1L’organisation d’un service en libre-accès relève d’une démarche de projet dont la réussite est conditionnée par le respect de quelques principes qui, pour être de bon sens, ne sont néanmoins pas aussi souvent appliqués qu’il le faudrait. La première étape d’une telle démarche consiste à définir aussi précisément que possible les objectifs du service à créer : cela suppose d’apporter une réponse quantifiée à chacune des questions posées à propos de ces objectifs. Ceux-ci définis il convient de les faire valider par l’autorité compétente dans cette opération. Il faut ensuite déterminer les moyens nécessaires à la mise en oeuvre de ce projet, moyens qui doivent être quantifiés, bien entendu, et arrêter les futurs modes de fonctionnement qui conditionneront l’emploi des moyens. Il convient alors de s’assurer auprès de l’autorité compétente de la mise à disposition de ces moyens ; si ceux-ci ne pouvaient être libérés il faudrait revoir à la baisse les objectifs.

2Ces conditions réunies il reste à programmer l’opération, c’est-à-dire non seulement l’inscrire dans un calendrier mais aussi se donner les outils du contrôle de la réalisation et de la mesure de l’adéquation des moyens à l’atteinte des objectifs. Pour enchaîner toutes ces procédures en se prémunissant contre les oublis ou négligences difficiles à rattraper une fois la réalisation engagée il ne sera pas inutile d’examiner tous les points et de répondre à toutes les questions signalés dans ce :

Memento pour l’organisation d’un service en libre-accès.

1. Définition des objectifs du service en libre-accès

31.1. A quel public est-il destiné ?

41.1.1. Nature du public

51.1.2. Effectif du public potentiel

61.1.3. Taux de pénétration visé

71.1.4. fréquentation simultanée maximale

81.1.5. Besoins du public

91.1.5.1. Domaines

101.1.5.2. Niveaux

111.1.5.3. Supports

121.1.5.4. Services

131.2. Quels locaux offrir ?

141.2.1. Combien de m² ?

151.2.2. Combien de places assises

161.2.3. Combien de documents / supports ?

171.3. Quels services assurer ? Sur quel horaire hebdomadaire ? Combien de semaines par an ?

181.3.1 Ouverture de la salle

191.3.2. Mise à disposition de documents en libre-accès

201.3.2.1. Quels supports ?

211.3.2.1.1. Papier

221.3.2.1.2. Microfromes

231.3.2.1.3. Vidéos

241.3.2.1.4. Documents électroniques

251.3.2.1.5. Bases de données en ligne

261.3.2.2. Quels usages ?

271.3.2.2.1. Travail sur place

281.3.2.2.2. Prêt à domicile

291.3.2.2.3. Photocopies

301.3.2.2.4. Copies sur disquettes

311.3.3. Communication depuis les magasins

321.3.4. Consultation du catalogue local

331.3.5. Inscription des lecteurs

341.3.6. Renseignement-assistance

351.3.7. Mise à disposition de moyens bureautiques

361.3.8. Dépouillements, sélections bibliographiques

2. Validation des objectifs par l’autorité compétente

3. Moyens à mettre en oeuvre

373.1. Locaux

383.1.1. Accessibilité

393.1.1.1. Signalisation extérieure

403.1.1.2. Accès des handicapés

413.1.1.3. Issue de secours

423.1.1.4 Liaisons avec les services internes

433.1.2. Confort

443.1.2.1. Visuel

453.1.2.1.1. Eclairage naturel

463.1.2.1.2. Intensité de l’éclairage artificiel

473.1.2.1.3. Stores ou volets aux ouvertures

483.1.2.2. Sonore

493.1.2.2.1. Isolation phonique / extérieur

503.1.2.2.2. Nature des matériaux de revêtements

513.1.2.2.3 Emplacements des machines et appareils bruyants

523.1.2.3. Services

533.1.2.3.1. Toilettes (y compris pour handicapés)

543.1.2.3.2. Points d’eau

553.1.2.3.3. Distributeur de boissons

563.1.2.3.4. Chauffage, climatisation : possibilité de régulation depuis la salle

573.2. Mobilier

583.2.1. Mobilier standard

593.2.1.1. Tables (en fonction des places assises)

603.2.1.2. Sièges (en fonction des places assises)

613.2.1.3. Portes-manteaux, portes-parapluies, corbeilles

623.2.2. Mobilier spécifique

633.2.2.1. Supports des matériels informatiques (consoles, imprimantes, bornes...)

643.2.2.2. Rayonnages

653.2.2.2.1. Nombre de tablettes nécessaires et dimensions

663.2.2.2.2. Hauteur entre tablettes, hauteur utile

673.2.2.2.3. Encombrement au sol

683.2.2.2.4. flexibilité des tablettes

693.2.2.2.5. Serres-livres

703.2.2.3. Meubles à périodiques

713.2.2.4. Meubles pour les autres supports (cd, vidéo, etc.)

723.2.2.5. Meubles à tiroir pour fichiers

733.2.3. Banque de prêt

743.2.3.1. fonctions à y assurer (prêt, démagnétisation, inscriptions, renseignement, etc.)

753.2.3.2. Nombre de postes de travail

763.2.3.3. Dimensions

773.2.4. Chariots

783.3. Matériels (à déterminer en fonction des objectifs de services)

793.3.1. Reprographie

803.3.1.1. Photocopieur : à monnayeur, à cartes magnétiques, gratuit ?

813.3.1.2. Lecteur-reproducteur de microformes

823.3.2. Téléphone

833.3.3. Informatique

843.3.3.1. Bureautique : combien de postes, quelles applications ?

853.3.3.2. Bibliothéconomique

863.3.3.2.1. Postes de gestion des documents et des lecteurs

873.3.3.2.2. Postes de consultation des catalogues

883.3.3.2.3. Postes de consultation des bases de données

893.4. Réseaux

903.4.1. Alimentation électrique

913.4.1.1. Nécessité d’une alimentation électrique secourue ?

923.4.1.2. Nombres de prises et implantations

933.4.2. Téléphone : nombre de prises et implantations

943.4.3. Gestion bibliothéconomique : Nombre de prises et implantations

953.4.4. Réseau local : Nombre de prises et implantations (si distinct de 2.4.3.)

963.5. Sécurité(s)

973.5.1. Des personnes

983.5.1.1. Issues de secours

993.5.1.2. Sens d’ouverture des portes

1003.5.1.3. Dispositifs contre l’incendie

1013.5.2. Des locaux

1023.5.2.1. Etanchéité des ouvertures extérieures

1033.5.2.2. Système d’alarme contre les intrusions

1043.5.3. Des documents

1053.5.3.1. Système antivol (magnétique ou à radio-fréquence)

1063.5.3.1.1. Implantation (selon sa nature)

1073.5.3.1.2. Détermination des circuits d’entrée et de sortie

1083.5.3.1.3. Accès aux sanitaires hors de la zone protégée

1093.5.3.2. Surveillance de la salle

1103.5.3.2.1. Implantation du poste de surveillance

1113.5.3.2.2. Détermination des angles morts

1123.6. Documentation

1133.6.1. Nombre de documents existants / genre / support

1143.6.2. Nombre de documents à acquérir / genre / support

1153.7. Traitement documentaire

1163.7.1. Circuit d’acquisition : centralisé ou particulier au service ?

1173.7.2. Catalogage et indexation : centralisés ou particulier au service ?

1183.7.3. Choix du mode de classement et de la classification

1193.7.4. Choix du système de gestion bibliothéconomique

1203.7.5. Reprise du fonds existant

1213.7.5.1. Tri, élimination

1223.7.5.2. Réindexation et recotation

1233.7.5.3. Rééquipement des documents : antivol, nouvelles cotes

1243.7.6. Stockage temporaire : lieu et capacité ?

1253.8. Signalisation

1263.8.1. Détermination de la nature des informations à signaler

1273.8.2. Mise en forme homogène de ces informations

1283.8.3. Supports et esthétique

1293.8.4. Emplacements de la signalisation

1303.8.5. flexibilité de la signalisation

1313.9. Moyens humains

1323.9.1. Evaluation de la charge de travail liée à chaque opération

1333.9.2. Qualification et effectif nécessaire pour la préparation

1343.9.3. Qualification et effectif nécessaire pour la mise en service

4. Attribution des moyens par l’autorité compétente

5. Programmation

1355.1. Etablissement du planning général

1365.2. Modélisation (sur les plans)

1375.2.1. Localisation des différents services

1385.2.2. Implantation des matériels et mobiliers

1395.3. Validation de la modélisation

1405.3.1. Par rapport aux exigences fonctionnelles

1415.3.2. Par rapport aux contraintes de sécurité

1425.4. Phasage des opérations

1435.4.1. Liste des opérations réalisables synchroniquement

1445.4.2. Liste des opérations nécessairement diachroniques

1455.5. Calendrier de réalisation

6. Réalisation

146Se reporter aux différents chapitres du présent manuel relatifs au traitement documentaire (2), à la programmation d’un aménagement (3) et au déménagement (4).