1. Historique du rassemblement des collections a l’université de rennes 2 - Haute Bretagne

11.1. Avant la mise en place du Service Commun de la Documentation en 1991, deux ensembles documentaires coexistaient sur le campus : la "section Lettres" de la BIU de Rennes, très spacieuse (12.000 m², 900 places assises, importantes capacités de stockage) ; les "bibliothèques de section" dispersées et disparates, disposant d’un espace réduit, sans possibilité d’extension et d’accueil.

21.2. Les difficultés de fonctionnement des BUFR (locaux, personnel, ouverture, surveillance) ont conduit, en 1978. le Président de l’Université de Rennes 2 (université de rattachement) et le Directeur de la BIU à signer une convention sur le transfert progressif des fonds des BUfR à la "section Lettres" (près de 45.000 ouvrages et de nombreux périodiques dans plusieurs disciplines). Ces ouvrages, mis en accès libre, ont été équipés contre le vol. L’université restait propriétaire des collections transférées qui demeuraient groupées. Une subvention de l’université devait permettre le recrutement de vacataires pour leur traitement.

3On n’en était pas encore à une politique documentaire organisée mais la convention jetait déjà les bases d’une concertation BU-BUFR.

41.3. Une mission sur la fonction documentaire, confiée à un ingénieur d’étude en documentation, a abouti en 1984. à la création d’une Antenne Documentaire chargée de la gestion collective de plusieurs BUfR, principalement dans les disciplines des langues : acquisitions, catalogage, permanences de service public, formation et information des personnels, réalisation d’un catalogue collectif de périodiques, essai de catalogue collectif des ouvrages.

5Cette expérience de restructuration documentaire se situait dans le cadre de l’application du décret en cours d’élaboration sur les SCD. Elle exprimait déjà le souci des présidents successifs de mettre en oeuvre une véritable politique documentaire.

6La création d’un poste de bibliothécaire-adjoint mis à la disposition de l’antenne documentaire a permis de former l’ensemble des personnels des BUFR : normalisation du catalogage (Mobi-Cat), développement de pratiques collectives d’indexation (choix de RAMEAU).

71.4. Les fonds rassemblés à la BU se sont révélés rapidement inexploitables sans personnel affecté à plein temps : la BU s’est trouvée confrontée à des problèmes techniques qui entraînaient une dégradation du service public : fichiers disparates, cotations fantaisistes, reclassement problématique des ouvrages devenant source de litiges avec les magasiniers. Dès cette période, cependant, une partie des fonds (lettres modernes) a fait l’objet d’une intégration dans les collections de la BU qui s’est ainsi enrichie d’ouvrages bien utiles dans une période de misère budgétaire (les crédits documentaires de l’ensemble des UFR, dépassaient, à cette époque, le budget de la "section lettres").

81.5. En 1991, la création du SCD permet d’engager une véritable politique documentaire. Le regroupement et l’intégration des lieux documentaires sont deux principes de cette politique. L’adoption par l’université, en novembre 1991, d’un schéma de développement et d’aménagement en 5 pôles (au lieu de 13 précédemment), affirme la place centrale du pôle documentaire dans la restructuration de l’université. Le réaménagement des locaux de l’université, la suppression de l’Antenne documentaire, l’installation par le SCD d’une médiathèque dans le nouveau pôle langues entraînent de nouveaux transferts (langues romanes). La médiathèque hérite des ouvrages consacrés à l’apprentissage des langues.

91.6. En 1993, la BU décide de regrouper, par discipline, dans chaque salle de lecture, les collections des BUFR et leurs fichiers avec ses propres collections (depuis 1978, la majeure partie de ces fonds était restée groupée). Ce regroupement, quelque peu volontariste, se fait sans véritable concertation avec les enseignants et sans examen préalable des conséquences d’une telle juxtaposition.

101.7. L’expérience la plus satisfaisante et la plus rapidement menée a été l’intégration complète des anciennes collections de l’UFR Sciences et Techniques dans le secteur "sciences sociales" (constitué, en 1991, à la suite de la partition de la BIU). Enseignants et bibliothécaires ont collaboré au regroupement des fonds : tri des ouvrages, choix de la classification DEWEY. L’intégration des fichiers a été réalisée avec le reversement des notices bibliographiques de la BUFR, extraites du CD-Rom BN-Opale, dans le nouveau catalogue informatisé de la BU en 1994, ce qui n’avait pas été possible pour les autres secteurs.

2. Les problèmes rencontres

11Rassembler une documentation dispersée dans un SCD est source de difficultés et de contraintes liées aux collections, aux personnels et aux utilisateurs enseignants et étudiants.

2.1. Contraintes liées aux collections

122.1.1. La nature et le statut des fonds rassemblés, liés à l’histoire même de la constitution des BUFR sont des éléments que les bibliothécaires doivent prendre en compte avant de songer à entreprendre un rassemblement des fonds. En effet, ceux-ci, souvent constitués à partir de dons ou d’échanges avec des universitaires (pour les collections de langues romanes), parfois de legs importants (pour le portugais), possèdent une unité intellectuelle liée aux enseignements et à la recherche de l’UFR.

13A Rennes 2, c’est le critère de la langue qui a présidé à la constitution des BUFR de langues romanes. Ceci avait d’ailleurs entraîné un partage des acquisitions de la BU, qui se limitait à acheter les traductions et les ouvrages de civilisation et d’histoire écrits en français.

142.1.2. Aussi, lors du regroupement des collections de langues romanes BU-BUFR dans la même salle, en 1993, la question la plus épineuse a été celle de la classification des ouvrages. Les enseignants souhaitaient que le classement de leurs collections et de celles de la BU se fasse selon le critère linguistique. Cette solution ne pouvait être envisagée puisqu’elle aurait abouti à une modification totale du classement de la BU (CDU, DEWEY et par grandes disciplines, selon les instructions de 1962). Cette décision a été mal vécue par les enseignants qui voulaient, en réalité, maintenir le regroupement matériel et intellectuel de leur bibliothèque, pour des raisons de commodité mais aussi parce que leurs méthodes, pour le moins empiriques, de recherche documentaire, consistaient, le plus souvent, à mémoriser l’emplacement des ouvrages sur tel ou tel rayonnage, en haut ou en bas, à droite ou à gauche. Ceci n’était plus possible après l’éclatement de leurs collections dans un ensemble documentaire de 250.000 ouvrages.

152.1.3. La diversité des catalogues et l’absence de récolement régulier constituaient deux autres sources de difficultés.

16Les collections des BUfR, destinées à un public homogène, peu nombreux, disposant d’un accès privilégié à la bibliothèque, n’ont pas fait l’objet d’un catalogage normalisé (ISBD) avant 1983. Leurs catalogues avaient été décrits en 1984 dans un rapport technique de l’Antenne documentaire qui concluait à l’impossibilité d’exploiter rationnellement les fonds pourtant riches et spécialisés des BUFR, faute d’outils suffisamment élaborés. Le catalogue auteurs (manuscrit ou dactylographié) était souvent le seul mode d’accès à la bibliothèque. Rares étaient les fonds qui avaient fait l’objet d’un catalogage matière ou systématique.

17L’absence d’inventaire depuis 1983 posait un autre problème : celui de l’évaluation exacte des ouvrages transférés.

2.2. Contraintes liées aux personnels

18Le manque de personnel à la BU pour réaliser l’ensemble des opérations de tri et de traitement intellectuel a été l’obstacle majeur à l’intégration des collections.

19Par ailleurs, les moyens en vacations alloués par l’université depuis 1978 n’ont jamais pu couvrir les besoins nécessaires pour la gestion.

20En outre pendant plusieurs années, ces collections ont été source de difficultés pour le service de référence car les personnels de la BU devaient sans cesse faire le lien entre le catalogue central et les différents catalogues des fonds transférés.

2.3. Contraintes liées aux utilisateurs

2.3.1. Les enseignants

21Cette intégration des fonds des BUfR a posé des problèmes importants et quasi-insolubles avec les enseignants. Outre le problème relatif à la classification, certains enseignants, ceux des départements de langues romanes en particulier, ont vécu difficilement la "perte" ou la "confiscation" de leur bibliothèque qui semblait promouvoir une certaine image de marque de leur département. Ce phénomène est même assimilable à une perte "d’identité" dans la mesure où les rayonnages de la BUFR reflétaient exactement l’histoire de l’enseignement de leur discipline et donc l’histoire même de l’enseignant ou des enseignants qui avaient constitué cette bibliothèque. La BUFR, dont quelquefois seuls les enseignants avaient la clé, représentaient pour eux, malgré la faiblesse des collections, un service de proximité extraordinaire qu’ils pouvaient utiliser sans contrôle, à n’importe quelle heure. C’était une annexe de leur bureau et beaucoup d’enseignants de l’université continuent à penser que ce service est indispensable et doit être localisé au plus près des utilisateurs, dans l’UFR.

22- Ces frustrations se sont accompagnées de revendications assez fortes du contrôle des acquisitions et parfois même du circuit du livre de la BU, qui allait jusqu’à la contestation du choix de telle ou telle librairie avec laquelle la BU travaillait depuis longtemps. Les arguments utilisés portaient sur le prix des ouvrages, les délais des livraisons, le rythme des commandes, ils ne prenaient jamais en compte le fonctionnement général du service des acquisitions et de l’ensemble des disciplines desservies par la BU. Celle-ci aurait dû continuer de leur assurer un "service’’ identique à celui que leur assurait précédemment l’UFR, entre autres, les commandes d’ouvrages à l’unité.

23La mise en place des commissions scientifiques consultatives de la documentation dans les différentes UFR de l’université, en 1994, de même que l’ouverture de la médiathèque de langues, a un peu atténué ce problème. Cependant il est loin d’être résolu, les enseignants de langues continuant à mettre en doute, par exemple, le choix des acquisitions par les conservateurs, avec, comme principal argument la nécessité d’être "linguiste" pour faire de bonnes acquisitions dans leur domaine.

2.3.2. Les étudiants

24Si les problèmes relationnels ont été importants avec les enseignants, en revanche les étudiants n’ont pas manifesté de revendications particulières, autres que le souhait de salles plus petites et plus "intimes". Le rassemblement des collections des BUFR, conjugué aux horaires d’ouverture larges de la BU leur a permis de mieux satisfaire leurs besoins de consultation et d’emprunt d’une documentation dont l’accès était auparavant, sinon interdit, du moins difficile.

25Si l’absence d’une bonne signalétique et la coexistence de plusieurs classifications ont parfois déconcerté les étudiants, en revanche, l’éclatement des ouvrages de langues, par sujet, dans les différentes salles de la BU, ne semble pas leur avoir posé de problème particulier, contrairement aux enseignants. L’accès par sujet dans le système DYNIX, et la combinaison des critères de recherche ont permis de pallier depuis 1994 les insuffisances, sinon les absurdités de la classification alphanumérique.

3. Bilan et conclusions

26A partir d’une expérience originale et spécifique, il est difficile de tirer des enseignements généraux, valables pour plusieurs établissements. Cependant le bilan peut être fait dans trois domaines essentiels : politique, bibliothéconomique, humain.

3.1. Bilan politique

273.1.1. Le rassemblement de collections dispersées est un acte de politique documentaire qui suppose analyse, information, concertation, négociation avec les différents partenaires sur tous les aspects et toutes les conséquences du regroupement et de la mise en accès libre des collections à l’ensemble des utilisateurs de la bibliothèque. A cet égard, le rôle d’un Vice-Président de la Documentation est précieux et indispensable : il est l’interlocuteur privilégié de ses collègues enseignants, directeurs d’UFR ou responsables de bibliothèques de recherche.

283.1.2. Il est intéressant de faire prendre en compte ces opérations dans le contrat d’établissement (volet documentaire), car elles font partie des missions des SCD et des objectifs des textes de 1985.

293.1.3. Cependant, si le décret et la circulaire de 1985 ont établi un cadre juridique, ils ont aussi leurs limites. A Rennes 2, les rassemblements de collections ont commencé dès 1979 et se sont poursuivis avec une certaine imprécision. Toutes les contradictions n’ont pas toujours été exposées ni résolues et toutes les étapes n’ont pas été respectées, faute de temps. On peut même penser que si les opérations s’étaient déroulées avec la successivité prévue par les textes, rien ne se serait fait. L’absence de décision commune a paradoxalement permis d’avancer. Elle a, peut-être aussi, laissé subsister des problèmes qui réapparaîtront par la suite.

303.1.4. Il ne faut pas sous-estimer les difficultés de réalisation d’une telle entreprise qui concerne des acteurs aux intérêts, sinon opposés, du moins divergents : d’une part, les enseignants et les personnels des BUFR, d’autre part, les conservateurs et le personnel de la BU. Les "desiderata" réciproques doivent être exposés et, si possible, satisfaits.

313.1.5. En préalable, il est indispensable d’examiner, de manière particulièrement attentive, les besoins documentaires des enseignants, multiples et parfois difficiles à cerner : une bibliothèque de proximité répond à des nécessités pédagogiques qu’il ne faut pas oublier. Or les enseignants sont, non seulement, des usagers de la bibliothèque, mais aussi, des acteurs de la pédagogie documentaire dans leur discipline. Renoncer à leurs collections signifie donc, pour eux, une perte de choix et de contrôle des acquisitions, source de conflits importants avec les conservateurs.

323.1.6. Pour remédier à ces problèmes, le rassemblement de collections dispersées doit s’accompagner de la mise en place d’instances de concertation avec les enseignants et avec les chercheurs, particulièrement pour les acquisitions : "commissions d’achats" par disciplines ou commissions consultatives scientifiques de la documentation par UFR.

3.2. Bilan bibliothéconomique

333.2.1. S’il est fondamental de prendre en compte les besoins spécifiques des enseignants, en revanche, ceux-ci doivent aussi être bien conscients qu’une bibliothèque universitaire est un ensemble organisé de collections pluridisciplinaires et non une somme de BUFR spécifiques. En conséquence, ses responsables sont tenus d’examiner les répercussions d’un apport d’ouvrages sur l’organisation de collections déjà existantes et parfois très anciennes.

343.2.2. Le regroupement des fonds est certes une source d’enrichissement importante mais au prix d’un travail en plusieurs étapes indispensables si l’on veut aboutir à une certaine cohérence : déménagement bien préparé, inventaire, tri, désherbage, classement, catalogage, cotation. A Rennes 2, les mauvaises conditions matérielles des transferts successifs et la précipitation des déménagements ont compliqué les opérations ultérieures et découragé le personnel.

353.2.3. L’expérience a cruellement mis en évidence l’absence des moyens techniques appropriés pour mener efficacement les opérations. Si le projet d’informatisation du SCD, prévu dès 1990, avait pu aboutir rapidement on aurait atténué certains inconvénients dans l’exploitation des collections transférées, liées à l’existence de catalogues disparates et les enseignants auraient perçu plus rapidement les intérêts, à terme, d’une telle opération.

363.2.4. Dans le cadre de l’informatisation, et de la création d’un catalogue local en réseau, via Ethernet, la conversion rétrospective des fichiers des BUFR regroupées est indispensable. Elle offre l’occasion de régler définitivement l’exploitation de leurs collections en mettant leurs ressources documentaires à la disposition de tous. Ceci va de pair avec l’uniformisation des conditions d’accès de tous les lieux documentaires de l’université.

3.3. Bilan humain

37Rassembler une documentation dispersée est un travail de longue haleine, difficile à mener dans un contexte de pénurie de postes. Cependant, il est indispensable de dégager les ressources humaines nécessaires et de mettre en place une équipe avec un responsable. C’est une des conditions principales pour mener à bien les opérations liées au traitement intellectuel des collections comme la conversion rétrospective.

38Ces expériences parfois difficiles ont favorisé une collaboration plus étroite entre tous les personnels chargés de documentation à l’université. Le passé, même jalonné d’écueils relationnels à tous les niveaux, a servi d’assise à la réalisation du SCD.

Conclusion

39A l’Université de Rennes 2, ces opérations ont été positives dans deux domaines : l’intégration des collections et le libre accès. Malgré les écueils rencontrés, elles ont permis de jeter les bases d’une restructuration documentaire et fait progresser la conscience d’un patrimoine documentaire collectif. La gestion de ce patrimoine est désormais largement facilitée par les moyens qu’offre l’informatisation des catalogues et de la gestion, qui aboutit à la mise en réseau de toutes les bibliothèques du campus (quels que soient leur statut et leur implantation) et l’uniformisation des pratiques professionnelles.

40Mais rassembler la documentation ne saurait suffire : encore faut-il la trier, la traiter et disposer pour cela de moyens suffisants en personnels et en locaux. Il faut également chercher à résoudre les difficultés des classifications multiples pour parvenir à "homogénéiser" les fonds et faciliter le libre accès aux utilisateurs.