1Comme le titre nous y invitait, cet ouvrage montre la diversité des projets, la multiplicité des voix et des intentions ; il n’y a pas une mais de multiples expositions possibles en bibliothèque. Et l’imagination ne devrait pas avoir de limites, tant que la volonté de partager les richesses et l’exigence dans le déploiement des dispositifs sont au rendez-vous pour témoigner de la capacité de l’établissement à initier, construire et réaliser des expositions qui viennent nourrir sa proposition culturelle.

2Mais aussi en revers, le faisceau des contraintes, l’énergie qu’il convient de mobiliser et de déployer pour faire aboutir les projets, les moyens, humains, financiers qui doivent leur être dédiés si l’on veut pouvoir relever le défi et mettre en place une programmation d’expositions régulière et constante.

Les grandes étapes de la réalisation d’une exposition

3On récapitulera ici les différentes étapes de cette préparation, organisée en mode-projet, qui doit donc trouver sa place, en toute sérénité mais aussi en toute transparence, dans l’économie générale de la vie de l’établissement. Ceci afin de pouvoir mobiliser les compétences et les énergies adaptées, sans venir perturber le fonctionnement global de l’institution, mais au contraire en déployant une organisation du travail efficace et performante qui s’appuiera sur les motivations et les savoir-faire des équipes, et saura identifier les ressources internes et celles qu’il conviendra de solliciter à l’extérieur… autant de partenariats possibles et d’esprit d’ouverture qui font partie des richesses de ces projets.

La phase de conception

4Pour mémoire, on veillera donc à :

• Poser le principe d’une exposition dans le cadre général de la politique culturelle de l’établissement, ses enjeux et stratégies, notamment concernant ses publics, de manière à vérifier l’adéquation du projet aux publics de l’établissement et aux forces et ressources qui mèneront le projet. Formalisée de préférence dans le cadre d’un projet scientifique et culturel, éducatif et social (PSCES) de l’établissement, ou d’une charte d’action culturelle, cette politique définit les grandes lignes d’orientation de l’établissement en matière de programmation culturelle, en caractérisant le territoire dans lequel elle se déploie, les partenaires institutionnels et locaux, les publics auxquels elle est destinée, les moyens qu’elle entend mobiliser, les grandes thématiques qu’elle souhaite aborder. La politique d’exposition se met en place dans un cadre précis, et vient décliner les grandes orientations de l’institution. À l’intérieur de ce dispositif, le projet d’exposition prend naturellement sa place comme l’un des programmes de déclinaison de cette programmation annuelle et régulière. Et va donc se déployer, à la fois comme force de discours de l’institution sur un objet d’étude, une thématique, une œuvre, et force de médiation et de présentation de ces contenus culturels à l’intérieur de l’espace singulier de la bibliothèque.
• Définir le projet d’exposition, en délimitant ses contours (historiques, géographiques, culturels) et ses problématiques majeures ; et le cadre scientifique, intellectuel, éditorial dans lequel il s’inscrit. Ce qui permettra dans le même temps d’identifier les lieux et ressources (internes, externes) permettant de se familiariser avec les différents aspects et contenus de cette entreprise. Les ressources documentaires de la bibliothèque peuvent être d’un grand recours, les fichiers de localisation des œuvres patrimoniales et des fonds (photographiques, artistiques, d’écrivain, etc.) également, permettant de construire ultérieurement des listes d’œuvres qui viennent rassembler des œuvres et documents issus de différentes sources et composent un panorama original sur la thématique souhaitée. L’expérience de manifestations passées peut aussi nourrir le projet, si le travail de collecte et d’archivage a été réalisé en son temps, et permettre cette sédimentation et ce partage des contacts et connaissances.
• Approfondir ses connaissances sur le sujet durant la phase de documentation, permettant d’acquérir un niveau de maîtrise des informations et des connaissances nécessaires à la construction du discours scientifique et pédagogique. Ceci afin de manier les différents développements du discours qui faciliteront la rédaction ultérieure des textes d’exposition et du catalogue. La sollicitation d’un conseiller scientifique extérieur (universitaire, spécialiste du sujet, auteur, etc.) peut également être d’un grand secours pour consolider cette première phase de familiarisation avec le sujet de l’exposition.
• Constituer une équipe-projet : nourrie des compétences des agents de la bibliothèque, mais parfois aussi enrichie des expertises et de l’apport de ressources humaines extérieures, l’équipe dédiée à la préparation de l’exposition prendra en charge les différents domaines d’intervention liés à la préparation de la manifestation. La définition clairement exprimée des responsabilités et charges de chacun, au sein de l’équipe, mais également et plus largement, au sein de l’établissement permet d’éviter les tensions et zones de flou ou désinvestissement qui pourraient nuire au bon déroulement du projet. Le recensement des aides et collaborations possibles, des partenariats de production et des partenariats médias, peut être utile pour initier un projet dans de bonnes conditions et lui conférer dès la phase de conception des soutiens extérieurs.
• Rédiger les différents documents d’intention : une phase de rédaction vient parachever cette première phase de conception et de définition du projet : note d’intention, synopsis, puis scénario viennent peu à peu concrétiser les intuitions initiales et les clarifier, les infirmer ou les confirmer. Ces documents seront les clés de voûte de la manifestation, permettant un discours clair, argumenté et construit, à destination des tutelles, des équipes, des interlocuteurs et partenaires, sur le propos et les contenus exposés. Déclinés ensuite selon nécessité et variations dans les documents de communication (dossier de presse) et les documents de médiation (livret du visiteur, catalogue, etc.), ils sont essentiels au bon déroulement du propos d’exposition.

5Ces différentes phases de conception auront naturellement profité d’une validation claire de la direction, sur le projet et son contenu. Les instances de coordination du projet seront aussi activées pour que la manifestation puisse prendre toute son ampleur auprès des équipes concernées et, plus largement, auprès des personnels de l’établissement en intégrant cette logique de projet à l’organisation des services.

La phase de construction et déploiement

• Formaliser, avec les services administratifs compétents, l’ensemble des collaborations extérieures, des partenariats et des questions juridiques et budgétaires. La construction d’un budget prévisionnel, le respect du cadre législatif en vigueur, notamment concernant la protection du droit des auteurs (selon le Code de la propriété intellectuelle) et la contractualisation avec des partenaires et professionnels extérieurs, tout autant que la réglementation en matière de marchés publics font partie des charges de l’équipe-projet. L’expertise des services administratifs compétents est précieuse et gage de bonne gestion sur ces aspects toujours plus complexes et en constante évolution.
• Entamer une réflexion sur la mise en espace de ce scénario :
  • en établissant peu à peu, au fil des rencontres et analyse des fonds d’œuvres et de documents, une liste d’œuvres raisonnée, identifiant de manière détaillée et fine les principaux objets qui viendront jalonner la présentation du propos d’exposition ;
  • en analysant les atouts et contraintes spatiales du lieu et, de préférence, en amorçant le dialogue avec un scénographe qui définira avec aisance les possibilités qu’offrent le lieu et les ressources, afin d’optimiser le parcours et la présentation des expôts. L’avant-projet sommaire (APS) et l’avant-projet définitif (APD) viennent finaliser cette étude des lieux et des moyens mis en œuvre à cette phase de réalisation du projet.
• Organiser avec les équipes techniques la sélection des fournisseurs et la conduite des travaux : rédaction du cahier des charges et du document de consultation des entreprises (DCE), appel et analyse des offres selon les règles de l’achat public sont les étapes nécessaires avant de pouvoir conduire le chantier de travaux et le montage de l’exposition. Celui-ci sera conduit par les équipes techniques selon un calendrier vérifiant les règles de sécurité et de sûreté des personnes, des œuvres (notamment patrimoniales, qui nécessitent une vigilance accrue sur les questions de conservation et présentation) des publics et du bâtiment.
• Organiser, le cas échéant, la régie et l’emprunt d’œuvres et documents auprès de tiers, en établissant un dossier d’assurances et en organisant le transport et convoiement des expôts souhaités.
• Vérifier l’adéquation du projet graphique à la scénographie générale : l’harmonisation des gabarits, des polices, des visuels, la prise en compte des contraintes de signalétique, la cohérence du parti pris graphique et sa déclinaison sur l’ensemble des supports de communication contribueront à la lisibilité de l’ensemble des documents écrits, qui sont nombreux.
• Organiser la communication autour du projet avec les équipes dédiées, selon un plan de communication spécifique à la manifestation : dossiers et communiqués de presse, programmes associés, documents pédagogiques et de médiation, relations aux enseignants et au public étudiant, etc. Ces différents niveaux de discours, déclinés selon les intentions et les destinataires de ces documents, viennent enrichir le propos de l’exposition et annoncer sa mise en œuvre. L’identification des publics cibles, posée au préalable, et/ou susceptibles d’être intéressés par le projet, la mise en contact avec d’éventuelles institutions ou partenaires-relais d’information, et la communication vers les médias sont des étapes stratégiques pour que le projet puisse se déployer et « trouver » son public. Le vernissage sera organisé avec le même souci de remercier (les équipes, les partenaires, etc.) et de lancer l’événement auprès du réseau culturel et des médias.

6Les volets numériques (exposition-dossier numérique, production de contenus complémentaires, visite virtuelle, etc.), ou itinérants seront élaborés avec le même souci de clarté du propos et des différentes étapes de réalisation, en complémentarité, le cas échéant, avec l’exposition sur site.

La phase de médiation, clôture et évaluation

• Veiller au bon déroulement de l’exposition : les opérations de maintenance technique, et de gestion de projets se déroulent durant toute la période d’ouverture de l’exposition. Les actions et propositions liées au développement des publics (visites guidées, médiations, ateliers, dispositifs interactifs, etc.), de promotion et publicité, sont nombreuses durant la période d’exploitation. La programmation associée peut se déployer et constitue également une entrée supplémentaire vers le projet, permettant des partages de public intéressants et profitables à l’exposition et à l’ensemble de la programmation de l’établissement.
• Organiser la clôture de l’exposition et le démontage ; c’est-à-dire organiser avec les équipes techniques le chantier de démontage qui permettra de libérer l’espace dédié (avant un nouveau projet ?) ; et parallèlement organiser, le cas échéant, la régie des œuvres* pour restitution des documents empruntés aux prêteurs et clôture du dossier d’assurance.
• Établir l’évaluation de la manifestation : analyse du livre d’or et des commentaires du public, des chiffres de fréquentation, des études de public (enquêtes, questionnaires), organisation de réunion et de documents de bilan, analyse et classement des archives du projet viendront nourrir la réflexion et améliorer les pratiques professionnelles de l’équipe-projet à l’avenir.

7On conclura ce Mémento par une réflexion, sur le paradoxe des expositions : événements temporaires, les expositions semblent faire irruption dans le continuum de la vie des bibliothèques, enclines au déploiement long et serein de la collection. Mais elles ont, elles aussi, besoin de ce temps long et de cette durée pour se déployer et permettre la constitution d’un savoir-faire, d’une expérience professionnelle des équipes. Lieux de découvertes et de partage de connaissances, elles proposent de nouveaux modes d’appréhension des savoirs qui viennent enrichir et compléter la collection. Les projets mis en œuvre pourront alors venir nourrir une véritable politique d’action culturelle des bibliothèques, permettant à celles-ci d’écrire et d’inscrire leur singularité aux côtés des autres établissements culturels et de leurs partenaires, dans le souci de la médiation de proximité qui est la leur, au plus près des publics.