1Cet essai part du principe que vous êtes responsable du projet d’aménagement en mobiliers : c’est surtout pour faciliter la réflexion et oublier le moins de choses possible.

2Le présent article a pour but de mettre, noir sur blanc, les différentes étapes d’un aménagement de service en accès libre, véritable opération documentaire, avec, notamment, l’évocation des points suivants :

• le traitement en projet, dans un temps déterminé.

• les problèmes d’appels d’offres, marchés, avec des soumissionnaires.

• le travail avec une équipe : vos propres collègues, dans un esprit de bureau d’études : même s’il vous faudra "trancher", vous ne travaillerez pas seul(e), mais avec celles et ceux qui travailleront dans ce que vous allez aménager.

• les suites d’un déménagement : l’aménagement et l’installation de documents - issus d’opérations d’orientations et de politiques documentaires, selon un plan de classement et de rangement, mais aussi d’information et de renseignements, sur un principe d’accès libre ("self service").

• la mise en oeuvre d’un service public d’information documentaire OUVERT, ACCUEILLANT, AGREABLE, ERGONOMIQUE, au risque d’énoncer des banalités. Mais avec l’étude des tenants et aboutissants de ce que ça implique, TOUT ce que vous projetterez, déciderez, réaliserez, aura des conséquences, parfois lourdes. Mais tel est un projet : les conséquences doivent être prévues, le plus longtemps possible à l’avance.

• Etablissement d’un calendrier : j’ai compté 28 séquences dans le tableau joint ; c’est un point de vue personnel, et nullement une loi. En général, quand vous avez 12 mois pour mener tout cela à bien, c’est le bout du monde : certaines des séquences sont alors traitées simultanément. Pour faire un travail sérieux et pensé, mieux vaut disposer de temps, mais trop de temps peut provoquer de sérieux inconvénients.

3Voir à ce sujet la Première loi de Parkinson :

4Le travail enfle jusqu’à occuper tout le temps disponible. L’importance de la tâche à accomplir est perçue en rapport direct avec le temps à y consacrer.

5Plus on dispose de temps pour accomplir un travail, plus ce travail précisément prend du temps.

6Tenez également compte (ce n’est pas contradictoire) de la loi de

7Murphy :

1. Rien n’est aussi facile qu’il semble.

2. Tout prend plus de temps qu’on ne le croit.

3. Si quelque chose peut aller de travers, elle le fera.

1. Phase initiale

1.1. Préliminaires nécessaires à votre travail

81.1.1. " normes " dites de la DLL

9Pour une ville de xxxhabitants = tant de volumes.

10Pour une université de xxx étudiants = tant de volumes.

111.1.2. Normes universitaires "de contenance" : superficie de xxx pour tant d’étudiants et donc, par conséquent, xxx volumes pour cette superficie.

121.1.2.1. Le bâtiment peut lui-même comporter ses propres limites : superficie dans laquelle vous ne pourrez de toutes façons pas installer plus de xxx mètres linéaires. Mais aussi, si c’est un bâtiment "de récupération" (et donc : pas prévu comme bibliothèque à l’origine), de surcroît en étage, avoir des limites de POIDS : livres + rayonnages = c’est lourd. Dans ce cas, prendre la précaution de faire sonder le sol sur lequel vous souhaitez installer des rayonnages. On ne sait jamais.

131.1.3. Sécurité des personnes et des biens

14C’est de loin le plus important ; rien ne sert d’acquérir des matériels haut de gamme et flambant neufs si c’est pour passer sous silence des points essentiels : vous allez aménager des locaux accueillant des humains ; les plus importants en premier sont vos futurs usagers et vos collègues viennent immédiatement après. Veillez-y.

15Il n’y a pas de honte à ne pas connaître tous les règlements de sécurité : ignorer qu’ils existent n’est pas pardonnable. Un bâtiment en construction est toujours supervisé par un organisme de contrôle (Bureau VERITAS, SOCOTEC, etc.) ; mais ce n’est pas parce que ces organismes ne laissent pas grand-chose au hasard1 qu’il faut vous en désintéresser : c’est très formateur et l’information que vous récoltez doit être retransmise à vos décideurs et à vos proches collègues.

16Si vraiment vous voyez que cela patauge, les sapeurs-pompiers vous conseilleront volontiers : ils préfèrent prévenir que guérir. De plus, tout nouveau bâtiment les intéresse, car ils seront à même d’intervenir beaucoup plus efficacement en cas de sinistre s’ils connaissent la localisation et le type de bâtiment dont vous êtes chargé.

17Enfin, c’ est vous qui serez alors leur interlocuteur : ils préfèrent avoir un nom et une compétence parmi les futurs utilisateurs du nouveau bâtiment.

18Prenez contact avec le comité d’hygiène et de sécurité de votre entité administrative. Une visite de contrôle a en principe lieu chaque année. Plutôt que vous lamenter sur les insuffisances de l’administration, prenez les devants si le CHS vous a oublié : demandez la visite de contrôle. Mieux vaut passer pour un empêcheur de tourner en rond que de laisser passer des points d’une telle ampleur.

19Procurez-vous le plus rapidement possible un REGISTRE DE SECURITE destiné au futur service. Il sera visé par tout le petit monde de la sécurité : y veiller, car des recommandations y sont consignées.

20POIDS : Toujours dans le registre de la sécurité, surtout si votre bâtiment comporte des étages, vous devrez faire évaluer (en particulier si l’ensemble n’est pas neuf), faire estimer quels poids les sols peuvent supporter : à raison d’une quarantaine de livres par tablette, et de 6 tablettes par travée de rayonnages (en bon bois ou beau métal) les poids au mètre carré peuvent devenir considérables.

21FEU : si les supports en papier sont inflammables, les supports plastifiés (disques, vidéos ..) sont de bons comburants. Les sapeurs pompiers vous demanderont de veiller à placer des extincteurs (types divers) à des endroits stratégiques, et à faire former vos agents en ce sens. Si votre bâtiment est équipé de dispositifs centralisés de lutte contre le feu ("sprinklers", gaz neutres), les gens de la sécurité voudront voir comment cela marche, et surtout si cela marche : veiller (ou faire veiller) au bon entretien de ces dispositifs.

22Ils vous demanderont de faire apposer, toujours à des endroits stratégiques, les plans d’évacuation d’urgence. C’est, simplement, la cartographie des issues de secours.

23Les sièges et mobiliers dont vous ferez l’acquisition doivent tous être ignifugés : demandez-en la certification par le soumissionnaire.

24ECLAIREMENT : c’ est une bibliothèque qui va être aménagée ; les usagers sont en droit de pouvoir lire convenablement sans apporter eux-mêmes leur lampe-torche. Des normes existent : vérifier si le nécessaire a été fait. Sinon : rédiger une note en ce sens à qui de droit.

251.1.4. Accès des bâtiments publics aux personnes à motricité réduite et aux personnes handicapées.

26Si vous avez la complète maîtrise du projet, depuis le cahier des charges destiné à l’architecte, faites l’option "TOUS SERVICES PUBLICS DE PLAIN-PIED" : vous n’aurez au moins plus le problème de l’accès du bâtiment aux handicapés. De plus, les contraintes sont moindres et le fonctionnement (en tout cas en théorie) est moins vorace en personnel. Enfin, un service public dans un bâtiment "de plain-pied" a une apparence plus accueillante.

27Malgré des progrès indéniables, les équipements français pèchent encore par ce travers consistant à mal traiter les accès des bâtiments publics aux personnes handicapées et à motricité réduite. Ce sont des usagers comme les autres : ils vivent et. étudient et ont besoin d’accéder à des lieux publics contenant de la documentation. On ne peut pas encore dire que ce soit aussi bien en France que chez les anglo-saxons.

28Bien vous assurer que sur les plans (voir section suivante) les largeurs des portes peuvent effectivement laisser passer des fauteuils roulants.

29Quant aux portes d’accès au bâtiment, persuadez vos décideurs de faire installer des sas à ouverture automatique. C’est cher, mais le public handicapé n’aura aucun problème à entrer dans le service. Ces usagers sont comme les autres et ont droit à l’accès à la documentation.

301.1.5. Plans des locaux que vous devrez occuper : c’est le coeur de votre documentation opérationnelle !

31Ces plans seront des plans d’architecte : le format qui vous sera communiqué n’est pratique que pour l’affichage sur un panneau, dans votre salle de "briefing".

32Pensez à garder une copie ORIGINALE, toujours vierge, "de référence", bien propre, qui servira à la reprographie.

33Reproductions : essayez d’obtenir un jeu de copies en A3, qui serviront à vos groupes de travail. Très pratiques pour le transport et les esquisses. Et pour l’archivage.

2. Votre organisation personnelle : Votre "bureau d’études".

2.1. Votre équipe

34Dans ce genre d’opérations, une structure en groupes de travail, créés par vous (responsable du projet) avec la bénédiction de votre hiérarchie, est préférable au travail seul, en tour d’ivoire. C’est une méthode de travail plus longue : mener des réunions n’a rien d’une sinécure ; mais le résultat est que vous aurez mis l’essentiel de vos collègues dans le bain du projet. Et les futurs locaux sont leur futur outil de travail. Ils seront à même de vous rappeler, le cas échéant, qu’une équipe qui pense son outil de travail aura à coeur d’assurer un vrai service en libre accès I

35De tels groupes de travail se spécialiseront thématiquement selon les travaux à traiter. Ne pas oublier les mobiliers destinés aux agents en service public I

36Eviter les groupes trop nombreux (entre 3 et 5 collègues). Désigner (ou mieux : faire désigner par les groupes de travail) un porte-parole.

37Dans ie cas précis du travail sur les aménagements de mobiliers, il est indispensable que toutes les catégories d’agents - de l’agent de base à l’agent qualifié en bibliothéconomie- soient consultées et présentes : ce sont eux qui vivront dans le service, ils verront rapidement les problèmes que vous-même aurez du mal à voir ou ne verrez pas.

38- Les objectifs et le budget alloué à l’acquisition des mobiliers doivent être connus.

392.2. Bureau : il doit se transformer en salle de "briefing"

40Pendant vos séances de travail, faites en sorte de ne pas être dérangés, vos collègues et vous-même.

41Invitez toujours vos décideurs.

42Ne fermez pas ce bureau2 : vos groupes de travail peuvent avoir besoin de matériels pendant votre absence, ou y travailler en paix.

432.3. Dossiers "opérationnels" : toujours en évidence, bien rangés, tous les jours.

44Les grands dossiers : plannings, budget, objectifs, travaux de chantiers, déménagement, travaux des groupes doivent être disponibles et bien rangés, proches du téléphone.

45Tenir un "chrono" de tous vos courriers relatifs au chantier suivi. Tenez votre "doublure" perpétuellement au courant, même disposition pour une secrétaire.

46Si vous travaillez avec un ordinateur personnel : sauvegardes quotidiennes, tous les soirs. Si vous utilisez un ordinateur portatif, laissez une copie de sauvegarde à votre doublure et/ou à votre secrétariat.

472.4. Planning des opérations : au mur.

48Copies à diffuser à :

• décideurs ;

• groupe(s) de travail ;

• secrétariat ;

• affichage pour l’ensemble du personnel.

49A chaque mise à jour du planning, copie aux mêmes destinataires.

50Archivez un exemplaire du planning précédent.

512.5. Confort : cafetière et/ou eau minérale pour toute séance de

52travail.

532.6. Comptes-rendus des séances de travail : indispensable ; mêmes destinataires que § 2-4.

3. Travail sur les plans.

3.1. Espaces documentaires

54Le projet inclut, dans ses objectifs, des "espaces documentaires" avec des spécialités : jeunesse, référence, "self service" pour le prêt, consultation de documents rares et précieux, ou encore, "vidéothèque", "discothèque", "logithèque", etc.

55Ces objectifs sont élaborés en vue de services à rendre au(x) public(s).

56Faites faire l’étude de chacun de ces espaces par un groupe thématique.

57Mieux vaut que ce soit le même groupe qui ait planché sur les orientations documentaires du même espace et que ces problèmes aient été définitivement "tranchés" par le responsable du projet. Car le travail d’aménagement est la suite logique des actes documentaires effectués durant les travaux de constitution des fonds.

58Le groupe concerné doit absolument avoir en main les données suivantes :

• types de supports à mettre en place.

• nombre de documents par support.

• statut des différents documents : "self service" + prêt ? "self service" + consultation ? accès indirect + prêt ? accès indirect + consultation ? accès indirect + consultation sous surveillance ? Ceci pour que le groupe sache s’il doit étudier des mobiliers hébergeant des stations informatiques (prêt / retour, renseignements, etc.) destinées aux agents.

• les divisions et subdivisions thématiques : par division "DEWEY" ou "CENTRE d’INTERET" (selon vos méthodes de travail).

• le nombre de volumes par division / subdivisions.

• le public à qui sont destinés les documents concernés : on choisira tel type de mobilier pour les documents destinés aux enfants (pas trop haut ; présence de bacs, etc.), tel autre pour un service fréquenté surtout par des personnes âgées (pas de tablettes au ras du sol, rayonnages pas trop hauts), et encore un autre type de mobilier pour les publics voraces en documents (étudiants par exemple).

• les vecteurs d’informations "en ligne"3 ou "hors ligne"4 : ils ont tout de même un environnement technique imposant (les stations informatiques) et l’accès à ce mode d’information doit être pensé.

59Ces environnements techniques impliquent un câblage du bâtiment : plus cela est prévu d’avance, mieux les choses se passeront. Autant dire que dès que vous avez fait, sur le plan, vos prévisions d’implantation de collections (et donc de mobiliers, et donc de supports de terminaux), remettez un exemplaire de votre plan à la société de câblage : elle aura toute latitude pour effectuer les travaux avant que vos livres, disques, vidéo, et al. soient implantés.

3.2. Les postes de travail de service public

60Là encore, une banalité un bon service d’information documentaire en accès libre passe par des postes de travail bien pensés, bien organisés, avec un grand souci d’ergonomie. Des erreurs ou des omissions en apparence bénignes peuvent avoir des conséquences lourdes (rejet par votre personnel car les postes seront fatigants, incompréhension de la situation par les usagers).

61D’où la difficulté, pour le groupe qui étudiera ce point essentiel, de communiquer ses informations, de faire partager ses craintes, mais aussi ses découvertes de problèmes nouveaux. Il vous faudra être particulièrement à l’écoute de ce groupe.

62Critères d’étude, côté USAGERS : rapidité et fiabilité des opérations de circulation des documents ; confidentialité et agrément des opérations d’inscriptions...

63Critères d’étude, côté AGENTS : ergonomie des postes de travail ; sécurité des transactions (coffre-fort pour les opérations de paiement) ; confidentialité des réclamations (en cas de litiges avec des usagers) ; confort général...

4. Implantation de mobiliers : le travail préliminaire sur plans.

4.1. Les groupes de travail

64Partant de quantités de documents déjà connues et par type de document à implanter dans différents ESPACES DOCUMENTAIRES, vos collègues vont fournir une première ébauche d’implantation, selon ce qu’il leur semble souhaitable.

65Ces points de vues peuvent assez facilement sortir du réalisme : c’est humain, car l’on ne voit pas toujours les problèmes posés par une implantation. Il est alors nécessaire de faire des corrections : il est impossible d’aborder la phase de CAHIER des CHARGES pour l’acquisition de MOBILIERS sans ces corrections.

4.2. Les corrections seront provoquées par :

66- Les options de base : vous avez opté pour un ACCES LIBRE et c’ est, je le rabâche, un véritable acte documentaire, en vue d’un service à rendre au public. Des objectifs ont été fixés et ils doivent être rappelés aux groupes de travail si nécessaire.

67Si les objectifs doivent être corrigés, c’ est que des événements imprévus ou graves sont survenus.

68- Le budget alloué à l’acquisition des mobiliers.

69- Les impératifs de sécurité : consultez les personnes compétentes, qui vous indiqueront vite (si ce n’est déjà fait) les issues à respecter et les endroits à ne pas masquer.

70- Les circulations du public dans le bâtiment.

71- Les emplacements des stations de travail des agents de la bibliothèque pour le service public : accueil / inscriptions ; circulation ; aide aux usagers et renseignements ; surveillance.

72- Le (ou les) emplacements "interfaces" entre l’espace d’accès libre et la desserte au public de documents en provenance de magasins. Si les documents concernés sont destinés au prêt, le problème n’est pas le même que s’ils sont destinés à la consultation et la circulation interne n’est plus la même.

73- Les emplacements des matériels destinés aux publics (catalogue informatisé ; stations CD-ROM ; lecteurs de microformes ; photocopieurs...)

74- Les emplacements des facilités destinées aux publics : accès aux toilettes ; panneaux ou distributeurs d’informations ; publiphones ; publifax ; distributeurs de boissons ; points de vente...

75Une fois les corrections à faire discutées et validées, l’étude devient plus précise.

4.3. Les options générales d’implantation

76A la suite des corrections, des options générales seront prises pour la situation des collections, dans chaque point de desserte respectif.

77Il est nécessaire, avant d’aborder la phase de cahier des charges pour l’acquisition de mobiliers, que toutes ces options soient confrontées et discutées :

• Quelles vont être les conséquences en termes de service public ?

• Quelles vont être les conséquences en termes de travail et de circulation interne des agents de la bibliothèque ?

• Sont-elles en conformité avec les objectifs initiaux ?

• On a oublié quelque chose, c’ est sûr !

• Le budget alloué à l’acquisition des mobiliers nous permettra-t-il de satisfaire ces options ?

78Ce n’est pas à un fabricant de mobilier de trouver des objectifs pour vous ; ce n’est pas à lui de réfléchir sur des conséquences d’implantation I

5. Cahiers des charges

5.1. Pour l’acquisition de mobiliers

79La REDACTION d’un cahier des charges est indispensable, même si les sommes engagées vous dispensent d’une procédure de marché public. En général, votre décideur vous imposera au moins un appel à la concurrence. Vos décideurs doivent être informés de vos travaux, bien entendu.

80Un tel document, dans le cas d’un marché public, est accompagné de pièces administratives telles que : règlement particulier des appels d’offres (RPAO), cahier des clauses administratives générales (CCAG), cahier des clauses administratives particulières (CCAP). Un cahier des charges, lui, est en général appelé cahier des clauses techniques particulières (CCTP). Conseil : contacter le service compétent de votre autorité de tutelle.

81Un CCTP est un document contractuel : le fournisseur sera tenu de vous proposer des matériels adaptés aux besoins exprimés dans le document.

82Un fournisseur répondant à un cahier des charges est appelé soumissionnaire.

83Les matériels tels que : rayonnages, bacs à livres, mobiliers à périodiques, bref, tout conteneur de document, varient en genre et capacité de stockage selon les fournisseurs. Il vous est donc difficile de préciser, à ce stade, le nombre exact de travées et tablettes. Par contre, indiquez impérativement, dans le CCTP, vos grandes options d’implantations.

84Dans le même ordre d’idées, vous devez indiquer au soumissionnaire :

• les objectifs généraux de l’opération.

• un descriptif des différents services.

• les types et quantités de documents, leurs statuts et leurs services de rattachement.

• les impératifs de circulation.

• les impératifs de sécurité : les équipements fournis doivent être ignifugés.

• les emplacements des stations de travail des agents de la bibliothèque pour le service public.

• Le (ou les) emplacements "interfaces" entre l’espace d’accès libre et la desserte au public de documents en magasins.

• Les emplacements des facilités destinées aux publics.

85fournissez au soumissionnaire des copies de plans portant le maximum de ces indications.

86Les matériels tels que : fauteuils, chaises, tables de travail doivent être quantifiés autant que faire se peut.

5.2. Pour la signalisation

87Un fournisseur de mobiliers peut très bien proposer ses propres dispositifs de signalisation : mais sachez vous-mêmes, dans le même esprit que pour les implantations de mobiliers, ce que vous voulez signaler et pourquoi.

88faites un cahier des charges séparé pour la signalisation, car c’est un problème qui dépasse en général le strict cadre du panneau indicateur des collections. Il existe même des entreprises conseils dans ce domaine.

5.3. Démarches communes

89- Les préparations de dossiers, l’envoi aux soumissionnaires, la réception des offres font l’objet de délais fixés par le code des marchés publics : contacter le service compétent de votre autorité de tutelle. Surveillez ces délais.

90- La réception des offres fait l’objet d’une séance formelle (avec une commission issue de votre autorité de tutelle) ; soyez présent : vous verrez le nombre de dossiers et le travail qui vous attend.

5.4. Dépouillement des dossiers des soumissionnaires

91- La partie financière des offres devra être traitée immédiatement : inutile de perdre du temps sur des dossiers dont le montant financier excède trop largement votre budget.

92- La partie technique : adoptez le même principe de travail en groupe pour analyser les offres : selon le nombre de dossiers, attribuez le travail à faire ; Chaque groupe analysera les dossiers d’un point de vue technique, en rapport direct avec les éléments du cahier des charges. Utilisez une "grille" d’analyse commune pour tous les dossiers : cette "grille" reprend logiquement les éléments du cahier des charges, et leur traitement par les soumissionnaires ; vous "noterez" alors chaque point de l’offre.

93- L’esthétique peut être un critère déterminant pour vos décideurs et l’architecte.

94- Lorsque les travaux seront terminés, une synthèse sera faite (FINANCE / TECHNIQUE), et un choix proposé à vos décideurs, qui entérineront (ou pas).

95- Le soumissionnaire sélectionné sera contacté et des discussions auront lieu : administratives pour dresser le texte définitif du marché que l’on passera avec lui ; techniques pour reprendre des détails de l’offre ou des points d’implantation (aucune offre ne répond à 100 %).

96- Le service des marchés de votre autorité de tutelle passera alors une commande en bonne et due forme et vous travaillerez sur un calendrier de livraison et installation.

6. Avant l’installation des mobiliers

6.1. Electricité « courants forts »

97Des adaptations d’alimentation électrique peuvent être nécessaires, notamment pour les terminaux et autres appareillages électriques lourds : leur implantation a-t-elle déjà été prévue ? Mieux vaut faire les travaux de fond avant l’arrivée des mobiliers et traiter les détails ultérieurement.

6.2. Electricité « courants faibles »

98Il s’agit des courants de basse tension et des transmissions de données. Là encore, les emplacements des appareils ont-ils été prévus ? Mieux vaut avoir passé les cheminements de câbles avant l’arrivée des mobiliers.

6.3. Eclairage

99Normalement, l’éclairage principal fait l’objet de normes pour une bibliothèque : vérifier que le futur service est correctement équipé et que l’éclairage sert bien le libre accès.

7. Installation des mobiliers, des collections, et des autres equipements

7.1. Mobiliers

100Normalement, une bonne entente avec un fournisseur (agrémentée d’un texte de marché bien solide) fera une bonne installation : un fournisseur vient toujours examiner les locaux avant-pendant-après. Il peut bien entendu y avoir des surprises qui entraîneront des retards. C’est pourquoi il faut être très présent.

7.2. Collections

101Vous devrez veiller à la bonne arrivée des déménageurs, au bon stockage provisoire des collections, et donner des indications précises pour le dépôt des conteneurs aux bons endroits.

102Sitôt les déménageurs partis, les collections devront être rangées aux bons endroits. Chaque matin, faites un "briefing" pour voir où en sont les choses, et donner des consignes adaptées avec des délais d’exécution précis.

7.3. Autres équipements

103Les équipements informatiques de gestion peuvent être installés une fois que tous les mobiliers le sont.

104En ce qui concerne les équipements comme : matériels destinés aux publics (stations CD-ROM ; lecteurs de microformes ; photocopieurs...), facilités destinées aux publics : panneaux ou distributeurs d’informations ; publiphones ; publifax ; distributeurs de boissons... attendez que les équipements indispensables à la gestion courante soient implantés.

8. Tests ; rodages ; nettoyages generaux

1058.1. Lorsque les collections sont définitivement installées, passez partout, circulez, faites en sorte que vos collègues fassent de même. Détectez les anomalies.

1068.2. Toutes les installations informatiques de gestion doivent être testées... avec les agents qui les feront fonctionner.

107faites des tests partout, jusqu’à ce que vous décidiez si tout va réellement bien.

1088.3. Testez toutes le autres installations, avec vos collègues.

1098.4. Décidez que tout est en ordre et faites faire un nettoyage général des sols.

9. Ouvrez au public

10. Evaluez six mois après