I. Faire évoluer un fonds spécialisé
p. 143-153
Texte intégral
1Dans l’introduction du présent volume, nous avons défini les collections et fonds spécialisés d’une manière très générale par leur opposition à l’encyclopédisme et leur destination qui se définit essentiellement par la recherche. Les différents chapitres ont évoqué des formes très variées de collections spécialisées : fonds patrimoniaux, fonds locaux, collections centrées sur un auteur, collections thématiques, etc.
2Dans ce dernier chapitre, nous nous efforcerons de dégager les cadres et les nécessités communs à toute action d’accroissement, d’adaptation, de réorientation ou de mise en valeur de ces fonds.
3Il convient tout d’abord de préciser que le rythme et la proportion de désherbage ou de l’accroissement est très lié au type de collection considéré. On ne peut en effet éliminer ou accroître les fonds réellement patrimoniaux, notamment les fonds anciens, que très marginalement. En revanche, on devra procéder de façon plus hardie, en tout cas pour l’accroissement, en ce qui concerne les collections thématiques, et surtout dans le domaine des sciences et des techniques où la pression de l’actualité est assez contraignante.
4Il n’est pas non plus inutile de rappeler que tout accroissement ou toute opération d’élimination doit se faire de manière proportionnelle et dans la limite quantitative assignée à ce fonds. Nous reprenons ici l’affirmation faite par Bertrand Calenge dans Les politiques d’acquisition1. Dans une bibliothèque de type généraliste, le nombre de documents composant le fonds spécialisé ne doit jamais être supérieur à celui du fonds courant. Dans le cas contraire, le profil de la collection devient celui d’une bibliothèque spécialisée et sa mission risque de se trouver faussée.
5Rappelons enfin un dernier principe général : il n’est pas d’accroissement satisfaisant sans élimination judicieuse. Il s’agit là d’un double mouvement complémentaire indispensable à l’adaptation permanente d’un fonds à la réalité documentaire qu’il doit couvrir. Ce principe, auquel seuls les fonds anciens et patrimoniaux peuvent se soustraire, s’applique à toute étape de l’évolution d’un fonds spécialisé, y compris lors d’une éventuelle phase initiale de remise à niveau. Toute élimination n’est pas nécessairement synonyme de disparition ou de destruction ; elle peut se traduire par la réattribution des volumes écartés à d’autres bibliothèques pour conforter leurs fonds encyclopédiques, ou par des collections dont la spécialisation s’accordera mieux à ce type de documents.
6Ces principes étant posés, il est temps d’énoncer les différentes étapes de la pratique de ce qu’on peut appeler la « maintenance » d’un fonds spécialisé. Cet inventaire, des plus généraux, fait apparaître cinq grandes étapes qui se traduisent par autant d’exigences incontournables. Ces exigences vont de la nécessité d’une bonne connaissance initiale de la collection spécialisée qu’on entend faire évoluer, à la mise en œuvre d’un système régulier de surveillance de la qualité de la collection. Voici donc le détail de ces étapes.
1. Connaître l’existant
7• Pour le bibliothécaire qui reçoit la charge de développer un fonds spécialisé, la première nécessité consiste évidemment à avoir une connaissance complète de l’état de la collection. Cette connaissance devra lui permettre de connaître le plus exactement possible la situation de cette collection dans le fonds général de la bibliothèque, mais aussi dans le paysage documentaire environnant.
8A cet égard, l’exemple des CADIST (Centres d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique) est éclairant. Une collection spécialisée, dont le domaine est très cerné, se développe au cœur d’une collection plus encyclopédique. Le responsable du CADIST, comme cela nous est montré au chapitre C, doit avoir procédé à une bonne analyse de son fonds, par un examen attentif du catalogue, pour déterminer avec finesse l’écart de niveau entre les fonds du CADIST et les autres collections composant le fonds de la bibliothèque, et éventuellement les zones marginales de recouvrement. Cette analyse doit aussi lui permettre de situer cette collection par rapport à d’autres collections dont la thématique s’affirme voisine de la sienne. Dans le domaine des sciences et des techniques, par exemple, il est important de faire la part la plus exacte du domaine strictement traité par la collection, de définir précisément ce qui en constitue le noyau dur, l’axe de développement. A cet égard, le Catalogue collectif national des publications en série constitue l’outil le plus utile pour apprécier avec la plus grande exactitude possible la situation de la collection spécialisée dans le paysage documentaire national.
9• Mais le bibliothécaire aura également besoin de situer sa collection par rapport à l’état de l’art. Il devra identifier les points forts et les faiblesses de sa collection. Cette analyse ne peut se faire que par consultation des spécialistes, et notamment des chercheurs qui utilisent la collection. Pour cela, il convient de procéder par le biais d’une enquête d’usage. Mais cette enquête se doublera d’une étude approfondie de l’offre documentaire dans la ou les disciplines traitées par la collection. Nous examinerons ce point ultérieurement (cf. 3.).
2. Cerner les besoins
10Le développement d’une collection à partir d’une simple intuition intellectuelle pourrait s’avérer catastrophique. Il est nécessaire, en effet, de prendre en compte l’utilisation effective de ladite collection. C’est l’examen de l’usage qui est fait d’une collection qui peut permettre de définir le taux d’adéquation entre son évolution et la satisfaction du public.
11• On peut procéder périodiquement à des enquêtes sur les types de publics et sur les besoins exprimés par les différents niveaux de public. Généralement, un contact suivi avec ce public, une analyse périodique des demandes de communication ou de prêt, sur place ou à distance, doivent permettre d’actualiser la photographie des besoins.
12• Dans les bibliothèques d’université, le clivage des publics (étudiants/chercheurs) permet sans difficulté de déterminer le niveau scientifique des acquisitions pour enrichir la collection spécialisée. Dans un établissement scientifique spécialisé, la difficulté est encore moindre.
13En revanche, dans une bibliothèque municipale, il conviendra d’avoir une bonne connaissance du public fréquentant la collection. S’agit-il d’un public d’étudiants (de quel cycle ?), d’érudits locaux, de chercheurs ? Seule cette connaissance permettra de satisfaire chacun sans déséquilibrer le développement de la collection. Mais cette connaissance des besoins à travers les usagers ne doit pas faire oublier les indicateurs que fournit l’environnement immédiat de la bibliothèque.
14Cet environnement peut être patrimonial. A titre d’illustration, citons le pôle associé de Poitiers à la Bibliothèque nationale de France : la présence d’un riche patrimoine monumental médiéval et celle d’un CADIST de l’histoire du Moyen Age à l’Université de Poitiers ont permis l’association de la bibliothèque universitaire, siège du CADIST, et de la bibliothèque municipale, riche d’un fonds spécialisé (15 000 volumes à l’origine sur l’histoire du Moyen Age). Une telle association a entraîné à la bibliothèque municipale à redéfinir la politique de développement de ce fonds spécialisé.
3. Définir les objectifs
15Une connaissance suffisante de l’état de la collection et de ses usages permet de fixer des objectifs sous l’angle des priorités scientifiques et du niveau d’exhaustivité, en fonction de l’offre éditoriale et des possibilités budgétaires.
16• On déterminera d’abord les priorités scientifiques qui sont celles de la variabilité de la thématique : faut-il développer davantage telle ou telle discipline, telle ou telle sous-discipline ? Et, par voie de conséquence, faut-il accroître prioritairement telle ou telle partie de la collection ? Dans un fonds de documentation locale ou régionale, doit-on, au cours de l’exercice en cours, remettre à niveau telle partie du fonds, en fonction d’une demande nouvelle (d’origine scolaire ou autre) ?
17• Sous l’angle de l’exhaustivité, on s’interrogera avant de déterminer le taux de couverture de la discipline. A de très rares exceptions près, l’exhaustivité ne peut être qu’approchée. Estelle d’ailleurs souhaitable dans tous les domaines ? Nous verrons plus loin comment la méthode peut permettre d’atteindre le taux optimal de satisfaction du public visé.
18Comme nous l’avons indiqué plus haut, la définition des priorités thématiques et du niveau d’exhaustivité de la collection spécialisée se construit d’une part par rapport à l’ensemble du fonds de la bibliothèque, et d’autre part en relation avec les collections spécialisées sur des thèmes identiques ou voisins d’autres bibliothèques.
19A cet égard, le critère le plus déterminant est celui de la complémentarité en terme de couverture du domaine, mais aussi en terme d’accessibilité des documents, que cette accessibilité soit considérée sous l’angle de la proximité géographique ou sous celui du niveau d’accès (étudiants ou chercheurs).
20Deux contraintes encadrent assez strictement la politique d’acquisition et, de ce fait, la gestion de l’évolution de la collection spécialisée : l’offre éditoriale et le budget dévolu à cette action.
21• Il convient de considérer l’offre éditoriale dans toute son extension, c’est-à-dire en terme de supports proposés (documents imprimés, audiovisuels ou multimédias) ; mais aussi en termes de types de documents (ouvrages de référence, monographies, périodiques, littérature grise, etc.).
22Dans certains cas, et notamment dans celui des collections en langues étrangères peu répandues, il faut tenir compte de la plus ou moins grande visibilité de la production éditoriale et de la très relative fiabilité des filières de diffusion (cf. chapitre A).
23• Quant aux possibilités budgétaires, elles sont généralement fixées en relation avec le volume d’acquisitions projeté, compte tenu du prix moyen des documents considérés. Afin d’éviter les écarts trop importants d’un exercice à l’autre et d’éviter au maximum les aléas de la conjoncture, le bibliothécaire s’efforcera de prévoir l’évolution de ses acquisitions, et donc de ses besoins financiers, pour une période de trois ans.
24En cas de nécessité absolue, c’est-à-dire de restrictions budgétaires inévitables, la détermination des priorités thématiques et du niveau d’exhaustivité sera déterminante, puisque ce sont eux qui permettront d’assurer le « minimum vital » pour la collection.
4. Elaborer une méthode
25Développer une collection spécialisée en maintenant sa cohérence intellectuelle et sa complétude sans déséquilibrer le fonds général de la bibliothèque, tels sont les objectifs essentiels que nous décrivons depuis l’ouverture de ce chapitre. Pour atteindre ces objectifs, il convient d’agir avec méthode, de concevoir et de mettre en œuvre le processus le plus fiable de préparation des acquisitions.
26Ainsi, trois préconisations peuvent être formulées :
Si plusieurs acquéreurs travaillent à l’accroissement du fonds, ils doivent parler un langage commun et utiliser un référentiel codé, le plus simple possible. On songe naturellement à l’emploi de la classification Dewey et à l’utilisation de ses indices pour le domaine traité par la collection.
Ils utiliseront un outil commun d’appréciation des niveaux de complexité et/ou d’usage. La constitution de cet outil ne se fera pas en référence aux documents eux-mêmes, mais à partir du repérage des niveaux potentiels d’usages (qui est susceptible d’utiliser le document : un étudiant, un chercheur, etc.?).
Enfin, il semble indispensable de parvenir à une typologie précise des documents qu’on souhaite acquérir : monographies imprimées, documents multimédias, périodiques imprimés, périodiques en ligne, littérature grise, etc.
27Selon les fonds, on pourra se donner d’autres indications utiles, du type « langue » ou « zone géographique ».
28Le croisement de l’ensemble de ces indicateurs peut se traduire par une grille qui sert de filtre à la démarche d’acquisition. Chaque bibliothèque et chaque responsable de collection spécialisée élaborera sa grille et ses codes en fonction de la nature et de l’organisation de sa collection.
29Le meilleur exemple que l’on puisse donner d’un tel outil est celui de la grille de qualification des livres élaborés par la Médiathèque de la Cité des sciences et de l’industrie de la Villette (cf. encadré ci-contre). Cette grille, conçue pour les acquisitions dans un domaine parfaitement circonscrit (sciences et techniques), illustre bien le croisement entre les niveaux d’usage et les types de documents.
30D’autres grilles sont possibles. On évoquera ici un modèle qui se veut plus universel et qui peut être utilisé aussi bien pour une évaluation de la collection existante que pour les acquisitions qui viendront l’enrichir. Il s’agit du fameux « Conspectus » élaboré aux Etats-Unis par le Research Libraries Group. Reprenant le cadre de classement de la Bibliothèque du Congrès, il définit six niveaux de collections, codifiés de 0 à 5 :
0 = hors sujet
1 = niveau minimum d’acquisition
2 = niveau d’information de base
3 = enseignement
4 = recherche
5 = exhaustivité
31Un deuxième chiffre précise, pour chaque niveau, le rythme des acquisitions ; un code de lettres définit la couverture linguistique (E = anglais, etc.).

5. Jalonner le parcours
32Tout au long de l’exercice, il convient de suivre un rythme déterminé à l’avance. Il s’agit, en effet, de faire le point, à intervalles réguliers, sur l’adéquation entre les acquisitions en cours de réalisation et les objectifs initiaux.
33Ce point portera essentiellement sur trois éléments :
Le calendrier. Le responsable des acquisitions s’interrogera sur la conformité de son volume de commande avec son planning d’origine. Est-il à jour par rapport à la programmation initiale ?
La capacité budgétaire. L’interrogation portera sur le rythme des engagements et des dépenses par rapport au volume d’acquisition projeté. Cette interrogation prendra en compte les aléas de la fourniture et les éventuelles variations budgétaires.
Enfin, le bibliothécaire veillera à l’impact de sa politique d’acquisition sur l’utilisation de la collection. Les documents nouvellement acquis correspondent-ils à l’attente du public visé ? Un examen périodique des demandes de consultations et des demandes de prêt devrait offrir une vision claire du taux de cette adéquation.
34Le rythme de ces évaluations d’étape sera déterminé en fonction du volume des acquisitions et des moyens budgétaires et en personnel consacrés à la gestion de la collection. D’autres facteurs pourront conditionner ce rythme : fractionnement des attributions budgétaires, régularité ou discontinuité de l’offre éditoriale, etc. Selon l’importance de la collection et de la demande des utilisateurs, on peut estimer que ce rythme d’évaluation périodique peut se situer entre une à trois fois par an.
35C’est aussi dans un phasage rythmé que le bibliothécaire procédera aux éliminations nécessaires au maintien du niveau d’actualité de sa collection. Cette préoccupation, peu contraignante dans les premières années de constitution d’une collection, peut être beaucoup plus forte lorsque la collection a atteint son niveau de développement « normal », c’est-à-dire lorsque l’actualité du domaine est couverte de telle manière que le niveau de satisfaction du public concerné soit satisfaisant.
36Pour conclure, on peut dire que le bibliothécaire responsable de la gestion d’un fonds spécialisé doit avoir constamment à l’esprit un certain nombre d’exigences et agir selon des principes simples :
Etre bien « ancré » dans la bibliothèque, c’est-à-dire ne pas limiter la connaissance des collections au seul fonds spécialisé dont il a la charge. Il est clair que, dans la majorité des cas, ce souci sera chez lui na.turel puisque sa tâche ne se limitera pas à la gestion de ce seul fonds.
Bien connaître le public qui fréquente et utilise ce fonds spécialisé. Il sera particulièrement attentif aux demandes du public local, mais aussi à celles du public distant (PEB, etc.).
Avoir le constant souci d’un travail en coopération : s’informer des collections extérieures dont la thématique est voisine ou recoupe celle du fonds spécialisé dont il a la charge. S’enquérir des projets de catalogues collectifs thématiques et y participer chaque fois que cela est possible.
Etre capable de « défendre » son budget en fonction de l’offre documentaire et du niveau « moyen » essentiel (incontournable) des acquisitions à réaliser annuellement, sous peine de voir s’affadir la qualité du fonds. Ceci implique également de déterminer les priorités d’acquisitions qui permettent de « dégrader » sa politique d’accroissement du fonds en cas de restriction budgétaire importante. L’énumération de toutes ces exigences et de ces principes nous laisse penser que la passion constitue l’un des ingrédients essentiels d’une bonne gestion d’un fonds spécialisé. Mais n’est-ce pas le moteur naturel de tout travail de qualité chez un bibliothécaire ?
Notes de bas de page
1 CALENGE, Bertrand. Les politiques d’acquisition, Ed. du Cercle de la librairie, 1994 (collection Bibliothèques).
Auteur
-
Georges Perrin
Bibliothèque nationale de France
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