1Ce texte a été rédigé à partir d’une expérience concrète, le déménagement de la bibliothèque municipale de Saint-Etienne (Loire), essentiellement en 1992-1993. Il ne concerne que le transfert de livres pour adultes destinés au secteur libre-accès d’un nouveau bâtiment de lecture publique.

2 L’expérience de référence

3La bibliothèque municipale de Saint-Etienne s’ouvre au public dans les années 1830, dans ce qui est encore une petite ville. Il faut attendre les années 1960-1970 pour voir se développer la lecture publique, et répondre à un afflux d’étudiants du à la création tardive d’une université. Après un siècle à l’étroit dans les locaux du Musée, la bibliothèque occupe en 1959 un petit hôtel particulier, vite saturé, doublé en 1970 par d’anciens ateliers qui n’apportent qu’un faible répit. Un bâtiment neuf, enfin construit en 1992, pratiquement emménageable en mai-juin 1993, ouvre en octobre de la même année.

4Il couvre un peu moins de 6 000 m², sur trois niveaux utiles, dont 1 000 m² de magasins en premier sous-sol. Les bureaux occupent l’étage. Tout le rez-de-chaussée est réservé au public, avec un espace central pour le libre-accès adultes (50 000 livres, 4 000 VHS, 20 000 CD), entouré des salles spécialisées : jeunesse, cinémathèque, références, fonds anciens et locaux.

5Pour remplir ce secteur libre-accès, on bénéficie de crédits pour l’achat de livres neufs, on récupère une petite partie de la section Lecture publique, ainsi que les ouvrages récents des magasins de la section Etudes.

6 Le transfert est vraiment préparé à partir de 1992. La Lecture publique fonctionne normalement jusqu’en juillet 1993. Les ouvrages des magasins non récupérés pour le nouveau bâtiment restent disponibles sur place jusqu’à la même date. Une réduction générale des horaires d’ouverture permet de dégager la totalité du personnel trois matins par semaine. Les transferts sont étalés entre juin et septembre 1993. La fermeture complète au public se réduit à la période de début juillet au 20 octobre.

1. Le calendrier

7Il comporte une date butoir : celle de la livraison du nouveau bâtiment équipé en rayonnages.

8On en déduit :

• la période pendant laquelle il sera possible de préparer les transferts ;
• les périodes d’indisponibilité de certaines collections pour le public ;
• les dates des transferts (en accord avec les déménageurs) ; Observations :
• toujours privilégier les transferts des fonds destinés au secteur libre-accès, qui doivent impérativement être en place pour l’ouverture ;
• toujours préférer l’été, ou au maximum la période avril-octobre pour les fermetures au public et les transferts ;
• être "large" dans les dates annoncées (le plus longtemps possible à l’avance) au public, quitte à les réduire si tout se passe bien.

2. Le personnel

9Plusieurs possibilités :

1. on embauche du personnel : on peut toujours espérer l’apport d’intérimaires, mais les titulaires recrutés à l’occasion du changement n’arrivent en général qu’après le déménagement.
2. on affecte totalement certaines personnes à la préparation : cela peut obliger à fermer longtemps certains services.
3. on affecte la totalité du personnel aux opération en réduisant les heures d’ouverture au public. L’idéal est de dégager des demi-journées complètes, tout en restant ouvert les jours d’affluence (samedi par exemple).

10Ne pas oublier que les déménagements ont surtout lieu en été, période de congés pour le personnel.

3. Les locaux

1. dans les anciens bâtiments : prévoir des pièces avec rayonnages pour stocker, classés en Dewey, les livres neufs et les récupérations destinés au futur équipement. D’autres rayonnages peuvent être utiles pour les documents à réparer, relier ou équiper. Eventuellement, dégager des couloirs ou des zones proches des accès pour entreposer les livres mis en caisses.
2. dans le nouveau bâtiment : il faut attendre de disposer des plans définitifs du fournisseur de rayonnage choisi (encore que les implantations des bons fournisseurs se ressemblent et peuvent donner des idées).

11Il peut être utile de se créer son propre plan, soit par secteurs de l’espace libre-accès (romans, histoire, etc.), soit global, sans souci d’échelle, mais avec des rayonnages bien lisibles, pouvant porter des indications, sans oublier de noter les accès et les obstacles éventuels. Ce plan servira :

• à implanter les fonds en théorie ;
• à figurer sur les caisses de déménagement avec toutes indications utiles ;
• à remplir les rayons après le transfert.

12Il est intéressant de numéroter les rayons, au moins par face de travées : un déménageur portera plus facilement une caisse devant le rayon 90 que devant "le 3ème rayon destiné aux cotes 944.081 6".

13Après implantation du mobilier, vérifier immédiatement la conformité aux plans (hauteurs, longueurs, capacités).

4. Les livres

14Question essentielle : est-on certain de disposer de crédits importants pour acheter des livres neufs (et dispose-t-on en corollaire de personnel pour les traiter et de crédits pour la reliure et l’équipement) ?

15Si oui, on ouvre le nouveau bâtiment avec un maximum de livres neufs, en ne récupérant dans les fonds existant que les ouvrages intéressants ou épuisés.

16Si non (ou ni oui ni non), il faut utiliser au maximum les fonds existants, d’où un important travail de tris puis de réparations.

17Noter le peu d’intérêt des fonds déjà à la disposition du public dans l’ancien secteur libre-accès livres usagés ou fatigués, obligatoirement à réparer ou relier ; livres chez les lecteurs et disponibles seulement après fermeture complète.

18Dans tous les cas, la préparation du nouveau fonds exige :

19- du personnel pour acheter, trier, cataloguer, équiper, etc.

20- des locaux-relais pour entreposer les documents préparés (déjà signalé) :

21- du matériel : caisses si on emballe soi-même, adhésifs divers, feutres, plans photocopiés, machines à étiqueter.

5. Tri et traitement des documents

22a) fonds déjà en libre-accès : il faut attendre la fermeture du service et le retour des livres prêtés. Trier ce qui reste valable, en bon état ou réparable.

• réparer ou faire relier ;
• étiqueter ;
• joindre aux livres neufs préclassés ;
• s’il reste des fichiers classiques, les mettre à jour ;
• si le catalogue est informatisé, faire exécuter un transfert global des localisations pour les livres récupérés, et un nettoyage de la base pour les documents éliminés.

23b) fonds en magasins : en partant des acquisitions récentes, récupérer dans les divers fonds :

• les ouvrages récents et d’actualité, en bon état ou réparables/ reliables, et d’aspect agréable (éliminer les reliures "maison") à destination du secteur libre-accès ;
• les ouvrages de référence pour les salles spécialisées ("usuels", salles pour chercheurs, fonds anciens et locaux, selon la disposition prévue).

24Noter que pendant ces opérations, on "sent" rapidement les lacunes, qu’on répercute sur les achats de livres neufs.

25Puis, réparer, relier, étiqueter (après cotation Dewey ou autre), joindre aux autres volumes en attente.

26c) le problème des catalogues :

• catalogue informatisé : toujours y ajouter le résultat des tris, même sous forme de notices abrégées ;
• catalogues sur fiches : il est rarement possible de les détruire en totalité, sauf pour des petits fonds faciles à informatiser complètement. Il est aussi difficile de les mettre totalement à jour, surtout si l’on possède des fichiers multiples (auteurs, titres, matières, méthodiques). Une solution moyenne consiste à laisser à la disposition des lecteurs du nouveau bâtiment un fichier matières (en les prévenant qu’il n’est plus mis à jour), et un fichier auteurs purgé de tout ce qui a été informatisé (qui restera valable pour une éventuelle rétroconversion globale du reliquat).

27Dans le local prévu à cet effet, rassembler selon la classification

28choisi :

• les livres neufs ;
• les livres récupérés dans l’ancien libre-accès ;
• ceux pris dans les magasins.

29Ce rangement donne une idée de la future salle de libre-accès, permet de compléter les sujets mal couverts, et d’affiner la disposition sur plans.

6. Les déménageurs et la réalisation du transfert

30On peut avoir la chance de bénéficier d’entreprises expérimentées, capables d’emballer les livres et de les remettre dans le bon ordre à l’arrivée. Le plus souvent, on devra travailler avec des sociétés locales ignorant tout du monde des bibliothèques. Quelques idées :

• faire visiter longuement et totalement les deux bâtiments à l’ensemble des déménageurs. On leur explique le fonctionnement des services, le rangement des livres, les différentes classifications et leur utilité pratique. Ils enregistrent les accès, les obstacles, demandent éventuellement des modifications. Leur laisser des plans précis pour qu’ils puissent préparer leur travail.
• penser que si les services restent ouverts en partie au public, il est difficile à un bibliothécaire de suivre les déménageurs (qui travaillent en général tôt le matin et en début de semaine) et d’assurer son travail (souvent tard le soir et le samedi). Il importe donc de mettre un maximum de consignes par écrit, et de bien banaliser les zones de transferts.
• toute caisse de livres doit porter, au minimum le n^° du rayon de destination, si possible un plan du nouveau bâtiment avec le rayon souligné au feutre de couleur.
• dans le cas de locaux multiples ou compliqués, reporter sur une feuille format A3, face à face, un plan du bâtiment à vider avec les rayons soulignés au feutre de couleur, un plan du local de destination (rayons idem), avec éventuellement des consignes précises.
• ne pas bloquer tous les transferts sur une courte période, mais les faire étaler, même sur plusieurs semaines. Dans le cas le plus fréquent où l’on remet soi-même les livres dans les nouveaux rayons, il peut être gênant de se retrouver avec 50 000 volumes en caisses dans les allées de la nouvelle salle. faire transférer par exemple les romans une semaine, puis les livres d’histoires, puis le reste. D’où l’importance de bien baliser le local de départ.
• quand le déménagement est considéré comme terminé, prévoir une dernière visite très détaillée des anciens bâtiments. On découvre toujours des documents ou des meubles oubliés.