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Gérer les périodiques

 | 
Géraldine Barron

Partie IV. Conserver en réseau

4-1. Coopération thématique : la conservation partagée des périodiques médicaux en Île-de-France

Guy Cobolet

Texte intégral

1Préparé par une journée d’étude organisée en 2002 au Centre Technique du Livre de l’Enseignement Supérieur (CTLes), et véritablement lancé en 2004 à la demande de la Sous-direction des bibliothèques (MEN), ce projet rassemble aujourd’hui toutes les bibliothèques universitaires médicales d’Île-de-France, soit plus d’une vingtaine de sections regroupant les universités de Paris 5, 6, 7, 11, 12, 13 et Versailles Saint-Quentin, ainsi que l’Académie nationale de médecine, la BIUM et le CTles.

LA SITUATION EN 2004

2L’environnement documentaire, qui éclaire la genèse du projet, se caractérise par :

  • des locaux de bibliothèque parfois exigus ou en cours de saturation, qui ne feront pas l’objet d’extension, les projets de construction prévus ne portant que sur trois sites intéressant d’autres disciplines (Bulac, Sainte-Barbe, Grands Moulins de Paris 7). Seules des restructurations ponctuelles sont envisagées (Cochin, Necker, Saint-Louis), sans accroissement de surface ;
  • la présence de deux établissements aux fonds patrimoniaux conséquents (l’Académie nationale de médecine et la BIUM, cadist dans la discipline) que complètent les collections rassemblées depuis une quinzaine d’années par le CTLes (collections certes fragmentaires, bâties à partir des cessions et dépôts effectués par les universités, mais comprenant plusieurs centaines de titres médicaux) ;
  • un taux élevé de redondance entre toutes les collections : figurent partout les quelque 300-400 titres de base que chaque bibliothèque se doit de posséder pour couvrir toutes les spécialités médicales, auxquels s’ajoutent des titres spécialisés selon les orientations locales ;
  • enfin, l’irruption depuis 1999 de la littérature électronique, qui a nécessairement conduit à une réflexion collective sur la place de l’imprimé au sein de la nouvelle économie de l’information.

LES OBJECTIFS

3L’un, immédiat, vise à désengorger les magasins et libérer des espaces, pour éviter la construction de nouveaux équipements (cf. le coût de l’immobilier en région parisienne) et permettre l’accroissement des collections imprimées (monographies, périodiques, thèses) qui continuent de se développer parallèlement aux ressources électroniques.

4Un autre intéresse naturellement la conservation pérenne des fonds : il s’agit alors de conserver dans la région un exemplaire de chaque titre (voire deux, pour des raisons de sécurité), en rassemblant des collections tendant à la complétude et qui demeureront toujours disponibles pour la consultation ou la fourniture à distance, qui reste une activité bien ancrée au sein des bibliothèques médicales. Peu de collections, parmi les 25 participants, ne comportent aucune lacune, aussi le projet autorise-t-il la (re)constitution de séries exhaustives, de référence.

5Partager la conservation offre aussi l’opportunité de réorganiser la politique documentaire :

  • au sein de chaque établissement tout d’abord, et en particulier dans les universités multi-sites (Paris 5, 6 et 7) qui peuvent ainsi mieux préciser et répartir les fonctions comme les moyens entre leurs nombreuses sections médicales ; mais aussi dans toutes les bibliothèques participantes, qui n’ont pas nécessairement de vocation patrimoniale et sont alors amenées à opérer des choix de développement ;
  • au plan régional ensuite, pour définir des spécialisations, articuler le rôle des uns et des autres, lancer des coopérations et dessiner les contours d’une cartographie documentaire lisible ;

6Le dernier objectif fixé vise aussi à faciliter le passage au tout numérique pour les établissements qui le désirent. Du fait qu’un membre du réseau est responsable de la conservation de tel ou tel titre imprimé et de son acquisition tant que l’imprimé existera (ce qui paraît hautement souhaitable : la National Library of Medicine des USA ne poursuit-elle pas sa politique systématique d’achat du papier, essentiellement pour des raisons de sécurité et dans l’attente que soit maîtrisé l’archivage pérenne des documents numériques ?), on peut en effet considérer que les autres membres passeront plus aisément au tout électronique, la formule de l’avenir (sous réserve que soient réglées plusieurs questions afférentes, tels le financement du papier lui aussi partagé au sein du réseau et le taux de la TVA, entre autres).

7La conservation partagée est donc une démarche à multiples facettes, qui combine archivage pérenne et politique de développement des collections dans une perspective dynamique, évolutive et concertée.

UNE CULTURE DE RÉSEAU

8Les bibliothèques médicales constituent depuis longtemps un réseau homogène, fondé sur une culture commune (aide à l’usager, rapidité des transactions), l’utilisation des mêmes instruments (Pubmed et son thésaurus, classification de la NLM, liste standardisée des journaux médicaux et de leurs abréviations), la mise en place ancienne d’un système de prêt entre bibliothèques efficace, etc.

9Sur cette base solide, il est donc aisé de bâtir un système de travail participatif, où tous les membres se retrouvent et jouent, chacun à sa manière, un rôle actif pour :

  • bâtir les listes de titres à examiner : tous les deux mois, dans une spécialité (anesthésie, cardiologie, etc.), le coordonnateur établit une première liste qui est soumise aux participants à des fins d’enrichissement ;
  • alimenter la base de travail : chacun y vérifie ses états de collection, y signale son désir ou non d’être pôle de conservation, y mentionne les transferts effectués une fois le pôle désigné et corrige ensuite sa notice ;
  • assumer la fonction de pôle de conservation : tout établissement peut, s’il le souhaite et remplit les conditions, devenir pôle, et pour un même titre plusieurs pôles peuvent être désignés si la situation le justifie (activité de recherche dans l’UFR ou le CHU, complétude de la collection).

10Il s’agit donc bien d’un projet participatif, où tous les membres procèdent aux mêmes opérations, sur un pied d’égalité, en parfaite intelligence.

LES OUTILS

11Plusieurs outils ont très vite été mis en place, pour faciliter le travail et la communication :

  • une convention tout d’abord, trisannuelle, passée entre les deux copilotes du projet (CTLes, BIUM) et chaque université. Convention souple et légère, qui rappelle les objectifs, la responsabilité de chaque partenaire, le cadre des opérations (comité de pilotage ; les documents transférés sont cédés et non pas déposés ; obligation de fournir tout document via le Peb dans un délai de 48 heures ; modalités pratiques des transferts entre bibliothèques…) tout en émettant plusieurs recommandations en matière d’archivage (température et hygrométrie des locaux, installation électrique conforme aux normes, système de détection incendie, site non inondable).
  • une organisation : localement, chaque établissement désigne un référent qui animera le travail et assurera l’interface entre ses collègues (dans le cas des universités multi-sites) et les copilotes du projet ; au niveau régional, un coordonnateur, opérant à la fois au CTles et à la BIUM, gère le réseau, établit les listes de titres et en fait la synthèse, prépare le choix des pôles de conservation, assure la liaison avec l’ABES et le Sudoc ; le comité de pilotage, lui, fixe les orientations générales et procède aux arbitrages.
  • une base de données locale : l’ensemble du travail est effectué par tous les participants dans une base de données gérée par la BIUM, où sont consignées toutes les informations : états des collections, localisations, pôles de conservation pour chaque titre, transferts ou éliminations, et tous renseignements utiles pour la traçabilité des documents. De manière à garantir le respect des normes catalographiques et l’interopérabilité avec les catalogues nationaux, à permettre aussi des évolutions ultérieures, toutes les données sont issues initialement du CCN (-PS) (notices des périodiques, RB-CCN des participants), qui voit là son rôle de réservoir majeur confirmé dans le cadre d’une application nouvelle.

LES RÉSULTATS

12Quatre ans après le lancement du projet, quel bilan tirer de l’expérience ? Presque 6 000 titres ont été traités (publications-mères et affiliées), soit environ 60 % des collections concernées par le plan. L’immense majorité d’entre eux sont conservés par un pôle, mais plus de 500 le sont au moins dans deux pôles différents.

13Le rôle de quelques établissements est confirmé : le CTLes (392 titres), l’Académie nationale de médecine (481 titres) et la BIUM (4 857 titres) apparaissent comme les réservoirs principaux de la région Île-de-France.

14Néanmoins, 18 autres bibliothèques ont aussi pris des responsabilités : Paris 6 Delarue, Charcot et Saint-Antoine (58 titres), Paris 7 Bichat (7 titres), Paris 12 (24 titres), Paris 13 (38 titres). Et il est fort à parier que ces responsabilités augmenteront lorsque certaines spécialités médicales seront bientôt abordées (la neurologie, par exemple, thème d’excellence de Paris 6 Charcot, ou la pédiatrie à Paris 5 Necker).

15Les transferts entre bibliothèques, lents à démarrer (60 mètres linéaires en 2005), ont progressé significativement en 2007 (530 ml). En revanche, il reste difficile d’apprécier la part des éliminations : les informations précises font encore défaut, et l’on sent bien que l’on touche là une corde souvent sensible, sur laquelle il conviendra cependant de prendre position. En revanche, au plan local, dans tous les établissements, la conservation partagée a débouché sur des avancées intéressantes en termes de politique documentaire : Paris 6 notamment, avec ses 8 sections médicales, et Paris 7 qui en compte 5, ont pu réexaminer tout leur fonctionnement (maintien d’un ou deux abonnements au lieu de plusieurs partout ; conservation partagée en interne) et le positionnement de chacun de leurs sites au sein de leur réseau local, puis de ce dernier dans l’ensemble plus vaste des bibliothèques de la région. Tous les pôles ont procédé à des tâches de récolement (un fois désigné, le pôle fait appel au réseau pour combler les lacunes de ses collections), de remise à niveau du signalement des fonds dans le CCNPS-Sudoc, de réorganisation des espaces de stockage, tout en resserrant ainsi leurs liens avec leurs partenaires du réseau.

LES DIFFICULTÉS RENCONTRÉES

16Elles ressortissent à plusieurs facteurs, qui tiennent, pour la plupart, à la nature même de l’objet « périodique » et à la taille du projet initial.

17Les périodiques représentent en effet un matériau complexe (identification, filiations, partition en séries et fascicules), dont le signalement dans les catalogues et le traitement dans les magasins souffrent d’approximations, de difficultés bien réelles qui imposent un investissement en temps-personnel considérable.

18Par ailleurs, au fil des années, les ressources humaines connaissent des variations qu’il est souvent impossible de maîtriser : mutations, absences, changement de priorités ou urgences qu’il convient de traiter et qui induisent nécessairement des retards dans l’avancement global du projet. Des pauses sont donc régulièrement consenties, de manière à permettre à chacun de rattraper « la tête du peloton » et à tous de progresser en synchronie sur les mêmes listes de titres ou les mêmes tâches (correction des notices, transferts, propositions, etc.).

19Il est vrai que dès l’origine le plan s’est voulu complet, exhaustif. Nous aurions pu nous limiter à quelques centaines de titres, ceux que l’on trouve dans toutes les bibliothèques parce qu’ils sont fondamentaux. Il en fut décidé autrement, mais vouloir tout traiter, systématiquement (à l’exception des titres anciens qui figuraient dans les seules collections de l’Académie nationale de médecine et de la BIUM) impose une forte capacité de mobilisation sur la longue durée, qui fonctionne harmonieusement depuis 4 ans mais doit être de temps à autre réactivée. Il n’empêche que le plan, dans sa forme actuelle, pourrait être achevé dans deux ans, à la satisfaction générale des participants qui n’auront plus alors qu’à veiller à l’entretien du travail réalisé.

ET DEMAIN ?

20Plusieurs pistes se dégagent, qui peuvent être empruntées simultanément et se combiner entre elles pour élargir les horizons.

21En premier lieu, il convient d’améliorer le signalement du plan pour le valoriser. En 2007, le Sudoc a créé un nouvel index de recherche des documents, « PCP : Plan de conservation partagée », qui autorise la consultation des projets existant sur le territoire national, animés par les agences de coopération et surtout consacrés à la presse d’intérêt régional (Bourgogne, 603 titres et Aquitaine, 524 titres). Un PCMed pour l’Île-de-France a donc été créé, qui signale aujourd’hui 5 384 titres. Reste encore à modifier l’affichage des réponses à l’interrogation du Sudoc, de manière à faire apparaître en tête des résultats les localisations des PCPs qui, a priori, disposent des collections les plus complètes et offrent ainsi les localisations les plus utiles pour les usagers.

22Ensuite, ne faut-il pas élargir le plan :

  • à d’autres disciplines, localement ? Durant le cours du travail, parce que la médecine n’est pas une science isolée, des titres non médicaux ont déjà été pris en compte, qui figurent dans les collections des bibliothèques participantes : périodiques d’odontologie, de biologie, de chimie, de pharmacie. C’est pourquoi, dès 2008, le plan s’est élargi à l’odontologie, matière à la volumétrie resserrée (quelques centaines de titres) qui, de surcroît, intéressait trois membres du réseau : Paris 5 Montrouge, Paris 7 Garancière et la BIUM, cadist dans la discipline. Poursuivre dans les années futures l’élargissement aux collections de la BIUSJ pour la biologie, de la BIUP et de Paris 11 Chatenay-Malabry pour la pharmacie, s’impose.
  • à d’autres institutions, dans le cadre régional ? On pense en particulier aux bibliothèques de l’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (37 centres), toutes présentes sur les sites hospitalo-universitaires, avec lesquelles les Services communs de la documentation partagent et les publics et les problématiques d’accès à l’information scientifique, imprimée ou numérique.
  • à l’ensemble du territoire national, enfin ? Déjà, involontairement, le plan déborde les strictes frontières de l’Île-de-France : depuis plusieurs années en effet, des bibliothèques universitaires du Grand Bassin parisien (Reims, Amiens, Caen) contactent la BIUM avant de procéder à des éliminations de collections, et entretiennent avec elle des collaborations pour des transferts, voire des désabonnements. La France restant un pays aux dimensions géographiques moyennes, aux réservoirs documentaires modestes, la région Île-de-France pesant d’un poids conséquent au sein du dispositif national (avec quelques autres pôles : Strasbourg, Lyon, Toulouse notamment), et à l’ère de la transmission numérique des documents qui abolit les distances comme les délais, faut-il laisser se multiplier les initiatives locales ou régionales en matière de conservation partagée (dont on sait la lourdeur et le coût humain), ou bien plutôt profiter de l’acquis du travail effectué d’abord dans une région « riche » pour le mettre à la disposition de tous, en trouvant un équilibre entre aspirations régionales et efficacité économique, scientifique, au service de la communauté des bibliothèques et des usagers ? Articuler thématiques nationales, fondées sur des pôles bien visibles, en garantissant à chaque fois la conservation pérenne de fonds spécialisés exhaustifs en plusieurs points du territoire, et plans régionaux de conservation paraît une perspective riche d’avenir, qui mérite réflexion.

CONCLUSION

23Le plan de conservation partagée des périodiques médicaux en Île-de-France a été le premier projet de cette ampleur à être lancé. Entreprise longue et systématique, visant non seulement à garantir l’archivage pérenne des documents dans un cadre collaboratif, mais participant aussi à l’élaboration de politiques de développement des collections rénovées et de politiques documentaires dynamiques alliant l’intérêt patrimonial à long terme et la modernité en gestation, il demeure une expérience ouverte, en constante évolution. Non pas un modèle, mais un test grandeur nature, orienté vers l’avenir.

Auteur

© Presses de l’enssib, 2008

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