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Mettre en œuvre un plan de classement

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Bertrand Calenge

Partie II : Principes de constitution du manuel de cotation

1. Élaborer et maintenir un manuel de cotation

Alain Caraco

Texte intégral

1Outil de travail indispensable pour mettre en place les cotes validées, le manuel de cotation réclame une élaboration précise. Ce chapitre essaie de tirer les enseignements de plusieurs expériences successives d’élaboration d’un manuel de cotation. Toutes dans la même région et réparties sur une quinzaine d’années, ces expériences concernent trois types d’établissements différents : deux bibliothèques départementales de prêt (BDP), Savoie et Haute-Savoie, une bibliothèque municipale (BM), Chambéry, et un service commun de documentation (SCD), université de Savoie.

AVANT LE MANUEL DE COTATION

2La façon traditionnelle d’établir les cotes, dans les bibliothèques françaises, repose sur l’usage de l’Abrégé de la classification décimale de Dewey, dont dispose chaque bibliothécaire. Muni de son savoir-faire professionnel, il combine au mieux les tables principales et auxiliaires, afin d’obtenir l’indice recherché, qui servira à former la cote, avec les trois premières lettres du nom de l’auteur. Les virtuoses recherchent l’indice le plus précis possible, tandis que les décontractés se contentent d’un indice qui leur semble simplement convenable. Parfois, quelques difficultés d’interprétation vont faire l’objet de discussion entre collègues et la conclusion est reportée au crayon sur chacun des exemplaires de la Dewey.

3Outre l’Abrégé de la CDD, il existe souvent des listes d’exceptions pour des genres particuliers. Quasiment partout, les romans n’ont pas d’indice Dewey, mais simplement la lettre R. Parfois, on affine avec un sous-classement par genre (RSF pour la science-fiction, RPO pour les polars, etc.) ou par origine linguistique (RAL pour roman traduit de l’allemand, RES pour roman traduit de l’espagnol, etc.). Enfin, on trouve parfois des codes complémentaires, voire alternatifs pour les romans pour enfants et adolescents, pour permettre un classement par genre (amour, famille, aventure, histoire, animaux, etc.). Les biographies sont souvent cotées avec B et les trois premières lettres du personnage. J’ai même rencontré une bibliothèque qui cotait et classait différemment les biographies et les autobiographies !

4Toutes ces exceptions à la règle générale font rarement l’objet d’un document écrit unique et tenu à jour, auquel on peut se référer en cas de doute. La méthode traditionnelle peut fonctionner sans trop de difficulté dans une petite bibliothèque au personnel stable. Un, deux ou trois bibliothécaires dans des locaux exigus peuvent rester à peu près sur la même longueur d’onde pendant plusieurs années. En revanche, dès que l’effectif augmente ou que des nouveaux arrivent dans l’équipe, le système perd rapidement toute cohérence et les lecteurs comme le personnel ont alors beaucoup de mal à s’y retrouver. À ce moment-là, il est temps de réaliser un manuel de cotation, document de référence unique pour toute la bibliothèque, indiquant comment sont élaborées les cotes.

Cadre de classement Dewey (SCD de l’université de Savoie)

Cadre de classement Dewey (SCD de l’université de Savoie)

Extrait de < http://www.scd.univ-savoie.fr/​index.php?page=dewey >

RÉALISER UN PREMIER MANUEL

LES OBSTACLES

  • 34 Les objections et leurs réfutation sont reprises quasiment à l'identique de mon article : Caraco Al (...)

5Comme toute nouvelle démarche, l’élaboration d’un manuel de cotation commence généralement à être l’objet de plusieurs objections34.

6« On ne va pas faire comme tout le monde ». C’est vrai. Et ce n’est pas bien grave, sauf en matière identitaire. Mais l’obstacle identitaire se surmonte vite lorsqu’on est conscient de la nécessité d’un changement. Et puis, faut-il faire comme tout le monde, surtout quand tout le monde se plaint d ‘ une situation, mais ne fait rien pour la changer ?

7« Il faut respecter les normes ». Il s’agit d’une variante de l’objection précédente. En matière de cotation, il y a des habitudes, mais pas de normes.

8« Cela va faire beaucoup de travail ». C’est vrai. Comme pour l’informatisation et pour toute démarche constructive, on passe beaucoup de temps à s’organiser, mais on va beaucoup plus vite après, tant pour la cotation que pour la recherche documentaire et le reclassement. C’est du temps dépensé en investissement. On capitalise le savoir-faire de la bibliothèque.

9« On ne sera pas capables de tenir à jour notre liste d’autorités, de la faire évoluer. La preuve : on a déjà annoté nos Deweys et pourtant, elles ne sont jamais à jour ». Ce qui représentait un travail énorme à l’époque des fiches 75 x 125 mm et des machines à écrire s’est bien simplifié depuis l’apparition de l’informatique. Un simple tableur permet de tenir à jour une liste d’autorités sans grande difficulté.

10« Ça ne sera pas mieux qu’avant. De plus, les nouvelles cotes vont être incompatibles avec les anciennes, ou bien il va falloir tout reclasser ». En fait, cette objection n’est que très partiellement fondée, pour plusieurs raisons. D’abord, le problème va en s’atténuant au fur et à mesure de l’introduction de nouveautés et des éliminations. Et surtout, l’usage traditionnel de la CDD disperse déjà les livres de sujets voisins lorsqu’ils sont traités selon des disciplines différentes. On ne crée donc pas un problème qui existe déjà ; on se contente simplement d’apporter une solution dont l’effet n’est pas immédiat, mais qui se fait sentir progressivement. Enfin, on finit par recoter le fonds, par petits morceaux, en commençant par ceux où dispersion et incohérence sont les plus insupportables. Parallèlement, la partie la plus obsolète de la collection ne sera jamais à recoter, car elle aura été désherbée avant.

IMPLIQUER LES ACTEURS ET RÉPARTIR LE TRAVAIL

11Une fois les obstacles aplanis, il est temps de se mettre au travail.

12On extrait du SIGB la liste des cotes employées dans la bibliothèque, avec le nombre de titres pour chaque cote. Afin de pouvoir travailler facilement sur cette liste, il est préférable de l’extraire sous forme de fichier informatique, qu’on pourra ainsi retraiter avec un tableur. L’expérience de la bibliothèque départementale de la Savoie, en 1994, avait fait ressortir 4 147 indices différents, auxquels il fallait ajouter environ 500 doublons dus à des fautes de frappe, pour un fonds de l’ordre de 12 000 documentaires susceptibles d’être physiquement présents dans la même salle de prêt !

13Suivant la taille de l’équipe, on crée un groupe de travail comprenant tous les bibliothécaires chargés de coter les livres ou seulement quelques volontaires représentatifs des différents domaines composant la collection. Il est impératif que ce groupe de travail soit piloté par un chef de projet. Ce peut être le directeur de la bibliothèque dans une petite structure ou un bibliothécaire responsable du catalogage, de l’informatique ou des acquisitions dans une équipe plus importante. Outre le pilotage de la réalisation de la première version du manuel, le chef de projet sera chargé d’une tâche tout aussi importante, la maintenance du manuel.

14Chaque membre du groupe de travail reçoit la liste des cotes utilisées sous forme numérique. Des instructions méthodologiques rappellent les objectifs de la démarche :

  • éviter la trop grande dispersion des documentaires en rayons ;

  • faciliter le reclassement ;

  • faciliter la recherche documentaire informatisée ;

  • en bibliothèque départementale, proposer aux bibliothèques du réseau une cotation cohérente.

15Elles précisent aussi la façon de déterminer la bonne longueur d’un indice. Par exemple, l’indice 657.48 (comptabilité générale) comporte deux chiffres de plus que l’indice 657 (comptabilité), sans apporter une réelle précision supplémentaire. Sauf si le fonds est très riche en ouvrages sur la comptabilité, il convient donc de retenir le plus court. Au contraire, les indices 914.89 (géographie du Danemark) et 914.897 (géographie de la Finlande) doivent être conservés, car la Finlande n’est pas une région du Danemark

16De façon générale, on ne fera des constructions à partir de tables auxiliaires que lorsqu’elles sont vraiment indispensables, principalement à partir de la table 2 (précisions géographiques), surtout dans les classes 8 et 9. À chaque indice retenu doit correspondre un ou plusieurs libellés, qui serviront à réaliser l’index.

17Enfin, les instructions méthodologiques rappellent qu’il faut en général éviter d’avoir des indices inutilisés ou peu utilisés (moins de 10 livres, soit un quart de tablette) ou trop utilisés (plus de 40 livres, soit plus d’une tablette). Des exceptions à ce principe peuvent être admises, à condition d’être motivées.

18Chaque membre du groupe de travail est chargé de faire des propositions sur une partie de la liste, en général une ou plusieurs classes de la CDD. Plusieurs réunions sont nécessaires pour critiquer et améliorer les projets de liste, puis pour assurer la cohérence entre les différentes classes.

19Les réunions de mise au point des listes sont toujours animées, et souvent passionnées. La cotation a sans aucun doute un aspect affectif. Des sujets comme la drogue, le tiers-monde, la politique ou l’écologie peuvent susciter de longs débats. Des sujets qui semblent très proches aux uns, donc à rassembler sous un indice unique, apparaissent au contraire comme très distincts pour les autres, donc avec des indices différents. Les réunions de mise au point des listes servent largement à faire prendre conscience qu’on ne cote pas des pays, des gens, des animaux, des idéologies ou des religions, mais seulement des livres…

20Bien que chaque bibliothèque ait ses spécificités, on peut gagner un temps précieux en partant d’un manuel déjà existant et en l’adaptant à ses besoins propres.

21À la bibliothèque départementale de la Savoie, le nombre d’indices retenus est ainsi passé de plus de 4 000 à environ 800, soit une division par cinq. À la bibliothèque municipale de Chambéry, le nombre d’indices s’est stabilisé autour de 1 200 (avant l’intégration des documents musicaux, 1 550 après). Au SCD de l’université de Savoie, il est de 1 400.

ORGANISER L’INFORMATION ET PRÉSENTER LE MANUEL

ORGANISER L’INFORMATION AVEC UN TABLEUR

22Il est impératif de bien organiser l’information pour garantir sa pérennité. L’organisation de l’information diffère généralement de sa présentation. Pour saisir, stocker et trier les indices retenus, l’outil principal est un tableur (par exemple OpenOffice.org Calc ou Microsoft Excel). Un traitement de texte (par exemple OpenOffice.org Writer ou Microsoft Word) sert à rédiger la partie méthodologique. Il n’est cependant pas souhaitable de livrer aux utilisateurs des fichiers bureautiques à l’état brut.

23Le manuel de cotation peut se présenter sous forme papier et/ou sous forme numérique. Dans les deux cas, il comprend, une partie méthodologique, un plan de la CDD, des pages de tables, et des pages d’index alphabétique. Si nécessaire, les cotes sont complétées par des notes d’application, bien identifiées. Il n’y a pas de tables auxiliaires, toutes les constructions jugées utiles ayant déjà été faites dans les tables principales.

RÉALISER UN MANUEL IMPRIMÉ

24Pour réaliser un manuel imprimé sur papier, on réalise d’abord les différentes parties avec les outils adéquats :

  • page de titre : traitement de texte ;

  • partie méthodologique : traitement de texte ;

  • plan de la CDD : traitement de texte ;

  • tables : tableur ;

  • index : tableur ;

  • ours : traitement de texte.

25Il faut veiller au système de numérotation des pages, de façon à ce que l’ensemble soit cohérent. Le plus confortable pour l’utilisateur est une numération continue, mais c’est également ce qui demande le plus de savoir faire au chef de projet. Si cela semble trop difficile, on numérotera les pages à l’intérieur de chaque partie, en veillant bien à faire apparaître le nom de la partie à côté du numéro de page.

26L’assemblage des différentes parties peut se faire au format PDF, grâce à un logiciel libre comme PDFCreator35. On obtient ainsi un fichier PDF unique, qu’on pourra transmettre à l’imprimeur sans risque d’erreur.

RÉALISER UN MANUEL EN LIGNE

27Pour réaliser un manuel en ligne, deux formats sont envisageables.

28Le format PDF permet de maîtriser parfaitement la présentation. Pour sa réalisation, se reporter aux conseils pour la réalisation d’un manuel imprimé. PDF n’est cependant pas un format conçu pour la lecture à l’écran et il y a fort à parier que les utilisateurs imprimeront rapidement leur manuel en ligne, généralement en recto seul, et le doteront d’une reliure de fortune. Dans ce cas, il me semble préférable de leur fournir directement un manuel imprimé.

29Le format HTML est adapté à une lecture à l’écran. On peut maîtriser correctement la présentation grâce aux feuilles de style CSS. Les tableurs et traitements de texte permettent tous de convertir automatiquement les fichiers source en HTML. Il s’agit cependant d’un code de moyenne, voire de mauvaise qualité, comprenant souvent des balises non normalisées. Le code produit est presque toujours inutilement long, ce qui rend sa maintenance difficile. La moins mauvaise solution me semble être la conversion automatique en HTML avec le tableur et le traitement de texte, en choisissant quand elles existent les options pour générer le code le plus sobre possible, puis la correction du code à la main, avec un éditeur de texte36. Il faut être conscient qu’on rompt alors définitivement le lien avec le fichier source, ce qui signifie que les versions ultérieures devront être réalisées directement en HTML. Cela peut faire peur, mais, en fait, lorsqu’on maîtrise un peu HTML, c’est de loin la solution la plus simple et la plus efficace.

QUELQUES PROBLÈMES PARTICULIERS

L’INDEX

30La réalisation d’un index alphabétique est intéressante, mais nécessite un travail important. En effet, plusieurs mots significatifs peuvent correspondre à un indice Dewey. Par exemple, pour l’indice « 599.5 », outre « Cétacés », il est utile de prévoir les entrées « Baleines », « Dauphins », « Cachalots » et « Orques ». De ce fait, il est impossible de réaliser un index alphabétique par simple tri automatique du fichier des indices. La méthode consistera, une fois la liste des indices stabilisée, à faire un tri du tableau sur la colonne libellé, puis à dupliquer manuellement autant de fois que nécessaire les lignes comportant plusieurs termes pour un indice. Après quelques corrections orthographiques et typographiques nécessaires pour pouvoir utiliser les termes comme entrées d’index et non plus au sein du libellé d’un indice, il faut ensuite faire un dernier tri automatisé. Les expériences que j’ai pu conduire ont abouti à une moyenne de 2,5 à 3 entrées d’index par indice Dewey retenu.

31Si le manuel est publié uniquement sous forme numérique, un index n’est pas forcément utile si tous les indices et leurs libellés sont dans le même fichier : une recherche par mot au sein de la page aboutira au même résultat.

LA CONFORMITÉ À LA CDD

32La bibliothèque devra définir son niveau de conformité à la CDD. Si on s’en tient à la XXIIe édition de la CDD, l’indice de l’informatique est « 004 ». Il y a cependant peu de chance que les indices compris entre « 000 » et « 003.7 » soient utilisés dans une bibliothèque de taille moyenne. On pourra donc être tenté de choisir « 000 » comme indice pour l’informatique, ce qui est beaucoup plus lisible. Je me garderai bien d’établir une règle absolue pour savoir s’il faut ou non le faire. Tout au plus peut-on penser que c’est probablement une bonne idée dans une petite ou moyenne bibliothèque, mais que cela peut être plus problématique pour une bibliothèque participant à un réseau, notamment si la CDD y est strictement respectée.

LES DÉROGATIONS

33Une cote se compose traditionnellement d’un indice et de lettres de regroupement, qui sont généralement les trois premières lettres du nom de l’auteur.

34Dans la pratique, des dérogations à cette règle générale sont fréquentes. La plus courante consiste à remplacer l’indice Dewey par la lettre R pour les romans. Mais on peut également préférer aux trois premières lettres du nom de l’auteur les trois premières lettres du logiciel concerné pour les manuels d’informatique.

35On peut également souhaiter compléter la cote par une indication codée de langue étrangère, de thème de roman pour adolescent, de niveau d’étude pour les ouvrages parascolaires, de thème philosophique, etc.

36On peut aussi ajouter à une cote utilisée pour des publications annuelles, des statistiques, par exemple, une précision de date (exemple : Francoscopie 2007, de Gérard Mermet, peut être coté 314.4 MER 2007).

37Enfin, il est utile d’ajouter le numéro du volume dans le cas d’un document en plusieurs volumes (exemple : Droit du travail tome 1, de Bernard Bossu, sera coté 344 BOS 1).

38Afin d’éviter une prolifération incontrôlée de ces dérogations, le manuel de cotation doit en contenir les listes officielles et seules à faire foi.

LES « NON-LIVRES »

39Pendant longtemps, les documents sonores ont été classés dans les bibliothèques françaises selon les Principes de classement des documents musicaux * (PCDM). Depuis la version 4, publiée en 2002, les PCDM sont intégrables dans la division 780 (Musique) de CDD. On peut ainsi élaborer des indices hybrides, de manière à ce que le public n’ait affaire qu’à une seule classification, du moins en apparence, les subdivisions de la division 780 étant en fait celles de la PCDM 4. Le système permet ainsi d’attribuer la même cote à un enregistrement d’une symphonie de Mozart et à une biographie du Mozart. Cependant, il sera nécessaire de conserver une table auxiliaire des notations instrumentales, sauf à vouloir établir des cotes très simples ou un manuel de cotation hypertrophié.

40Si la bibliothèque possède des enregistrements sonores, elle aura donc le choix entre une cotation unique pour les livres et les documents sonores, avec la CDD « hybridée PCDM » ou deux cotations distinctes. Il en découlera de fait un ou deux manuels de cotation.

41Les enregistrements vidéo documentaires peuvent sans difficulté être classés grâce à la CDD. Le cas des films de fiction est comparable à celui des romans.

ENCADRÉ 1. COTATION DES DOCUMENTS MUSICAUX
Bibliothèque départementale de prêt de Savoie et Haute-Savoie


Extrait de <
http://www.savoie-biblio.com/​col_gauche/​espace_pro/​boite_a_outils/​indexation_musique/​ > Bibliothèque municipale de Chambéry

Fractionnement des cotes Musique
Il sera appliqué aux indices des classes suivantes, signalés dans la liste des cotes n° 1 par un astérisque dans la colonne précédant celle des indices :
▪ 781.3 – jazz ;
▪ 782 – rock ;
▪ 783 – musique classique sauf 783.09 à 783.097.
Il sera reproduit comme suit dans la saisie de l’exemplaire et sur l’étiquette, inscrit sur trois lignes :
▪ Cote n° 1 : indice principal ;
▪ Cote n° 2 : trois premières lettres de l’auteur ;
▪ Cote n° 3 : notation de genre ou d’instrumentation.
Les notations de la cote n° 3 sont constituées par :
▪ Les chiffres figurant après 780.6 pour les instruments. Voir table des notations instrumentales ;
▪ Les chiffres figurant après 781.3 pour les courants du jazz ;
▪ Les chiffres figurant après 782 pour les courants du rock ;
▪ Les chiffres figurant après 783 pour les genres musicaux classiques.
Le fractionnement ne sera pas appliqué sur l’indice Dewey qui sera saisi dans le champ 676.

Exemples

Champ 676

Cote 1

Cote 2

Cote 3

Explication

Formatage

nnn.nnn n

nnn

3 premières lettres de l’auteur en majuscules

nn.nn

1er nombre = genre ou courant musical 2e nombre = instrumentation

Miles Davis

781.33

781.3

DAV

3

3 = swing, jazz

Classique

Sonate pour piano de Mozart

783.111 1

783

MOZ

11 .11

11 = sonate

11 = piano

Concertos pour flûte de Vivaldi

783.197 2

783

VIV

19.7 2

19 = concerto

72 = flute


Extrait de < http://www.bm-chambery.fr/​opacwebaloes/​index.aspx ?IdPage=415 >

ÉTABLIR DES RÈGLES D’ÉVOLUTION ET S’Y TENIR

42Il est important d’annoncer dès la parution de la première version du manuel de cotation quelles seront les règles d’évolution et qui sera chargé de les faire appliquer.

43Le bon rythme pour publier de nouvelles versions semble compris entre un et deux ans. En deçà, on passe son temps à travailler sur le manuel au lieu de l’utiliser. Au-delà, on court le risque d’être en décalage avec l’évolution réelle de la collection. J’aurais tendance à penser qu’il faut un délai d’un an entre la première et la deuxième édition, afin de corriger les défauts de jeunesse, puis qu’un rythme bisannuel peut suffire ensuite. Une fois donc le manuel publié, le responsable de sa maintenance demande aux bibliothécaires de noter toutes les difficultés rencontrées dans son utilisation, ainsi que les propositions d’évolution. Il veillera aussi à s’informer des évolutions de versions de la classification, notamment au cas où un nouvel indice permettrait de résoudre des cas de figure épineux. En général, une seule réunion suffit pour discuter de ces propositions et choisir celles qui seront retenues en les confrontant avec l’Abrégé de la classification. Naturellement, il veillera à ce que la mise à jour ne soit pas l’occasion de compliquer à nouveau ce que le manuel de cotation avait simplifié !

44Le responsable de la maintenance peut alors modifier le fichier de tableur qui sert de source, puis procéder à la publication des versions imprimées ou en ligne. Pour garantir la traçabilité des différentes versions du manuel, il est prudent d’archiver une copie en lecture seule du fichier source (par exemple manuel_1.ods) et de travailler sur un nouveau fichier pour chaque nouvelle version (manuel_2.ods, manuel_3.ods, etc.). Si on envisage de profiter d’une période de récolement pour modifier systématiquement les cotes devenues obsolètes, il faudra aussi rédiger une fiche de changement de version, décrivant par le menu les différences entre les versions N et N + 1.

CONCLUSION : UN OUTIL INDISPENSABLE POUR DE NOMBREUX USAGES

45Le manuel de cotation sert naturellement à coter les livres, plus rapidement et de manière plus homogène entre les membres de l’équipe et dans le temps. Cependant, il devient rapidement indispensable pour de nombreux usages. Tout d’abord, il sert de schéma directeur pour revoir la signalétique en rayons. Le nombre limité d’indices retenu facilite grandement cette opération. Le nombre limité d’indices facilite aussi le travail de reclassement. Le manuel de cotation est également un bon outil pour lancer des chantiers de récolement et le désherbage. En recherche documentaire informatisée, son nombre réduit d’indices Dewey permet d’obtenir facilement des listes bibliographiques sur des sujets connexes. En bibliothèque départementale, un manuel de cotation est un outil beaucoup plus facile à utiliser que l’Abrégé de la CDD pour former les responsables des bibliothèques relais, souvent bénévoles, au classement de leurs livres et à la compréhension du classement de ceux de la bibliothèque départementale.

46Je terminerai par un souvenir personnel pour illustrer cette appropriation de l’outil par ses utilisateurs. En 1995, après un an d’usage de la première version du Manuel de cotation de la bibliothèque départementale de la Savoie, j’organisais une réunion de travail avec les bibliothécaires, afin de préparer la deuxième version. Chacune était venue avec son exemplaire et ses idées. Personne n’avait jugé utile de venir avec l’Abrégé de la CDD, ancien outil de travail quotidien, devenu outil de référence très épisodique !

Notes

34 Les objections et leurs réfutation sont reprises quasiment à l'identique de mon article : Caraco Alain, « Respect des traditions ou analyse des besoins ? La cotation à la bibliothèque départementale de la Savoie », Bulletin des bibliothèques de France, 1997, t. 42, n° 5, p. 56-59. [En ligne] < http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1997-05-0056-010 > (consulté le 14 janvier 2009).

35 Voir < http://www.framasoft.net/article1572.html >.

36 Voir conseils et outils : < http://alain.caraco.free.fr/index.php?page=ressourcesweb >.

Table des illustrations

Titre Cadre de classement Dewey (SCD de l’université de Savoie)
Légende Extrait de < http://www.scd.univ-savoie.fr/​index.php?page=dewey >
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URL http://books.openedition.org/pressesenssib/docannexe/image/297/img-2.jpg
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© Presses de l’enssib, 2009

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