Quels publics pour un fonds spécialisé ?

1Le public d’un établissement lui-même spécialisé - institut, centre de recherche, entreprise -, dont la bibliothèque est précisément constituée en fonction de son domaine d’étude, est évidemment le public des spécialistes. Dans une bibliothèque généraliste, municipale ou universitaire, les collections spécialisées ne sont qu’une partie d’un fonds général. Elles sont souvent nées et se sont enrichies en dehors de la bibliothèque, qui en a un beau jour hérité grâce à la générosité de quelque homme de lettres ou de sciences... Lorsqu’elles restent vivantes, c’est-à-dire quand on poursuit leur développement, ce n’est pas en liaison avec les besoins du public, mais pour elles-mêmes, pour le prestige qu’on leur reconnaît. Au risque de les voir reposer sur les rayons des bibliothèques, réservées à quelques spécialistes qui connaissent les moyens d’y accéder. Un petit monde réduit, à part.

2On peut être convaincu, au contraire, de la nécessité d’une réelle mise en valeur qui s’appuierait sur une ouverture à un public plus large, celui-là même auquel on veut offrir l’ensemble des ressources de la bibliothèque.

3Elargir le public d’une collection spécialisée, c’est, en premier lieu, essayer de voir à qui et à quoi, en dehors des spécialistes, elle peut être utile. La diversité de ces collections rend difficile une approche globale : c’est donc à partir d’une expérience, celle de l’ouverture du fonds local de la Bibliothèque municipale de Lyon, traditionnellement fréquenté par les historiens - chercheurs ou amateurs -, vers un service de documentation régionale visant un public potentiel le plus large possible, qu’on tentera de voir quels sont, dans ce cas précis, les publics, quelles questions on doit se poser à leur sujet : la diversité des usages et les difficultés de l’accès pour certains, les relations de ces usagers avec les autres services de la bibliothèque, la circulation ou l’étanchéité entre collections spécialisées et autres ressources.

4Il est peut-être utile au préalable d’évoquer un élément indispensable au service du public : son évaluation.

1. Evaluation des publics

5Rendre compte de l’intérêt de la collection, mesurer l’impact des moyens mis en œuvre pour en faciliter l’accès, pouvoir situer son rôle dans l’ensemble de la bibliothèque, avoir une idée de son public, repérer les difficultés de certains pour pouvoir imaginer des améliorations : tels sont les objectifs d’une évaluation nécessaire mais peu aisée.

1.1. Statistiques

6Ce sont les éléments les plus faciles à établir. Le chiffre de fréquentation (comptage rendu possible lorsqu’un espace particulier est réservé à la collection spécialisée), le nombre de consultations de documents du fonds, de renseignements - directs, téléphonés ou par correspondance - donnent une idée de la part d’une collection dans l’activité d’ensemble de la bibliothèque. Mais ces données chiffrées ne suffisent pas à une comparaison sérieuse : on ne peut mettre sur le même plan les statistiques de lecteurs venus consulter pendant plusieurs heures et les passages nombreux et plus rapides des usagers du service de prêt. Elles sont surtout valables en terme d’évolution d’année en année et permettent de mesurer une progression... ou une désaffection.

7L’origine géographique des usagers et des demandes de renseignements par correspondance est une donnée intéressante : elle permet de mesurer le rayonnement - local, régional, national, international...

1.2. Eléments qualitatifs

8Au-delà des statistiques, il faut poser un certain nombre de questions d’ordre qualitatif sur le public et le service rendu : qui sont ces usagers, qu’attendent-ils du service de la collection spécialisée, correspondent-ils au public visé, sont-ils concernés par l’ensemble de l’offre de la bibliothèque ou ne sont-ils intéressés que par la collection spécialisée qu’ils fréquentent, sont-ils satisfaits, non satisfaits ? Quelques éléments peuvent être fournis (notamment la catégorie socioprofessionnelle) par les données d’inscription, formalité qui se limite rarement, sinon pour les fonds anciens, à une seule collection spécialisée.

9Les enquêtes directes par questionnaires auprès des lecteurs doivent, pour être significatives, se renouveler sur plusieurs mois : le public d’une collection spécialisée peut être sensiblement différent pendant les mois d’été...

10Simple mais très révélateur des attentes et des approches du public est le relevé systématique des questions telles qu’elles sont posées au poste de renseignement. Non pas sous forme statistique par types de questions, mais bien sous forme de relevé des demandes elles-mêmes avec, quand on le peut, la mention d’une catégorie d’usager et d’une finalité de sa démarche. Ces listes de questions (qui peuvent ensuite faire l’objet de classements typologiques) donnent une idée de l’usage - parfois inattendu - qui est fait de la collection (cf. encadré ci-dessous).

11Il n’est pas surprenant de constater, dans ces sondages et surtout dans l’expérience quotidienne des approches et des comportements, les difficultés que ces publics divers rencontrent et la nécessité, si l’on veut vraiment leur donner accès à une collection, d’établir entre les ressources et les usagers possibles, un véritable service.

2. Approches diverses et adaptations du service

12La notoriété de la collection, la volonté de la mettre à la disposition de tous, la publicité qui en est faite, incitent donc un public divers à y avoir recours. Et cette diversité se manifeste bien entendu dans les comportements et les attentes : aucune commune mesure entre un thésard qui doit explorer systématiquement les sources de l’histoire ou les données économiques, un réalisateur de film demandant qu’on lui propose des illustrations sur un événement, un personnage, une époque ou une question sociale, un militant d’association en quête d’éléments d’information pour étayer un dossier, un demandeur d’emploi cherchant des précisions sur l’activité d’une entreprise avant un entretien d’embauche, un groupe de collégiens préparant un exposé, un enseignant engagé dans un PAP (Projet d’action pédagogique), une association culturelle en demande de visites et de conférences...

13Approche « recherche », approche de loisir, approche scolaire, approche de professionnels, de bénévoles associatifs, approche dans l’urgence d’une recherche d’emploi ou d’un procès, toutes révèlent cette diversité des publics qui atteste précisément de l’intérêt multiple d’une collection et de l’étendue possible de son rayonnement. Mais cela nécessite que le public - les publics - disposent de modes d’appropriation diversifiés : entre la collection proprement dite, qui existe en elle-même, indépendamment des utilisations qui pourraient en être faites, et tous ces utilisateurs potentiels, il est nécessaire de mettre en œuvre les accès adaptés à telle ou telle approche.

2.1. Souplesse et adaptabilité du service d’accueil

14Le service d’accueil est le premier intermédiaire, indispensable en de nombreux cas, entre les collections et le public. C’est toujours à lui que s’adressent, avant toute autre démarche, les publics non étudiants pour être informés, orientés, guidés, voire pour obtenir directement les informations ou les documents répondant à leur préoccupation. Il faut d’abord écouter, essayer de comprendre ce qui est réellement demandé, parfois aider à préciser ou à cerner un sujet, puis, en fonction du niveau de précision ou d’exhaustivité de la réponse attendue, concevoir rapidement une stratégie de recherche, donner des pistes et, souvent, accompagner dans la recherche. Cette aide est particulièrement nécessaire en raison même du caractère particulier de la collection spécialisée dont les composantes, le plan de classement, les descripteurs, etc., ne sont pas conformes à ceux du fonds général de la bibliothèque. L’hétérogénéité du public, par ailleurs, demande au personnel une adaptabilité permanente.

2.2. Mise en œuvre d’outils de recherche adaptés

15• Dossiers documentaires à l’intention des scolaires, regroupant sur les sujets souvent traités par les collégiens des documents essentiels, clairs, illustrés, des tableaux, des chiffres...

16• Regroupement, pour un accès immédiat, des nombreux annuaires et répertoires d’entreprises utiles aux demandeurs d’emploi, qui ne sont pas toujours familiers des pratiques de la bibliothèque, pour leur éviter le découragement de recherches laborieuses.

17• Elaboration d’outils de recherche facilitant l’accès rapide aux contenus des documents : c’est pour répondre au besoin manifeste - et qui n’a cessé de se développer - d’une documentation sur les questions d’actualité régionale que le service a développé, pratiquement dès sa création, des dossiers d’articles de presse sur la région Rhône-Alpes, des fichiers de renseignements, des fichiers d’orientation vers d’autres organismes. Aujourd’hui, des liens avec d’autres sites intéressant la vie régionale sont créés sur le site Web de la bibliothèque.

2.3. Services personnalisés

18Les responsables de collections particulières, qui intéressent souvent les professionnels des médias, ont aussi à s’adapter à ce type d’usagers (journalistes, cinéastes, professionnels de l’image...), et ce dès les premiers mots de la demande, qui ne se formule pas dans les termes de recherche habituels en bibliothèque. Ce sont en général des personnes pressées, qui attendent une assistance importante, de la recherche documentaire jusqu’à la séance de prises de vue pour laquelle il faut trouver l’espace et le moment adéquats... La disponibilité du service, une certaine souplesse de l’organisation sont, pour ces usagers, comme pour d’autres, des conditions essentielles de leur satisfaction.

2.4. Conception de services pour une approche » loisir »

19L’approche « loisir », dans une bibliothèque, passe par la lecture, la recherche à travers livres, bibliographies et catalogues, la consultation des vidéos ou des images... : les fonds régionaux, notamment, sont une source de prédilection - avec les services d’archives - des amateurs d’histoire locale et familiale.

20Il existe une autre demande, très différente, moins évidente, à laquelle on porte une attention moindre, et qui naît justement de l’envie d’accéder à ce qu’il y a de prestigieux dans les collections de la bibliothèque, de connaître de près ces richesses. L’aspect précieux d’un grand nombre de collections spécialisées, le fait qu’elles soient particulièrement protégées, les réserves de communication, suscitent chez certains une curiosité tout à fait légitime et le désir de pouvoir apprécier ce qui en fait la valeur.

21Pour les satisfaire, eux aussi, il faut imaginer des actions de mise en valeur qui permettent d’approcher les documents, tout en bénéficiant de l’aide des bibliothécaires pour en apprécier l’intérêt : c’est le rôle des expositions (la bibliothèque de Lyon dispose depuis quelques années d’un « espace patrimoine » dédié à la présentation de l’une ou l’autre de ses collections). Les visites de très petits groupes, accueillis pendant une heure, autour de quelques documents, par un bibliothécaire qui en montre l’histoire et l’intérêt, sont particulièrement appréciées : !’« heure de la découverte » présente tour à tour chaque semaine aux amateurs, par les soins du spécialiste de telle ou telle collection, un aspect du fonds chinois, de l’artothèque contemporaine, des collections photographiques, des manuscrits, du fonds anciens, de la littérature enfantine, des collections régionales.

2.5. Prise en compte des publics distants

22Le caractère original et unique d’une collection spécialisée, la rareté de certains de ses documents étend son intérêt bien au-delà du public local. Quel service offrir à ces usagers lointains ?

• Les facilités de séjour

23Chaque été, des chercheurs étrangers séjournent en France - pour une durée souvent limitée par des contraintes financières - afin de travailler sur ces collections. Il est bon qu’ils trouvent des horaires d’ouverture favorables à un travail soutenu...

• Le service à distance

24C’est essentiellement pour la communication à distance des documents d’une certaine rareté qu’a été mis en place le PEB (prêt entre bibliothèques). On pourrait attendre de ce service qu’il se consacre en priorité à la diffusion des documents (ou de leurs substituts) introuvables. Les collections spécialisées sont précisément celles dont les documents (ou des substituts) devraient pouvoir être mis à la disposition d’autres bibliothèques.

25Les possibilités actuelles de transmission de documents virtuels de bibliothèque à bibliothèque, ou de bibliothèque à particulier, développeront certainement les relations entre ce public distant et les collections spécialisées. Il faut bien sûr transmettre sur les réseaux les outils de référence qui permettront d’en connaître l’intérêt et les contenus. S’il y a des priorités à établir, pour une bibliothèque, dans les projets de numérisation d’ouvrages, d’articles, d’images, les collections spécifiques, étant uniques, sont celles qui intéressent le plus la consultation à distance.

2.6. Publicité auprès des publics potentiels

26Une partie considérable du public d’une bibliothèque n’apparaît pas dans les diverses enquêtes destinées à mieux connaître les usagers. C’est le public potentiel, « qui ne fréquente pas la bibliothèque » et ne lui demande rien. Il s’agit, notamment, de ceux que l’on appelle les « actifs », qui n’ont pas un usage d’étude des collections mais qui pourraient y trouver une aide pour leurs activités professionnelles ou personnelles : qui songe à se tourner vers une bibliothèque quand un tribunal lui demande de produire l’original d’une annonce litigieuse parue dans un journal gratuit ? Certains tentent ce recours, parfois au hasard, et découvrent des ressources ignorées : les collections régionales, qui puisent largement dans le dépôt légal, ne négligent pas de conserver ces « gratuits », qui permettront demain des études précises sur les affaires commerciales ou l’immobilier... et qui peuvent, aujourd’hui, rendre d’appréciables services.

27Adapter le service à ces besoins inexprimés, ce sera donc faire connaître à l’extérieur les intérêts multiples des collections : une interview radio ou une séquence télévisée présentant des aspects inattendus peuvent éclairer certains auditeurs sur des ressources qui les concernent et dont ils ne se doutaient pas. Et un petit article évoquant dans une revue ou un bulletin - non pas la presse du livre et de la documentation, mais celle qui vise un public bien défini -, ce qui, dans les collections, peut précisément intéresser ces publics ciblés, peut avoir un impact appréciable. Tout un travail de communication, de relations publiques, auprès des divers prescripteurs possibles est à poursuivre, si l’on veut mettre la collection au service de publics potentiels dont quelques utilisateurs isolés révèlent l’existence.

2.7. Problèmes de cohabitation

28La volonté d’ouvrir l’accès à un public large ne va pas sans poser quelques problèmes de cohabitation entre des usagers dont les besoins et les pratiques sont différents et parfois inconciliables : les allées et venues de collégiens répondant à un questionnaire, les échanges entre les membres d’un groupe d’histoire locale penchés sur la presse ancienne, les dialogues du poste de renseignements perturbent le calme et le silence indispensables aux chercheurs. Certains publics peuvent être chassés par la présence d’autres : on a remarqué, par exemple, que des chercheurs travaillant sur les collections régionales ont préféré l’atmosphère feutrée de la salle du fonds ancien à la compagnie du public trop différent de la salle régionale. S’ils n’ont pas quitté la bibliothèque, c’est parce qu’ils ont pu y trouver un espace mieux adapté à leurs besoins. Cet exemple est révélateur de problèmes non négligeables et éclaire sur les solutions à envisager, qui reposent principalement sur un aménagement des espaces tenant compte de l’incompatibilité des diverses pratiques : espaces pour l’étude silencieuse, espaces pour les groupes, espace de renseignements et d’information où l’on peut parler à voix haute et téléphoner sans gêner.

29Pour le reste, la gestion de la cohabitation repose sur la conviction du personnel que tout lecteur est en droit de demander et de trouver dans les meilleures conditions les documents ou l’information dont il a besoin.

3. Relations avec les autres départements de la bibliothèque

30Une collection spécialisée a naturellement son public particulier. Mais elle est un élément dans l’ensemble que constitue la bibliothèque. Comment son public se situe-t-il par rapport à cet ensemble ? Et, inversement, comment le public des autres secteurs perçoit-il les collections spécialisées ? A-t-on affaire à des espaces étanches et cloisonnés, ou bien les publics circulent-ils pour profiter au maximum des ressources multiples de la bibliothèque ? Et que faut-il souhaiter ?

31Les collections spécialisées se distinguent par des modalités spécifiques de fonctionnement, particulièrement sensibles dans une bibliothèque municipale : on privilégie un service de documentation et de référence plutôt qu’une fonction de prêt. Leur caractère patrimonial impose des mesures de contrôle plus sévères. Ces différences peuvent amener le public - mais aussi le personnel de la bibliothèque - à considérer ces services comme isolés, réservés à des publics eux aussi particuliers.

32L’ouverture des collections à un large public est loin d’aller de soi : elle nécessite une réelle collaboration avec les départements de la bibliothèque. Il faut d’ailleurs souligner que la départementalisation, en organisant la bibliothèque en équipes et en espaces autour de thèmes et non plus de niveaux (prêt, étude) ou de médias (livres, disques, vidéos), rend possibles et plus clairs les passages entre collections spécialisées et publics des départements.

3.1. Faut-il délocaliser certains documents ou maintenir la collection dans son intégrité ?

33Les documents contenus dans une collection particulière peuvent offrir un intérêt certain pour d’autres personnes que celles qui sont concernées par le thème de celle-ci. Les départements thématiques de la bibliothèque vont donc intégrer dans leurs fonds des documents qui peuvent par ailleurs figurer dans le fonds régional : ce sont des exemplaires supplémentaires. Il est de toute façon indispensable que les départements de fonds spécialisés puissent s’informer de manière systématique sur leurs acquisitions mutuelles.

34Les contraintes budgétaires limitent malheureusement cette pratique. C’est le cas par exemple des listes d’entreprises, annuaires économiques, journaux d’annonces collectés pour la documentation régionale : ils intéressent fortement les demandeurs d’emploi, pour lesquels le département Société a ouvert un service de documentation sur l’orientation, la formation, l’emploi. Leur coût interdisant l’acquisition en double exemplaire, il a fallu trancher entre la facilitation des recherches pour ce public ou le maintien complet de la documentation économique sur la région en salle régionale, vu que ces répertoires intéressent aussi d’autres études. C’est la deuxième option qui a prévalu : une information est fournie aux usagers du point emploi sur la présence de répertoires en salle régionale.

35La circulation en réseau de l’information dans la bibliothèque est un atout important pour la diffusion des ressources d’une collection particulière à l’ensemble de ses usagers : les dossiers de presse réalisés depuis les années soixante-dix sur les banlieues lyonnaises, dans le cadre de la documentation régionale, sont une mine d’information sur la vie urbaine, l’immigration, les problèmes de société tels qu’ils se sont manifestés au jour le jour. Leur intérêt dépasse largement celui des études locales et il fallait pouvoir les mettre à la disposition de ceux qu’intéressent les problèmes sociaux dans leur actualité. Depuis 1993, la gestion électronique de ces dossiers permet une consultation sur les stations multimédias à la disposition du public dans les différents départements de la bibliothèque de la Part-Dieu.

3.2. Information et publicité propres à la collection ou information commune

36On connaît l’importance et la difficulté d’une bonne information sur les ressources d’une bibliothèque et les façons d’en bénéficier. Les moyens suivants peuvent contribuer de manière efficace à cette information :

• le panneau d’orientation de l’entrée : il doit signaler les départements thématiques, mais aussi les grandes collections spécialisées (fonds ancien, fonds local, fonds chinois) ; cela permet de les localiser dans le bâtiment, mais c’est aussi une manière de faire connaître l’existence même de ces fonds ;

• les postes d’accueil dans chaque département, où l’on doit penser à renvoyer le public vers les secteurs particuliers ;

• les livrets, guides, plaquettes, communs à l’ensemble de la bibliothèque, qui comportent un paragraphe ou un chapitre sur les collections particulières, parfois insoupçonnées, ceci complété par une documentation spécifique, plus précise, sur lesdites collections, donnant éventuellement des informations sur des ressources extérieures à la bibliothèque, comparables et complémentaires ;

• le catalogue de la bibliothèque.

3.3. Catalogue spécifique ou catalogue commun

37Si, pour différentes raisons (évaluation, diffusion bibliographique, niveaux particuliers de dépouillement et d’indexation, classification particulière), il s’avère indispensable de disposer du catalogue propre à une collection spécialisée, il est regrettable que ce catalogue ne soit pas toujours intégré dans le catalogue général d’une bibliothèque : le chercheur qui s’intéresse aux saint-simoniens devrait par une recherche simple trouver tous les documents disponibles sur le sujet, toutes collections confondues.

38Ce double accès - catalogue particulier à la collection et intégration dans le catalogue général - était évidemment problématique au temps des fichiers matériels. La gestion informatique lève ces difficultés : le catalogue général d’une bibliothèque peut intégrer, tout en leur conservant leur spécificité grâce aux champs de « données locales », les catalogues particuliers, et offrir des accès adaptés aux divers usagers. Il faut enfin insister sur le rôle des comportements des personnels de la bibliothèque dans la possibilité donnée au public de naviguer entre les différentes offres ou, au contraire, dans les cloisonnements qui séparent des « territoires ». Leur formation à l’ouverture, à la curiosité vers les autres services, ne va pas forcément de soi, mais elle est indispensable à la mise en valeur de chacun d’entre eux et de l’ensemble de la bibliothèque.

39Atteindre le public le plus large possible est une des missions et une des préoccupations des bibliothèques publiques. Vouloir étendre cette ambition aux collections spécialisées ne devrait pas échapper à cette politique. L’expérience d’un fonds local ouvert - aux recherches professionnelles, aux scolaires, au public de loisirs - a pu montrer les difficultés et les moyens à mettre en œuvre - adaptation de l’accueil et des outils de recherche, information multiple, coopération avec les autres services de la bibliothèque - pour que cette ouverture atteigne vraiment tous les publics potentiels.

40Certaines collections - un fonds chinois ou une bibliothèque d’anthropologie criminelle - ne sont peut-être pas exploitables aussi largement. Mais pourquoi ne pas se poser malgré tout la question de leur(s) public(s) ?