1Pour utiliser une base de données bibliographique de manière performante, il est indispensable que les informations qu’elle présente soient cohérentes et contiennent les éléments indispensables permettant d’y accéder. Pour obtenir ce résultat, il est nécessaire de définir au préalable le niveau de qualité que la base doit atteindre. Celui-ci ne peut être déterminé qu’en tenant compte des publics visés, et des missions dévolues à chaque bibliothèque. Ces paramètres doivent permettre de se fixer des objectifs réalistes. L’exigence de qualité ne sera donc pas la même d’une bibliothèque à une autre.

2Pour montrer les différences d’objectifs d’un établissement à un autre, nous avons pris pour exemple quatre grands types de bibliothèques montrant différents niveaux de qualité à définir en fonction des missions de chacun. Nous considérerons donc les types suivants :

• les bibliothèques municipales
• les bibliothèques départementales de prêt
• les bibliothèques universitaires
• les bibliothèques de centre de documentation d’établis
  sements spécialisés,

3en essayant de montrer les différences de niveau de qualité qu’elles pourraient se fixer.

1. Les bibliothèques municipales

4Il convient de différencier celles qui ont pour vocation la lecture publique de celles qui ont pour mission la recherche et l’étude.

51.1. Pour un établissement de lecture publique, l’objectif primordial est dans bien des cas la gestion du prêt, et de ce fait le but à atteindre sera de constituer une base de données permettant l’exemplarisation des documents afin de gérer les opérations de prêts, retours, réservations. Dans ce cas une notice descriptive correspondant au niveau de catalogage minimal peut être suffisante.

6Ceci permet également de proposer au public une recherche documentaire simple en posant des questions sur les auteurs, les titres, éventuellement les sujets si l’indexation utilisée le permet, sinon par mot du titre ou de la notice.

7Cependant qui dit notice minimale ne dit pas faire n’importe quoi : les informations indispensables seront toujours renseignées, et cela de façon homogène (même présentation, même structure) de façon à alimenter correctement les index donnant accès au document. Il peut être utile d’utiliser un système de renvoi pour les différentes formes des points d’accès ou un fichier d’autorité permettant à un lecteur novice de naviguer plus facilement dans la recherche. Dans ce cas la notice d’autorité peut se cantonner aux formes retenues, rejetées et associées, avec éventuellement une note interne succincte qui pourra servir de guide aux catalogueurs afin d’éviter le piège des homonymies.

8Ce niveau de catalogage permet d’éditer des listes de documents à destination du public afin d’attirer son attention sur des thèmes ou des nouveautés et convient à des bibliothèques petites et moyennes à condition qu’elles n’appartiennent pas à des réseaux (locaux, régionaux ou nationaux) nécessitant la présence d’informations plus étoffées.

91.2. Pour les établissements ayant une vocation de recherche et d’étude les missions à remplir nécessitent des notices de catalogage plus conséquentes, permettant de répondre à des besoins de recherche plus pointus (accès à des fonds spécialisés, au fonds ancien, etc.).

10Les notices du catalogue doivent contenir les zones permettant d’accéder aux informations à partir de recherches sur les imprimeurs, les relieurs, les types de reliure, les mentions de possesseurs (pour les fonds anciens) ; ou encore à partir d’une indexation matière pour les ouvrages plus spécialisés, il est parfois utile de compléter la notice par une indexation systématique succincte qui permette de se tourner vers des documents de référence contenant des renseignements sur des sujets précis qui ne font pas forcément l’objet d’une vedette matière.

11Les fonds locaux et régionaux pourront être mis en valeur par une indexation spécifique et adaptée au contenu local. Il est nécessaire d’adapter le niveau de complétude de la notice bibliographique en fonction des spécificités de chaque fonds. Les accès indispensables sur tous les auteurs concernés devront être uniformisés et gérés par un fichier d’autorité contenant une note permettant de lever les équivoques sur l’identité de l’auteur.

12Là aussi les besoins en produits d’éditions divers (catalogues thématiques, catalogues d’exposition, catalogues sur CD-ROM, etc.) devront orienter le choix du niveau de qualité à atteindre.

13Dans ces deux types de bibliothèques le catalogue pourra concerner des documents de supports divers, il faudra veiller malgré leurs différences catalographiques à donner une information homogène pour l’affichage des notices, et des points d’accès cohérents entre les différents types de documents.

2. Les bibliothèques départementales de prêt

14Elles ont à répondre à des objectifs de lecture publique avec pour particularité la gestion des tournées, et des dépôts, la circulation des documents. Ces aspects doivent pouvoir être gérés à partir du bibliobus, et les différents participants doivent avoir accès à la base de données pour connaître les documents disponibles.

15La base de données peut contenir des notices correspondant à la description bibliographique moyenne, mais la qualité des points d’accès nécessite toujours la même vigilance. La gestion d’exemplaires en grand nombre et la rotation du stock de documents nécessitent une attention particulière sur la partie concernant les données locales.

16Il peut également être nécessaire d’éditer des listes de nouvelles acquisitions à diffuser dans les relais.

3. Les bibliothèques universitaires

17Les fonds à gérer concernent d’une part un niveau d’étude spécialisé (premier et deuxième cycle universitaire), et d’autre part un niveau de recherche.

18Ces bibliothèques ont un double objectif : gérer le prêt pour leurs étudiants et donner accès à une base de données performante pour trouver l’information destinée aux étudiants et aux chercheurs. La description catalographique et les points d’accès qui l’accompagnent devront tenir compte de ces deux paramètres. Dans certains cas les titres des documents contiennent des mots assez significatifs pour permettre de les retrouver en passant par une interrogation des mots du titre, cependant une indexation fine peut être nécessaire, et chacun doit adapter ses choix en fonction des disciplines à traiter. Les zones de tri doivent permettre d’accéder à des types de documents spécifiques (congrès, thèses et mémoires, numéros spéciaux, etc.).

19La plupart de ces bibliothèques participent à des réseaux de catalogage partagé. Là encore, les objectifs de qualité doivent être strictement les mêmes entre les différents partenaires et chaque nouveau membre d’un même réseau doit se plier aux règles en vigueur à l’intérieur de ce réseau (règles de catalogage, fichier d’autorité ou thésaurus, traitement des documents spécifiques...).

20Les produits d’édition peuvent aussi être nécessaires afin d’informer les chercheurs et les étudiants sur les nouveautés, les nouveaux abonnements ; de plus l’accès à la base de données peut être nécessaire depuis l’extérieur, à travers le réseau de l’université, mais aussi par une application vidéotex ou sur CD-ROM selon l’éloignement du public que l’on doit atteindre.

4. Les centres de documentation et les bibliothèques d’établissements spécialisés

21Ils ont à gérer des fonds spécifiques et très spécialisés. Les notices doivent comprendre des informations descriptives sans équivoques. Comme dans tous les catalogues les points d’accès doivent être uniformisés, mais une attention particulière doit être portée sur l’indexation qui doit être adaptée selon les domaines concernés et suivre les règles de thésaurus ou de fichiers d’autorités matière spécifiques. Bien souvent le résumé du document est nécessaire pour pallier les difficultés d’indexation ou l’absence de thésaurus et permettre de guider le chercheur.

5. Les bibliothèques en réseau

22Nous l’avons évoqué pour les bibliothèques universitaires, mais de plus en plus d’établissements sont concernés. De nombreuses bibliothèques peuvent appartenir à des réseaux locaux ou régionaux, voire nationaux lorsqu’elles utilisent un réservoir de notices pour leur catalogage, mais aussi lorsqu’elles participent à un catalogue collectif. Il peut aussi s’agir de mettre en valeur le patrimoine et de partager les ressources d’un ensemble d’établissements d’une même région ou d’une même ville.

23Par exemple, la Médiathèque de Poitiers (vocation grand public, recherche et conservation) est la tête d’un réseau local comprenant quatre bibliothèques de quartier, deux bibliobus, une ludothèque, trois bibliothèques ou centres de documentation d’établissements culturels (musée - Ecole des Beaux Arts et de l’image, conservatoire national de région). La base bibliographique gère aussi bien les fonds de lecture publique que les fonds régionaux ou locaux ou spécialisés. La médiathèque participe au catalogue collectif de France mais est également pôle associé à la Bibliothèque nationale de France pour la thématique du Moyen-Age. Réseau là encore pour ce pôle associé, constitué de différents partenaires tels que la Bibliothèque municipale, la Bibliothèque universitaire, le Centre d’études supérieures médiévales.

24Ce rôle de tête de réseau l’a conduite à récupérer des bases bibliographiques d’autres bibliothèques. Il en a été également ainsi par exemple pour la base bibliographique de la Médiathèque départementale de la Loire pour les documents sonores et vidéo.

25Le dépôt légal imprimeur de la Bibliothèque municipale de Poitiers a été informatisé, la bibliothèque est ainsi amenée à créer ou modifier des notices directement dans la base BN-OPALE en suivant les règles définies par la Bibliothèque nationale de France. Ces notices sont ensuite reprises pour être complétées par la Bibliothèque nationale de France.

26Le réseau présente une base bibliographique composée de données issues de sources différentes. Il est tout à fait souhaitable dans ce cas d’avoir une gestion des documents proche des bases que l’on récupère. Les importations de notices, souvent de différentes sources, mettent en évidence le problème de l’homogénéité, de la cohérence d’une base bibliographique. Un contrôle de qualité s’impose afin d’avoir une gestion unique de l’information. Les exportations de bases sont elles bien moins courantes mais il peut être intéressant pour une petite commune de récupérer des notices d’une plus grosse bibliothèque qui devra prévoir une qualité catalographique de ses notices suffisante pour qu’elles puissent être réutilisées ; en termes de coûts cela peut se révéler plus intéressant, et peut aussi participer à la coopération entre bibliothèques.

27Un réseau tel que le pôle associé du Moyen Age de Poitiers peut souhaiter éditer un CD-ROM. Pour réaliser ce produit, il sera tout à fait indispensable que les différents partenaires participant au réseau aient eu la même exigence de qualité dans leurs catalogues. Par delà cet exemple se trouve confirmée l’idée de réseau, de partenariat, de volonté et de réflexion communes sur une même base de données, afin de satisfaire l’ensemble des participants, et permettre de réaliser un produit de diffusion mettant en valeur le patrimoine de tous.

28Cet exemple montre bien que des bibliothèques vouées à des missions diverses peuvent utiliser un outil commun, et de ce fait les données qu’elles fournissent doivent être adaptées au niveau qui a été défini pour l’ensemble de la base.

29Dans le tableau suivant, nous avons essayé de donner à titre indicatif, un récapitulatif des besoins répartis par type d’établissement.

30Ce texte n’a pas abordé les missions et objectifs de qualité d’une bibliothèque nationale. Ces missions sont par certains aspects différentes de celles des autres bibliothèques, mais chacun est amené à en mesurer l’importance lorsqu’il utilise les produits qu’elle diffuse en tant que fournisseur de données, et ce rôle explique que le niveau de qualité exigé par ses produits ne soit pas le même que pour les autres bibliothèques. Ce point est évoqué plus loin dans cet ouvrage.

31Comme on vient de le voir chaque établissement est tourné vers des missions souvent spécifiques, mais parfois aussi communes qui permettent de partager les outils, ceci doit conduire chacun à évaluer ses besoins de qualité en tenant compte de son environnement, de ses objectifs et de ses contraintes.

Documents sources

32L’information bibliographique : sources, pratiques, accès / Association des Bibliothécaires français. - Bulletin d’informations de l’ABF, n° 163.