D. Deux ans de base bibliographique du Service commun de la documentation de l ’Université Jean Moulin - Lyon 3
p. 43-62
Texte intégral
1La Bibliothèque universitaire Lyon 3 (cf. encadré final) est informatisée depuis 1994. La mise en place du système (GEAC-Advance) s’est déroulée de février à octobre. Les modules ont été ouverts dans toutes les bibliothèques à la fois, à travers le réseau de l’Université : acquisitions en février, catalogage en mars, prêt en septembre, et OPAC en octobre avec son ouverture sur Telnet.
2Aux moments de l’étude préalable, de la rédaction du cahier des charges et de l’étude d’impact de l’informatisation conduite en décembre 1993-janvier 1994, des règles ont été définies. Elles ont régi toutes les décisions ultérieures touchant au catalogue informatisé de Lyon 3 :
L’informatisation du Service commun de documentation (SCD) a pour objectif la mise en réseau documentaire de l’Université. Elle se fera en deux temps : d’abord la Bibliothèque universitaire (y compris l’antenne de Bourg-en-Bresse) puis les bibliothèques associées autour du catalogue en ligne. La notion de réseau implique une harmonisation des méthodes et des pratiques en vigueur chez chacun des participants.
L’objectif précédent sera atteint en réalisant un catalogue d’identification et de localisation des ressources documentaires de l’Université.
La cohérence du catalogue ne pourra être garantie que par la gestion rigoureuse des fichiers d’autorités.
Le calendrier établi, une fois validé par la société prestataire de services (GEAC), devra être scrupuleusement respecté.
L’informatisation en réseau doit permettre une amélioration du service au public par une restructuration des services dégageant les personnels de bibliothèque de certains travaux administratifs (création d’un Service central d’acquisitions) et par une redéfinition des postes de travail.
3Pour la montée en charge de la base bibliographique, le cahier des charges prévoyait trois sources de notices différentes : la récupération de notices de la Bibliothèque Droit-Gestion informatisée sous le système Liber depuis 1988, le chargement des notices BnF sur lesquelles nous nous étions localisés depuis janvier 1993 en tant que membre du réseau BN-OPALE et la rétroconversion du fichier de la Bibliothèque Droit-Lettres dans le cadre de l’opération CCF (Centre collectif de France) de la Bibliothèque nationale de France.
4Cette dernière opération, fort complexe à mettre en oeuvre, ayant été retardée, nous avons dû, en janvier 1994, nous rendre à l’évidence : ou notre calendrier ne serait pas respecté, ou nous devions réviser nos choix concernant la constitution de la base. Etant donné les enjeux, il nous fallait impérativement tenir les délais. Nous étions donc confrontés à la difficulté suivante : comment donner à notre base la masse critique nécessaire à l’ouverture du prêt en septembre ? La taille modeste des fonds de nos bibliothèques (hormis la Bibliothèque Droit-Lettres, mais il n’était pas prévu que celle-ci abandonne le logiciel Mobibop) nous a permis d’adopter une méthode sans doute plus difficilement applicable à une autre échelle : diversifier nos sources d’approvisionnement.
1. Les chargements initiaux
1.1. L’alimentation de la base par la reprise d’un fichier manuel
5La première bibliothèque à profiter de l’informatisation de ses fonds de droit, gestion et sciences économiques a été la Bibliothèque Droit-AES, section de l’ancienne Bibliothèque interuniversitaire dédiée aux 1er et 2ème cycle et comprenant de nombreux exemplaires multiples. Elle disposait déjà du système de prêt Mobibop, mais les données des notices rattachées aux codes barres d’exemplaires étant trop succinctes, il n’a pas été envisagé de les transférer dans le nouveau système informatisé. Il était néanmoins primordial de négocier avec succès le passage au système intégré GEAC-Advance afin d’offrir aux usagers et au personnel des prestations aux moins aussi satisfaisantes que celles auxquelles ils étaient habitués.
6Le libre accès total et le choix d’une période universitaire de moindre affluence (Pâques) ont constitué des atouts importants pour le démarrage de l’informatisation des fonds. Les contraintes inhérentes au calendrier très serré et le manque de formation du personnel dans ce domaine nous ont amenés à confier la saisie de notre fichier manuel AUTEURS à la Société Jouve. Ce fichier tenu à jour régulièrement par des catalogueurs comprenait des notices dactylographiées satisfaisantes. Il a été envoyé à la société sous-traitante accompagné de spécifications. Ce document comprend une description minutieuse du format (UNIMARC), des particularités du fichier avec ses différents types de données locales, et enfin des caractéristiques du support informatique souhaité selon le logiciel documentaire employé dans la Bibliothèque. Il sert de lien entre l’établissement et la société de saisie et peut être réajusté en cours d’opération. Il est rédigé par un catalogueur confirmé en collaboration avec l’administrateur de la base bibliographique. Parfois en effet de « simples » erreurs d’indicateurs ou de sous-zones génèrent des difficultés de chargement sur le système local.
7La Société Jouve a dérivé les notices du CD-ROM BN-OPALE. Le taux de dérivation élevé (environ 69 %) s’explique par la forte proportion d’ouvrages français postérieurs à 1970 composant le fonds de cette bibliothèque. Les notices non trouvées ont fait l’objet d’une saisie intégrale, y compris la vedette matière figurant sur la fiche. Le chargement des données s’est déroulé sous le contrôle du correspondant GEAC et a donc constitué l’apport originel de notices dans la base bibliographique. Un autre petit fichier manuscrit, correspondant à deux ans d’acquisitions, a été traité localement en dérivation de notices.
8A l’issue de ces deux chargements (5450 notices d’une part et 780 notices d’autre part), l’ajout des données d’exemplaires s’est déroulé sur le site. Il serait envisageable que la société de saisie s’en charge elle-même. Cependant, l’intervention du personnel sera toujours nécessaire afin de rajouter le code à barres qui ne figure que sur le document lui-même.
9Il y a, au moins, deux avantages à un travail d’exemplarisation sur site :
mises à jour des localisations et des statuts des documents dans les salles de la bibliothèque (par exemple un ouvrage « exclu » peut devenir « en prêt »),
et... déjà ! mise à jour de la base bibliographique ; certaines notices ne correspondant à aucun exemplaire ont pu rester à tort dans le fichier manuel ; des erreurs de catalogage sont aussi détectées et corrigées (dates d’édition différentes...).
10Ainsi, cette exemplarisation permet une parfaite adéquation entre les notices de la base et les ouvrages réellement présents sur les rayonnages. Ceci est loin d’être négligeable pour un total de 18 000 exemplaires.
11Cette courte période de trois mois nécessaire à l’informatisation de l’ensemble des monographies a aussi été un moyen de mieux appréhender le système informatique. Cependant il est à noter que cette opération est onéreuse : environ 19 F par notice fournie avec ses données locales (en 1994), hors coût du personnel recruté pour l’exemplarisation.
1.2. L’alimentation de la base par BN-OPALE en ligne
12Le travail en ligne dans le réservoir BN-OPALE a commencé dès 1993. Trois critères ont déterminé ce choix : le taux de recouvrement des fonds, la fourniture de notices en format UNIMARC et leur indexation RAMEAU. Les acquisitions courantes des cinq sites ont été soit localisées (dans 60 à 80 % des cas), soit créées en ligne dans la base nationale. Les créations de notices concernent parfois des ouvrages français de l’année en cours, ce qui est une contrainte assez lourde en temps, puisqu’il s’agit de cataloguer en INTERMAC alors que notre base est en UNIMARC.
13L’abonnement aux notices bibliographiques et à leurs mises à jour permet de profiter des éventuelles corrections effectuées par une bibliothèque du réseau BN-OPALE ; en revanche, les notices de dépôt légal étant trop réduites, nous avons rapidement résilié ce type d’abonnement.
14Ce chargement d’un an d’acquisitions dans le système local a porté sur 2458 notices. La seule clef de dédoublonnage possible a été l’ISBN.
1.3. L’alimentation par la reprise d’un fichier informatique
15A l’issue des chargements Jouve et BN-OPALE, notre catalogue avait un bon taux de cohérence et de qualité puisque les notices provenant de la BnF par des biais divers y étaient largement majoritaires. L’introduction des notices Liber devait bouleverser le rapport entre notices BN-OPALE et notices « maison ». En effet, le catalogue de la Bibliothèque Droit-Gestion représentait 25 816 enregistrements sur le système Liber. Il s’agissait d’au moins doubler la taille de la base en une seule opération : d’où pour nous, une réflexion approfondie sur les conséquences de cette action, d’autant que sa nécessité prêtait à controverse.
16Ce fichier, structuré selon un format propre, différent d’UNIMARC, avait été constitué sans souci réel des normes de catalogage. Toutefois, il présentait l’immense avantage de comporter des données d’exemplaires (principalement le code à barres et la cote) et donc de nous éviter la manipulation des ouvrages eux-mêmes. En outre, la nature des fonds nous permettait d’espérer un recouvrement partiel d’une part avec ceux de la Bibliothèque Droit-AES, d’autre part avec ceux de la bibliothèque Droit-Lettres en instance de rétroconversion.
17Dans ce cas de figure (un fichier maison), les spécifications que la bibliothèque doit rédiger pour permettre à la société prestataire de services d’élaborer un programme de chargement ad hoc, se ramènent à la mise en équivalence du format source avec le format cible et à la demande du traitement de certaines particularités. Par exemple, lorsque les titres du fichier source sont systématiquement en majuscules, on peut exiger qu’ils soient transcrits en minuscules avec une majuscule initiale. Il faut également veiller à la restitution des diacritiques, toujours délicate. Ce genre d’exercice soulève les difficultés classiques de la traduction : concernant les données d’exemplaires, les notions topographiques de notre système étant plus fines que celles de Liber, nous avions besoin d’une information qui ne se trouvait pas sur Liber. Nous avons dû rentrer une valeur par défaut tout en sachant qu’elle s’avérerait fausse dans un certain nombre de cas et qu’il faudrait alors rectifier notice par notice.
18Si la base est encore vide, ce travail de spécification suffit. Mais lorsqu’elle comporte déjà des notices, il faut établir une procédure de dédoublonnage, c’est-à-dire choisir un ou plusieurs critères dont le système se servira pour comparer la notice à ajouter à celles figurant déjà dans la base et indiquer au système comment il doit se comporter face à un doublon.
19Pour intégrer le fichier Liber, nous avons utilisé l’ISBN lorsqu’il existait et stipulé qu’en cas de doublon la notice Liber serait écrasée, tout en préservant les données d’exemplaires qui seraient rattachées à la notice préexistante. En l’absence de doublon, la notice Liber serait directement ajoutée au catalogue. Le programme a été testé sur des lots de dix puis de cinquante notices et le chargement final a été effectué le 20 juillet 1994. Le système a détecté au total un peu moins de 4 000 doublons.
20A la suite de ce chargement, hormis les questions d’indexation matière dont nous parlerons plus loin, deux dysfonctionnements ont accaparé notre attention. L’un concernait les autorités, l’autre les codes à barres. Nous avions déjà constaté au cours des quelques mois de vie de notre base qu’un dédoublonnage régulier des notices d’autorités était indispensable. A tel point que nous avions embauché dès la mi-mai une personne pour faire ce travail. Le chargement Libéra nécessité un nettoyage complet de nos index.
21Par ailleurs, notre système gérait trois sortes de codes à barres : Liber, Mobibop (Bibliothèque Droit-AES) et Monarque (pour les acquisitions et les fonds jusque là non informatisés). Or, il est apparu que certaines tranches de codes à barres Liber recouvraient des tranches de codes à barres Mobibop. Quand on lisait un code à barres Liber, on obtenait la notice d’un ouvrage Mobibop. Plusieurs centaines de codes à barres ont dû être changés, sur les livres et en machine.
1.4. L’alimentation de la base par les pré-notices d’acquisitions
22Afin de mieux comprendre l’état de notre base après ces chargements successifs, il importe de décrire les notices de suggestion d’achat. En effet, nous avons choisi de faire passer ces notices au catalogue dès que le bon de commande est édité. Le lecteur est ainsi informé très tôt de la décision d’achat et peut suivre à l’OPAC l’évolution du statut de l’ouvrage. Le module d’acquisitions ayant été le premier mis en service, ces notices ont de tout temps existé dans notre catalogue. Cependant, elles sont sommaires et comportent beaucoup plus d’erreurs que les autres. Elles sont conçues par des personnes peu formées au catalogage et n’ayant pas le document sous la main. L’écran de saisie des acquisitions ne contribue pas à améliorer le contexte : il est dépourvu de certaines zones utiles, voire indispensables (pas d’auteur secondaire, ni de coauteur, seulement une sous-zone 710 $a pour les collectivités-auteurs...).
23Nous avons décidé de passer outre ces imperfections dans la mesure où ces notices doivent connaître une durée de vie la plus courte possible grâce à un réaménagement du circuit du livre : après réception de l’ouvrage commandé, celui-ci est recherché en ligne sur la base de la BnF. Si la notice s’y trouve, nous signalons par l’ajout d’une donnée que nous souhaitons la recevoir. Cette procédure s’appelle la « localisation » sur BN-OPALE. Tous les mois la BnF nous adresse une disquette avec les notices demandées (environ 500). Au moment du chargement, celles-ci doivent écraser les notices d’acquisition correspondantes.
24Comment établir cette correspondance ? Force est de constater la difficulté d’élaborer une bonne procédure de dédoublonnage. Dans un premier temps, nous avons utilisé l’ISBN comme critère. Il en a résulté nombre de doublons, d’autant que nous avions négligé de prendre en compte, lors de la comparaison, la sous-zone $b de l’étiquette 010 d’UNIMARC, dans laquelle on porte la mention « br. » pour un ouvrage broché, indication qui n’est jamais fournie au moment de la suggestion d’achat. Après maintes conversations, nous avons réussi à persuader nos collègues que le seul critère de dédoublonnage fiable était le NSC (Numéro Source dans le Catalogue) que la BNF fait figurer dans l’étiquette 001 d’INTERMARC. Cependant, pour mettre en oeuvre une procédure fondée sur cette donnée, il nous fallait d’abord la reporter dans chacune de nos notices d’acquisition. Le circuit du livre s’est ainsi allongé d’une étape : au moment de la localisation sur BN-OPALE, l’agent relève le NSC, appelle la notice correspondante sur le système local et y entre cette donnée dans une étiquette 035 d’UNIMARC. La procédure de dédoublonnage observe alors la règle suivante : si le système repère dans la base une notice comportant le même NSC il la remplace par la nouvelle notice tout en conservant les données d’exemplaire. S’il ne décèle aucun doublon, il rejette la notice BN-OPALE en fichier de travail afin que cette anomalie puisse être examinée.
25Que se passe-t-il si, au moment de la localisation sur BN-OPALE, nous ne trouvons pas la notice correspondant à l’ouvrage réceptionné ? L’intérêt de la question est proportionnel au nombre de notices que l’on ne trouve pas à ce stade. Il est loin d’être négligeable. Des statistiques précises montrent que le taux d’échec est parfois de 50 % pour des ouvrages français dans certaines disciplines. Or il est impossible de bloquer ces ouvrages sur les rayonnages du service central des acquisitions en attendant que la notice apparaisse dans la base BN-OPALE. Il n’est pas non plus dans les missions du SCD de créer dans cette base des notices d’ouvrages aussi répandus. Les livres poursuivent donc leur circuit et les notices de suggestion perdurent dans notre catalogue : à ce jour, elles sont au nombre de 10 713 sur un total de 142 457 (chiffres à la mi-juin 1996). Toutefois, les erreurs de catalogage affectant les points d’accès sont corrigées par le personnel spécialisé du service central des acquisitions. Elles sont détectées à la réception ou à la saisie du NSC.
2. La deuxième vague du traitement rétrospectif des catalogues et des ouvrages
2.1. La rétroconversion dans le cadre du programme de la Bibliothèque nationale de France
26Bien qu’une convention ait été signée dès 1992, ce n’est qu’en août 1995 que la conversion rétrospective des catalogues a réellement débuté sous la responsabilité de la BnF. Un seul fichier manuel répondait aux critères quantitatifs (248 tiroirs de fiches, soit une estimation de 80 000 notices principales) et qualitatifs (catalogage effectué de tous temps par des bibliothécaires).
27Le premier avantage incontestable de cette conversion rétrospective était l’apport très appréciable de notices comportant déjà des données locales. Le deuxième concernait l’amélioration de la qualité du catalogue par l’écrasement des notices de moindre qualité au profit des notices de la BnF.
28Les fiches principales AUTEURS, correspondant à la tranche chronologique 1970-1992, ont été balisées dans le fichier général des ouvrages entrés à la bibliothèque depuis 1952. Ce repérage n’offre qu’une apparente facilité car il s’agit d’identifier et de trancher sur les cas litigieux : thèses dactylographiées, dépouillement de périodiques, tirés à part... En outre, lorsque plus d’une dizaine de personnes balisent un fichier sur une période de plusieurs mois, des incohérences et des interprétations personnelles surgissent. Si les conditions locales le permettent, il est préférable que seul un petit nombre de professionnels connaissant à la fois parfaitement le catalogage et l’historique du fichier soit en charge de ce travail.
29Le fichier a été envoyé à la Société Jouve ; elle a procédé à la dérivation de 53911 notices provenant de la base BN-OPALE. La saisie intégrale des notices non trouvées dans ce réservoir bibliographique a été demandée afin d’avoir une tranche chronologique complète, 23 678 notices supplémentaires ont ainsi été obtenues.
30Les zones de description bibliographique ne posent pas de problème majeur, puisqu’elles sont soumises au format très structuré d’UNIMARC. En revanche, la zone de données locales (9XX) est laissée à l’appréciation de la bibliothèque qui la formate selon son système informatisé. Il est donc indispensable de veiller à l’exhaustivité et à la cohérence des informations pour ne perdre aucune donnée lors du chargement final.
31Afin d’obtenir des données aussi fiables que possible, tout en limitant les risques de doublons, le chargement s’est déroulé lentement et par étapes. S’agissant de doubler quasiment la base, les précautions suivantes ont été prises :
élaboration de plusieurs profils de dédoublonnage successifs et différents pour les notices dérivées et les notices saisies ;
tests de chargement pour contrôler la conformité au format souhaité, la pertinence et l’exhaustivité des données locales et le passage de toutes ces informations au catalogue ;
stockage des notices « à problèmes » en fichier de travail (par exemple des doublons d’ISBN qui ne sont pas toujours des doublons de notices !) ; celles-ci sont aujourd’hui en cours de vérification par l’équipe de gestion de la base.
32Ce chargement, qui s’est échelonné sur une période de 2 mois, n’a pourtant pas nécessité l’interruption de la base bibliographique. A l’issue de celui-ci, 70 662 notices ont été ajoutées au catalogue. Les profils de dédoublonnage ont éliminé environ 8 % de notices. Ce pourcentage peut paraître faible mais sur l’ensemble du chargement cela représente presque 7 000 notices. Il était donc bien utile d’élaborer avec soin les profils de dédoublonnage successifs (par la clef 035, puis par ISBN avec sauvegarde de la zone 610 en l’absence de zones 6XX). Cependant malgré ces précautions des doublons de notices existent dans la base, provenant des notices saisies, faute d’avoir une clef satisfaisante ; des doublons de notices sont toutefois préférables à des écrasements intempestifs de notices auxquelles seraient reliés des exemplaires différents. Quant aux doublons d’autorité (auteurs, matières et collections), ils sont essentiellement la conséquence d’erreurs de catalogage et d’orthographe ; ils seront aussi éliminés prochainement.
33Que dire de la qualité des notices ?
34Elle n’est pas toujours satisfaisante au regard de nos exigences actuelles. Les notices sont souvent le reflet des normes de catalogage d’une période donnée mais qui ne correspondent plus à nos attentes. De plus un fichier manuel peut avoir une cohérence intrinsèque qui devient incohérence lorsqu’il est intégré à un ensemble de notices. La conversion rétrospective des catalogues n’est donc pas un « re-catalogage » selon les normes les plus récentes.
35Il n’en reste pas moins que l’atout majeur de cette opération est l’apport d’un nombre important de notices -fournies gratuitement- en l’espace de seulement quelques mois. Le fichier manuel aurait encore eu devant lui de longs jours si l’établissement avait dû lui-même financer ce projet.
2.2. L’élargissement du réseau aux autres bibliothèques
36Le SCD a pour mission de constituer le catalogue collectif des bibliothèques de l’Université Lyon 3. La première phase (1994-1995) a permis d’informatiser la bibliothèque universitaire ; la deuxième, en cours depuis juin 1995, concerne les 29 bibliothèques associées.
37Seule la BU est pourvue de personnel qualifié, qui est donc habilité à alimenter la base selon les 3 sources complémentaires : BN-OPALE en ligne, dérivation du CD-ROM de la BnF (bibliographie nationale française) et catalogage en saisie locale. Seuls les fonds courants bénéficient de la localisation sur BN-OPALE en ligne. Les notices provenant de cette source d’alimentation principale ne doivent pas être corrigées, quitte à freiner le zèle excessif d’un catalogueur. En effet le principe retenu est de ne pas perdre de temps à corriger des notices qui risquent d’être écrasées lors de chargements ultérieurs. Les erreurs sur les points d’accès sont signalées à l’équipe de gestion du catalogue qui en évalue la gravité et la pertinence en fonction des contraintes liées au réservoir bibliographique. Les ouvrages non signalés dans BN-OPALE (français et étrangers) et les périodiques sont catalogués la plupart du temps dans la base locale ; chaque membre du personnel susceptible de modifier ou de saisir des données bibliographiques ou d’exemplaires reçoit un code d’accès à la base en fonction de ses besoins. L’accès aux corrections des fichiers d’autorité est limité aux 3 personnes gestionnaires du catalogue.
38En complément de ces fonds courants, les fonds récents postérieurs à 1970 ont été peu à peu recensés, essentiellement par l’apport de notices dérivées du CD-ROM. Le catalogage s’effectue pour les fonds antérieurs à cette date. La priorité a été donné aux documents ayant fait l’objet au moins d’un prêt. Puis les ouvrages restants ont été systématiquement traités.
39Les bibliothèques associées ont de petits fonds spécialisés (de 200 à 9000 monographies et de 15 à 80 titres de périodiques) ; elles définissent leur politique de documentation et achètent elles-mêmes leurs documents. Malheureusement, elles ne disposent d’aucun personnel compétent en bibliothéconomie ; de ce fait elles n’ont qu’un accès de consultation de la base et elles ne sont pas habilitées à l’alimenter. C’est donc le personnel de la BU qui traite leurs fonds rétrospectifs. Les monographies et les thèses sont dérivées ou cataloguées dans la base locale. L’indexation Dewey est aussi ajoutée. La collaboration avec l’enseignant responsable de la bibliothèque est indispensable afin d’élaborer un plan de classement cohérent des fonds. Les titres de périodiques et leurs états de collections sont aussi saisis quand ils comportent au moins 5 années consécutives. Les mémoires, les tirés à part feront l’objet d’une étude approfondie afin d’évaluer leur pertinence dans la base bibliographique. Certains documents (volumes disparates, n° isolé de périodique) ne sont pas signalés dans la base. A l’issue du travail de rétroconversion, le SCD s’engage à assurer le suivi des fonds (nouvelles acquisitions, dons) selon des modalités précises (signature d’une convention entre le SCD et les bibliothèques...).
2.3. La formation du personnel chargé de la rétroconversion
40Deux personnes ont les habilitations BN-OPALE acquises antérieurement à leur arrivée à Lyon. Pourtant, lorsque dès 1994 la reprise des fonds rétrospectifs a été engagée, le problème de la formation d’une petite équipe (6 à 8 personnes) s’est posé.
41Deux niveaux de recrutement ont été retenus :
pour les vacataires : CAFB ou DEUST de documentation ou équivalent (expérience en bibliothèque et connaissance des normes AFNOR),
pour les personnes en contrat emploi solidarité : expérience en bibliothèque et/ou formation bureautique ; au minimum connaissance d’un clavier.
42Les vacataires sont chargés de la dérivation des notices, du catalogage en saisie locale, de l’indexation Dewey ; ils encadrent les C.E.S. qui effectuent surtout la saisie des données d’exemplaires, mais peuvent aussi, si leurs compétences le permettent, effectuer les mêmes tâches que les vacataires.
43La formation se décompose en trois étapes :
la connaissance de la base existante : les clefs de recherche, l’identification des notices selon leur provenance et leur niveau de qualité, les fichiers d’autorité. Cette parfaite maîtrise en recherche est déterminante pour la qualité de l’alimentation de la base.
la formation à la dérivation des notices : les clefs de recherche (ISBN, auteur, mots du titre...), les recherches croisées, l’adéquation entre la notice repérée et le document à traiter.
la formation au catalogage en format UNIMARC, effectuée sur place et le plus souvent individuellement (il est parfois possible de profiter des formations du Centre régional Médiat).
44Diverses aides sont également fournies :
des manuels de catalogage ainsi que des documents internes pour l’utilisation optimale du système informatisé (procédures de connexion, touches de fonction) et des photocopies d’exemples de catalogage.
des écrans de saisie pré-structurés pour le catalogage de documents difficiles (expositions, congrès...).
l’initiation à l’utilisation des CD-ROM (autorités, ...).
45Enfin, le catalogueur peut toujours faire appel (il y est d’ailleurs fortement encouragé...) à deux responsables titulaires pour toute question bibliothéconomique.
46Pendant la période de formation (une à deux semaines), toutes les notices créées sont contrôlées ; des comptes rendus générés par le système informatique permettent aussi de détecter les erreurs de catalogage ; elles sont signalées au catalogueur qui les corrige lui-même ; il apprend ainsi à ne pas compter sur le réseau pour se déresponsabiliser, mais à saisir d’emblée des informations fiables. Deux critères incontournables de qualité ont été établis :
47règle n° 1 : ne pas créer de doublon,
48règle n° 2 : passer obligatoirement par les fichiers d’autorités.
49Un atout important de la qualité du catalogage est le traitement sur le document lui-même et non à partir de fichiers manuels. Le travail en équipe est aussi très propice à l’échange des connaissances ; en outre la forte incitation à présenter les concours professionnels et les aides mises en place à cet effet contribuent pour une large part à la motivation du personnel.
3. L’amélioration de la qualité du catalogue
50Avant d’évoquer les actions par lesquelles nous comptons améliorer la qualité de notre catalogue, il apparaît nécessaire de revenir sur la notion de qualité. D’un point de vue théorique, celle-ci se définit en termes de bruit, de silence et de taux de rappel. D’un point de vue pratique, le facteur temps s’impose de lui-même et la problématique devient alors : comment optimiser le ratio qualité atteinte/temps passé ? Autrement dit, étant donné le temps dont je dispose, quel est le plus haut degré de qualité auquel je puisse prétendre ?
51D’autre part, la qualité d’un catalogue ne s’évalue pas en fonction d’un paramètre unique qui serait, par exemple, le traitement bibliographique. Elle dépend de plusieurs paramètres et un catalogue peut être bon sous certains aspects et mauvais sous d’autres. Ces paramètres sont au nombre de quatre :
exhaustivité du catalogue par rapport au fonds et pertinence des collections au regard du public
données de localisation et de disponibilité (notices d’exemplaire)
traitement bibliographique et délais de traitement
informations permettant à l’utilisateur de cerner le contenu du catalogue et les conditions d’accès aux documents.
52A ce stade, la problématique est donc la suivante : étant donné le temps dont je dispose, quel(s) paramètre(s) « qualité » vais-je privilégier et quel degré vais-je viser pour chacun d’entre eux ?
53La qualité d’un catalogue s’apprécie en fonction de ces choix initiaux. Il est ensuite loisible de discuter de la pertinence de ces choix.
54Pour le SCD, les principes qui ont prévalu lors de l’élaboration du catalogue de Lyon 3 (cf. introduction) correspondent au classement suivant de ces paramètres, par ordre de priorité dégressif : 1-2-3-4 (cf supra). L’urgence était d’améliorer nos collections et de les signaler, puis de faire naître un réseau documentaire au sein de l’université, d’où l’importance de la localisation...
55Au regard de ces choix et du temps passé, la qualité de notre catalogue n’est peut-être pas si mauvaise...
56A ce stade de notre analyse, il convient maintenant d’examiner de plus près le traitement bibliographique et nos projets en la matière.
3.1. Le problème des doublons
57L’équipe de gestion de la base se compose actuellement, hormis l’administrateur du système, d’un responsable du catalogue assisté par un vacataire et d’une chargée de mission pour la rétroconversion qui encadre six vacataires ou CES (contrat emploi solidarité). L’assistant du responsable du catalogue a entre autres pour fonction de dédoublonner les fichiers d’autorité. Nous avons calculé que six mois en équivalent temps plein avaient été nécessaires pour « nettoyer » les auteurs personnes physiques, les collectivités auteurs et les collections, sur une base de 78 000 notices ! Ce travail n’est jamais achevé : le chargement des notices rétroconverties de la Bibliothèque Droit-Lettres a généré un grand nombre de doublons bibliographiques qu’il va falloir traiter et les notices d’acquisition produisent chaque semaine de nouveaux doublons d’autorités.
58Cet inconvénient (une calamité !) n’est pas sans remède. Les doublons résultent en effet principalement du fait que l’écran de saisie des suggestions d’achat ne permet pas de consulter les fichiers d’autorités. A ce niveau, le système tolère toutes les formes saisies. Il produit ensuite un compte-rendu des nouvelles autorités ainsi créées et le responsable du catalogue doit les vérifier une par une.
59Un remède consisterait à imposer à nos collègues de rentrer leurs données directement en UNIMARC. Ils seraient alors contraints à passer par les fichiers d’autorités et les formes inexistantes seraient considérées comme des « propositions » demandant à être validées par le responsable du catalogue. Cette idée a pour l’instant toujours répugné aux personnes chargées des suggestions d’achat. Le manuel de catalogage rédigé à leur intention, les formations initiales et les réunions de suivi organisées très régulièrement n’ont que peu amélioré la qualité des notices produites de cette façon.
3.2. L’apport des notices Electre
60La situation a cependant évolué sous le coup d’une décision prise en janvier 1996 : nous avons souscrit un abonnement aux notices Electre du Cercle de la Librairie. Chaque semaine nous recevons une disquette qui comprend environ 500 notices en UNIMARC. Celles-ci correspondent aux nouveautés signalées dans le Livre Hebdo à paraître. Nous les stockons dans un fichier particulier et elles constituent un réservoir dans lequel les personnes en charge des acquisitions vont puiser. Ces dernières récupèrent les données bibliographiques de la notice Electre et lui ajoutent seulement les données de gestion nécessaires à tout achat. Le gain de temps escompté doit permettre de faire face à un accroissement notable du volume des acquisitions lié à l’ouverture d’une nouvelle bibliothèque.
61La qualité des notices d’acquisition est désormais fonction de celle des notices Electre. Celles-ci sont en général pourvues d’un résumé et parfois de mots matières (RAMEAU), ce qui représente un enrichissement par rapport aux notices créées en local. Toutefois, les règles de transcription adoptées par le Cercle de la Librairie ne sont pas les mêmes qu’à Lyon 3 : les collectivités auteurs sont saisies en majuscules, les vedettes RAMEAU commencent par une minuscule et les collections comportent tantôt une majuscule, tantôt une minuscule de tête. Ce constat nous a conduits à supprimer les collectivités auteur au moment du transfert d’une notice Electre dans le fichier des acquisitions, car nos index auraient été gravement pollués. La qualité du traitement bibliographique, à ce niveau, n’a donc guère progressé.
3.3. Les requêtes envoyées à la BnF
62Nous attendons en revanche une amélioration sensible d’une requête que nous allons prochainement faire à la BnF. Il s’agit d’envoyer à celle-ci les notices d’acquisition correspondant à des ouvrages qui n’ont pas été trouvés sur BN-OPALE Opale à leur réception (plus de 10 000) Ces notices seront à nouveau confrontées automatiquement à la base de la BnF. Le résultat de la requête nous sera retourné en ISO 2709. Nous pourrons ainsi remplacer par des notices BnF bon nombre de notices d’acquisition restées en souffrance dans notre catalogue.
63Dans la même logique, nous envisageons de remplacer autant que possible les notices Liber par des notices BnF. En effet, il reste actuellement 18 711 notices Liber sur les 22 000 qui avaient été versées au catalogue.
3.4. L’indexation matière
64Le réel point noir de notre catalogue est l’index sujets. Les notices Jouve saisies d’après des fiches manuelles et les notices Liber comportaient une indexation en langage libre qui a été conservée. Or, dans la plupart des cas, les formes de ce langage libre ressemblent étrangement à du RAMEAU sans en être. Notre système ne gérant qu’un seul index sujet, les formes du langage libre et de RAMEAU s’y trouvent juxtaposées. Les vedettes RAMEAU du Cercle de la Librairie se distinguent par une minuscule de tête. On imagine le nombre de doublons ainsi créés. Plus grave encore, pratiquement la moitié des notices sont totalement dépourvues d’indexation matière.
65Sur 142 457 notices :
40 800 ont des vedettes RAMEAU
32 916 des descripteurs en langage libre
68 741 n’ont aucune indexation matière.
66A noter : 5 530 de ces notices ont à la fois des vedettes RAMEAU et des descripteurs libres.
67Que faire ? Bien sûr, la première réaction de l’équipe de gestion du catalogue a été d’envisager une campagne d’indexation analogue à la campagne de rétroconversion. Mais les deux opérations diffèrent au moins sur un point : le niveau de qualification requis. Il est extrêmement difficile de trouver des personnes rompues au maniement de RAMEAU et l’indexation allonge considérablement le temps nécessaire au traitement d’un document. C’est pourquoi nous avons choisi de ne pas indexer les livres rétroconvertis par saisie locale (près de 16 000 notices). Une telle campagne d’indexation s’étalerait sur une longue période, vue la masse à traiter, et coûterait fort cher.
68Si l’on se reporte aux principes directeurs exposés en introduction, la situation perd son caractère dramatique : nous nous étions assignés pour objectif de réaliser un catalogue d’identification et de localisation des ressources documentaires au sein de l’université. Dans cette perspective, l’indexation matière et les possibilités de recherche thématique qu’elle ouvre n’ont jamais constitué une priorité. Elles sortent même du cadre de notre mission première.
69Cependant, une enquête menée auprès des utilisateurs de l’OPAC en mai 1995 a montré que ceux-ci recherchaient très majoritairement par sujet. Ils travaillaient donc d’emblée seulement sur la moitié de la base. Pour tenter de modifier leur comportement, nous avons changé l’ordre des critères sur l’écran de recherche de l’OPAC. Le curseur est maintenant placé par défaut sur les mots du titre et plus sur le sujet. Nous avons inséré dans le document qui explique les principales fonctionnalités de l’OPAC un paragraphe sur la portée réduite de l’accès par sujet. Les moniteurs qui assistent les utilisateurs dans leurs recherches doivent les inciter à recourir plutôt aux mots du titre. Mais la question de fond reste en suspens : ne faudrait-il pas supprimer l’accès par sujet ? La question sera tranchée pour la version 96-97 de l’OPAC. Il existe une possibilité de rechercher dans tous les index qui permet de suppléer l’index sujets par l’index titres pour les notices sans indexation matière.
Conclusion
70La phase de constitution et d’accroissement de la base bibliographique a duré deux ans. Celle-ci nécessite toujours une surveillance régulière afin d’en garder la cohérence. Les fichiers d’autorité en particulier demandent une gestion très rigoureuse.
71Le réseau bibliographique Lyon 3 continue à s’étendre. Quinze bibliothèques y participent déjà. Certains Centres de recherche disposent ainsi de leur catalogue sur Internet.
72L’ouverture imminente (novembre 1996) d’une nouvelle bibliothèque sur le campus de la Manufacture s’accompagne d’un projet de catalogue multimédia enrichissant le catalogue existant. Une action approfondie et systématique d’information-formation des publics est prévue car les enquêtes montrent que les lecteurs n’utilisent pas toujours les possibilités de recherche en ligne qui leur sont offertes. Par ailleurs, ces changements importants permettent actuellement une réflexion de fond sur les services au public qui seront radicalement transformés dans les mois à venir.
SERVICE COMMUN DE LA DOCUMENTATION LYON 3
Bibliothèque universitaire :
- ancienne section de BIU : Droit-AES
- anciennes bibliothèques de facultés :
. Droit-Gestion
. Langues-Philosophie
. Lettres-Civilisations
Bibliothèques associées :
- une trentaine de bibliothèques de recherche
- une antenne universitaire à Bourg en Bresse
La Bibliothèque centrale Droit Lettres est indivise entre les
universités Lyon 2 et Lyon 3.
BASE BIBLIOGRAPHIQUE LYON 3
Système intégré de gestion de bibliothèque GEAC Advance
- Postes de travail : 34
- Postes de consultation : 10
nombre de notices bibliographiques : 142 457 (juillet 96)
nombre de notices d’exemplaires : 215 856
Auteurs
SCD de l’Université Lyon 3 - Jean-Moulin
SCD de l’Université Lyon 3 - Jean Moulin
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