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Gérer les périodiques

 | 
Géraldine Barron

Partie III. Gérer

3-1. Le circuit des périodiques en bibliothèque : l’exemple de Mulhouse

Isabelle Ramon, Laurence Erny et Christiane Burgunder

Texte intégral

LE CONTEXTE LOCAL

1Mulhouse est une ville de 112 000 habitants, elle est au cœur d’une agglomération de 170 000 habitants et d’un « pays » de 250 000 habitants, en cours de construction administrative et politique. Malgré des difficultés socio-économiques importantes et la recherche d’une nouvelle attractivité, c’est une ville solidaire, tournée vers la formation, l’innovation et le développement durable, riche de nombreux équipements culturels et d’une vie associative intense.

2La bibliothèque municipale est organisée en réseau :

  • la bibliothèque Grand Rue, pôle principal de lecture publique et de conservation de la ville ;

  • la médiathèque de la Filature, orientée vers les arts du spectacle, les supports audio et visuels ;

  • les bibliothèques de quartier, Bourtzwiller, Coteaux, Dornach, Drouot, Salvator ;

  • un bibliobus, équipement de lecture publique de l’agglomération, dessert une partie des écoles de Mulhouse.

3La bibliothèque a un statut de bibliothèque municipale classée qui n’est pas lié à l’importance de ses fonds patrimoniaux mais à la volonté politique forte de promouvoir la lecture publique sur l’ensemble de son territoire depuis 1947. La bibliothèque municipale fait également partie d’un réseau documentaire plus large : SCD de l’université de Haute Alsace, centres de documentation spécialisés, avec lesquels se met en place une nouvelle coopération documentaire. C’est dans ce contexte qu’a été réalisée une étude sur les publics en 2006 puis la mise en place d’une nouvelle politique documentaire en 2007 plus proche des demandes des usagers.

POLITIQUE DOCUMENTAIRE

4L’étude sociologique, en comparant la sociologie mulhousienne et la sociologie des inscrits à la bibliothèque, faisait apparaître une réalité sociale difficile pour la lecture publique, avec la quasi disparition d’un lectorat ouvrier, la diminution des inscrits des classes moyenne, supérieure et étudiants, et donc la baisse d’une part importante du public pour lequel les collections étaient constituées.

  • 78 Voir la charte de la BM sur le site poldoc < http://enssibal.enssib.fr/autres-sites/poldoc/ >.

5Ce choc, car c’en fut un même si les perceptions sur le terrain l’annonçaient, a conduit à revoir la politique documentaire, à la fois dans son organisation générale et dans les niveaux suivis pour l’ensemble des acquisitions. La première étape a été la réactualisation de la charte des collections78.

ORGANISATION DES ACQUISITIONS

  • 79 Littérature adulte, littérature jeunesse, alsatiques, arts du spectacle, musique, cinéma, arts, phi (...)

6Les acquisitions sont réparties en 12 grands pôles thématiques79, multi supports (livres, périodiques, cd, dvd, cd-rom), multiservices (pour l’ensemble du réseau). Chaque pôle est piloté par un conservateur et un bibliothécaire, avec une équipe d’acquéreurs mélangeant les services et les spécialités adulte, jeunesse et audiovisuel. La participation aux pôles s’est faite sur la base du volontariat.

7Un des objectifs est de décloisonner les services et de faire travailler ensemble des collègues qui ont des cultures bibliothéconomiques différentes : par exemple le pôle musique achètera des livres pour adultes et jeunes, des revues, des partitions, des cd, des dvd musicaux, des cd-rom de solfège… Chaque pôle a rédigé un protocole précisant les publics visés, les niveaux suivis pour les adultes et les jeunes, les supports intéressants et leur répartition quantitative dans le réseau des bibliothèques de Mulhouse.

8La cohérence de l’ensemble est assurée par un groupe d’orientation, qui détermine le budget de chaque pôle ainsi que le niveau maximum des collections, celui de public motivé, laissant les niveaux universitaires aux collègues du SCD et le niveau professionnel aux centres de documentation. Et les périodiques dans cette architecture ? Chaque titre a été indexé et rattaché à un pôle documentaire. Ce sont donc les acquéreurs de musique qui choisissent les abonnements aux revues musicales, dans le respect du protocole du pôle et dans les limites financières fixées par le groupe d’orientation. Un bibliothécaire « spécialiste » a la responsabilité administrative et matérielle de la gestion des périodiques.

9La quasi-totalité des périodiques est prêtée à l’exception des quotidiens, nationaux, régionaux, allemands et suisses ainsi que la plupart des revues alsatiques.

10L’organisation est opérationnelle depuis janvier 2008.

QUELQUES CHIFFRES

11La bibliothèque municipale a décidé de se concentrer sur sa vocation de lecture publique et de conservation des alsatiques. Deux critères sont donc prioritaires :

  • l’usage pour les revues de lecture publique ;

  • la quasi exhaustivité pour les revues alsatiques.

  • 80 Revues et magazines : guide des périodiques à l’intention des bibliothèques publiques. Éditions du (...)

12Le budget 2008 est de 34 800 € pour les périodiques papier et 5 880 € pour les périodiques numériques, soit 40 680 €, ce qui correspond à 15 % du budget des acquisitions80.

13Le nombre d’abonnements payants est de 500 mais de nombreux titres de lecture publique sont achetés en plusieurs exemplaires ; à cela s’ajoute une vingtaine de titres gratuits, soit au total 0,5 abonnement/habitant, chiffre inférieur à la moyenne des villes de 100 à 110 000 habitants.

14L’achat des revues numériques a été réalisé à budget constant en diminuant la part des périodiques papier et des CD musicaux.

15Il a été décidé de supprimer :

  • les abonnements pointus de niveau universitaire ou professionnel ;

  • les titres disponibles sous forme numérique sur Persée ;

  • certains doublons sur le réseau ou sur la ville, en collaboration avec le SCD.

  • 81 Une carte de consultation « visiteur » permet aux inscrits de la BM l’utilisation de Factiva. Un ac (...)

16Le budget des périodiques papier a ainsi diminué de 8 %, soit 36 titres. Le bouquet choisi, Pressens d’EDD, donne accès à une centaine de titres et aux archives ; il est complémentaire de Factiva, sélectionné par le SCD81, plus orienté vers la presse étrangère.

17Les abonnements papier redondants avec l’électronique ne sont pas supprimés car les usages sont différents. Le « test numérique » est fait pour un an.

18En lecture publique, deux niveaux ont été retenus : « tout public » et « public motivé ». Seules les bibliothèques Grand rue et la Filature suivent le niveau « public motivé » qui correspond à 15 % des titres.

19L’objectif en 2008 est de poursuivre la collaboration avec le SCD pour les acquisitions, la conservation et les éliminations. La BM et le SCD sont également confrontés à la conservation physique à l’ère du numérique et de façon plus prosaïque à l’équation entre le coût de stockage et l’utilisation par le public.

20Un plan de conservation partagée des périodiques de lecture publique, piloté par l’agence de coopération CORDIAL, a existé en Alsace dans les années 1990 entre les grandes bibliothèques municipales, départementales, la BU Haute Alsace et la BNU de Strasbourg. Il n’a plus de réelle existence et sera probablement remis en cause dans l’année qui vient.

PROCÉDURES D’ACQUISITION

21La bibliothèque de Mulhouse gère deux types d’abonnements : ceux qui sont souscrits dans le cadre d’un marché attribué à une agence d’abonnement et les hors marché, achetés à des éditeurs locaux pour l’essentiel. Des abonnements gratuits sont reçus par dons ou échanges.

LE MARCHÉ

  • 82 Bibliothèque municipale et centre de documentation municipal.

22Les montants du budget périodiques de la ville de Mulhouse82 ont permis de passer un MAPA (marché à procédure adaptée). La nomenclature des fournitures a pour titre « journaux, revues et périodiques d’information générale » (quotidiens d’information générale, magazines sportifs, économiques, culturels, titres pour la jeunesse, abonnements électroniques de presse, publications en ligne). Le marché comprend deux lots : un lot pour le papier, et l’autre pour le numérique.

  • 83 Sur des critères quantitatifs et qualitatifs.

23Le lot papier a été attribué à l’agence d’abonnement France Publications83 et le lot électronique à EDD fournisseur du produit Pressens développé pour les bibliothèques.

  • 84 Renvoi vers le chapitre consacré à Carel (partie II, chapitre 2).

24Le choix d’un agrégateur a semblé la solution la plus appropriée pour gérer la presse en ligne et résoudre toutes les questions liées aux licences, aux codes et modalités d’accès. Le marché conclu avec EDD pour le produit Pressens permet d’offrir aux lecteurs un service de recherche documentaire sur la presse française, nationale et régionale, et les agences de presse françaises ou internationales. Le service Carel84 nous a aidés dans la sélection de Pressens.

PÉRIODIQUES ACQUIS HORS MARCHÉ

2570 titres pour un budget de 6300 €

26Il s’agit essentiellement d’abonnements à des publications concernant la région Alsace, en particulier Mulhouse et les communes environnantes comme les bulletins de sociétés d’histoire locale ou d’associations. Ces publications ne sont pas régulières, elles exigent un suivi minutieux des bons de commandes, des changements d’adresse, des arrêts puis des reparutions de certains titres. Ces périodiques sont le plus souvent achetés en un seul exemplaire (sauf les quotidiens locaux) et destinés au fonds de conservation.

PÉRIODIQUES REÇUS À TITRE GRATUIT

2717 périodiques sont reçus gratuitement, 14 concernent le fonds régional (Annuaire historique de la ville de Mulhouse, Arts et traditions populaires d’Alsace, Écho Mulhousien, Les Koechlin vous parlent…). Il s’agit souvent de documents édités par un service de la ville, de l’État ou par une association. Les dons de particuliers sont moins volontiers acceptés car il est souhaitable de garantir des livraisons fiables et régulières afin d’offrir au public des collections les plus complètes possibles.

TRAITEMENT DES PÉRIODIQUES

MODULE PÉRIODIQUES DU SIGB

28Tous les titres sont d’abord catalogués sommairement, dans le module Périodiques du SIGB (ALEPH) pour permettre l’établissement du calendrier et le bulletinage. La notice est complétée lorsque le périodique arrive pour la première fois à la bibliothèque, puis enrichie grâce à la récupération des notices de la BnF.

29Tous les titres sont indexés en Dewey et Rameau.

30Les périodiques conservés en magasin se voient attribuer une cote, spécifique P ou FP (s’il s’agit d’un alsatique), suivi d’un numéro d’inventaire correspondant au titre (ex P70632 Pour la Science conservé pendant dix ans et relié par année ; le lecteur doit préciser l’année qui l’intéresse sur le bulletin de communication).

31Le bulletinage s’effectue dans chaque point du réseau le matin, à l’arrivée du courrier. La pose d’un code barre permet le prêt des fascicules disposés sur les présentoirs, sous couverture transparente rigide. Le dernier numéro est consultable sur place, les numéros précédents sont empruntables à domicile.

32Pendant longtemps, certains titres ont été reliés et conservés en magasin, la bibliothèque disposant en interne d’un atelier de reliure. Actuellement, la reliure se limite à la mise en portefeuilles par année en raison du coût des matériaux et du temps de travail qu’elle nécessite. Pour des raisons de place et de cohérence, un travail important a été entrepris sur les périodiques à conserver : seront probablement gardés tous les périodiques alsatiques et arts du spectacle (fonds de référence à la Filature).

  • 85 Voir glossaire.
  • 86 Voir glossaire.

33Le fonds de périodiques en magasin, qui comprend de nombreux titres morts85, n’est pas complètement informatisé. Un travail de rétroconversion86 est envisagé.

CHARGE DE TRAVAIL

34La gestion des périodiques est estimée à 1/4 d’ETP pour l’ensemble du réseau, à quoi il faut ajouter le temps de bulletinage qui peut aller de 15 minutes à plus d’une heure selon le nombre de titres reçus chaque matin. Le responsable du bulletinage de chaque annexe est chargé du suivi mensuel des numéros manquants et des éliminations effectuées deux fois par an. Ce travail est plus ou moins lourd selon le nombre d’abonnements.

DOSSIERS DE PRESSE, DÉPOUILLEMENT

35La Bibliothèque de Mulhouse détient un fonds patrimonial local qu’elle développe par les acquisitions et par la réalisation de dossiers de presse « alsatiques » de conservation.

36Ces dossiers sont réalisés à partir des quotidiens locaux, essentiellement le journal L’Alsace, complétés par certains articles tirés des Dernières Nouvelles d’Alsace ou des copies d’autres revues sur Mulhouse.

37Ils sont ordonnés selon un cadre de classement « maison » et proposés à la consultation sur place en salle de travail. Ils ne figurent pas à l’OPAC.

38Le fonds local exploite également une information documentaire riche à partir du dépouillement d’articles dans les périodiques locaux. Chaque article est catalogué, indexé selon Rameau et figure dans l’OPAC, consultable à distance. Il n’y a pas redondance entre dossiers de presse et articles dépouillés.

PARTICIPATION À CD RAP

39Depuis 2001, la bibliothèque adhère à la base de dépouillement de périodiques CD RAP, alimentée par les bibliothèques participantes.

40La BM de Mulhouse consacre 0,5 % d’un ETP au dépouillement des articles de trois titres de périodiques, Le Monde diplomatique, Soixante millions de consommateurs et Pour la science. Cette participation entraîne une réduction substantielle du coût de l’abonnement à CD RAP. Les notices sont transférées dans la base nationale chaque mois. Dans ce vivier d’environ 240 titres dépouillés par les bibliothèques adhérentes, les usagers peuvent faire des recherches assez larges, sur les périodiques conservés à Mulhouse.

41Cet outil présentait un intérêt certain lorsque la majorité des périodiques étaient conservés en magasin et destinés à des usages de recherche documentaire. La décision de prêter les périodiques, qui répondait à une demande du public, a nettement limité l’intérêt de l’outil ; elle a cependant donné un nouveau souffle à la lecture des revues, les statistiques de prêt en témoignent.

  • 87 Ce choix a été fait en 2001 car la bibliothèque de Mulhouse ne possédait pas tous les titres dépoui (...)

42Cette évolution, combinée à l’arrivée de nouveaux produits numériques, amène la bibliothèque à s’interroger sur la pertinence de sa participation à CD RAP : outre le dépouillement, les bibliothécaires doivent effectuer les recherches pour les lecteurs puisque les notices de CD RAP n’apparaissent pas à l’OPAC87.

TRANSFERT DE SUPPORT

  • 88 Voir partie IV, chapitre 3.

43La fragilité du papier journal et la forte demande de consultation de la presse ancienne, très utilisée par les historiens, les chercheurs, les étudiants, et le grand public attiré par la généalogie, amènent à réfléchir à un programme de numérisation de la presse ancienne. Une première étape du projet a consisté, sous l’impulsion de la BnF88, à microfilmer les titres de la presse alsacienne du XIXe siècle.

LES USAGES ET LA MISE EN VALEUR

44La Bibliothèque de Mulhouse a décidé en 2004 de mettre la presque totalité des périodiques en libre accès et en prêt comme cela se pratiquait déjà dans les bibliothèques de quartier. Le succès a été immédiat et correspondait à une vraie attente des usagers. La presse quotidienne, nationale et régionale, est lue sur place.

45Alors que l’ensemble des prêts est en baisse (livres, CD), la part des prêts des périodiques augmente, ce qui correspond bien à l’augmentation de la lecture de la presse magazine dans les pratiques culturelles des français. Les périodiques sont un « produit d’appel » et les demandes des lecteurs pour de nouveaux abonnements sont prises en compte.

46La conservation physique diminuera à l’avenir, pour se centrer sur les alsatiques ; la bibliothèque s’est abonnée à un produit de presse en ligne en 2008 afin de garantir l’accès au texte intégral des principaux titres et permettre les recherches documentaires.

47En guise de conclusion, la demande sociale en matière de revues et magazines a pris le pas sur la notion de conservation des collections… à Mulhouse du moins.

TP = total des prêts tous documents (livres, CD, DVD…)

  • 89 Les chronologies de parution des numéros ou fascicules de revues sont établies à l’avance dans le S (...)
  • 90 Pour les mensuels qui sortent un numéro double décembre-janvier ou pour les hebdomadaires qui publi (...)

ENCADRÉ. CALENDRIER ANNUEL DE TRAVAIL DU SERVICE DES PÉRIODIQUES par Isabelle Ramon, Laurence Erny et Christiane Burgunder
Mai :
Reconduction du marché, cahier des charges.
Mise à jour du catalogue papier des périodiques.
Juin :
Réflexion et choix des titres à reconduire ou à supprimer pour l’année suivante, à l’aide des listes des titres ventilés par pôles documentaires.
Évaluation chiffrée et modification de l’offre de périodiques en ligne.
Juillet-Août :
Établissement d’une nouvelle liste des titres à joindre à l’appel d’offre en cas de consultation. Modification sur les listes de l’année en cours si le marché est négocié sur une période plus longue.
Dans le module Périodiques, modifications de la plupart des calendriers puisqu’en juillet-août les revues éditent souvent un numéro double89.
Élimination matérielle dans les annexes et dans la base des hebdomadaires de plus d’un an et demi, et des mensuels de plus d’un an.
Octobre :
Transmission de la nouvelle liste (si nouveau fournisseur) ou de la liste modifiée à l’agence d’abonnement.
Novembre-Décembre :
Mise en place dans la base de tous les calendriers de parution de l’année à venir, avec modifications éventuelles des localisations dans le réseau et modification de calendriers90. Établissement des bons de commande pour tous les périodiques hors marché (achats directs) : alsatiques, mises à jour (Guide des assurances sociales, Guide du travail, Guide familial…), offices (Dictionnaire de biographie française, Dictionnaire de la Bible…)
Janvier :
Tous les abonnements en cours sont dans le SIGB, sauf les bulletins et les publications des sociétés d’histoire, traités au fur et à mesure de leur arrivée à la Bibliothèque.
Modifications de calendrier.
Les nouveaux titres sont catalogués sommairement, document en main et le calendrier, non prévisible à l’avance, est saisi. Les notices de catalogage sont complétées par la récupération des notices de la BnF courant janvier.
Élimination matérielle dans les annexes et dans le SIGB, des hebdomadaires de plus d’un an et demi et des mensuels de plus d’un an.
Février :
Catalogage et indexation des nouveaux titres. Vérification et suivi mensuel des titres non arrivés dans chaque point du réseau. Envoi des relances aux fournisseurs pour les numéros manquants.
Mars :
Vérification de la facture globale, déduction des avoirs pour les abonnements interrompus l’année précédente, mise en paiement de la facture.
Tout au long de l’année, suivi mensuel des relances pour les numéros manquants.

ENCADRÉ. LE CIRCUIT DE COLLECTE DES PÉRIODIQUES AU SERVICE DU DÉPÔT LÉGAL DE LA BNF par Alix Bruys
Réception. Les périodiques sont acheminés par la Poste en franchise postale, livrés par les Nouvelles Messageries de la Presse Parisienne (NMPP) ou directement déposés par coursier ou par l’éditeur lui-même. Après dépouillement des enveloppes, blisters, bandeaux ou cartons, les fascicules sont compostés avec un tampon indiquant la date de réception dans le coin supérieur droit de la page de couverture. Un contrôle d’intégrité et de qualité des exemplaires est effectué à cette étape du circuit. Les publications autres que périodiques sont réorientées vers les services d’entrée concernés.
Bulletinage. Chaque fascicule reçu est bulletiné dans une application informatique (module de bulletinage Millennium développé par la société Innovative), coté et transmis aux magasins de collections qui en assurent le stockage dans des conditions propres à la conservation des documents sans limite de temps et la communication sur place, dans le respect de la législation sur la propriété intellectuelle. Certains périodiques spécifiques sont répartis en plusieurs catégories, chacune bulletinée par des agents dédiés à leur traitement : la presse quotidienne, les publications officielles, les publications à feuillets mobiles, les périodiques importés, les bulletins municipaux et les publications d’outre-mer.
Déclaration. Chaque nouveau titre doit être accompagné d’une déclaration initiale. Par la suite, une déclaration globale annuelle doit être remplie et envoyée ; un exemplaire de cette déclaration est retourné à l’éditeur après vérification dans l’application de bulletinage et sert de justificatif de dépôt.
Réclamation. La base de données d’enregistrement des fascicules repose sur un modèle prédictif et permet d’éditer de manière semi-automatisée des courriers de réclamations des fascicules manquants. En 2007, près de 30 000 numéros ont été réclamés, 85 % d’entre eux ont été effectivement reçus.
Veille éditoriale. Une équipe de veille contribue à l’exhaustivité de la collecte en sollicitant les dépôts auprès des éditeurs non informés des dispositions légales. Elle s’appuie sur le contrôle croisé avec le dépôt légal imprimeur et le SUDOC, sur le dépouillement de revues spécialisées et sur la mise en œuvre de chantiers ciblés. En 2007, environ 12 % des nouveaux titres sont entrés par cette voie.
Nouveaux titres. Les nouveaux titres ou titres nouvellement déposés sont transmis au service de la Bibliographie nationale française – périodiques qui en assure le catalogage. Les notices ainsi constituées alimentent la bibliographie nationale française et le catalogue général de la BnF.

Notes

78 Voir la charte de la BM sur le site poldoc < http://enssibal.enssib.fr/autres-sites/poldoc/ >.

79 Littérature adulte, littérature jeunesse, alsatiques, arts du spectacle, musique, cinéma, arts, philosophie-psychologie-religion, sciences sociales, langues, sciences et techniques, histoire-géographie.

80 Revues et magazines : guide des périodiques à l’intention des bibliothèques publiques. Éditions du Cercle de la librairie, 2006, p. 29 : « pour les bibliothèques publiques, les dépenses d’acquisition consacrées aux périodiques représentent en moyenne 10 à 20 % du budget d’acquisition global ».

81 Une carte de consultation « visiteur » permet aux inscrits de la BM l’utilisation de Factiva. Un accord de gratuité d’inscription réciproque est en cours de négociation entre les deux tutelles. Actuellement les étudiants bénéficient d’un demi-tarif à la BM et le SCD applique le demi-tarif aux inscrits de la BM.

82 Bibliothèque municipale et centre de documentation municipal.

83 Sur des critères quantitatifs et qualitatifs.

84 Renvoi vers le chapitre consacré à Carel (partie II, chapitre 2).

85 Voir glossaire.

86 Voir glossaire.

87 Ce choix a été fait en 2001 car la bibliothèque de Mulhouse ne possédait pas tous les titres dépouillés par CD RAP et que l’accès au document primaire était complexe (recours au prêt interbibliothèques).

88 Voir partie IV, chapitre 3.

89 Les chronologies de parution des numéros ou fascicules de revues sont établies à l’avance dans le SIGB en fonction du rythme de parution de la revue. Le système génère automatiquement les numéros attendus et leur date de parution et le bulletinage (voir glossaire) s’effectue sur ces données pré-remplies. En cas d’exception (cessation de parution en été, parution d’un numéro double, etc.), il n’y a plus de concordance entre le numéro/la date généré par le système et le numéro/la date de la revue. Le bulletinage est alors impossible et il faut corriger manuellement le calendrier de parution dans le SIGB.

90 Pour les mensuels qui sortent un numéro double décembre-janvier ou pour les hebdomadaires qui publient un numéro unique dernière semaine de décembre, première semaine de janvier

Table des illustrations

Légende TP = total des prêts tous documents (livres, CD, DVD…)
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