1La gestion d’un service de périodiques pose de très nombreux problèmes dont le moindre n’est pas que tout doit parfois être fait simultanément. Il arrive qu’il faille réfléchir à telle acquisition au moment des facturations, et que l’on conduise la réévaluation du fonds souvent pendant de très longs mois. Il est donc particulièrement difficile de sérier et d’individualiser les étapes successives. Le tableau suivant a toutefois voulu établir pour chaque moment de la vie d’un service de périodiques la liste des principales tâches ou des étapes dont il est important de respecter l’enchaînement.

2Support papier et forme électronique ont des contraintes différentes ; mais l’un comme l’autre doivent être mis immédiatement à la disposition de l’usager, dans un souci de conservation de manière à assurer la pérennité de l’accès à la connaissance et à la culture.

1. Acquisitions

1.1. Vérifier les moyens

1.1.1. Moyens budgétaires

3● Budget de la bibliothèque

• irrégularité d’une année sur l’autre ou stabilité permettant des acquisitions
• taux des périodiques dans l’ensemble de la documentation
• marge de manoeuvre disponible dans le budget des périodiques

4● Coût des périodiques

5- évolution antérieure du prix des périodiques possédés

6- évolution prévisible des périodiques pour l’année à venir montant de l’abonnement

7taux des devises

8frais annexes : port, suppléments

9- coût des supports électroniques

10peut-on prendre la forme électronique sans le support papier ?

1.1.2. Moyens techniques

11● Gestion manuelle

12- état du problème

13- améliorations possibles du service

14enregistrement et bulletinage

15réclamations

16mise à disposition

17réabonnements

18autres taches : reliure, réparation, etc...

19- étude de l’informatisation

20● Gestion informatisée

21- si existante

22le système est-il suffisant et efficace ?

23oui : étudier l’évolution

24suivre les performances

25non : peut-on envisager de l’améliorer

26ou faut-il prévoir une réinformatisation ?

27- si non existante

28calendrier du processus d’informatisation

29cahier des charges

30étude d’autres sites comparables déjà informatisés

31création d’une équipe de projet

32moyens financiers nécessaires et disponibles effectifs

1.2. Repérer les domaines où la présence des périodiques est essentielle

1.2.1 Domaines non couverts

33● Détermination des domaines anciens mais jamais couverts nouveaux

34● Déterminer le niveau des publics concernés

35grand public

36fonds local

37étudiants

38enseignants universitaires ou du secondaire

39● Pour chacun, exhaustivité ou sélectivité en fonction de l’orientation de la bibliothèque

1.2.2. Domaines couverts

40● Dans lesquels la couverture est-elle suffisante ?

41● Dans lesquels faut-il des titres nouveaux ?

42● L’évaluation des fonds

43choix des outils

44prise de conscience de leurs avantages et limites

45constitution d’une équipe d’évaluation du fonds

46suppressions de titres peu utilisés

47● Moyens financiers nécessaires

1.3. Sélection

1.3.1. Repérer les titres essentiels : les sources

48● Sources d’évaluation

49leur couverture intellectuelle et géographique

50leurs limites

51● Sources papier

52sont elles suffisantes

53sinon comment en obtenir d’autres

54● Sources électroniques

55les repérer

56surveiller l’apparition de nouvelles

57leur taux de recouvrement

58● Juger de leur fiabilité

59bibliothéconomique

60commerciale

61intellectuelle

62éventuellement technologique (pour les produits électroniques)

1.3.2. Vérifier l’adéquation

63● En bibliothèque municipale

64enquête de satisfaction

65● En bibliothèque universitaire et spécialisée

66équivalence avec : les enseignements donnés

67les recherches de l’ Université

68réponses obtenues en Prêt entre bibliothèques

69contrôle des taux d’utilisation

2. Traitement

2.1. Forme papier

2.1.1. Gestion

70● Manuelle

71vérifier l’enchaînement logique des opérations

72supprimer les étapes et les taches inutiles

73assurer un suivi des opérations

74veiller à l’excellence du bulletinage régulier

75- ou exceptionnel

76soin apporté : au renouvellement des commandes à la facturation

77● Informatisée

78contrôler les liens et l’enchaînement des opérations

79veiller à la simplification des processus

80tout en contrôlant l’accomplissement effectif des taches

2.1.2. Reliure

81● Choix

82des titres

83de la quantité de fascicules à relier ensemble

84● Détermination du moment le plus propice à la reliure

85● Calcul et suivi du budget

86● Reliure sur place ou à l’ extérieur en fonction de

87critères financiers

88critères matériels

89la longueur des opérations

2.2. Forme électronique

2.2.1. Cédéroms

90● Contrôle de l’arrivée et réclamation

91● Installation sur le réseau, en monoposte ou chargement des données

2.2.2. Périodiques accessibles sur Internet

92● Avec équivalent papier

93chargement sur un site local

94accession à distance

95● Sans équivalent papier

96difficulté de connaître les derniers « fascicules » publiés

97gestion de l’accès à distance

3. Mise à disposition

3.1. Forme papier

98● Contrôle de la rapidité des opérations

99● Liens avec

100le service de Prêt entre Bibliothèques

101les magasins

102● Classement des périodiques

103- libre-accès

104avantages :

105rapidité d’accès

106consultation aisée

107inconvénients :

108risque important de détériorations

109impossible de mettre en libre accès tous les

110fascicules pour des raisons de place et de reliure

111choix du mode de présentation

112par sujet ou discipline

113par ordre alphabétique de titres

114- magasin

115avantages :

116meilleure conservation

117inconvénients :

118consultation moins aisée

119recherche « au hasard » impossible

120nécessité d’un personnel spécialisé

121- comment choisir entre ces deux solutions ?

122les locaux de la bibliothèque

123les personnels disponibles

124la demi-vie des périodiques

3.2. La forme électronique

3.2.1. Matériels

125● Choix des matériels informatiques

126● Formats électroniques

127déchargement ou achat

128nouvelles versions

129● Installation et mises à jour de logiciels anti-virus

130● Maintenance technique

131● Gestion de l’utilisation

132rendez-vous ou accès-libre

133déchargement autorisé ou non

134si oui, fourniture de disquettes par la bibliothèque ?

135gestion de l’impression

3.2.2. Accès

136● Etude du nombre d’usagers

137approche empirique

138puis réajustements

139● Problème des licences réseaux

140● Gestion des mots de passe

141● Réseau

142choix du type de réseau

143gestion informatique

3.2.3. Formation initiale ou continue

144● Du personnels

145● Des usagers

146sur place

147ou à distance