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Gérer les périodiques

 | 
Géraldine Barron

Partie III. Gérer

3-2. La gestion courante des périodiques électroniques

Kareen Louembé

Volltext

1La gestion des périodiques électroniques, couplés ou non à du papier, est gouvernée par cinq objectifs principaux :

  • sélectionner les versions des titres électroniques qui répondent le mieux aux besoins des utilisateurs et aux contraintes budgétaires ;

  • offrir l’accès le plus large possible aux abonnements souscrits, en terme d’utilisateurs autorisés et de droits d’utilisation ;

  • signaler le plus efficacement possible l’offre de périodiques électroniques en donnant aux usagers les moyens de les trouver et de les utiliser facilement ;

  • assurer le maintien de leurs accès ;

  • garantir, lorsqu’il y a lieu, ses droits de propriété et d’accès perpétuel à la fin d’un contrat ;

2Compte tenu de la complexité du marché de la documentation électronique, ces objectifs sont difficilement réalisables, à moyenne et à grande échelle, sans la mise en place d’une politique et d’un circuit documentaire formalisés. C’est ce que nous nous proposons de passer en revue.

ENCADRÉ. LA MULTIPLICITÉ DES VERSIONS ÉLECTRONIQUES
Un périodique électronique peut être proposé par différents fournisseurs, seul ou au sein d'un bouquet, avec des états de collection, des conditions tarifaires et des règles d'utilisation différents. Ainsi, la Revue économique de l’OCDE est consultable sur les interfaces SourceOCDE (OCDE/Ingenta) et IngentaConnect (Ingenta), mais également dans les bouquets Cairn (Cairn SA) et Vente et Gestion (Ebsco Publishing).
Parfois, la collection complète d’un périodique électronique est éclatée entre plusieurs fournisseurs qui se répartissent plus ou moins chronologiquement les numéros. Enfin, les éditeurs utilisant de moins en moins le cédérom, le terme périodique électronique est souvent synonyme de périodique en ligne.

DÉVELOPPER UNE COLLECTION DE PÉRIODIQUES ÉLECTRONIQUES

POURQUOI ACQUIERT-ON DES PÉRIODIQUES ÉLECTRONIQUES ?

3Les motivations qui poussent à proposer des périodiques électroniques sont généralement multiples :

  • la volonté d’élargir la couverture documentaire des périodiques papier ;

  • la simplification de l’accès aux périodiques très consultés ou fragiles ;

  • la mise en valeur de périodiques papier méconnus ;

  • le souhait de combler des lacunes de titres papier indisponibles sous ce format ;

  • le manque de personnel ou le manque de place ;

COMMENT DÉVELOPPE-T-ON UNE COLLECTION DE PÉRIODIQUES EN LIGNE ?

4En dehors de l’activation ponctuelle des versions en ligne d’abonnements papier ou de l’acquisition de quelques titres électroniques, beaucoup de bibliothèques cherchent à constituer une collection cohérente de périodiques électroniques. Ce développement doit s’appuyer sur les principes de la charte documentaire et des plans de développement disciplinaires qui doivent décrire :

  • les contenus à offrir en terme thématique, de couverture chronologique et de niveau ;

  • la répartition entre supports (papier, en ligne, cédérom réseau, couplage divers) dans chaque discipline ;

  • les critères de sélection pondérés, spécifiques à la nature des périodiques électroniques, qui seront utilisés pour leur choix.

LE CIRCUIT DOCUMENTAIRE DES PÉRIODIQUES ÉLECTRONIQUES

LA SÉLECTION DES PÉRIODIQUES ÉLECTRONIQUES

5La sélection des périodiques électroniques reprend la démarche traditionnelle de sélection des documents sur support papier et s’en distingue par la possibilité généralement offerte aux bibliothèques et à leur public de les tester largement avant acquisition.

La recherche et la présélection

6Les outils de recherche des périodiques électroniques et des bouquets sont en grande majorité ceux des périodiques papier : les catalogues et prospectus d’éditeurs, les agences d’abonnement, les répertoires de périodiques, la presse spécialisée et les suggestions des utilisateurs.

7Les catalogues de consortiums et de bibliothèques de référence, les répertoires sélectifs de signets91 et les sites d’évaluation92 sont aussi très utilisés. Lorsqu’un titre ou un bouquet de titres est diffusé sur plusieurs plateformes, avant d’effectuer les tests, on procède généralement à une présélection ou à un tri sur des critères tels que l’antériorité disponible, l’actualité des mises à jour, la connaissance de l’interface par le public et le coût d’accès ou d’achat.

Les tests

8Les tests sont une étape essentielle du processus de sélection. Ils permettent en premier lieu de vérifier l’adéquation technique de la plateforme en ligne ou du cédérom au système d’information de la bibliothèque. Ils permettent également aux bibliothécaires d’évaluer le contenu de la ressource, sa conformité aux critères fonctionnels énoncés dans la charte et l’intérêt du public.

9L’organisation d’un test nécessite parfois la signature d’un contrat d’utilisation temporaire. En bibliothèque universitaire, la période de test doit être judicieusement choisie en dehors des périodes d’examen et de correction. Enfin quel que soit le type de bibliothèque, la réussite d’un test est fortement conditionnée par de la publicité accompagnée, s’il le faut, de séances de présentation.

L’évaluation de la licence, l’évaluation tarifaire et la négociation

10Ces évaluations s’effectuent souvent parallèlement au test ou à sa suite. Lorsque le contrat et le modèle tarifaire sont publics, ils sont souvent récupérables sur le site du fournisseur ; s’ils sont confidentiels, ils peuvent être demandés au fournisseur ou, le cas échéant, au consortium de la bibliothèque qui a négocié le produit.

11L’étude du contrat ou à défaut des règles d’utilisation doit s’effectuer avec la grille d’évaluation des termes contractuels établie par la bibliothèque.

12L’évaluation tarifaire permet d’estimer la capacité budgétaire de la bibliothèque à prendre et renouveler l’abonnement. Dans le cas des bouquets, si la licence nécessite le maintien par la bibliothèque d’abonnements préexistants, cette évaluation tarifaire devra tenir compte de leurs coûts. Dans certains cas, la bibliothèque aura tout intérêt à décaler de quelques années le démarrage de son abonnement, le temps pour elle de diminuer le nombre de ses abonnements chez l’éditeur.

13Si les évaluations ne sont pas satisfaisantes, la bibliothèque peut négocier les points problématiques avec l’éditeur ou demander, lorsque le produit a été négocié dans un cadre collectif, au négociateur responsable de le faire.

La sélection ou le rejet

14La décision de sélectionner ou non une ressource s’effectue en fonction des résultats du test, des évaluations technique, contractuelle et tarifaire. En cas de sélection, on débute la procédure d’acquisition pour les périodiques commercialisés ou de mise à disposition pour les périodiques en accès libre.

L’ACQUISITION DES PÉRIODIQUES COMMERCIALISÉS

15Une acquisition peut impliquer plusieurs entités : le souscripteur, l’éditeur, une agence d’abonnement, un consortium ou un groupement d’achat.

16Dans le cas le plus simple, la décision d’acquérir un périodique ou un bouquet de périodiques électroniques doit être confirmée par la signature du contrat par les deux parties (ou sa validation en ligne) et l’envoi du bon de commande.

17Si par contre l’acquisition s’effectue dans le cadre d’un groupement d’achat, le souscripteur aura en plus une convention à signer avec l’établissement porteur. Dans tous les cas, il est préférable que le bon de commande ne soit pas envoyé avant la signature par toutes les parties concernées du ou des documents contractuels.

LA MISE À DISPOSITION

18La mise à disposition comprend l’activation des accès, leur signalement et l’information des utilisateurs sur l’arrivée des nouveaux titres. L’activation d’un périodique sur cédérom revient à installer le cédérom sur le serveur dédié à cela.

L’activation de l’accès d’un périodique ou d’un bouquet de périodiques en ligne commercialisé

19Selon que la plateforme de diffusion met ou non un compte d’administration à la disposition de l’abonné, l’activation d’un périodique en ligne ou d’un bouquet de périodiques est réalisée par l’éditeur de la ressource, par la bibliothèque ou par l’agence d’abonnement. Selon les modalités d’accès à la ressource, l’activation va consister à :

  • enregistrer les adresses IP de l’institution abonnée dans le système de contrôle des accès de la ressource ;

  • ou interfacer le système de contrôle des accès de la ressource et le système d’authentification de l’institution ;

  • ou enregistrer les codes d’accès de la ressource dans le système d’information de la bibliothèque pour assurer un accès transparent des utilisateurs à cette ressource.

L’activation par un bibliothécaire

20On peut activer un accès de deux façons : en ligne avec accès immédiat ou en ligne avec accès différé. Très souvent, l’activation d’un accès nécessite la création d’un compte contact ou administrateur. Outre les actions qu’il peut mener, le contact ou l’administrateur est aussi la personne ressource dont l’adresse électronique sera signalée sur la plateforme du périodique.

L’activation par les agences d’abonnement

21Les agences d’abonnement peuvent assurer correctement ce service pour leurs clients lorsque les ressources sont accessibles par adresse IP. Il faut pour cela leur adresser un tableau listant les adresses IP à fournir en fonction des sites d’accès autorisés par les licences. Pour la gestion courante, la bibliothèque devra cependant récupérer auprès de l’agence les codes d’accès aux comptes contact ou administrateur.

Le signalement des périodiques électroniques

22Le signalement des périodiques peut s’effectuer sur le site de la bibliothèque avec une base de données locale ou une base externe incluant un service de mise à jour des périodiques (titre, adresse, état de collection). La bibliothèque peut également signaler ses périodiques dans son SIGB, et utiliser un résolveur de liens pour générer automatiquement des liens entre certaines de ses bases bibliographiques et certains de ses périodiques électroniques.

La communication

23Comme c’est le cas pour la plupart des activités documentaires, il faut souvent utiliser différents modes de communication pour faire connaître l’offre de périodiques électroniques au plus grand nombre d’utilisateurs potentiels : promotion sur le site de la bibliothèque et les sites pertinents de l’institution, prospectus joints aux bulletins de salaire des personnels ou distribués lors des emprunts de livres, affiches publicitaires, journaux d’information interne etc.

LA MAINTENANCE

La maintenance courante

24Pour les périodiques en ligne, la maintenance courante consiste à vérifier et assurer l’accessibilité des titres, mettre à jour les adresses IP déclarées lorsqu’elles sont modifiées, mettre à jour les données modifiées (url, état de collection) des titres signalés, enregistrer de nouveaux titres et retirer ceux qui ne sont plus accessibles. Pour les périodiques sur cédérom, elle consiste à assurer l’accessibilité des contenus et à installer les mises à jour dès leur livraison. Dans le cadre de la maintenance, le gestionnaire a tout intérêt à enregistrer les incidents, leur date, leur nature, leur durée et les actions effectuées pour les résoudre.

Le maintien d’un abonnement dans une collection

25Le maintien d’un abonnement dans une collection nécessite d’analyser ses chiffres d’utilisation, son coût, l’amélioration ou la détérioration des conditions d’accès en tenant compte des circonstances internes ayant jalonné la période d’observation (annuelle, biannuelle ou triannuelle) : saturation importante du réseau, mise en place d’un dispositif d’accès distant, grève, augmentation significative de la promotion ou de la formation etc. À l’issue d’une analyse circonstancée, le bibliothécaire doit pouvoir recommander le renouvellement, la modification ou l’arrêt de l’abonnement de la ressource.

LA GESTION DU CIRCUIT DOCUMENTAIRE DES PÉRIODIQUES ÉLECTRONIQUES ET DES DONNÉES DES RESSOURCES ÉLECTRONIQUES

26Comme les autres ressources électroniques, les périodiques électroniques sont caractérisés par un grand nombre de données que l’on peut répartir en six groupes :

  • les données descriptives : titre, éditeur, auteur, e-issn/issn, sujets, etc.

  • les données administratives : numéros de client, contacts, etc ;

  • les données contractuelles : type de contrat, les utilisateurs autorisés, le droit d’accès distant, les droits d’utilisation etc ;

  • les données d’acquisition : coût, date et numéro du bon de commande, date et numéro de la facture, clé de suivi des achats, etc ;

  • les données techniques et de maintenance : les modalités d’authentification (IP, codes d’accès), les codes d’administrateur et d’accès aux statistiques, les fonctionnalités associées à la ressource, les problèmes d’accès etc ;

  • les données statistiques : fournies par les éditeurs et/ou collectées en interne.

27Les données administratives, contractuelles, d’acquisition variant avec le temps ou à l’occasion d’évènements particuliers (transfert de titres entre éditeurs, changement d’adresse de l’abonné, changement d’agence d’abonnements), il est important pour une bibliothèque de conserver leurs valeurs historiques pour pouvoir justifier de ses droits d’accès ou de propriété.

28D’autre part, la conservation de ces données permet de surveiller l’évolution des modèles tarifaires de son portefeuille d’abonnements et de prévoir les augmentations à moyen terme de leurs coûts. Pareillement, l’évolution des chiffres d’utilisation d’une ressource (données statistiques), de son coût (données d’acquisition), des fonctionnalités d’utilisation et d’administration (données techniques) sont autant d’informations utiles pour l’évaluer et mettre en place, si nécessaire, des mesures correctives (promotion, utilisation d’outils d’accès plus conviviaux, suppression de l’abonnement etc.).

  • 93 Timothy D. Jewell et Al., Electronic Resource Management : Report of the DLF Resource Management In (...)

29La plupart des bibliothèques essaient de gérer ces données informatiquement à l’aide de logiciels bureautiques (tableurs ou logiciels de gestion de bases de données), et quelques-unes utilisent des systèmes de gestion des ressources électroniques (ERMS, Electronic Resource Management System). Les ERMS, conçus pour la gestion des données des ressources électroniques et des différentes étapes de leur circuit, sont apparus au cours de la première moitié des années 2000. Élaborés d’abord localement par des universités ou des consortiums, ils ont commencé à être proposés, à partir de 2005, par quelques éditeurs de logiciels documentaires93.

ENCADRÉ. LE CIRCUIT DES PÉRIODIQUES ÉLECTRONIQUES

ENCADRÉ. LE CIRCUIT DES PÉRIODIQUES ÉLECTRONIQUES

par Kareen Louembé

Anmerkungen

91 Les signets de la BnF. <http://signets.bnf.fr/> ou Intute. <http://www.intute.ac.uk/>

92 La documentation électronique : veille scientifique et technologique.<http://veille.abes.fr/>.

93 Timothy D. Jewell et Al., Electronic Resource Management : Report of the DLF Resource Management Initiative (Washington, D. C : Digital Library Federation, 2004). <http://www.diglib.org/pubs/dlf102/>

Abbildungsverzeichnis

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Titel ENCADRÉ. LE CIRCUIT DES PÉRIODIQUES ÉLECTRONIQUES
Impressum par Kareen Louembé
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© Presses de l’enssib, 2008

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