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Développer et exploiter un fonds spécialisé

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Georges Perrin

Deuxième partie. Signaler et intégrer

E. Signaler pour communiquer

André-Pierre Syren

Texte intégral

Bibliothèque municipale de Dijon
• Service public local
- Service de prêt : @ 200 000 documents, @ 27 000 abonnés, @ 1 million de prêts/an.
Organisation en cours de pôles thématiques multimédias pour chacun des 5 sites.
- Bibliothèque d’étude : 140 000 documents en consultation, CD-ROM usuels, PEB.
Dépôt des collections de l’Académie des sciences, arts et belles-lettres de Dijon en sciences humaines, participation aux plans de conservation régionaux partagés (ABIDOC).
- Collectivités : BCD, prêt de lots de livres, formation d’adultes, création d’une équipe d’aide au fonctionnement des BCD avec deux emplois jeunes.
Hôpital, mise à disposition d’une A.C à mi-temps pour l’association Lire à l’hôpital.
- Action culturelle de sensibilisation : lectures, conférences, rencontres, expositions.
- Formation professionnelle : accueil de cours et de stagiaires, ABF, Bibliest, IUT...
• Fonds patrimoniaux
Collections pérennes, enrichies sur le plan bibliographique (Catalogue collectif de France). Pôle associé à la BNF.
- Fonds ancien général (XIXe siècle compris) et réserve (dont bibliophilie contemporaine) : 140 000 documents + 150 000 documents au moins dans les collections spécialisées (estampes, monnaies...).
- Fonds de Bourgogne (estimation 50 000 livres) : documents d’histoire locale, fonds d’auteurs, dépôt légal d’imprimeur, rétrocession dépôt légal éditeur par la BNF.
Base bibliographique bourguignonne (50 000 notices).
- Fonds de Gastronomie/œnologie (depuis 1985, environ 6 000 documents).
Rétrocession dépôt légal éditeur par la BNF. Association Bibliothèques gourmandes, revue Papilles. Développement projeté d’une bibliographie culinaire.
- Action culturelle de « démonstration » : expositions, publications papier et numériques (photos de Dijon, manuscrits de CIteaux…).
- Coopération scientifique : BNF, IRHT, Annales de Bourgogne, Université, chercheurs...
- Siège social : Académie de Dijon, ABIDOC, ABF Bourgogne, Association bourguignonne des sociétés savantes.
- Bâtiments classés, en partie.

1L’organisation d’un fonds spécialisé suppose la collecte de documents rares et des pratiques de conservation spécifiques, mais différentes des fonds particuliers (comme les legs) dont l’organisation est figée. Pour autant, s’arrêter à ce stade aboutirait à la constitution de bibliothèques « à l’ancienne », fondées sur une stratégie de dépôt, sans réel souci de diffusion. L’exploitation du fonds spécialisé passe par l’adoption de pratiques bibliothéconomiques particulières, adaptées à l’importance quantitative et qualitative de la collection au sein d’un ensemble généralement encyclopédique.

2De surcroît, dans un monde marqué par le concept de réseau, la création de « singularités » documentaires constitue la première étape pour une définition de sites de référence. C’est pourquoi le signalement spécifique d’un fonds spécialisé et l’organisation d’un accès (souvent contrôlé) sont des contraintes nécessaires au service local de la bibliothèque, ainsi qu’à la définition extérieure de ses prestations, que nous n’étudierons cependant pas ici.

  • 1 David Lodge, Un (oui petit monde, Rivages, 1992.

3Dans le congrès de clôture d’Un tout petit monde1, David Lodge fait intervenir un jeune universitaire qui s’interroge sur ce qu’auraient à dire les critiques si chacun pensait comme eux. En ce qui concerne les pratiques bibliothécaires, il faut énoncer une question très voisine : l’emploi de normes qui permettent l’échange de données et l’emploi d’un langage documentaire commun doit-il conduire à une sorte de « pensée unique » ? Non, sans doute, mais la récupération de données en ligne ou sur disque peut y mener.

4La révolution des nouvelles technologies pose aux bibliothécaires trois problèmes d’unité très classiques (sinon nécessairement tragiques) : de temps, de lieu et d’action. Nous examinerons dans cet ordre les questions du catalogage (bibliographies et catalogues cumulés dans la durée), de l’indexation (variable suivant la collection ?) et de la cotation, ou accessibilité des fonds en vue de leur communication. Par commodité et souci de cohérence, les exemples seront pris parmi les pratiques de la bibliothèque municipale de Dijon où sont cultivés deux fonds spécialisés, Bourgogne et Gastronomie/œnologie, au sein d’un ensemble dont on trouvera en fin de chapitre une présentation rapide.

1. Temps : catalogues et bibliographies rétroconvertis

5L’apprentissage du métier de bibliothécaire commence par une distinction élémentaire entre les mots « catalogue » et « bibliographie », entre collection physique existante et information documentaire virtuelle. Dans la réalité, on observe un mélange des genres dû à une pratique courante et constante : établir des bibliographies à partir de fonds existants. C’est le cas pour la Bibliographie nationale française établie à partir des fonds de la BnF, ou de bibliographies régionales fondées, comme en Rhône-Alpes, sur des catalogues collectifs (en l’occurrence, de fonds locaux). Il est nécessaire de rappeler cette distinction, non pour imposer la dialectique mais pour en examiner les conséquences pratiques : un catalogue renvoie à des exemplaires, une bibliographie ne correspond pas nécessairement à des unités documentaires, notamment grâce aux dépouillements de monographies et de publications périodiques. Nous verrons successivement les questions relatives aux catalogues, locaux ou collectifs, aux bibliographies, enfin à leur rétroconversion.

1.1. Catalogue local

6Il n’est pas suffisant d’avoir une politique documentaire établie pour disposer d’un catalogue qui la reflète correctement. Le mot catalogue recouvre d’ailleurs deux réalités différentes, la première concernant la collection présentée par les bibliothécaires, la seconde son image offerte au public. La description systématique par les premiers n’offre pas nécessairement au second un bon aperçu sur la constitution des collections. Lécueil est moindre dans les fonds spécialisés, où professionnels et public s’attendent à trouver, sauf accident, le catalogue le plus riche possible.

7Pour tendre au niveau de complétude souhaité, le fonds contient diverses éditions des mêmes œuvres. Par conséquent, le catalogage doit être exhaustif, parfois en tenant compte des particularités d’exemplaires. Le catalogage des fonds spécialisés dépasse de beaucoup les besoins de la lecture publique, voire d’étude, et s’apparente à celui des fonds anciens par le soin de la description apporté tant au contenant qu’au contenu.

8La difficulté n’est pas liée à la définition du fonds, mais à sa variété. Par principe, une collection spécialisée ne se limite pas à un support ; le récit - qu’il soit imprimé ou audiovisuel - est complété par des documents plus factuels (cartes, affiches, etc.). Pour constituer la collection, il est préférable d’affecter (notamment au sens administratif) un bibliothécaire spécifique : sa connaissance du sujet, des documents existants et des producteurs facilitera la synthèse. Il faut cependant considérer que l’ensemble des collaborateurs de la bibliothèque participe à la collecte et au traitement de l’information. Les compétences particulières requises pour le catalogage des documents audiovisuels ou numériques s’ajoutent aux historiques distinctions « électives » que maintient plus ou moins consciemment la profession. Dans la pratique, les catalogueurs multisupports sont rares et le fonds non imprimé est traité à part, selon les normes les plus complètes.

9Parmi les curiosités bibliographiques embarrassantes figurent tous les documents volants, souvent inférieurs au format minimal de 52 pages préconisé par l’Unesco pour établir une notice. On identifie ces brochures, programmes, catalogues... comme des « sources » pour le travail intellectuel, et leur classement (cf. 2.1.) est préalable au catalogage.

10La description exhaustive des périodiques inclut un état précis des collections, au numéro lacunaire près. Il convient donc de disposer de séries complètes (généralement d’abonnements spécifiques, non destinés au public immédiat). Or, quelques numéros dépouillés dans des collections générales, voire de prêt, peuvent intéresser le fonds spécialisé. Que convient-il de faire : cataloguer complètement toute collection dépouillée ? traiter chaque numéro isolément de sa collection d’origine ? A défaut de solution idéale, le parti retenu à Dijon est le suivant : sont catalogués complètement les titres intéressant les fonds spécialisés et ceux participant à des plans collectifs de conservation. En plus des titres aux sujets bourguignons (par exemple Studies on Lucette Desvignes), on considère comme appartenant au fonds local (bourguignon) les périodiques reçus au titre du dépôt légal et ceux édités en Bourgogne. On trouve des documentaires généraux (par exemple Sciences humaines), des documentaires régionaux (notamment les publications des sociétés savantes), mais aussi des titres non documentaires (par exemple littéraires), ou ce que l’on peut aussi appeler « sources » au sens historique : journaux (dont la presse locale), bulletins associatifs, syndicaux... Les périodiques intéressant cette autre collection spécialisée qu’est le fonds gastronomique sont des titres nationaux connus du grand public, mais aussi des revues scientifiques (par exemple Bulletin de VOIV), professionnelles (par exemple Les toques blanches), concernant parfois la filière agro-alimentaire. Lorsqu’un titre intéresse les deux fonds spécialisés (par exemple Tastevin en main), il est intégré en priorité à la collection bourguignonne.

1.2. Catalogue collectif

11Dans le cas d’un catalogue collectif, la principale difficulté réside dans l’hétérogénéité des pratiques entre établissements. Chaque institution a sa propre histoire, dont dépend l’organisation de ses collections. Il faut reconnaître que, si les normes bibliographiques appliquées aux livres peuvent être diversement interprétées ou utilisées, celles qui concernent les « non-livres » le sont encore bien davantage. Le risque de confusion (pour le bibliothécaire et, a fortiori, pour l’usager) est considérable lors de la fusion de sources catalographiques différentes. On préconise, dans tous les cas de figures, la validation de toutes les notices par un responsable unique, celui du fonds. En effet, celui-ci pourra choisir d’homogénéiser le catalogue en fonction de la réalité des pratiques plutôt que par respect d’une norme a priori. Cela permet d’envisager un outil à peu près cohérent et n’interdit pas de faire du toilettage normatif par la suite, lors de campagnes systématiques.

12La limite du traitement du catalogue est donc la coopération préalable inter-établissements, qu’il n’est jamais trop tard pour initier. Un exemple : en ce qui concerne les fonds locaux bourguignons, la Bibliothèque municipale de Dijon a fourni à l’agence régionale de coopération ABIDOC une liste des auteurs qu’elle envisage de retenir pour son fonds local (aussi bien les travaux sur ces auteurs que les différentes éditions de leurs œuvres). Pour l’essentiel, figurent dans cette liste des auteurs de fiction (littéraire, musicale, cinématographique) et des personnalités ayant joué un rôle réel dans la vie de l’esprit (comédiens compris) ; les auteurs de documentaires, notamment les universitaires, n’y figurent pas ès qualités. On considère que leurs travaux sont plus nécessaires, et plus accessibles, dans des fonds documentaires spécialisés tels que ceux des CADIST, ou d’autres fonds de bibliothèque municipale comparables à celui de Gastronomie-œnologie. Toute occasion peut donner lieu à la création d’un fonds particulier ou à la constitution de la collection exhaustive d’un auteur.

13L’initiative n’a pas de visée normative, chacun est libre de décider qui il fait entrer dans son fonds local et à quel niveau (partiel, ou complet incluant des achats rétrospectifs, des autographes...). Toutefois, en organisant les fonds, on peut imaginer que chaque établissement gagnera en crédits, en temps de traitement, et tous les usagers en fiabilité des informations. Comprenant à l’origine quelque 1 700 noms, cette liste a plus que doublé avec les personalia des différentes bibliothèques de Bourgogne. L’aboutissement logique d’un tel travail est la création d’un anté-catalogue décrivant les fonds et donc la politique documentaire partagée, sous un contrôle scientifique de validation unique. L’application de ce principe à un réseau encyclopédique reste à définir.

1.3. Bibliographie

14La bibliographie d’un sujet présente l’avantage d’une analyse plus fine de celui-ci, ou de la liste des œuvres d’un auteur. Dans la pratique, la bibliographie se distingue du catalogue en ce qu’elle propose des notices de dépouillement, parfois une majorité. Ainsi, parmi les quelque 2 000 notices publiées annuellement par la Bibliographie bourguignonne, les deux tiers sont des notices de dépouillement. Quoique l’usage ne soit guère répandu, on peut appeler « monographies » des entités bibliographiques sur tout support et les opposer aux « dépouillements » qui sont des extractions, des sous-unités documentaires (là aussi sur tout support). Il est donc possible de dépouiller des parties de CD-ROM ou de vidéogrammes, voire une émission de télévision ou de radio, un site en ligne.

15Ces derniers exemples touchent aux limites des pratiques bibliothécaires traditionnelles : il est illégal d’enregistrer pour les diffuser des œuvres protégées par un copyright et il faut définir la nature minimale de l’information faisant l’objet d’un dépouillement. Dans un cas, le travail documentaire dépasse visiblement les ressources propres de l’établissement. Dans l’autre, une bibliographie spécialisée n’a pas vocation à décrire tous les articles d’un quotidien ou ceux d’un dictionnaire, tous les vignerons présentés par telle revue d’œnologie ou toutes les recettes de Maïté ! On retiendra donc la différence établie ci-dessus entre travail documentaire analytique et information primaire ou « source ». Comme il ne semble pas possible de donner un seuil quantitatif minimal, on s’en tiendra à l’expérience du bibliographe... Les brochures et les tirés à part s’apparentent à des livres dans la mesure où coïncident unité documentaire et physique : une notice de monographie est alors préconisée. Certains documents, tels les programmes de théâtre, sont par nature réguliers : on peut les traiter en collections et établir une notice de périodique.

16Le dépouillement permet un élargissement documentaire considérable en variant les points de vue d’analyse du sujet et les disciplines. Cependant, dans la mesure où un fonds spécialisé est généralement pérenne, c’est-à-dire qu’il forme un fonds de conservation, il n’est sujet au désherbage ni matériel, ni bibliographique. Il faut donc songer d’emblée aux perspectives à long terme pour éviter le répertoire fourre-tout, piège des rétroconversions (cf. le paragraphe suivant) et l’obsolescence des informations. Cette dernière survient lorsque la description bibliographique est rattachée à un exemplaire dont le statut physique a été modifié (nouvelle cotation, pilon...). De nouveau, le plus souhaitable - et le plus difficile - consiste à adapter les collections à la bibliographie envisagée. La bibliothèque municipale de Dijon procède pour cela à un double travail : définition des collections de référence (les titres locaux existent souvent en plusieurs exemplaires), estampillage des fonds généraux.

17Dans le premier cas, on complète (sur les plans matériel et bibliographique) la collection la mieux établie, conservée dans les fonds patrimoniaux, et l’on garde un deuxième exemplaire éventuellement lacunaire dans les fonds d’étude : c’est sur cet exemplaire que l’on essayera de faire porter la consultation (cf. 3.1). Dans le second, où il s’agit surtout de signalements bibliographiques dépouillés dans des collections non patrimoniales, l’établissement postule que des outils collectifs (Catalogue collectif national des publications en série, plan régional d’ABIDOC) indiquent les collections les mieux achalandées. On appose, au moment du catalogage, un cachet « Dépouillement Bourgogne » ou « Gastronomie » sur le fascicule concerné pour opposer une information préalablement repérée à un éventuel désherbage.

1.4. Rétroconversion

18Pour l’heure, l’informatique a moins été employée à préparer des opérations d’élimination qu’elle n’a permis, enfin, la fusion de strates de catalogues innombrables. On appelle rétroconversion l’opération qui consiste à verser dans un catalogue informatisé contemporain des notices anciennes, disponibles sur tout support : fiche, registre, fascicule de périodique... Ces notices, saisies selon des procédures normalisées, sont par définition susceptibles d’être réemployées dans les logiciels ultérieurs. Les principales opérations de rétroconversion ont été conduites en France sous l’égide de la BNF, pour les fonds anciens d’abord, puis pour le réseau de ses pôles associés.

19Pour chaque bibliothèque concernée, la rétroconversion a pu toucher des fonds très dissemblables, dont les fonds locaux, eux-mêmes constitués parfois aléatoirement (dons ou autres) et aussi diversement recensés. Très utiles pour la saisie en masse d’informations au moins exploitables en recherche par mot, les rétroconversions (souvent confiées à des prestataires industriels) doivent être suivies de contrôles méticuleux lors du chargement des notices, notamment pour en harmoniser les accès. On rappelle le souhait d’un contrôle bibliographique unique, a fortiori quand il s’agit de fondre les notices issues d’établissements différents.

20Dans la pratique, un cahier des charges précisera le plus complètement possible, pour chaque type de notice (monographie, dépouillement, carte...), les champs à renseigner et ceux à négliger. Le prestataire doit signaler toute notice anormale, c’est-à-dire ne rentrant pas dans le cadre des hypothèses prévues. Le travail de définition est lourd, car il suppose la parfaite connaissance des possibilités du logiciel de la bibliothèque et, tout autant, celle des mécanismes, pour ne pas dire des manies, des états antérieurs du catalogue de l’établissement. On signalera pour mémoire que plus le répertoire à convertir est ancien et plus il tend vers la bibliographie, moins il est possible d’obtenir des notices qui ne soient pas à retoucher.

21Suivant les circonstances, les opérations de rétroconversion qui supposent un travail extérieur et intérieur, donc un coût important, peuvent faire l’objet de montages divers. Par exemple la Bibliographie bourguignonne, éditée depuis 1939 par les Annales de Bourgogne, est depuis 1995 élaborée par la Bibliothèque municipale de Dijon. La conversion des séries anciennes, entamée dans le cadre d’un partenariat avec ABIDOC, a bénéficié de l’appui de la BnF, couvrant jusqu’à la première Bibliographie bourguignonne publiée par Philibert Milsand en 1885. Le travail d’ABIDOC est dorénavant davantage orienté vers la mise en valeur de l’édition régionale et le recensement des exemplaires disponibles en région, dans le cadre d’un catalogue collectif rattaché à la bibliographie.

22La distinction progressivement élaborée entre catalogue et bibliographie conduit enfin à proposer l’accès distinct à ces deux répertoires dans le catalogue en ligne proposé au public, pour des raisons évidentes de lisibilité qu’apprécieront notamment les utilisateurs extérieurs connectés par Internet.

2. Indexation : où est l’information ?

23Il est, par définition, impossible de cataloguer tous les détails de tous les congrès ou tous les périodiques : l’enrichissement documentaire serait noyé sous la redondance et le rappel de références hors sujet. Pour mémoire, ces limites sont celles du réseau Internet ; sans indexation ad hoc, aucune information pertinente n’est susceptible d’être reconnue comme telle. La bibliographie se distingue du simple catalogue par la possibilité quasi systématique de multiplier les occurrences. Ainsi, par exemple. Le scriptorium de Cîteaux au XIIe siècle est susceptible d’être recensé parmi les publications de chercheurs de l’IRHT, le Bulletin d’histoire cistercienne, la Bibliographie bourguignonne, la Bibliographie annuelle d’histoire de l’art... Au contraire des catalogues où les doublons sont proscrits, les bibliographies s’enrichissent les unes les autres... tant que chacune respecte sa logique interne.

2.1. Classement

24Un fonds spécialisé devient progressivement un système d’informations polymorphe. Aux collections multimédias dorénavant classiques s’ajoutent des sources et des documents créés par la bibliothèque : dossiers, reproductions (photographies, microfilms...). Plus ténue est l’information originale, plus faible est la chance d’en faire une description. Les documents graphiques (cartes, affiches, menus...) sont généralement regroupés par collection thématique dont l’exploitation suppose un titre de forme qui peut figurer dans le catalogue ou la bibliographie spécialisée ; le catalogage individuel des estampes gagne à être fait dans une base distincte, non par crainte du « multimédia », mais pour éviter le mélange entre documents écrits et autres sources. Les tracts, coupures, prospectus, etc., peuvent être versés dans des recueils factices dont on effectuera la description, où prime la collectivité auteurs. Une liste d’autorité doit donc pouvoir être enrichie localement ; la connaissance du traitement par liasse pratiqué par les services d’archives peut s’avérer utile.

25La variété des documents, de leur rangement ou de leur catalogage, invite à ce que toute unité bibliographique dispose du même indicateur d’appartenance au fonds spécialisé en veillant à signaler cet indicateur dans un champ du format MARC au niveau de la notice bibliographique. Cela permettra des extractions rapides sans passer par de complexes équations de tris selon divers indices (cotes...). Cette brève mesure permettra ultérieurement une meilleure évaluation des fonds.

2.2. Indexation

26Autant il est difficile, pour ne pas dire impossible, de gérer un thésaurus dans le cadre d’une collection encyclopédique indéterminée, autant cela est utile, voire indispensable, à la connaissance d’un fonds spécialisé. La polysémie devient contrôlable dans le cadre d’un domaine restreint. Des subdivisions géographiques peuvent varier avec les époques : ainsi la Bourgogne des grands ducs comparée à l’actuelle. Des divisions générales ne prennent un sens qu’associées à des intitulés précis, par exemple le générique « institution » peut concerner les écoles hôtelières et des musées comme l’Alimentarium de Vevey (Suisse) pour le fonds de gastronomie, les académies régionales pour le fonds bourguignon. Les livres sur la pomme de terre ont pu concerner les problèmes d’alimentation il y a quelques années, l’art culinaire aujourd’hui. Pour ces raisons, l’indexation encyclopédique est trop restrictive, il faut lui adjoindre une indexation spécifique au sujet traité : la meilleure solution semble un plan de classement propre à chaque bibliographie (cf. encadré ci-contre).

27Le plan de classement offre plusieurs avantages. Par ses subdivisions progressives, il permet à chaque public de trouver l’information au niveau qui lui convient. Quel que soit le nombre de classes utilisé, il est toujours inférieur aux possibilités offertes par un système décimal d’indexation matière ; le plan est donc d’un emploi beaucoup plus souple et rapide, notamment dans le cadre de rétroconversions. Par ses intitulés plus généraux, il évite l’écueil d’un vocabulaire normé, parfois trop précis ou parfois trop imprécis, quand une vedette n’est pas validée par un comité de coordination. Enfin, malléable, le plan peut s’adapter à la documentation réelle du sujet, au-delà des normes communément admises : il n’est pas « normal » d’indexer les œuvres de fiction, mais chacun souhaite des titres de romans pour une exposition sur la cuisine. Dans la même veine, le fonds de gastronomie est beaucoup plus concerné par les publications pour la jeunesse que ne l’est le fonds bourguignon.

II. HISTOIRE POLITIQUE
II.1 Généralités
II.2 Antiquité (....-476)
II.3. Moyen Age (476-1477)
II.3.1. Généralités
II.3.2. Haut Moyen Age (476-1002)
II.3.3. Ducs capétiens (1002-1361)
II.3.4. Ducs valois (1361-1477)
II.3.4.1. Généralités
II.3.4.2. Philippe le Hardi (1363-1404)
II.3.4.3. Jean sans Peur (1404-1419)
II.3.4.4. Philippe le Bon (1419-1467)
II.3.4.5. Charles le Téméraire (1467-1477)
II.4. Temps modernes (1477-1788)
II.4.1. Généralités
II.4.2. Réunion du duché à la couronne de France
II.4.2.1. Généralités
II.4.2.2. Biographies
II.4.3. XVIe siècle ; Ligue
II.4.3.1. Généralités
II.4.3.2. Biographies
II.4.4. XVIIe-XVIiIe siècles
II.4.4.1. Généralités
II.4.4.2. Biographies

Exemple de plan de classement adapté : la chronologie de la Bibliographie bourguignonne adaptée à l’importance politique du duché au XV siècle.

28En revanche, l’accumulation progressive de notices dans un fonds ou une bibliographie spécialisés génère une accumulation d’informations que la fenêtre réduite d’un écran d’ordinateur ne permet pas d’apprécier rapidement. Il est probable, dans un proche avenir, que les indicateurs de niveau de contenu deviennent nécessaires, non pour restreindre les publics, mais plutôt pour leur faciliter la tâche en indiquant d’emblée, sur un même sujet, quelles notices correspondent à des sources, à des études originales, à des synthèses et à des œuvres de vulgarisation. On ne peut attendre d’un collégien qu’il distingue par la lecture d’une notice un article érudit et centenaire d’une présentation illustrée dans le journal municipal ; on peut aussi soulager le savant du « bruit » de cette dernière. Cela signifie que les outils de consultation doivent s’adapter pour que l’usager puisse trier, avec des libellés en clair, non codés, toutes les informations introduites par le bibliothécaire. Peu importe que celles-ci correspondent aux normes ou soient spécifiques à son fonds, voire aux exemplaires, en particulier : listes biographiques, listes de dossiers secondaires, plan de classement, ex-libris...

3. Action éditoriale : communication

29Au bout de la chaîne de traitement arrive, classiquement, la communication des documents. Pour les fonds spécialisés, c’est là que réside la difficulté : ces fonds ont reçu un traitement qui les assimile aux fonds patrimoniaux mais, pour des raisons diverses, ils peuvent être utiles et utilisés par toutes sortes d’usagers, en général peu connaisseurs des usages policés propres aux fonds anciens. Autant que les moyens de l’établissement le permettent, et pour ne pas limiter la consultation des fonds spécialisés aux conditions de la réserve, on encourage le dédoublement de la collection, soit physique, soit par reproduction.

3.1. Collections réelles

30Pour garantir, selon les possibilités, de meilleures conditions de conservation, les fonds spécialisés modernes gagnent à être rangés dans des magasins distincts de ceux du fonds général. Cela permet, de surcroît, d’imaginer un accès direct en magasin à quelques lecteurs parfaitement connus, ce qui facilite l’exploitation par le responsable.

31En revanche, les doubles éventuels peuvent être conservés dans le fonds général où les conditions de communication, voire de prêt sur place ou entre bibliothèques, sont plus larges. (On notera, en particulier, que les conventions de la BnF relatives au dépôt légal organisent désormais sur ce schéma la communication des documents par les bibliothèques de province dépositaires.) A partir de la Base bibliographique bourguignonne, les 26 établissements participant au plan de conservation peuvent faire figurer leur(s) exemplaire(s) dans le catalogue collectif géré par ABIDOC. Certaines bibliothèques ont ainsi pu faire figurer leur fonds local sur Minitel avant même d’être équipées d’un système informatique propre. A Dijon, les cotes des ouvrages intéressant le fonds local ont reçu un préfixe L ; G est utilisé pour la gastronomie. Mais aucun automatisme n’existe pour qu’une recherche effectuée dans la Bibliographie bourguignonne invite le lecteur à utiliser l’exemplaire d’étude de préférence à celui du fonds patrimonial ; seul un contrôle par le personnel en salle peut pallier cet inconvénient.

32En ce qui concerne les usuels, chacun des fonds dijonnais dispose de doubles de collections spécifiques dans la Bibliothèque d’étude, intercalées entre le fonds encyclopédique et les instruments bibliographiques généraux. La classification Dewey, utilisée pour l’ensemble du service public encyclopédique, a été à nouveau utilisée dans son ensemble dans chacun des fonds spécialisés. Afin d’éviter les mauvais rangements, les usuels bourguignons sont, eux aussi, préfixés avec L, et leur cote est tapée sur une étiquette rose ; les ouvrages gastronomiques ont leur cote, surmontée d’un G, tapée sur fond jaune.

33Des salles de travail distinctes sont envisageables, ce qui devient courant pour les fonds locaux dans les constructions récentes. La multiplication des lieux de consultation peut cependant, à terme, générer des problèmes de consultation, car elle suppose une multiplication des agents en salle et entraîne une redondance des équipements nécessaires : lecteurs de microformes, de documents numériques...

34Pour ces raisons, on peut postuler que les fonds anciens et le cœur des collections spécialisées disposent d’un même espace de consultation, que les collections courantes et actuelles soient accessibles, parfois en de multiples exemplaires, pour l’étude et le prêt dans le réseau local, que d’autres exemplaires des outils usuels, enfin, soient à disposition des bibliothécaires éventuellement chargés d’animer un service d’information. Parmi les fonds spécialisés, le fonds local est celui qui est le plus susceptible d’une utilisation intensive, voire frauduleuse (en cas de vol). Il n’est pas forcément moins onéreux de racheter un livre épuisé que d’investir d’emblée dans l’achat de doubles.

3.2. Conservation et édition documentaires

35C’est son fonds particulier qui distingue une bibliothèque, par la collection de documents introuvables ailleurs du fait de leur ancienneté, de leur diffusion restreinte (brochures), de leur unicité (dossiers documentaires réalisés par l’établissement). Si, pour les collections imprimées classiques, on doit encourager la communication de doubles non patrimoniaux, il n’existe pour les unités non bibliographiques qu’une seule mesure de protection : la reproduction. Les collections patrimoniales et spécialisées ont donc vocation, grâce aux techniques informatiques récentes, à devenir virtuelles, au moins pour l’image que consultera le public (noter les incertitudes sur la conservation des documents virtuels).

36Il n’est pas nécessaire de détailler ici l’ensemble des ressources photographiques et numériques offertes au bibliothécaire, la place manquerait pour en rappeler les avantages, les inconvénients et les précautions d’emploi. Tout au plus peut-on suggérer par des exemples la variété des pistes. Réalisés par des « érudits locaux », de nombreux dossiers documentaires peuvent être tout simplement photocopiés (l’original une fois), si besoin en couleur, et les reproductions serrées dans une reliure propice à la consultation en usuel.

  • 2 Association pour la conservation et la reproduction photographique de la presse.

37Le microfilmage est utilisé depuis longtemps pour la conservation. Si les grandes collections de référence sont désormais commercialisées sous forme numérique, le microfilm demeure encore fiable, économique et facile à mettre en œuvre, surtout lorsqu’il s’agit de grandes séries d’intérêt spécialisé (les usagers n’en sont toutefois guère friands). Parmi plusieurs organismes, l’ACRPP2 offre des services documentaires associés à la prise de vues et comble, parfois, les lacunes des collections. Les microfilms sont associés à la notion de série complète. Il n’est pas interdit de songer qu’on pourra, à court terme, en extraire les articles dépouillés dans des bibliographies. En revanche, le microfilm n’est pas adapté à la conservation de dossiers factices où des informations nouvelles sont régulièrement intercalées. La numérisation est le moyen le plus efficace de rendre accessible au plus grand nombre une information rare. La bibliothèque municipale de Lyon comme le journal Le Monde ont procédé à la numérisation de leurs dossiers.

38Les documents iconographiques doivent être photographiés et une collection de clichés constituée pour éviter de multiples prises de vues (le dommage est plus difficile à éviter avec les caméras de télévision). L’édition pourra se faire de façon analogique ou numérique. Du fait de la prolifération contemporaine de l’image, on relève que les centres de ressources les mieux identifiés sont les collections susceptibles de fournir de l’iconographie aux médias et à l’édition. La commercialisation (difficile en régie directe) de reproductions est de plus en plus souvent pratiquée. La circulation des images amène un retour qui profite considérablement au fonds de deux manières : en le faisant connaître à un public plus large qui devient lui-même pourvoyeur d’information, mais aussi en obtenant - au titre de justificatif - des documents gratuits beaucoup plus rapidement que par achat, surtout pour des publications étrangères. Enfin, par souci de conservation plus que de lucre, ne peut-on concevoir que les bibliothèques éditent elles-mêmes des informations à l’intention des scolaires, particulièrement au sujet du fonds local (plans de ville...), quand les CRDP (Centre régionaux de documentation pédagogique) n’en ont pas encore pris l’initiative ?

39En matière de reproduction, la question de loin la plus épineuse concerne les droits d’auteur. Le simple fait d’enregistrer une émission à titre conservatoire peut constituer une infraction au premier usage. Paradoxalement, plus les techniques facilitent la tâche des utilisateurs, plus le droit complique celle des services publics. Les collectivités doivent apprendre à appliquer la législation... et à la faire respecter. Il faudra nécessairement définir comme œuvre originale les travaux documentaires réalisés autour d’une collection spécialisée. Par ailleurs, rien n’interdit que, pour un usage professionnel, le centre de ressources devienne un centre de profit, mais c’est là un autre débat !

Conclusion

40Les fonds particuliers ont longtemps passé pour un caprice de collectionneur ; il faut d’ailleurs rendre hommage à tous les particuliers qui, par leurs legs, permettent aux bibliothèques de valoriser aujourd’hui un patrimoine qu’elles n’ont souvent pas su rassembler elles-mêmes. Faute de mieux, on a longtemps amassé en remettant l’analyse des problèmes spécifiques à des jours meilleurs, quand les difficultés générales de l’établissement s’estomperaient... Les progrès combinés de la lecture publique, du goût patrimonial, des pratiques documentaires, des nouvelles technologies, au nombre desquelles - surtout - les réseaux, ont considérablement renouvelé l’approche du sujet. Dans les immensités documentaires du « village global », il est nécessaire de disposer de balises. Les cartes atypiques naguère cachées au fond du jeu des bibliothèques deviennent autant d’atouts majeurs. La politique des pôles associés que développe avec opiniâtreté la Bibliothèque nationale de France, depuis l’origine, est l’expression la plus radicale de ce retournement du paradigme professionnel.

41L’organisation et la communication des fonds spécialisés suppose, l’ensemble de ce volume le montre, l’adaptation des pratiques bibliothéconomiques courantes. Plus profondément, l’ensemble de l’analyse et du traitement documentaire se trouve inversé : ce sont les contraintes du signalement et de la mise à disposition des collections qui, à rebours, influent sur la collecte et la conservation des fonds, au contraire des processus communément établis Paradoxalement, dans un milieu professionel qui considère avec prudence les analyses strictement économiques (surtout quand elles se développent à ses dépens, comme le droit de prêt), on cultive une forme moyenne d’économie adaptée aux bibliothèques et davantage centrée, il faut le dire, sur la matière documentaire que sur le public. La présente analyse ne vise pas à développer une thèse selon laquelle la bibliothéconomie des fonds d’étude et de recherche (collections particulières, techniques documentaires enrichies, public spécialisé et parfois lointain) s’opposerait à celle des fonds de prêt, plus générale et généraliste, pour un public de proximité.

42Globalement, une telle dichotomie mérite pourtant quelque attention : connaître l’écologie de l’information (fonds et pratiques adaptés au milieu et au public) permet de relativiser ses techniques professionnelles. Mais développer un fonds spécialisé n’est pas seulement cultiver un fonds pour spécialistes ; de même qu’il n’existerait pas de réputation culinaire française si les chefs étoilés ne s’appuyaient sur une appétence et une pratique privée largement répandues, de même la fonction « spécialisée » d’une bibliothèque doit-elle servir l’ensemble des publics de l’établissement (et bénéficier en retour de toute remontée d’information). On citera particulièrement, en ce qui concerne le fonds local, la capacité de retraiter, voire d’éditer, l’information conservée dans les réserves pour la rendre disponible à ses multiples usagers potentiels : scolaires, curieux d’histoire locale, etc. Nous avons déjà introduit le désherbage, n’hésitons pas à poursuivre la « bibliothécologie » de nos établissements !

43Si, aujourd’hui, les bibliothèques continuent, pour l’essentiel, de constituer des collections concrètes selon des procédures auxquelles les réglementations ôtent toute poésie, on peut, pour l’avenir, faire le triple pronostic suivant :

  • la communication (sur place, en prêt ou en reproduction dans les conditions légales) concernera de plus en plus des documents introuvables ailleurs, notamment en ligne ;

  • au public régulier s’ajouteront des utilisateurs occasionnels - ce qui ne signifie pas forcément experts - toujours plus nombreux et, sans doute, moins physiquement présents ;

  • la capacité à signaler des documents de toute époque n’entraînera plus nécessairement leur détention ou leur fourniture.

Notes

1 David Lodge, Un (oui petit monde, Rivages, 1992.

2 Association pour la conservation et la reproduction photographique de la presse.

© Presses de l’enssib, 1999

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