1Chaque exposition est une création unique qui nécessite de s’adapter au contexte organisationnel dans lequel elle se déploie et aux divers partenaires qu’elle sollicite. C’est une entreprise de longue haleine qui suppose une préparation minutieuse, tant dans la définition du sujet et de son adéquation avec les publics qu’elle vise, que dans la constitution des équipes et de la mise en place d’outils et de procédures qui permettront de gérer les phases structurantes du projet dans ses multiples facettes.

2La réalisation d’une exposition constitue un événement dans la vie d’un établissement. De ce fait, il est primordial, dès sa validation, de prévoir les conditions et procédures susceptibles de favoriser une dynamique collective positive autour du projet.

3Nous examinerons dans la présente contribution les principales étapes qui permettent de mener à bien un tel projet.

La définition du projet

Circonscrire le sujet

4Un projet d’exposition peut avoir diverses origines :

• une idée originale en lien avec une spécificité de la bibliothèque ou avec l’un des axes de sa politique culturelle ;
• une proposition de sujet émanant d’une personne ou d’un organisme extérieurs ;
• un partenariat pour une coproduction avec une autre institution1 ;
• la reprise d’une exposition créée et présentée originellement par une autre institution2.

5Nous partirons du cas de figure d’une création originale, qui émane de l’établissement et s’inscrit dans sa politique d’action culturelle.

6Le thème de l’exposition doit être défini précisément. Dans le cas d’une présentation du travail d’un·e artiste, écrivain·e ou photographe, est-il·elle contemporain·e ? Envisage-t-on une rétrospective de l’ensemble de son œuvre, ou bien un aspect, une période de son travail ? L’artiste ou l’écrivain·e exposé·e participera-t-il·elle au projet, ou la relation se fera-t-elle par l’intermédiaire de son agent·e ou de son éditeur·rice ? S’agit-il de montrer une collection d’œuvres ? Connaît-on les ayants droit ? Le thème est-il en lien avec une commémoration, un événement, ou avec une particularité d’un territoire ?

7Ces questionnements préalables permettront de circonscrire le sujet, de définir les personnes et institutions ressources, d’identifier les prêteur·euses, et le cas échéant, de réfléchir au mode de fonctionnement qui sera adopté avec l’artiste exposé·e quant à sa participation effective au projet.

8Une fiche-projet est rédigée et présentée à l'instance hiérarchique pour validation. Elle comporte  :

• le titre provisoire ;
• le synopsis ;
• une ébauche de plan ;
• le nombre estimé et la typologie des pièces ;
• la mention de partenariats ;
• un budget et un calendrier prévisionnels.

Les moyens dont on dispose

9Il importe de préciser avant toute chose quels sont les moyens techniques, les équipes, le budget, le calendrier qui permettront de mener à bien le projet.

10Existe-t-il un espace d’exposition, des vitrines ? Est-il nécessaire d’en faire fabriquer ? Quels sont les équipements de diffusion audiovisuelle ? A-t-on accès à un service dédié à la captation d’interviews, au montage de documents audiovisuels, à la réalisation d’un volet virtuel ?

11Quelle est l’enveloppe budgétaire prévue ? Le projet est-il réalisable compte tenu du budget prévisionnel que l’on a établi ? Quelles ressources humaines et compétences seront disponibles pour le projet ? En l’absence d’un·e chargé·e de production, c’est le commissariat qui assume ce volet. C’est dans ce cas de figure que nous décrirons cette fonction.

Constituer une équipe

12Lorsque la date d’inauguration est déterminée, on élabore un calendrier général prévisionnel qui établit le tempo du projet.

13On réunit les services constitutifs de l’équipe-projet afin de définir la répartition du travail entre les différent·es acteurs et actrices du projet, ainsi que la planification des phases de leur intervention, dans un calendrier intégrant les différents volets.

14Le pilotage du projet suppose tout au long de la réalisation, outre les réunions communes, une relation suivie entre le commissariat et les services impliqués.

Commissariat

15Le commissariat peut être constitué d’un·e ou deux commissaires, agent·es de l’établissement assumant l’intégralité de cette responsabilité, ou se faisant épauler par un·e ou plusieurs conseiller·ères scientifiques ; dans ce cas, on précisera en amont de façon contractuelle qui rédige les textes et les cartels développés de l’exposition.

16Après avoir effectué les recherches préparatoires, le commissariat précise le périmètre du sujet ; il choisit les œuvres, identifie les prêteur·euses potentiel·les et négocie avec eux·elles les conditions de prêt et d’utilisation. Il coordonne les équipes impliquées, organise et anime les réunions transversales. Il est le garant de la bonne conduite du projet jusqu’à son terme.

Régie

17La régie prend en charge les aspects techniques de la réalisation. Elle établit un plan de prévention*, coordonne les travaux et assure le suivi du chantier avec la scénographe.

18Elle veille au respect de la réglementation. Elle organise au début du chantier la visite préalable commune*, et, avant l’ouverture au public, la visite du bureau de contrôle*.

Scénographie

19La·le scénographe conçoit la mise en espace : structure, formes, couleurs, ambiance, esthétique générale, en accord avec les commissaires. Il·elle dessine les plans et les élévations (représentation de l’ordonnancement des œuvres encadrées sur chaque cimaise), assiste la régie pour la sélection des entreprises qui réaliseront les travaux, participe aux réunions de chantier lors du montage.

20L’éclairage, ou scénographie lumière, est capital dans la mise en valeur des documents exposés ; il vient également appuyer la scénographie pour traduire les ambiances différenciées des salles.

Graphisme*

21La·le graphiste crée l’identité graphique, propose la typographie et la taille des titres, des textes, des cartels, les éléments visuels à agrandir, et assure le suivi de la réalisation de ces travaux.

Encadrement ; soclage*/mise sous vitrine ; éclairage

22Ces différents travaux seront réalisés soit en interne soit confiés à des prestataires. Si l’encadrement est confié à une entreprise extérieure, elle peut travailler dans l’établissement dans un local dédié ou aménagé pour la circonstance, ou bien dans son propre atelier3.

23L’encadreur·se peut également être chargé·e de l’accrochage, du soclage et de la mise sous vitrine ou ce peut être une prestation indépendante.

Service financier

24C’est lui qui établit, en collaboration avec le commissariat, le budget prévisionnel, actualisé tout au long de la réalisation grâce à un document partagé. Il traite et solde les commandes passées par les différents services.

Service juridique

25Son travail est essentiel pour garantir à l’établissement la conformité aux différentes lois et réglementations qui régissent l’exposition – principalement celles qui relèvent du Code de la propriété intellectuelle4 – ainsi que pour parvenir à une collaboration adéquate avec les cocontractant·es associé·es au projet.

Communication

26Il est important que la bibliothèque donne de la visibilité à son projet d’exposition dès le début de l’entreprise, afin d’éveiller l’intérêt des médias et des relais d’information, puis de délivrer des informations, contenus, images au fur et à mesure de l’avancement du projet. Pour cela un rythme d’échanges et un rétroplanning seront définis avec le service Communication, qui élabore le plan de communication.

27Le commissariat reste le garant de la pertinence des textes de présentation et collabore étroitement sur ce point avec le service Communication.

28Ce service prend également en charge la création ou la coordination de contenus originaux qui seront publiés sur le site web de l’établissement.

Développement des publics – Accessibilité

29La stratégie de développement des publics est élaborée dès le début de la préparation et actualisée progressivement : visites spécifiques (grand public, scolaires et étudiants, public du « champ social »), ateliers de dessin, d’écriture, jeux-concours, etc., sont organisés.

30Les besoins liés à l’accessibilité doivent être intégrés dès l’avant-projet sommaire (APS)* de scénographie : normes de hauteur des dispositifs et sous-titrage de l’audiovisuel, fiches de textes en gros caractères et en écriture braille, planches tactiles dans le cas d’une exposition de BD5.

La conception

Six étapes principales

Le scénario*

31Une exposition doit raconter une histoire. Il s’agit, dans l’élaboration du scénario, de produire le discours conceptuel créateur de l’exposition, mis en œuvre par la scénographie. Le scénario est le fruit d’un travail de recherche et de prospection auprès de sources multiples. On s’appuie sur la matérialité des œuvres pour construire le parcours, l’articulation des séquences et l’on détermine un ordre d’accrochage. On réfléchit à ce qui fonde le choix de chaque document/œuvre et au sens qu’on lui confère en l’associant aux autres documents de la séquence. On identifie les temps forts et les ambiances que l’on souhaite voir matérialisés. On rédige un document très structuré qui indique pour chaque partie, sous-partie et séquence, le sujet, la tonalité, le nombre de documents et leur typologie, les propositions d’éléments visuels, les dispositifs audiovisuels.

Les demandes de prêts

32Lorsque les documents que l’on souhaite exposer sont sélectionnés et que les prêteur·euses sont identifié·es, une demande de prêt officielle est adressée à ces dernier·ères. Généralement, le commissariat a déjà établi un contact et effectué un repérage dans les collections privées et publiques et/ou dans les fonds d’archives6.

33Hormis le prêt de l’artiste principal·e, des prêts complémentaires peuvent s’avérer très intéressants : ainsi dans le cas d’une exposition sur l’œuvre d’un·e dessinateur·rice de BD, des dessins ou planches d’artistes qui ont inspiré l’artiste exposé·e éclaireront la généalogie de l’œuvre.

Liste d’œuvres

34La liste d’œuvres est l’outil principal du projet. Elle est construite selon l’ordre topographique d’accrochage ; des lignes mentionnant les titres des parties, des sous-parties, des séquences structurent la liste.

35Voici les éléments d’information à renseigner :

• le numéro dans la liste ;
• la cote ;
• le titre ;
• l’emplacement (numéro de cimaise ou de vitrine) ;
• la typologie de document (original, reproduction, audio, film, etc.) ;
• la description matérielle et notamment les dimensions ;
• le type de présentation (encadrement sur cimaise, papier peint, vitrine, écran, etc.) ;
• le·la prêteur·euse et l’ayant droit ;
• une image en vignette.

  Sa gestion nécessite une grande rigueur car toute erreur est potentiellement source de problèmes à un moment ou un autre de la réalisation et risque de se reporter sur les listes qui en sont issues. C’est l’interface lors des séances de travail avec le.la scénographe, actualisée en fonction des contraintes et des choix ou suppressions effectués.

  Plusieurs listes en découleront :

• la liste des pièces à encadrer adressée aux encadreur·euses pour l’établissement du devis et, ultérieurement, le cas échéant, pour la fabrication des cadres ;
• des extraits de la liste transmis aux prêteur·euses, pour renseigner la valeur d’assurance de chaque document prêté. Cette base donnera lieu, pour chaque prêteur·euse, à l’établissement du formulaire de prise en charge-restitution-constat d’état, annexé au contrat de prêt ;
• une version de la liste précisant pour chaque pièce le type de cartel.

Le travail scénographique

36Cette phase consiste en séances de travail et en allers-retours entre scénographe et commissariat, sur la base du scénario. Outre ce dernier, les outils de ces échanges sont la liste d’œuvres, les plans et les élévations qui vont se préciser au fur et à mesure des étapes du projet scénographique : esquisse, APS, avant-projet définitif (APD)* éventuellement complété par une maquette.

37La scénographie7 est la transcription du discours dans l’espace. Les logiques peuvent différer, entre le souhait du commissariat d’exposer la totalité de sa sélection et la nécessité qu’exprime parfois le·la scénographe de retrancher certains éléments pour rendre la scénographie plus fluide.

38Les tonalités différentes des sections sont indiquées par un mode d’accrochage différencié, entre épure et profusion de documents. Des ruptures de rythme permettent de distinguer différents ensembles selon leur nature (œuvres, documentation, dessins préparatoires, presse, documents modestes tels qu’une collection de cartes postales, un pêle-mêle de photographies de famille, etc.) et le sens qu’on leur attribue. La profusion peut indiquer une moindre valeur ou encore le signe de l’intensité d’une activité (Claire Bretécher conservait dans son atelier une masse impressionnante d’esquisses et dessins préparatoires8 : elle racontait qu’elle avait pris l’habitude de conserver tous ses brouillons car dans sa jeunesse sa mère lui reprochait de ne pas suffisamment travailler).

L’audiovisuel

39Les documents audiovisuels enrichissent considérablement le propos et permettent aux visiteur·euses de diversifier leur mode d’accès au contenu. Ils multiplient les points de vue, les approches sur le thème ou la personnalité exposés.

40Diverses sources extérieures peuvent être exploitées mais l’on peut aussi, selon les moyens dont on dispose, réaliser des entretiens ou enregistrer des lectures et créer ainsi des ressources originales.

41On effectuera des recherches dans les centres d’archives, publiques ou privées. L’Institut national de l’audiovisuel (INA), par exemple, dispose d’un site web extrêmement riche qui permet un premier repérage à distance, avant une éventuelle commande d’extraits.

42Ainsi, dans le cadre d’une exposition consacrée aux éditions du Seuil9, un film sur des éditeur·rices emblématiques et un film sur quelques auteur·es avaient été réalisés à partir du fonds d’archives d’émissions télé. Tout récemment, un entretien avec Catherine Meurisse racontant son parcours a apporté une dimension subjective au récit de l’exposition qui lui a été dédiée10.

43Il est à noter que, selon les sources, le coût des droits de diffusion et des supports de transmission peut être élevé.

La rédaction des textes et des cartels simples et développés

44Le commissariat et/ou la·le conseiller·ère scientifique rédigent les textes qui figureront sur les cimaises et seront repris dans le livret des visiteur·euses. On distingue les éléments qui relèvent de l’identification des pièces (cartels) et ceux qui concernent leur interprétation (introduction, parties et sous-parties).

45Le texte d’introduction est extrêmement important car c’est là que doit apparaître la thématique générale dont traite l’exposition et en synthèse l’ensemble du discours. Ces textes sont susceptibles de constituer les prémices de l’éventuel catalogue de l’exposition.

Les informations souhaitables sur un cartel

46Chaque document doit être décrit dans un cartel où figurent les informations essentielles :

• Auteur·e (si différent·e de l’auteur·e/artiste exposé·e) ;
• titre ;
• références si le document est extrait d’une publication ;
• date ;
• technique ;
• prêteur·euse ou mention « Collection particulière » ;
• numéro d’inventaire, le cas échéant.

47Certaines œuvres peuvent nécessiter un texte explicatif (cartels développés ou semi-développés), et à titre indicatif, le calibrage des textes : textes de parties 1 000 signes, textes de sous-parties 1 200 signes, cartels développés 800 signes, cartels semi-développés 350 signes.

La mise en œuvre

48Lorsque le projet scénographique est finalisé, il est présenté à la direction pour validation sur la base de la présentation de l’APD des décors scénographiques assorti d’un budget prévisionnel, ainsi que du contenu intellectuel, iconographique et graphique.

49Il s’agit à présent de le mettre en œuvre dans le temps imparti en s’appuyant sur des outils de planification et de suivi de l’avancement des divers volets ; on affine et met à jour le calendrier général prévisionnel en lien avec l’équipe, chaque service déclinant son propre planning ou rétroplanning. La communication avec l’équipe doit être encadrée par des rendez-vous définis à l’avance : points d’étape sous forme de réunions, document partagé que chaque service complète pour informer de l’avancement des travaux.

50Il est important de réunir les principaux acteur·rices de l’exposition et les instances telles que le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)* au moins deux fois avant l’inauguration, autour des questions de sécurité et de conditions de travail. Une première réunion permettra de présenter l’équipe, le plan du scénario, le projet scénographique, le type de documents, les dispositifs particuliers (électricité, audiovisuel, assises, sécurisation des œuvres, sécurité incendie, plan de prévention, bureau de contrôle), les espaces de circulation, la jauge.

51Les observations et recommandations doivent être consignées dans un compte rendu et prise en compte dans la mesure du possible dans l’évolution du projet. Une seconde réunion aura lieu dans l’espace à la fin du chantier de montage.

La réalisation

52À ce stade de concrétisation du projet, une parfaite synergie entre équipes et intervenant·es est indispensable.

Scénographie

53La·le scénographe rédige le dossier de consultation des entreprises (DCE)* qui décrit les travaux par lot et comprend les dessins d’exécution ; il sera transmis par l’établissement aux entreprises et permettra la sélection. Il·elle suit avec le·la régisseur·se l’avancement des travaux en effectuant des visites régulières sur le chantier.

Régie

54En lien avec la·le scénographe, les services administratifs et le commissariat, les entreprises sont sélectionnées et les commandes sont passées. Le plan de prévention est mis en place, la visite préalable commune est organisée en début de chantier et celle du bureau de contrôle est planifiée en fin de chantier. Un planning détaillé est délivré.

55La réalisation audiovisuelle est finalisée par le montage des documents et le sous-titrage des films (destiné au public sourd ou malentendant, il permet également à plusieurs personnes de prendre connaissance des propos simultanément).

Le service juridique

56Il établit :

• les conventions de coproduction éventuelles (exposition, coédition, audiovisuel) ;
• les contrats de droits d’exposition, de reproduction, et de prêts d’œuvres entre l’établissement et l’artiste et/ou les ayants droit. Ils sont complétés par des bordereaux de prise en charge et de restitution-constats d’état. Le ministère recommande, depuis décembre 2019, d’assortir le droit d’exposition d’une rémunération des artistes exposé·es11 ;
• les conventions de partenariat ;
• les contrats de certains protagonistes : scénographe, conseiller·ère scientifique, etc. ;
• les contrats portants sur les droits voisins, conclus avec des artistes interprètes ;
• les conventions d’échange et de visibilités médias ;
• les contrats informatiques (exposition numérique, visite virtuelle, site web) ;
• les contrats de création d’une version accessible de l’exposition ;
• les conventions de merchandising et de commercialisation.

57Le service juridique participe à la négociation des accords contractuels pour les travaux, en particulier sur les aspects juridiques de ceux-ci. Il détermine, en accord avec la production, le calendrier et les procédures de demandes de devis/mise en concurrence et de passation des marchés publics. En tant que de besoin, le service juridique rend des consultations sur divers points de droit soulevés par la production de l’exposition.

Le dossier web

58Il est enrichi progressivement par la rédaction ou la commande d’articles, la réalisation d’entretiens et par une sélection de visuels des œuvres et documents qui seront exposés.

Commissariat / production

La préparation des convoiements-régie des œuvres

59Les rendez-vous pour les convoiements des œuvres sont fixés avec les prêteur·euses. On s’assure des conditions de transport sécurisé (par l’établissement ou transporteur spécialisé), du matériel d’emballage adéquat et de la place requise dans le coffre-fort de l’établissement ; les formulaires de prises en charge sont préparés : ils comprennent la valeur d’assurance globale, les coordonnées et la signature des 2 parties, la liste des documents empruntés et une zone pour consigner le constat d’état.

60Les valeurs d’assurance pour le prêt d’œuvres consenti par chaque prêteur·euse sont communiquées à la compagnie d’assurances. Les attestations d’assurance émises par la compagnie précisant les conditions (généralement « de clou à clou ») et la période de garantie sont transmises aux prêteur·euses avant le convoiement.

61On sera particulièrement vigilant au respect des conditions de conservation, de présentation, et de sécurité des pièces d’archives ou documents fragiles :

• indicateurs d’hygrométrie : 50-60 % d’hygrométrie relative ;
• température entre 16° et 20° ;
• l’éclairage doit être artificiel, froid (type LED) et de 50 lux au maximum ;
• les cadres des œuvres encadrées seront munies d’accroches antivol de type « Springlock » ou « T-screw », les pièces les plus précieuses étant équipées d’une alarme reliée à un système centralisé.

62Les travaux de reproduction de documents et d’agrandissement d’images sont commandés. Une sélection d’œuvres est numérisée dans la perspective d’une éventuelle exposition ou visite virtuelle (qui permet à un public éloigné ou empêché de prendre connaissance de l’exposition et constitue une archive) et/ou du dossier web.

Générique*

63On conclut le parcours par un panneau comprenant le générique qui liste les noms des collaborateur·rices et entreprises ayant travaillé ou participé à l’exposition, et les remerciements à l’artiste/écrivain·e et aux prêteur·euses, et aux personnes ou institutions qui ont facilité la préparation de l’exposition.

64La fabrication des cartels, des textes, du générique (en transfert sérigraphique ou sur carton) et des lettrages adhésifs (pour des citations éventuellement) est lancée.

La fabrication, le montage, l’accrochage

65Durant cette phase, la régie suit le montage des mobiliers scénographiques, coordonne les travaux d’électricité et d’éclairage, prend en charge les installations audiovisuelles et multimédias.

66Un planning journalier du chantier est établi par la régie en coordination avec le.la scénographe et le commissariat. La visite préalable commune a eu lieu, le plan prévention est mis en place avec les entreprises extérieures.

67Avant l’ouverture au public, le bureau de contrôle assure sa mission de contrôle des installations.

68Le compteur, placé à l’entrée de l’exposition et permettant de comptabiliser les entrées, est installé.

69Le commissariat prend en charge les convoiements auprès des différent·es prêteur·euses : le constat d’état est fait pour chaque document, on notera toute altération (pliure, zone froissée, marque ou salissure, déchirure, etc.). Les œuvres sont déposées au coffre-fort en attendant l’encadrement et l’accrochage. Il assure le suivi de l’encadrement, de l’accrochage et de la mise sous alarme ; il est responsable de la sécurité des œuvres durant ces opérations. Il suit, avec le·la graphiste, la pose des cartels, textes, générique et éléments graphiques tels les lettrages ou motifs adhésifs.

L’inauguration et l’exploitation

L’inauguration et les visites

70Après l’inauguration qui constitue le moment réjouissant (tout comme l’arrivée des premier·ères visiteur·euses) du dévoilement de l’exposition, les visites sont prises en charge selon leur nature (personnels, médias, personnalités, publics) par le commissariat ou par les membres du personnel volontaires. Un programme d’ateliers et de médiations autour de l’exposition est proposé.

L’exploitation

71Une programmation associée à l’exposition est réalisée par les programmateur·rices de l’établissement, en concertation avec le commissariat. Parmi les multiples formes d’action culturelle, on peut privilégier un grand entretien avec l’artiste, l’écrivain·e, un·e spécialiste du sujet, des débats thématiques, un concert dessiné, des lectures de textes littéraires.

La réception

72Le livre d’or, sur support papier ou numérique, est placé à la sortie de l’exposition. Les retours des collègues chargé·es des visites, des ateliers, des manifestations orales, des permanences aux bureaux d’information proches de l’espace d’exposition sont également des sources précieuses pour mesurer l’impact de l’exposition.

La clôture, le démontage et la restitution des œuvres

73Une réunion de planification du chantier de décrochage, de désencadrement et de démontage des décors scénographiques et dispositifs divers est organisée, selon les mêmes dispositions que pour le chantier de montage (planning quotidien, plan de prévention).

74Les documents sont décrochés, désencadrés et placés au coffre. Les convoiements de restitution sont effectués dans les conditions de sécurité requises, le constat d’état est rempli avec le·la prêteur·euse, en regard des observations formulées lors de la prise en charge.

75La compagnie d’assurances est informée de la restitution afin qu’elle classe le dossier.

76Le commissariat organise une réunion avec les services de l’équipe-projet et les sollicite pour la rédaction du bilan de leur contribution, avant de rédiger le bilan général, qui intègre l’évaluation qualitative (livre d’or, retours des collègues, revue de presse) et l’évaluation quantitative fournie par le relevé cumulatif de fréquentation.

77Il constitue les archives : reportage photographique du montage, de la scénographie définitive et du vernissage, film-mémoire ; archivage des principaux dossiers relatifs aux divers volets du projet.

78Contrairement à la plupart des autres types de manifestations culturelles, la temporalité spécifique d’une exposition, de sa production à son exploitation durant 2 à 4 mois, produit un événement unique dans un établissement. Cette durée longue offre la possibilité à l’ensemble du personnel de s’approprier progressivement cette construction et peut devenir une source de contentement fédératrice.

79Pour nombre de collègues, et quel que soit leur degré d’implication dans le projet, partager leur connaissance de l’exposition avec le public peut s’avérer une belle source de satisfaction et de joie.