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Produire des contenus documentaires en ligne

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Christelle Di Pietro

Partie 2. Les produits documentaires de synthèse : curation et production

Balises, le webmagazine collaboratif de la Bibliothèque publique d’information

Nathalie Nosny

Texte intégral

1Le projet de création du webmagazine de la Bibliothèque publique d’information (Bpi) faisait partie intégrante du projet d’établissement proposé dès 2011 par son directeur, Patrick Bazin. Il s’inscrit dans une approche volontariste de redéfinition de la bibliothèque comme un média, considérant que les compétences des bibliothécaires leur confèrent un rôle majeur dans notre société de l’information.

2Ce projet s’est accompagné d’un remaniement complet de l’organigramme de la bibliothèque. Plusieurs départements ont alors été créés, dont le département « Lire le monde » qui a pour objectif d’aider les lecteurs à déchiffrer l’actualité et s’orienter dans un contexte de surinformation. Au sein de « Lire le monde », la mission principale du service webmagazine, en charge de la refonte du site Web de la Bpi et de la création du webmagazine, est d’organiser, coordonner et diffuser la production de contenus numériques sur le Web.

Un projet transversal dans sa conception

3Dans le cadre du projet de création du webmagazine (et de refonte du site Web de la bibliothèque), un groupe de travail interne a été constitué en privilégiant des compétences complémentaires : maîtrise des outils et des usages du Web, connaissance des catalogues et des normes de structuration des données, compétences en termes de médiation numérique, compétences éditoriales et rédactionnelles, compétences en conduite de projets multimédias. Il a fonctionné en mode projet dès sa mise en place en avril 2012 à partir des grandes orientations définies par la lettre de cadrage de la direction, tout en favorisant la transversalité, notamment par le recours à des « experts » thématiques.

4D’un point de vue technique, la gestion de contenus devait s’appuyer sur une très forte structuration des contenus. Cela nécessitait d’intégrer les bases d’une sémantisation permettant une interopérabilité avec les contenus du catalogue de la Bpi et les contenus d’autres partenaires ou de bases externes. Les outils choisis devaient également privilégier l’usage et la mise en valeur des dernières technologies du Web (HTML5, CSS3, liens avec les réseaux sociaux, interactivité, etc).

5D’un point de vue documentaire, le webmagazine devait proposer des contenus éditorialisés, à l’attention du grand public, dans une visée pédagogique.

6Enfin, le projet devait être participatif et s’appuyer sur les contributions de l’ensemble du personnel de la bibliothèque, avec une perspective d’ouverture à des collaborations extérieures (partenaires, public) à moyen terme.

7Les objectifs déterminés par le groupe webmagazine pour mener à bien son projet étaient au nombre de sept :

  • définir des publics-cibles ;
  • définir une ligne éditoriale du webmagazine ;
  • définir les besoins techniques de gestion et de diffusion des contenus ;
  • définir un cadre graphique ;
  • communiquer en interne autour du projet ;
  • produire les contenus prévus dans la charte éditoriale du webmagazine pour le nourrir : contenus éditorialisés pour le magazine (articles, bibliographies, dossiers, etc.), contenus multimédias, intégration de contenus internes (base de connaissances de BiblioSésame, service de réponses à distance, blog du Cinéma du Réel, etc) ;
  • définir une organisation interne d'animation et de production de contenus en cohérence avec le portail documentaire.

8C’est principalement la réalisation de ces deux derniers objectifs qui nous intéresse ici, et je tenterai de détailler notre méthode, les obstacles auxquels nous nous sommes heurtés et les solutions que nous avons proposées.

Manager les contenus

9La production de contenus, son organisation et sa coordination nécessitent, dans un mode collaboratif, une certaine formalisation sous peine d’avoir une production trop hétérogène. C’est dans cette optique que nous avons réfléchi, au sein du webmagazine et en collaboration avec nos collègues contributeurs, à des formats rédactionnels et à des outils de référence.

Une ligne éditoriale et une charte des rédacteurs

10Il a tout d’abord fallu préciser la ligne éditoriale du futur webmagazine : public visé, objectifs, thèmes abordés. Cette réflexion, également collective, a été menée avec les directeurs des différents départements de collection et validée en comité de pilotage.

11En partant de cette ligne éditoriale, nous avons constitué un nouveau groupe de réflexion chargé de rédiger la charte des rédacteurs destinée à la fois à aider les contributeurs à mieux comprendre le cadre de leur contribution, mais aussi à définir les principes d’organisation des contenus (titres, chapô*, références, iconographie) et les principes de formalisation rédactionnelle (ton, vocabulaire, style).

12À partir d’une trame réalisée par mon service, plusieurs réunions ont permis une discussion sur la définition de ces formats et leur adaptation à la réalité du quotidien de nos collègues en termes de disponibilité pour la rédaction, mais aussi de types de sujets envisagés. Par exemple, les « Portraits », qui nous semblaient un format simple, étaient plus éloignés des pratiques des acquéreurs alors qu’ils correspondaient bien aux attentes des programmateurs de manifestations culturelles dans la bibliothèque.

13L’exercice n’était cependant pas aisé car il s’agissait en grande partie d’anticiper des contenus dans un contexte qui n’était pas encore matérialisé : le futur webmagazine n’étant encore qu’à l’état de projet.

14Nous avons cependant pu tester certains de ces formats et des outils au sein de la rubrique Les Dossiers de l’ancien site de la Bpi, malgré les contraintes inhérentes à notre CMS et à l’organisation du site tel qu’il avait été conçu. Cette rubrique a en effet accueilli des dossiers documentaires (dossiers complexes à plusieurs niveaux d’arborescence), des « mini-dossiers » (constitués d’une seule page), des portraits, des brèves. Cette période d’expérimentation nous a permis de les faire évoluer en fonction des difficultés rencontrées par les contributeurs (organisation de l’information, choix d’un angle spécifique, tendance à l’exhaustivité, ergonomie) et des premiers retours statistiques de consultation.

Des outils d’aide à la production de contenus

15Alimenter un site nécessite une organisation et une planification au niveau de la création des contenus comme de leur exposition en ligne. Les articles publiés par la Bpi accompagnent l’actualité et se doivent donc d’être réactifs, même s’il ne s’agit pas d’une actualité à chaud mais plus d’une re-contextualisation de cette actualité. Il faut éviter de traiter des informations redondantes ou complémentaires et répartir la publication des contributions sur toute l’année en tenant compte de périodes plus tendues pour publier de nouveaux contenus comme les vacances d’été.

Planifier

16Nous avons donc essayé de mettre en place des outils d’aide à la planification de ces contenus, dont un planning de production mensuel avec le nom des contributeurs concernés, les interlocuteurs dans le service webmagazine et le format d’article choisi. Ce document accueille également des informations sur les actualités culturelles de la Bpi et du Centre Pompidou ainsi que les grands moments de l’année afin de fixer des repères. Si ce planning est utile à l’équipe du webmagazine pour l’organisation du travail, il est encore peu utilisé par les contributeurs qui préfèrent passer par la conférence de rédaction pour l’enrichir (voir infra).

Mutualiser la veille

17Chaque département pratique une veille sur l’actualité, mais à ses propres fins : valorisation, programmation, etc. Nous essayons de mettre en commun ce travail de veille à la fois pour rationaliser les efforts, mais aussi pour susciter une réflexion collective sur un sujet qui s’avère souvent plus riche qu’une réflexion individuelle, créant des passerelles parfois inattendues entre eux.

Créer un blog d’assistance

18En plus de ce planning et de cette veille sur l’actualité, nous avons créé un blog d’assistance technique et éditoriale qui rassemble des articles pratiques sur tous les aspects de la contribution. Cela permet aux contributeurs de retrouver les références techniques (quelle taille d’image pour une actualité ?) ou éditoriales (quels formats possibles pour une contribution ?) en plus des informations plus conjoncturelles sur la vie du site (réunions, correspondants, formations, documentation).

Choisir un outil de publication

19Enfin, il est essentiel de proposer aux contributeurs, surtout lorsqu’ils sont nombreux, un outil de publication (CMS) simple, ergonomique, attrayant. L’outil que nous utilisions était un CMS d’ancienne génération et ne possédait pas de nombreuses fonctionnalités auxquelles nous sommes aujourd’hui habitués sur le Web. Pour ses qualités de simplicité d’accès (on peut par exemple contribuer en front office*) et pour ses qualités de structuration des contenus, nous avons choisi Jahia.

20Ces aides à la contribution se sont révélées précieuses au fil du projet même si leur mise en place implique au départ que l’on y consacre un certain temps. Ce sont des outils qui doivent constamment évoluer pour suivre les contributeurs dans leurs attentes et les évolutions du Web en général. Ils participent pleinement de la démarche d’accompagnement du contributeur qui est le cœur d’un projet collaboratif comme celui-ci.

Manager les personnes

21Si l’organisation de la production de contenus est essentielle à ce type de projet, l’accompagnement des contributeurs l’est tout autant. Même si ces fonctions d’écriture, d’éditorialisation d’une actualité et de ressources documentaires sont désormais inscrites dans les fiches de poste, elles demeurent nouvelles pour beaucoup. Le bibliothécaire s’expose plus en rédigeant qu’il ne le fait habituellement. Ce type de publication en ligne est également spécifique : il s’agit d’une rédaction qui vise l’efficacité avant tout et qui s’éloigne d’une rédaction plus littéraire ou universitaire qui fait souvent partie de nos formations initiales. Quant aux outils du Web, qu’il s’agisse du CMS ou d’outils de visualisation de l’information, ils peuvent rebuter ou surprendre certains collègues qui ne les maîtrisent pas. Enfin, même pour les contributeurs les plus enthousiastes, il n’est pas toujours simple de s’approprier le cadre proposé, notamment en termes de ligne éditoriale, de mise en page ou de respect du droit d’auteur.

Des moyens nécessaires au développement du projet

22Indispensables, des moyens conséquents ont été accordés au projet.

23Le service webmagazine a été entièrement créé pour coordonner la production de contenus sur le Web. Il comporte 13 personnes dont 4 se consacrent entièrement à l’animation du site. L’ensemble des projets qu’il mène (animation éditoriale du site, médiation numérique, réponses à distance, webTv/webRadio, magazine imprimé, éditions, banque d’image) doit être piloté en synergie pour stimuler et valoriser la production de contenus de la bibliothèque.

24Par ailleurs, l’équipe du webmagazine et l’ensemble des contributeurs ont bénéficié durant cette première année de nombreuses formations, certaines parfois très spécialisées comme la réalisation de vidéos ou des ateliers autour de la sémantisation qui nécessitent de mobiliser de nouvelles compétences.

25En liaison avec le département informatique, le service a pu bénéficier d’outils plus performants : des ordinateurs plus puissants, des logiciels professionnels comme la gestion d’images fixes ou animées ; et du matériel spécifique a été acquis : caméra légère, enregistreurs audio-numériques.

26Enfin, la refonte du site et le choix du CMS ont nécessité un budget de 220 000 euros auquel s’ajoutent chaque année le renouvellement de la licence de Jahia et une tierce maintenance évolutive pour le développement des fonctionnalités.

Une organisation intégrée à l’organisation de l’établissement

27Pour soutenir le travail collaboratif des nouvelles équipes au sein des départements, inciter au partage des informations, susciter l’adhésion, coordonner les projets de publication, il a été nécessaire, outre l’appui de la direction, de mettre en place des instances régulières et des procédures adaptées.

Les instances : conférence de rédaction et réunion de rédaction

28Une conférence de rédaction a pris la suite du comité Web existant. Elle rassemble un représentant de chaque service et/ou département. Au total 34 personnes se réunissent chaque mois. La conférence de rédaction a pour objectifs de faire circuler l'information, planifier les contenus, solliciter des contenus, prendre des décisions éditoriales, permettre des échanges techniques.

29Le nombre élevé des participants en fait plus un outil d’information et de validation que de travail. Cependant, il y a peu d’absentéisme car une instance aussi transversale est une mine d’informations que les participants apprécient.

30Pour un fonctionnement plus réactif, nous organisons une réunion de rédaction plus limitée toutes les semaines, au sein du service. Nous y invitons les collègues susceptibles d’être concernés par les sujets du jour : rédactrice en chef du magazine papier, iconographe, collègue en charge de la post-production audiovisuelle, etc.

Les procédures (ou workflow)

31L'alimentation du site avait été jusqu'à présent basée sur le volontariat et sur une validation par des responsables de rubriques, de l'équipe webmagazine et du webmestre. Pour pouvoir produire des contenus de façon plus régulière et couvrir tous les domaines de la connaissance, nous avons dû revoir le workflow.

32En nous appuyant sur l'organigramme existant, nous avons finalement opté pour une validation thématique des contenus par les chefs des services des collections concernés, pour plusieurs raisons : obtenir une plus grande reconnaissance du travail effectué par les contributeurs par leurs responsables, réguler la charge de travail entre travail interne sur les collections et contributions au site Web, impliquer les chefs de service dans le projet du webmagazine, donner plus de légitimité à la validation. Pour mettre en place ce workflow transversal, nous avons formé l'ensemble des chefs de service des collections. Même si nous devons encore faire un bilan de cette procédure sur les problèmes rencontrés, les lacunes éventuelles du système, et préciser encore le rôle de chacun, cette validation dans les services fonctionne globalement bien. L’équipe du webmagazine reste associée aux différents contenus, et poursuit l’accompagnement des contributeurs, tandis que les chefs de service peuvent intervenir pour arbitrer certains choix, prioriser les contributions et impulser des sujets en rapport avec la politique documentaire de l'établissement.

Un accompagnement et une formation au quotidien

33Notre service a mis en place dès le début du projet des sessions de formations courtes pour les contributeurs : formations à la contribution pour les débutants, traitement des images, intégration de contenus multimédias… Une fois la plupart des contributeurs formés, nous avons fait évoluer ces sessions en « ateliers pratiques » où les contributeurs sont invités à produire leurs contenus avec l'assistance de nos équipes. Cela leur permet d'avoir un temps dédié à cette activité qui est souvent délaissée au profit de la mission principale des contributeurs, d'échanger avec leurs collègues sur leurs pratiques et leurs approches de la contribution, d'être aidés et conseillés par l'équipe du webmagazine dans la construction et la réalisation de leurs contributions. Ces ateliers ont lieu chaque mois, un vendredi matin, avec des rappels réguliers du calendrier et si nécessaire des formations plus personnalisées en fonction des inscrits.

34Ce système d'ateliers est apprécié et nous le poursuivrons sans aucun doute. Mais il n'empêche pas un accompagnement quotidien des collègues. Nous avons mis en place une boîte mail collective afin de pouvoir traiter efficacement leurs demandes et nous les rencontrons régulièrement sur leurs postes de travail pour déterminer avec eux les grands principes de leur contribution. Ce travail d'accompagnement, est le plus chronophage : il occupe au minimum 50 % du temps de travail de l'équipe dédiée au site. Mais c'est un investissement essentiel pour garantir une adhésion des contributeurs, une bonne réactivité et des pratiques harmonisées.

Imbrications : le quotidien, le court terme, le moyen terme…

35Un projet comme celui-ci, transverse et sous-tendu par un travail collaboratif, est un projet à long terme : il implique une mobilisation constante des équipes, des actions de formation continue aux nouveaux outils de publication numérique, une adhésion des collègues sans cesse renouvelée. C’est à la fois un projet visible pour le public à travers un site, mais aussi un projet plus souterrain d’évolution des métiers et des objectifs. Nous n’en sommes qu’à la première étape, l’étape visible, même si le travail d’accompagnement est déjà largement entamé.

36La refonte du site Web de la Bpi, sur la base du travail réalisé une année durant par le groupe projet, a donc abouti à la réalisation de trois sites distincts faisant partie d’un même écosystème : le site institutionnel, point d’entrée du catalogue et de l’agenda de la bibliothèque ; le site professionnel, ouvert en partie à la collaboration avec les bibliothèques partenaires de la Bpi ; le webmagazine Balises.

37Ces trois sites sont actuellement en cours de développement après l’attribution du marché à un prestataire extérieur, la société Sigma, qui les réalise sous Jahia.

  • 1 < www.bpi.fr/fr/les_dossiers.html >.

38Les contenus du webmagazine reprendront en grande partie les contenus déjà réalisés pour la rubrique Les Dossiers1 du site actuel, et seront complétés par des contenus nouveaux produits au cours du premier semestre et utilisant les différents formats définis dans la charte des rédacteurs.

39L’ouverture des sites et du webmagazine en particulier, prévue à la rentrée 2014, sera l’occasion de vérifier que ces contenus répondent à une demande du public et peuvent trouver leur place dans l’espace très convoité de l’Internet.

40Une des limites de ce projet réside sans doute dans la masse critique indispensable de contenus nécessaires à la visibilité de ce magazine en ligne. C’est pourquoi il est prévu que la contribution s’ouvrira au-delà du personnel de la Bpi, à d’autres partenaires, bibliothèques, institutions culturelles, mais aussi au public en général (blogueurs particuliers ou grand public amateur). Cette nouvelle forme de contribution exige un cadre formel différent et pourtant complémentaire que nous allons devoir maintenant imaginer.

41Un nouveau défi pour l’équipe du webmagazine qui continue d’animer avec enthousiasme cette production de contenus qui valorise à la fois les collections de nos établissements et les compétences de nos collègues.

Notes

1 < www.bpi.fr/fr/les_dossiers.html >.

© Presses de l’enssib, 2014

Conditions d’utilisation : http://www.openedition.org/6540

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