Version classiqueVersion mobile
OpenEdition Books

Gérer les périodiques

 | 
Géraldine Barron

Partie III. Gérer

3-3. Sudoc-ps

Christian Chabillon et Anne-Laurence Mennessier

Texte intégral

1981-1999 : LA PRÉHISTOIRE

UNE NOUVELLE STRUCTURE DANS LE PAYSAGE DOCUMENTAIRE, LE CCN(-PS)

1Dès 1980, le développement des banques de données bibliographiques en France a rendu flagrant l’archaïsme des outils de localisation des documents originaux dont disposaient les documentalistes, principalement pour les périodiques et, plus généralement, pour les publications en série, qui représentaient 80 % des documents circulant entre les bibliothèques. La réflexion menée à ce sujet aboutissait à la création, par la circulaire interministérielle du 8 décembre 1981, du Catalogue collectif national des publications en série, CCN(-PS), chargé sur le centre de calcul du SUNIST (Serveur universitaire national de l’information scientifique et technique) à l’Isle d’Abeau.

2Ce catalogue, constitué par l’intégration dans un format calqué sur celui de l’ISDS (International serials data system) des 3 principaux catalogues préexistants (AGAPE, CPI et IPPEC), est rapidement devenu une banque de données bibliographiques alimentée par les notices de l’ISDS.

3Cet outil était d’abord un instrument d’aide à la fourniture de documents, pour des organismes de tous statuts administratifs et juridiques, de toutes tailles et disciplines, identifiés par leur numéro RB-CCN.

4Ce CCN(-PS) représentait une superstructure de coopération organisant le signalement des périodiques sur trois niveaux :

  • le niveau local : chaque organisme participant est responsable des données qui lui sont propres et doit signaler ses informations de localisation, soit par saisie directe, soit par l’intermédiaire du responsable régional ;

    • 94 L’académie de Corse étant rattachée à celle de Nice. Voir la liste des centres régionaux sur le si (...)

    le niveau régional : trente-trois centres régionaux (CR) sont constitués (un par académie en province94 et 11 en Île-de-France) et couvrent tout le territoire national. Le découpage est territorial en province, thématique en Île-de-France. Le rôle des centres régionaux est d’organiser la collecte de l’information dans leur région ;

  • le niveau national : le centre national assure la coordination, veille au bon fonctionnement du système, a un rôle important de formation et d’information vis-à-vis des centres régionaux et contrôle la validité du contenu des informations qui sont dans le CCN et de celles qui y entrent en mise à jour.

UNE COLLABORATION ÉTROITE ENTRE LE CIEPS [CENTRE INTERNATIONAL D’ENREGISTREMENT DES PUBLICATIONS EN SÉRIE] ET LE CCN(-PS)

5Le CIEPS, créé en 1975, est lui-même la tête du réseau de l’ISDS (qui deviendra le réseau de l’ISSN), composé d’un Centre International et d’un nombre toujours croissant de Centres Nationaux, se répartissant la tâche d’identification des publications en fonction de leur lieu d’édition pour alimenter la base de données internationale de l’ISDS (registre de l’ISDS, devenu ISSN online et enfin ISSN Portal). Tout le travail bibliographique fait dans CCN(-PS) est transmis au CIEPS qui a en charge sa validation, en clair l’identification de chaque publication par un numéro ISSN et un titre-clé, construit à partir du titre propre de la publication mais spécifique à chaque publication. Pour le CIEPS, il s’agit à terme de connaître toutes les publications conservées en France et de les identifier sans ambiguïté. Pour le CCN(-PS), il s’agit de constituer un catalogue de notices de publications parfaitement identifiées par un organisme international.

QUELQUES ÉVOLUTIONS PENDANT CETTE PÉRIODE

6Très rapidement, ce catalogue sert à générer des produits dérivés (catalogues papier locaux, régionaux, thématiques). À partir de 1988, il est publié sous forme de cédérom semestriel, Myriade, qui disparaît en 2002.

  • 95 Système universitaire de documentation : catalogue collectif des bibliothèques universitaires et d (...)

7En 1993, le SUNIST disparaît. Les serveurs sont transférés au CNUSC (qui deviendra le CINES en 1999) à Montpellier. Les personnels sont intégrés au CNUSC ou à l’ABES. En 1995, les personnels du centre national du CCN(-PS) sont transférés à l’ABES, en charge à cette époque de la conception de ce qui deviendra le catalogue Sudoc95.

  • 96 Recommandations pour l’échange de données d’exemplaires en format Unimarc, publiées conjointement (...)

8C’est à cette période que paraissent les recommandations pour un format d’échange des données d’exemplaires96, ainsi qu’une version MARC (française) du format des notices de bibliothèques.

9Cette fin de siècle se situe dans la perspective d’une intégration du CCN(-PS) dans le réseau plus vaste du Sudoc, système universitaire de documentation.

2000-2002 : LA TRANSITION, INTÉGRATION DU CCN(-PS) DANS SUDOC

INTÉGRATION DU CATALOGUE

10Cette opération a débuté dès la fin de 1997 par la conversion des données pour se terminer à l’été 2000 par leur intégration dans le catalogue Sudoc. Elle a été l’occasion d’implémenter les deux nouveautés que représentaient les formats « MARC » des exemplaires et des notices de bibliothèques, rebaptisées « centres de ressources », l’ancien numéro RB-CCN devenant numéro RCR [Répertoire des centres de ressources].

INTÉGRATION DES PERSONNELS

  • 97 Sont dites « déployées » les bibliothèques qui font partie du réseau Sudoc, qui disposent donc du (...)

11Les personnels du niveau national (ABES) sont formés dès 1998, afin de pouvoir tester le plus sérieusement possible le futur outil ; ils participent activement aux travaux de conversion et d’intégration des données, en liaison avec le maître d’ouvrage, Pica, installé à Leiden (Pays-Bas). Les responsables des 33 centres régionaux, parmi les premiers utilisateurs du Sudoc, sont formés au nouvel outil et aux nouvelles conditions d’utilisation fin 2000. Les utilisateurs des bibliothèques déployées97 sont formés au fur et à mesure des déploiements successifs dans le Sudoc.

NOUVEAU FONCTIONNEMENT

12En gros, le fonctionnement CCN(-PS) est reconduit à l’identique dans Sudoc. Cependant, le nouvel outil implique quelques changements, le plus important étant la saisie directe par les catalogueurs des bibliothèques déployées des notices de publications en série dans le Sudoc, ainsi d’ailleurs que celle des états de collection et des notices de bibliothèque. Les responsables de centres régionaux doivent quant à eux effectuer la saisie pour tous les centres de ressources non déployés et conservent l’intégralité de leurs tâches de collecte et de transmissions des informations bibliographiques (pour validation ISSN).

LES EXEMPLAIRES

13La conversion des états de collections du CCN(-PS) a été une opération longue et difficile, qui s’est soldée par un demi-échec. Tous les états de collection sont désormais formatés, certes, mais il faut les vérifier tous et les corriger si nécessaire. C’est pourquoi la période 2001-2002 a été pour les responsables des centres régionaux une course contre la montre qui a stoppé net toute velléité d’entreprendre d’autres tâches. L’activité ordinaire de CCN(-PS) a été quasiment nulle en 2000-2001.

2002-2003 : LA RENAISSANCE, CCN(-PS) DEVIENT SUDOC-PS

NOUVELLE STRUCTURE ? OU SIMPLE CHANGEMENT DE NOM ?

14Une fois la question des états de collection réglée, après assimilation des nouvelles techniques et des nouvelles règles de fonctionnement, le réseau reprend ses activités normales.

  • Le niveau local : rien n’est véritablement changé pour les établissements déployés dans le Sudoc, à ceci près que les catalogueurs travaillent directement dans le catalogue national via l’interface professionnelle WinIBW. Pour les établissements non-déployés, la seule nouveauté est la possibilité de travailler directement sur leurs propres états de collection si le volume de leurs collections le justifie : ces entrées secondaires restent cependant sous le contrôle bibliographique de leur responsable de centre régional (CR).

  • Le niveau régional : les responsables de centres régionaux ont toujours la responsabilité d’organiser la collecte de l’information pour leur région. En revanche, ils n’ont plus en charge la saisie pour les établissements déployés. Une nouvelle responsabilité leur est attribuée : celle du contrôle bibliographique ultime dans Sudoc (lequel n’est plus assuré au niveau national, faute de moyens).

  • Le niveau national (ABES) garde ses activités habituelles de tête de réseau : collecte de l’information en provenance du niveau régional et transmission au réseau ISSN, alimentation du catalogue par chargement de toutes les mises à jour en provenance de l’ISSN, fabrication des produits dérivés, gestion des relations avec les instances de normalisation.

PROFESSION, RESPONSABLE DE CENTRE RÉGIONAL SUDOC-PS, ÉTAT DES LIEUX (FIN 2002)

15Après la période de flottement liée aux activités inhérentes à tout changement radical de système, une situation nouvelle s’est installée dans Sudoc-PS, qui peut se résumer aux quatre constats suivants :

  • un gros besoin de formation pour assimiler les changements induits par le nouvel ISBD (CR), qui remplace l’ISBD (S). Parallèlement, ISSN décide de prendre en charge l’ensemble des ressources continues (publications en série et ressources intégratrices), ce qui suppose qu’entrent désormais dans le circuit des demandes de numérotation/correction ISSN les publications à feuillets mobiles, les sites web à mise à jour [sauf blogs privés] et les bases de données à mise à jour ;

  • une très grande augmentation des activités liées au retard accumulé pendant les périodes précédentes, à l’explosion des (nouvelles) publications en ligne et au démarrage du signalement des ressources intégratrices ;

  • une forte demande d’entrée dans Sudoc-PS par des centres de ressources extérieurs au monde universitaire, demande liée au succès du catalogue public Sudoc ;

  • une diminution constante du temps de travail accordé aux responsables de centres régionaux par les établissements les hébergeant alors même que l’activité augmente. Les moyens nécessaires en personnels sont estimés de 0,5 ETP à 1,3 ETP selon la taille du centre régional. Or les moyens mis en œuvre sont de 0,37 ETP en moyenne par centre.

16C’est pourquoi il est décidé de mettre en place un groupe de travail qui produit un rapport recommandant la poursuite des activités engagées, la conservation de l’organisation et l’envoi d’une circulaire de rappel aux établissements abritant les centres régionaux. Cette circulaire du 8 décembre 2003 insiste sur les trois points considérés comme prioritaires par les membres du groupe :

  • l’explicitation des missions du responsable de centre régional ;

  • la clarification des relations entre le centre régional et l’établissement universitaire qui l’héberge : ce dernier est appelé à faire apparaître le centre régional dans l’organigramme, à rendre visible son activité (par exemple dans le rapport annuel d’activité) et lui donner « les moyens de son fonctionnement » ;

  • le maintien de la subvention annuelle (liée à l’activité) versée par le ministère aux établissements hébergeant un centre régional.

2004-… : À LA RECHERCHE D’UN NOUVEL ÉLAN

17Le bilan des 25 ans du catalogue national des publications en série, CCN(-PS) puis Sudoc-PS, fait apparaître d’incontestables succès. Ce catalogue recense aujourd’hui plus de 338 000 titres de périodiques (tous supports confondus) localisés dans un réseau constitué début 2008 de plus de 3 000 bibliothèques (dont 2 000 non déployées dans Sudoc).

18Les centres régionaux présentent des profils et des tailles variés, aussi bien par le nombre de bibliothèques membres que par celui de titres recensés ; leurs responsables sont en tout cas au plus près des réalités locales et ont acquis une expertise reconnue dans le domaine des ressources continues. Les difficultés n’en existent pas moins…

L’EXPLOSION DES DEMANDES DE NUMÉROTATION/CORRECTION ADRESSÉES À ISSN

19L’activité du réseau tournait autour de 3 000 demandes de numérotation/correction ISSN à la fin de CCN(-PS). En 2001, on était à 1 500, et à partir de 2002, les chiffres parlent d’eux-mêmes : 4 000 demandes en 2003, 5 000 en 2004, 9 500 en 2005 et en 2006, tout cela sans aucun moyen humain supplémentaire.

UNE GROSSE OPÉRATION DE COOPÉRATION : LA NUMÉROTATION AUTOMATIQUE (2007)

  • 98 PPN : Pica Production Number, n° d’identification dans la base Sudoc ; CCN : n° d’identification d (...)

20Pour diverses raisons, 14 000 demandes de numérotation non traitées s’étaient accumulées depuis les années quatre-vingt-dix au centre français. À situation exceptionnelle, remède exceptionnel : le centre international de l’ISSN, le centre français de l’ISSN et l’ABES ont décidé de lancer une opération de « numérotation automatique ». La BnF a saisi les numéros PPN ou CCN98, l’ABES a fourni les notices au centre international et ce dernier a fait passer un programme chargé de repérer les doublons éventuels, étudiés au cas par cas à l’ABES ou à la BnF. Ensuite toutes les notices restantes ont été numérotées automatiquement par ISSN (soit un peu plus de 10 000), puis renvoyées dans le catalogue Sudoc. Cette opération n’aura duré qu’une dizaine de mois (juin 2007 — mars 2008).

LE GROS POINT NOIR DE CE DÉBUT DE SIÈCLE : LE SIGNALEMENT DES RESSOURCES CONTINUES EN LIGNE

21Pour maintenir la cohérence du réseau et conserver la complétude du catalogue Sudoc, il est nécessaire que toutes les publications en ligne accessibles depuis les centres de ressources Sudoc-PS soient signalées dans le catalogue Sudoc. Le problème posé est immense car on ne s’abonne jamais à une publication mais à un bouquet de publications, avec un très grand nombre de titres, dont la plupart ne disposent pas encore d’e-ISSN. De plus ces bouquets ne sont pas stables, ni dans la liste des titres proposés, ni dans la période de recouvrement de chacun des titres. Il apparaît donc absolument nécessaire de concevoir un outil permettant la gestion en temps réel des titres et états de collection liés, outil qui aurait pour fonction ultime d’alimenter automatiquement le catalogue Sudoc. Sa réalisation est assumée par l’ABES et il voit le jour en 2005-2006 sous le nom d’APE (accès aux périodiques électroniques). Hélas, ses déficiences conceptuelles le condamnent très rapidement. En 2008, la situation est toujours critique, avec des centres de ressources dont les publications en ligne ne sont signalées que par des outils extérieurs (sans lien avec le catalogue Sudoc) et d’autres qui ont fait le choix de tout signaler dans Sudoc, au prix d’un travail initial et de mise à jour considérable.

UNE ACTIVITÉ EN PLEINE EXPANSION : LA CONSERVATION PARTAGÉE

22Cette activité n’est pas nouvelle mais elle n’avait jusqu’à présent que peu de liens avec Sudoc-PS. Depuis 2007, Sudoc-PS tend à devenir une sorte de « centre national » de la conservation partagée. Si le niveau national reste très peu impliqué, les niveaux locaux et surtout régionaux ont décidé de s’investir davantage dans cette activité qui tend à devenir de plus en plus urgente.

L’INQUIÉTANT LANGAGE DES STATISTIQUES

23L’ABES transmet chaque année au ministère les statistiques qui servent à calculer le montant de la subvention allouée à chaque établissement accueillant un centre régional. Parmi les chiffres communiqués directement par les responsables CR, la prospection est la mission la moins bien remplie en termes quantitatifs. Cette insuffisance est d’autant plus regrettable que les « trous » dans la carte documentaire restent notables, notamment dans les secteurs autres qu’universitaires. Les activités d’information, formation et animation du réseau régional accusent elles aussi une baisse. D’autres séries de chiffres sont fournies par le système de pilotage de l’ABES et concernent les interventions dans WinIBW : si le nombre de notices créées ou modifiées reste stable, le nombre de localisations créées ou modifiées baisse de 30 % entre 2005 et 2007.

VERS UNE CONTRACTUALISATION ?

24Ce réseau Sudoc-PS constitue à la fois une vraie richesse et un réel défi : il s’inscrit dans une dimension politique locale (le responsable CR fait partie d’un établissement universitaire auquel il doit une partie de son temps de travail), régionale (ce responsable anime le réseau des bibliothèques de son secteur), interministérielle (les tutelles des bibliothèques membres sont diverses) et nationale (il produit un catalogue collectif national). C’est afin de permettre aux responsables CR de mieux se positionner vis-à-vis de tous ces interlocuteurs et de mieux remplir leurs missions que la SDBIS a décidé début 2008 de relancer un groupe de travail dont les principaux objectifs sont :

  • l’actualisation des conclusions du précédent groupe de travail ;

  • l’évolution des moyens attribués aux centres régionaux, en lien avec la définition d’objectifs politiques ;

  • l’élaboration de propositions visant à mieux inscrire les centres régionaux dans des dynamiques thématiques, régionales et nationales ;

  • l’amélioration des services et des modalités techniques du travail en réseau. Le réseau Sudoc-PS a pu sembler un peu en retrait ces dernières années. Cette relative discrétion provient à la fois de problèmes techniques et de l’insuffisance de ses moyens. Le rôle du Sudoc-PS est pourtant stratégique puisqu’il constitue le seul outil de recensement des titres de ressources continues sur le territoire national et qu’il transcende les frontières institutionnelles. La relance du réseau Sudoc-PS est donc essentielle si l’on veut s’assurer d’un outil national de signalement des ressources continues aussi exhaustif – et donc crédible – que possible.

Notes

94 L’académie de Corse étant rattachée à celle de Nice. Voir la liste des centres régionaux sur le site de l’ABES : [en ligne] < http://www.abes.fr/abes/page,393,coordonnees-des-cr.html > Consulté le 20 mai 2008.

95 Système universitaire de documentation : catalogue collectif des bibliothèques universitaires et de recherches françaises < http://www.sudoc.abes.fr >.

96 Recommandations pour l’échange de données d’exemplaires en format Unimarc, publiées conjointement par la BnF, la DLL, la SDBD et l’ABES. Consultables sur le site de l’ABES : < http://www.abes.fr/abes/page,402,formats-dechange.html >. Consulté le 20 mai 2008.

97 Sont dites « déployées » les bibliothèques qui font partie du réseau Sudoc, qui disposent donc du logiciel client WinIBW et signalent dans le catalogue Sudoc l’ensemble de leurs documents (monographies, ressources continues, thèses…). Les établissements « non déployés », membres du réseau Sudoc-PS signalent uniquement leurs ressources continues dans la base Sudoc, via leur responsable de centre régional.

98 PPN : Pica Production Number, n° d’identification dans la base Sudoc ; CCN : n° d’identification dans la base CCN(-PS).

© Presses de l’enssib, 2008

Conditions d’utilisation : http://www.openedition.org/6540

Lire

Open access