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Mettre en œuvre un plan de classement

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Bertrand Calenge

Partie III : La mise en œuvre du plan de classement

1. Fusionner des collections pour un déménagement : la bibliothèque Robert de Sorbon à Reims

Carine El Bekri-Dinoird

Texte intégral

À L’OCCASION D’UNE NOUVELLE CONSTRUCTION : UN NOUVEAU PLAN DE CLASSEMENT

1Le service commun de la documentation de l’université de Reims Champagne-Ardenne est composé de quatre sections (Droit et Sciences économiques/Lettres et Sciences humaines, Santé, Sciences exactes et Staps et IUFM) réparties sur plusieurs campus, des bibliothèques d’UFR ou de centres de recherche et accueille les 21 000 étudiants et 1 200 enseignants-chercheurs de l’université. C’est sur le campus Croix-Rouge, en périphérie de Reims que se situe la bibliothèque la plus importante en termes de collections, de publics et de personnels. Inaugurée en décembre 2006, la nouvelle bibliothèque Robert de Sorbon est destinée à servir les publics des trois UFR : Droit et Sciences politiques, Sciences économiques et Gestion, Lettres et Sciences humaines (soit 8 500 lecteurs inscrits) ainsi qu’à abriter les services centraux du SCD. Elle s’organisait jusqu’en 2005 très classiquement en deux sections indépendantes l’une de l’autre bien que partageant le même bâtiment. C’est en 1999, dans le cadre du Contrat de plan État-Région qu’a été décidée la reconstruction d’une nouvelle bibliothèque. Ce projet auquel ont été associés très largement les utilisateurs, a permis de repenser globalement, précisément et dès l’origine, le mode de fonctionnement de la bibliothèque ainsi que la politique documentaire à mettre en œuvre pour mieux répondre aux besoins des publics. La Région (maîtrise d’ouvrage) et le Cabinet de programmation puis l’architecte Chabanne ont été parfaitement à l’écoute des attentes exprimées par les professionnels et ont su tracer, dans les espaces, des orientations fortes en matière de gestion des collections et d’accueil des publics.

2L’ambition de ce projet était d’affirmer la bibliothèque comme l’un des lieux de références de l’université. Adaptée aux nouvelles technologies de l’information, elle s’intègre parfaitement à sa politique scientifique et pédagogique. Comme l’École doctorale, comme le bâtiment Recherche, elle consacre dans ses thématiques la dominante sciences de l’homme et de la société, et favorise la transdisciplinarité.

3À l’occasion de cette nouvelle construction, il a été décidé qu’une des lignes maîtresses de ce projet serait la réorganisation des collections. Il s’agissait de favoriser l’interdisciplinarité en regroupant les collections des deux sections Droit et Lettres pour offrir une seule collection répartie en sept pôles thématiques et faciliter la consultation en libre accès par la mise en place d’un plan de classement clair et lisible. Le programme du nouveau bâtiment a intégré cette réorganisation interne et en a facilité grandement la réalisation. En 2002, le chantier a commencé au sein de la bibliothèque et les équipes des deux sections se sont réunies pour s’attaquer à ce projet de grande ampleur.

DES CONSTATS

  • 46 « Instructions concernant les nouvelles sections et les sections transférées des bibliothèques des (...)

4La mise en place d’un plan de classement et le choix d’une nouvelle classification ont été légitimés par plusieurs facteurs de contexte : la première bibliothèque du campus Croix-Rouge a été ouverte en 1970. Elle s’est organisée en suivant scrupuleusement les instructions dites de « 1962 »46. Dans les quatre larges salles ouvertes en libre accès se répartissaient les principales collections, classées en classification décimale universelle (CDU). Les magasins ouverts à l’origine aux enseignants-chercheurs utilisaient les techniques d’inventaire recommandées dans la circulaire. Les habitudes de catalogage avaient complexifié notablement l’usage de la classification CDU appréhendée, avant toute chose, comme un outil d’indexation* et non de classement. En plus des catalogues auteur et matière, les bibliothécaires alimentaient un fichier systématique. Si la section Droit/Sciences économiques avait fait un usage modéré du nombre de caractères utilisés pour construire les indices, la section Lettres et Sciences humaines avait profité de toutes les subtilités de construction et de ponctuation de la grammaire de la classification CDU. La recherche de documents pour les lecteurs s’apparentait la plupart du temps à un parcours semé d’embûches. Les magasiniers chargés du rangement des collections avaient également fort à faire. Aucun plan de classement ne régissait la mise à disposition des collections en libre accès. Avec les problèmes de place, l’absence de politique de désherbage régulier, les conditions de disponibilité des collections s’étaient fortement dégradées avec le temps.

UNE ORGANISATION TRANSVERSALE SPÉCIFIQUE

5La mise en œuvre de ce projet a entraîné la création de groupes de travail. Cette organisation transversale s’est superposée à l’organisation des deux sections déjà en place. Le groupe Dewey, du nom de la classification à adopter, a été chargé de la coordination du travail sur les collections, que cinq groupes thématiques se sont répartis. Cette méthode de travail a permis de mobiliser sur un projet commun deux équipes travaillant jusque-là indépendamment l’une de l’autre.

6Le groupe Dewey a été la pierre angulaire du projet. Il a préparé les conditions scientifiques, techniques et matérielles de la fusion et de l’organisation des collections dans la future bibliothèque, en libre accès comme en magasins.

7Quinze personnes en ont fait partie, issues des deux sections et de toutes les catégories de personnel. La participation était volontaire, chaque agent continuant à assumer les tâches qui lui étaient habituellement confiées dans sa section d’appartenance. Un conservateur et un bibliothécaire adjoint spécialisé avaient été missionnés par la direction pour assurer la coordination du groupe : l’organisation des réunions, les contacts privilégiés avec les coordinateurs des groupes de travail, le suivi des travaux et du calendrier.

8La méthode de travail de ce groupe, élaborée avec l’aide d’un consultant extérieur spécialisé venu deux fois deux jours en décembre 2002 et mars 2003, incluait la visite de plusieurs établissements ayant entamé des chantiers comparables (Grenoble, Lyon 2, Bpi) et la collecte de documents de travail (plans de classement d’autres bibliothèques). Les réunions périodiques permettaient de vérifier l’avancement des travaux des différents groupes, de valider leurs propositions, de coordonner les tâches. Chacun était invité à participer au débat selon son expérience.

9Les cinq groupes de travail étaient chargés de traiter les questions précises et devaient faire des propositions pour décision. Chaque groupe avait des objectifs spécifiques, qui étaient tous complémentaires entre eux :

10Groupe 1 : chargé de mener un premier inventaire des collections en septembre 2003 (le premier complet depuis 15 ans).

11Groupe 2 : chargé de mettre en œuvre une vaste opération de désherbage des collections. L’approche s’est faite classiquement par discipline, selon les critères déjà connus (nombre de prêts, obsolescence, état physique et dédoublonnage entre les deux sections…). Il s’agissait de partir d’un état des lieux clair et le plus précis possible en termes de volumétrie et de collections à traiter soit 143 606 exemplaires.

12Groupe 3 : chargé de définir le contenu des pôles et leur volumétrie. Il devait aussi en déterminer les contenus disciplinaires et vérifier la cohérence intellectuelle des collections. La délimitation physique des pôles et le calibrage du libre accès étaient aussi de son ressort, ainsi que la répartition par disciplines des périodiques. Ce travail a permis de dessiner une carte thématique de l’implantation des collections, de structurer l’organisation intellectuelle de la bibliothèque et d’anticiper sur ses usages futurs.

13La définition d’un pôle thématique doit résoudre plusieurs problèmes :

  • avoir une logique de contenu disciplinaire en favorisant certains rapprochements thématiques (par exemple histoire ancienne et lettres classiques, religion et société, urbanisme et géographie, histoire et sciences politiques…) ;
  • respecter les usages du public ;
  • tenir compte des contraintes de la classification : linéarité de la lecture des cotes, non-répétition de cotes similaires d’un pôle à l’autre ;
  • intégrer des disciplines annexes (sciences) par rapport à la dominante SHS : par exemple les mathématiques pour les psychologues ou les sociologues, les sciences de la terre, l’histoire des sciences… ;
  • maintenir un équilibre volumétrique (donnée importante pour le programme architectural) et des objectifs impératifs de lisibilité et de clarté ;
  • établir des liens avec la politique documentaire.

ENCADRÉ 1. LES SEPT PÔLES THÉMATIQUES
► généralités
► langues et littératures
► arts et multimédia
► philosophie, psychologie et religion
► sciences économiques et sociales
► histoire, géographie et urbanisme
► droit et sciences politiques

14Groupe 4 : chargé de travailler à l’élaboration des tables de correspondance* entre les deux classifications CDU et Dewey. Ce groupe a élaboré les outils pour le passage de la classification décimale universelle à la classification décimale de Dewey.

15La classification de Dewey a été choisie parce qu’elle bénéficie de mises à jour, est largement utilisée dans les bibliothèques publiques, est mieux adaptée à une collection en libre accès. Elle n’est toutefois pas appliquée strictement : en fonction des fonds, les indices nécessaires sont simplifiés, et adaptés si besoin. Le choix des indices suit cependant quelques règles : à un même titre une seule cote, et à un même thème un nombre réduit de cotes pour éviter la dispersion selon les points de vue propres à la CDD. Les villes par exemple sont toutes classées à l’indice 307.76 (communautés urbaines) et non dispersées entre cet indice et l’indice 711.45 (aménagement du territoire). Une autre solution a été retenue : utiliser des césures chronologiques. Les indices 327 (relations internationales) sont utilisés pour la période postérieure à 1945, les ouvrages sur les périodes antérieures étant classés à l’histoire des pays concernés. L’adaptation des indices se fait de manière marginale et légère, quand l’application stricte de la Dewey entraînerait un manque de lisibilité. Le principe des tables est de faire correspondre aux indices CDU utilisés dans les collections (et ils sont fort nombreux !) les indices Dewey retenus. Alors qu’un indice CDU pouvait représenter un seul titre, il a été décidé qu’un indice Dewey rassemblerait de 20 à 200 titres. Cette réduction du nombre des indices répond à l’objectif de simplification du plan de classement et d’amélioration d’accès aux collections.

16C’était la première fois que les bibliothécaires allaient disposer d’une liste de cotes validées. Aujourd’hui, chaque catalogueur a la possibilité de la modifier à condition de suivre cette règle : dans le tableau de cotes, signer sa contribution et la dater. Le conservateur en charge du développement des collections est chargé de vérifier et de valider la proposition. Le plus souvent, il s’agit d’une précision d’utilisation.

17Groupe 5 : chargé de réfléchir à l’organisation des collections en magasins, aux frontières entre collections en libre accès et magasins et à l’élaboration d’une politique de conservation

ENCADRÉ 2. LA RÉDUCTION DU NOMBRE DES INDICES
Pour la religion (classe Dewey 200) : 2 200 titres
CDU : 235 cotes soit 9 titres par cote
Dewey révisée : 39 cotes soit 56 titres par cote
Pour les sciences politiques (cotes Dewey 320) : 4 284 titres
CDU : 700 cotes soit 6 titres par cote
Dewey révisée : 83 cotes soit 51 titres par cote

QUESTIONS DE CHARGES DE TRAVAIL

18Il est évident qu’une bonne part des travaux des différents groupes dépendait de l’avancement des uns et des autres. Cette organisation a permis au personnel de participer directement au projet, et de s’impliquer selon son intérêt et le temps qu’il pouvait dégager : il a été souvent difficile de s’organiser et de répartir son temps entre travail courant et projet. Au mois de mars 2004, l’équivalent de 3,8 temps plein a été consacré au projet, soit environ 14 % du temps de travail des personnels de bibliothèque des deux sections. Les chefs de section sont restés responsables des collections et des personnels : ils devaient maintenir le niveau du service rendu, malgré la surcharge de travail et l’organisation particulière liées au projet. La faiblesse de cette organisation est la coordination des différents groupes entre eux : trouver une logique d’ensemble et s’y tenir est un exercice difficile dans un projet transversal et participatif.

19Les trois chantiers (désherbage, pôles, tables de correspondances) ont constitué la première phase du travail de réorganisation des collections. Cette phase commencée en mars 2003 s’est achevée en décembre 2004. En janvier 2005 a débuté la phase suivante de recotation matérielle. Un développement informatique spécifique pour le changement de cotes a été mis en œuvre par l’ingénieur informatique de la bibliothèque et l’équipe technique développant le SIGB du SCD. Cette recotation* a été réalisée dans les locaux de l’ancienne bibliothèque. Elle s’est terminée juste avant le déménagement au printemps 2006 dans la bibliothèque Robert de Sorbon. L’ensemble des opérations a été réalisé sans fermeture au public, sauf les deux journées consacrées à l’inventaire. Certaines collections ont été inaccessibles pendant une semaine mais les étudiants et enseignants-chercheurs avertis de l’ampleur du projet se sont montrés largement compréhensifs.

EN CONCLUSION

20Deux ans plus tard : l’ouverture de la bibliothèque a rencontré auprès des usagers un succès quasi unanime. La conception architecturale permet aux nouveaux venus de s’orienter dans les locaux avec une aisance remarquable. La disposition très linéaire des collections en libre accès y est pour beaucoup. Le plan de classement et l’organisation en pôles thématiques favorisent également un repérage facile.

21Le travail sur les collections n’est jamais achevé. Ainsi, il a fallu, un an après l’ouverture de la bibliothèque, ouvrir un fonds pour les étudiants de 1re année de médecine qui devient l’essentiel de leur cursus sur ce même campus. Il a été décidé aussi d’appliquer quelques-unes des modifications de la 22e édition de la Dewey. La refonte de la liste des cotes des 340-350 (droit et administration publique) a également été mise en chantier pour faciliter l’usage et la compréhension des lecteurs. Des choix sont opérés afin d’avoir un enchaînement logique entre le droit administratif et constitutionnel et l’organisation de l’administration. Ainsi, auparavant, il fallait naviguer d’un rayon à l’autre pour passer du 342 au 351. Désormais, la cote 351 est devenue 342.06. Il a également été décidé de préciser le plus souvent possible l’usage de la liste de cotes par des conditions d’utilisation ou par des renvois. Les cotes très peu ou pas du tout utilisées sont supprimées ainsi que la mention « manuels » matérialisée par un 7. La cote 343.03 7 (manuels de finances publiques) a disparu au profit de la cote 343.03, parfois trop de précision nuit à la facilité de compréhension.

22La phase de préparation de ces différents chantiers a été longue en raison de la difficulté et de l’ampleur des opérations à mettre en œuvre. Les enjeux sont importants mais l’objectif principal doit rester l’amélioration de l’accueil et le service apporté aux publics. Il nécessite un souci permanent de mise à jour et d’adaptation du plan de classement à la fois aux besoins des bibliothécaires et à ceux des usagers.

23Ce travail a été poursuivi et il est maintenant quasiment achevé en section Sciences-Staps. Il a suivi les mêmes procédures : abandon des instructions de 1962 et organisation des collections par niveau. Un grand chantier attend désormais la section Santé qui doit passer de la classification Cunnigham* à la classification NLM.

ENCADRÉ 3. LA BIBLIOTHÈQUE ROBERT DE SORBON
9 000 m2 SHON sur trois niveaux
Budget 22 M d’euros, coût des travaux 17,6 M d’euros
1 000 places assises dont 175 équipées de postes multimédias
2 salles de formation
1 salle d’autoformation
1 salle pour les enseignants-chercheurs
1 salle d’exposition
1 service Déficients Visuels
3 banques d’accueil du public
5 salles de travail en groupe
Libre accès : 170 000 volumes, 1 050 périodiques, 3 000 vidéos, 5 000 CD audios
Magasins : 362 838 volumes
Site Internet : < http://scdurca.univ-reims.fr >

Notes

46 « Instructions concernant les nouvelles sections et les sections transférées des bibliothèques des universités (à l'exclusion des sections « Médecine ») : 20 Juin 1962 », Bulletin des bibliothèques de France, 1962, t. 7, n° 8, p. 401-410. [En ligne] < http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1962-08-0401-001 > (consulté le 6 janvier 2009).

© Presses de l’enssib, 2009

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