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Gérer les périodiques

 | 
Géraldine Barron

Partie IV. Conserver en réseau

4-2. Coopération régionale : plans de conservation partagée en région, l’exemple de l’Aquitaine

Françoise Labrosse

Texte intégral

LES RAISONS ET CONDITIONS DE SA CRÉATION

LE CONTEXTE NATIONAL

  • 99 Voir partie III, chapitre 3.

1Grâce au CCN(-PS)99, une partie des périodiques d’une région trouve une visibilité nationale et des bibliothèques et centres documentaires, tous types de tutelles confondues, acceptent de partager leurs ressources et prennent l’habitude d’une coopération.

2Du côté de la lecture publique, des structures régionales pour le livre (agences de coopération ou centres régionaux pour le livre) proposent et conduisent des actions en direction de l’ensemble des acteurs du livre (bibliothèques, auteurs, éditeurs, libraires, etc.).

LE CONTEXTE RÉGIONAL AQUITAIN

  • 100 En 2003, le CBA et le Centre Régional du Livre fusionneront pour devenir l’ARPEL, Agence Régionale (...)

3L’agence de Coopération des Bibliothèques en Aquitaine (CBA) a une mission de coopération autour du patrimoine écrit et du développement de la lecture100.

  • 101 Service Inter-établissement de COopération Documentaire, ayant pour mission de mener des actions de (...)

4Le centre régional du CCN(-PS) aquitain, service dépendant du SICOD101, organise en 1994 une Journée « Coopération et périodiques ». La responsable du CCN(-PS) aquitain, constatant des désherbages sauvages chroniques, expose le problème et un dialogue s’engage entre les participants.

LA CRÉATION DU PLAN DE CONSERVATION

5La centaine de participants à cette réunion fait le constat d’un problème aigu de conservation des périodiques dans leurs bibliothèques. Les raisons en sont l’inflation du nombre de périodiques, les espaces et les conditions nécessaires à leur conservation et les coûts qui en découlent. Tout le monde s’accorde donc sur la nécessité d’une conservation coordonnée. L’idée d’une conservation centralisée dans un silo régional est émise mais sera abandonnée car inenvisageable à court ou même moyen terme. C’est donc un mode de conservation partagée qui sera retenu.

  • 102 Réseau du PEB pour l’enseignement supérieur et du PIB pour la lecture publique.

6L’objectif de ce plan de conservation sera d’assurer la pérennité des collections régionales afin d’en permettre l’accès aux usagers. Il faudra pour cela maintenir ou obtenir des collections complètes, garantir leur intégrité, des conditions de conservation satisfaisantes, un signalement complet dans un (des) catalogue(s) facilement accessible(s) aux partenaires comme aux usagers et enfin en assurer l’accès pour l’ensemble des participants, notamment grâce au prêt entre (inter) bibliothèques102.

7Un groupe de travail est alors spontanément décidé, co-piloté par la responsable du CCN(-PS) et la chargée de mission du CBA, avec pour objectif de mettre en place un plan de conservation partagée des périodiques en Aquitaine.

LA CONSTITUTION ET LE DÉVELOPPEMENT DES COLLECTIONS

UN POINT DE DÉPART PRAGMATIQUE

8Le choix des titres s’est appuyé sur les besoins des participants. L’urgence concernait avant tout les collections de lecture publique. Il s’agissait de périodiques courants et qui nécessitaient beaucoup d’espace de stockage, à savoir ceux d’information générale, des quotidiens régionaux et des collections de vulgarisation. Le choix fut fait de ne mettre au plan de conservation que des titres pour lesquels les bibliothèques avaient un abonnement. Une première enquête a été envoyée à l’ensemble des participants du réseau CCN(-PS) aquitain afin de leur demander qui était sur le principe d’accord pour devenir pôle de conservation.

  • 103 Ces collections étaient également présentes dans les collections des bibliothèques universitaires.

9Puisque l’urgence était sur les titres courants en lecture publique103 et les plus demandés par les usagers, une liste a été élaborée de tous les titres qui, dans le CCN(-PS), possédaient au moins 12 localisations en Aquitaine et cette liste a été envoyée aux bibliothèques qui s’étaient déclarées prêtes à devenir pôle de conservation afin qu’elles choisissent le(s) titre(s) pour le(s) quel(s) elles s’engageaient à devenir pôle de conservation.

10Vingt-six bibliothèques ont accepté d’être pôle de conservation pour un total de 80 titres.

UN DÉVELOPPEMENT EN 3 PHASES

11À la première phase retenant 80 titres ont ensuite succédé 2 autres phases de développement des collections du plan aquitain.

  • 104 Centre d’Acquisition et de Diffusion de l’Information Scientifique et Technique, chargé en Aquitain (...)
  • 105 Les responsables politiques locaux, très sensibles à la prise en compte et à la valorisation de ces (...)

12En 1999, il est décidé d’étendre les titres aux collections plus spécifiques des bibliothèques universitaires en les limitant à ce qu’étaient alors les 1er et 2e cycles et en retenant les titres les plus représentatifs des domaines concernés. C’est également à ce moment-là que le cadist104 bordelais a choisi d’entrer dans le plan. Enfin, des publications d’intérêt local ou régional105 et de structures spécialisées, de sociétés savantes et d’archives départementales sont également ajoutées. Cette deuxième phase permettra d’ajouter plus de 300 titres au plan de conservation partagée des périodiques en Aquitaine et d’impliquer de nouvelles bibliothèques de l’enseignement supérieur.

13En 2001, la troisième phase d’enrichissement des collections du plan a permis d’ajouter une trentaine de titres relevant d’une part de spécialités thématiques de bibliothèques municipales (tauromachie, droits de l’homme, musique, histoire du cinéma, etc.) et d’autre part de publications régionales. Entre ces 3 phases de développement, les collections ont continué de s’enrichir au gré des propositions des bibliothèques participantes et entrantes ainsi que de celles du centre régional du Sudoc-PS ou de l’ARPEL. Les collections sont ainsi passées de 80 titres au démarrage en 1996 à 505 titres en 2008.

LE FONCTIONNEMENT DU PLAN

UN PARTENARIAT UNIVERSITÉ ET LECTURE PUBLIQUE

14Dès le démarrage du plan, le partenariat entre l’enseignement supérieur et la lecture publique a été effectif, aussi bien pour son pilotage que pour les bibliothèques participantes.

  • 106 Ex SICOD.

15Le plan est co-piloté par l’ARPEL et le Département documentation de l’Université de Bordeaux106.

16Les établissements participants sont à parité de l’enseignement supérieur ou de la lecture publique et cet équilibre se retrouve dans le comité de pilotage.

LE COMITÉ DE PILOTAGE

17Le groupe de travail initial (1995) est devenu le comité de pilotage du plan. Sa composition est restée très stable. Il se réunit 1 à 2 fois par an.

18Il est chargé de valider la politique du plan et les moyens mis en œuvre pour sa réalisation.

19Sont soumises au comité les demandes d’entrée d’un nouvel établissement, les propositions d’ajout ou de retrait de titres, les propositions de modifications fonctionnelles et les nouvelles orientations envisagées pour l’avenir.

LES DEUX MODES DE PARTICIPATION

20Deux modes de participation sont proposés aux établissements qui souhaitent entrer dans le plan aquitain : en tant que pôle de conservation ou en tant que pôle associé.

21Le pôle de conservation s’engage, pour un ou plusieurs titres, à en assurer la conservation sur le long terme et dans de bonnes conditions, à maintenir l’abonnement s’il est en cours, à signaler ses états de collection de façon très précise, à compléter les collections si elles comportent des manques et à communiquer ces collections sur place gratuitement et/ou à distance (PEB ou PIB).

22Il était également important de permettre aux structures ne pouvant pas être pôle de conservation de participer au plan de conservation. C’est la raison de la création des pôles associés.

  • 107 Un titre peut être conservé par un, deux, voire trois pôles de conservation, selon son importance e (...)

23Le pôle associé s’engage, avant tout désherbage, à vérifier que ce titre, cette période et/ou ces numéros ne sont pas au plan de conservation des périodiques en Aquitaine. Si tel est le cas, la bibliothèque proposera au(x) pôle(s) de conservation107 ce qui lui (leur) manque.

L’ACCORD-CADRE

  • 108 Il servira de modèle à plusieurs plans de conservation qui verront le jour dans les années qui vont (...)

24La réalisation d’un accord-cadre a été décidée dès le départ. Il a demandé un travail important d’une part parce qu’il était le premier à être fait pour un plan de conservation108 et d’autre part parce qu’il devait répondre aux contextes et exigences de tutelles très diverses (municipalités, départements, région, universités, laboratoires d’université, associations, autres ministères, etc.) et parfois craintives sur l’engagement dans un réseau.

25Cet accord-cadre définit le projet, son contexte et les engagements des parties respectives. Il est signé par tous les participants, les pôles de conservation et les pôles associés, ainsi que par le Département documentation de l’Université de Bordeaux et l’ARPEL.

LA GESTION DES DONS ET DE LEUR TRANSFERT

  • 109 La responsable du CR du Sudoc-PS y consacre un mi-temps et la correspondante de l’ARPEL 1/10e du si (...)

26Le plan aquitain a dès le départ eu des moyens humains en concordance avec le projet109. Ce soutien politique jamais démenti des deux co-pilotes du plan ont entre autres permis de proposer une gestion centralisée des dons. Toute proposition de don est adressée au CR du Sudoc-PS (ou à l’ARPEL) qui effectue les recherches, transmet aux intéressés, assure le suivi jusqu’à l’accusé de réception du don reçu par la bibliothèque bénéficiaire.

27Le succès de cette gestion centralisée des dons a été rapide. Les bibliothèques ont pris l’habitude de consulter le plan avant de désherber, y compris celles ne participant pas au plan aquitain. La conséquence est également qu’un tiers des propositions de dons qui parviennent au CR du Sudoc-PS sont hors plan. Le choix a été fait de les gérer également.

28À titre d’exemple, en 2006, les dons relevant du plan ont concerné 27 bibliothèques, 32 titres et 12 700 numéros.

LE SIGNALEMENT DU PLAN

LA RÉCOLTE DES INFORMATIONS

29L’intérêt d’un plan de conservation est de fournir une information juste et précise sur les états de collections des titres concernés. Il faut pour cela récolter cette information régulièrement puis la mettre à disposition des usagers.

  • 110 L’expérience a montré que l’impact d’un courrier était plus important qu’un courriel, d’où le choix (...)

30Le CR du Sudoc-PS effectue en début d’année civile un envoi postal110 à tous les pôles de conservation. En moyenne, 82 % des pôles de conservation nous répondent chaque année.

31Les mises à jour du signalement des périodiques et de leurs états de collection s’effectuent au fur et à mesure des envois des bibliothèques : certaines effectuent un envoi annuel suite à notre sollicitation, d’autres préfèrent nous envoyer régulièrement leurs modifications.

AU NIVEAU NATIONAL DANS LE SUDOC

32À la création du plan de conservation aquitain, le choix a été fait de le signaler intégralement dans le CCN(-PS), intégré depuis dans le Sudoc. Ce travail effectué par le CR du Sudoc-PS permet d’offrir une visibilité nationale au plan aquitain.

  • 111 Un code est noté dans le module professionnel (pcaq pour le plan aquitain) qui génère en affichage (...)

33Très concrètement, le plan de conservation est mentionné au niveau de la localisation de chaque pôle de conservation111.

Adresse= http://www.sudoc.abes.fr/​DB=2.1/​SHW?FRST=&PRS=HOL&HLIB=335222103#335222103

AU NIVEAU RÉGIONAL

34Le signalement dans le Sudoc ne permettait ni de consulter le seul plan aquitain ni de donner le détail des lacunes. La possibilité pour les participants du plan d’avoir facilement accès à toutes les informations était indispensable.

Le catalogue papier

35Un catalogue papier du plan de conservation des périodiques en Aquitaine sera édité en 2000, puis en 2004. Il était notamment destiné aux petites bibliothèques municipales qui ne disposaient pas encore de l’accès Internet et permettrait de sensibiliser leurs élus.

La base de données locale

  • 112 Réalisée sous Access.

36En même temps que la première édition papier, en 2000, le SICOD réalise une base de données112 accessible depuis les sites web du SICOD et de l’ARPEL. L’objectif de cette base de données est d’être l’outil de travail des participants du plan aquitain ; il doit permettre à chacun de consulter facilement notre plan et d’y trouver les informations précises sur les états de collection de chaque titre.

37La responsable du CR du Sudoc-PS est donc amenée à effectuer une double saisie dans le Sudoc et dans la base de données locale.

Adresse = http://sicod-si.bu.u-bordeaux.fr/​PCAq/​PCAq.html

L’ANIMATION ET LA PROSPECTION

L’ANIMATION COURANTE

38La gestion centralisée des dons entraîne des contacts et une correspondance régulière avec les différents partenaires du plan ainsi que des bibliothèques voire des particuliers qui ne sont pas membres du réseau.

39Une liste de diffusion permet également d’envoyer régulièrement des informations aux participants et de dialoguer avec eux.

LA JOURNÉE ANNUELLE DU RÉSEAU SUDOC-PS ET DU PLAN DE CONSERVATION AQUITAIN

  • 113 139 établissements se répartissant en 85 bibliothèques non-déployées et 54 bibliothèques déployées (...)

40Depuis la mise en place du plan aquitain, chaque année, le CR du Sudoc-PS du Département documentation et l’ARPEL organisent une journée qui s’adresse à la fois au réseau aquitain du Sudoc-PS113 et à celui du plan de conservation des périodiques.

  • 114 Près d’une centaine de personnes en 2007.

41Ce rassemblement physique des personnes114 est un moment important de la vie de ces deux réseaux et participe au maintien de leur dynamique.

LA PROSPECTION

42Chaque année voit l’entrée d’au moins un nouvel établissement dans le plan de conservation des périodiques en Aquitaine.

43Le travail de prospection est assuré conjointement par la responsable du CR du Sudoc-PS et la personne en charge du plan à l’ARPEL. La connaissance et les liens que l’ARPEL entretient avec l’ensemble des bibliothèques de lecture publique dans la région sont à ce titre tout à fait précieux.

44Ce sont surtout des bibliothèques ayant des fonds très spécifiques qui entrent maintenant dans le plan aquitain. Pour exemple, parmi les derniers entrants nous trouvons la bibliothèque de l’institut d’études ibériques et ibéro-américaines de l’université Michel de Montaigne, la médiathèque de l’école nationale de l’administration pénitentiaire (ENAP) ou la bibliothèque diocésaine de Bordeaux.

45Dans le cadre de cette politique de développement, après les archives départementales de la Gironde, nous allons faire entrer cette année celles du Lot-et-Garonne ainsi que les archives municipales de Bordeaux.

L’ÉVOLUTION DU PLAN

ORIENTATION PATRIMONIALE ET NUMÉRISATION

46Nous souhaitons développer le plan de conservation des périodiques en Aquitaine dans une optique patrimoniale et locale et mettre en place un programme de numérisation.

47Dans la perspective d’une future répartition nationale des thématiques de conservation, l’orientation vers nos spécificités régionales et locales semble des plus indiquées.

BILAN DE L’EXISTANT ET MISE EN PLACE D’UN PLAN DE COMMUNICATION

48Il semble intéressant, après 13 ans d’existence, de réaliser un bilan de l’existant afin de programmer les évolutions qui permettront à ce plan de rester l’exemple qu’il a été depuis sa création.

49Dans cette perspective, la réalisation d’une convention entre le Département documentation de l’Université de Bordeaux et l’ARPEL est en cours de réalisation.

50Une nouvelle organisation des dons est également envisagée afin de passer d’un mode centralisé à un mode plus réparti, sous la forme d’une liste de diffusion modérée.

51La réalisation d’un plan de communication semble également un élément essentiel pour trouver les appuis et moyens de faire vivre et développer le plan aquitain.

CONSTITUTION D’UN CATALOGUE AQUITAIN DES PÉRIODIQUES

  • 115 Permettrait entre autre de ne plus avoir de double saisie (locale puis dans le Sudoc).

52L’ABES et des gestionnaires de plans de conservation de périodiques travaillent actuellement pour améliorer le signalement des plans de conservation dans le Sudoc. L’objectif est également d’assurer le transfert des données entre les bases de données locales propres à chaque plan et le catalogue national115.

  • 116 Présidents d’université, de PRES, de région.

53Il serait souhaitable de constituer un catalogue des périodiques aquitain afin de donner une bonne lisibilité au signalement d’une part importante des ressources de notre région. Cette richesse du Sudoc, qui dépasse très largement l’enseignement supérieur, est en effet très peu visible. Ce catalogue aiderait également à sensibiliser les responsables politiques de notre région116 sur l’intérêt de projets de site.

54Le catalogue du plan de conservation des périodiques en Aquitaine deviendrait alors un sous-ensemble de ce catalogue des périodiques en Aquitaine.

EN GUISE DE CONCLUSION

  • 117 Sur les 9 plans existants, seuls 3 fonctionnent bien. Vous trouverez un état des lieux à l’adresse (...)
  • 118 0,6 ETP (équivalent temps plein).

55Le plan de conservation des périodiques en Aquitaine a depuis sa création bénéficié de conditions qui manquent à beaucoup d’autres117 : volonté politique, collaboration de l’enseignement supérieur et de la lecture publique, co-pilotage structure de coopération universitaire et structure régionale du livre, moyens humains118, signalement national et régional.

56Des politiques de site sont en train de se mettre en place, au sein desquelles les plans de conservation partagée prennent tout leur sens et devraient nous donner des moyens de développement.

57Le plan de conservation des périodiques aquitain, fort d’une existence considérée par ses pairs comme un modèle, doit maintenant négocier le virage numérique afin de mieux assurer la conservation du papier. Car contrairement à ce que l’on pourrait croire, l’un ne dispense pas de l’autre, bien au contraire.

Notes

99 Voir partie III, chapitre 3.

100 En 2003, le CBA et le Centre Régional du Livre fusionneront pour devenir l’ARPEL, Agence Régionale Pour l’Écrit et le Livre en Aquitaine.

101 Service Inter-établissement de COopération Documentaire, ayant pour mission de mener des actions de coopération pour l’ensemble des universités bordelaises. Le SICOD a intégré en 2007 le PRES (Pôle de Recherche et d’Enseignement Supérieur) bordelais et est devenu le Département documentation de l’Université de Bordeaux.

102 Réseau du PEB pour l’enseignement supérieur et du PIB pour la lecture publique.

103 Ces collections étaient également présentes dans les collections des bibliothèques universitaires.

104 Centre d’Acquisition et de Diffusion de l’Information Scientifique et Technique, chargé en Aquitaine de la thématique « langues, littératures et civilisations ibéro-américaines », avec mission d’acquérir un fonds le plus riche possible sur ces sujets et d’en assurer la communication auprès des bibliothèques de l’enseignement supérieur.

105 Les responsables politiques locaux, très sensibles à la prise en compte et à la valorisation de ces périodiques, ont ainsi pu être convaincus de l’intérêt de faire entrer leur bibliothèque dans le plan.

106 Ex SICOD.

107 Un titre peut être conservé par un, deux, voire trois pôles de conservation, selon son importance et l’utilité d’une répartition équilibrée sur le territoire aquitain (distance géographique, type de bibliothèque et tutelles).

108 Il servira de modèle à plusieurs plans de conservation qui verront le jour dans les années qui vont suivre.

109 La responsable du CR du Sudoc-PS y consacre un mi-temps et la correspondante de l’ARPEL 1/10e du sien.

110 L’expérience a montré que l’impact d’un courrier était plus important qu’un courriel, d’où le choix d’un envoi initial papier.

111 Un code est noté dans le module professionnel (pcaq pour le plan aquitain) qui génère en affichage et accès public un champ « Plan de conservation partagée » qui indique la région concernée.

112 Réalisée sous Access.

113 139 établissements se répartissant en 85 bibliothèques non-déployées et 54 bibliothèques déployées dans le Sudoc.

114 Près d’une centaine de personnes en 2007.

115 Permettrait entre autre de ne plus avoir de double saisie (locale puis dans le Sudoc).

116 Présidents d’université, de PRES, de région.

117 Sur les 9 plans existants, seuls 3 fonctionnent bien. Vous trouverez un état des lieux à l’adresse <http://www.abes.fr/abes/page,476,journees-cr.html> (documents « tableau de synthèse » et « État des lieux, difficultés, évolutions souhaitées »).

118 0,6 ETP (équivalent temps plein).

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Légende Adresse= http://www.sudoc.abes.fr/​DB=2.1/​SHW?FRST=&PRS=HOL&HLIB=335222103#335222103
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Légende Adresse = http://sicod-si.bu.u-bordeaux.fr/​PCAq/​PCAq.html
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