1La constitution d’une base de données débouche dans la plupart des cas sur un accès public : à travers un OPAC ou grâce à des applications vidéotex, sur CD-ROM et déjà pour certaines sur Internet, mais aussi sur des produits d’édition. Il convient donc de déterminer dès le départ le niveau de qualité que l’on doit atteindre en fonction des priorités et des missions que l’on s’est fixées, mais aussi en tenant compte des contraintes auxquelles on ne peut échapper.

2La montée en charge des bases bibliographiques est soumise à des impératifs de rapidité à concilier avec un contexte qui doit tenir compte des ressources en personnel, et du budget. Les solutions choisies ne conduisent pas toujours à un résultat cohérent et de bonne qualité. Il est donc nécessaire de procéder à une reprise de la base pour lui donner le niveau de qualité souhaité, puis de prendre un certain nombre de précautions pour éviter des dégradations lors de l’ajout de nouvelles données, sous peine de ne pouvoir éviter la mise en place d’actions correctives de masse a posteriori si l’on ne veut pas rester soumis à des dysfonctionnements.

3La mise en place d’un contrôle de qualité exige une bonne analyse du contexte, la mise en place de règles précises et exhaustives, un travail de formation, puis de relecture par échantillonnage régulier permettant de corriger rapidement les erreurs effectuées.

4Voici un Memento pour Contrôler la qualité et la cohérence d’un catalogue.

1. Fixer les objectifs

• quels publics ? tout public public spécifique quel niveau de spécificité (enfant, adulte grand public, chercheur...) ?

• quelles missions ? agence régionale (BDP, tête de réseau local ou régional...) agence bibliographique (régionale, nationale)

• quels produits ? listes d’acquisitions éditions thématiques bibliographies (locales, régionales, nationales) sur quel support (papier, CD-ROM, en ligne)

• quelles priorités (prêt, consultation, commercialisation, etc.) ?

• pour quel système ? fonctionnalités (gestion des renvois, des autorités, des liens, gestion des exemplaires...) possibilité d’effectuer des corrections de masse ou non

2. Analyser les contraintes

• l’existant (notices dérivées, issues de chargements, , anciens, conversion...)

• contraintes liées à l’environnement local, régional, national et aux missions (travail en réseau, participation à un catalogue collectif, fourniture de notices...)

• personnel disponible

• budget

• outils disponibles (par exemples ouvrages de références)

• planification et montée en charge

3. Mise en place

• définir le niveau de qualité en fonction du meilleur rapport qualité/prix

• établir des règles précises

• par type de notice (bibliographiques : monographies, séries, documents sonores, etc. ; autorités, notices d’exemplaires)

• décrire la saisie des caractères

• sur le découpage des zones et sous-zones

• traitements des cas particuliers

• diffusion des règles et des outils

• formation

• contrôle des connaissances (édition d’un fichier de test)

• mise à jour éventuelle des règles

• contrôles réguliers par échantillonnage

• analyse des résultats

• reprise des erreurs

• notes d’informations (correctives ou de rappel) - formation continue

4. Lorsque la base est déjà constituée

5Il est toujours nécessaire de repasser par les étapes 1 à 3 que nous venons de citer, mais des mesures correctrices indispensables sont à effectuer avant de suivre les règles mises en place pour le travail courant, à savoir :

• repérer les doublons (en listant les index titres ou après une conversion, les numéros d’inventaires à condition qu’ils soient univoques)

• unifier les points d’accès

• uniformiser la saisie des cotes

• ajouter les informations indispensables dans les zones de tri (dates, types de support, niveau intellectuel, etc.)

• harmoniser les notices d’ouvrages à volumes

Cas particulier de la conversion

1. Etude de faisabilité

• analyse des fonds

• analyse des catalogues existants

• choix des priorités (fonds local, fonds spécifique, fonds général...)

• constitution d’un échantillon

• choix des procédures (récupération à partir d’un réservoir, saisie complète...)

2. Cahier des charges

• description des catalogues (support, présentation, volumes)

• description des procédures retenues

• descriptions des informations bibliographiques (par zone)

• règles de conversion (saisie des caractères, découpage des zones, uniformisation à effectuer...)

• présentation du niveau de qualité exigé

• opérations complémentaires (dédoublonnage, travail sur les autorités, liaison d’exemplaire...)

• présentation d’un échantillon avec des exemples formatés

3. Actions

• préalables récolement exemplarisation des documents tri des fichiers préparation des fichiers (uniformisation des entrées, mentions à supprimer...)

• courantes formation test de saisie corrections d’anomalies contrôles de qualité rapports de recette du contrôle de qualité test de chargement chargement

• ultérieures liaison d’exemplaire uniformisation des points d’accès création des notices d’autorité (automatique ou manuelle) liens entre notices (si création manuelle) dédoublonnage