les indices retenus par les acquéreurs et validés par le groupe de travail pourraient être appliqués49.

17Deux scénarios furent élaborés :

  • scénario 1 : une simplification du système de classement existant en classification CDU ;

  • scénario 2 : une recotation de l’ensemble des fonds en classification Dewey.

  • 50 La circulaire du 22 juillet 1988 de la Sous-direction des bibliothèques du ministère de l’Éducation (...)
  • 51 À la rentrée universitaire 2001, un important plan de formation des étudiants avait été mis en plac (...)

18Pour chacun des scénarios, les avantages et inconvénients, ainsi qu’une estimation du nombre de volumes à traiter, ont été étudiés afin de permettre un choix optimal. La première solution assurait un chantier allégé, puisque rapidement applicable à l’ensemble des bibliothèques du SCD, mais plaçait le SCD dans une situation d’isolement au sein de l’espace documentaire français et restait une solution insatisfaisante à long terme. C’est donc la seconde option qui fut adoptée, puisqu’elle présentait nettement plus d’avantages : une harmonisation du classement des documents dans les bibliothèques de l’université Lyon 2, un système de classification largement répandu aujourd’hui (la classification Dewey étant notamment utilisée dans la majorité des bibliothèques lyonnaises), une volonté ministérielle50, un accès aux documents facilité, des usagers formés51, un rangement des ouvrages plus rapide et un personnel nouveau formé à la classification Dewey.

ENCADRÉ 2. RÉCAPITULATIF DES 2 PROPOSITIONS DE SCÉNARIOS

Nombre de vol. à traiter

Durée du chantier

Coût

Utilisation des cotes

Niveau national

Scénario 1

150 000

1 an

allégé

complexe

classification minoritaire

Scénario 2

300 000

2 ans

important

aisée pour les usagers et le personnel

classification majoritaire en France

La mise en application d’une liste de cotes validées

  • 52 Ces chiffres ont été déterminés en s’appuyant sur l’exemple d’autres établissements ayant déjà mis (...)

19La constitution de la liste de cotes passait par une définition, par le groupe de travail, du cadre d’application de la cotation. Les règles52 générales à suivre ont été définies par le groupe de travail, dans un objectif d’uniformisation et de cohérence de l’ensemble de la liste de cotes validées :

  • nombre total de cotes validées : 3 500 pour 270 000 volumes (77 volumes par cote) ;

  • nombre minimum de volumes par cote : 10 ;

  • nombre maximum de volumes par cote : 150 (environ 4 à 5 rayons = 4 à 5 mètres linéaires).

TROISIÈME ÉTAPE : LE DÉVELOPPEMENT DU SCÉNARIO CHOISI

  • 53 D’après le mémoire de projet professionnel de bibliothécaire (PPP) de Billoud Gabriele, Regroupemen (...)

20Les deux phases du chantier de recotation ont été préparées en détail, car là encore plusieurs options étaient envisageables. Il était nécessaire d’évaluer au mieux à la fois le temps de travail et le coût pour la phase de recotation, c’est-à-dire la mise en application du plan de classement. Cette évaluation s’est appuyée sur les conclusions du groupe de projet du SCD Strasbourg 253 qui avait également étudié la question :

  • choix de l’indice et inscription sur la page de titre : 4 minutes ;

  • 60 minutes = 15 volumes traités.

21Le temps de travail pour changer les cotes CDU en cotes Dewey a été estimé à 12 500 heures pour le campus de Bron et 6 800 heures pour le campus des Quais.

ENCADRÉ 3. ESTIMATION DU TEMPS DE TRAVAIL

  • 54 Chiffres arrondis à la centaine supérieure.

Bibliothèque

Nombre de volume

Temps de travail54

Campus Porte des Alpes

186 000

12 500 heures

Campus Berges du Rhône

101 800

6 800 heures

  • 55 Les contrats des vacataires sont établis sur une durée de 600 heures à effectuer en 5 mois, ce qui (...)

22Deux solutions se présentaient pour la phase de recotation : elle pouvait être assumée soit par les bibliothécaires eux-mêmes (13 emplois temps plein étaient alors nécessaires), soit par une équipe de contractuels (3155 au total) recrutés pour cette mission.

23Pour le traitement matériel des ouvrages, c’est-à-dire le réétiquetage, à nouveau deux solutions se présentaient : l’une en interne et l’autre en externe, par l’intervention d’un prestataire. Ces deux options firent successivement l’objet d’une série de chantiers-tests.

24Après présentation du dossier, le second scénario a été choisi par la direction du SCD, puis développé selon 3 axes :

  • la durée du chantier : estimée à 2 ans (2 ans pour le campus de Bron et 1 an pour le campus des Quais) ;

  • la préparation des solutions techniques pour la phase de réétiquetage : où 2 options avaient été envisagées : en local ou en sous-traitance (le choix s’est fait à l’issue des chantiers-tests, et en accord avec le personnel, puisque le coût des 2 options différait relativement peu : 235 000 € pour l’une et 274 000 € pour l’autre) ;

  • le coût : qui a été estimé à 250 000 €.

QUATRIÈME ÉTAPE : LES CHANTIERS-TESTS

25Au cours du 1er semestre 2003, deux chantiers-tests ont été organisés pour expérimenter « en réel » les solutions techniques pour la phase de réétiquetage : un chantier-test de réétiquetage local, puis un second de réétiquetage externalisé.

26Le premier chantier-test a été réalisé sur le fonds des Généralités (900 volumes), lors des vacances universitaires de février. Il a été effectué en 9 heures, dans le cadre d’un chantier continu, c’est-à-dire avec enchaînement des étapes. Sept personnes ont participé à ce test.

Étapes

Temps de travail

Réétiquetage

100 livres/heure

Recotation

50 vol. heure

Modifications dans le SIGB

60 vol. heure

 Coût matériel : 0,004 €/ volume

  • 56 La société Clergeot a été choisie pour ce test en raison d’un contrat qui la liait avec le SCD pour (...)

27Le second chantier-test a été réalisé sur le fonds de Géographie, de fin mai à fin juillet. Il concernait 3 000 volumes, qui ont été traités par un prestataire extérieur (relieur Clergeot56).

Étapes

Temps de travail

Recotation

50 vol. heure

Modifications dans le SIGB

60 vol. heure

Étiquetage extérieur (Clergeot)

1 000 volumes/15 jours

 Coût matériel : 0,004 €/ volume

28Les deux tests ont mis en avant un certain nombre de problèmes qui ont ensuite été étudiés afin de trouver la solution la plus adaptée.

29Le premier test s’est montré satisfaisant par sa rapidité et sa fluidité dans l’enchaînement des opérations (pas d’attente), mais également par son faible coût (main-d’œuvre locale et solution technique économique). En revanche, ce type de chantier était impossible à organiser à l’échelle de l’ensemble du SCD car il mobilisait beaucoup de personnel en même temps ; il ne pouvait être organisé que dans le cadre d’une fermeture des bibliothèques.

  • 57 Le tarif avait été négocié autour d’une solution technique adaptée : à savoir l’utilisation d’étiqu (...)
  • 58 La liste de cotes validées pour le domaine de la Géographie avait effectivement été élaborée avant (...)

30Le second test s’est révélé plus lourd que prévu : les interventions successives dans le SIGB pour modifier l’état des volumes étaient fastidieuses et encore plus la préparation et le déballage des cartons destinés au relieur. Si le coût par volume restait plus élevé qu’un équipement en interne, il était toutefois nettement moins élevé que les coûts prévus précédemment : une discussion avec le prestataire de service avait permis en effet d’obtenir un tarif très avantageux pour cette opération57. Par ailleurs, il est apparu que les estimations du temps de travail pour l’attribution d’une nouvelle cote avaient été largement surestimées : 50 volumes pouvaient facilement être traités en 1 heure. Ce gain de temps était en grande partie dû à la mise en application de la liste de cotes validées58.

31De manière générale, il semblait désormais nécessaire de prévoir à la fois sur le campus de Bron et le campus des Quais un local réservé aux opérations de recotation et aménagé pour ce faire (ordinateurs, étagères, etc.). De plus, il fallait impliquer tout le personnel dans ce chantier, qui se présentait comme un travail très lourd.

32Au final, c’est donc une solution mixte qui a été choisie par l’équipe de direction pour le rééquipement des ouvrages, à savoir : un traitement interne, avec une équipe et du matériel dédiés.

LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET

33Le circuit du chantier de recotation a été organisé ainsi :

  • l’attribution de la nouvelle cote se ferait directement en rayons, par l’acquéreur aidé par des auxiliaires (1 auxiliaire pour 1 000 volumes) ;

  • le changement de cote dans le système informatique serait assuré par le personnel titulaire ;

  • le changement d’étiquette serait assuré par deux équipes de contractuels qui travailleraient en parallèle (une équipe par campus).

34Le calendrier a été fixé en 5 phases :

  • 1ère phase : élaboration de la liste de cotes validées (équivalences CDU-Dewey), juin-septembre 2003 ;

  • 2e phase : validation de la liste, novembre-décembre 2003 ;

  • 3e phase : mise en application de la liste de cotes validées, janvier 2004 (livres neufs) ;

  • 4e phase : démarrage de la recotation des bibliothèques du campus de Bron, février 2004 ;

  • 5e phase : démarrage de la recotation des bibliothèques du campus des Quais, janvier 2005.

LA CRÉATION DE LA LISTE DE COTES VALIDÉES

Le travail du « groupe Dewey »

35La création de la liste d’autorité de cotes Dewey est le résultat d’un travail de collaboration entre le responsable du projet, les acquéreurs et le groupe de travail sur la cotation (dit « groupe de travail Dewey »). Ce second groupe de travail a été constitué pour mettre en place la liste de cotes validées. Pour ce faire, il s’est inspiré d’autres chantiers similaires dans des bibliothèques locales (bibliothèque municipale de la Part-Dieu, bibliothèque interuniversitaire de Gerland et bibliothèque de l’ENS), ainsi que du système de cotation de la BnF.

36Le « groupe Dewey » a défini le cadre d’application de la classification Dewey :

  • la longueur des indices ;

  • les subdivisions retenues ;

  • les règles de constitution des corpus de créateurs.

La constitution de la liste d’autorité de cotes

37La première étape du chantier concernait le cœur du projet : l’élaboration de la liste de cotes validées Dewey, avec la traduction CDU-Dewey pour chaque indice. Cette phase s’est avérée particulièrement longue, car elle exigeait un travail minutieux de mise en place d’une liste d’équivalence CDU-Dewey.

38La liste des indices CDU (avec correspondance du nombre de volumes par indice) extraite du SIGB par le service informatique a été réutilisée pour préparer la liste d’autorité de cotes. Sur cette liste, seuls les indices regroupant au moins trois volumes ont été conservés (ceux regroupant moins de trois volumes étant considérés comme non signifiants), sauf si la logique d’enchaînement des cotes exigeait de conserver un indice avec peu de volumes (notamment en histoire). Chaque indice a ensuite été développé par un intitulé, puis traduit en indice Dewey : certains indices CDU ont alors été supprimés, alors que des indices Dewey ont été ajoutés car devenus nécessaires au regard de l’évolution actuelle et prévue du fonds.

ENCADRÉ 4. EXTRAIT DE LA LISTE D’ÉQUIVALENCE CDU - DEWEY

Indice CDU

Nb de vol.

Indice Dewey

Intitulé

Notes et renvois d’indice

930 (07)

37

X

Sciences historiques : manuels

Désherbage ou redéploiement thématique

930 (084.4)

28

902.022

Atlas historique

930 (093)

7

X

Documents, sources historiques

900.15

930.1

164

907.2

Historiographie

39Chaque segment de la liste de cotes a enfin été retrié par indices Dewey et revu dans son ensemble pour vérifier la cohérence interne de chaque domaine. Certains indices Dewey ont ainsi été ajoutés dans cette optique de déroulement logique de la classification.

ENCADRÉ 5. EXTRAIT DE LA LISTE DE COTES EN PSYCHOLOGIE

Indice CDU

Indice Dewey

Intitulé

159.922.7

155.4

Psychologie de l’enfant, pédologie

(cote ajoutée)

155.41

Psychologie de l’enfant : par thèmes

159.922.73

155.412

Développement affectif de l’enfant

159.922.72

155.413

Développement intellectuel de l’enfant

159.922.7

155.418

Dessins d’enfant

(cote ajoutée)

155.42

Enfants selon les groupes d’âge

(cote ajoutée)

155.422

Psychologie du bébé (0-2 ans)

LA RECOTATION DES FONDS EN LIBRE ACCÈS

40Le chantier de recotation devait se dérouler en trois opérations : l’attribution de la nouvelle cote, le changement de cote dans le système informatique et enfin le réétiquetage du livre.

41Il a été décidé par le groupe de travail, et après consultation du personnel, que l’attribution des nouvelles cotes se ferait directement en rayons, sans déplacer les volumes, afin de ne pas interrompre l’accès aux documents pour les usagers, ce qui constituait un des principes de base. Les personnes chargées de cette tâche noteraient la cote Dewey sur la page de titre, en dessous de la cote CDU, en la faisant précéder de la notation « De ». Les ouvrages ainsi recotés resteraient à leur ancienne place en attendant d’être réétiquetés puis rangés à leur nouvelle place, sous la cote Dewey. Ce travail d’attribution de la nouvelle cote ne pouvant pas incomber au seul responsable du domaine (et ce d’autant moins que les acquéreurs étaient généralement responsables de plusieurs domaines), il faudrait adjoindre des auxiliaires de travail choisis parmi les collègues. Il a été évalué qu’il faudrait 1 auxiliaire pour traiter 1 000 volumes (= 20 heures de travail).

ENCADRÉ 6. EXTRAIT DE LA LISTE DE COTES VALIDÉES POUR LA PHILOSOPHIE

Cotes Dewey

Intitulé

Notes et renvois de cotes

BRON

CHEVREUL

100

Philosophie – Généralités

Corpus Bron

100.01

+ Nom, corpus d'auteurs philosophes de l'Antiquité

Corpus Bron

Ne pas utiliser

100.02

+ Nom, corpus d'auteurs philosophes du IIIe siècle à la fin du XVe

Corpus Bron

Ne pas utiliser

100.03

+ Nom, corpus d'auteurs philosophes du XVIe siècle

Corpus Bron

Ne pas utiliser

100.04

+ Nom, corpus d'auteurs philosophes du XVIIIe siècle

Corpus Bron

Ne pas utiliser

100.05

+ Nom, corpus d'auteurs philosophes du XIXe siècle

Corpus Bron

Ne pas utiliser

100.06

+ Nom, corpus d'auteurs philosophes du XXe siècle

Corpus Bron

Ne pas utiliser

101

Théorie et méthodologie de la philosophie : notions et généralités)

103

Philosophie : dictionnaires

110

Grandes interrogations sur le réel, l'Homme, l'esprit

Ne pas utiliser

Ne pas utiliser

111

Métaphysique. ontologie (existence, Être, Dieu…)

Voir aussi 210

112

Esthétique (la beauté, le sensible…)

113

Cosmologie, philosophie de la nature, espace, temps, matière

Le thème de l’« objet » est traité en 114

114

Philosophie des objets, des formes, de l'image

Inclure ici le thème du virtuel…

118

Philosophie du sujet (l'individu, le moi, la conscience, le corps…)

Classer ici le thème de l’« esprit » s'il ne concerne pas la Psychologie (160…) ou les questions de Civilisation

42À partir de janvier 2004, la liste de cotes validées a été appliquée à tous les ouvrages nouvellement acquis. Les catalogueurs, en intégrant ces cotes dans le système informatique, ont ainsi pu contrôler l’unicité de la cote choisie puisqu’il était désormais impossible d’attribuer une cote qui n’était pas enregistrée dans le SIGB. Une fiche de procédure détaillant les opérations à suivre pour l’attribution d’une cote dans le système informatique a été établie. Elle précisait tous les cas de figure : cotation dans le cas d’une création d’exemplaire, cotation dans le cas d’une modification d’exemplaire, cotation dans le cas d’un transfert de document du magasin en libre accès et enfin cotation dans le cas d’un transfert de document du libre accès en magasin.

43Les ouvrages cotés en Dewey (recotés ou nouvellement cotés) étaient intégrés à la CDU. Les thèmes en cours de traitement et qui se retrouvaient alors éclatés sous deux cotes différentes, l’une en CDU et l’autre en Dewey, étaient signalés au public par des renvois de signalétique. Pour les bibliothèques qui n’étaient pas cotées en CDU, les ouvrages cotés en Dewey étaient rangés soit en tête des rayonnages avant tous les autres volumes, soit sur une nouvelle étagère selon l’espace disponible.

LES CHANTIERS PARALLÈLES

Le désherbage*

44Un certain nombre de domaines n’ayant pas fait l’objet d’un désherbage depuis plusieurs années, il a été décidé que le chantier de recotation serait précédé d’une vaste opération de désherbage. L’ensemble des acquéreurs s’est réuni, sous forme d’un nouveau groupe de travail, afin de définir les critères de désherbage et l’organisation du chantier. Ce groupe était piloté par la responsable du service de « structuration des espaces documentaires », en concertation avec le service de « politique documentaire ». Chaque responsable de domaine a dû fournir une liste de critères de désherbage, pour les documents en libre accès et pour ceux en magasin. Ces critères ont ensuite été examinés, corrigés et validés par le groupe des acquéreurs. Le chantier de désherbage a démarré par les magasins, ce qui a permis de libérer de la place, et s’est poursuivi par le libre accès. Le travail a été organisé en binômes (le responsable de domaine + un auxiliaire expert dans ce domaine). Le désherbage des bibliothèques des Quais devait être effectué en même temps que la recotation intellectuelle, avant le déménagement dans les bâtiments de la future bibliothèque Chevreul.

La réorganisation des collections en pôles thématiques

45Parallèlement au travail sur le plan de classement, la direction du SCD avait décidé de réorganiser les collections en pôles thématiques. Ce chantier concernait à la fois la BU de Bron et la future bibliothèque Chevreul. Les projets de recotation et de plateaux thématiques se sont ainsi trouvés liés dès le départ et furent encadrés par le responsable du service de « structuration des espaces documentaires ».

46Jusqu’alors, les collections de libre accès de la BU étaient disposées en rayons selon l’ordre des classes CDU, les usuels (manuels et ouvrages de référence) se trouvaient au 1er étage et les collections centrales au rez-de-chaussée. Si le projet des pôles thématiques n’était pas nouveau (il figurait déjà dans le contrat quadriennal 1999-2002), il n’avait jusqu’alors pas été initié. Repris par la nouvelle direction, il prévoyait une réorganisation totale de la mise en espaces. Cette réorganisation devait aussi prendre en compte la fusion des bibliothèques de proximité, pour la plupart déjà intégrées. Les collections furent ainsi réparties en six pôles à la BU de Bron, lettres et langues, arts du spectacle, droit-AES, sociologie-information-communication, psychologie-éducation et histoire-géographie, et cinq pôles à la BU Chevreul, droit, économie-gestion, sciences sociales, langues-LEA et enfin lettres et musicologie (pôle délocalisé).

LE BILAN

UNE IMBRICATION DE PROJETS ET UN RYTHME DE GESTION SACCADÉ

  • 59 Le domaine de la psychologie compte ainsi des cotes en 150 et 600.

47La réorganisation des collections en pôles thématiques est venue « chapeauter » le projet de recotation. Cette imbrication des projets a entraîné de nouvelles questions : comment gérer en même temps le changement de cotes et le déménagement de segments de collection, fallait-il introduire des ruptures de cotes au sein d’une même discipline59, comment organiser la mise en espace du premier pôle (lettres-langues-arts du spectacle), devenu urgent pour libérer un espace dans le libre accès en raison des travaux liés à l’implantation d’un magasin à rayonnages mobiles ?

48L’imbrication de projets a nécessité à plusieurs reprises la mise en veille du projet de recotation. La réorganisation des fonds en pôles thématiques a impliqué de faire participer l’ensemble du personnel de la BU au déménagement des collections de lettres, linguistique et langues pour organiser le premier pôle, une opération qui s’est déroulée sur plusieurs semaines. Le chantier de désherbage a également mobilisé l’ensemble du personnel : désherbage des magasins, puis des deux zones de libre accès (ouvrages empruntables d’une part et usuels d’autre part).

UN PRAGMATISME OBLIGATOIRE

49Un certain nombre de contraintes fortes ont dû être prises en compte dans la gestion du projet, des contraintes essentiellement dues à la répartition du SCD sur deux campus, avec des publics à desservir et des niveaux de collections différents. Tous les particularismes devaient être pris en compte lors de la phase d’élaboration de la liste de cotes validées, dans une optique d’uniformisation et de cohérence du système de classement des ouvrages en libre accès. Par ailleurs, cette répartition sur deux campus supposait l’organisation de deux chantiers parallèles pour la phase de traitement physique des collections : c’est-à-dire deux lieux à définir, deux équipes à former, deux circuits du document à prévoir.

50Dès la phase d’élaboration, il est également apparu nécessaire de développer les deux scénarios dans leurs aspects les plus pratiques. Il s’agissait de déterminer les différentes solutions techniques possibles, le coût et la durée du chantier, ainsi que le nombre de personnes nécessaires à sa réalisation. L’estimation de tous ces points a sans aucun doute considérablement alourdi le travail de proposition de scénario, mais était nécessaire pour la prise de décision de la direction du SCD. Grâce au développement initial des propositions de scénario, la direction a pu choisir la solution qui n’était pas forcément la moins coûteuse, mais la plus adaptée au SCD.

POUR CONCLURE

51Quelles leçons tirer de cette expérience ? Tout d’abord la nécessité d’avoir une vision globale dès le début et de prévoir avec précision toutes les phases du projet, y compris les aspects les plus pragmatiques. D’autre part, le soin d’informer le public, par une signalétique réfléchie et claire, mais aussi l’importance d’associer l’ensemble du personnel, qui peut parfois ne pas se sentir concerné par un projet auquel il ne participe pas personnellement, mais qui a forcément des incidences sur son travail. Enfin l’importance de relancer régulièrement la dynamique de l’équipe, de remobiliser les énergies autour d’un projet à la fois long et exigeant une forte implication du personnel.

52La mise en œuvre d’un plan de classement maîtrisé, à travers la constitution d’une liste de cotes validées, demande un investissement très lourd : par la masse d’ouvrages à traiter, qui s’ajoute à la charge courante de travail, par l’imbrication parfois avec d’autres chantiers parallèles, par le coût important en main-d’œuvre et en matériel, par le temps de formation nécessaire au personnel et aux contractuels recrutés pour le chantier de recotation et par l’énergique implication demandée aux professionnels. Mais cela reste un investissement valable sur le long terme. Une liste de cotes validées permet la gestion matérielle des collections. Le classement des documents s’en trouve considérablement amélioré : par une présentation homogène et claire des collections qui les rend plus faciles d’accès aux usagers de la bibliothèque, mais aussi plus faciles à ranger pour le personnel qui gagne alors du temps dans cette tâche. De manière générale, ce gain de temps intervient dans tout le circuit du livre : lors de la cotation, de l’étiquetage et du reclassement. Une liste de cotes validées permet également une optimisation de la gestion intellectuelle des fonds : plan de développement des collections, désherbage, évaluation. Les bénéfices touchent tous les aspects d’une bibliothèque : les publics, le personnel, les collections.

  • 60 Morel Eugène. Bibliothèques : essai sur le développement des bibliothèques publiques et de la libra (...)

53Il serait toutefois illusoire de considérer la liste d’autorité de cotes comme la solution unique et définitive aux problèmes de gestion et d’accessibilité des documents, car « ce n’est pas aux épipétalées et aux péristaminées que nous cherchons aux Halles la carotte et l’oseille. […] Si les bibliothèques étaient aussi fréquentées que les Halles, depuis longtemps elles auraient trouvé LE Système ».60

54La rédaction de cet article a été rendue possible grâce à l’amabilité et à la collaboration de Caroline Gayral, directrice du SCD de l’université Lyon 2, de Marie-Annick Bernard et d’Isabelle Bontemps, que je remercie vivement.

Notes

47 La syntaxe de la cote c’est-à-dire les règles d’application de la CDU.

48 La bibliothèque d’Arts et Lettres appliquait une version adaptée de la CDU, de même que la bibliothèque d’Économie (les deux versions n’étant pas forcément compatibles), la bibliothèque d’Arts utilisait une classification spécialisée pour son domaine, de même que la bibliothèque de Musicologie, et enfin la bibliothèque de Langues faisait coexister la CDU et une classification « maison ».

49 Cette solution comportait un volet technique puisque les indices seraient enregistrés et bloqués dans le système informatique.

50 La circulaire du 22 juillet 1988 de la Sous-direction des bibliothèques du ministère de l’Éducation nationale recommandait déjà l’utilisation de la classification Dewey dans les bibliothèques universitaires.

51 À la rentrée universitaire 2001, un important plan de formation des étudiants avait été mis en place. Dans le cadre du module Culture-Expression, chaque étudiant de première année devait suivre une formation de deux heures à la bibliothèque universitaire. Cette introduction à la recherche documentaire faisait le point en particulier sur l’utilisation du catalogue informatisé, dans une optique à la fois de localisation de documents et de recherche de documents sur un sujet donné. Il était apparu nécessaire d’insister sur la compréhension et l’utilisation des cotes de rangement, points jusque-là peu maîtrisés par les étudiants.

52 Ces chiffres ont été déterminés en s’appuyant sur l’exemple d’autres établissements ayant déjà mis en place un système de cotes validées : la BnF, la Bpi et le SICD2 Grenoble 2 et 3.

53 D’après le mémoire de projet professionnel de bibliothécaire (PPP) de Billoud Gabriele, Regroupement des quatre bibliothèques intégrées de langues du SCD de l’université de Strasbourg 2 : recotation des fonds en Dewey et leur aménagement dans un nouvel espace. Villeurbanne, école nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques, 2000.

54 Chiffres arrondis à la centaine supérieure.

55 Les contrats des vacataires sont établis sur une durée de 600 heures à effectuer en 5 mois, ce qui donne un temps de travail quotidien de 6 heures. Un contractuel peut donc traiter 9 000 volumes durant son contrat.

56 La société Clergeot a été choisie pour ce test en raison d’un contrat qui la liait avec le SCD pour l’équipement des ouvrages neufs.

57 Le tarif avait été négocié autour d’une solution technique adaptée : à savoir l’utilisation d’étiquettes de bureautique collées directement sur les anciennes cotes (solution plus économique que celles proposées par les autres prestataires de service).

58 La liste de cotes validées pour le domaine de la Géographie avait effectivement été élaborée avant les autres disciplines en vue du chantier-test.

59 Le domaine de la psychologie compte ainsi des cotes en 150 et 600.

60 Morel Eugène. Bibliothèques : essai sur le développement des bibliothèques publiques et de la librairie dans les deux mondes. Paris, Mercure de France, 1908.

Table des illustrations

Titre EXEMPLE SUR LES OUVRAGES SUR L’HISTOIRE DE LA TÉLÉVISION
URL http://books.openedition.org/pressesenssib/docannexe/image/304/img-1.jpg
Fichier image/jpeg, 24k
Titre GRAPHIQUE. RÉPARTITION DES COTES À LA BU DE BRON
URL http://books.openedition.org/pressesenssib/docannexe/image/304/img-2.jpg
Fichier image/jpeg, 52k

© Presses de l’enssib, 2009

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