Memento

1La mise en place d’un catalogue en ligne et l’ouverture au public de sa consultation demande une conduite de projet extrêmement rigoureuse dont chaque étape a son importance. Il convient de lister les questions à se poser au préalable et les analyses à mener en amont et aussi, de définir avec précision les étapes indispensables. Il ne faut pas oublier que certaines de ces étapes doivent être validées par les autorités compétentes (à déterminer selon les types de bibliothèques).

2Avant la rédaction du cahier des charges, une démarche importante ne doit pas être négligée : effectuer des visites de sites informatisés qui offrent un OPAC, essayer de trouver les qualités de celui-ci, mais surtout traquer les défauts que les bibliothécaires et encore mieux le public, déplorent et ne pas hésiter à tester ces OPAC comme un simple lecteur !

3L’offre de ce nouveau service peut amener à revoir le fonctionnement de certains services ou même de l’établissement ou à mettre en œuvre une nouvelle organisation du travail. Il est nécessaire, aussi, de faire une estimation la plus précise et la plus juste possible des moyens matériels, financiers et humains de l’établissement et de ne pas sur-dimensionner l’application (si un ou plusieurs de ces moyens ne peuvent être dégagés, il est impératif de reconsidérer le projet cible).

4Il est aussi très important de pouvoir évaluer les différentes fonctions de la consultation du catalogue en ligne après son ouverture au public : l’essentiel de ces outils d’évaluation sera fourni par l’OPAC lui-même, d’où l’importance d’en faire la demande explicite dans le cahier des charges.

5Pour suivre le déroulement des opérations voici un : Memento pour offrir au public un catalogue en ligne

6Les étapes signalées par un astérisque sont plus précisément analysées dans ce volume. Voir en fin de liste le détail de ces renvois.

7 1. définition des objectifs

8(par un groupe de travail restreint où la direction est représentée = comité de pilotage)

9*1.1 quel(s) public(s) ?

101.1.1 étudiants

111.1.2 chercheurs

121.1.3 enfants

131.1.4 jeunes

141.1.5 "tout public"

15* 1.2 quels services ?

161.2.1 consultation sur un ou plusieurs sites

171.2.2 prêt

181.2.3 réservation

19* 1.3 quels fonds ?

201.3.1 fonds d’étude

211.3.2 fonds ancien

221.3.3 fonds locaux

231.3.4 fonds de prêt

24* 1.4 quel accès à ces fonds ?

251.4.1 libre accès

261.4.2 en magasins

271.4.3 consultation à distance

28* 1.4.3.1 vidéotex

29* 1.4.3.2 Internet

30* 1.5. quel dimensionnement ?

311.5.1 nombre de postes

32 2. désignation des responsables du projet

332.1 chef de projet professionnel des bibliothèques

342.2 chef de projet informatique ou correspondant informatique d’une collectivité

35 3. étude de faisabilité

36* 3.1. évaluation de la charge de travail

37* 3.2 évaluation des besoins matériels et humains

38 *3.3 analyse du fonctionnement

393.3.1 organisation du travail

403.3.2 réorganisation éventuelle de la bibliothèque

413.4 évaluation du coût

423.4.1 enveloppe budgétaire à prévoir

433.5 installation

443.5.1 configuration des salles

453.5.2 mobilier spécifique

463.5.3 câblage

473.5.4 prises électriques au sol

483.6 estimation des délais jusqu’à l’ouverture au public

493.7 constitution de la liste des opérations incontournables

503.8 visites de sites informatisés qui offrent un OPAC

51* 4. constitution de la base

52* 4.1 rétroconversion (fichiers manuels)

534.1.1 saisie en masse

544.1.2 récupération de notices (sur CD-ROM par exemple)

554.2 reprise de la base existante (informatisée)

564.2.1 si changement de format nécessaire prévoir les programmes de conversion

574.3 recensement des fonds (si plusieurs sites)

58* 5. rédaction du cahier des charges

592 cas : extension du système intégré ou création d’un OPAC

605.1 définition des critères de choix

61* 5.2 fonctions à décrire le cas échéant

625.2.1 gestion des autorités

635.2.2 gestion des renvois

645.2.3 liens avec les acquisitions et le traitement des documents (si système intégré)

655.2.4 saisie des caractères riches

665.3 gestion des exemplaires

675.4 questionnaire destiné à comparer les réponses des fournisseurs

68* 5.5 définition des outils d’évaluation

69 6. appel d’offre ou consultation

70* 7. choix du système

71 7.1 enveloppe budgétaire

727.2 délais de réalisation

737.3 notation des critères de choix après pondération

747.4 gestion des renvois possible

757.5 accès éventuel à une liste d’autorités

76* 7.6 facilité de paramétrage (y compris des écrans)

77* 7.7 facilité et temps de construction et de reconstruction des index

787.8 réponses au questionnaire

797.9 décision des autorités compétentes

80 8. implantation du système

818.1 locaux

828.1.1 local informatique

838.1.1.1 isolation thermique

848.1.1.2 protection contre la poussière

858.1.1.3 installation d’un onduleur

868.1.2 espaces publics

878.1.2.1 implantation des postes de consultation

888.1.2.1.1 nombre

898.1.2.1.2 types de postes

908.1.2.2 câblages

91* 8.2 mobilier

928.2.1 meubles pour une consultation debout

938.2.2 meubles pour une consultation assise

948.2.3 nécessité de systèmes de protection du matériel

95 9. phasage des opérations

969.1 travaux préliminaires

97* 9.1.1 paramétrage

989.1.1.1 des écrans

999.1.1.2 des types de recherche

1009.1.1.3 index

1019.1.2 préparation des écrans d’aide pour chaque type de recherche

1029.1.3 construction des index

103* 9.2 tests de performance

1049.2.1 par types d’interrogation

1059.2.2 temps de réponse

1069.3 réception du système

1079.4 vérification d’aptitude avec d’éventuelles réserves

108 9.5 formation du personnel (à prévoir juste avant l’ouverture du service au public)

1099.5.1 personnel gestionnaire de la base

110* 9.5.2 personnel en contact avec le public

1119.5.2.1 détermination des catégories concernées

1129.5.2.2 présentation des écrans, des différents types de recherche

1139.5.2.3 rédaction d’un manuel détaillant les spécificités des différentes recherches et les pannes les plus simples (ex paramètres des écrans)

1149.6 ouverture au public

115* 9.6.1 formation du public

1169.6.1.1 organisation de séances courtes

1179.6.1.2 élaboration de documents papier

118* 9.6.2 outils d’évaluation (après mise en place)

1199.6.2.1 statistiques de consultation

1209.6.2.1.1 par index

1219.6.2.2 "piégeage" des questions sans réponse

1229.6.2.3 mesure des taux de bruit et de silence dans les recherches

123* 9.6.2.4 enquêtes

1249.7 vérification de service régulier

125* Pour suivre certains points du mémento, il faut se référer aux chapitres cités, qui donnent des informations ou apportent une aide à la réflexion plus particulièrement sur ces points :